《党政机关公文处理工作条例》与《党政机关公文格式》培训课件

《党政机关公文处理工作条例》与《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）学习培训课件（2018年1月）学习培训提纲一、《党政机关公文处理工作条例》二、《党政机关公文格式》三、用印管理有关要求一、党政机关公文处理工作条例目前执行的公文处理条例是2012年10月16日自治区党委办公厅、政府办公厅联合下发的《新疆维吾尔自治区党政机关公文处理工作实施条例》（试行）的》（新党办发〔2012〕37号），以往施行的公文处理规定与本细则不一致的，以本细则为准。《条例》全文共8章42条，原《办法》有9章56条，与其相比，更为精简。第一章总则：目的、适用范围、概念、负责机关等。第二章公文种类：明确了15种党政机关公文文种。第三章公文格式：对公文的格式作出规定，即《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）。第四章行文规则：行文的原则和规定等。党政机关公文处理工作条例第五章公文拟制：拟制公文的程序、方法等。第六章公文办理：对收文、发文、整理归档作出要求。第七章公文管理：对公文日常管理、保密、撤销、移交等作出规定。第八章附则：对执行时间、解释机关等作出规定。相关定义党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。（一）公文种类1、新《条例》15个文种，分别是：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。2、与原《办法》相比，去掉了“指示”、“条例”、“规定”，增加了“决议”和“公报”，同时将“会议纪要”改为“纪要”。3、决议、决定、命令（令）、公报、通告、通知、通报、报告、纪要等9个文种的适用范围有变化，在概念上略有调整。其余6个文种公告、意见、请示、批复、议案、函在概念上保持不变。决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。(在“重要事项”后删除“或者重大行动”)命令(令)适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。公报适用于公布重要决定或者重大事项。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。(原为：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（联系人、电话）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（将有关情况汇报如下/如下，现随文报送评标报告，请审阅，）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（一事一请；联系人，电话）批复适用于答复下级机关请示事项。（**收悉，经研究，现批复如下：）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。（一般不加盖公章）二、公文格式主要的区别：1、新《条例》取消了主题词。2、对需要标明文件份号的要求不同：新《条例》要求所有涉密文件均标注份号；原《办法》只对“绝密”、“机密”文件标注份号。3、紧急公文区分。新《条例》为“特急”、“加急”；原《办法》为“特急”、“急件”。4、发文机关署名、成文日期、印章。新《条例》和原《办法》变化较大。（二）行文规则1、行文总规则（1）要求注重针对性和可操作性。（2）一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。包括了向上和向下行文两种情况。2、上行文规则（请示、报告）（1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（2）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权（原来未作要求）；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（如自治区党委组织部向中央组织部报文）（3）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。（如“若无不妥，请予转报”）（4）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文（原来未作要求）。（5）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关（原来是“应当写明主送机关和抄送机关”）。3、下行文规则（通知、批复）（1）主送受理机关，根据需要抄送相关机关（如处室/科室）。重要行文同时抄送直接上级机关。（2）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求（即：党委办公室（办公室）可向下发文，其他处室/科室不行，包括用印）。需经政府审批的具体事项，经政府同意后由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意（如下“批复”，经研究同意）。（3）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。（4）涉及多个部门职权范围内的事务，部门间未协商一致，不得向下行文；如擅自行文，上级机关应责令纠正或撤销。（5）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下机级关的另一个上级机关。4.联合行文（请示、报告、通知）和平行文（函）规则同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文（如发改委、交通厅对收费）；属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文；联合行文应当确有必要，主办机关一般排列在前。党委政府的部门依据职权可以相互行文（如：关于协助办理/配合做好**事项的函）。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。企业应当按照行文关系向业务主管部门行文，必要时可直接向党委、政府行文。（项目在建期间从业单位在指挥部范围内行文，项目交工后竣工结算前可向执行处报文）（三）公文拟制程序规范①起草1、符合国家法律法规和党的路线方针政策2、深入调研，分析问题实事求是，充分论证，所提政策、措施和办法切实可行3、内容简洁、主题突出、观点明确、结构严谨、文字简练、文种正确、格式规范4、机关负责人应主持、指导重要公文起草。5、涉及其他部门职权的事项，进行部门会稿。②审核1、上行文由机关主要领导签发，分管领导会签；重要下行文及涉及费用的下行文由主要领导签发，分管领导会签；其他下行文、平行文由分管领导签发。2、未经办公厅(室)审核的文稿，应不予签发。3、签发公文应签署意见、姓名、完整日期；圈阅或签名视为同意；联合行文由所有联署机关负责人会签。③签发1.行文理由充分、依据准确；2.符合法规、准确体现意图、与现行公文相衔接；3.所有涉及部门充分协商一致；4.文种正确、格式规范，人名、地名、数字、段落、引文、计量单位、标点规范；5.其它要求：联合行文主办机关事先征求意见，主办机关审核后送其他机关会签；经审核不宜发文的文稿，应退回并说明理由；符合发文条件但内容需进一步研究或大量修改的，由起草单位修改后重新报送。在此，着重强调一下文件的“审核把关”工作，处室/科室负责人要把住源头关，秘书、办公室主任把住文字关，打字室把住格式关，文书用印把住最后一关。常见问题：1、请示中一文多事（如标题为路基费用变更，内容中有路基、又有路面）；2、报告中夹带请示事项（要明确是报备、审阅还是审批）；3、将下级的请示原文转报上级；4、以转发形式下发上级的批复（下级给本级的请示，本级又给上级报了请示，上级下发了批复，应以通知处理）；5、段落顺序表示不规范；6、请示、报告没有标签发人姓名（新条例红头不区分上、下行文，尤其要注意上行文要有签发人，下行文无签发人）。（四）公文办理文书部门对已经签发的公文，复核审批手续、内容、文种、格式。确定发文字号（文书编制）、分送范围、印制份数（拟稿人在审核前填写，文书登记在发文本中）。文印部门要确保质量和时效，按文件类别用印。（如用印后发生实质性修改，需重新出文，要经签发人复审确认。拟稿人对文字、格式和印刷质量进行检查后分发发文机关代字的确定局发文字号走的小流水，即各处室发文从1至N排列，每个处室有不同的发文机关代字，如办公室为新交建办，综合计划处为新交建计，建设用地处为新交建用地等等，但均由办公室统一编号、登记（发文登记本，电子登文，年终打印当年的发文登记本，装订归档）。考虑执行处文件单一、数量相对少一些，可按大流水，即全处发文按1至N排列，党委文件为“新交建执二党”，纪委文件为“新交建执二纪”，每个科室设置不同的发文机关代字，具体见下表：科室名称办公室政工科财务科征迁协调科质量安全科工程技术合同科监察室公文机关发文代字新交建执二办新交建执二政新交建执二财新交建执二征迁新交建执二质安新交建执二技合新交建执二监便函发文机关代字新交建执二办函新交建执二政函新交建执二财函新交建执二征迁函新交建执二质安函新交建执二技合函新交建执二监函签收登记初审承办收文办理答复催办传阅清点，核对，盖收文条章登记时间、文件标题及办理情况1.由本机关办理；2.符合行文规则，文种、格式正确；3.涉及部门已协商、会签；4.不符合规定的退回来文单位并说明理由。1.阅知性公文分送；2.批办性公文提出拟办意见报领导批示或转办；3.涉及多部门的要明确主办部门；4.紧急公文明确办理时限；5.承办部门按时完成1.及时送传阅对象；2.随时掌握公文去向，不得横传、漏传，严格传阅时限；3.严格传阅范围，安全保密；4.归还及时注销.1.及时掌握公文办理进展情况,督促承办部门按期办结；2.紧急或重要公文专人催办.公文办理结果由承办部门及时答对复来文单位:一是书面制发公文、便函；二是口头答复所有公文、便函均送办公室登记。收文编号应按来文单位设置，如机要文件为1-，单设登记本；交通运输厅为2-，建设局为3-，其他单位为4-，这三项可设在一个登记本上，用口区纸区分开；项目指挥部来文设一个登记本，按阿喀-，小和-等进行编号，并用口区纸区分。（登记本为活页，可自行调整登记纸张数）各科室文书人员也须建立收文登记本，登记本部门收到的文件，不需再编号，按时间顺序登记文件编号、原文编号、标题及办理情况。如文件较少，可用一个登记本，业务部门可根据需要设置几个登记本。到办公室退还文件时，需携带收文登记本，由办公室人员签字，由办公室人员在收文登记本上做“已还”标记。目前上行文上空较大，不须贴阅批登记卡，下行文需贴阅批登记卡，办理意见须在阅批登记卡或上行文上方留白处反映出来，阅批登记卡做为下行文的组成部分，一并存档，不能拆除。按新条例，上下行文均按同一格式红头（与下行文相似），均需贴阅批登记卡。（五）公文管理公文管理贯穿于公文处理工作全过程，是公文处理工作的重要保障，以安全保密和充分发挥公文效用为原则，在公文形成、传递、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的职能活动。在此特别强调：涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。党政机关应设立机要保密室和机要阅文室，并配备保密设备、设施。执行处机要文件管理人员要求为正式职工，且为中共党员，局机要室分发机要文件时，需执行处机要人员来取或处领导带回交机要人员，认真履行交接手续，年底需全部退回。机要文件专设登记本、传阅夹，用保险柜保存，领导传阅阶段务必做到当日清退，不能留在领导办公室过夜，不得复印、拍照、汇编。如丢失，从处领导、办公室负责人到机要人员及局层面有关领导、人员全部受到处份。执行处各科室均应设置兼职文书人员，做好本科室收发文件及归档文件的管理工作。各年度结束时，限期做好上年度文件的清退、整理、归档工作。工作人员离职、离岗时，各部门应督促其将暂存、借用的公文按规定移交、清退。公文归档：需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档（注：批复与请示立卷时归为一件,不再退还文书部门,由承办部门归档,转发文件、依据上级文件办理的事项类同。局办公室档案科对文书、科技等档案均有编制规定)。两个以上机关办理的联合公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁，但需造册留存。二、党政机关公文格式（GB/T9704—2012）二、党政机关公文格式（GB/T9704—2012）详见《自治区党委办公厅自治区人民政府办公厅关于印发〈自治区党委、自治区人民政府公文格式标准〉的通知》（新党厅字〔2012〕64号））公文用纸及版面尺寸A4纸型210mm×297mm页面设置上白边：37±1mm（原35±2）下白边：35±1mm（原28±2）左白边：26±1mm（原28±2）右白边：26±1mm（原28±2）版心:156mm×225mm排版规格一般每页22行，每行28字，行间距为3号字高度的7/8（约1㎝）。（每页行数可视情增减一至二行，但版心高度不变。）页面版心156mm×225mm210mm297mm下白边：35±1mm上白边：37±1mm切口：27±1mm订口：27±1mm1.公文版式公文结构文头主体文尾版头眉首主体版记2.公文结构份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期页码3.公文首页版式实例发文机关标志上边缘至版心上边缘：35mm发文字号之下4mm是与版心等宽的红色分隔线，党委机关横隔线中央带实心五角星。红色分隔线下2行是正文标题ⅹⅹⅹ政府文件×××〔2011〕×号发文机关标识下边缘发文字号的距离是：2行字。签发人：×××一字线距版心下边缘7mm，4号半角阿拉伯数字，单页右空1字，双页左空1字上白边：37±1mm下白边：35±1mm订口：27±1mm切口：27±1mm4.公文字体实例顶格，3号黑体，密级与期限用“★”隔开×××〔2013〕×号签发人：×××正文：3号仿宋正文中的结构层次序数：一、黑体；(二)楷体；3.仿宋；(4)仿宋。标题：2号小标宋发文机关名称＋事由＋文种，除书名号不使用标点符号。发文字号、“签发人”均为3号仿宋体,签发人姓名为3号楷体；发文字号前、签发人姓名后分别空一格。多名签发人：每一排排两人，主办机关排在前。平行文、下行文无签发人，发文字号居中排列。发文机关标识推荐使用小标宋字体，颜色为金光红色，字号不大于上级机关发文标志，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，主办机关名称放在前，机关后面上下居中排“文件”5.公文末页版式实例附件：1.×××××(联系人：××××，电话：×××)附件用3号仿宋字体，正文下空一行左空2字“附件”，全角冒号后写排附件名称，附件后不加标点符号。附件回行时与上一行附件名称首字对齐。附注用3号仿宋体，左空2字，与成文日期空一行，用小括号括起。发文机关署名和成文日期用3号仿宋体字，成文日期一般右空4字，以日期为准居中编排发文机关，印章端正居中下压署名及日期，并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文或附件1行内。版记中的各要素均为4号仿宋体，分隔线与版心等宽，首末条用0.35mm粗线，中间用0.25mm细线。抄送机关左右各空1字编排，回行时对齐冒号后的首字，最后用句号。有“主送”的，主送在抄送前，中间不加分隔线。印发机关和日期左右各空1字，日期后加“印发”2字。另会议纪要的版记同正式公文；便函的版记只要抄送，不要印发机关和日期，不加分隔线。印发份数或二维条码成文日期用阿拉伯数字6.便函版式实例ⅹⅹ市人民政府办公室发文机关标志使用全称或规范简称，居中排布，上边缘至上页边30mm,推荐使用小标宋字体，金光红色。30mm20mm发文机关标志下4mm处印一条红色双线(上粗下细)，距下页边20mm处印一条红色双线(上细下粗)，线长均为170Mm，居中排标题与最后一要素距2行字，与主送机关空一行。发文机关署名、成文日期及公章同正式公文；版记不加印发机关、印发日期、分隔线，位于最后一页版心内最下方。便函超过一页的需在背面印第二页内容，有第三页的使用A4纸印制。7.纪要版式实例ⅹⅹ人民政府纪要发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘35mm,推荐使用红色小标宋字体(局、处区分党、政纪要，使用便函即可）35mm主持人：×××。参加人：×××、×××、×××、×××、×××、×××。版记部分同正式公文第×××次标注主持人名单，在正文或附件说明下空1行左空2字，排3号黑体“主持人”、“参加人”，全角冒号后用3号仿宋体标出席人及参加人姓名。参加人回行时与冒号后首字对齐。发文字号、正文排版按正式公文附件之后才是版记，不能在前。空1行标题为第三行，同正文一样要求。转发通知类文件，文件正文用3号楷体，转发文件正文为3号仿宋体，转发文件另起一页，标题上空二行。8.附件版式实例8.附件版式实例3号黑体字顶格排电脑为windows7系统的，自带仿宋字体，但没有小标宋字体；电脑为windowsXP系统的，两种字体均没有。故需按厅要求，统一使用方正字库，里面的方正仿宋、方正小标宋与新格式中的仿宋、小标宋基本一致。（注：在菜单里点控制面版，改为经典模式，点字体，将方正字体中的四个文件全部复制到字体文件夹中即可）阿拉伯数字的字体使用新罗马字体(TimesNewRoman)（在排版最后“全选”，选择TimesNewRoman，数字部分的字体就会改变。）字库要求三、用印管理1、执行处办公室负责党委、行政及党委办公室（办公室）公章的使用管理。2、除公文外，使用公章一律登记，如便函之前附签发单，可不用登记。3、用印人须认真填表写用印登记表，由办公室核对无误后，再行用印。（领导外出时，可由机要人员征得领导同意先行用印，后补签字。办公室主任根据领导授权，在领导外出时，可对一般性事项用印签字）4、执行处科室公章应指定专人管理，并建立用印登记本，科室负责人同意后方可用印。