传真收发、文件打复印、长途电话使用

传真收发、文件打复印、长途电话使用 为确保公司文件传输准确无误及保密性，制订此。 2 本规定适用于公司所有传真收发、文件打/复印工作及长途电话的使用。 3 人事行政部对此项规定进行监督。 4 4.1 公司传真机、复印机及长途电话由人事行政部负责管理，收发传真及复印文件时应由行 政部人员负责操作。 4.2 行政部人员发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收完毕后，应 立即将传真文件交给发件人。 4.3 员工因为工作需要而发送传真的，应填写《文件打印、复印、传真申请单》（详见附）， 经部门经理对传真或复印内容进行审核，如部门经理无法确认则递交上一级领导审批。人 事行政部人员在接收到审批后的申请单后方可进行操作。 4.4 对发送保密性高的文件，可由人事行政部人员进行指导，由员工个人亲自发送，并提前 以电话方式通知收件人现场接收。对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免 泄密。 4.5 员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。 4.6 普通传真由行政部接收后送交相关部门。 4.7 遇有重要传真，相关部门可提前通知人事行政部注意接收，或与对方明确接收时间后在 行政部等待传真。 4.8 传真的接收及发送，文件的打印复印，长途电话的使用均需在人事行政部保存记录。 5 5.1 《文件打印、复印、传真申请单》 1年 5.2 《文件打印、复印及传真记录单》 1年 5.3 《长途电话使用登记本》 1年