员工档案管理的KPI

文件排版存档编号：[UYTR-OUPT28-KBNTL98-UYNN208]员工档案管理的KPI无论是对于一家企业还是对于一位依靠“组织”而生存的职员来说，关于个人档案的管理问题一直是个被普遍关注的话题。鉴于中国的劳动人事档案关系这一历经数十年的传统模式，虽然改革开放以及方方面面市场化进程的不断完善，但想一下子打破沿袭如此之久并且在某些社会职业发展环节当中牟千丝万缕的联系，却依然是个既严肃且繁琐的恼人问题。从人事档案现状而言，虽然包括当今的大学毕业生们在内越来越多的人视之为鸡肋，在寻找工作或是到异地寻求发展的过程中完全不把个人档案当回事，甚至很多企业的人力资源部门也完全没有将其放在眼里，并且由于忽视与个人档案相关的管理，给企业发展和人员管理造成了很大的隐患。另外，我国现行的养老保险等社会保险制度不仅没有将之彻底抛弃，在很多地区和城市甚至仍以档案关系作为最重要的费用缴存依据和必不可少的手续。此外，很多所谓的“人才档案管理部门”正是依靠这一“欲废还休”的政策创造着经济效益。以北京市人才服务中心为例，拥有着全市最大的档案管理中心，共保管档案12余万份，而且这些档案的利用率相对很高，表现在出具人事证明、婚育证明、出国政审、职称评定、工龄认定以及各种保险的相关手续等方面。笔者在外企人力资源管理部门工作十数年，历经了个人档案关系从“干部指标”这类不可或缺的个人身份证明，到一批批“人档分离”甚至“死无对证”的年轻人的无可奈何与愤懑，虽然不可能在这项政策之下有何一劳永逸的良策，但还是要从企业管理角度评估一下员工档案管理的关键所在，其中几项KPI（关键绩效指标）我想还是可以作为衡量人力资源部门甚至整个企业管理水平的重要参考因素。一、国家相关政策的要求正如上面所提到的，无论是社会保险制度还是与职称评定、政审等相关的手续要求，个人档案还是必不可少的一道重要环节，尽管可以通过一些变通的手段达成部分目的，但国家机关以及相关的企事业单位的整个劳动人事制度还是依照惯常的模式在运行，很难完全回避得了，或者势必会造成一定的麻烦。作为企业，赢利当然是永恒的目的，其中尽可能降低运营成本自然是企业生存需要考虑的重要因素，于是在考虑人才录用以及人力资源发展企划的时候，很多企业都不得不把档案关系的相关情况作为一个筛选和淘汰的标准。尽管很多求职者对此十分不满，但我认为企业这样的做法完全是可以理解的，而且从某种程度来说这也称得上是一种不得已而为之的“长远”考虑。尤其是一些规模和影响力较大的企业，人员的内部流动以及包括出入境等诸多业务往来越来越频繁，与其在今后为档案所在地的原因引起许多不必要的麻烦，还不如在能力水平相当的候选者中挑选一些档案关系明了者以有效地回避掉可能出现的问题。当然，如果某位侯选者是“一将难求”，那么企业也须下定决心承担起因此而发生的与费用或手续相关的金钱或时间上的开销。二、有效的风险规避措施在我所接触或处理过的多宗与个人档案相关的案例中，几乎所有的纠纷和最终的不愉快基本上全部源自员工个人在办理档案关系时“留了一手”。一位方姓的销售员在入职前一再声明档案关系由原单位转入公司指定的人才档案管理机构没有任何问题，只是因原单位人事负责人住院等多种名义希望延后办理，人力资源部门因业务需要和业务部门经理的不断催促，允许了他先加入公司之后再办理档案手续。之后他又是以各种理由一拖再拖，直到人力资源部门无法为其缴存社会保险而多次向他警告之后，他才不得已说出他与原单位之间的复杂关系，实际上他尚未与原单位解除劳动，从劳动法的角度来说公司已经与他产生了双重劳动关系，而造成这种现状的原因虽然不能由公司负全责，但也要承担不小的干系。尤其是他本人不愿主动请辞的时候，人力资源部门面临了极大的压力，一旦处理不当会给公司的整体形象造成极坏的影响。很多时候当入职者有意回避档案关系的问题，或是无法给出合理解释的时候，这里面往往潜伏着很大的隐患，包括双重劳动关系、未完成的工作或培训、经济上的遗留问题或纠纷、重大工作或生活污点，以及与原单位的其他纠纷等。如果人力资源部门因为人事制度或管理流程中操作不当，很容易使这种隐患深植于企业肌体当中，一旦问题爆发必定会给企业造成无可挽回的影响和损失。不愿将档案关系转入新东家的入职者，还有一种重要的心理倾向，那就是并不打算在这家公司多呆下去，或是抱有摸底或观望的态度，先通过一段时间的实际工作感受一下和工作环境，一旦发现“情况不理想”就立刻抽身，反正没有什么“把柄”落在企业的手里。这样的心态当然也是很多求职者作为“弱势群体”时保护自己的一种措施，但这将直接导致个人对企业的归属感不够，并且极有可能因此而错误理解和看待业务当中的一些现象和问题，从而“轻言放弃”，这对他们的成长和职业发展心态产生很多负面的影响。而且，从企业角度来看，这样的求职者也是极不负责任和缺乏“信用”，这也是为现代社会所越来越不能容忍的职业态度。三、档案管理对人力资源部门的要求除了人才档案管理机构之外，有部分国有企业、事业单位可以直接管理员工档案。对于这些可以直接管理员工档案的单位来说，除需要遵守国家关于档案管理的制度要求、人员要求和体制要求，还须加强人力资源管理人员对档案管理的责任心与服务意识，除做到收集应当进入档案的材料，如：转正定级手续、学历、职称材料、工资、职务材料等之外，还要做好档案利用工作，依据档案记载，向有关组织出具人事证明，并且按制度改进、整理档案、转递档案，同时在管理中保证档案的安全，不受人为的和自然的损害。　　对于委托人才中心管理档案的企业，人力资源部门的工作人员主要是作好档案的利用工作，协助人才中心做好有关归纳材料的收集工作，包括员工的工作鉴定材料和突出的业绩档案材料等。当员工的劳动关系发生变化时要及时通知存档部门，终止或变更存档协议。四、个人资料信息库的管理对于企业而言，档案管理的最终目的是为了档案的利用。但是，把所谓的档案管理仅理解成个人的历史问题证明就有失偏颇了。实际上作为企业的人力资源部门，除了国家政策上的要求以及有效规避风险等因素之外，真正的档案管理还包括建立起一套完整的员工个人资料信息库，这不仅是与人力资源企划和人力成本控制与相关的基础数据，同时也是应对紧急事件、人员背景情况、培训历史信息，以及个人成长数据等重要信息的来源。员工档案一般应该包括员工的基本资料，如姓名、性别、出生年月、民族、身份证号码、婚姻及家庭状况、血型、学历、工种或职务、个人经历、奖惩状况、兴趣爱好等，还应包括员工的联系方式，如家庭信址、手机号码、EMAIL地址等，对于离职员工还应该包括离职时间、离职原因、去了何处、从事何种工作等等。在我的经验中，作为更加完善的管理系统，除以上基本信息之外还应包括个人及家庭生活等其他主要状况，以及紧急通讯联络方式，个人教育背景和受培情况，入职前工作背景与成长过程，还有加入公司后职务、薪酬福利、奖惩经历等内部成长情况及培训情况等等。这些信息不仅可为人力资源部门甚至业务部门在出现紧急事件时有详实的信息可供参考，而且可以通过对每一组数据的类比和分析，获得更加丰富的与人力发展相关的数据和结论，对企业招聘、培训、晋升、薪酬福利制度的制定等提供真实可靠的依据。例如：记录了员工的身份证号码，将有助于日后对某些事件的调查；清楚了员工的血型，将有助于因突发事件致伤时的紧急救治；掌握了员工的专长、兴趣爱好、性格特点，才能因材施教、有所重点地加以培养；根据员工的生日，还可以组织一些活动，比如赠送生日贺卡，或举办生日聚会等不，会让员工深深感受到组织的关爱，也必将鼓舞整个团队的士气。马思宇：原SONY（中国）有限公司人力资源部经理。现特聘为SONY（中国）有限公司对外联络部顾问。他通过多年的人力资源专业工作实践和经验积累，掌握了大量的理论知识和实际操作技能，尤其是跨国性企业科学、先进的管理思想。吸收国际及国内经验，建立了完整的人力资源管理体系，包括公司构架的建立及维护、薪资福利体系、培训体系、招聘体系、绩效考评系统、以及日常管理体系等。熟悉国家及地方劳动人事政策，实际处理过多项劳动人事纠纷及善后工作。协助多家企业进行人力资源方面的整合及提供业务咨询和指导，有丰富的人力资源培训经验。通晓人力资源管理及协调业务部门管理的各个环节的工作。在公司政策以及职员工作管理等方面有丰富的经验，了解公司运作及领导层决策时所需考虑的各类因素，并尽力使之在公司内得以完善实施。通过处理政府关系及员工关系，积累了大量的对外及对内沟通的经验。有着丰富的职业指导和心理咨询经验，可为企业及个人提供职业生涯规划和职业素质测评，以及心理问题咨询和职业素质训练等相关服务。