工程项目业务跟单员的岗位职责

工程项目业务跟单员的岗位职责 篇一:跟单岗位职责 岗位描述岗位名称 跟单员 岗位编号 直接上级 省区经理 越级领导 营销总监 直接下级 无 岗位权限与责任 工作职能 1、负责接受客户订单信息的记录跟踪和回复。确定所下订单数量、颜色、型号系列、规 格、尺寸、货款等, 2、负责对每日销售清单的汇总和录入, 3、负责对每天的客户投诉进行汇总和记录交客服部门～以便及时解决售后问, 4、做好接单工作和销售技能的提升～熟练掌握产品的系列、型号、尺寸、颜色、包数、 卖点等专业知识, 5、负责协调好各业务经理～做好各个客户的沟通和顾客 订单信息和回复工作, 6、跟客户沟通下达订单必须用传真等书面形式, 7、收到客户传真后～应先与所属业务人员沟通相关事宜～然后必须再给客户打个电话～ 确认传真上面的订货内容～确定订货内容准确无误后～再打单核定打款总金额, 8、打单完毕后～回复客户打款总金额～客户打订货订金, 9、去财务确定客户货款订金到账后～下达生产订单到生产处, 10、跟踪订单生产整个过程～对订单处于哪个环节做到心中有数～并参照合同日期规划 出货日期。 11、订单生产完毕后～需提前通知客户打余款～财务确认全款到账后～安排出货, 12、与业务人员沟通协调货运相关事宜, 13、接洽财务、出纳、仓库备货、验货、装车、出厂事宜, 14、负责客户投诉的信息接口传递工作, 15、及时向省区经理沟通专卖店的发货情况～以便于省区经理对客户及时的维护和开发, 16、跟单文员必须和客户、客服、财务、业务人员等部 门做好沟通协调工作, 17、对每天的销售情况进行汇总～做好日报表～交于省区经理, 18、负责销售台帐的建立以及应收帐款的回收跟进, 19、严格执行公司的各项规章～积极完成销售部下达的各项工作要求和目标, 20、根据客户要求～按公司的有关流程～进行及时准确的发货。 21、完成领导交给的其他任务 工作权限 1、下达订单生产指令、调货指令、发货计划指令, 2、对各生产部门的“按时、按质、按量”交货原则进行监督, 3、督促应收账款回收的权力。 工作关系 1、公司内部:销售、财务、生产、技术 2、公司外部:客户篇二:岗位职责模板(业务跟单) 跟单员岗位说明书 篇三:跟单文员工作职责 跟单文员工作职责 跟单文员工作职责 每日工作内容: 1.接受上级工作指示和客户信息～必要时将该信息传达给公司内部对应部门。 2.听从上级管理意见～听从其他部门～特别是生产部门 关于交期的意见。 3.每日下车间追查生产状况是否可以满足客户交期。 4.客户样品管理: 1,当工程接到新产品单时～配合工程向客户寻求相关资料～ 2,当客户有交货需求时～督促工程迅速完成样本工作。 3,如送样前客户提出交货～要求客户提出预产forcost或其他生产排程依据～以方便安 排生产。 4,当工程送样达成～参与新产品发布会～在会议前后时向客户讯证～并索要正式订单。 5,将工程确认的样品～按册记录发放给品质部门～作为量产的管制依据。 6,如品质部门或客户对样品提出疑问～将信息传达给工程处理。 5.下单跟单工作: 1,追客户下forcost或其他生产排程依据～以方便安排生产。 2,依据客户订单下公司内部制造命令单通知各部门做好生产准备工作～并做好工单发放 记录～避免造成有单无货或有货无单情况。 3,审核生产日报表～进行工单产能结算工作～以追踪工 单达成情况 4,开立发料通知单给生产部门和物料员～通知其部门做好物料的准备工作。 5,如有其他物料需要领取的～审核领料部门是否领料正常。 6,督促pc计划员依据客户交期情况～与生产部门协商制订生产计划表～并依据生产状 况和客户协商交期。 7,如公司生产量或生产工艺无法达成客户交期需要外发供应商的,开立外协申请单给外 协跟单员。 6.出货追踪管理工作: 转载自百分网～请保留此标记 1,将和客户协商的交期制定成出货计划～请仓库～品质做好出货准备。 2,如客户对出货时间有疑问～与客户协商,尽量满足其合理的要求。料不及时或无计划的出货。 4,当仓库备好产品时～依据备料数量开立客户送货单～要求仓库按照客户要求时间内将 货物送到。 5,督促仓库送货员将送货单准确收回～并建档以方便查帐。 7.其他工作: 1,按时和客户有关人员进行帐务核对～确保送货单没有失误。 2,召开新产品发布会时～要参加。 3,如客户有变更交期的～积极与pc协商～修订生产计划～督促生产部门执行之。 4,如客户有紧急插单的～立即召开紧急插单说明会～向生产部门说明插单重要性～督促 生产部门执行。 5,如生产部门因交期没有达成～及时和客户协商～商讨新的交货时间。 6,如有品质问题而影响交期的～同样及时和客户协商～商讨新的交货时间～必要时和品 质部门协商让步接受,如需要返工处理的～当接到品质信息时～确认工程和品质部门意见～ 及时与生产部门沟通返工完成时间。 7,如需要补单交货的～与生产部门协商及时补单作业。 8,积极和仓库一起与客户协商包材回收问题～减少公司包材损失。 ?每周月工作内容: 每周组织各生管召开交期检讨会不定期召开客户交期检讨会 ?所用表格: 送货单 制造命令单发料通知单领料单 异常领料单不合格品报告 外协申请单跟单文员就是负责业务的跟踪、监督～避免飞单 就是接到单子后把所要用到的原料辅料还有产品相关的所 有的东西都要管的.跟单员的工作内容主要有:外贸业务跟单～物料采购跟单～生产过程跟单～货物运输跟 单及客户联络跟踪,客户接待,。 1.出口货物跟单,,外贸业务跟进,了解基本外贸知识:,谈判～报价～接单～签合同等 等,。基础外语及函电往来。 2.物料采购跟单。,业务跟进,懂营销～懂产品。,物料～性能～使用～保养, 3.生产过程跟单,生产进度跟进,懂生产～懂管理～懂沟通。 4.货物运输跟单,出货跟进,货物运输知识～,运输工具～方法～配柜,及了解报关知识。 5.客户联转载自百分网～请保留此标记络跟踪,客户接待,:了解对客户的管理～懂国际 礼仪知识。 1、客户所下订单的数量及质量进行相关的监督,订单数量、交货日期、结款方式、回传 交期,。 2、确认物料是否到位～为生产做好准备。 3、跟进生产～满足客户供货要求。 4、把交完的订单及时交给财务～做好对帐工作～协助业务回笼资金。 5、把自己不能解决的问题及时向上级反映～及时解决问题。 6、做好本职工作的同时～协助财务和出纳工作。工作要领:1、热情礼貌、积极向上、责任心强。 2、在客户和业务之间做好沟通和协调工作并及时准确的传达信息。 3、保持良好的客户关系。 4、做好各部门的沟通和协调工作。 1.听从上级管理意见～听从其他部门～每日下车间追查生产状况是否可以满足客户交期。 2.负责客户样品管理: 1,当工程接到新产品单时～配合工程向客户寻求相关资料～ 2,当客户有交货需求时～督促工程迅速完成样本工作。 3,如送样前客户提出交货～要求客户提出预产forcost或其他生产排程依据～以方便安 排生产。 4,当工程送样达成～参与新产品发布会～在会议前后时向客户讯证～并索要正式订单。 5,将工程确认的样品～按册记录发放给品质部门～作为量产的管制依据。 6,如品质部门或客户对样品提出疑问～将信息传达给工 程处理。 3.下单跟单工作: 1,追客户下forcost或其他生产排程依据～以方便安排生产。 2,依据客户订单下公司内部制造命令单通知各部门做好生产准备工作～并做好工单发放 记录～避免造成有单无货或有货无单情况。 3,审核生产日报表～进行工单产能结算工作～以追踪工单达成情况 4,开立发料通知单给生产部门和物料员～通知其部门做好物料的准备工作。 5,如有其他物料需要领取的～审核领料部门是否领料正常。 6,督促pc计划员依据客户交期情况～与生产部门协商制订生产计划表～并依据生产状 况和客户协商交期。 7,如公司生产量或生产工艺无法达成客户交期需要外发供应商的,开立外协申请单给外 协跟单员。 4.出货追踪管理工作: 1,将和客户协商的交期制定成出货计划～请仓库～品质做好出货准备。 2,如客户对出货时间有疑问～与客户协商,尽量满足其合理的要求。 3,督促生产部门达成交期并及时入库～要求仓库及时备料请品质部门检验～以上工作需 要提前完成～避免出现备料不及时或无计划的出货。 4,当仓库备好产品时～依据备料数量开立客户送货单～要求仓库按照客户要求时间内将 货物送到。 5,督促仓库送货员将送货单准确收回～并建档以方便查帐。 1,按时和客户有关人员进行帐务核对～确保送货单没有失误。 2,召开新产品发布会时～要参加。 3,如客户有变更交期的～积极与pc协商～修订生产计划～督促生产部门执行之。 4,如客户有紧急插单的～立即召开紧急插单说明会～向生产部门说明插单重要性～督促 生产部门执行。 5,如生产部门因交期没有达成～及时和客户协商～商讨新的交货时间。 6,如有品质问题而影响交期的～同样及时和客户协商～商讨新的交货时间～必要时和品 质部门协商让步接受,如需要返工处理的～当接到品质信息时～确认工程和品质部门意见～ 及时与生产部门沟通返工完成时间。跟单文员主要工作范围是生产部门～登记好产品的生产 情况～管理好产品的相关信息～跟进下单情况。其一日的工作流程可以归纳成以下的工作顺 序: 1.听从上级管理意见～听从其他部门～每日下车间追查生产状况是否可以满足客户交期。 2.负责客户样品管理: 1,当工程接到新产品单时～配合工程向客户寻求相关资料～ 2,当客户有交货需求时～转载自百分网～请保留此标记督促工程迅速完成样本工作。 3,如送样前客户提出交货～要求客户提出预产forcost或其他生产排程依据～以方便安 排生产。 4,当工程送样达成～参与新产品发布会～在会议前后时向客户讯证～并索要正式订单。 5,将工程确认的样品～按册记录发放给品质部门～作为量产的管制依据。 6,如品质部门或客户对样品提出疑问～将信息传达给工 程处理。 3.下单跟单工作: 1,追客户下forcost或其他生产排程依据～以方便安排生产。 2,依据客户订单下公司内部制造命令单通知各部门做好生产准备工作～并做好工单发放 记录～避免造成有单无货或有货无单情况。 3,审核生产日报表～进行工单产能结算工作～以追踪工单达成情况 4,开立发料通知单给生产部门和物料员～通知其部门做好物料的准备工作。 5,如有其他物料需要领取的～审核领料部门是否领料正常。 6,督促pc计划员依据客户交期情况～与生产部门协商制订生产计划表～并依据生产状 况和客户协商交期。 7,如公司生产量或生产工艺无法达成客户交期需要外发供应商的,开立外协申请单给外 协跟单员。篇四:跟单员工作职责 一、 目 的:为明确跟单员工作职责和权限,并与其他部门得到有效沟通,特制定此部门职责说明书。 二、 适用范围: 跟单部跟单员。 三、 定义: 1. 跟单:跟单英文walkthroug的直译,意思是从业务的起始一直到业务的结束-----一 般都是到财务做帐结束-------整套业务流程。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证 据-------各种证据、单据、报表等-----对业务流程进行重复模拟。 2 .跟单员:跟单员是指在企业运作过程中～以客户订单为依据～跟踪产品～跟踪服务运 作流向的专职人员。所有围绕着订单去工作～对出货交期负责的人都是跟单员。 四、工作内 容: (了解基本外贸知识:谈判～报价～接单～签合同 等等;基础外语及函电往来);采购跟单 ,业务跟进,懂营销～懂产品。物料～性能～使用,;生产过程跟单,生产进度跟进.懂生产～ 懂管理～懂沟通。,;货物运输跟单,出货跟进.货物运输知识:运输工具～方法～配柜及了解 报关知识,及客户联络跟踪,客户接待:了解对客户的管理～懂国际礼仪知识, 1.寻找客户:通过各种途径寻找新客户～跟踪老客户。 2.设定目标:主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。 3.传播 信息:将企业产品的信息传播出去。 4.推销产品:主动与客户接洽～展示产品～为获取订单为目的。 5.提供服务:产品的售 后服务～及对客户的服务。 6.收集信息:收集市场信息～进行市场考察。 7.分配产能:产 能紧张时先安排主要客户。 8.负责外贸采购的国内供应商开发、询价和评审 9.计算报价单 10. 验签订单 11.进行采购订单的下达、跟踪,安排和参与质检员对产品的验货 12.负责出口单证、物 流、以及跟单工作中涉及的各项内容 13.填对帐表,配合财务做好核销,对帐工作 14.目录～ 样品的寄送与登记 15.客户档案的管理 16.客户来访接待 17.经理交办事项的处理 18.与相关部门(供应商、出口运输以及与货代,船公司)的业务联系跟单员是协调员:跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪～即进行生产跟踪。跟踪的要 点是生产进度～货物报关～装运等。 五、工作流程: 跟单员工作流程关联图: 客户——订单处理中心——订单——订单处理 中心— —供应商——生产计划——,库存查询, ,出货传票, ——供应商——进料——仓库 ——出库 要点:接单与审单 ,进出口货物的基本程序(外贸业务主要就是进行货物的进出～货物 的出口有二种形式～一种通过外贸公司出口～另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单 工作主要有:接单～跟进生产～出货跟踪～制单结汇等) ,一,、接单:接单也即合同的签定～订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定 的格式。任何载明双方当事人名称～标的物的质量～数量～价格～交货和支付等交易条件的 书面文件～包括买卖双方为达成交易而交换的信件～电报或电传～都足以构成书面合同。 篇二:跟单员工作职责 一、 目 的:为明确跟单员工作职责和权限,并与其他部门得到有效沟通,特制定此部门 职责说明书。 二、 适用范围: 跟单部跟单员。 三、 定义: 1. 跟单:跟单英文walkthroug的直译,意思是从业务的起始一直到业务的结束-----一般都是到财务做帐结束-------整套业务流程。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据-------各种证据、单据、报表等-----对业务 流程进行重复模拟。 2 .跟单员:跟单员是指在企业运作过程中～以客户订单为依据～跟踪产品～跟踪服务运作流向的专职人员。所有围绕着订单去工作～对出货交期负责的人都是跟单员。 四、工作内容: (了解基本外贸知识:谈判～报价～接单～签合同 等等;基础外语及函电往来);采购跟单,业务跟进,懂营销～懂产品。物料～性能～使用,;生产过程跟单,生产进度跟进.懂生产～懂管理～懂沟通。,;货物运输跟单,出货跟进.货物运输知识:运输工具～方法～配柜及了解报关知识,及客户联络跟踪,客户接待:了解对客户的管理～懂国际礼仪知识, 1.寻找客户:通过各种途径寻找新客户～跟踪老客户。 2.设定目标:主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。 3.传播信息:将企业产品的信息传播出去。 4.推销产品:主动与客户接洽～展示产品～为获取订单为目的。 5.提供服务:产品的售后服务～及对客户的服务。 6.收集信息:收集市场信息～进行市场考察。 7.分配产能:产能紧张时先安排主要客户。 8.负责外贸采购的国内供应商开发、询价和评审 9.计算报价单 10. 验签订单 11.进行采购订单的下达、跟踪,安排和参与质检员对产 品的验货 12.负责出口单证、物流、以及跟单工作中涉及的各项内容 13.填对帐表,配合财务做好核销,对帐工作 14.目录～样品的寄送与登记 15.客户档案的管理 16.客户来访接待 17.经理交办事项的处理 18.与相关部门(供应商、出口运输以及与货代,船公司)的业务联系 跟单员是协调员:跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪～即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度～货物报关～装运等。 五、工作流程: 跟单员工作流程关联图: 客户——订单处理中心——订单——订单处理中心— —供应商——生产计划——,库存查询, ,出货传票, ——供应商——进料——仓库——出库 要点:接单与审单 ,进出口货物的基本程序(外贸业务主要就是进行货物的进出～货物的出口有二种形式～一种通过外贸公司出口～另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有:接单～跟进生产～出货跟踪～制单结汇等) ,一,、接单:接单也即合同的签定～订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称～标的物的质量～数量～价格～交货和支付等交易条件的书面文件～包括买卖双方为达成交易而交换的信件～电 报或电传～都足以构成书面合同。 1(下单方式:客户下单的方式有:通过电话～Fax, Email或书面合同等方式。 2(接单的途径:交易会～出访～出国参展～邀请客户来访～利用我们的网站～等等。 3(接单的形式:在出口贸易中～跟单员接的单没有特定的限制～最常见的是: ,1, 合同:,CONTRACT,合同有销货合同,SALES CONTRACT,和购货合同,PURCHASE CONTRACT,。前者由卖方草拟～后者由买方草拟。 ,2, 确认书,,CONFIRMATION,它比合同要简化些。对异议～仲裁～不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书,SALES CONFIRMATION,和购货确认书,PURCHASE CONFIRMATION,。这种格式的合同一般适用于成交金额不大～批次较多的产品。而合同用的比较正规。客户从国外直接发来的订单或委托订单～我们收到后要回复～不能置之不理～否则算默认。4(接单的程序: 接单的程序可分为询盘～发盘～还盘和接受四个环节。 ,1, 询盘:,INQUIRY,又叫询价。 ,2, 发盘:,OFFER,又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件～并愿意按照这些条件达成交易～订立合同的一种确定的表示。在实际业务中～发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。 ,3, 还盘:,COUNTER-OFFER,又叫还价。 ,4, 接受,ACCEPTANCE,买方或卖方同意对方在发盘 中提出的各项交易条件～并愿意按这些条件达成交易～订立合同的一种确定的表示。 ,二,、审单:即审核合同报价 1(审单内容: 确认产品名称～规格～质量～数量～单价～价格条款～总额～付款方式～包装要求～交货期～交货方式。2(审单方法: ,1,产品名称～规格: 审查时产品代码是不是自身的产品,与我们的产品资料能否对上号, ,2,质量: 也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中～货物的品质不仅是主要交易条件～也是我们跟单员进行审单的首要条件。 ,3, 数量: 应审查货物的数量是否可以及时备妥～其计量单位～重量以及约数有何规定。 约数:如合同数量前加“约”～可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%～有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》～信用证上如规定约字～应允许有不超过10%的增 减幅度。 ,4,单价～总额的审查:a(客户下单有的会将单价标出～我们要对照我们的报价表审查是否对,总额有没有加错, 新客户下单～要查看我们给他的报价。b( 通常我们以美元为结算货币。 ,5,价格条款的审查: 出口货物的单价条款～也称价 格术语～常用的有:FOB 船上交货价,指装运港的价格条件, C&F ,Freight or Carriage Paid to?..,运费付至指定目地的交货CIF 成本+保险费+运费,指目的港,价格 ,6,付款方式审查: a. 付款方式是否能接受,LC ～付定金～等等。b. 支付的货币能否接受,(我们以美元为结算货币) ,7,包装要求的审查: a( 工厂的产品本身有自已的包装～展示给客户能否接受, b( 客户提供的包装,彩印～尺寸,我们能否做, c( 客户提供的包装资料是否齐全,,内包装～外包装～标签～说明书, 内包装:普合～白合～彩合～吸塑 外包装:纸箱～木箱～桶装～编织袋。最主要是唛头印刷。 ,8,交货期的审查 ,1, 跟单员应审查交货期是否合理～公司是否能及时筹备到货物～并装车、船送达。交货期分:国内(以天计算);国外交货期一般应规定一个期限～而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周～3周～或一个月～二个月～一个季度或更长。 ,9,交货方式的审查: 运输主要有海运～陆运～空运～邮寄等等。 注:如运费由客户支付～客户决定交货方式。如我们付费～尽量用海运。如报的价是连同海运价～而客户要求空运 ,赶销售,～我们可要求客户承担多出部分的费用。 3. 直接批量订单金额大于人民币4万元的～营销部先安 排打样～样板交客户确认后才能下单生产。 4.合同评审完成和工程问客,EQ,确认后,经部门经理审批完成,营销部跟单员在24小时内回传合同/订单或者邮件回复客户。 ,三,、发单:即安排适合的供应报价,确认交期!符合条款后,签订《购货合同》,经部门经理审批后安排生产。 ,四,、订单生产进度跟踪:已安排生产的订单需每天对进度进行跟踪!如有异常,须及时通知经理,会影响交期的要提前知会客户。 ,五,、准备报商检～报关 ,六,、准备出货。出货事宜～是之前要与客人商量好的～货出哪里,如果使用的TT～一般要求在出货之前～货款全部收到才发货。 ,七,、通知客人货已经发送。 ,八,、如果是信用证～就拿好信用证中所要求的单据去银行议付。 ,九,、合同或订单的更改: 1.客户落单后或生产过程中～客户提出对订单的内容要求进行修改时～由营销部与客户协商确 认在线半成品处置方法～开出《客户工程更改通知》～分发相关部门～并在E系统上作ECN变更。 1) 更改订单数量、货 期通知供应商调整生产计划并作跟进～当发生异常情况～未能及时完成订单或数量不足须补料时～应提前三天发出《延误交货申请》给营销部～营销部与客户协商并将结果回 复供应商, 2) 资料更改由工程部跟进完成～并以《资料更改通知》说明内容～分发到供应商和品保部～以便品保部监督检查～同时在系统上作“ECN影响”处理。 ,十,、合同或订单的暂停/取消: 营销部接收客户通知要求暂停/取消的～开出《客户工程更改通知》～分发供应商和相关部门～并在系统上作ECN变更。2小时内将与相关部门确认的产品状态以《订单暂停/取消确认书》形式回复客户～客户回签后留档。一个月内如无收到客户对产品的处置～提交成本中心核算因暂停/取消该该合同或订单所发生的成本～并与客户协商处理方案～结果知会财务部。 备注: 一、关于样品: 要获取订单～备好样品是很重要的一步。 1( 寄目录～样本: 2( 准备样品。 ,1, 工厂现有的款式 ,2, 新款 ,3, 客户来样。 要领:无论老品～新品～还是客户来样～样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几 篇三:跟单员岗位职责 跟单员岗位职责 1、所有日常跟单工作直接对销售经理负责。 2、负责与业务员做好签约工程的交底及其他业务交接工作。 3、按合同要求及签字确认的图纸、清单办理落单手续。 4、负责跟进生产加工进度及与各部门的协调工作。 5、负责办理客户更改、补单手续。 6、负责办理出货手续～按合同单价填写出货票报财务部,注:报价由业务员负责,。 7、负责整理所跟单的工程资料及归档工作 。 8、协助业务受理客户投诉～按照业务员与客户及销售部协商结果～办理投诉手续。 9、负责业务员外出跑单时的相关业务工作。 10、完成上级领导交办的其它临时工作。 11、有较强的协调能力～重在沟通,胜在多变。善于发现问题～提出合理性建议。 12、严格保密公司资料和客户资料。