access2010实例教程

ACCESS实例教程——数据表的操作1，建立表结构2，向表中输入数据3，建立表对象之间的关联4，操作表中记录5，设置数据表格式本节要点：2.1建立表结构数据表由表结构和表记录(内容)两部分组成，建立表结构在表的设计视图中完成，表的全部字段和每个字段的属性在设计视图中确定。2.1.1表的设计视图一个表要围绕一个主设计字段，每个字段都应该是最小的逻辑部分，计算字段或推导字段不要作为表中的字段。2.1.2字段的命名规则字段的命名规则如下：1．字段名可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，第一个字符不能是空格。2．字段名不能包含小数点、叹号、方括号、西文单引号、西文双引号。3．字段长度为1～64个字符，在Access中一个汉字当作一个字符看待。2.1.3字段大小字段大小用来定义字段所使用的存储空间大小，是字段值所占的字节数。只有文本型字段和数字型字段需要指定字段大小，其他类型的字段由系统分配字段大小，例如，“出生日期”是日期/时间类型，字段大小为8，“婚否”是逻辑类型，字段大小为1。一个字符和一个汉字字段大小都是1。2.1.4字段的数据类型数据类型决定用户能保存在该字段中值的种类。Access字段的数据类型有10种，分别是：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、查阅向导。1．文本型文本型字段用来存放文本或作为文本看待的数字。如：学号、姓名、性别等字段。如果设置字段大小为5，则该字段的值最多只能容纳5个字符。文本型字段的默认大小为50，最多可达255个字符。文本型数字的排序按照字符串排序方法进行。如文本型数字按升序排序：1、10、100、2、20、2002．备注型备注型字段用来存放较长的文本和文本型数字。如：备忘录、简历等字段都是备注型。当字段中存放的字符个数超过255时，应该定义该字段为备注型。备注型字段大小是不定的，由系统自动调整，最多可达64K。Access不能对备注型字段进行排序、索引、分组。3．数字型数字型字段存放数字。如：工资、年龄等，数字型字段可以与货币型字段做算术运算。数字型字段的大小由数字类型决定，常用数字类型有以下几种：（1）字节，存放0～255之间的整数，字段大小为1字节byte。（8位）（2）整型，存放-32768～32767之间的整数，字段大小为2。（16位）（3）长整型，存放-2147483648～2147483647之间的整数，字段大小为4。（4）单精度型，存放-3.4E38～3.4E38之间的实数，字段大小为4。（5）双精度型，存放-1.79734E308～1.79734E308之间的实数，字段大小为8。4．日期/时间型日期/时间型字段存放日期、时间、或日期时间的组合。如：出生日期、入校日期等字段都是日期/时间型字段。字段大小为8个字节，由系统自动设置。日期/时间型的常量要用一对#号括起来。5．货币型货币型字段存放具有双精度属性的数字。系统自动将货币字段的数据精确到小数点前15位及小数点后4位。字段大小为8，由系统自动设置。向货币型字段输入数据时，系统会自动给数据添加2位小数，并显示美元符号与千位分隔符。6．自动编号型自动编号型字段存放系统为记录绑定的顺序号，长整型，字段大小为4，由系统自动设置。一个表只能有一个自动编号型字段，该字段中的顺序号永久与记录相联，不能人工指定或更改自动编号型字段中的数值。删除表中含有自动编号字段的记录以后，系统将不再使用已被删除的自动编号字段中的数值。例如，输入10条记录，自动编号从1到10，删除前3条记录，自动编号从4到10，删除第7条记录，自动编号中永远设有7。与财务、税务有关的数据表通常设自动编号型字段，增加数据的安全性。7．是/否型是/否型字段存放逻辑数据，字段大小为1，由系统自动设置。逻辑数据只能有2种不同的取值。如：婚否、团员否。所以，是/否型数据又被称为“布尔”型数据。是/否型字段内容通过画“√”输入，带“√”的为“真”，不带“√”的为“假”，“真”值用true或on或yes表示，“假”值用false或off或no表示。8．OLE对象型OLE（ObjectLinkingandEmbedding）的中文含义是“对象的链接与嵌入”，用来链接或嵌入OLE对象，如：文字、声音、图像、表格等。表中的照片字段应设为OLE对象类型。OLE对象型字段的字段大小不定，最多可达到1GB。OLE对象只能在窗体或报表中用控件显示。不能对OLE对象型字段进行排序、索引或分组。9．超链接型超链接型字段存放超链接地址，如：网址、电子邮件。超链接型字段大小不定。10．查阅向导型查阅向导型字段仍然显示为文本型，所不同的是该字段保存一个值列表，输入数据时从一个下拉式值列表中选择。值列表的内容可以来自表或查询，也可以来自定义的一组固定不变的值。例如，将“性别”字段设为查阅向导型以后，只要在“男”和“女”2个值中选择一个即可。查阅向导型字段大小不定。2.1.5设置字段属性字段属性是字段特征值的集合，分为常规属性和查阅属性2种，用来控制字段的操作方式和显示方式。不同字段类型有不同的属性集合。1，输入掩码：字段的输入模板字符字符含义0在掩码字符位置必须输入数字。例如，掩码：(00)00-000，示例：(12)55-2349在掩码字符位置输入数字或空格，保存数据时保留空格位置。例如，掩码：(99)99-999，示例：(12)55-234，()55-234#在掩码字符位置输入数字、空格、加号或减号。例如，掩码：####，示例：1+，9+999L在掩码字符位置必须输入英文字母，大小写均可。例如，掩码：LLLL，示例：aaaa，AaAa?在掩码字符位置输入英文字母或空格，字母大小写均可。例如，掩码：????，示例：aa，AaA在掩码字符位置必须输入英文字母或数字，字母大小写均可。例如，掩码：(00)AA-A，示例：(12)55-a，(80)AB-4a在掩码字符位置输入英文字母、数字或空格，字母大小写均可。例如，掩码：aaaa，示例：5a5b，A4&在掩码字符位置必须输入空格或任意字符。例如，掩码：&&&&，示例：$5A%C在掩码字符位置输入空格或任意字符。例如，掩码：CCCC，示例：$5A%.,:;-/句点、逗号、冒号、分号、减号、正斜线，用来设置小数点、千位、日期时间分隔符。<将其后所有字母转换为小写。例如，掩码：LL将其后所有字母转换为大写。例如，掩码：LL>LL，输入aaaa，显示aaAA密码以*号显示输入的字符。有效性规则是一个条件，用来为字段的值定义数据范围和数值要求。如果输入的数据不符合有效性规则，将给出提示信息，并且光标停在原处，直到输入正确数据为止。注意，有效性规则的设置不能与默认值冲突。例如：性别字段只能输入文字男或女，用："男"or"女"。例如：年龄字段的范围是大于0，用：>0。例如：出生日期的字段范围是2001年，用：>=#2001-1-1#and<=#2001-12-31#。2．有效性规则2.1.6建立表结构一个“学生信息”表的结构2.1.7主键若一个字段的值可以惟一标识表中的记录，则该字段所代表的信息称为主键。如字段“学号”能惟一标识一条记录，可以将“学号”设置为主键。设置为主键的字段名又被称为主关键字。主键可以保证数据输入的安全性，作为主键的字段禁止重复值，也不能为空。主键还用于在表之间建立关系，建立了关系的多个表使用起来就像一个表一样。主键类型有2种：自动编号、字段2.2向表中输入数据向表中输入数据可以直接输入或导入外部数据。从外部获取数据有导入和链接两种类型，导入的数据一旦操作完毕就与外部数据源无关。链接的数据只在当前数据库形成一个链接表对象，其内容随着数据源的变化而变化。2.2.1打开表的数据表视图1．在表的设计视图状态下，单击“数据表视图”按钮。2．在表的设计视图状态下，“视图”菜单→“数据表视图”。3．在库中选取表→单击“打开”按钮。4．在库中双击一个表的名字。输入OLE型数据单击某记录的“照片”字段→右键→“插入对象”→对象类型选“画笔图片”→单击“确定”按钮→在画笔窗口单击“编辑”菜单→“粘贴来源”→在磁盘中选图片→双击图片将图片粘入画笔窗口→关闭窗口。2.2.2向表中直接输入数据例：导入txt文件作为表2.2.3向库中导入txt文件作为表（1）“外部数据”功能区→选“导入并链接”→“确定”→选文件位置→选文件类型为“文本文件”→选文件→单击“导入”按钮。显示：（2）单击“下一步”→勾选“第一行包含字段名称”→单击“下一步”→选“新表中”→单击“下一步”→给xh字段的数据类型选“文本”。（3）单击“下一步”→选“不要主键”→单击“下一步”→给表起名为“成绩”→单击“完成”按钮。2.2.4向库中导入电子表格作为表例：导入xls文件作为表（1）在数据库窗口中单击表对象→“文件”菜单→选“获取外部数据”→选“导入”→选文件位置→文件类型选“MicrosoftExcel”→选文件→单击“导入”按钮。显示：（2）单击“下一步”→勾选“第一行包含列标题”→“下一步”→选“新表中”→两次单击“下一步”→选“不要主键”→“下一步”→给表起名为“体检”→“完成”。2.2.5将另一个库中的表导入到当前库中例：将另一个库中的表导入到当前库中（1）在数据库窗口中单击表对象→“文件”菜单→“获取外部数据”→“导入”→选文件位置→文件类型选*.accdb→选文件→单击“导入”按钮。显示：（2）单击一个表（如：“课程”表）→“确定”。2.2.6链接外部数据链接的文件在当前库像表一样显示，但不是库中真正的表。通过创建链接表来链接到数据源单击“链接”按钮。链接文件的图标前都有链接标记。2.2.7将数据表导出为其他类型文件例：将表导出为文本文件、电子表格“文件”菜单→“导出”→选保存位置→选导出的文件类型→为文件起名。2.2.8表对象的复制、删除与重命名剪切、复制、粘贴、删除、重命名都可以使用快捷键。分别是：Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V、del、F2。2.3表记录的操作图1-15层次模型对表记录的基本操作包括选定记录、添加记录、修改记录、删除记录等。2.3.1选定记录1，拖动鼠标选记录2，用记录定位器3，用菜单开始转至2.3.2添加记录新添加的记录只能放在表的末尾，实际上是追加记录。将光标定位在表记录下面的第一个空行，然后输入新记录的各数据项。移动光标到左侧选择栏，当光标变成右箭头，单击鼠标右键→新纪录2.3.3修改记录将光标移到数据所在位置直接进行编辑修改即可。在数据表中移动光标除了用鼠标，还可以用快捷键。上箭头上一条记录的当前字段下箭头下一条记录的当前字段左箭头，Shift+Tab当前记录当前字段的前一个字段右箭头，Tab，回车当前记录当前字段的后一个字段Ctrl+上箭头第一条记录的当前字段Ctrl+下箭头最后一条记录的当前字段Home选中一个字段值，Home键使光标移到当前记录的第一个字段End选中一个字段值，End键使光标移到当前记录的最后一个字段Ctrl+Home选中一个字段值，Ctrl+Home键使光标移到第一条记录的第一个字段Ctrl+End选中一个字段值，Ctrl+End键使光标移到最后记录的最后一个字段2.3.4删除记录1，右击选取的记录→快捷菜单中选“删除记录”。2，选取记录→按Del键。3，选取开始→记录→删除说明：删除记录的操作是不能撤消的。2.3.5查找与替换数据查找和替换是同一个对话框中两个不同选项卡。查找：用鼠标单击某列→开始→“查找”→在“查找内容”中输入字串→选“搜索”范围→单击“查找下一个”按钮。替换：用鼠标单击某列→开始→“替换”→在“查找内容”中输入字串→在“替换为”中输入要替换的字串→单击“查找下一个”按钮→找到查找目标后单击“替换”按钮。和删除一样也是不可逆的简单排序：在数据表视图选一个字段，单击“升序排序”或“降序排序”按钮，字段的值被排序。高级排序：“记录”菜单→“筛选”→“高级筛选/排序”→在筛选窗口选字段和排序方式。2.3.6排序记录例：筛选记录设置条件：筛选结果：2.4数据表的格式化2.4.1设置数据表格样式开始选项卡→“文本格式”，打开“设置数据表格式”对话框，可以在对话框中更改数据表的显示样式。如背景色、网格线颜色、单元格效果、网格线显示方式，等。2.4.2设置行高列宽开始→记录→其他→“列宽”→在“列宽”对话框中输入所需的列宽值→单击“确定”按钮。“行高”→在“行高”对话框中输入所需的行高值→单击“确定”按钮。2.4.3设置字体开始→文本格式对话框做设置，可以改变数据表的字体、字形、字号、字颜色等。更改后整个表都会更改！2.4.4隐藏列与取消隐藏列选取一列或几列→其他→“隐藏列”，选中的列被隐藏。“格式”菜单→“取消隐藏列”→在隐藏列字段前打对勾→单击“关闭”按钮，该列被取消隐藏。2.4.5冻结列与取消冻结列选中一列或几列→其他→“冻结列”，或右击选中的列→快捷菜单中选“冻结列”，冻结的列显示数据表最左边。拖动水平滚动条查看数据表，无论怎样水平移动数据表，被冻结的列始终显示在窗口最左边。其他→“取消对所有列的冻结”，数据表中不再有冻结列。2.5建立表对象之间的关联2.4.1建立表的基本原则1．一个表围绕一个主题，一事一地，避免大而全。2．表中的字段代表原子数据，不可再分。象总分、平均分这样的字段，是计算得到的二次数据，不要作为表中字段。3．表之间减少重复字段，只保留做连接用的公共字段即可。4．设置主键和外键，用于表之间建立联系。说明：当前表的主键，外键是在其他表做联系是主键字段。2.4.2表之间的关系表之间有3种关系：一对一、一对多、多对多。其中，多对多关系都被拆分成几个一对多关系。所以，只须建立表之间的一对一关系和一对多关系即可。最常用的关系是一对多关系，要满足如下几点要求：1．建立关系的两个表要有公共字段，两字段类型相同，名称可以不同。2．建立关系以后，“一”方的表称为主表，“多”方的表称为相关表（子表）。3．子表中公共字段的值在主表公共字段中有匹配的值，主表公共字段的值不必与子表匹配。子表可以是空表。2.4.3参照完整性参照完整性是一个规则系统，用来确保相关表行之间关系的有效性，并确保不会在无意之间删除或更改相关数据。在定义两个表之间关系时，如果实施了参照完整性，子表将不能随意添加记录，也不能随意更改公共字段中的值。如果同时勾选了“级联更新”和“级联删除”选项，在主表中更改公共字段中的值，子表对应的值自动被更改，在主表中删除某条记录，子表中所有对应记录自动被删除。例:建立学生表与选课表一对多关联，实施参照完整性。（1）在数据库窗口→数据库工具→“关系”，或单击“关系”按钮。（2）在“显示表”窗口选取表→单击“添加”按钮。2.4.4建立表之间的关联（3）用鼠标在相关字段之间划一条线→在“编辑关系”窗口勾选“实施参照完整性”、“级联更新相关记录”和“级联删除相关记录”→单击“创建”按钮。（4）两表之间建立了关系。例：将“学生名单”表拆分为两个新表（1）“学生名单”表2.4.5拆分表（2）数据库工具→“分析”→“表”。（3）按向导指示向下操作。（4）将“email”字段拖到窗口空白处产生新表→在表名框中输入邮箱。