软件外包与采购管理

nullnull软件外包与采购管理 —— 从社会分工合作、资源共享中获益 林 锐 博士 http://www.chinaspis.com linrui@chinaspis.com 上 海 漫 索 计 算 机 科 技 有 限 公 司目录目录1. 为什么要进行软件外包与采购 2. 过程域介绍 3. 软件外包管理的方法与规范 4. 软件采购管理的方法与规范 5. 建议 6. “集成化项目管理系统 Future”演示 参考书：《CMMI3级软件过程改进方法与规范》，林锐 著，电子工业出版社，20031. 为什么要进行软件外包与采购 1. 为什么要进行软件外包与采购 1.1 软件外包与采购的目的 软件业是一个高速变化、新技术层出不穷的行业，同时又是人力资源成本相对较高的行业。企业需要采用外包和采购形式来获取待开发产品的部件，最大限度地从社会分工合作、资源共享中获益。 企业的根本目标是“合法地赚取尽可能多的利润，使企业利益最大化”。这个根本目标就如同企业的“宪法”，是企业生存和发展之本。 企业所有的特定目标和行动都是围绕上述根本目标开展的，任何背离根本目标的行动都将对企业造成伤害，应当杜绝。 如果软件外包与采购能够为企业获取更多利益时，就不要自己开发软件。 软件外包的成功示例：印度软件业……CMM……许多中国软件企业企图引入印度软件业的模式…… 1.2 软件外包的两种结果 好的结局：外包项目做得又好又快，并且省钱； 坏的下场：进度延误、质量底下、费用超支，甚至反目成仇。 因此需要“软件外包管理与采购管理”2. 过程域介绍 2. 过程域介绍 2.1 CMM对应的过程域 2. 过程域介绍 2. 过程域介绍 2.2 CMMI-SE/SW对应的过程域 2. 过程域介绍 2. 过程域介绍 2.3 全局的软件研发与管理 CMM3级精简并行过程（Simplified Parallel Process, SPP）模型，详见林锐的著作。2. 过程域介绍 2. 过程域介绍 2.4 外包管理与采购管理的流程 在立项阶段，产品负责人应当进行“Make-or-Buy决策”，确定待开发产品的哪些部分应当“采购”、“外包开发”或者“自主研发”。 外包管理和采购管理是机构的公共职能，有条件的机构应当设立外包管理员和采购管理员两个角色。由于外包管理和采购管理都是为具体的项目服务的，因此需要项目成员的协作才能把工作做好。如果机构没有外包管理员和采购管理员的话，由项目经理兼此角色。 3. 软件外包管理的方法与规范3. 软件外包管理的方法与规范3.1 规程（procedure） 目的：从多个候选承包商中选择最合适的承包商，与其签订外包开发，并依据合同监控外包开发过程以及验收成果。 角色与职责：外包管理员邀请一些项目成员、同行专家、财务人员、市场人员等人组成临时的外包管理小组。外包管理员为该小组的负责人。 启动准则：在立项阶段，有关人员已经进行了“Make-or-Buy决策”，确定了需要外包的产品部件（通称外包项目）。 输入：“Make-or-Buy决策”产生的文档，主要是对外包产品部件的描述。 主要步骤： [Step1] 选择最合适的承包商 [Step2] 签订外包合同 [Step3] 监控外包开发过程 [Step4] 外包开发成果验收 输出：《外包开发竞标邀请书》《承包商评估报告》《外包开发合同》《外包开发监控报告》 《外包开发成果验收报告》 结束准则：承包商应交付的所有工作成果都已经通过委托方的验收。 度量：外包管理员统计工作量和文档的规模，汇报给项目经理以及有关领导。 3. 软件外包管理的方法与规范3. 软件外包管理的方法与规范3.2 如何选择合适的承包商 [1] 外包管理小组起草《外包开发竞标邀请书》（详见文档模板），主要内容： 外包项目基本信息 外包产品部件的详细说明 一些要求和约束（给出质量要求，时间、费用限制等等 ） [2] 外包管理小组根据实际情况制定“承包商评估标准”，常见评估因素： 开发方案是否令人满意？开发周期是否可以接受？ 性价比如何？能否提供较好的服务（维护）？ 是否具有开发相似产品的经验？ 承包商以前开发的产品是否有良好的质量？ 承包商的开发能力与管理能力如何？ 承包商的资源（人力、财力、物资等）是否充足并且稳定？ 承包商的信誉如何？外界对其评价如何？ 承包商是否已经取得业界认可的证书如ISO质量认证、CMM 2级以上认证？ 承包商的地理位置是否合适？3. 软件外包管理的方法与规范3. 软件外包管理的方法与规范3.2 如何选择合适的承包商 [3] 竞标邀请 外包管理小组与候选承包商建立联系，分发《外包开发竞标邀请书》以及相关材料。 候选承包商在给定的时间内递交“应标书”以及相关材料。 [4] 粗筛选 外包管理小组按照“承包商评估标准”对候选承包商进行粗筛选，剔除明显不合格的承包商。在此评估过程中，外包管理小组要和候选承包商进行交流（如面谈、电话交谈）。评估结论记录在《承包商评估报告》之中。通过了粗筛选的候选承包商将进入下一轮评估 [5] 评估候选承包商的综合竞争力 外包管理小组按照“承包商评估标准”逐一评估候选承包商的综合竞争力，给出排名。在此评估过程中，外包管理小组要和候选承包商进行深入的交流（如面谈、电话交谈）。评估结论记录在《承包商评估报告》之中。 [6] 评估风险 外包管理小组逐一评估与候选承包商建立外包合同的风险，评估结论记录在《承包商评估报告》之中。 [7] 确定承包商 外包管理小组挑选出最合适的承包商，产生完整的《承包商评估报告》。（见文档模板） 3. 软件外包管理的方法与规范3. 软件外包管理的方法与规范3.3 如何签订外包合同 [1] 协商。外包管理小组和承包商就《外包开发合同》的主要条款进行协商（谈判），达成共识。协商的重点内容： 承包金额和付款方式 产品交付方式和交付日期 违约处理 开发计划 监控计划 验收计划 维护计划 [2] 起草合同。外包管理小组和承包商按照指定的模板共同起草《外包开发合同》，见文档模板。 [3]签订合同 外包管理小组和承包商仔细审查《外包开发合同》中的每个条款，确保合同没有错误和隐患。 合同双方的代表（具有法律效律的人）在《外包开发合同》上签字，此后合同生效。 3. 软件外包管理的方法与规范3. 软件外包管理的方法与规范3.4 如何监控外包开发过程 [1] 项目进展检查 。外包管理小组按照《外包开发合同》中的“监控计划”，定期检查承包商的开发进展情况，并记录到《外包开发过程监控报告》之中。见文档模板3. 软件外包管理的方法与规范3. 软件外包管理的方法与规范3.4 如何监控外包开发过程 [2] 质量检查 。外包管理小组按照《外包合同》中的“监控计划”，组织人员对承包商的工作成果进行技术评审、测试，或者参与承包商组织的技术评审和测试，以保证工作成果的质量符合要求。外包管理小组将评审结论记录到《外包开发过程监控报告》之中。见文档模板3. 软件外包管理的方法与规范3. 软件外包管理的方法与规范3.4 如何监控外包开发过程 [3] 纠正偏差 。外包管理小组根据进展检查和质量检查的结论，督促承包商纠正工作偏差。如果需要更改合同、产品需求或开发计划，则按照变更控制规程处理。 3. 软件外包管理的方法与规范3. 软件外包管理的方法与规范3.5 如何验收外包开发成果 [1] 验收准备 承包商将待验收的工作成果准备好，并将必要的材料提前交给外包管理小组。 外包管理小组慎重地确定验收人员。 外包管理小组与承包商确定验收的时间、地点、参加人员等。 [2] 审查与测试 成果审查。验收人员审查承包商应当交付的成果，如代码、文档等等。确保这些成果是完整的并且是正确的。验收人员将审查结果记录在《外包开发成果验收报告》之中。 验收测试。验收人员对待交付的产品进行全面的测试，确保产品符合需求。验收人员将测试结果记录在《外包开发成果验收报告》之中。见文档模板 [3] 问题处理。如果验收人员在审查与测试时发现工作成果存在缺陷，则外包管理小组应当视问题的严重性与承包商协商，给出合适的处理措施。 如果工作成果存在严重的缺陷，则退回给承包商。承包商应当给出纠正缺陷的措施，双方协商第二次验收的时间。如果给验收方带来损失，则依据合同对承包商作出相应的处罚。 如果工作成果存在一些轻微的缺陷，则承包商应当给出纠正缺陷的措施，双方协商是否需要第二次验收。 [4] 成果交付与签收。当所有的工作成果都通过验收后，承包商将其交付给外包管理小组。双方的责任人签字认可。外包管理员通知本机构的财务人员，将合同余款支付给承包商。 4. 软件采购管理的方法与规范4. 软件采购管理的方法与规范4.1 规程（procedure） 目的：从多个候选供应商中选择最合适的供应商，与其签订采购合同，并依据合同验收产品部件 角色与职责：采购管理员邀请一些项目成员、同行专家、财务人员、市场人员等人组成临时的采购管理小组。采购管理员为该小组的负责人。 启动准则：在立项阶段，有关人员已经进行了“Make-or-Buy决策”，确定了需要采购的产品部件。 输入：“Make-or-Buy决策”产生的文档，主要是对需采购的产品部件的描述。 主要步骤： [Step1] 选择最合适的供应商 [Step2] 签订采购合同 [Step3] 采购物品验收 输出：《采购竞标邀请书》《供应商评估报告》《采购合同》《采购物品验收报告》 结束准则：供应商应交付的所有工作成果都已经通过采购方的验收。 度量：采购管理员统计工作量和文档的规模，汇报给项目经理以及有关领导。 参考书：《CMMI3级软件过程改进方法与规范》，林锐 著，电子工业出版社，20035. 建议5. 建议对外包与采购管理小组进行必要的培训。 对外包与采购管理过程域中产生的所有有价值的文档进行配置管理。 选用合适的软件工具，尽量减少外包与采购管理的工作量。 6. 集成化项目管理系统Future演示6. 集成化项目管理系统Future演示6.1 Future软件介绍 Future是基于Web的集成化项目管理系统。Future1.0主要功能包括项目规划、项目监控、需求管理、质量管理、配置管理、合同管理和日常工作管理等。 Future的主要功能覆盖了CMM 2级的所有6个过程域。使用Future可以大大降低软件项目管理的难度和工作量，有效提高软件产品质量、提高生产率并且降低开发成本。 Future的目标是“让项目管理变得简单有效”。6. 集成化项目管理系统Future演示6. 集成化项目管理系统Future演示6.2 使用Future管理软件外包项目 以公司真实外包项目为参考（请学员参与），创建一个用于演示的软件外包项目。 演示Future的项目规划 演示Future的项目监控 演示Future的需求管理 演示Future的质量管理 演示Future的配置管理（文档管理） 演示Future的合同管理 演示Future的日常工作管理