OA系统使用管理制度(管理服务中心)

-PAGE\*MERGEFORMAT#--PAGE\*MERGEFORMAT#-XXXXOA办公自动化系统管理第一章总则第一条XX办公自动化系统（以下简称OA系统）是以泛微政务协同办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全XX管理人员的办公信息管理系统，是XX信息化建设的重要组成部分，是提高XX办公整体管理水平的重要手段。第二条OA系统信息化战略目标，首先是全面实现XX内部办公无纸化，进而实现XX与下级单位、子公司之间的信息交换、网络办公等。第三条为保障XXOA系统安全、有效、运行，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导》《国家机关公文处理》《中华人民共和国保守国家秘密法》《福建省XXXX管理制度汇编》《社会事务管理服务中心管理制度汇编》等有关规定，制定本办法。第四条OA系统党政办负责联络协调系统升级、网络维护等工作，保障网络服务器始终在线，保持正常的运行状态。同时负责OA系统的建设、管理、运行和维护检查工作，以及系统使用培训等。第五条XX各部门需专人负责本部门电子文档的保存，各部门发起流程应由专人负责OA流程的跟进与追踪。第六条OA系统运行要坚持优化办公流程、提高办公效率和降低管理成本原则。系统正式运行后，系统所有用户必须在每个工作日上班后、下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，尽可能保持长时间在线。第二章系统运行操作管理第七条在XX内，有签章的电子文件（包括扫描版）与相同内容的纸质文件，具有同等效力，各部门可以将电子文件作为XX内部贯彻执行工作和办理的依据。第八条XX内部各类会议、有关工作情况通报、部门之间的信息传递、日常事务申请（如请假、公务用车、办公物品采购、维修等），以及其他只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等，只通过OA系统传递和办理，不再发送纸质文件。第九条运用OA系统办理的工作流程，若涉及财务事务如日常办公开支、报销等，须同时以纸质形式（附相关材料文件、凭证等）交到财务部门。第十条工作人员应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA系统处理办公业务时，应遵守以下规定：通过OA系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。OA使用人员应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。工作人员收到相关流程必须给予回复或办理，并保证OA系统处理办公业务的响应时间。流程发起人要负责做好督促，必要时利用短信、微信、电话其它通讯方式进一步提醒。OA系统工作办理流程设有“正常”“重要”“紧急”三种情况：“正常”流程必须在2天内给予回复或办理；“重要”流程必须在1天内给予回复或办理；“紧急”流程应当立即回复或办理，最迟3小时内给予回复或办理。工作人员如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理。第十一条OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与工作无关的公告或调查；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。第三章网上办公业务管理规定第十二条发文XX各部门发布正式文件（如通知、公告、信息等），由各部门人员拟稿，（若属于联合发文，先向相关会稿部门征求意见）经部门负责人及分管领导审核后，修订并提交党群办（或行政管理部）复核编文号；之后由拟稿人通过OA系统填写《公文处理单》或《信息公开审核》等发起审批流程，审批通过后，由党群办（或行政管理部）负责按要求发布、印发及归档。涉密文件不得通过OA系统审批，只能以纸质文件形式进行审批。第十三条收文（包括纸质文件和网发文件）（一）党群办（或行政管理部）收文。发起人收到来文后进行扫描（或拍照），通过OA系统发起流程，填写《文件收发单》，上传文件，传递给党委秘书，待提出初步办理意见后，提交“中心”领导或XX主要领导审阅，领导阅批后，发起人根据领导批示意见转交相关人员传阅或办理。（二）部门收文。由部门发起人进行扫描（或拍照），通过OA系统发起流程，填写《文件收发单》，上传文件，提交给部门负责人或相关领导，提出处理意见后，发起人转具体工作人员办理或存档。（三）传真件（政务OA）收文。党群办（或行政管理部）工作人员或值班人员将收到的传真件或政务OA来文拷贝下载或拍照，通过XXOA系统发起流程，填写《传真件收发单》，上传文件并转给相关人员办理。（四）工作流的建立、变更和注销部门因工作需要新建、变更、注销工作流时，由本部门负责人提出申请，经党政办审核、报“中心”领导审批后，由专人在接到通知后4个工作日内完成工作流的新建、变更及注销。第十四条其他文件审批（一）公告发起人起草公告内容，经部门领导审核后，交党群办（或行政管理部）核定公告内容及格式，报主要领导（或分管领导）审批后，由党群办（或行政管理部）编号，并发布在OA系统的XX门户上。（二）信息及新闻稿件发布发起人拟稿，通过OA系统发起审批流程，填报《信息公开审核》，提交部门负责人或分管领导审批，修订后提交党委秘书审核登记，报主要领导审批同意后，由党群办（或行政管理部）负责发布、归档。（三）会议纪要（或会议记录）全场性会议。全场性会议由指定人员记录，征求参会人员意见修改后，通过OA系统发起流程，填报《会议纪要单》，收集上传相关会议材料，提交党委秘书审核，主要领导审批后，由发起人修订、印发、存档。部门会议。部门会议由指定人员记录，征求参会人员意见修改后，通过OA系统发起流程，填报《会议纪要单》，收集上传相关会议材料，提交部门负责人（或分管领导）审批后，由发起人修订、印发、存档。专题会议。专题会议由指定人员记录，征求参会人员意见修改后，通过OA系统发起流程，填报《会议纪要单》，收集上传相关会议材料，提交主要领导（或分管领导）审批后，由发起人修订、印发、存档。（四）日常工作交流XX工作人员在日常工作交流中，应尽量使用OA系统的聊天功能进行消息沟通或日常文件传递。第十五条请假、补休（一）请假工作人员请休病假、事假、年休假等，须经OA系统发起TOC\o"1-5"\h\z审批流程，填写《请假申请单》。根据XX请假规定，请假1天以内（含1天）提交给本部门负责人，1天以上须报XX主要领导审批，由人社办核实归档。（二）加班补休工作人员申请加班补休，须根据XX加班补休规定，在OA系统发起流程，选择填写《加班申请单》或《加班报备单》，若填报《加班申请单》，须经XX主要领导同意后方可计入补休。第十六条其他工作及报销（一）用餐及报销发起人通过OA系统填写《用餐申请单》，发起审批流程。报销时，发起人需填写《报销单》，上传凭证材料，发起报销流程。（二）用车管理发起人通过OA系统填写《用车申请单》，发起审批流程。公务车费用报销每月一结，报销时，由行政管理部工作人员填写《车辆使用费用报销单》，上传凭证材料，发起报销流程。（三）物资采购及报销发起人通过OA系统填写《物资采购单》，经审批后，由党群办汇总，统一交由物业办采购。报销时，由物业办填写《报销单》，上传凭证材料，发起报销流程。备注：XX（企业）的物资采购及报销均有行政管理部负责。（四）办公物品维修及报销发起人通过OA系统填写《办公用品维修申报单》，发起审批，由物业办汇总，统一安排维修。报销时，由物业办填写《报销单》，上传凭证材料，发起报销流程。（五）差旅费报销发起人通过OA系统填写《差旅费报销》，上传凭证材料，发起报销流程。（六）公务借款发起人通过OA系统填写《借款申请单》，上传凭证材料，发起审批流程。（七）其他费用报销发起人通过OA系统填写《报销单》，上传凭证材料，发起报销流程。第十七条公章使用使用范围印章简称管理人备注全场部门（二）发起人通过OA系统填写《盖章#申请表#》，上传需盖章文件，发起流程。若若需盖章文件属于党政发文，不需进行“盖章申请”流程。（三）若外部人员需XX的盖章证明，由场相应部门审核后，代为发起盖章申请流程。属于对外使用印章（如证明材料、非内部文件等），需在盖章后将文件拍照上传，作为备查资料。第四章系统使用权限第十八条各部门工作人员有权发起任意工作流程，工作流程通常仅限发起人、审批人、办理人及存档人员查看。第十九条OA系统中户籍、人事及企业档案等模块内容实行专人管理和维护。对涉及相关业务的工作人员，可开放全部信息；若不涉及相关业务的工作人员，仅对其开放部分信息查询（如人员姓名及联系方式、企业名称及联系方式等）。若确有工作需要，必须向分管领导或主要领导提出申请，经同意后由专人调阅资料查看。第二十条XX主要领导有权查看所有工作流程、工作模块内容以及各部门工作报表情况；有权查看并对工作人员日程安排提出修改意见。第五章安全保密管理第二十一条OA系统使用要严格执行国家有关保密法律、法规和XX保密有关规定，确保国家秘密和XX工作秘密的安全。第二十二条OA系统中公文传输为非涉密电子公文。对涉及国家秘密以及XX工作机密级以上的公文，仍以纸质文件传递。第二十三条通过OA系统生成的电子文档或公文与相同内容的纸质文档或公文具有同等效力，除按有关规定必需采用纸质文件存档外，无需打印存档。OA系统不采用电子印章。第二十四条由党政办负责现有用户及新增用户的审核、开通，并确认需要开通的人员名单和使用权限。第二十五条OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时更换密码，不得泄露给他人，由于密码泄露造成的损失由本人负责。第二十六条OA系统管理人员在请假期间也需要按照本制度要求按时登陆OA系统处理工作，如果确实需要有工作替代人。必须在休假前OA发送工作替代申请到党政办备案。因出差耽搁等不可抗力因素可委托直接上级领导代为处理。第六章系统维护管理第二十七条为避免计算机病毒传播和网络攻击保证数据及网络安全，OA服务器应安装防火墙及网络防病毒软件，定期检查本单位操作用计算机安装防病毒软件并及时更新操作系统安全补丁及病毒特征码。第二十八条XX应与软件开发单位签订技术支持协议，确保故障得到及时处理及软件版本升级。第七章考核第二十九条OA系统自动对协同工作进行跟踪，并对每位工作人员工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，并纳入年度绩效考核范围。第三十条收件人没有在规定时间内对协作部门发出的信息做出及时答复的，若对工作造成影响将进行内部批评通报。第三十一条处罚（一）对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照XX考核办法进行处理。（二）侦测、盗用他人帐号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成OA系统运行中断的；遗失或泄露帐号、密码等安全认证信息，造成XX损失的，将根据有关情节和所造成的损失大小，依据XX相关规定，对责任人进行处理。（三）违反保密规定，造成失密泄密的，按《中华人民共和国保守国家秘密法》有关规定进行处理。第八章附则第三十二条本办法未包括事项仍按原程序办理。第三十三条本办法自2019年6月1日起执行。第三十四条本办法由党政办负责解释。