标准党的公文模板制作技术规范(WORD7页)

云南×××××有限公司 行政制作技术规范 1.范围 本规范适用于云南××××有限公制发的基于DOC的电子公文。 本规范规定了云南××××有限公司制发的基于DOC的电子公文的显现格式。 2.规范性引用文件 国家行政机关公文格式 国家行政机关公文处理办法 中国共产党机关公文处理条例 3.术语和定义 3.1 GB/T 9704-1999《国家行政机关公文格式》、国发[2000]23号《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》中确立的术语和定义均适用于本规范。 3.2 Office2003-Microsoft Word操作系统中确立的术语和定义均适用于本规范。 4.模板制作规范 4.1进入界面 进入Microsoft Word 操作界面 4.2页面设置 第一步：选择“文件——页面设置” 菜单项 第二步：设置页边距选项卡 页边距：上：37mm　下：35mm　左：28mm　右：26mm 页眉：15mm　　页脚：28mm 第三步：设置纸型选项卡 纸型：A4　　宽度：210mm　　高度:297 mm　　方向：纵向 第四步：设置版式选项卡 节的起始位置：新建页 页眉和页脚：“奇偶页不同”、“首页不同“选项前打“√”。 垂直对齐方式：顶端 第五步：设置文档网格选项卡 选择“指定行网络和字符网络” 文字排列：横排 每行：28个字符 跨度：15.55磅 每页：22行 跨度：28.65磅 字体设置： 中文字体：设仿宋 字形：常规 字号：三号 西文字体：Times New Roman 4.3插入页码 第一步：选择“插入—— 页码”菜单项 第二步：页码属性设置 位置：页面底端（页脚） 对齐方式：“外侧” “首页显示页码”选项打√ 第三步：“选择“视图——页眉和页脚” 菜单项 页脚设置： 奇数页页码位置：页脚靠右空一个汉字 偶数页页码位置：页脚靠左空一个汉字 页码两边各加上一条全角方式的短线，页码字号设置成“四号”，字体为“仿宋”。 4.4发文机关标识制作 由发文机关全称或规范化简称后加＂文件＂组成。 第一步：选择“插入——文本框——横排”菜单项 鼠标变成“┼”，在Word版面上单击鼠标左键，插入一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识。 第二步：文本框属性设置 选中该文本框，单击鼠标右键，进入“设置文本框格式”选项卡。 颜色和线条选项卡：颜色：无填充颜色 大小选项卡：高度：21 mm 宽度：156mm 注：用户可根据实际情况调节尺寸。 版式选项卡： 单击“高级”按钮 水平对齐：对齐方式：居中 度量依据：页面 垂直对齐：绝对位置：页边距 下侧：①上行文80 mm②下行文25 mm 文本框选项卡：上、下、左、右设置成0mm 第三步：红头设置 选中文本框内的全部文字，文字排列：居中，颜色：红色，字体：小标宋体，字号根据文本框内字数多少设置，但要尽量充满该文本框。 4.5发文字号制作 第一步：选择“插入——文本框——横排”菜单项 鼠标变成“┼”，在Word版面上单击鼠标左键，插入一个文本框，在该文本框内输入发文字号。 第二步：选中该文本框，单击鼠标右键，进入“设置文本框格式”选项卡设置文本框属性。 颜色和线条选项卡：颜色：无填充颜色 大小选项卡：高度：10mm 宽度：156mm 注：用户可根据实际情况调节尺寸。 版式选项卡： 单击“高级”按钮 水平对齐：绝对位置：页边距 左则：0mm 垂直对齐：绝对位置：页边距 下侧：①上行文121 mm②下行文66 mm 注： ①上行文121 mm 80mm+21 mm（发文机关标识文本框高）+20mm（发文机关标识下空2行位置，按3号仿宋字高度约为20mm）=121 mm ②下行文66 mm 25mm+21 mm（发文机关标识文本框高）+20mm（发文机关标识下空2行位置，按3号仿宋字高度约为20mm）=66 mm 文本框选项卡：上、下、左、右设置成0mm 第三步：发文字号设置 发文字号用3号仿宋体字；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。 4.5.1上行文发文字号文本框设置： 上行文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。 4.5.2下行文发文字号文本框设置： 下行文发文字号居中排列。 4.6红线制作 4.6.1红五星制作 第一步：制作红五星文本 选择“插入——文本框——横排”菜单项 鼠标变成“┼”，在Word版面上单击鼠标左键，插入一个文本框。 选中该文本框，单击鼠标右键，进入“设置文本框格式”选项卡设置文本框属性。 颜色和线条选项卡：颜色：无填充颜色 大小选项卡：高度：10mm 宽度：15mm 版式选项卡： 单击“高级”按钮 水平对齐：绝对位置：页边距 左则：70.5mm 注：[156 mm-15 mm（红五角星文本宽宽度）]/2 =70.5 mm 垂直对齐：绝对位置：页边距 下侧：①上行文130mm②下行文75mm 注： ①上行文130mm 121 mm+10 mm（发文字号文本框高）+4 mm-5 mm（发文字号文本框高度的一半） =130 mm ②下行文75mm 66 mm+10 mm（发文字号文本框高）+4 mm-5 mm （发文字号文本框高度的一半） =75 mm 文本框选项卡：上、下、左、右设置成0mm 第二步：插入五角星 移动光标至文本框内，选择“插入——符号菜单项，插入“★”。 “★”字体设为“仿宋”，字号设为“二号”，颜色设为“红色”。 4.6.2制作两条“粗线”为“2.25磅”，“宽度”为“70.5mm”的红色反线 注：[156 mm-15 mm（红五角星文本宽宽度）]/2 =70.5 mm 第一步：选择“视图”——“工具栏”——“绘图”菜单项目，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”。 第二步：选择“颜色和线条” 选项卡，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25磅”。 选择“大小” 选项卡，“宽度”设置为“70.5mm”。 注：[156 mm-15 mm（红五角星文本宽宽度）]/2 =70.5 mm 第三步：红线设置 选择“版式” 选项卡，单击“高级”按钮。 第一条红线：水平对齐：“对齐方式”设置成“绝对位置”，“左侧”设置成“0mm”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧” 下行文标准设置成“80mm”（发文字号下4mm） ，上行文标准设置成“135mm” （发文字号下4mm）。注：用户可根据实际情况进行调节。 “版式” 选项卡：单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“绝对位置”，“左侧”设置成“0mm”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧” ①上行文标准设置成“135mm”（发文字号下4mm） ，下行文标准设置成“80mm” （发文字号下4mm）。 第二条红线：水平对齐：“对齐方式”设置成“绝对位置”，“左侧”设置成“85.5mm”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧” 下行文标准设置成“80mm”（发文字号下4mm） ，上行文标准设置成“135mm” （发文字号下4mm）。 “版式” 选项卡：单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“绝对位置”，“左侧”设置成“0mm”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧” ①上行文标准设置成“135mm”（发文字号下4mm） ，下行文标准设置成“80mm” （发文字号下4mm）。 注： ①上行文135 mm 121 mm+10 mm（发文字号文本框高）+4 mm=135 mm ②下行文80mm 66 mm+10 mm（发文字号文本框高）+4 mm=80 mm ③85.5 mm [156 mm-15 mm（红五角星文本宽宽度）]/2+15 mm（红五角星文本宽宽度）=85.5 mm 4.7标题 在发文字号后空两行位置用２号小标宋简体字加粗输入内容，并进行段落调整。可选定标题后，点击鼠标右键，弹出对话框，单击“段落”，再弹出一个对话框，选择“行距：固定值；设置值：40磅”（即以２号字高度加２号字高度7／8倍的距离为一基准行）。 4.8主送机关 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 4.9正文 主送机关下一行空２个字位置，用３号仿宋输入正文内容，数字、年份不能回行。 正文段落调整。将全部正文选定，用调整标题行距的办法进行正文段落调整，但正文的设置值为28磅（即以3号字高度加3号字高度7／7倍的距离为一基准行）。 4.10附件 正文之后空一行并空２个字位置用３号仿宋字标识附件，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码。如“附件：１．X X X X”。附件名称后不用标点符号。装订在正文中的附件还应在左上角第１行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，这里的“附件”后不能用冒号。 4.11成文时间 党的机关公文的成文日期用阿拉伯数字，三号仿宋体字，右空四个字的距离。 4.12版记制作 在文档的最后插入一个表格，选择“表格”菜单→“插入”→“表格”，插入一个1列3行的表格，选中表格，右键→表格属性→“表格”选项卡，“对齐方式”设置为“居中”；单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消。 4.13主题词 选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”选项卡，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体，居左顶格标识，后标全角冒号；主题词词目用三号小标宋，词目之间空1字；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。 4.14抄送 主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；抄送单位之间用逗号隔开，最后用句号结束，如果抄送单位不只一行，则对齐第一个抄送单位的位置排列。 4.15印发机关和印发时间 抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。 印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。在抄送机关下一行空１字位置用３号仿宋输入印发机关；在同一行右空１字用３号仿宋输入阿拉伯印刷日期。每项内容之间用反线隔开，最后一项内容下面同时要加上反线，反线的长度同版心宽度。 5.保存模板文件 单击“文件”→“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：公文模板；“保存位置”：桌面。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。 6.起用模版 要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。 －6－ －1－