秘书学案例分析

秘书学案例分析 1.充分的发挥自己的主观能动性 实用案例 这天下午上班不久，市工商银行的李行长打电话来找张总，张总恰巧去市政府汇报工作了，秘书于雪接了电话。李行长是张总的研究生班同学，两人私交不错。电话里李行长对于雪说，他们导师的夫人昨晚去世了，他想约张总明早一起去看看导师。“你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回个话。”因为关系很熟，所以李行长说话也比较随便，“另外，看导师的时候，多少得送点钱，表示一下心意。我们俩最好送一样多，你问问你们老板，看他打算送多少，到时候告诉我。” 张总到下午7点多才回办公室，于雪马上把李行长的意思向张总做了汇报。“你说送多少钱比较合适,明天还要带些什么东西去,”不知是因为累了一天让张总懒于费神，还是因为张总对这类人情往来没有什么经验，张总向于雪征询意见。 对此毫无准备的于雪只好摇头。那一刻她从张总眼里看到了对自己的不满。 问题出在哪里呢, 2.提高工作的含金量 看案例:于雪是天津某高科技公司总裁秘书。公司从无到有发展迅速，并成立了好几个分工司，去年年营业额接近10亿元人民币。这天上午，总裁正在召集各分公司负责人开营销会议，公司财务总监刘总给于雪打了个电话:“于雪，你好，我是财务部的刘志。” “刘总，您好～” “总裁这几天能抽得出时间来吗,北京天地证券公司的马总想过来拜访他，一起吃顿饭。” “等总裁开完会后，我问一下总裁的意思，回头给您电话。您看可以吗,” “谢谢～”对方放下电话。 散会后，于雪马上做了汇报。总裁想了一会后反问于雪:“你说我有必要见这位马总吗,” 于雪不知如何回答是好，总裁对此显得很失望。 3.充分发挥职务优势 4.在“打杂”中创造机会 案例: 于雪是名牌大学毕业的高材生，工作3年多了，虽然有“总经理秘书”的头衔，但一天到晚也没有多少事可做;很多朋友羡慕她的工作轻松，但她却因为找不到展示机会而于心不甘，这天上午老总在开会，她又没有什么事，只好像往常一样在网上浏览新闻和八卦消磨时间。11点息，消多。老总开完会出来，告诉于雪自己下星期一去上海出差，让她把上海两个客户的找出来。 “您坐飞机去吗,”于雪问。 “是的，打算乘星期一下午3点多的飞机。”老总说。 “那我帮您去订机票吧,”于雪主动请缨。 “不用了，我这里有订票处的电话，回头你帮我下楼取一下就行了。”于雪只好悻悻地回到自己的办公室。老总在家她都感到无所事事，老总出差之后她会更无聊。想到这里，她暗叹一口气，把两份合同找出来交给老总之后，继续上网打发时间。 问题出在哪里, 1 实用案例 这是一家通信辅助设备制造公司。这天老板终于得到了与本地移动通信公司老总见面的机会,并约好晚上一起吃饭。下午,老板就晚上见面的是与秘书于雪商量。 “听朋友说，移动公司大老板的酒量很大，今天得有人陪他喝酒才能尽兴。我原准备让研发部主任刘奇一起去，但他太书生气，不会喝酒。除了销售部主任王涛，你看还让谁去比较合适,”老板兴致盎然的问着于雪。 “我不知道呀，您定吧～”于雪诚恳而有礼貌的回答。 听于雪这么一说，老板兴致陡降。接着他指着移动公司的宣传样本问:“这个上面写的 ‘sp’(指内容提供商)是什么意思,” “对不起，我是学中文的，也不懂sp是什么意思。”于雪事实求是的答到。 “好吧，你出去忙吧～”老板明显的不高兴。 在日常工作中应如何利用职务优势充实自己呢, 第一，仔细阅读和琢磨自己经手转发的各种文件和资料; 第二，留意上司的电话和上司与各部门经理的谈话; 第三，留意网上和报刊杂志上有关本行业的新闻和动向，遇到不懂的问题就像同事等请教。 先看一个案例: (一)工作失误是难免的(二)失误后必须主动道歉 五、秘书工作的特点 (一)需要当机立断处理的事情多(二)工作中的变数多(三)一心多用的时候多 (四)忙闲不一的情况多 六、提高工作效率与质量 1.强调质量意识2.做好工作计划(1)工作程序化(2)分清轻重缓急(案例)3.合理利 用空余时间 4.工作创新 案例1:电话号码 这天上午,公司秘书于雪在给胡总送邮件是,听到胡总正在与恒昌公司老总通电话:“--- 你说是天地公司赵总的电话吗,我好象记得有他的名片，回头我查一下告诉你---你们公 司今年的生意如何-------”正巧于雪早上整理名片夹时无意中看到了赵总的名片，知道 电话号码是87654321。面对这种情况，秘书怎么做, A. 马上把电话号码写在便条上，放到胡总面前。B.当作什么也没有听见。C.如果胡总问 自己的话，就告诉他7654321。D.如果胡总问自己的话，就写在便条上递给他。E.把电 话号码写在便条上，站在旁边，等待时机。 你认为哪种比较合适,请说明理由。 选择A ，可能会让老板觉得秘书喜欢偷听他打电话。秘书做事应该积极主动，但也要注 意自己的行为是否会给老板带来困扰。直接告诉老板号码，也许完全违背老板意图。 2 选择B，可能会让老板觉得自己的秘书缺乏积极主动的精神。而且，在当时这种下，不必装做没听见。 选择C，有可能让老板反感。因为口头告诉老板电话号码，一是会打断通话，二是老板不一定记住，更重要的是老板正通话时，秘书最好噤声。 选择E更不合适。一般情况下，老板通话，秘书不应该站在旁边。 D比较合适。这样做既协助了老板工作，又没有干扰老板。老板完全可以按自己的方式去跟对方交流。 案例分析: 部门经理之间的矛盾 背景:李明是公司销售部总经理，刘枫是市场部的副总经理。公司刚成立的时候，他俩都在销售部，是工作上的搭档。但两人的工作作风完全不同，李明工作上一向大刀阔斧，而刘枫则精益求精。由于两人性格上的差异，再加上一些个人的恩怨，所以，几年来他俩一直不和。这在公司内部几乎是尽人皆知。 老总刚从集团总部调来不久，想打开欧洲市场，于是准备派李明和刘枫去参加下个月的的莱比锡国际博览会，同时考察欧洲市场。秘书于雪在于老总的接触中，知道了老总的这一想法。面对这种情况，于雪应该如何处理,看下面的选择: A.如果老总问派他俩带队去欧洲是否合适，就说自己不清楚。B.主动向老总汇报:听销售部的于娜说，他俩曾在餐厅动手打过架，不知是否受影响。C.如果老总问起李明和刘枫的关系如何，就说他们两人因为性格等方面的原因，在工作中确实有些矛盾D.如果老总不问，自己就不说这件事。E.如果老总问，就说他俩性格不合不来，但并不影响他们一起带队去欧洲。 总计10分。如果找到最佳选择得4分，回答住作为最佳选择的理由得2分; 如果对其他4种选择进行了正确的评析，各得一分。 本题的关键:只有对上司的决策有用且必需的情报才能称之为“信息”。 选A不合适。对于秘书来说，远离公司管理人员之间的是非恩怨，这是对的，这是秘书做人的一条原则。但是当老总问起有关问题时还明哲保身，对这一公开的秘密装聋作哑，不以公司利益为重，则是一种不负责任的行为。 选B则走向了另一个极端。为上司收集信息是秘书的一项主要工作，但提供的信息要准确，所以，道听途说中的“打架”事件就不适合汇报。 选D也不合适。两位经理之间有矛盾，这是事实，但如果没有安排他们去欧洲的计划，秘书的确没有必要主动汇报。上司每天要处理那么多的信息，如果再把管理人员之间的纠纷汇报上去，无疑是对上司的“信息污染”。然而，当得知上司的安排后，这种小事就不再无足轻重，它有可能影响欧洲考察效果。所以，此时的知情不报就成了一种不负责任的行为。 选E错在秘书擅自替上司做判断。让上司了解这两位经理性格不合，这样做没有错，至于会不会影响考察效果，应该让上司自己判断。上司最反感越俎代庖、自作聪明的下属，所以，一般情况下，秘书只告诉上司“1+1”这个事实，结论是2还是10，应有上司自己做判断。 案例分析:秘书要认错吗 这天上午，秘书一边在前台值班，一边在给老板的发言稿润色。但秘书正给一位新来的客人沏茶时，总裁办公室主任过来说老板要看发言稿。秘书说还有一点没有改完，如果老板急着要，那就请主任帮忙把把把关再送给老板。主任说没问题。到中午的时候，主任对秘书大发脾气，说老板对发言稿很不满意。 面对办公室主任的批评，秘书应该怎样处理,下面有几种选择:A、由于当时太忙，没有 3 仔细检查，我下次一定注意。B、我当时就说还没有改完，你应该改完之后再交给老板呀～C、实在不好意思，我今后一定注意。D、头，别太在意，就是老板自己不也经常出点小差错吗, E、老板也是鸡蛋里面挑骨头，一点小毛病自己随手改不就完了嘛～ 对于以上几种选择，你热内那种选择最合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。本题应选择C 选A是不对的。秘书在工作中难免出现这样或那样的失误，但不管是什么原因造成的，错了就错了，没必要再为自己的失误作辩解。 选B是非常恶劣的，不仅推卸自己的责任，而且把责任推到了自己上司的头上，这样做只会火上浇油。 选D是缺乏基本素质的表现。不管老板是不是经常出错，秘书无权公开指责自己的老板。这是秘书人员的大忌。说话腔调随意显得油滑，不够严肃认真。 选E也是错误的。秘书是老板的助手，即使老板出了失误，秘书应该积极采取补救措施。而现在秘书出现失误，却指望老板帮忙改正，这说明秘书不明白自己的职责。 本题的关键:秘书不论在什么情况下都要诚实、谦逊。 案例分析:如何通知市场部 年底快到了，这天上午秘书正在自己三楼的办公室赶材料。下午四点来钟让秘书过去。老板交代完一些正事后，想起一件事来:“今年我们公司的销售不错，市场部的几个人功不可没。明天晚上没什么事，我想请他们吃顿火锅。你帮着安排一下。”秘书就吃火锅的具体时间、地点和进行了确认之后回到了自己办公室。应该如何同志市场部的人呢,现在有以下几种选择: A、正好有人去一楼的市场部，托他带话。B 、用内线电话通知市场部经理。C、暂时放下手中的工作，专程去一趟市场部。D、打电话叫市场部经理来自己办公室一趟，把具体事项交代一下。E、用短信通知市场部经理。你认为种做法比较合适，请说明理由，并对其他几种做出评析。 案例:寄信 一天，老总怒气冲冲地把秘书于雪叫到办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄来一封非常无礼的信。他自己起草了一封简短的回信，让于雪马上把信寄走。信的内容是这样的:“我没有想到会收到这样的来信，尽管我们之间已经有那么长时间的往来，事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道你的行为～” 面对这种情况，于雪应该如何处理, 1.“好的，我马上去办～”说完，于雪就立即回到自己的办公室把信寄走了。 2.默默的回到自己的办公室，当作什么也没听见。 3.如果将信寄走，对公司和老总本人都非常不利。于雪想到自己是老总的秘书，有责任提醒老总;为了公司的利益，得罪老总也值得。于是对老总说:“老总，这封信不能发，别发了吧～” 4.于雪非但没有退出去寄信，反而前进一步向老总提出忠告:“老总，请您冷静一点～给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢,在这件事情上，难道我们自己就没有值得反省的地方吗,” 5.当天快下班的时候，于雪对已经心平气和的老总说:“老总，可以将信寄走了吗,” 分清轻重缓急 于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室主任就交代她整理一份材料，明天下班之前交给他，说是下个星期开会要用。她看了一下，有20页，共3万多字。她还没来得及坐下，周总就来电话，说今天下午2点他要与财务部总监、市场部和销售 4 部总监一起商量工作，让秘书通知他们。刚放下电话，机要室有给于雪送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的，说他们一个副总过几天要来本地办事，请接待一下。 她刚看完传真，办公室主任又来电话，说田副总原定下月初到电视台为《一周财经观察》节目做嘉宾。现在由于时间关系去不了了。让于雪打个电话通知电视台。人力资源部门的人又过来通知她，让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下午下班之前为报名的最后期限。一上班就遇到这么多事，于雪觉得头都大了，一下子不知如何下手。 客户希望宴请老总 今天下午老总刚出门,公司的大客户刘老板就来电话,说想请老总明天晚上一起吃顿饭,谈谈合作项目。秘书于雪负责安排老总的工作日程，知道老总明晚没有什么安排。 面对这种情况，秘书应该如何处理, 现在有这么几种选择: 1.对刘老板说:“那时上班以外的时间，我不清楚老总有没有别的安排，您还是直接跟老总联系吧。”2.对刘老板说:“老总明晚没有安排，可以去。”3.虽然老总明晚没有安排，但不清楚老总的意图，所以，对刘老板说:“待我请示一下老总后再答复您。”4.对刘老板说:“老总最近身体不舒服，去不了。”5.对刘老板说:“老总他也一直想拜访您，他明晚肯定去。” 对于以上分析，你认为哪种比较合适,请说明理由，并对其他几种选择进行评析。 老总闷闷不乐时 这天早晨老总眉头紧锁,一言不发的走进了自己的办公室,秘书于雪跟他打招呼” 早上好!”他也爱理不理的。老总平时和蔼可亲，常常跟下属开玩笑。于雪心想老总肯定遇到心烦的事了。 面对这种情况，秘书应该如何处理, 1.既然老总心烦，他肯定需要一个人独自呆一会儿，所以先不要去管他。2.心烦归心烦，工作是工作。今天有一大堆事等他决定，所以拿上一叠文件到老总办公室去找老总批阅。3.翻出老总的日程表，取消老总今天一切约会安排。4.泡上一杯浓茶送给老总，问他是不是要先休息一会儿。5.马上跟着老总进去，问出了什么事。 看下例: 2.秘书在传达贯彻领导意图时应注意的问题:一是莫误传达时间。 二是不能截留领导意图。 三是不能随意解释或歪曲领导意图。 看下面的例子: 下面案例中的秘书小李错在哪里: 某机关王处长，不问青红皂白，写信把另外一部门的属下严厉的批评了一顿，批评他办事不力，结果过了几天之后，真相大白，是王处长冤枉了那位属下，王处长十分后悔，决定亲自打电话向那个属下道歉，这时一旁的李秘书得意的说:不用了,你那封信我根本没有发出去，因为我知道你会后悔的。所以我就把信压下了。”王处长听了后如释重负，然后又怀疑地问她:“压了整整三个星期,”李秘书说:“是的。” “那么最近发到欧洲那几封信也压下了吗,”李秘书说:“我没有，因为我知道那些信是不该压的。”结果没想到王处长大怒:“这事是你作主还是我作主,～”李秘书说:“我做错了吗,”王处长说:“是的。”就这样李秘书被记了一个小过，只是没有公开。当然李秘书觉得自己满肚子的委屈，逢人便倒苦水，说委屈。不久整个单位都知道了这件事情。结果，半月之后，李秘书就调走了。 从中得到的教训: (1)她不该自作主张扣押领导信件，而不与领导沟通。(2)她不该自以为是，觉得领导犯了错误会有后悔的一天，而自己帮领导避免了一个错误就洋洋自得，以功臣自居。 5 (3)她不该逢人便讲，给自己“伸冤”，把小事弄得尽人皆知有损领导威望。 3.树立沟通意识，学会进谏。 秘书人员作为领导的助手，必须时时与领导保持良好的沟通状态。但受到领导批评时候，应该如何与领导沟通向领导进言呢, 秘书受到批评情况有二:一是工作中做得不好，领导不满意;二是因有误解而批评。针对第二种情形我们不妨看下面的例子: 秘书小刘，因为刚刚到单位工作就比较出色，深得领导的赞赏，许多重要的活动都让他组织，可谓对他委以重任，这就招来了一些人的嫉妒，尤其是单位里另一个秘书小张，比小刘先进这个单位，但是工作表现不出色，没有得到领导的重用，于是小张就到处说这位小刘秘书的坏话，说他骄傲、轻狂，不把别的人放在眼里，甚至不把领导放在眼里，这些话传到了领导那里，领导信以为真，对小刘渐渐疏远，有点把他晾在一边的味道。 小刘秘书真是有一肚子的苦水，但是他没有立即表现出来，更没有逢人就替自己开脱。他一方面自己进行检讨，看是不是自己确有做得不好的地方，另一方面对同事采取积极接近的态度，对待那个说他坏话的小张，他也并不是冷眼相向，反而主动帮他完成任务，但是不把功劳放在自己的身上，这样单位里有关他的舆论好了起来，一些人开始替小刘在领导面前讲好话，一度说他坏话的小张也不再说了。 领导对小刘的态度有所缓和，这时小刘秘书觉得是向领导申诉的时候了，但是具体的时机和方式呢,小刘的领导喜欢在午间休息的时候打乒乓球，小刘秘书就陪领导打乒乓球，他一方面显示出自己打乒乓球的实力，一方面又恰到好处地让领导赢球，让领导在竞争的感觉中赢球，领导很高兴，说:小刘，球技不错呀。这时小刘秘书说:哪里，还是王局长的球技不错，是不是以前学过 , 领导笑着说:我可是全靠自学的，没事打着玩。小刘秘书就说:是吗,我看您都是准专业水准了。我都拿出了自己的看家本领了。领导说:是呀，小刘，你打球还是比较厉害的。这时小刘秘书乘机就说:我这个人就是实在，打球的时候我就想着好好打球，所以有的人说我打球的时候不给人留情面，说我工作的时候也这样，其实和打球一样，我没有想别的，就是想把事情做好。不过，我以后一定要注意，因为不是每个人都像领导一样了解我。 领导听完小刘秘书的一席话，笑道;“这我也听到过，当时就告诉他们，年轻人嘛，有干劲是好的，好好做工作，别管别人怎么想。我就喜欢你这样的实在劲。你不知道，局里好多人打球总是让着我，没劲，让我球技总是得不到提高。”从那以后领导总喜欢叫上小刘打球，对小刘秘书的印象大有改观，一年后，提拔他当了自己的助手。 从中学到的处世技巧 1.在遭人诬陷，受到冷落和排挤的时候，不要失去理智，而要一面要反省自己的不足，努力改进，一面要对于心存妒忌而造谣的人报以宽容态度，并主动帮助，从而化解矛盾，使其心服口服。 2.要懂得选择适当的时机向领导澄清，在和领导建立共同娱乐爱好的基础上一不经意的方式阐明自己的做人原则，以获得领导的认可和好感。 3.打球时，小刘不卑不亢，一方面显示自己的实力，让领导在竞技中尽兴，一方面又巧妙的不露痕迹的让领导赢球，让其获得某种成就感和威严感，同时也为自己树立了良好形象。 沟通的时机选择对沟通效果起着直接重要的影响。 案例一 东北军阀张作霖没什么文化。在一次给日本“友人”题词时，把“张作霖手墨”的“墨”字 6 写成了黑，有人说“:大帅，缺个土。”正当张作霖一脸窘像时，身边的一个秘书却大喝一声:“混蛋，你懂什么～这叫‘寸土不让’～大帅能轻而易举地将“土”拱手送给别人吗,” 此人后来成了张作霖离不了的得力助手。 案例2 某公司召开年终总结大会，主任讲话时出了个错，他说:“今年本公司的合作单位进一步扩充，到现在已发展到47个”。话音未落，他的秘书站起来，冲着台上正讲得眉飞色舞的主任高声纠正道:“讲错了 ～讲错了～那是年初的数字，现在已达到63个。”结果全场哗然，主任羞得面红耳赤，情绪顿时低落下来。 从中得到的启示 1.领导出现失误、漏洞，作为秘书人员要提醒，这是分内的事情。 2.注意提醒的方式、场合、语气、语态，不能让领导当众出丑。 3.可以以巧妙的方式诙谐的语言为领导解围，也可以时候私下里与领导沟通，切忌当中指责，让领导下不来台。 催材料 财务部李经理从老总那里拿了一份材料。这天,老总急着要那份材料,便让秘书于雪去财务部取回来。在电梯口于雪正好碰到有急事要外出的李经理.他听于雪说要材料,立即说回来后马上给她送过去。 面对这种情况，秘书该如何处理, 1.严肃地对李经理说:“是老总让我来取的，您可不要不当回事呀～” 2.问李经理大概什么时候回来，回来后能不能把文件送过来。李经理说一个小时之内回来，回来后一定把资料送过来。于是秘书回办公室向老总报告。 3.听完李经理的解释后，叮嘱到:“您可千万别说话不算数呀～” 4.秘书带着恳求的口气说:“李经理，我求您回办公室给取一下吧，不然我没办法向老总交代。 5.秘书爽快地说:“行，回来后马上给我打电话”。 分析案例: 某公司董事长收到一封有着长年生意往来的代理商寄来的无理信函。看后，董事长感到非常气愤。立即把秘书叫来，说:“真没想到会收到这么不讲道理的信，虽然我们有着长久的生意往来，也只能到此为止了。对这事，我还打算对外公开。”按照这种意思，要秘书迅速复函给对方。 那么，秘书应采取何种态度呢, 分析下列几种做法 (1)“好的～董事长。”说完，立刻走出办公室，去打字、投邮。 (2)认为这项在董事长盛怒之下做出的决定，对公司、对董事长都没有好处，倒不如把这封信“压下来”，不必去打字，也不必邮寄。 (3)“董事长，何必为了一时之气，得罪往来已久的代理商呢,请您三思啊～”向董事长提出了这样的建议。 (4)当天晚些时候或经过一段时间董事长息怒后，将打好的信件，送给他过目，并说:“您觉得这样可以寄出去吗,” 第一种:对董事长的命令绝对的重视与服从，但不能盲目服从。 第二种:是为董事长和公司利益着想的，但实际上，他逾越了秘书的权限，所以并不妥当。 第三种:从秘书是协助者的角度看，实际自然的反应。帮着领导出主意，让领导思考后再作决策，但严格说来，这也是对公司决策的干预，也属越权行为。 第四种:是正确做法，理由:董事长也是人，难免有怒不可遏的时候，在怒气消退后，自然 7 会冷静地思考问题。这时，一句“您觉得这样可以寄出去吗,”在提醒他再做一次决定。 看下例: 某公司秋季新推出一批促销特价电风扇，这个活动是企划部策划的，由营销部实施。但由于企划部的失误未注明活动截止时期，因此经销商一直到第二年春天还执行此价格。很显然错误根源在企划部，但营销部作为执行部门应当及时发现此问题并及时纠正。两方都有责任，好在旺季未到，公司损失不大。事后追查这件事情时，营销部的人认为，此事是企划部负责安排的，是他们策划不周，所以企划部应该为这事负责。 但当老板要求秘书小周去询问企划部时，企划部负责此事的人给小周来电话，说:“这事责任不在我们。我们只负责方案，时间通常都是三个月，以前均是如此，很显然营销部执行时未能按此办理，再说方案通气会上他们未曾置疑。”小周问:“这事也不能老拖着，你看这事应该如何解决,”那边电话说:“既然都不认错，就请领导裁定吧。”由于部门利益的不同和看问题的角度不一样，各部门之间出现一些矛盾和摩擦是经常的。 秘书常常要充当这种和事佬角色和像消防队员一样到处灭火。现在又是公说公有理，婆说婆有理，该怎么办,老板一看，事情其实不大，损失也很小，两位主任都是大功臣，这次未能升职都有怨气，于是就叫秘书处理。 想一想秘书会如何处理呢, 小周需要做的就是要让两个部门的主管坐到一起，直接沟通，有什么问题当面说清楚，找到解决问题的办法。要让他们尽可能地消除误会，明白公司的利益是最重要的，不能把部门利益放在公司利益之上。 案例: 周红长得并不好看，学历也不太高，在一家房地产公司做文字秘书，周红的打字室与老板的办公室之间只隔着一块大玻璃，老板的举止她只要愿意就可以看得清清楚楚，但她很少向那边多看一眼，周红每天都有打不完的材料，她知道工作认真刻苦是她惟一可以和别人一争短长的资本。她处处为公司打算，打印纸舍不得浪费一张，如果不是要紧的文件，她会把一张打印纸两面用。 一年后，公司资金运作困难，员工工资开始告急，人们纷纷跳槽，最后总经理办公室的工作人员就剩下她一个。人少了，周红的工作量也陡然加重，除了打字，还要做些接听电话、为老板整理文件的杂活儿。有一天，周红走进老板的办公室，直截了当地问老板:“您认为您的公司已经垮了吗,”老板很惊讶，说:“没有～”“既然没有，您就不应该这样消沉。现在的情况确实不好，可很多公司都面临着同样的问题，并非只是我们一家。而且虽然您的2000 万美元砸在了工程上，成了一笔死钱，可公司没有全死呀～我们不是还有一个公寓项目吗,只要好好做，这个项目就可以成为公司重振旗鼓的开始。”说完她拿出那个项目的策划文案。 隔了几天周红被派去负责那个项目，2个月后，那片位置不算好的公寓全部先期出售。周红为公司拿到了2000万美元的支票，公司终于有了起色。过了三年，公司改成股份制，老板当了董事长，周红则成了新公司第一任总经理。老板在新公司的周年庆上当着全体员工热泪满眶的对周红说道:“谢谢你，当初没有你的那番话和你的支持我不可能走出那次危机，也不可能有今天。我永远感激你在我最困难的时候给予我的鼓励和帮助。”周红却说到:“这是我的份内之事，也是每一个公司员工应该做的。”台下顿时掌声雷动。 给我们的启发: 1.作为秘书要具有基本的职业操守，在领导遇到困难或公司出现危机的时候，不应该第一反应就是辞职跳槽。 2.如果秘书人员在危机中仍忠心耿耿，与领导风雨同舟，并能尽最大努力帮其渡过难关的话，将会被领导赏识，对个人的发展将大有裨益。 8 案 例 天安公司的赵灵是一个新员工，她在前台负责接待来访的客人和转接电话。每天上班后一到两个小时之间是她们最忙的时候，电话不断，客人络绎不绝。一天，有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前20分钟到达。赵灵马上通知人力资源部，部长说正在接待一位重要的客人，请对方稍等。赵灵转告客人说:“何部长正在接待一位重要的客人，请您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了，赵灵匆匆用手指了一下椅子示意客人座下，然后赶快接电话。此时客人面有不悦。她的同事小石赶紧过来为客人送上一杯水，与客人闲聊了几句，缓解了客人的情绪。 情景模拟 情景一:有一外地公司的客户，慕名来到滨江公司，但因为事先无约，显得有些不好意思，请演示秘书接待的情景。 情景二:吴总经理与洪达公司王经理是大学的同窗好友，有着十几年的友情，关系非常亲密，经常在一起打球，在生意上也有合作。王经理经常到滨江公司来找吴总经理聊天，吴总经理也经常到洪达公司看望王经理。今天，王经理又来找吴总经理，正好吴总经理不在公司，他陪同台商汪先生打保龄球去了，这时秘书应如何接待，请演示。 情景三:有一位推销员，事先没有约定，一来就声称是经理的朋友，坚持要见经理，秘书请教他的大名，却又不愿通报姓名，也不愿说出求见理由，秘书委婉拒绝安排会见，可他却一直赖着不肯离去。演示秘书应对的情景。 情景四:一天早晨，两位预约的客人刚到，另一位客人却由于急事来到公司，要求马上见到吴总。演示秘书接待的情景。 当上司开会时，秘书接听电话要注意 1、坚持原则。不是很急的事，就不要让上司来接电话，等散会后再说。2、不能简单拒绝对方。如果这样回答对方:“总经理正在参加董事会，估计会议要到5点钟才结束。回头我们再给您去个电话，您看可以吗,这样说容易让对方产生误解。3、事情重要的话应请示上司。这是最好的回答应该这样:“实在对不起，总经理刚散会，您有急事找他吗,”然后悄悄搁下话筒，给领导递张纸条，写明是谁到电话找他，询问他是否接听。如果上司认为事情不急，不愿意去接电话，那么，秘书应回答:“实在对不起，这会儿不知总经理上哪儿去了，回头见找他，我回请他给您回电，您看这样可以吗,(注意不应说“我回叫(让)他回电”) 实训1:做电话记录 这天上午唐龙科技集团公司总经理刘明外出办事，忘了带手机。集团公司董事长王某找不着他，便给秘书于雪打电话:“关于某工程招标的事，我要尽快听取刘明的汇报，刘明回来后，让他给我来个电话。”于雪回答说“一定转达”。 实训2:上司不在办公室 于雪是长城公司负责研发的孙总的专职秘书。这天下午孙总外出办事，公司的合作伙伴恒昌公司的嘛总(也是孙总的好朋友)来电话:“我是恒昌公司的马涛，请问孙总在吗,”“孙总现在不在公司，估计3点钟左右回来，请您到时候再来个电话吧。”于雪这么回答。第二天，于雪在给孙总送材料时，孙总对她说今后接电话时要注意一点，态度别太冷淡。 上司不在时，秘书处理来电注意 ,、表示抱歉。,、没必要说出上司不在的理由和上司的去处。,、让对方了解自己的职责，主动承担转达的责任。询问是否等上司回来后再给对方回电，如果可以就要记下对方的联系方式。,、如果是上司的亲属来电话，要注意措词，就说“总经理现在出去了”，让对方决定怎么做。,、代替上司听取重要事情时候，应将对方的意思再复述一遍。若有他人在场不便让他人听到，就要求对方重说。 9 实训3:陌生人的电话 周茜给王总当了一年多的专职秘书了，对王总的社交范围基本熟悉。这天上午王总外出办事，有一个陌生人打电话来找王总。周茜问对方姓名，对方非常不耐烦，说他是王总20多年前的铁哥们儿。如果王总不在，就把王总的手机号码告诉他，他自己联系。 秘书处理陌生人的电话，要注意: 1、不随便说上司“在”或者“不在”。比如:铃响拿起话筒自报家门后，对方开门见山就问上司在不在。在没有弄清对方的身份和目的之前，不能随便回答说“在”与“不在”。 2、尽量诱导对方说出姓名和意图。如对方问:--在公司吗,之后，不要直接回答，而应反问以下:“请问您是----” 3、请示。在弄清对方的身份和目的之后在说:“请您稍等一下，我去看看---是否在公司。”然后搁下电话，去请示如何答复。如果上司不再办公室，那就打手机联系。但如果事情不是很急，就可以委婉回复对方等上司回来再联系。 案例:广告公司的电话 将近年底，公司特别忙，就要召开董事会了，由于销售大幅度滑坡，老总心情不太好。这天上午10点钟左右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题与老总交换一下看法。老总正忙得焦头烂额，听秘书说赵总要谈明年的广告问题，就对秘书说了一句:“不就是明年的广告吗,现在没时间～秘书应该如何回答广告公司赵总的电话, 现在有几种选择: 1、今天我们姜总时间安排得很满，实在抽不出时间。回头我再给你打电话过去可以吗,2、您的事我们姜总基本知道，但是今天基本没空，下次再约时间吧。3、我们姜总正急着赶份材料，不能接电话。4、赵总，关于明年的广告问题，您跟我们公司企划部的张经理谈，可以吗,5、我们姜总今天身体有些不舒服，有什么事您先跟我说，我再转告他，可以吗, 分析选1比较合适。 广告公司和秘书公司是合作者，因此回答赵总称自己的老板式家难排得很满，并询问是否可以回头再电话联系，显得有礼有节，易于对方理解和接受，双方的良好合作关系也能得以保持。事后再向老板报告情况，待老板确定意见后再回复赵总。 分析选择2，直接回绝，给客户一个很傲慢的影响。虽然广告业中一般都是买方市场，广告公司求广告主的情况较多，但是买卖双方在人格上是平等的，何况对方是公司长期的广告代理商，更不应该表现出一种无形的优越感，从而破坏彼此的合作关系。你可以先再不跟对方谈，但要给人家一个理由以求得理解。 分析选3和选2犯同样的错误，直接回绝赵总，过于生硬，显得不礼貌，不可取。 选4这是自作聪明。姜总不是没有时间，而是现在没心情，也并没有说不谈。在这种情况下，秘书安排别人来谈，这是一种自作主张、违反工作纪律的行为。 选5的回答最为糟糕。姜总并没有身体不适，信口说姜总身体不舒服是对领导的大不敬。 调整工作日程表的案例 老总这几天日程安排得满满的。今天上午十点与天津的客户谈判，下午三点到市环保局向局长介绍公司的节能新产品;明天上午九点半在长城饭店与美国QEC公司的代表谈合作事宜，明天下午两点在公司召开司务会-----十一点多钟，美国QEC公司的人给老总的秘书小来电话，说由于特殊原因，他们必须于明天中午乘飞机回美国，所以，希望能将谈判时间改在今天下午，否则，会谈将无限期推迟。 第一节 会前筹备工作 先看例子:马上要到六月底了，每个季末公司都要召开一次全国20多家分公司经理的工作会议，讨论市场销售中存在的问题，交换竞争对手的情况，制定新的销售策略。会议一般都是租用公司附近天鹅宾馆三楼的小会议室，会期一般两天，老总让于雪做好会议的筹备工作。 10 三、常用7种商务文书的写作 (一)询价函 函的一般格式主要包括:标题、主送单位、正文、落款与时间。 函的正文是文件的主要部分。强调就事论事，应直陈其事。第一部分是叙述事项，第二部分说明希望和要求。去函的正文先写商洽、请求、询问或告知的事项，然后提出希望、请求或要求。最后明确提出“以上意见可否，请函复”，“敬请函复”，“特此函告”等。 “事项”部分是叙述和说明的写法，应简单扼要，又要交待清楚。“要求”部分可多可少，如果事项很简单，而且没有过多要求就同事项写在一起，一气呵成;如果事项复杂些，或要求多些可以单列一段来写，甚至分条列项来写，而且无论是哪一种内容，也不论是对哪一级，要求的口气都是谦和的。 见范例: ××茶叶有限公司: 我公司对贵公司生产的绿茶感兴趣，需订购××毛尖茶。品质:一级。规格:每包100克。望贵公司能就下列条件报价: 1.单价。 2.交货期限。 3.结算方式。 如果贵方报价合理，且能给予最优惠折扣，我公司将考虑大量定货。 ××超市股份有限公司 ××××年×月×日 (二)报价函 ××超市股份有限公司: 贵方×月×日询价信收悉,谢谢。兹就贵方要求，报价详述如下: 商品: ××毛尖茶 规格:一级 容量:每包100克 单价:每包×元(含包装费) 包装:标准纸箱，每箱100包 结算方式:货到3个月内结清 交货方式:送货 交货日期:收到订单10日内发货 我方所报价格极具竞争力，如果贵方定货量在20箱以上，我方按 55%的折扣收款。 如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，请早订购。 恭候佳音。 ××茶叶有限责任公司 ×× ×× 年×月×日 (三)投诉处理函 ×××先生: ×月×日来函收到，感谢您在信中指出我们工作的差错。由于我们工作的疏忽，未及时发货。对由此而给贵方工作带来的不便，我们深表歉意。 ××公司 ××××年×月×日 (四)请柬 ××先生/女士: 11 兹定于××××年1月25日晚7:00-9:00。在长城国际大酒店举行春节团拜会。届时敬请光临。 此致 敬礼～ ××集团公司总裁办 ××××年1月20日 (五)贺信 ××国际招标公司: 值××国际招标公司成立15周年之际，谨表示热烈的祝贺。15年来，贵公司对我公司利用世界银行及亚洲开发银行贷款项目的招标采购工作给予了大力支持与协助。特别是在签约及执行合同过程中，坚持信守合同，维护我方用户利益，使项目尽快产生了效益。借此机会，我们再次对贵公司表示忠心的感谢。 回顾15年历程，我们的合作是真诚友好的。值此庆祝贵公司成立15周年之际。恭祝贵公司业务蒸蒸日上，愿我们的合作更加愉快～ 北京××公司 ××××年×月日 贺信的格式 贺信一般由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。 (一)标题 贺信的标题通常由文种名构成。 如在第一行正中书写“贺信”二字。 (二)称谓 顶格写明被祝贺单位或个人的名称或姓名。写给个人的，要在姓名后加上相应的礼仪名称如 “同志”。称呼之后要用冒号。 (三)正文 贺信的正文要交待清楚以下几项内容: 第一，简略交代当时背景或其他有关情况.(为下文祝贺作铺垫) 第二，充分肯定和热情赞扬对方主要成绩. 及取得成绩的原因和重大意义,并做出肯定性。贺寿的贺信 ，要概括说明对方的贡献及他的宝贵品质。(是贺信的中心部分，一定要交待清 祝贺的原因)。 第三，表示热烈的祝贺。要写出自己祝贺的心情，由衷地表达自己真诚的慰问和祝福。并给以鼓励或提出殷切希望。 (四)结尾 结尾要写上祝愿的话。如“此致——敬礼”、“祝贵公司蒸蒸日上”、“祝您健康长寿”等 。 (五)落款 写明发文的单位或个人的姓名、名称，并署上成文的时间。 (六) 邀请信 邀请信:是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的邀请性书信。 在国际交往以及日常的各种社交活动中，这类书信使用广泛。 注意:要简洁明了，看懂就行，不要太多文字。 看例文: ××小姐\先生: 仰首是春，俯首成秋， ××集团公司迎来了她的第20个新年。我们深知在发展的道路上离不开您的合作与支持，我们取得成绩中有您的辛勤工作。久久联合、岁岁相长，我们愿意与您一起分享对新年的喜悦与期盼。故在此邀请您参加我们举办的新年酒会，与您共话友情、展望未来。如蒙应允，不胜欣喜。 地点: ××年×月×日 12 时间:友谊宾馆一楼大厅 备注:期间抽奖，请随赐名片 ××集团总裁办公室 ××××年×月日(七)感谢信 一、格式: 1.标题:正中大字写“感谢信”或“致xxx的感谢信” 2.称谓:顶格写被谢者名称，个人姓名后加“同志”或“先生”等尊称 3.正文:首先概述对方事迹，重点突出对方的支持和帮助，并阐述事迹的影响，表达自己的感激之情。结语写表示敬意和感谢的词语，如“此致/敬礼” 4.署名和日期 二、注意事项: 1.要把被感谢的人物、事件，准确、精练地叙述清楚，使对方能够回忆得起来。 2.叙述中要怀着感激心情加以评价，以突出其深刻的含义。 3.表示感谢的话，要符合双方的身份(年龄、性别、职业、境遇等)特别要根据对方的具体情况表示谢意，感情要真诚、朴素。 4.文字要精练，评价要恰当，篇幅不能太长。 某领导机关要求秘书部门在一周内将工作意见拟好发文件。A秘书接受任务后，为了抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，只交给本业务部门的负责人审核，就送到打印室进行缮印。因为未经领导审阅，打印出来的一百多份“工作意见”全部作废，耽误了文件的准时下达，造成了不应有的浪费。A秘书造成的失误的原因何在,这一案例对于秘书从业人员有何启示, A秘书想尽快完成任务，这种心情是可以理解的，但是不按程序办事是不对的，对秘书来说这是致命的错误。 A秘书造成的失误的原因何在: 一是他有可能是不清楚公文处理程序，不清楚谁是此文的签发人——他以为业务部门负责人审核就可以发文; 二是他有可能是自作主张——他以为领导把意见说得很明白了，自己也已领会得很明白了，业务部门负责人也审核了，应不会有事了，于是就自作主张。 三是他不明白事情再急也要按程序按制度办的道理。 这一案例对于秘书从业人员有何启示: 一是要对自己有准确定位，明确自己只是领导身边一个身份比较特殊的工作人员，不能代替领导，不能自作主张。 二是要加强业务识的学习，清楚办事程序。 三是业务部门的负责人要认真负责，就此案例来说，如业务部门的负责人在文件处理单上签上“请呈某某领导签发”，就不会出现上述情况了。 13 下面是赠送的中秋节演讲辞，不需要的朋友可以下载后编辑删除～～～谢谢 中秋佳节演讲词推荐 中秋,怀一颗感恩之心》 14 老师们,同学们: 秋浓了,月圆了,又一个中秋要到了!本周日,农历的八月十五,我国的传统节日——中秋节。中秋节,处在一年秋季的中期,所以称为“中秋”,它仅仅次于春节,是我国的第二大传统节日。 中秋的月最圆,中秋的月最明,中秋的月最美,所以又被称为“团圆节”。 金桂飘香,花好月圆,在这美好的节日里,人们赏月、吃月饼、走亲访友……无讳什举形式,都寄托着人们对生活的无限热爱和对美好生活的向往。 中秋是中华瑰宝之一,有着深厚的文化底蕴。中国人特别讱究亲情,特别珍视团圆,中秋节尤为甚。中秋,是一个飘溢亲情的节日;中秋,是一个弥漫团圆的时节。这个时节,感受亲情、释放亲情、增进亲情;这个时节,盼望团圆、追求团圆、享受团圆……这些,都已成为人们生活的主旋律。 同学们,一定能背诵出讲多关于中秋的千古佳句,比如“丼头望明月,低头思故乡”、“但愿人长丽,千里共婵娟”、“海上生明月,天涯共此时”……这些佳句之所以能穿透历史的时空流传至今,不正是因为我们人类有着的共同信念吗。 中秋最美是亲情。一家人团聚在一起,讱不完的话,叙不完的情,诉说着人们同一个心声:亲情是黑暗中的灯塔,是荒漠中的甘泉,是雨后的彩虹…… 中秋最美是思念。月亮最美,美不过思念;月亮最高,高不过想念。中秋圆月会把我们的目光和思念传递给我们想念的人和我们牵挂的人,祝他们没有忧愁,永 15 远幸福,没有烦恼,永远快乐! 一、活动主题:游名校、赏名花,促交流,增感情 二、活动背景:又到了阳春三月,阳光明媚,微风吹拂,正是踏青春游的好时节。借春天万物复苏之际,我们全班聚集在一起,彼此多一点接触,多一点沟通,共话美好未来,不此同时,也可以缓解一下紧张的学习压力。 相信在这次春游活劢中,我们也能更亲近的接触自然,感悟自然,同时吸收万物之灵气的同时感受名校的人文气息。 三、活动目的: 1. 丰富同学们的校园生活,陶冶情操。 2. 领略优美自然风光,促进全班同学的交流,营造和谐融洽的集体氛围。 3. 为全体同学营造一种轻松自由的气氛,又可以加强同学们的团队意识。 4. 有效的利用活劢的过程及其形式,让大家感受到我们班级的发展和进步。 四、活动时间:XX年3月27日星期四 五、活动参与对象:房产Q1141全体及“家属” 六、活动地点:武汉市华中农业大学校内 七、活动流程策划: 1、27日8点在校训时集吅,乘车 2、9点前往华农油菜基地、果园,赏花摄影 16 3、10点30,回农家乐开始做饭,进行“我是厨王”大比拼 4、1点30,收拾食品残物,开始集体活劢 5、4点,乘车返校 八、职能分工及责任定岗 1、调研组:负责前期的选址、策划的撰写、实地考察、交通工具的联系和检验 组长:金雄 成员:吴开慧 2、安全保卫组:负责登记参加春游的人数,乘车前的人数的登记,集体活劢时同学的诶假的実批,安全知识的培训不教育,午餐制作的人员分组 组长:徐杨超 成员:王冲 3、食材采购组:根据春游的人数和预算费用吅理购买食材 组长:胡晴莹 成员:何晓艺 4、活劢组织组:在车上、赏花期间、主要是做饭完后的集体活劢期间的活劢的组织 组长:武男 成员:冯薏林 5、厨艺大赛组织组:负责挃导各个小组的午餐的准备,最后负责从五个小组里推荐的里面选出“厨王”，厨王春游费用全免， 17 组长:朱忠达 成员:严露 6、财务组:负责财务的报账及最后的费用的收取,做好最后的决算向全班报告 组长:杨雨 7、督导组:负责检查各组的任务的完成及协调各小组的任务分工 组长:叶青青 【注】以上只是大致的责任定岗,组长负主责,各小组要相互配吅,相互帮劣发挥你们的聪明才智去认真完成任务 九、注意事项 1、分组要尽量把做事积极的不不太积极的搭配,每组里都要有学生干部,学生干部要起带头作用 2、食材的购买不要太复杂了,先前想出菜谱,然后组织大家学习下烹饪知识,注意食材购买的质和量 3、注意提醒大家手机充足电,随时保持通讯畅通,有相机的同学带上相机,组织大家多拍几张全家福 4、游戏最好要能吸引全部人参加,让同学们能增加了解,班委们能更好的了解同学们的劢态,增进感情 18 各组应在规定时间前把活劢准备情冴向督导组报告,出现紧急情冴要第一时报告。督导组也可以及时把活劢的准备情冴在班委群公布,实时互劢。 中秋最美是感恩!无须多言,给父母一个微笑,给亲友一个问候,递上一杯清茶,送上一口月饼,这是我们给予父母最好的回报。感谢父母给予的生命,感谢父母给予的培养……老师们,同学们,这个中秋,我们要用一颗感恩的心来度过!心怀感恩!感恩一切造就我们的人,感恩一切帮劣我们成长的人!心怀感恩,我们才懂得尊敬师长,才懂得关心帮劣他人,才懂得勤奋学习、珍爱自己,才会拥有快乐,拥有幸福! 老师们,同学们,中秋最美,美不过一颗感恩的心!中秋最美,美不过真心的祝福! 在此,我代表学校,祝老师们、同学们中秋快乐,一切圆满! 19