会议接待流程表会议接待流程表
工作顺序
内 容
责任部门
第一步:
准备工作
了解客人基本情况(姓名、性别、单位、职务/职称、民族、所乘车次或航班、到达时间、联系电话等)
接待组
拟订接待方案(包括确定接待规格与标准、拟定用车、食宿、接待人员等)、
会务管理组
报审方案(经会务组审核后,报与会议主办方最高主管领导审批后,落实接待方案)
会务管理组
下单(与后勤组落实用车、就餐、住宿等事宜;与宣传组落实欢迎词或电子屏幕的欢迎字幕,制作及摆放路牌、路标,照相录像以及联系新闻媒体等事宜;与文秘组落实...
会议接待
表
工作顺序
内 容
责任部门
第一步:
准备工作
了解客人基本情况(姓名、性别、单位、职务/职称、民族、所乘车次或航班、到达时间、联系电话等)
接待组
拟订接待
(包括确定接待规格与
、拟定用车、食宿、接待人员等)、
会务管理组
报审方案(经会务组审核后,报与会议主办方最高主管领导审批后,落实接待方案)
会务管理组
下单(与后勤组落实用车、就餐、住宿等事宜;与宣传组落实欢迎词或电子屏幕的欢迎字幕,制作及摆放路牌、路标,照相录像以及联系新闻媒体等事宜;与文秘组落实欢迎词、祝酒词等接待文稿的撰写等)
会务管理组
后勤组
宣传组
文秘组
预告(预告参与接待的领导及有关人员,做好开会或陪同就餐等准备)
会务管理组
根据事先与参会人员沟通的情况,为有需要的参会人员预订返程机票或车票
后勤组
第二步:
接待参会人员
接机或接站(制作好接站牌,到机场或火车站迎接参会人员,并将接机或接站动态及时告知有关领导)
接待组
报到并注册(将参会人员接到会议指定地点,引导参会人员报到并注册)
接待组
报到组
财务组
安排食宿(包括会议期间的日常餐饮与宴会)
后勤组
第三步:
参会人员返程
赠送参会人员纪念品(有必要时,提供具有会议主办方地域特色或本单位特色的纪念品,以起到宣传推广作用)
宣传组
送客人到机场或车站
(将客人具体的离会时间告知有关领导)
后勤组
接待组
第四步:
善后工作
报账
保存客人有关资料
保存接待安排有关资料
存档备查
财务组
文秘组
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