综合管理部内部建设及管理制度

中铁电气化局柳南项目部 综合部#管理#体系 一、办公室保密管理规定 二、公章使用管理规定 九、办公室定置管理规定 十、商务车辆管理规定 十一、办公用品管理规定 十二、档案管理规定 十三、会议管理规定 十四、固定资产管理规定 十五、办公区域安全保卫管理规定 十六、清洁卫生管理规定 十七、规定 十八、计算机安全操作规程 十九:公文处理流程 管理制度 1 一、公章的管理 1、集团公司及所属各单位的公章由综合部统一管理使用; 2、公章由综合部管理,特殊情况需要在其他部门保管使用时,登记并办理借章手续; 3、公章日常使用指派专人进行管理,节假日由综合部部长收管; 二、公章的使用 4、严格执行用章登记签字制度,先登记后用章,公章保管员必须有高度的政治责任感,保障项目部在正常范围内使用公章。保管人员在使用公章时应看清楚待用章的资料是否属于正常业务范围之内的各类事务,如属非业务范围之内事务或待用章资料未按规定程序办理相关手续,公章保管员有权拒绝为其盖章; 5、各部门因业务关系需要使用公章时,在总经理授权代理人办理的情况下,一般对外业务合同、,须经部门领导同意、签字后方可盖章;涉及较大的资金开支业务及办理合同业务时,须经分管副总经理审核签字,总经理签字后方可用章,各部门的其他对外资料,须经部门经理审核同意并签字后方可用章; 6、非业务范围对外使用公章,须经项目部总经理同意,并只限于个别特殊情况; 7、对公司所有需要用章的介绍信、说明、证明及对外发出的公文、,须严格把关、做好登记; 8、对没有按规定程序办理手续的,如未经批准人签字、未进行用章登记等必要程序,公章保管员擅自用章的,一切后果由保管员负责,造成损失的,追究当事人的经济和法律责任。对趁公章保管员不在,擅自使用公章的行为,应对当事人进行处罚,情节严重的,追究 其相关法律责任; 9、对按规定程序办理用章手续的用章情况,一切后果由批准签字人承担负责; 10、一般情况不能对空白凭证、表件用章,如确因工作需要,由业务部门负责人向综合部提交书面说明,作为用章登记附件,方可用章; 11、各部门相关文件需使用公章时,需经部门经理同意,综合部审核,方可登记用章; 三、公章的借用管理 12、各单位的公章原则上不予带出,确因业务关系需要携带外出的,持经所在部门负责人同意并签字的借章申请单,在征得综合部部长同意的情况下,按程序办理完登记手续后方可借出,并要求当日归还。自借出人签字起,公章的使用由借出人负责,并且只能用于部门负责人所签署的事由,用完后及时归还并办理注销登记; 13、因公章借出使用而延误其他业务用章造成不良后果的,由借出人向项目部提交书面说明; 14、公章遗失应追究保管人责任,外借遗失的,由借出人承担责任,公章遗失除立即向上级主管领导报告外,应依法公告作废,不得私刻公章; 15、各部门因工作原因需刻制专用公章的,需向综合部提交申请,经总经理审核同意后,由综合部到指定刻章点进行刻制,各部门公章管理员按程序办理完用章手续后,专用公章可在业务部门保管,并于每年年底接受综合部的统一清察; 16、各部门的专用章工程结束后统一交回综合部,如有丢失情况,追究公章管理员责任; 17、本管理规定所提及公章,包括项目部行政公章、合同专用章、所属各部门的公章、合同专用章、企业法人及主要分管领导私章等。 车辆管理规定 根据集团公司加强固定资产管理的有关规定,为规范商务车辆的日常使用调度、夜间保管、维修保养等程序,控制非公务用车情况,发挥商务车辆在经营管理中的作用,兼顾创造一定的经济效益,规定如下; 第一章车辆的管理 第二条各部门因公用车,由部门经理提前半日向车管员报用车申请单或电话申报,说明用车事由、带车人、目的地等具体事宜,车管员根据事务的轻重缓急顺序开具派车单,指挥调度各车辆。夜间、长途用车的,需提前一日申请。否则,综合部将视申报时的车辆状况无法确保用车; 第三条集团公司各车辆均配有一名专职驾驶员,凭车辆派出单接受出车任务,其他人在未经批准同意的情况下,不允许擅自驾驶商务车辆; 第七条各车辆(含划入各部门使用的公务车辆)非工作时间应立即停回集团公司指定的车库内,晚十一点前未能停入车库的,须提前向车管员说明原因。不得将车辆任意停放在家属区及宾馆等地。 驾驶员岗位职责 第二十一条负责在部门领导指挥下、车管员的具体安排下,认真做好安全驾驶工作,确保自身及出行人员的人身安全; 第二十二条负责工作时积极主动,具备服务意识,服从分配,对领导、对一般员工保持一致的热情服务态度,尽可能做到随叫随到,不讲理由和借口,同事之间团结互肋,无出车任务时,按时上下班,有事提前说明事由,不出情绪车; 第二十三条负责出车前各项设施的安全检查,确认无隐患后出车; 第二十四条负责车辆及派车单的规范化使用,不代他人签字,未经领导批准不开公车办私事,夜间等非工作时间不将车辆停放在指项目部以外的地方; 条二十八条负责遵守综合部的保密制度及各项规定,不谈论公司尚未公开的信息。 第二十九条负责个人形象及言谈举止的得体,出车期间,如遇带车人中途下车办事,应在约定地点等候,如确需离开,要将车内贵重物品、资料锁在车尾箱后,方可离去。 一、办公用品的管理 1、综合部派专人负责集团公司范围内的各类办公低值易耗品的支出预算、采购工作,专人负责领用发放、登记等日常管理工作,并设立备查簿登记明细; 2、所属各部门专人负责办理本单位、部门办公用品的申购、领用等工作,并有妥善分配使用和保管的责任; 二、办公用品的与购买 3、各单位申购办公用品需先填写《办公用品申请表》,经部门经理或负责人签字批准后,于每月25号前报综合部审核并统筹安排; 4、综合部汇总各单位申购办公用品的品种、数量,将汇总计划报总经理处批准同意; 5、办公用品购买时遵循“清单报价,低价购买”的原则,不限定于一家供应商; 6、办公用品由综合部按总经理审核后的计划统一安排购臵,各部门专业性较强的办公用品、用具,经综合部、总经理审核后方可由各部门自行购臵; 7、购臵的办公用品按购买单据分类入库,妥善保存; 三、办公用品的领用 8、各部门确定领用办公用品的专门负责人,按计划定期领用,可一次领用全月计划,也可分次领用月计划,综合部办公用品员应严格对照各部门月初计划发放办公用品; 9、原则上不允许他人代各部门专人领用办公用品。 四、办公用品的使用 10、各部门委派专人合理控制部门成员办公用品的使用,员工应从为公司节约开支出发,尽量爱惜使用各自的办公用品,做到物尽其用; 11、对蓄意损坏办公用品的行为人,当月不得领用办公用品,所在部门当月不得申报办公用品补充计划; 12、严禁将办公用品、用具化公为私; 13、30元/件以上的办公用品,采取谁领用谁负责的原则进行管理; 会议管理制度 第一条为更好地传达、落实各类会议形成的决议,促进相关工作的进展,特制定本制度。 第二条公司会议主要由总经理办公会、党总支会、党政联席会、办公例会、日常工作会议组成。 第三条总经理办公会是就一定工作事项需要做出研究和决策时召开的会议,通常遇大事件便召开。会议由总经理主持,参加人为公司党总支书记、副总经理、工会主席、党总支副书记、财务总监、总经理助理等人员。 第四条党总支会由总支书记根据工作情况决定召开,原则上全年不少于六次,通常每月召开一次,会议由党总支书记主持,参加人员为党总支所有成员。党政联席会是就重要事项且需要党政共同研究决策的会议,会议可根据情况或由总经理主持,或由总支书记主持, 参加人员为集团公司党政领导班子成员和财务总监、总经理助理、总工程师等。 第五条公司办公例会是由为贯彻落实总经理办公会做出的决议、决定召开的会议,通常第二个月召开一次,会议由总经理主持,参加人员为公司党、政领导、各部门(子、分公司)负责人及有关人员。办公例会应于会前两天将会议的主要内容电话通知与会的全体人员,并在会后24小时内整理《会议纪要》。如会议决议需与会代表会签,则填制会签单,24小时内完成会签工作,并作为公司重要文件存档。 第六条日常工作会议由会议召集者报主管领导批准后主可召开,会议通知由综合部根据申请单位的要求发出。如会议需进行会议纪要,则由会议召集部门撰写完毕后报综合部。 第七条会议室、接待室是公司举行会议、接待客户的场所,各部门如需使用会议室,需提前申请,综合部统一安排。 第八条接待室、会议室内的家具及物品定臵摆放,任何员工不得随意摆放,并有责任爱护其设施。 第九条根据有关部门的申请,按时、按规格做好绿化布臵,要求整齐、美观,植物干净、无尘、无落叶。 第十条会议结束后及时整理、清扫会场。 办公物品管理制度 第一条为了规范办公物品的购买、领用、保管的全过程,节约成本开支,提高工作效率,特制定本管理制度。 第二条办公物品的管理包括低值易耗品的管理、电话机、传真机、复印机、办公桌椅的管理。 第三条公司各部门(子分公司)于每月八号前将所需办公用品申购单报至综合部商务中心,商务中心根据实际用量和库存情况制定购臵计划,经总经理批准后购臵。 第四条所购的办公物品按清单核对品种、规格、数量、质量,确认无问题后入库,并填写好当日的入库清单。 第五条办公用品的保管工作由商务中心设专人负责,实行 “三清、两齐、三一致”,即材料清、帐目清、数量清;摆放整齐、库房整齐;帐、单、物一致,做到日清月结。 第六条贵重物品(如计算器、各类精密量具),要进行编号,每年进行一次普查。 第七条办公物品的领用时间集中于每周一、三、五下午,各部门规定专人领用办公用品,未经允许,其他人不允许领用办公用品。 第八条各类文具用品的领用要登记于“文具用品领用记录卡”上,根据经验法设定领用基准(每人每月领用笔一支),如需再领,以旧品替换新品,任何人严禁将文具带回家私用。 第九条禁止使用办公室电话拨打私人长途电话和使用办公电脑上网聊天。使用电话时,语言言简意赅,表述清楚、明确,非特殊情况不允许长时间占用办公室电话。 第十条通常情况传真、复印机的使用由专人负责,任何人在未按规定缴费前不得利用传真机收、发与工作无关的私人文件资料,不得利用复印机复制与工作无关的私人文件资料。 第十一条办公桌椅、文件柜实行“谁使用谁负责”的原则,不得损坏公司财物。 安全保卫管理制度 第一条为加强办公区域内的安全管理,提高防范意识,结合安全保卫人员岗位责任书的有关条款,特制定本规度。 第二条安全保卫工作特指公司办公区域内的防盗、防火及其他保护公司利益的工作。 第三条综合部负责公司办公区域的安全保卫工作,办公时间(8:00~12:00,14:00~17:30,按季节变化调整)由综合部承担安全责任,非办公时间(12:00~14:00,18:00~次日8:00及节假日)由综合部指定专人负责办公区域的安全保卫工作。 第四条公司实施节假日值班制度,由综合部负责节假日的值班安排和监督工作,值班人员必须按时到岗,并认真履行值班职责。 第五条综合部夜间值班人员负责每日的开门和锁门,每日22:00值班人员在锁门前必须认真检查办公区域内的门窗上锁情况、电源关闭状况,保证无任何安全隐患,未经批准且无特殊原因的情况 下,各公司员工务必于21:30前离开办公楼。 第六条公司职员应妥善保管印章、贵重物品、重要文件等,下班前将抽屉及文件柜锁好,切断电源后方可离开。 第七条定期检查安全设施及安全实施状况,如有安全隐患,及时整改。 第八条公司所属办公区域的门锁钥匙,起用前应在综合部备份一套,须妥善保管。 第九条商务车辆夜间要停放在指定的车库内进行管理。 第十条公司物品运出办公区域须填写《出门证》。 清洁卫生管理制度 第一条为维护员工健康及工作场所的环境卫生,特制订本制度。 第二条保持清洁卫生的区域包括:走廊、楼梯、各办公区域、卫生间、洗手间、工作场地等。 第三条各工作场所内均须保持整洁,确保空气流通及合理采光,不得堆放垃圾、污垢或碎屑,严禁随地吐痰,办公区域内应保持安静,不得喧哗。 第四条综合部派专人每日18:00后对大厅、走廊、楼梯、各办公区域、卫生间、洗手间、会议室、接待室进行清扫、消毒。 第五条绿化科每周定时对各类花草、苗木进行修剪、调换、浇水。 11