转发2013大庆油田档案馆-建设项目归档内容及整理要

2013年大庆油田档案馆 建设项目档案归档内容及整理要求 第一章归档内容 第一节归档范围 一、凡是油田公司按计划下达的油田产能建设及矿区建设新建项目、维修、改扩建项目,均列入建设项目档案归档范围。 二、建设项目档案基本归档范围如下: 三、根据《中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设(项目)竣工验收手册》规定,检验批质量验收记录由施工单位存档,不必向建设单位移交。 第二节归档文件质量要求 一、归档的建设项目档案应由归档部门经过系统整理并组成保管单位,使用规定卷皮装订成卷,案卷封面项目要填写齐全、准确。 二、归档单位应将案卷信息录入档案管理系统。此项要求符合《中国石油天然气集团公司档案》中“谁形成,谁录入”的原则,同时也在一定程度上保证了数据的真实性与准确性。 三、归档的建设项目文件材料必须符合下列要求: 1、归档的建设项目文件应为原件。成批材料出厂合格证、材质证明、化验、检验等文件,原件少,使用部位多,可用复印件,但应在复印件上加盖供应单位公章、责任人名章(或签字),并注明原件存放处。国内设计变更电传件,应由设计代表在电传件及其复印件上加盖设计单位现场专用公章、设计代表名章(或签字)。 2、归档的建设项目文件内容必须真实、准确,与工程实际相符合。纸质件与电子件内容也要相符。 3、归档的建设项目文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 4、归档的建设项目文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字、盖章手续完备。如:文件签署内容必须完整(例如:意见、日期、人名、结论、公章、等级章等)。 5、归档的建设项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)。图纸宜采用国家图幅。不同规格幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3-89)统一折叠成A4幅面(297mm×210mm),图标栏露在外面。 6、归档的建设项目文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应 是新蓝图或计算机出的白图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。 7、所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章尺寸为: 60mm×80mm。竣工图章中编制单位为施工单位,编制人为施工单位资料员,技术负责人为施工单位技术员,编制日期为竣工日期,监理单位名称为当时工程的监理公司,监理人为该工程的监理名。竣工图章中的人名必须责任人本人签字(不许盖手签章和专业名章)。竣工图章示例如下: 说明:未实行“监理制”由建设单位自行管理的工程项目,其竣工图章中的“监理单位名称”、“监理人”应用“/”(斜杠)填写,不允许空白。或者将“监理单位名称”修改为“建设单位项目管理部门”,将“监理人”修改为“审核人”,并由相关责任人签署。 8、利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图。 9、竣工图应用最终版、新(干净)的施工图进行编制,要求字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。 10、几个竣工图号不能合订,必须分卷装订,便于系统检索。 11、竣工资料案卷封皮右上角加盖“正本”、“副本”图章,字号为1号字楷体。 12、录音、录像、电子文件应保证载体的有效性,长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 第三节归档时间 一、建设项目档案应该在工程项目正式通过竣工验收后三个月内向生产使用单位及其它相关单位归档移交。具体要求如下: 1、根据建设程序和工程特点,归档可以分期进行,也可以在单项工程或单位工程通过竣工验收后进行。 2、勘察、设计单位应当在任务完成时,施工、监理单位应当在工程竣工验收前,将各自形成的有关建设项目文件向建设单位归档。 3、除受委托进行项目档案汇总整理外,各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将建设项目文件向建设单位归档;有尾工的应在尾工完成后及时归档。 二、问题说明及处理办法:个别项目在工程主体完成后,经济结算工作滞后,不能保证工程经济资料同其它工程档案资料一起归档, 解决办法:经济材料可以滞后于工程项目归档,在具体工作中只考虑资料的相对完整与成套,因为在档案管理系统中检索时能够保证电子数据的完整与成套。但档案人员必须要做好归档跟踪工作,确保结算后经济材料及时归档,同时在进行后期整理著录时要确保案卷题名的一致性。 第四节归档移交 一、归档移交手续 1、档案部门依据工程项目开、竣工动态表,对已经通过竣工验收的建设项目档案组织归档移交。 2、归档单位应编制移交清单一式两份,交接双方分别在移交清册封页上签字、盖章,移交清册各留一份以备查考。 3、对未能按时归档的单位和部门,档案部门下发《档案催交通知单》予以催交。 二、解释说明 1、建设单位档案部门编制档案交接文据和企业档案目录,二者缺一不可。 2、移交目录格式标准建议统一使用E6系统中的档案交接文据、企业档案目录格式。 第二章档案整理 第一节建设项目档案整理 一、确定保管单位 建设项目档案采取装订的形式组卷,以项目为单位组卷进行整理。建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定,并按档案管理的要求,由文件形成单位进行整理。 建设项目档案应当按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822--2000)及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28--2002)进行整理。归档图纸应当按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/T10609.3--1989)要求统一折叠。 1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,分类科学,组卷合理,便于档案的保管和利用。 2、项目准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。 3、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷。 4、管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷。 5、监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。 6、竣工验收文件按单项工程、专业等组卷;项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业顺序组卷。 7、设备文件按专业、台件等组卷。 8、案卷不宜过厚,一般不超过30mm。 注:前期资料的整理延续大庆油田的历史做法,即以卷为保管单位,但可以装订也可以不装订,不装订的可使用利用长尾夹或装盒等办法来组成保管单位。 由于文字资料的著录要求录到文件级,因此不会影响检索查找。 二、文件材料排列 1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。 2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。 3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。 4、竣工图按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。 5、卷内文件一般文字在前,图样在后;译文在前,原 文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。 三、划定保管期限 按《中国石油天然气集团公司档案管理手册》规定,建设项目档案保管期限定为永久。 四、卷内文件页号编制 1、卷内文件有书写内容的页面均应编写页号,每卷单独编号,页号从1开始。 2、页号编写位置:单面书写的文件材料,在右下角编写页号;双面书写的文件材料,正面在右下角、背面在左下角编写页号;图纸一律在标题栏正面右下角编写页号。 3、印刷成册的科技文件材料并自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。有些文件编写部分页号,可以接续编写页号。 4、案卷封面、内封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 解释说明: 1、按照《中国石油天然气集团公司档案管理手册》的规定,今后在整理建设项目档案案卷时只需将文件材料按照规定顺序排列并编写页码即可。 2、在实际工作中经常有漏编、错编页号的情况发生,档案人员在遇到类似问题时可以参照以下办法进行处理:漏编页号时,可在漏编页前页号的后面加“—”及所 漏页号来表示(如第6页漏编,则在第5页标:“5—6”,同时在卷内备考表中注明“6为漏编页”或“5—6页为一页”)。页号编重时,在重页的各页号后面用括号编顺序小号(如第5、第6 两页都编成第5页时,则编为5(1)、5(2)页,并在卷内备考表中注明“第5页共两页”)。无论重编页号或漏编页号,备考表中除有上述说明外,还要说明本卷总共实有页数、办理人、办理日期。 五、卷内目录的编制 1、序号:以一份文件为单位,应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序,一个文件一个号。 2、文件编号:应填写工程文件原有的文号或图号。 3、责任者:填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。 注:对于有些资料如、开竣工报告、记录表等,其落款公章有多个,那么其卷内目录中的“责任者”到底填写哪个更合适有时往往不好确定,针对此种情况可以填写甲方或批准单位公章的名称,那么合同的责任者为甲方单位名称,开竣工报告为批准单位的名称。 4、文件题名:填写文件标题全称。 5、日期:填写文件形成日期。以8位阿拉伯数字标注年月日,如2012-12-10,案卷内某些文件一页中有多个日期,一般填写最晚的日期。 6、页次:填写每份建设项目档案文件材料首页上标注的页号,最后一份文件填写起止页号。起止页号之间用“-”联结。 编制卷内目录时注意以下几个问题: 1、在编制建设项目档案文字资料卷内目录时,经常会遇到“分部工程质量评定”和“隐蔽工程检查记录”等类似文件材料份数过多的现象,如果一一列举将会大量增加卷内目录的份数,因此可以对其进行“合并同类项”处理,可视情况归类合并。 2、针对“分部工程质量评定”和“隐蔽工程检查记录”等类似文件材料“合并同类项”后的日期、责任者不明确的情况,可以填写该项文件材料第一页的日期或责任者。 3、竣工图按施工设计图上每一个档案号的图纸编号顺序组卷时,可不填写目录,用资料图纸目录代替;如果一个设计档案号的图纸较多,可视情况分成几卷,除第一卷外,其余均填写卷内目录;一个设计档案号的图纸较少时,可按土建、水等专业组卷,几个图号装订为一卷时必须填写卷内目录。 六、卷内备考表的编制 1、卷内备考表要填写卷内文件的件数、页数,并由立卷人、检查人签名和注明日期。说明项填写整理、保管过程中出现的页号编错、文件缺损、字迹褪色、纸张变质、 修改、应归档文件材料另行保管单位的档号等问题,说明的内容经办人要签名并注明日期。 2、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。 七、案卷封面编制 1、案卷题名拟写:建设项目档案案卷题名:文字材料案卷题名由工程项目名称、单位工程名称、文件材料名称组成。竣工图案卷题名由工程项目名称、单位工程名称加图纸图号组成,一个图号分几卷装订的在图号后加卷内图纸顺序起止号,几个图号合并一卷的,将所有图号全部填加题名之后。 例2:龙凤热电厂油改煤工程(工程项目名称)7号炉主厂房安装工程(单位工程)质量评定(文件材料名称) 2、编制单位:应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。工程准备阶段文件和竣工验收文件的编制单位一般为建设单位。施工文件的编制单位一般为施工单位。 注:目前大庆油田案卷封皮已经使用了新的格式,原有格式卷皮不可以继续使用。 八、案卷内封面的编制 所有建设项目的施工文件、竣工图、无损检测、监理文件组卷要有案卷内封面(样式见附表),案卷内封面排列在卷内目录之前,并由案卷编制单位、监理单位、监督单位和建设单位项目管理部门的责任人员审核、签名。签名 不得他人代签或以个人印章代替或打印。 以下几种情况,案卷内封面是可以修改的: 1、监理单位在填写监理档案的内封面时在“编制单位”栏签字、盖章,并将“监理单位”栏去掉。 2、没有实行监理的建设项目,可将“监理单位”栏去掉。 3、图纸卷的内封面应将“交工技术文件”改为“竣工图”。 第三节著录 一、案卷级内容著录 1、案卷题名、编制单位两项内容的著录依据案卷封面填写的内容如实录入即可。 2、起日期、止日期:新的科档卷皮没有编制日期一项,可按项目开竣工动态登记表中工程的实际开竣工时间著录。 3、保管期限:按《中国石油天然气集团公司档案管理手册》规定,建设项目档案保管期限填写永久。 4、密级:按照保密部门的规定在对文件材料或案卷的保密级别作进一步的明确后填写相应的商业密级,在系统中利用下拉菜单键作相应选择即可。 5、保密期限:按文件材料或案卷已经确定的保密期限填写。 6、件数:在著录基建档案时系统中的份数按照卷内目录填写。竣工图不要求著录到文件级,件数可以填写为0。 7、立卷单位:著录案卷编制单位,施工资料应该著录施工单位。 8、归档单位:填写建设单位基建管理中心。 二、文件级内容著录 1、临时序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次几项内容的著录依据卷内目录的内容如实录入即可。 2、提要:填写文件材料题名中反映不出来但可作为检索条件的词汇或语句。 3、备注:填写档案移交和保管过程中需要说明的情况,有需要时填写即可。 4、载体类型:分为纸质、磁带、磁盘、光盘、照片、录像带、录音带、胶片、奖牌、奖杯、奖状、奖旗、证书、书画、其它。著录时在档案信息管理系统中利用下拉菜单键作相应选择即可。 第三章建设项目竣工资料验收问题以下是大庆油田档案馆档案管理科在油田重点项目验收工作中总结出的一些常见问题,一一列举供档案人员参考。 (1)前期文件不全、监理文件不归档、经济材料不归档、复印件较多、签字盖章手续不全; (2)文件材料重复装订、文件材料装订颠倒、圆珠笔签字、文件材料缺少内容等; (3)卷内页数与备考表不符、空白页编写页号、页号编写不连续等。 (4)图纸不加盖竣工图章、图纸资料目录与实际不符、竣工图章内容填写不全、竣工图章有关内容不是本人签字或以个人名章代替签名。 (5)施工文件表格中未填写结论或意见;表格中不需要签字盖章的项未作处理。 (6)卷内目录填写不规范:卷内目录中的文件题名与卷内文件的题名不相符;页号、日期填写错误,且填写格式不符合规定要求;有文件编号的,未在卷内目录中填写文件编号。 (7)卷内备考表填写不规范:页数填写错;立卷人、审核人漏签名或以签章代替的;立卷日期、检查日期漏填写。 附件1 卷内目录 档号第页 附件2 案卷封皮 案卷内封面 _______________________________工程 (施工、无损检测或监理)交工技术文件 单项工程名称_______________________________ 单位工程名称_______________________________ 编制单位建设单位 编制人审核人 负责人负责人 年月日年月日 监理单位监督单位 审核人审核人 负责人负责人 年月日年月日 卷内备考表