非工程类合同采购管理办法

非工程类合同采购#管理办法#第一章总则第一条为规范北京XX技术开发有限公司（以下简称“公司”）非工程类合同采购程序，降低采购成本，贯彻公开、透明的经营方针，参照《中华人民共和国政府采购法》、《政府采购非招标采购方式管理办法》、《XX集团工程招标管理办法》并结合集团相关办法，根据公司实际情况制定本办法。第二条本办法适用于公司各部门、各项目，各分公司，并报集团备案。第三条本办法所称采购是指以合同方式有偿取得货物、服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。本办法所称非工程类合同采购涉及的领域包括但不限于行政办公、物业管理、品牌管理、拓展营销、咨询（培训）服务等。同一部门虽未签署书面采购合同，但采购货物或服务规格、统一，购买频次较多，单次金额不确定的项目也属于本办法所称的采购，应按照年度购买估算金额选择适当的采购方式进行整体采购。法律法规和集团制度对采购行为另有规定的，应从其规定。工程类合同采购按照《XX集团工程招标管理办法》办理。第四条非工程类合同的采购工作应当遵循归口管理、严格执行预算的原则。第五条非工程类合同的采购工作应当坚持公开、公正、公平、诚实信用的原则。对供应商的商业信誉、技术手段、管理水平及合理低价等因素进行综合比较，择优选用。第二章一般规定第六条采购需求部门是各部门、各项目、各分公司采购活动的执行部门，全面负责采购活动中各项工作的组织实施。第七条采购需求部门应在采购活动开始前制定采购，通过OA办公系统提起事项审批。采购方案中需明确采购项目名称、要求（规格、数量、标准等）、时间、拟入围供应商及其资质材料、采购金额、采购的必要性、采购方式、采购人员构成、评审规则等内容。未按规定的方式进行采购的，应在方案中说明原因。第八条采购需求部门应在供应商评审结束后将评审过程及评审结果编制书面采购报告，通过OA系统履行审批程序。第九条采购方案及采购报告的审批权限（一）采购项目涉及金额在人民币5万元以下的，采购方案及采购报告应报总经理审批；（二）采购项目涉及金额在人民币5万元以上的采购方案及采购报告应报董事长审批；（三）采购项目涉及金额人民币30万元以上的,采购方案及采购报告应提交公司领导班子会讨论通过。（四）对于符合“三重一大”决策事项的采购活动参照公司相关管理办法执行。采购方案按照本条规定的权限批准通过后，如因特殊原因需要调整，应按照原程序上报审批。第十条本办法所称的供应商是指提供货物或者服务的法人、其他组织及自然人。参加采购活动的供应商是法人及其他组织的，应当具备下列条件:（一）具有独立承担民事责任的能力；（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；（三）具有履行合同所必需的设备和专业技术、售后保障等能力；（四）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；（五）参加公司本次采购、招投标等活动的前三年内，没有违法记录和行贿记录；（六）法律、行政法规规定的其他条件。第十一条采购需求部门应当根据采购项目的特点和实际需求编制采购文件，如采购方案、招标文件、谈判文件、询价函等。采购文件可以根据采购项目的特殊要求，规定供应商的特定条件，但不得要求或者标示特定的供应商，不得含有倾向性或者排斥潜在供应商的内容，不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。第十二条公司采用邀请招标、竞争性谈判采购的项目，由公司法务专员负责组织实施。通过公示的形式在公司范围内按照招标文件、谈判文件中的对供应商的要求发布征集信息。涉及技术问题的，例如：运行部、工程部、技术部、业务拓展部的采购，技术需求必须经公司技术负责人审批，招标小组/谈判小组/询价小组必须由不低于30%比例的公司技术负责人组成。采购需求部门应当限定征集期限，征集工作应当在征集期限内完成。同时采购需求部门应将征集来源情况在《供应商征集记录表》中进行记录。征集工作在规定的期限内，没有征集到供应商的，由采购需求部门通过其他来源确定入围供应商名单。第三章采购方式及供应商选择第十三条本办法所称采购的具体方式包括：（一）邀请招标；（二）竞争性谈判；（三）询价；（四）单一来源采购；（五）电商采购。第十四条本办法所称供应商的选择：应从公司供应商名录里的单位中产生，也可以由行业排名前十位的单位中产生（视情况可以按排名顺延），特殊情况下可以由采购部门直接推荐。第四章邀请招标第十五条邀请招标是指采购单位以投标邀请书的方式在一定区域内邀请三家以上具备承担拟采购项目的能力、资信良好的供应商投标参加竞争，采购单位确定中标者的采购方式。邀请招标适用范围：采购项目涉及金额在人民币20万元以上的。虽然采购金额超过人民币20万元，但是已经经过公司整体立项招标的项目，可不再另行单独招标。第十六条采用邀请招标方式采购的，应当组织成立招标小组，招标小组成员应当由法务专员、财务部、采购需求部门及至少一个相关业务部门中选定的5人以上组成。第十七条工作程序（一）法务专员负责会同采购需求部门征集供应商，并按照招标文件中关于供应商的要求进行审核；（二）法务专员负责编制招标文件，招标文件的技术标部分由采购需求部门提供，并经采购需求部门负责人确认，总经理、董事长同意后发送给入围供应商。（三）采购项目需要现场踏勘的，采购需求部门应在招标文件规定的时间内落实踏勘，踏勘过程中，采购需求部门应仅对现场情况做简要的介绍，供应商提出的问题应在补遗文件中以书面形式答复。（四）法务专员会同采购需求部门根据供应商对招标文件或现场踏勘提出的质疑问题组织召开答疑会。全体招标小组成员均应参加答疑会并负责相关质疑问题的答复。采购需求部门需对质疑及答复情况进行书面记录。（五）法务专员在招标文件规定的时间内接受投标文件，检查密封情况，对投标文件予以登记。（六）法务专员在招标文件规定的日期、时间和地点组织所有投标人参加开标。（七）招标小组根据优惠条件、替代方案以及其他可变的条件同投标供应商进行谈判，根据投标文件及谈判结果经过评审确定拟成交供应商。（八）招标小组编写评标报告，按照本办法的规定报送至相关领导审批，并在评审报告经领导审批确认后2个工作日内通知成交的供应商。评标报告的内容应包括:邀请供应商参加采购活动的具体方式和相关情况;评审日期和地点；评审情况记录和说明；对供应商的资格审查情况、谈判情况、报价情况等；提交拟成交供应商名单及理由。第五章竞争性谈判第十八条竞争性谈判是指采购单位与符合资格条件的三家以上供应商就采购货物和服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和一次性报价，采购单位确定成交供应商的采购方式。具备下列情形之一的适用竞争性谈判：（一）采购项目涉及金额在人民币20万元以下5万元以上的；（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（三）采用邀请招标所需时间不能满足项目紧急需要的；（四）不能事先计算出价格总额的。第十九条采用竞争性谈判方式采购的，应成立谈判小组，小组成员由法务专员、采购需求部门与其他相关业务部门人员共同组成。谈判小组必须由3人以上组成。第二十条工作程序（一）谈判小组在征集的供应商名单中按照谈判文件中关于供应商的要求进行审核，确定最终入围的供应商。（二）由谈判小组编制谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组应当在入围供应商名单中抽取三家以上供应商并向其发送谈判文件。（三）谈判小组所有成员集中与提交响应文件的供应商分别进行谈判。谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。（四）确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，根据符合采购需求、质量和服务相等、合理低价的原则，综合评定最终确定拟成交供应商。（5）谈判结束后，谈判小组应当根据评审记录和评审结果编写评审报告，其主要内容包括:邀请供应商参加采购活动的具体方式和相关情况;评审日期和地点；评审情况记录和说明；对供应商的资格审查情况、谈判情况、报价情况等；提交拟成交供应商名单及理由。第二十一条谈判小组应将评审报告按照本办法的规定报送至相关领导审批，并在评审报告经领导审批确认后2个工作日内通知成交的供应商。第六章询价第二十二条询价是指采购单位向符合资格条件的三家以上供应商发出采购询价函，要求供应商一次报出不得更改的价格，采购单位确定成交供应商的采购方式。具备下列情形之一的适用询价采购：（一）采购项目涉及金额在人民币5万元以下的;（二）采购项目规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的。第二十三条采用询价方式采购的，采购需求部门应当在本部门内选定2人以上组成询价小组。第二十四条工作程序（一）询价小组编制询价函并发送入围供应商。询价函应当明确技术要求、报价文件要求、合同条款以及评定成交的标准等事项。（二）询价小组要求被询价的供应商在限定时间内一次报出不得更改的价格。（三）询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）询价结束后，询价小组应当编制询价报告按照本办法的规定提交相应领导审批确认。询价报告应当包括报价情况、成交供应商名单及比价分析，比价分析要从技术水平、产品质量、生产能力、价格、服务水平、信誉、结算条件、快速响应能力、地理位置、交货准确率等角度进行真实、客观、公正的。（五）询价报告经领导审批确认后2个工作日内通知成交供应商。第七章单一来源采购第二十五条单一来源采购是指采购单位从某一特定供应商处采购货物和服务的。具备下列情形之一的适用单一来源采购：（一）只能从唯一供应商处采购的；（二）因考虑到必须与原采购项目保持一致性或者服务配套要求，需要从原供应商处添购的；（三）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。第二十六条采用单一来源方式采购的，采购需求部门应在采购方案中说明理由，按照本办法的规定报送至相应领导审批。如审批人认为理由不充分，不同意按照单一来源采购的，采购需求部门应按照本办法的规定选择适当的采购方式。第二十七条采用单一来源方式采购的，采购需求部门应当按照集团商务谈判相关制度组织具有经验的业务人员参加采购谈判，商定合理的成交价格并保证采购项目的质量。第二十八条谈判结束后，采购需求部门负责编制单一来源采购报告，按照本办法的规定提交相应领导审批确认。报告应当包括谈判小组成员名单、谈判过程、谈判达成的主要内容等。第二十九条采购报告经领导审批确认后2个工作日内通知成交供应商。第八章电商采购第三十条电商采购是指用计算机系统代替传统文书工作，通过网络支持系统完成采购工作的一种采购方式。例如京东电子商务平台。金额在20万元以下的可以通过电商采购方式完成采购，具体包括：（一）公司日常采购的办公用品和服务；（二）维持公司生产活动持续进行的维护、修理、装配等所需备品备件、零部件等。第三十一条采用电商采购方式的，由采购需求部门在指定的电子采购平台上按照批准的采购方案依次完成搜索产品、选择产品、下订单、付款、线下交货、验收、网上确认等工作。第三十二条产品到货当日，采购需求部门立即组织人员验收，发现产品与订单不符，组织退货并重新采购。第三十三条付款程序由采购需求部门按照公司财务制度履行借款手续。第九章采购工作管理 第三十四条采取邀请招标方式采购的，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止不得少于5个工作日。采用竞争性谈判、询价等其他方式采购的，自谈判文件、询价函开始发出之日起至供应商提交响应文件截止之日止不得少于3个工作日。第三十五条针对货物或服务规格、标准统一、货源充足的采购项目，采购需求部门可以按照最低价原则采用网上购物的形式进行采购。第三十六条采购需求部门应按照采购项目整体需求进行采购，不得人为将应整体采购的项目在采购内容、采购时间上进行拆分或肢解。第三十七条采购需求部门应当按照本办法的规定组织开展采购活动，并采取必要措施，保证评标及评审在严格保密的情况下进行。任何单位和个人不得非法干预、影响评标、评审的过程和结果。第三十八条 采购需求部门对采购项目的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或销毁。采购工作结束后，采购需求部门应对采购资料进行收集、整理和保管，并与合同相关文件一并归档。第三十九条公司相关职能部门及法务专（兼）职人员定期或不定期组织对各部门、各项目、各能源站的非工程类合同采购工作进行检查。根据检查情况向公司领导提出意见和要求。第十章供应商评价管理第四十条公司职能部门于每年年底组织对公司所有供应商的评价工作，评价人员由职能部门、使用部门的相关负责人组成。第四十一条评价因素包括供应商行为准则、职业道德、售后服务意识、创新能力、运作与管理能力、沟通与协调能力、风险管理能力、供货能力。优秀供应商分值：80分以上合格供应商分值：60分以上，80分以下不合格供应商分值：60分以下第四十二条评价人员按照《供应商评价表》进行客观、公正的评分，由职能部门相关人对评分结果进行汇总，形成书面报告后，提交公司总经理、董事长审批。第四十三条职能部门按照审批结果制作合格供应商名录，将合格供应商的资质文件存档备查。第十一章罚则第四十四条参加采购工作的人员有下列情形之一的，应责令其退出本次采购活动且禁止其两年内参与本单位的所有招标采购活动，并视情节及结果的严重程度按照集团人力资源相关的规定给予口头警告、通报批评、记过处分或降级，处一次性罚金、留用察看或撤职、除名的处罚：（一）采用拆分采购项目或其他手段规避本办法规定的应采取的采购方式进行采购的；（二）未按照本办法规定组成招标小组、谈判小组、询价小组进行采购的；（三）未及时发现入围供应商有隐瞒、虚报资质等弄虚作假行为的；（四）供应商之间相互串标、围标情况而失察的；（五）在评审过程中不能尽职尽责，影响评审程序正常进行的；(六)未按照采购文件规定的评定成交的标准进行评审的；（七）应当回避而未回避的；(八)其他违反本办法采购程序规定的。前款所述人员为中国共产党党员有上述行为的，还应由集团纪委按照相关规定进行处理。第四十五条采购参加人员有下列情形之一的，情节严重的，移送司法机关追究其法律责任：（一）为供应商隐瞒、虚报资质或与供应商共同弄虚作假欺骗集团的；（二）向供应商泄露标底或其他供应商信息，与供应商相互串通、排斥其他方、搞不正当竞争，损害集团利益的；（三）利用采购工作之便，收受采购代理机构、供应商、其他利害关系人的财物或者谋取不正当利益的。第四十六条参加采购人员有本办法第三十九条、第四十条规定之情形，并给集团造成经济损失的，除按照本办法对其进行处罚、追究相应责任外，还应责令其赔偿损失。第十二章附则第四十七条本办法由行政人事部部负责解释。第四十八条本办法所称的“以上”均包括本数；“以下”不包括本数。第四十九条本办法由行政人力部负责解释。第五十条本办法经公司领导班子会审议通过后生效，自发布之日起施行。供应商评价表 供应商名称 评价因素 解释 权重 评价标准 得分 加权得分 公司 行为准则 是否遵守公司制订的供应商行为准则 完全遵守90-100分基本遵守60-89分不遵守0-59分 职业道德 遵守保密协议，不存在不正当竞争的行为 遵守保密协议且无不正当行为100分遵守保密协议但有不正当行为0分不遵守保密协议且有不正当行为0分 售后服务意识 提供相关售后服务支持，不借故拖延使采购企业蒙受损失 服务支持完80-100分能够提供支持60-79分基本不支持0-59分 创新能力 技术创新、产品创新层出不穷 创新产、品服务丰富80-100分有创新产品、服务60-79分无创新产品、服务0-59分 运作与管理能力 具备良好的运作流程、规范的企业行为准则和现代化企业管理制度 优秀90-100分良好80-89分可以60-79分差0-59分 沟通与协调能力 能够提供配合与帮助 得力80-100分能够提供60-79分不提供0-59分 风险管理能力 具有良好的企业风险意识和风险管理能力 风险管理能80-100有风险意识60-79无风险意识0-59 供货能力 在规定的交货期内提供符合采购企业要求的货品或服务 供货及时且符合要求80-100分供货基本及时基本符合要求70-79分供货偶尔滞后但基本服务要求60-69供货滞后且不符合要求0-59分 合计得分 合计得分为加权得分 评价人签字 填表日期：年月日注：本表评价方式的“权重”，可根据所供商品或服务的实际情况确定，但需保证同一类型的供应商使用统一标准。