做时间的主人善用时间的12条法则

做时间的主人善用时间的12条法则做时间的主人：善用时间的12条法则 邱昭良博士 现代社会的人总是喊着忙，时间不够用。但正如鲁迅先生所说：时间就像海绵里的水，想挤总是会有的。因此，我们必须掌握分配、管理时间的方法与技巧，才能让自己的时间得到正确的分配和高效的使用。1.明确目标与原则没有目标，我们就会像无头的苍蝇一样，到处乱撞；有了目标，才有了大方向，让所花费的每一点时间都有价值。为了能掌握时间，个人可能要想清楚自己十年以后要是个什么样、三到五年是个什么样，然后列出主要的目标和分阶段的目标，这是一个有机整合的目标体系。与此同时，个人必须具有自己的价值判断，从而为发生冲突或矛盾时找到打破困境、斩断乱麻的利剑。2.制定策略为了在有限的时间内产生最大的效益，每一个人或不同的企业层次，都应将其设定的目标根据重要性和紧急性分出不同的优先顺序，第一优先是重要且紧急的事，第二优先是重要但较不紧急的事，第三优先较不重要但却紧急的事，第四优先才是较不重要且并不紧急的例行工作。一个好的消防队应该花大量的时间用于预防，而不是整天忙于救火。因此，精明的经理人必须采取措施重视那些重要但不紧急的事，努力降低重要且紧急的工作。3.制定没有计划，行动的效率就会大打折扣，而精心计划以后也才能看出实际行动中可能产生的风险，使自己保持警惕，从而使理想与现实、预期与行动结合起来。为此，需要将目标分解为必须实现、易于管理的关键任务，继而确定每项任务的优先级,按照相关目标必须完成的任务的顺序来安排任务，并估计完成每项任务所需时间和最后期限，根据自己的可用时间进行妥善安排。4.把握现在心动不如行动过去已经成为过去，无法更改，因此，一味沉湎于过去的成功或者对过去的失误悔恨不已都于事无补；未来就是未来，梦想的世界可能成为现实，也可能成为泡影；因此，空想着未来无异于白日做梦，对于成功也没有任何好处。因此，正确的态度是把过去做为现在改善的参考，把未来做为现在努力的方向，而好好的把握现在，立刻去运用正确的方法做正确的事。5.成功源于坚持、执著时间总是一秒一秒地在转动，稍有疏忽就消失了。因此，按照既定的计划、朝着既定的目标，一步步逼近、一秒秒坚持，是一种毅力。缺乏坚持的毅力和执著的精神，就像小猫钓鱼一样，终将一事无成。6.积沙成塔，集腋成裘善于利用零星的时间我们每个人在生活中都有大量的零星时间，例如等人、等车、排队等候的时间等，利用这些时间来整理思路或看书等，时间久了就会受益无穷。记得有一个销售员，随身带着很多明信片，一有空闲时间就给客户发感谢信等联络感情，不仅充分利用了时间，而且也产生了经济效益。7.分工授权，利用别人的时间实际上，下属可以帮您处理许多烦琐事务，花很多时间处理小事情是非常不明智的。8.学会统筹，有条不紊有的事情可以一心几用，如边看电视边整理内务；不同事情可以分个顺序，就会事半功倍。9.学会说不 无谓的应酬可能浪费您大量的时间，而不相关的诱惑可能导致你走向歧途，说不是一种勇气，是一种对自己负责的美德。10.凡事不能拖拉海尔取得成功非常重要的一点就是他的OEC法则，也就是日事日毕，日清日高，今天能做的事今天做，今天应该完成的工作不要拖到明天。11.善于利用工具君子性非异也，善假于物也，利用先进的工具、手段是人类智慧的体现，可以达到单凭个体的体能无法达到的目标，因此，必须善于利用各种各样的工具，例如通过电脑、因特网可以使您高效得到所需的信息、或减少重复的文字工作，利用PDA、记事本、通讯录、台历等有助于您有计划地管理时间。12.及时反省、评估任何的行动都必须对其结果所产生的效益进行定期性的评估，以清楚地了解实际与预期的差异，把握各种未曾预测到的状况与可能的风险因素，以重新调整或改进，使未来的行动更有效率。案例：虞有澄的时间管理Intel的资深总裁虞有澄对于时间管理，有三个提高效率秘诀：认真管理自己的工作日程每个人的工作时间有限，选择做什么事或不做什么，往往成为决定因素。许多经理人习惯将工作日程交由秘书代为安排，而他就按照秘书的安排参加一个又一个的会议，就像医生按挂号次序为一个接一个的病人看病一样，非常被动而低效。而虞有澄却是自己决定自己的工作日程。以每星期工作五天、每天工作8小时计算，每周工作合共40小时，他首先界定某些问题将要花上多少时间，例如与不同部门或项目小组的下属开会，需15小时；与客户会面，需10小时；每周都是如此固定下来；接下来的15小时，他便根据不同时期的主要工作而安排，例如要加速产品开发，他会空出10小时来，作为开会讨论、研究该项产品开发的相关议题。如此一来，他会狠心的对一些会占用他时间、而又不太重要的事说不了。最后剩下的5个小时，平均分配在每一天，用来回复电子邮件、签批文件等。掌握最新的资讯 不掌握先机，在这一日千里、日新月异的世界中，就注定被淘汰。虞有澄身高科技行业，变化速度更快更新。他每天早晨七时左右，在离家上班前，已读了《华尔街日报》，对产业界或财经大事了然于胸。其他如《亚洲华尔街日报》、台湾的《天下杂志》、《PCWeek》等也都不会错过。他说我观察到，无论是比尔盖茨，还是葛洛夫（英特尔公司总裁），都有一个共同的特性，那就是他们的信息永远比别人快一步。盖茨每天都花许多时间跟别人交谈，在谈话中获得许多第一手讯息；而葛洛夫就每天花很多时间在阅读和上网。每天晚上，他都先上网看第二天才出版的报纸的重要新闻，这样他比其他人早了几个小时得到资讯，也有时间比其他人早一些来探研对策。有效授权要提高生产力，第三个秘诀就是有效授权，也就是将他认为应该完成的一部分事情，交由下属去处理，要清楚地告诉下属应该在何时达到何种效果，而且是越明确越好。例如他会告诉一个部门经理：我认为这项产品的开发工作做得不好，有什么解决之道？请在30天内给我一个完整的报告。虞有澄补充说，作为一个顶级管理人，一定要记住继续跟进──那位经理30天后是否完成了任务？是否需要其他协助？如果完成了，要给予肯定；做得不好，便毫不留情地提出要求。以上三个提高个人效率的秘诀，重心还在于如何发挥时间管理的杠杆效应，以提高生产力。