【精品】使用自动转账功能 提高会计电算化效率8

【精品】使用自动转账功能 提高会计电算化效率8 使用自动转账功能 提高会计电算化效率 [摘 要]对于只有总账系统和报系统的小规模企业,合理使用自动转账功能可以方便快捷地实现期末转账,本文详细介绍了用友财务软件中的3种自动转账类型及高效使用该功能的要求。 [关键词]自动转账;自定义结转;对应结转;销售成本结转 doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2009.12.002 [中图分类号]F232[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2009)12-0009-03 目前,会计电算化程度越来越高,越来越多的企业运用财务软件进行核算与管理。但为节省资金,很多小规模企业一般只购买财务软件中的总账和报表系统,而其他一些系统,如供应链系统、工资系统、固定资产系统、应收款和应付款系统不在考虑之列,所以当小规模企业处理这些系统中的转账业务时(如成本费用的结转、利息的计提、工资计提、折旧计提等),往往通过手工进行,这种方式效率很低。但是如果能在总账系统中使用自动转账功能处理这些业务,则可大大提高工作效率。笔者在实际调查中发现,不少企业的会计人员不能灵活运用该项功能。为提高中小企业会计人员的工作效率,充分发挥财务软件的应有作用,现以用友财务软件为例,对总账系统中的自动转账功能加以介绍。 总账系统中自动转账类型包括自定义结转、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转和期间损益结转,后两种转账类型有明确的使用范围,分别用于期末自动结转外币账户的汇兑损益及将损益类科目的余额结转到本年利润中,本文只对前3种转账类型进行介绍。 一、自定义结转 每个会计期间终了,企业经常重复做一些转账业务,比如:结转各种费用、计提工资和福利费、计提折旧、计提借款利息等。这些业务都可以通过财务软件中的自动转账功能来实现,但由于各企业的经济业务、处理方式不同,其转账凭证也各不相同。为满足各类企业的需要,财务软件提供了用户自选定义转账凭证的功能,即自定义结转功能。 例:期末按短期借款年初余额的0.5%计提本月应负担的短期借款利息。 1自定义结转的设置 在总账系统中,选择“总账?期末?转账定义?自定义结转”命令,进入“对应结转设置”窗口,在此设置“计提利息”的转账凭证(见图1)。 2自定义转账生成 设置完成后,在总账系统中选择“总账?期末?转账生成”命令,进入“转账生成”窗口,单击“自定义结转”选项,选择要结转的自动转账分录,选择结转月份,单击“确定”按钮,系统自动生成转账凭证(见图2),保存后凭证上有“已生成”字样,这是自动转账凭证的标志,可在“查询状态”下找到该凭证。 二、对应结转 对应结转又称平行结转,不仅可以进行两个科目一对一的结转,还可以进行科目的一(一个转出科目)对多(多个转入科目)的结转。一定要注意对应关系,特别是将多个科目的数据转出时,有几个转出科目,就必须设置几张转账凭证;而将某一科目的数据转入到多个科目时,只需设置一张转账凭证,此时要注意相应的结转系数。对应结转的科目可以是上级科目,但其下级科目的结构必须一致(即明细科目相同),如有辅助核算,则两个科目的辅助账类也必须一一对应。 例:期末将“制造费用”科目的当月余额按生产车间进行分摊:制造费用(科目代码5101)下设两个明细科目:直接材料(科目代码510101)和直接人工(科目代码510102),按3?7的比例分摊给一车间、二车间。 1.对应结转的设置 该例中的制造费用的明细科目有两个,即转出科目有两个,所以应设置两张转账凭证,即直接材料和直接人工各一张,二者的设置方法类似,这里只以直接材料的结转为例。操作方法如下: 在系统菜单中选择“总账?期末?转账定义?对应结转”命令,进入“对应结转设置”窗口,在此设置“制造费用——直接材料”的转账凭证(见图3)。 2.对应结转转账生成 操作方法与自定义转账生成基本相同,只是转账类型由“自定义结转”变为“对应结转”,在此不再详述,只显示对应结转最终自动生成的转账凭证(见图4)。 三、销售成本结转 在生产企业中,销售成本的计算比较复杂,尤其当企业销售多种产品,而且必须分别计算 各种产品的销售成本时,若采用传统的手工方式编制销售成本转账凭证,汇总时经常会产生重复或遗漏。为解决企业销售成本的计算和结转,用友财务软件提供了销售成本的自动转账功能。通过该功能,可以准确、快速地实现销售成本的自动结转。 例:期末结转销售成本,假设该企业有两种库存商品(1406),分别为A产品(140601)、B产品(140602)。 在定义销售成本结转之前,应首先保证库存商品、主营业务收入、主营业务成本3个科目的明细科目相同(包括计量单位),并且都不能带有往来辅助核算,否则,不能使用“销售成本”的自动结转功能。这里笔者建议使用会计科目的“成批复制”法,它可以准确、快速地实现上述要求。具体操作方法为:首先,给上述3个科目中的任何一个增加两个明细科目——A产品和B产品,并回到“会计科目”界面;然后,选择“编辑”菜单中的“成批复制”命令,在弹出的对话框中输入源科目和目标科目并单击“确认”按钮,则目标科目产生了与源科目完全相同的明细科目,同理设置第三个科目的明细科目。这样,库存商品、主营业务收入、主营业务支出3个科目的明细科目完全相同。 1.销售成本结转的设置 在总账系统中选择“总账?期末?转账定义?销售成本结转”命令,进入“销售成本结转设置”窗口(见图5),输入或选择库存商品、主营业务收入、主营业务成本的明细科 目,这里以第一种产品的销售成本结转为例。 2.销售成本结转转账生成 操作方法与自定义转账生成基本相同,只是转账类型应选择“销售成本结转”,在此不再详述,只显示最终自动生成的转账凭证(见图6)。 这样,不管有多少种商品,其销售成本的结转都会迎刃而解。 1.加深对财务软件的学习, 自动转账的类型很多,有的转账业务适用于多种转账类型,如期末销售成本的结转,不仅可以使用“销售成本结转”,还可以选用“自定义结转”和“对应结转”来处理,使用者要根据具体情况选择最合适的转账类型;再如制造费用的结转,既可以选择“自定义结转”,也可考虑“对应结转”。比较二者,对应结转初始设置时更简单一些,因为对应结转的转出科目只能是一个,但随着明细科目或产品种类的增加,设置的转账凭证数量将按梯级递增;而自定义结转尽管在初始设置时比对应结转稍烦琐些,但它将业务归集在一张凭证中进行处理,这比分散处理更规范,更便于查询和分析信息。所以,如果企业的明细科目或产品种类较多的话,笔者建议 另外,有些自动结转类型是有条件限制的,如对应结转只能结转期末余额,若要结转当期发生额,就需在自定义结转中设置;又如销售成本自动结转的前提是库存商品、主营业务收入、 主营业务支出3个科目的下级科目结构必须相同而且必须带有数量金额辅助核算,同时又不能带有往来辅助核算,否则需到自定义转账或对应结转中进行。所以,在选用转账类型时还应注意相应的限制条件, 2.科学设置科目体系, 高效使用自动转账功能的前提是建立科学、合理的会计科目体系。会计科目体系一般包括一级科目(总账科目)和明细科目,在会计电算化系统中,应尽可能少用明细科目,因为过多的明细科目会增加会计人员的录入工作量并影响系统的运行效率,明细科目的简化可以通过使用“辅助核算”来解决。比如某企业有很多客户,如果应收账款、应收票据、预收账款等科目还按客户设置明细科目,则科目体系就比较庞大,业务处理自然繁杂;若在设置上述科目时选择了“客户”辅助核算,系统只需输入一次客户资料,那么所有带有“客户”辅助核算的科目在录入凭证时都可以直接调用客户信息,其功能类似明细科目,但弥补了明细会计科目过多的缺陷,这样就大大提高了工作效率。总之,设置会计科目体系,既要充分考虑本单位的实际情况,又要尽可能发挥财务软件的优势, 3.会计人员加强学习, 自动转账的使用,对会计人员提出了较高要求,会计人员不仅要对本单位的经济业务了如指掌,还必须熟练运用财务软件中的系统函数并能灵活定义转账公式。只有这样,才能适应本单位经济业务的变化并及时对转账公式进行调整,也才能保证自动转账生成的凭证准确无误。否则,不仅影响总账系统中的数据, 总之,自动转账凭证大多是一次定义,永久使用。如果会计人员能很好地利用自动转账功能,会计工作效率将会有很大改善, [1] 孙艳华.定义好自动转账凭证提高会计电算化处理效率[J].中国管理信息化,2008(13):10-12. [2] 王新玲.会计信息系统 [M].北京:清华大学出版社,2007. [3] 潘上永.会计电算化[M].北京:中国金融出版社,2007.