信息系统编码管理规定

CKBOODwasrevisedintheearlymorningofDecember17,2020.信息系统编码管理规定XXX有限公司信息系统编码管理办法第一章总则目的为规范公司信息系统编码管理，明确编码的申请及审批，充分满足公司改革与发展对信息系统的需求，特制定本管理办法。适用范围本管理办法适用于安信集团及所属机构的所有物品、资料等的系统编码的管理与维护。职责ERP管理部：负责信息系统编码及编码规则的整体维护和管理，ERP管理部人员负责新增编码的审核及系统录入工作。产品编码管理部(小组)：负责总部的成品及原的编码申请的审核工作，并负责具体编码规则的管理与维护。公司工厂：生产管理部负责公司产品的编码申请；制造部门：负责半成品的编码申请。采购部门：负责采购物品（原料、辅料、成品及其他商品）的编码申请及供应商资料的维护，其中市场推广部负责外购文宣物料等的编码维护及录入。财务部门：负责根据销售部门收集和提供的销售客户信息进行编码并录入ERP。人力资源部：负责对所有员工信息及编码的监督和管理。第二章编码规则编码原则：为了更好的管理系统编码，必须制定合理、科学的编码管理体系，新增系统编码应该遵循以下原则。唯一性：同一物品只能对应一个编码，同一编码只能代一个物料，绝不能出现一个物料多个编码，或一个编码多个物料的情况。可使用性：编码的长度不宜过长或过短，否则不易编制或识别。规则性：编码应当是按照一定的编码规则编制。可读性：可根据物料编码识别出该物料的类别等信息。通用性：同一编码原则应能涵盖所有同类物料，新增加的品种也能够适用。扩展性：编码原则的制定应能考虑公司5-10年内物料的变化趋势。并且要对不同的情况留有一定的余地。效率性：编码原则不仅要考虑使用者是否可以较容易地解读，方便记忆和识别，还应当考虑是否有助于提高日常操作的效率。兼容性：本公司的物料编码应当考虑与主要客户、重要供应商的编码的兼容性。可根据需要建立物料编码对照表方便比照查询。综合性：编码原则应考虑与产品（BOM单）、生产、采购、仓库管理、物料控制、财务、使用软件系统等相关方面的配合使用问题。编码规则编制要求结构、性能（功能）、规格等完全相同或有微小差别但用途完全相同的物料，只能采用同一个物料编码。各类物品编码规则中应明确字符形式、字符位数、字符含义等，并进行规范性的描述；新增的零部件、原材料种类等的编码代号应与成品的相应编码一致。新增工艺标识时，不能与系统中已有工艺标识重复，避免出现同一标识所指不同意义的情况。新增工艺标识中不允许使用“*”、“/”、“（）”等符号对于产品推广等特别编码需求，由编码申请部门提报产品编码管理部（小组）协调处理。各“编码规范”维护部门应严格按编码原则编制和调整，并及时报ERP管理部审核备案。具体编码规则由ERP管理部负责公司所有ERP系统编码规范的维护和管理，监督编码规范的执行情况并负责协调有关事宜。具体以ERP管理部规整的最新“编码规范”执行。《ERP产成品编码规范》《ERP原材料编码规范》《纸箱编码对应表》《客户编码规范》《半成品编码规范》《供应商编码规范》《ERP五金备件编码规范》《ERP办公劳保编码规范》《ERP辅助材料编码规范》。。。。。。第三章编码流程编码申请一般流程各部门根据需要填制《新编码增加申请表》，须按申请表要求完整、详细、准确填写（或打印）；申请部门主管审核总部各部门及工厂编码申请需二级主管以上人员审批分支机构由分总以上人员审批产品编码管理部（小组）或ERP管理部复核※根据需要由产品编码管理部（小组）协调相关部门调整“编码规范”（补充或调整编码代号）基础资料维护人员-根据编码原则编写，如申请内容不满足编码原则的，跟申请人沟通，并找产品管理部等相关部门确认。编码确定后，由基础资料维护人员及时将编码信息录入ERP系统。※由同一部门审核、编码及录入系统的（如客商编码等）可不按上述申请流程执行，但仍应严格按编码规范执行，并对编码结果负责，部门主管应做好监督管理工作。编码流程注意事项外加工产品签订合同的同时，若系统中无此编码，需提前申请，并保证提供的产品信息与成品入库时标签的信息一致。另外，外购产品的规格尽量与我司已有规格保持一致，避免出现过多地新增规格编码的情况，增加了管理费用。工程销售人员在合同签订时尽量按照常规材种名称，如工程合同方指定要求某材种名称与公司称谓不符的，编码部门对同一材种仍采用同一编码标识，不新增材种编码。由ERP管理部制作更新《常见材种明细表》，供各部门人员销售时参照。客商资料维护，确保客商代号不重复，全名与发票等一致。根据需要对基础资料的命名及编码规范进行调整的，由ERP管理部负责通知相关部门，待各部门签字确认后在做ERP系统调整。各部门在新增工艺标识时需与产品编码管理部（小组）确认。所有物料（包括产品/成品、部件、零件、材料、关键工序等）均应按照规则编制编码。XXXX有限公司2013年3月6日附件：信息系统编码申请流程图