Part2办公室机构设置与人员配备

Part2办公室机构与人员组织中的办公室机构人员配备办公室主任一、办公室机构设置现况在党政机关，党政系统实行分理制（分部门办公），如中共中央办公厅、国务院办公厅，是与中央各部、委平级机构，下设局级机构，如信访局、档案局、机关事务管理局；人大、政协系统实行综理制，即秘书长领导下的办公厅，综合承办日常工作；在事业单位，一般参照同级行政机关设置办公室，高等院校设有党委办公室、校长办公室。在办公室下面，根据具体情况，分别设行政科、秘书科、信访科、收发室、文印室等；国有企业设有党委办公室、厂长或经理办公室。二、办公室的岗位设置 办公室主任 办公室副主任 行政主管 文员 其他办公室主任办公室主任的职务特点办公室主任的职责办公室主任的职业素养办公室主任的管理作风1.办公室主任的职务特点多重性 内部的行政首长 对外的联络员 本组织领导集体中的一员2.办公室主任的职责 参与决策 处理事务 协调关系 工作把关3.办公室主任的职业素养 德 智 能：李市长与他的秘书与李市长接触过的中外朋友，没有一个不敬佩他学识渊博。和他见面后，文学艺术家会把他看做知己；工程技术专家把他看成同行；井下工人和他见面后说他是贴心人；种地的老农乐意与他扳着手指谈收成；就是那些有自己研究领域里人痴入迷的“怪人”，也会与李市长有共同语言。不少人称李市长是全才、天才。只有他的妻子知道，老李不过是个比别人勤奋些的凡人。这位出了名的、勤奋的凡人后面，还有一个不出名的、更勤奋的人——市长的秘书老许。李市长上任伊始，就发现办公厅秘书处老许学识渊博，功底深厚。俄罗斯曾派出一个宇航科技代表团来市里访问。市长要出面接待，许秘书为此准备好了谈话提纲。会谈中，李市长不仅对世界宇航领域的发展状况作了透彻的，而且展望了未来的发展，对人类共同开发宇宙资源提出了一些很有见解的看法。那些宇航专家一个个伸着大拇指赞口不绝，说李市长的见解精辟，有独到之处，对宇宙尖端科学了解如此深刻的政府官员是不多见的。后来，李市长又接见了一个考古代表团。李市长从许秘书准备的材料中，不仅掌握了本省本市的古文化遗产，而且对我国最新考古成果也了解得比较全面，特别对该考古代表团成员的成果都知晓得十分具体。有位专家私下问旁人，李市长是否是考古学者出身?当他得知市长原是搞建筑的专业人员时，他惊奇得目瞪口呆。一天，日本一个建筑代表团要来市访问。李市长认为自己是搞建筑出身，又当城建系统领导多年，对建筑行业的情况还是比较了解的。因为工作忙，所以没有去看许秘书为他准备的资料。结果，在会谈中客人问起中国园林建筑各流派的艺术风格时，李节长一时难说清楚。好在许秘书在坐，礼貌而自然地接过话，既回答了客人提出的问题，也顾及了领导的威信。从那以后，市长每天下班总要看看办公桌上有没有许秘书留下的资料。如果有，他一定要带在身边。哪怕工作到深夜，他也要把许秘书留下的资料读完、记住。前不久，许秘书积劳成疾住院了。恰巧这时美国水生物代表团前来访问。市政府办公厅为了搞一份市长参考的资料，请来了高校和科研单位的水生物方面的专家，结果搞了两天因不统一而写不出一份材料来。明天就要与美国朋友会谈，市长下班时习惯地看看自己的办公桌，只见一份水生物研究方面的综合资料，照例放在那儿。许秘书病中还没有忘记自己的职责。第二天，那些专家们没写出综合材料，办公厅只得安排他们一起出席座谈，以便帮助领导回答专业性很强的问题。没想到市长谈吐自如，旁征博引，毫无外行窘态。不仅美国专家对市长的学识感到吃惊，连本市的学者也大为赞叹。老许与市长配合了四年，市长的书籍和资料增加了五倍。市长升任省长后，每晚睡觉前看第二天需要的资料的习惯没变。秘书已经退休了，但被他画着各种符号的各类资料，还经常在原任市长、现在的李省长的手中、枕下和书桌上。讨论：根据以上案例，你认为秘书或办公室主任需要怎样的职业素养？4.办公室主任的管理作风 专制式 官僚式 外交式 参与式 放任式练习1：芙蓉公司行政部王经理是一个严谨的人，他所领导的办公室各有任务：孙秘书担任文字工作，李秘书担任联络工作，沈秘书管公章、介绍信和文书档案，王经理负责全面工作。平时，办公室工作井井有条，大家干得都还不错。前不久，出了点差错，一份文件竟不翼而飞，几个人翻箱倒柜，折腾了半天，也没找到。这件事让公司总经理知道后，王经理挨了顿批评。为防止再出差错，他除小心翼翼外，还把办公室里所有柜子的钥匙都由其掌管。这样，他每天提前上班，最后一个离开。若有事要离开几天，也要专门委托人代为管理。结果，给大家带来极大的不便。有时，王经理难免迟来一步，其他几人就只好站在门口恭候他。于是，不快之情由此而生，久而久之，办公室气氛也不对了，办事也拖拉了，关系不太协调了。王经理也十分苦闷，不知这局面如何解决。请问：问题出在哪？该如何解决？三、办公室人员配备文字型办事型技术型文字型办公室人员主要从事文字处理和写作工作。具体包括： 信息资料工作 文稿写作工作 简报编辑工作 调查研究工作 宣传报道工作办事型办公室人员主要从事日常行政事务。具体包括： 接待工作 信件收发与处理工作 值班工作 办公用品管理 勤杂工作技术型办公室人员主要从事现代办公机器和设备的使用与保养、维修。四、办公室人员素质要求21世纪的企业行政人员不再是简单的行政事务人员，而是企业人力资源团队中十分重要的角色。所以，对企业行政人员的素质怎么要求都不过分。（一）个体素质结构基础办事能力的养成 凡事计划在先 朝思暮想 小本随身 办公用品齐全，摆放有序 从小事做起 化繁为简 即事即作 一次完成一般技巧 参谋技巧 调研技巧 协调技巧案例分析：申某，大学毕业后考入某机关办公室，任科员。但工作一段时间以后，申某抱怨说，领导根本没有把他放在眼里，很少听取他的建议。有一次为了一件事，他向领导提了七八次意见，领导不仅不采用，还说他太幼稚。他感到在这样固执己见的领导手下工作太没劲了，想辞职不干了。 请问：问题出在哪？你有没有好的建议给申某？参谋技巧 掌握领导的脾性、工作和生活习惯 选择适当的时间、地点、场合 平心静气 事不过三 掌握谈话艺术：重述、先肯定后但是、以事喻理练习2：一天，某公司经理突然收到一封非常无礼的信，信是一位与该公司交往很深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把秘书叫到自己办公室，向他口授了一封措词激烈的回信，之后，经理让秘书将信打印寄出。对于经理的命令，秘书该怎么做？立即将信打印后寄出；要求领导冷静点，自我反省；阳奉阴违，将信压下；·······················办公室人员性格特征 意志坚强 灵活应变 幽默 合作办公室人员的心理健康心理健康的 有正确的自我意识 有良好的智力和适应力 有开朗的心境 有统一的人格 有和谐的人际关系常见几种心理障碍 嫉妒 焦虑 急躁 厌烦 自傲和自卑一位成功的办公室人员的经验案例分析（略）讨论：成功经验之谈（二）群体素质结构1．一个有效的办公室人员群体，应具备的功能2．办公室人员群体的结构因素3．办公室人员群体结构的优化1．一个有效的办公室人员群体，应具备的功能 充分了解自己的任务 拥有健全的意见沟通 保持高度的相互信任和忠诚 相互协调和支持 差别协调 具有应变性2．办公室人员群体的结构因素 年龄因素 知识因素 个性因素 集体的文化因素3．办公室人员群体结构的优化原则 个体要素有效原则 群体互补原则梯形的年龄结构合理的知识专业结构多类型的智能结构协调的气质性格结构 经常调整流动原则 练习3：市机械进出口某分公司经理在出国考察期间，曾与某国外商社签订出口技术含量高的成套机床的意向书。外商总经理即将前来考察，最后落实出口事项。这一信息传到分公司时，时间已相当紧迫。在家主持工作的副经理找来谢秘书和冯秘书，要他俩在二天内分别完成两个材料的写作任务，一个材料是概述我国生产该机床的历史发展状况；另一个材料是详细介绍我国相关厂家为提高机床质量所作的各种努力，以及销售状况。两个材料都必须以确切的统计数字来说明。副经理布置任务后，强调一定要将材料写好，使外商满意。最后，他问两位秘书要不要找人帮助翻阅材料，冯秘书要求派人帮助，谢秘书表示不需要。谢秘书多年来收集积累了几十万字的各种资料，有关本公司本行业、本系统的各种数据、资料特别丰富。他分门别类，装订成册，平时翻阅，烂熟于心，任务来了，翻出所需材料，顷刻完成。第二天一早，他将已写好的材料交给了副经理，到了下午还不见冯秘书交材料。副经理派人去催问，得到的答复是，还有些数字和材料尚未查到。为确保万无一失，副经理又找来谢秘书，要他再辛苦一晚上将第二材料写好。谢秘书接领导任务后，应怎么处理？请你给谢秘书出一个主意。练习4： 某商业公司万副总经理因一项对外业务工作，与杨总经理争执起来。后来，万副总经理在与秘书外出乘车中，埋怨杨总经理主观、武断、不尊重他的意见，导致决策失误，给公司经营造成了损失。 张秘书知道总经理与副总经理因工作意见不同，有些分歧。总经理是一位有能力、有魄力、办事雷厉风行的人，但不太注意方法，工作中得罪了不少人，职员中对他这一点也颇有意见。副总经理考虑问题周到，群众关系好，也关心别人，但决断能力差些。从心底讲，张秘书个人感情上更倾向副总经理。今天，副总经理谈起他与杨总的分歧，明明是想争得秘书对他的支持和同情。 张秘书此时应如何办?Part2“办公室机构与人员”思考题办公室机构在组织结构中的地位是什么？办公室人员类型有哪些？办公室人员个体的素质结构与要求是什么？一个有效的办公室群体，应该具备哪些功能？办公室人员群体结构优化的原则是什么？什么是办公室主任？办公室主任职务特点是什么？办公室主任工作职责有哪些？办公室主任的管理作风有哪几种类型？9.课后练习案例：X市政府办公室的刘秘书，在接受张市长的一份材料写作的紧急任务之后，正急匆匆地往自己办公室走时，在走廊被分管经济工作的王副市长叫了过去。王副市长要刘秘书赶紧为他找全有关市场经济的重要资料。刘秘书此时此刻一心只想到完成张市长布置的任务，对王副市长说的什么似乎一无所知。王副市长见他有些走神，又重述了自己的话。假设你是刘秘书，此时你应如何办?