批量打印带照片的准考证设置方法

批量打印带照片的准考证设置方法 利用Word邮件合并批量打印带照片的证 据我所学，利用word的邮件合并功能可以批量打印出相关信息，但批量打印带照片的证书，邮件合并能完成这个要求呢,经过一番摸索、查寻，终于找到办法可以解决了，具体过程如下: 准备工作:准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是:在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。。我最常用的是Excel簿，里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的路径和文件名的字段(如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话，可免)，假设照片放在e:\photo文件夹里，每位考生的照片文件名和准考证号相对应(如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题)。数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对正确。 接下来的工作就是要邮件合并的了，步骤如下: 1(启动word程序，从菜单栏中选择“工具――邮件合并”，将出现“邮件合并帮助器”对话框; 2(在“邮件合并帮助器” 对话框中的第一步“主文档”中单击“创建” 下拉按钮，选择“套用信” (如果想在一张纸上打印多份的话，选择“分类”)，再在出现的对话框中点击“活动窗口(A)”按钮。 3(在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据(G)”下拉按钮，选择“打开数据源(O)„”，在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格，点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档(M)”，这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏 4(然后画好表格填好项目，进行排版、设置纸张，再把光标置于要插入相应项目的位置，点击“邮件合并”工具栏的“插入合并域”下拉菜单(下拉菜单中的相应选项与Excel数据表格中的标题行是一一对应的)，然后单击下拉菜单中的相应选项，直至插入所有只包含文字的域。 5(下面是实现批量打印照片的关键一步，就是照片域的实现: 先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一个域，输入“IncludePicture "e:\\photo\\”(不包含外侧双引号)，再按Ctrl+F9插入一个域，输入“MergeField "准考证号"”，光标定位到这个域之后输入“.jpg"”，最后看到的结果应该是: {IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}。(这一步思路很好，用“准考证号”后就省得为每个文件输入路径了) 现在保持光标在域中，按Shift+F9将代码转换为结果，也就是把图片内容显示出来。这时候如果什么也没显示，不要慌，按个F9刷新一下域就行了。其实，在按Shift+F9之前直接按F9刷新域也可以显示出 1 来图片。不过图片大小似乎不太合适，调整一下吧。 6(然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有,不会是上当了吧,别急，保存生成文件(不用关闭文件再打开)，按Ctrl+A全选，再按F9，哈哈，每位考生对应的照片是不是全出来了。，,，不对„„好像所有的图片好像显示的都是第一个人的照片。没关系，全选这个Word文档，然后按F9对所有域进行刷新。这时候图片应该都换成了正确的图片，如果还没有——也许Word有这么个BUG——那你就先把这个文档保存下来，关闭，再打开，全选，F9刷新。图片刷新的问题是解决了，但是又出现了另一个问题，图片大小都变成调整前的了。也就是说，我们插入INCLUDEPICTURE域之后所做的调整，全都失效。查查Word的帮助文档，可以找到，所有域代码都可以有一个开关，用来保存对域结果进行的格式修改: \* MERGEFORMAT(注意前面的\*是必须的，“*”后面有个空格)。所以，将上面的INCLUDEPICTURE域代码修改为{ INCLUDEPICTURE "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg" \* MERGEFORMAT } 在邮件合并模板中F9刷新显示图片，调整图片，再合并成新文档，刷新全部域——OK，这次全都是调整后的格式了。 实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture "e:\\photo\\001.jpg"}，插入准考证域用的是{MergeField "准考证号"}，而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}从而实现了本文最初提出的要求――批量打印照片。如果想打印在学籍、证件、档案上，在准备好数据库文件的情况下，对主文档模板作相应设计修改，同样也可以实现，可谓一举多得，不用再找专用软件来批量打印照片啦。 建议使用word2000，在word 2003中插入文字域的方法比较烦，在这里不一一表述了。 附:"INCLUDEPICTURE"的Word域的用法: 域用法:{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches ] } "FileName" :图形文件的名称和位置。 如果其中包含较长的带空格文件名，请用引号引住。如{IncludePicture "D:\\Documents and Settings\\Administrator\\桌面\\用Word邮件合并实现批量打印带照片证件\\邮件合并[url=file://\\photo\\4220001.jpg]\\photo\\4220001.jpg[/url]"} 指定路径(路径:操作系统用来定位文件夹或文件的路径，例如 C:\Manual\Art\Art 22.gif)时，请以双反斜杠替代单反斜杠。例如:“C:\\Manual\\Art\\Art 22.gif” IncludePicture域中的文件名路径也可以使用相对路径。如{IncludePicture "邮件合并[url=file://\\photo\\4220001.jpg]\\photo\\4220001.jpg[/url]"}，文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。用相对路径的好处是只要把包含word模板文件、数据库文件和照片文件夹放在一 2 个文件夹内，那么拷贝到其他任何一台安装有office软件的电脑上都可以合并打印了。 Switches 开关，如下: \c Converter 指定要使用的图形筛选。图形筛选的文件名不带有 .flt 扩展名，例如，输入 picture 表示筛选文件 Picture.flt。 \d 图形数据不随文档保存以减小文件长度。 \* MERGEFORMAT 注意前面的\*是必须的，“*”后面有个空格，所有域代码都有这个开关，用来保存对域结果进行的格式修改。 注意事项: 1(插入域的时候，包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的。应该使用Ctrl+F9来插入域(此时会自动插入表示域的那一对大括号)，并在其中填写域代码。 2(特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则Word将找不到图片文件，只会出现一个红叉。比如不能写成: {IncludePicture " e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}，因为e:前多加了空格。 3(最后还有一点不得不说明，图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并。如果选成其它格式，虽然定位方便了，但是邮件合并的时候会不认它。如果确实需要灵活的定位，可以考虑插入一个文本框，去掉边框等属性，并在这个文本框里插入INCLUDEPICTURE域代码，调文本框的位置即可 关于带照片的准考证的打印，类似的文章较多，大多用VFP报表功能来实现。这里我们向大家介 绍一种新的方法:用Word的邮件合并功能来完成带照片的准考证打印。 Word的邮件合并功能大家比较熟悉，用的也较多，但有图片的数据源，如何才能实现这一 功能呢, 如图1为某学校参加会考学生的数据，该数据全部用Excel录入，照片作为其中的一个字段 已放在单元格内。如果用VFP，还需将工作表转换成DBF格式，并将照片复制成一个个单独的 图片文件，由于人数较多，用这种方法来实现是比较困难的。 一般来说，把带照片的Excel数据文档作为数据源，用邮件合并功能是无法显示照片的。难道 用邮件合并功能，就真的不能实现带照片准考证的打印了吗,经过笔者一番探索，此问题终于得 到解决。 转换数据源 设置图片格式 1. 选中并复制图1所示的Excel数据区域，打开Word，新建一文档，命名为“源数据”。执行 3 “编辑?粘贴”命令，将Excel数据转换为Word表格。由于表格中的图片不是作为字符存在的，因此，图片无法作为数据进行邮件合并，也就是说，合并后的主文档是不能显示照片的。所以，本例的关键在于图片格式的设置。Word图片与文字的排版方式有五种。只有嵌入型方式在排版时能将图片作为文字对象来处理。所谓嵌入型是把插入的图片当做一个字符插入到文本中，在与别的图片进行排版时它被当成了文字对象，要改变其位置可以像改变文字位置一样使用键盘上的空格键来实现。因此只要将图片版式设定为嵌入型就可以了。 2. 选中图片，点击鼠标右键，打开“设置图片格式”对话框，点击“版式”选项卡，选择“嵌入型”，单击〔确定〕按钮退出。用同样方法，将所有图片版式设定为嵌入型后，保存文档退出。下一步就可进行邮件合并了。 制作打印模板 进行邮件合并 1. 图2为准考证样式，在准考证上实现数据套打，具体步骤如下:先用扫描仪将准考证扫描 下来，注意扫描时比例选择100%，扫描分辨率设为75dpi即可。为确保扫描图片大小不变，扫描前用黑色钢笔或铅笔将明信片四周边缘涂上一圈黑线条。将图片扫描完成后，用Photoshop图片处理软件将黑线条之外的多余部分剪切掉，同时将黑线条擦掉。将图片大小设置为准考证实际大小，保存图片为GIF或JPG格式。 图2 2. 启动Word 2000，执行“插入图片?来自文件”，将扫描好的图片插入文档中。右击图片， 选择“设置图片格式”命令，在弹出的“设置图片格式对话框”中将“颜色和线条”设为黑色实线，“版式”为衬于文字下方，“大小”设置和原图相同宽和高。在需要套打文字或图片的区域插入文本框，将文本框线条和颜色设为无线条颜色。双击文本框，设定文本框文字格式。一切设定完成后，打印模版就建成了。 图1 3. 在打印模板主文档中，执行“工具?邮件合并”命令，打开“邮件合并帮助器”对话框，点击“主文档”右侧的〔创建〕按钮，选择“套用信函”选项，在弹出的对话框中按〔活动窗口〕按钮。在上述对话框中，单击数据源下面的〔获取数据〕按钮，定位并打开转换的“源数据”表格，一路〔确定〕下去。然后关闭“邮件合并帮助器”对话框。将光标移至主文档需要插入合并域的地方，点击邮件合并工具栏上的〔插入合并域〕按钮，如图3所示，完成所有合并域的插入。 4 图3 4. 邮件合并完成后，下一步就是打印准考证了。为避免将图片打印出来，影响效果，首先将扫描的准考证图片删除。单击邮件合并工具栏上的〔查看合并数据〕按钮，就可预览合并后的结果，并可实现数据定向打印，效果如图4所示。也可按下〔合并到打印机〕按钮，实现数据批量打印。原本需要很长时间完成的打印任务，几分钟就可以搞定了，怎么样，很简单吧。 图4 5