探讨文书档案整理与管理工作的方法

     探讨文书档案整理与管理工作的                  摘要：文书档案主要是来自于上级文件和本单位本身的文件材料，同时也要负责同级单位和下级文件资料的整合，因此在实际工作中需要认真的应对在文书档案整理工作中一些繁杂性信息，通过科学性的管理以及优化提升文书档案管理的效率以及质量，不仅可以支撑实际工作有序进行，还有助于使文书档案能够紧跟时代发展方向进行不断创新以及调整，为实际工作提供强有力的支撑。关键词：文书档案；整理和管理；创新提升文书档案管理和整理的效率，不仅有助于展现出新时期的工作面貌，还有助于迎合时代发展的方向。在进行文书档案管理工作中需要突出及时和准确性的特征，通过宏观性的角度系统地编制好档案信息，从而迎合当前时代发展的新趋势和。因此在实际工作中需要根据文书档案整理和管理的主要工作重点，实现不断创新以及调整提升实际工作质量。一、文书档案整理工作中的创新（一）加强信息化建设力度从整体上看文书档案其中所包含的内容和类别具有复杂性的特征，所以在实际文书档案整理工作中，需要加强信息化的力度，通过数字化的技术和扫描技术，便捷日常的操作行为，节约实际档案整理的时间，从而实现现代化的转型以及升级[1]。在信息时代要通过档案信息化来进行有效的加工，通过网络计算机传输的方式来进行信息的调取以及搜集，实现资源的有效性利用，也有助于实现档案信息资源的全方位共享，在实际工作中要及时的记录文书档案的账号和存放部位等等，完成自动化的管理，需要加强对设备和资金的投入力度，充分的展现出计算机在数据处理方面的重大功能，从而便捷日常的档案管理行为。在计算机系统中可以融入检索系统，这样一来，应用者就可以根据自身的档案需求，快速性的查找相关的信息，并且所查找信息也具备简洁性的特征，充分利用网络中的资源，创新日常的档案整理工作。（二）现代化的管理模式随着我国当前社会的不断发展，在进行文书档案整理工作中，需要结合时代发展的方向解决以往档案整理工作中的问题。在新时期下档案的数目和数量逐渐朝着复杂性的方向而不断的发展，这给实际的文书档案保存和整理工作带来诸多的困难，如果仍然用以往落后的工作模式的话，不仅会限制实际工作效率的提高，还无法突出文档管理工作现代化的特点，因此要全面解决这一问题。首先在实际工作中需要落实现代化的管理理论以及方法，通过实际的概括以及发展推动档案管理现代化体系的不断完善[2]。其次还需要用先进的整理方法加强技术装备的投入力度，通过先进的技术方法和成果，融入到档案管理工作的各个环节中，从而使得实际文书档案管理工作能够朝着智能化和自动化的方向而不断的发展。相关档案管理人员需要对以往工作模式中所产生的弊端进行深入的和研究，结合时代发展方向，融入新的发展理念以及工作模式，从而实现文书档案管理工作的成功转型以及升级，提升工作效率和工作质量。（三）档案整理的标准化建设在进行文书档案管理工作中，需要加强对档案整理标准化建设的重视程度，其中要优化格式标准和类别标准方面的程序和流程，从而使得文书档案管理效率能够得到全面提高。在当前时代下，自动化技术得到了广泛性的实施，并且已经成为标准化管理工作中的重要组成部分了，比如在进行材料决策之前，需要将文书档案进行归档，从而保证材料能够具备完整性和准确性的特征，在实际实施时要特别注意各个档案记录和整理工作之间的有效衔接，使得整个工作流程能够具备流畅性的特征。其次，在后续工作中还需要利用现代化的管理理念，优化文书档案整理的相关标准以及流程，更加贴合于人性化和自动化的发展标准，提升文书档案整理的精准性。二、文书档案管理方法的创新策略（一）优化文书档案管理的程序为了提高文书档案管理的效率以及水平，在实际工作中需要优化文书档案的管理程序和流程，更加贴合于实际工作需求，保证实际工作效率的提高。在进行管理工作中需要适当的提高检索查准率，科学的进行档案的分类编号，通过正确的优化思路保证最终检索的便捷性。在实际工作中需要特别注意保证查权率是不够的还需要保证查准率，在进行信息录入时要进行统一性的规划，防止在检索时存在模糊和文不对题的问题，以此来优化整个工作流程以及工作模式[3]。档案的管理人员要具备较为完善的责任意识，从而及时的发现在管理工作中所遇到的问题，并且也可以根据时代发展方向，优化自身工作流程以及工作模式，按照文书档案管理的要求，更加有序的制定相关的规章。在实际文书档案管理工作中，需要加强对管理人员责任意识的有效培育，可以开展必要性的培训工作，提升文书档案管理的效率。（二）计算机技术的融入除了要将计算机技术要融入到文书档案整理工作中，还需要融入到文书档案管理工作中，实现工作模式和流程的创新性发展。也有助于提升实际档案管理的效率和质量。随着我国当前科技水平的不断提高，一些文书档案逐渐由以往纸质型的方式朝着电子储存的方式而不断发展，因此需要管理人员更新以往的工作理念以及管理模式，加快信息化建设的步伐，紧跟时代的发展方向，在实际工作中，要利用计算机技术将文件的产生和运行的每一个程序和自动化办公进行相互的衔接，通过文件的起草和修改优化文书档案管理的流程。在实际工作中需要充分发挥信息技术的优势，不断提高文书档案的管理水平。值得注意的是，相关部门在引进信息化系统时要开展必要性的培训工作，讲解计算机操作的主要流程和主要的技巧，从而督促相关管理人员实现以往管理模式的成功转型以及升级，将信息技术完美的融入于各个工作环节中，从而提升实际工作效率和工作质量。图1：档案管理信息化系统（三）提升档案管理人员的综合素质在提升档案管理人员综合素质时，需要强化责任意识和主动向上的工作理念，站在宏观性的角度，更加科学有序地进行文书档案的管理。在培训工作中需要向相关工作人员讲解文书档案管理的主要发展前景，根据新时代的发展动态以及发展方向，提高档案管理人员的综合素质及工作水平，由以往单一性的工作模式转变为多样性而人性化的管理方法，提升档案管理的标准化建设水平。结束语文书档案的科学性建设已经成为社会上广泛关注的问题，因此在优化文书档案整理和管理工作时，需要加强对先进信息技术的合理性利用，明确新时期下文书档案管理工作中的重点和新的标准，加强对档案管理人员的培训力度，从而使得文书档案工作能够在新时期下获得稳定性的发展，解决以往档案管理工作中的不足。参考文献[1]张玉红.档案管理信息化建设的再思考[J].办公室业务，2019（04）:71-72.[2]曹晓莹.事业单位档案管理信息化建设的探析[J].城建档案，2019（02）:29-31.[3]王慧.档案管理信息化建设的思考研究[J].科技创新导报，2019（01）:173-174. -全文完-