会议管理系统及督查督办系统设计方案

第章会议管理系统设计会议管理模块实现了会议室管理、一般会议管理、常委常务会议管理、大型会议管理、会议纪要管理等一系列全过程管理。功能全面细致，操作简单方便；而且实现了与公文传输系统及其他系统的信息交互和无缝集成，使各系统协同工作，发挥最大的效率，帮助用户方便、安全、快捷地完成业务管理工作。.1系统概述为进一步完善市体育局的会议系统，需在现有协同办公基础上拓展会议管理功能模块，在各会议室设置投影仪，实现会议投影功能，共4台；并配套10个无线话筒，实现会议扩声功能。会议系统提供会前、会中、会后的一体化会议管理。.2会议室管理功能概述会议室管理子模块实现对内部会议室基本信息的管理，包括会议室基本资料录入、会议室状态维护等。会议室管理模块分为两种权限：浏览权限及会议室管理权限。可通过后台权限管理配置。浏览权限只能浏览会议室基本信息，管理员权限可新增、修改、删除会议室。会议室的基本信息有：会议室名称、会议室位置、座位数量、附加设备、使用单位、是否可用、描述等。■功能图室资护议本维会基料室维议态护会状限理权管会议宅管理图：会议室管理功能组成■会议室基本资料维护会议室基本资料维护实现会议室的增、删、改操作，可以将单位内部所有会议室进行统一登记实现会议室信息的共享，便于单位内部人员选择所需会议室。卜増加会遅1会议室若称*:会观室位置％:座位数量*:附加设施:使用单位*:是否可用：無述：I取消图：会议室基本资料■会议室状态维护会议室状态维护由会议室管理员维护，如果将状态设置为“不可用”，该会议室将不能被用户预定。权限管理分配会议室管理权限，权限分为管理权和浏览权。默认情况下所有用户都具有浏览权，管理权由系统管理员或模块管理员指定。.2.1会议室申请当业务部门需要组织一个跨部门会议时，可以使用会议申请功能。会议申请关联工作流，通过会议室预定申请实现会议的申请工作，在申请表中选择会议室，会议时间，参加会议人员等信息。会议申请发出后，会议室自动被预定，参会人员也会自动收到通知。图：会议申请表.2.2会议室预定对于无需跨部门组织的会议，如接待外单位来访人员，或者部门内部会议，可以直接在会议室预定中选择会议室。选择会议室前可以查看会议室可用情况，会议室预定后参加会议人员可收到提醒。.2.3会议室使用冲突管理会议室被占用后，系统将自动提醒此会议室被占用时间，供会议室申请人查看。.3议管理议题库管理是指办会人员将需要提交到会议上讨论的议题加入到会议议题库中，通过增加、删除、修改以及查询等操作来管理议题。如果单位收发文流转到领导审批环节的时候，领导批示意见为：同意安排上会议审议，则当公文流转到两办收发文人员处理的时候，由两办办文人员加入到议题库中，议题入库后公文可以继续办理。议题登记：议题的登记分为自动登记和手工登记两种形式。自动登记指当公文流转到两办收发文人员处理的时候，表单上方会出现“加入议题库”按钮，此时两办办文人员点击此按钮，该份公文的相关信息会自动加入到议题库中，议题名称就是表单标题，表单和正文以及附件作为议题的相关材料，如下图所示：E"如日|-||■耳|挥圳市业田区姜f区越府｝舟企宝3tX«幻蔚宝廉.电建=MKKHH-竟注自-Lsn.僅馬大臥胃外I11星翡匕出闷，Wfl-SFflSffi,朋:勰魄也淌“「.甘・1（十=*#耳斤1.[丹卞1亦廿工1泊：宦33：KfilJUBlfrJiJ1,ilSi»€l5M?.I.宪瓷】scut旳冃21日E2!0CeaiSilS]^MKwAziaI2：m1A1命*棗帝弼幫畫-JkEE'・・富哥叱円・阳柬帘■>1■1■■■"iflJtfirmarlRi|jlrip^fl一险暨選鶯1•：!征賂鱼!*•■■£¥・・・111»啊翎町■阳懵圧1卄人砂审1■-*>r«4flEH无誓胃晨单日无轴*・Q5rV.KfflE&d回vgw硯睥最戟■打1a»ppat点击表单上方的“加入议题库”按钮，系统提示“操作成功”，即可将该议题纳入到会议议题库中。点击“电子会议”导航栏，进入“议题库”子栏目，可以看见相关的议题已经被添加进议题库中，如下图所示：总中i匸扳-芒确谀題雷nt峪讹畝eww^e吕动审师st砸|■%我ixcr顼■■!记黑矽is山祢isaian爹JE部门说ng□特次回蘇安丢合办艺室天于•厂那圳F-20"特別亘敏=耳故趣报旳通知範书科未审fit□丟干転陆治场所临“衣空釘解区有为可题财锯毎书科未宙fit□丟干R羽&厨需潦讦功妙湃鷲三磁工住诜屍怡抚的通按区找闘茂罩目巨啓工鼠区ih政曷旨比中□领守此示件：琢因蓋裂肘“断头躍Hstrra区民商局区发辰和改革曷旨比中□:矢于帧产业用世出辻鬲烦区霍i殳局区财玖局宙比中□矣干灰具做好羽六届种賤行动为労榮划ft］活动顶目中推丄常的幼锻区艮击局区拔展和改苹曷址帀：HL2NHSSI：[j~~l瓦画创新上TT|T-n此页面只有两办相关人员才能看见，用户可以在此页面对议题进行新增、修改、删除以及查询等操作。新增议题：就是议题的手工登记方式。点击“新增议题”按钮，弹出如下图所示的页面：用户填写相关信息并添加附件后，点击“确定”即可将议题添加成功。.3.1议题材料上报议题纳入议题库后，办会人员要求拟上会的议题的汇报部门补充相关材料，按照规定材料分为四种：议题情况说明、议题摘要表、征求意见情况表、资金测算表。其中议题情况说明、议题摘要表必须填写。当某个议题被纳入到议题库中后，议题状态为“待补充材料”，督查科办会人员选择需要补充材料的议题，点击“补充材料”按钮，该议题汇报部门的收发文人员系统中“单位议题库”中就会出现该议题，并且标题前面显示红色“new”标示，同时系统也会自动发出短信通知收发文人员，有议题需要补充材料。收发文人员点击议题标题，弹出如下图所示页面：l•'匹朴?di料：|l，•話京”凡1■蘇主趣；说国情况说叽单位收发文人员补充相关材料后，点击确定，督查科办会人员议题库中议题状态变为“待审批”，表示材料已经补充，可以进入议题审批。如果办会人员认为材料补充的不完整，还可以重复上述过程，直到材料补充完整。.3.2议题审批议题审批是指办会人员将议题库中的议题挑选出来，通过议题审批流程来确定最后哪些议题上会。会议管理人员根据议题的重要性和材料的准备情况，从议题库中挑选一组议题在会议上讨论。会议管理人员首先在议题库中选择一组议题，然后点击“启动议题审批流程”按钮来启动审批流程，出现如下图所示的页面：tt-Ann述：t；盖干加齐■壬"ia号•朴证张塔工萍BWftHl口金说值逮操邯记云溟宙拘進3ftff-Sl®-KECE-»n-£tEnlHEnw^EEpl-ac-iE□59£#||W下J步SB自型呂杵*嗣婢书針色畑刑海*wawAjffl*11殴bi哄翌om亦主伍国.丄肝《4碍:叵•■丸珥西吨.ssr.b■锂一宕锤雜医旧城任任.邑二j昨匚吊栓-施改扁買1疑，时彩局岳#-Si-tKFM^t色富笑Sktefit-J^-«村戸査■士丸豪申i-'E::关干条主诜詁垢用矽■"：?左聆r颐电耳为infia训丹悄砂（A.S*t1H£t2~4!Ji羽住S!地也*EiiE中心HE卓註直宜，口翩］；区勒财停局aitsn^MshlrE民耳启iisnn.sftsn大部分的内容系统已经按照默认信息填好，用户填写会议名称、会议时间以及会议序号即可。会议管理员建好议题审批表后，点击表单上方的“下一步”按钮，将审批表发送给相关人员审批即可。注意：点击议题审批表中每个议题的“查看材料”按钮，弹出下图所示的页面：J-3.，!-a+^TS"3l*■届*iX率特合欧~Kei：euxaftIn^erutRmpI.hhf深圳市党政机关文件处理表牌倬極KOJ工曲月肝fl竝h二J*邑*立溝冠，麗1XH.零事•也*工费宜医比欄坎•含吐咔占鞫干邮好训屮||~mBT||iM>]|•畳耕站|pra~口曽昭■話暫1恥gSKF歌2封0t曰世越層廉tat：-屋溟脖羸书曲史迪諒克限貞卿沪会机冲奇柑干即擢调中必屢口、衣槿却玄再帕贞大臥普则須甲环用S1廉疇謬離怙樹砧十拥砂惦忡中奇瓯日蔑2L宙町皈总国止婪尢国耳車常理哄冃宜弟*袪蛊W:疇対肓览•丸曲區直曙览工也骨・丸见盘至肾*連呼临昏・戏肝金址’*11器n昭赳如上4臺孔谊疊认为上堆髯耳刑湘埋亚堤養啊廿即耳壽一申虽府晔“审规划®土英整養规出見見・邑比*t彌件畐ICO?#-31月ZSE|^：:WWi英干构眇K世神ITIME満爲軸凹丸JW话承nzsan：区乐财耐0EJfifiKttMl：正毬Ui!（去干ffl^KiZfliAifej£33fUia«.W-ii罚至EGEsJ■文1tLEfl^sRS童呛工㈢pe■:卫：mst惶锻旦損覆孤悔监苗配决朴亞能逼胎黯血亜幣击HZSSM-ffwn：樟山fflllA-VKtHMi正童.Hf{■TUinEHdJcKfl：EA^^R£ja；l££S1D.tlfit!#!&沖工忙助通灿rfSsn^EPW*?Mn-区建也fi曲^L：IEtlfmn门f1网址円左的*Jt*e办轴号外弭时甲床丈*号i3畫黑I2WIM兮磁日勲3KHD.3D封t甬adFIJKBJ4M-2S01-23Cfl-22M-23M-JOdL410-19IU-3&tiKs!!lt£lMZM:«M-KA*J•辭■*r«liBnn陰塞■]*叫耳（fri?W-Mltd*1*1q1叱£>10-25*址干揮肚冲展甲Mill韭邀呼理乘船咋底Hi抽谄云点击材料名称，右边显示此材料的详细内容，也可以点击“上一份”、“下一份”按钮在不同材料直接切换。议题表发送出去以后，用户可以在“议题审批”中查询到审批表当前的状态，和公文查询类似，如下图所示：::题库页片：L；JJT审却1HCL屮4?即I貝回上一E|T-E皆寺A|岂理钟扭扁J■刖时蘇合赠匝俸丙则蝕SKe-JD-22tB：E3：0S會中匸推流程监控可以查看审批表当前在哪位领导那里；审批表发出之后不能删除也不能修改，只有新建后没有发送过的情况下才可以修改或者删除。用户点击名称，打开议题审批表，查看每个议题的相关信息后，可以增加或者删除议题，也可以修改议题的提出部门和参加部门，系统自动将用户的操作记录下来，显示在操作记录栏中，如下图所示：iiisantftAEniF»a>EHT&仅啻NT+：fiBM科畑冷I七丟于加论雪・无叩萤导办证齐圉工柞曲港叩=mn・anlLkirn]itTB.^mdIAm£Sngiii^itin卞—出尖rflE舟林书科邹唧年时伯h居讦K•中33*芬吉世童色讲乐号*国生区些I府诲主圧.EJ■卿林広仪芙Sh壬=F空玉】的b场行说■*：t®rMffEH*匸陶门-区加匕|选阳硏1FM=fi7l;|EFREE左料F：旁局St2-y*fli芟:荒奥氓氏咆：務干•畫诜店短所冷・"之列厂BRET?*问居审用吿皑宣门从'展民旳改试|'富民刃届E^WH^Sn*知闻-lr红垃：型姬1问趨的版占巨丄丈覃亜亡.琵炸苗一窖甄号.巨刖滋」王任E亠K筛局忖龙改:冃層绘，时取局目仪由计BStr■用户也可以切换到“批示意见”页面中填写相关意见，如下图所示：*»*ujisuaawj?□KEMM岳W下F怪風M.曲轧迈丽比杀总见冋审曲W1613W«-lfl-2i闻:■朗討五阳卢4同顒上碗丢上兰・®a^s.six冏呂上饭溟捱上*.完成后将审批表发送出去。.4接收会议通知全部人员审批完成后，审批表会回到会议管理人员这里。会议管理人员打开议题审批表，系统默认显示会议通知编辑页面，用户点击“套红”按钮，系统自动生成会议通知，用户只需稍做调整就成为一份正式的会议通知，如下图所示：|E■«|O.13'-iJ.1s-a力丿呻-*JnA】l胡J,EW—.>ArsinSA"a=«KPE•斫ID深圳市盐田区人民政府办公室.V-■：■/■■-'■'：:-A:■■.：■■!■■〔请区财瑰局近授】*'J'imL^JTm单位领导在易酬^麺卧不晦阳中可以查看到会议通知的正文内容，如上图所示;议题信息页面中可以查看到与本单位有关的议题信息，如下图所示:*■殆itK■3AJS+-lECEux^tIntKE^tREpL«ri>r口I3mrcii：田E□母眄■評吐a™••虫ec型劈也艺它砂再東.支能広’JtH恆宅灯址安乜克£阪衣勒律会此申＜if：f梓堆弭中純电itJS再#2[0?*05月27E叮：J:::■■-■-■?s：r■■!7?■―.■••：：•、.!r.=:%：:::'■-■-：r1|■专聊毋■衣桶mm和圍丸百賞烏知干晶单詞桂:理啊特占站t•佛疗證肯费七fl.91X5曲r.饶覽［fl_L锂衣豪.氏舟注HE：甲*程規刷M出皆.尸军広毘晴＜荻需*抚倉从扭笙坤工总曾■範鱼地定鼠曲現PtflL奋，战吋盘*-t第驗赳因上■!4■•屯”逹电认刃上虔岸■州超违泣圧配苗目即冃肆•KiitiJfeiel3JA4feSMS・蛆嵐就鼻侔畐冲”年幅月岀口・一ti1-tf|T-fitfi-ft黄廁深圳市党政机关文件处理妾对删h•卩伴...尬赳Si天于ttliJ供国军期Iifeift味谢蜒址理釀晁酣宦#:rtzisn-叵滋員询葛■Man：区jBin局也Mi:正童iMME42-彊于1W"i惬科闿Hja^anfiav-^ffhi騎■•GEEWZZime开蛇出■査■幼事®畑Mil聞m紀K吊_Ei0鳖决扌T姜轄逼龄加覺杭皆HSlrltATKSn-堀山rtii■舟鼻p*1勒“正更LifMHZ：^EFUijUEMeSSWiSWW»*J皿正宜■KtiSfl谨此S.iM门户區轴内症鰹FEX^SrXMirt：ssn^EPW*区■也■MI4ii正逐i"凡品4■硏岳全谀揮列巾人廉咖办文由号裁mgiliM外眸的B!IWMI2K肋Mi-3X910■却杼怪農十押甘.時区舉Still址也從廿压社知E奧朋清Wlifdjnw0^24m-J£诫J*WZ4网山IH>MID-I»IQ-M丼环&tWc柚」jFHj*r3•«iln«腳斗F1V9M-23WJ5W<27MJ3CW3Itlfi［临i"罰払办厲他用!导It吕I点击材料名称，系统弹出此材料的详细内容，可以点击“上一份”、“下一份”按钮在不同材料直接切换，如下图所示：；」j』m」u歳TLli*ju-1/.[j]-「G国蚀二^」上4™匸祠“；»£11.-alaX-.H*3=-■-'rL■■■■:rl---J1■i£t；」@上宀咄u深圳止盐田区发展和改革局文件猱就应段［300?!33号诧于“找I”区卩q窖防灼基础设前建设

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”.项目投監忖划-|；也于皿示.领导查看完会议信息后，需要在中做出批示。原则上来说，不管是领导自己参会还是需要单位其他人代替参会，都需要在批示中加以说明，如下图所示:领导批示完成后，点击页面右上方的发送按钮，即可将会议通知发送出去.5会议纪要管理会议结束后，需要将会议决议分解成任务，落实到每个责任人，对各个事项进行全程跟踪管理。.5.1会议记录每次会议之后，由督查室起草一份会议纪要。选择相应的会议记录，点击“启动会议纪要审批流程”按钮，如下图所示：刍谊fit題□K自丽论事培训携财祎誉谊医◎隔申些LBtfT古就Jf区与畋51>L：a>T咅風直匾孑〒占中聲川血住也P區斫散中斗4的合说童区寸用审乜4307台边应En»中心LEW蛊3--―~瓦巧前甲QL：M7咅说宣系统自动生成一份会议纪要审批表，发文同志将草拟的会议纪要添加到审批表的正文中，通过发文流程提交给领导审批，整个审批流程结束后，该会议纪要自动添加到会议模块的对应会议记录中，至此，整个会议过程中产生的所有资料和信息将全部汇总，分成六个TAB页面显示出来，如下图所示为会议信息页面：ii4d»>vfI1*1FhpIi>j"f--tml..r->i-ns.sftri=-Aftant*i*»02-Efl-<*6qWTfi：iuKru'-«AU—-.vimr-ijjJJj-#*v.車PT呻111-'**仲尹H■葺W*Em■:叭k!“电.疔龙<自Bf-tia^-g*禅*w^inMA：JIT比I««爼却士4*p4下图所示为会议纪要页面：询鼎It吕盍q.也l恳2DJ丈].Jw/nNhttp://IT；!・(1-flL10汀鉛时屜匣廿和"”©杠匸！■吐-ficrosoftTn-tcrflctEruJorer丄深圳市盐田区人民政麻常务会议纪要（\-1:f\-\I”*CF1根据用户权限的不同，能看到的页面也有所不同，两办人员和区领导，可以看见的界面如下：会议纪要、会议信息界面、议题信息界面、会议通知、议题批示意见界面、纪要批示意见界面；普通用户可以看见的界面如下：会议纪要、议题信息界面（只显示与本单位有关的议题）、会议通知界面。.5.2会议纪要审批会议纪要审批采用工作流实现，根据用户需要进行个性化配置，完成整个会议纪要的起草、审批过程。.6会议资料与信息管理会议资料管理涵盖于会议有关的会议通知、参加人员名单、会议议题、会议纪要等相关材料的管理。会议资料管理是以会议为主线的，一个会议关联多个会议资料。会议资料的产生可以在会议过程中，也可以在会议中结束后添加、修改相关材料。会议结束后，需要将会议决议分解成任务，落实到每个责任人，对各个事项进行全程跟踪管理。图：会议资料管理1帝塩股E摆出胡1誉加部门□特麵歸饪歪合办结室號于厂親甲圳%-3"特別电大火灾軍故酬的通知毬节科未輙□去干嘉¥诜害场所贬临空晨”鲫区有SilSMtBfe毎书科未宙眈□矢于岡背If行顽2M舞篱三舷工ft诜風招踊齒&区枝商1谀吊局巨啓工高.区nil漏宙比中□烦导批示件：舷因蛋5（肘"卧茯器"雅ma区民药局区拔展和改華曷目牝中□.矢于帧产业用地出辻有董问区霍钱局区财玫局目牝中□矣干iXs^ssAia^'kiK行动组阳榮划和括动顶目中抿工常的边郑区民曲局区炭脚改单园宙配中■会议查询会议查询模块提供统一的查询入口，如根据会议名称、会议时间、会议参与人等信息查询，查询到会议信息后，相应的会议申请、会议纪要等。查询结果支持图形化展示。.7一般会议管理■功能概述一般会议管理指由部门组织发起的小型会议，主要包括会议申请及通知，会议室预定，会议纪要审批、会议查询等功能■功能图议请议知会通议要批会纪审议询会査一般会议管理图：一般会议管理■会议申请当业务部门需要组织一个跨部门会议时，可以使用会议申请功能。会议申请关联工作流，通过会议申请流程实现会议的申请工作，在申请表中选择会议室，会议时间，参加会议人员等信息。会议申请通过后，会议室自动被预定，参会人员也会自动收到通知（包括短信通知）。■会议室预定对于无需跨部门组织的会议，如接待外单位来访人员，或者部门内部会议，可以直接在会议室预定中选择会议室。选择会议室前可以查看会议室可用情况，会议室预定后参加会议人员可收到提醒。I［选樺羊门|［遗捧片HlahLtP=//l?2-[€.E^'US®口fitEUE；■■:■■:±FBTffl»■)IuLu-mLsnEJStMl^堀妁甘?t井n耳綁申空I召开时币］*:苗束时少由谟人学AS.^St轴人员愛，卜和员怕QU顶常IlEttcrnif■会议通知会议通知功能结合在会议申请和会议室预定功能中，通知的方式包括系统内信息和短信息或邮弹底千主出耳•*■庄aKwxjr更娶立搁二占总宜aja*a■忙胡i・W嵩血送竄x«*重i■札抚件等。J1T.:ffl□已.FTH业幻S■價阴i■匕■械世上会议纪要审批会议纪要审批采用工作流实现，根据用户需要进行个性化配置，完成整个会议纪要的起草、审批过程。会议查询会议查询模块提供统一的查询入口，如根据会议名称、会议时间、会议参与人等信息查询，查询到会议信息后，相应的会议申请、会议纪要等。查询结果支持图形化展示。.8上级会议管理■功能概述上级会议管理实现上级会议通知的处理、通知等工作，通过工作流实现上级通知的处理，在处理过程可以指定参加人员，处理完毕自动通知相关人员。■功能图议知会逋上级会议管理图：上级会议管理■会议通知处理根据需要定制所需的处理流程，将上级来文进行处理，也可以结合在收文处理流程中。会议通知办理表来文单位会谏地点内容摘W拟井意见:通知人员领导批示：备注：经办人：联系电话:图：会议通知办理表■会议通知与一般会议管理的会议通知功能一致。.9常委/常务会议管理■功能概述常委/常务会议管理面对会议议题，上传会议资料、会中汇报、会后会议纪要的审批等■功能图常委/常务会议管理■议题库管理议题库管理是指办会人员将需要提交到会议上讨论的议题加入到会议议题库中，通过增加、删除、修改以及查询等操作来管理议题。议题的登记分为手工登记和自动登记两种形式。手工登记指人工将议题登记到议题库中。侵III+di=//]12bZHrU-P-IZ/iFitytj：nir/i"P'=tjm-r^iab.i&ut*讣皿s…匚QX谀危在粉广东深011.:*咔乂;皿片Eftti芳.干擢朮寤三磁滾导批示1+碍世弟主洞奘于认真1工卡出追龙宁汐％嵌■爾关于沖班*；d£-£矢于尹先Jft儀申川迫异姒■示按出餵了饋岌国序玻吉办宝盖于广东謀即I50琲別|北矩労屍安蚕飪芬瓷富天于厂东霹圳F・”持则重大我冗H掠遇担的通知1.齢旷懣抑文佇誓朧史件衰草一m・i娄和留门十辿瞬清I世的门辱可匸站.占.地预中用光于砒巨爭图：登记界面自动登记指当公文流转到收发文人员处理的时候，表单上方会出现“加入议题库”按钮，此时办文人员点击此按钮，该份公文的相关信息会自动加入到议题库中，议题名称就是表单标题，表单和正文以及附件作为议题的相关材料，如下所示：公文办理表呈示旺言披泌专保圳斑田区那I.3茫田区血嗣期聽皤关〒旣齢晞埼舲肾咕划护睜喉慣有盖吋顋鈿湄-^Iicz^oflInL.r^i吐卩丄u*济程舷止文内魯|j&W.SE^.件耒单Ei志转发意见征衣加入溟趣舉归知识库阳档探存来单去打-己迅凹弼EJ%护瞅•说送关丁樂学玄远场瞳设亘“丸空髓”睡眼区自关问題阳推创当弗扎处埋］来哀单怔垢府井蛇日用20C3-10-21迪钮克文烁题.关于彌猫溺侨设直陀逊惕極肖关问題般烹咅来艾宇号紧魚程怎平件V凿歎1收力焉号卜F（MIvb）裁引•拟见拟诵宝成、赳推，岳华.刘議，戍菇同志阀示，莆区丈化局.安监局、w^.各街道办.盐田公安好局、工商分局，消防大弘阀办F莆录悔同志阅，请振文同志復°按.W.见涮：呈井领导离示.r券戈］?.论牛讥月口日mao同左抱办左见，话棗海同志闻1示.•谢舷1soefl^ioBaiH12；co己阅.【梁怎漲】20他年10月21日12烛呀电子台i：［.血e...图：公文转议题登记完的议题还可以进行增删改等操作图：议题管理界面谀題审批■參朋劭门诧!》哦态|□特遁麺安至会办絃室关于厂击懈II**5-対特Bffl赵灾甲故通报的通知牺节科未靱□丟干碌洗治场所魁“衣宇ST嘶区有罔可題肌结毎节科zfeSht□天干U乎管岡看晾厅功血時鷲三舷工住诜屍悵孔的谨按区枝商］战率局区啓工局.区肘薛局宙tt中□倾守底示件：翹因蓋舉肘”断头路haerrii区民刼局区左屣和改華曷宙tt中□天干研玩产业用地出让耳黄1可区霍畏局区财玫局旨tt中□矣干入具祐曲六圃种侯金行动组阳兼划和括动顶目中扭工柞■的讪箔区民刼局区拔爾改单扃同tt中议题审批议题审批是指办会人员将议题库中的议题挑选出来，通过议题审批流程来确定最后哪些议题上会。会议管理人员首先在议题库中选择一组议题，然后点击“启动议题审批流程”按钮来启动审批流程：大部分的内容系统已经按照默认信息填好，用户填写会议名称、会议时间以及会议序号即可。在会议议题审批界面还可以对议题进行增删改操作，也可以指定议题讨论顺序。全部人员审批完成后，审批表会回到会议管理人员。会议管理人员打开议题审批表，系统默认显示会议通知编辑页面，用户点击“套红”按钮，系统自动生成会议通知，用户只需稍做调整就成为一份正式的会议通知，如下图所示：*-M.it划*日主査询*计划罰卫・［W］关于下蛊°播园小鏗|燈滋…・【平件】案于口如t堪:…*W1T•［平也工于下乜“SW狱台《5衣.深圳帀盐田区人民政陷办公室.区政府當务会逗通如W于十月二十三日£且期PD上午9;盹时，柱区帝取中右宮齐食议呈-出；I收到会议通知的人员，系统桌面上会显示常务会议通知的信息。*抿告月餐7.处务员交宙-［艸】关于侏!1帀聘区工舌扫丸摆中.更」::r器门Him也可以打开会议通知，查看具体内容。会中汇报在会议上，参会领导可随着汇报者的汇报演示在个人电脑上自行查看会议议题、与议题相关的会议材料。（汇报者的汇报演示也是使用相同的功能模块通过投影仪来展现）。每个议题的参加部门人员和汇报部门人员只能查看与自己相关议题的议题名称和议题材料，其他议题不可见。办会人员可以调整议题排列顺序和相关参会人员。月劇阳L码袪玄中汇抿西T現中C'11C4W^*^区行球中心i讪常芳业谖图：图中汇报列表±E1匡1sxe-in-®■»；»ESS-tfiW区氐利回右区和府;喘主曲•.如卄Eh切匹.确嚼一茗砂EUR*」壬任.E®丽耳慣・WRftfr畑关干童因区叶来无业瞬人耐帝天■武的■苦迢栖碱師舉削禅门EAir寿却膏昙E?.住醜即闵«tHl耒干^田国标无业屈■人师樹*£杓砖.drIt曲譚第帀址比雀耶GI低吕|*5i此»55球打M旳通打"鋼』ETTIB鸟如断1ERBE•thtit歸罰1|巾崔Ifcor粗1即咄■宙时菲爲.匿Sj|*閒曲由蓦BliiSl.dac汇报部门和参加部门人员只能看见与自己有关的议题信息，如下图所示：EM牡垃捷型莒畀合迎合逆堆点区行政中心LLUJ^•并合说空20站-1M&09：WEJRiMEffiWEfcSJ^te-.ESi»+±if.医人社韶昭匠列曄AE区丄丸常牡••瑕册昏一电曲学p区麻办刊主任.区确目号冷^ttRRrfe・网西隔局疋・审计局崗匡9lBi«t初市计舔棒薪區JSS».系冥馬方第«）担鶴rauen涔卯断E&W局tmtftm讦圳EH位即唯崔暂曲存阳軽及韻瞬方S：的通湘讼会议纪要审批针对大型会议，每次会议之后，由相关部门起草一份会议纪要，发送给领导审批，最终形成正式的会议纪要并发布。图：启动会议纪要流程会议纪要审批窗口由三个部分组成：审批意见、会议信息和会议纪要正文，这三部分的显示顺序可以调整。会议纪要审批完成后，系统自动将会议纪要的正文添加到相应常务会议记录中，如下图所示：为降低维护难度，我公司承诺会议管理系统与协同办公系统进行无缝集成，并且会议管理系统使用协同办公平台的用户，与协同办公平台实现统一待办、统一信息展现，会议管理系统过程中产生的议题、会议纪要、会议通知、会议室预定等相关审批表单都需使用已建成的应用支撑平台提供的工作流工具及表单工具设计实现。甲方提供协同办公系统相关接口资料。.11系统主要设备参数要求第章督查督办系统设计参照同类单位督查督办功能的实现方法，结合本系统所提供的相关功能以及广州是体育局实际业务情况，我公司将实现该功能，完全满足广州市体育局实际业务需求。.1督查督办建设目标梳理、优化督办业务流程工作汇报智能提醒3.自动催办规范工作汇报流程提供完善的查询、统计手段督查督办提供了督查立项，督查办理，督查反馈，督查事项查询，督查统计等功能。完成对督查事项的筛选、立项、督办、反馈、统计、汇总、查询等的全程自动化管理。.2同类机关督查督办业务说明.2.1业务范围说明我公司已经在众多政府中实现了督查督办业务（如清远市政府、黄埔区、南沙区、天河区等）经过总结，督查督办业务范围可描述如下：序号业务范围描述1督查来源督查件来源分为两种：1、一种是限制办理时间的公文；2、另一种是限制办理时间或重要性较高的事项；这两种督查件的共通点是超过办理期限时，需要通知相关人员，并对办理人员进行催办；不同点在于公文办理有各自的办文流程，而事项办理为各自的办事流程；2督查形式督查的过程按照督查形式可以分为事前催办和事后监督：事前催办在于督促办理人员按照办理要求对督查件进行快速办理；事后监督体现为在绩效评估期间，可以根据督查件的办理统计结果对办理人员及部门进行总体评估。3督查内容督查内容可按照单一事项及汇总事项来分类：1、在单一办理事项中，根据事项办理过程中，收集办理数据汇总后，成为单一事项的督查内容；2、在对评估期间对多个督查事项的办理过程进行统计并分析数据，形成办理绩效统计表，是对办理人员或部门的汇总事项的督查内容。22黄埔区政府督查流程■督办类型一览:督查月雷委办并」办绘领祕小件的通曰区爺必習鱼爭顶办哽怙况壬批我曰號査办替克状卷跟琮衷m区委必骨杳类区内蒔闻杵月学委毎亍同盂批■■卜件办連怙况土批S專鞋导同志我办事項办理借抚呈e区妻亦晋査回访情沁畴曰区委办替克立顶呈抿我冋IX委办普查艾省巾传捌杵督查类型对应流程市级市委领导批示件区委办督查类省市传阅件市部门督查事项区委办督查类省市传阅件区内会议事项督查全会区委办督查通知常委会区委办督查通知视频会议区委办督查通知其他会议区委办督查通知决策督查区委办督查通知区内专项督查区委办督查通知区内一领导交办事项督查区委领导同志交办事项办理情况呈批表区内一区委领导批示件区委办关于办理领导批示件的通知（用于发出事项）区委领导同志批示件办理情况呈批表（办理）区内一督查专报区委办督查类区内传阅件工作通报工作通报■部分流程设置利用应用支撑平台设计统计表督查事项已发出督查数各单位完成数督查科已办理事项数各单位未完成数各单位续报数市级市委领导批示件市部门督查事项区内会议事项督查全会常委会视频会议其它会议决策督查专项督查领导交办事项督查区委领导批示件督查专报工作通报单位名称承办总数完成数按时完成数延时完成数超时完成数未完成数单位名称承办督查事项总数已完成总数按时完成数经区委办督科同意延时后，延时完成督查事项的总数超过时间，未经督查科同意但仍然完成的督查事项的总数未处理督查事项总数.3体育局督办流程设计流程说明：1.督办新建成功后，会自动在督办人员的督办事项列表中显示，同时也会在被督办人员的督办事项列表中显示。督办事项列表可以看到所有的督办事项，包括已反馈和未反馈的；2.被督办人员必须在反馈时限前填写反馈意见，并上传相关办理成果附件提交到督办科人员审核如果超过反馈时限还没填写反馈意见，则默认无反馈意见并把督办事项的状态更新成下一阶段的督办事项；未提交反馈意见的督办会显示在“未反馈”列表中，已提交反馈意见的督办会显示在“未反馈”列表中；审核没有通过的督办反馈，会退会到被督办人员重新修改后再提交。如果督办人员没有审核反馈意见，在超过督办期限后会自动通过审核；如果被督办人员觉得督办事项已完成，无需再提交反馈，可以选择“无需反馈”提交，如果审核通过则此督办事项被列为已完成事项。.4督办立项新建督办的权限可根据实际情况配置。新建督办的情况分为两种，第一种是手动新建一个督办，督办的事项是独立的，由建立督办的用户自由填写。第二种是由收文直接转换成督办，督办的事项就是公文所需要办事的事项。新建督办后，督办人员根据实际需要发送到督办科长、督办科副主任、督办科主任审核，或不需要审核直接发送到被督办单位。.4.1手动新建督办督办人员进入督办页面，点击“新建督办”，进入新建督办界面，如下图：I苜页「殳文竝1里］骨查音殍［公共信息［综合管T您好！今天黒2012^4月空曰o公文骨办页庚:°用贡本页口记录数a'曾办列L业爭柩.速袈..待反简已反菩已完咸待反谄（协加）已反遥（协曲）；新建督办时，需要填写的信息包括：督办文号（督办科自定义），督办分类（区政府重点工作、承办市政府重点工作、区长办公会议、区政府常务会议），任务内容（被督办事项的内容摘要），领导批示，相关附件（被督办事项的附件），牵头（负责）单位（可多选），配合（协办）单位（可多选），第一次反馈时限（所有的督办由第一次反馈时限为结束时间，但如果选择了反馈频率，则每次反馈的时限为“第一次反馈时限”+“反馈频率”），反馈频率（下拉框：每周、每月、每半月、每季度、每半年、每年），经办人，经办人电话（被短信催办的对象）。如果是以收文转督办件的方式新建督办，则系统会自动摘取任务内容、相关附件和领导批示等信息。如果手动新建，则以上内容必须手动填写。如下图：填写完成后点击“发起督办”按钮，可以发起督办。督办信息可随时修改，系统根据修改的情况自动调整督办时限。.4.2收文转督办督办人员先通过公文查询功能找到需要转督办的公文，然后点击打开公文，在公文上方的菜单点击“督办”按钮即可对该公文发起督办，如下图：被督办人员在接收到督办事项后至第一次反馈时限前的时间段可以根据督办事项办理情况填写反馈意见并提交。.5.1查看督办事项督办人员发起督办后，被督办单位的督办人可以在公文督办的“待反馈”页面找到督办项，所有需要反馈的督办事项都可以在此页面找到，已经提交反馈且还没到下一阶段反馈时间的督办事项会在“已反馈”页面显示，如下图：牵头（负责）单位根据实际情况填写结果反馈，并在反馈时限前提交，否则系统自动提交，提交的内容包括：结果反馈和上传附件，如下图所示：rra“民Of却ISFlTE】節新・5・3反馈时限说明所有督办事项都会有第一次反馈时限和反馈频率（可为空）。当反馈频率不为空时，督办事项会一直在未完成的状态，当被督办人员在第一次反馈时限前提交了反馈意见后，以后的每一次督办时限为第一次反馈时限日期+反馈频率，直到牵头（负责）单位点击“无需继续反馈”按钮。在未超出本阶段的反馈时限前，不能提交下一次反馈意见。在督办反馈时限前被督办人员必须提交反馈意见，否则系统会自动提交空意见（即没有反馈意见）。一旦反馈提交后将不能修改，除非没有通过督办单位审核。多次反馈的意见最终会汇总在一起，如下图所示：主东殛丽［ft办办理嗣奉头（负贵》单位办理信息.5.4反馈审核正在椎进申毗示诸矗共编机iE-fftEiS申a冃阐定宙甬总甬丽刑爺琏貝詐渓匡列：〕辅巧匱賀痢楸商取莖*厲门二丿壬啓聲J创n訴的胃応曰is：昶正在握世申3自前狂由苗建制办和孜娄軒台呈婕E为制过攫包装罰敌蔚理■■；'■几夕窃帆楹与布芒制办开眾羽芒调鬥』推胡抑甜过色薛的住府皑迂尽慄岀生（注丿红現戸^C）22$1c4^LeB16：36无藕继统厦馈牵头（负责）单位或配合（协办）单位提交反馈后，将不能作出修改，反馈意见由督办单位进行审核，如果审核不通过，可以在反馈期限前退回反馈单位，如果在超出反馈时期仍未对反馈意见进行审核，系统会自动默认为审核通过。审核通过的反馈会更新到督办事项的结果反馈汇总。如图所示：即使是没通过审核的反馈意见，领导也随时可以查看。.6督办事项的显示督办事项会根据督办人处理情况自动显示在不同的督办列表中。其中主办跟协办分开显示，即督办事项（主办）列表分为有“未反馈”、“已反馈”和“已完成”，同样督办事项（协办）也一样（同公文的待办跟待阅），如下表：督办事项处理情况督办人员列表被督办人员列表公文督办列表未反馈已反馈口宀已完成公文督办列表未反馈已反馈待审核口宀已完成新建督办••••未提交反馈意见••••已提交反馈意见••••审核通过••••审核不通过••••进入下一个反馈周期••••无需反馈••.6.1督办列表显示字段督办事项列表显示的字段包括：督办分类、任务内容、督办文号、任务来源、分管领导、紧急程度、牵头（负责）单位、配合（协办）单位、第一次反馈时间、反馈频率、催办、接收情况。其中接收情况可以点击弹出查看页面，显示所有单位（主办和协办）的接收情况。.7领导批示督办领导可随时查看督办事项，并对督办事项进行批示，如下图：督办信息山主办办理信息11协办办理信息I任务內容第一次反馈时间批示语放大编辑请尽快办理.领导批示.8智能提醒和催办系统可根据督查事项的任务汇报间隔，通过系统消息、手机短信自动发送工作汇报提醒，提醒主办部门环节和会办部门环节完成相关督办事项。系统可根据督查事项的紧急程度、任务汇报间隔（如果没有设置任务汇报间隔，就是要求完成时间）等条件设置及完成情况，通过手机短信/系统消息自动发送催办通知，并记录催办次数.8.1系统自动催办新建督办事项后，如果牵头（负责）单位在反馈时限过了一半时间还没反馈，系统会自动发短信到经（督）办人进行催办，如果牵头（负责）单位在限时前三天还没有反馈，系统会自动发短信到经（督）办人进行催办。.8.2手动催办发起督办单位可以对牵头（负责）单位进行手动催办，跟公文催办类似，可以通过系统催办，也可以通过短信催办。选择需要发起催办的公文，进入催办界面，输入催办信息后选择系统催办或短信催办，是否知会上级等，然后点击发起催办。催办可以选择对督办员或经办人催办。手动催办支持批量催办功能。用户只要选择多个督办事项，点击“催办”按钮，即可同时对多个督办事项进行催办。厂ts-希耐:.=1II釆p£亠中理办□t-ErretftGffQEci■一区，匸一2中a*Cw中S办*決i|亠□dT1.£中S^1-I-七W3*匚73冲理办*□E□.士—*□中理*□-IT中a办□+1fy丁廿=r.中理办*-■-.9查询统计和导出.9.1查询针对所有不同类型的督办事项，系统提供一套统一、快捷的查询方式，提供给领导、督查人员进行快捷查询及督办，针对领导、文秘部门、处领导、承办人员、会办人员等，应当具有不同的查询权限，领导可以看到所有的督办件，普通人员只能看到与他相关的督办件。具有局级督办权的用户，可以看到所有督办件；具有处级督办权的用户，只能看到所有本部门或本处的督办件；普通用户只能看到与他相关的督办件。查询条件若包括公文标题、督办级别、督办件状态、完成时间、被督办部门等五项。.9.2办统计要求督办事项可以用时间、期限、类型等等进行查询统计，统计结果可以形成

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或图表。如下图表：2015年6月督办完成情况列表单位/科室名称需反馈数量按时反馈数量按时反馈率电子政务科ioio100%6%14%□正在办理□已完成6%18'匚|正在办理□已完成领导批示会议纪要■重大事项报表自定义用户可以自定义报表，自定义报表时可以从系统字段中选择需要统计的内容，并定义公式，从而形成自定义报表格式。督办件情况一览表统计事项名称、领导批示、分管领导、主办部门、最后一次汇报时间及内容等内容。督办件完成情况一览表分部门统计按时完成、延时完成、正在办理、按时汇报、延时汇报、催办次数等信息。督办件一览表统计事项名称、分管领导、主办部门、领导批示、完成情况、当前问题、下一步计划等信息。重大事项汇报形成历史一览表针对重大事项的汇报历史进行统计分析。重大事项完成历史一览表针对重大事项完成的过程进行统计分析。部门催办数量统计报表按时间、部门统计被催办次数。.9.3导出通过统计功能过滤出来的列表可以进行导出，导出格式为word或excel。具体格式由督办科提供。.10系统配置.10.1督办联系人管理每个单位或者科室都会有固定的督办人，负责人和督办领导，当发起催办时可以直接对这些人员发送短信催办。具体每个单位或者科室的督办人，负责人和督办领导可以由部门管理员进行调整。但每个人员的联系电话还是由系统统一管理。.10.2流程配置为了规范督查及汇报工作，需要按照系统定义好的流程来开展工作，采用体育局目前已建成的OA系统中提供的流程定制工具实现。.10.3表单开发督查业务分为督查表单及工作汇报表单两大类，需要根据业务进行开发。采用体育局目前已建成的OA系统中提供的表单定制工具实现。.10.4权限、角色设置督查系统角色分为领导、办公室领导、部门领导、部门人员等、办公室督查人员等5类，权限也根据角色进行相应配置。权限、角色依托体育局目前已经建成的OA系统中的用户管理、权限管理实现。.11基本功能事项管理：实现事项的创建以及动态维护。任务管理：任务是最小工作单元，实现任务的创建以及动态维护。撤销回收：实现事项、任务的撤销、回收。归知识库：督办事项相关表单归入任务系统，作为参考资料。提醒催办：自动提醒即将到期或已逾期的任务，或手工催促反馈人。流转监控：可视化任务流转环节、相关处理人以及任务进展情况。耗时预警：可视化任务流转时长，及时警告超时未处理的任务。综合查询：按照人员角色、任务来源、机构设置等综合条件查询。工作流管理：衔接OA系统的工作流功能，实现任务引入、办结的审批。报表统计：按照部门、来源、项目等类别，以图形设计、展示报表。.12扩展功能政务安排：发布领导、部门、个人工作安排，以供共享和考评。工作动态：发布领导、部门、个人工作进展情况，以供共享和考评。绩效管理：自定义考评因子和维度，动态统计个人绩效分数。★为降低维护难度，我公司承诺督查督办系统与协同办公系统进行集成，并且督查督办系统使用协同办公平台的用户，与协同办公平台实现统一待办、统一信息展现，督查督办系统过程中产生的督办立项等相关审批表单都需使用已建成的应用支撑平台提供的工作流工具及表单工具设计实现。