不要和时间赛跑

不要和时间赛跑 《三海经》里“夸父追日”的神话故事历来被当作英雄颂歌加以传扬。一般所印都是《海外北经》的那一段:“夸父逐日走，入日。渴欲得饮，饮于河、渭。河、渭不足，北饮大泽。未至，道渴而死。弃其杖，化为邓林。” 像夸父这样与太阳赛跑，渴死途中以后还让拄杖化为桃林(邓林)，嘉惠于后人，确实反映了远古劳动人民征服大自然得雄心壮志。但是从实际的角度来讲，夸父的这种做法无疑是不可取的。夸父是神话传说中的人尚可追不上太阳，更何况普通人呢～ 时间就像太阳一样是不以人的意志为转移的，它总是一分一秒地过，没有任何偏袒。如果我们像逐日的夸父一样争分夺秒的话，我们的结局只能像夸父一样悲惨～ 不要和时间赛跑，因为任何人都追不上时间～那么，如何对待永不停息的时间呢, 效率永远是第一位的 时间对任何人、任何事都是毫不留情的，是专制的。时间可以毫无顾忌地被浪费，也可以被有效地利用。有效利用地时间是一个效率问题，也可以说，效率就是单位时间的利用价值。人的生命是有限时间的积累。就人的一生来说，假如以80岁计算，大约70万个小时，其中能有比较充沛的精力工作的时间只有40年、大约1500工作日、35万个小时，除去睡眠休息，大概还剩2万小时。生命的有效价值就靠在这些有限的时间里发挥作用。提高这段时间的工作效率就等于延长寿命。显然“效率就是生命”是无可非议的。 美国麻省理工学院对300经理作了调查研究，发现凡是优秀的经理都能做到精于安排时间。使时间的浪费减少到最低限度。《有效的管理者》一书的作者杜拉克说:“认识你的时间是每个人只要肯做就能做到的，这是一个人走向成功的有效的必由之路。”根据有关专家的研究和许多领导者的实践经验，驾驭时间、提高效率的方法可以概括为下列5个方面: 1、 要善于集中时间 切忌平均分配时间，要把自己有限的时间集中在处理最重要的事情上，切忌每样工作都乱抓，要有勇气并机智地拒绝不必要的事、次要的事。一件事情来了， 首先要问:“这件事情值不值做,”绝不可遇到事情就做，更不能因为反正做了事，没有偷懒就心安理得。 2、 要善于把握时机 时机是事物转折的关键时刻。抓住时机可以牵一发而动全局，以较小的代价取得较大的效果，促进事物的转化，推动事物向前发展。错过了时机，往往会使到手的成果付诸东流，造成“一着不慎，全局皆输”的严重后果。所以成功人士必须善于审时度势，捕捉时机，把握“关节”，恰到“火候”，赢得时机。 3、 要善于处理两类时间 对于一名成功人士来说，存在着两类时间:一类是属于自己控制的时间，称做“自由时间”;另一类是属于应对他人他事的时间，不由自己支配，称做“应对时间”，完全处于被动、应对状态，不能自己支配时间，不是一名有效的管理者。但是要完全控制自己的时间在客观上也是不可能的。没有“应对时间”，都想变为“自由时间”，实际上也就侵犯了别人的时间。因为个人的完全自由必然会造成他人的不自由。 4、 要善于利用零散时间 时间不可能集中，往往出现很多零散时间，要珍惜并充分利用大大小小的零散时间，不零散时间用来做零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。 5、 要善于运用会议时间 召开会议是为了沟通信息、讨论问题、安排工作、协调意见、作出决定。会议时间运用得好，可以提高工作效率，节约大家的时间，运用的不好，反而会降低工作效率，浪费大家的时间。 优化组合可以创造奇迹 令自己满意、让别人欣赏的时间管理，其实是一种“习惯”的组合。在化学上有一个很有名的例子就是金刚石和石墨的区别:金刚石和石墨都是碳原子组成的，但是金刚石坚硬无比，而石墨却异常柔软。同样的东西组成的物质差异居然如此之大，原因在于它们的原子排列顺序不同。由此可见，同样的东西只要进行不同的排序就能够产生很大的区别，甚至是质的飞跃～ 下面我们来看一组更加神奇的组合，1,9这些数字分别填入9个方格中，如果你按照原来自然数的顺序排列的话，产生的效果没有什么不同，但是如果将 这些数字的顺序进行优化组合的话，产生的效果会让人目瞪口呆，这就是优化组合的巨大作用和神奇效果～ 可以设想，我们的工作、生活和学习中有很大事情就像这些数字一样，如何按照原有的顺序来处理的话，很多时候会忙不过来。但是，如何稍加以组合，你的时间利用效率就会大大提高，你做事的效率也会大大提高，你的生活就会变得井井有条而且轻轻松松。 2 7 6 2 9 4 9 5 1 4 5 3 4 3 8 6 1 8 从上面的两个图我们可以看到，同样是1,9这几个数字，但是组合在一起的效果却大大不同。横竖斜3个数字加起来的和都是15，非常神奇。这在数学上被称为幻方，中国古代的数学家们也曾经对幻方有关很多研究。我们在这里可以将1,9几个数字看成你每天需要做的事情，每一件事情都需要花费一定的时间，但是每天的时间长度是一定的，如果你能按照一定的顺序进行优化组合的话，就能产生幻方的效果。我们可以把这样的幻方称为“时间幻方”，它具有与数学上幻方同样的神奇效果。 下面我们可以把1,9几个数字所对应的事情进行简单的描述: 1——不重要也不紧急的事情; 2——重要并且紧急的事情; 3——可以放一阵子的事情; 4——紧急但不是很重要的事情; 5——不可不做的事情(吃饭、睡觉); 6——重要但不紧急的事情; 7——可以拖延解决的事情; 8——必须做的突发的事情; 9——可以忽略的事情。 在这些事情中，有重要的也有不重要的，有简单的也有不简单的，有紧急的也有不紧急的……总之，这些就是你每天要做的事情。那么，如何进行优化组合 呢,具体的步骤有3个:排序、旋转、对调。 1 2 3 4 1 2 4 5 6 7 5 3 7 8 9 8 9 6 排序 旋转 6 1 8 7 5 3 2 9 4 对调 首先，把你要做的事情列举出来，按照原来的自然顺序排序，这个自然顺序具体到你的生活中就不像数字上那样具体、简单，就是你做完一件事情接着做另外一件事情的习惯。比如说早上起床洗脸、刷牙、吃早饭、上班……这就是生活中的一些非常固定的习惯，将你每天要做的事情按照上面的对应法则归为9大类，然后分别填入9个方格中，这就是时间幻方的第一步:排序。其实在排序之前，首先要进行的就是归类，就是说你要明确自己的事情。 其次，进行旋转。这个过程就是开始组合的第一步，打乱了原来的顺序。根据不同的事情所占有的时间的长短、事情的紧急和重要程度，以及事情的突发指数来进行组合。在旋转的过程中，幻方中心一直没有变化，就是说数字5没有变化，因为数字5代表的是不可不做的事情(吃饭、睡觉等)，其他的数字基本上都有所变化～ 第三步就是对调。这一步至关重要，是一个点石成金的步骤。经过第二步旋转之后，虽然事情的顺序发生了一些变化，但是还没有达到横竖斜的和都一样的效果。这个时候，就要根据情况来进行2次调整。这个调整的过程是一个综合全局并且注意细节的考虑过程，是非常重要的。就像在实际工作和学习中你必须根据事态发展的具体情况来对自己的任务进行调整一样～ 经过以上3个步骤，你会发现自己的时间幻方不仅仅充满了魅力，而且会产 生神奇的效果。在你的时间幻方里，重要的事情都在中心和4个重要的角上，对于你所有的事情都起到一个提纲挈领的作用。在这个格局中，你的事情和花费的时间可以压缩到最少，使你做事的效率大大提高～ 制定你的ABCDE法 请使用ABCDE法来设定工作优先级。开始工作之前，在序列上的每一项任务前标上一个字母。 “A”级任务是指某件重要的事情，是你必须完成的事情。能否完成这件事情将会产生重大后果。假如你有一项“A”级任务要完成，那么应按照重要性顺序，把它们编为:A1、A2、A3等。 “B”级任务是指你应该完成的某些事情。能否完成这些任务会有不同的后果，但后果不像“A”级任务那么重大。假如还有“A”级任务还没有完成，永远不要着手进行“B”级任务。还有重要的任务在等待是，不要从事不重要的工作。 “C”级任务是指某些完成起来令人愉快，但是不会有什么结果的事情。比如:看报纸，和同事一起喝咖啡，给家里打电话了解晚餐吃什么，这些全都是“C”级任务。这些任务对你的工作或成功毫无帮助。假如还有“ B”级任务没有完成，永远不要着手完成“C”级任务。 “D”级任务是指你可以委派别人的事情。规则是:你应该把可以由别人完成的所有事情委托出去，以便腾出更多的时间来完成只有你自己能够完成的几件事情。 可以问自己一个问题:“如果某件事只能由我来做，并且必须把它做好，我该怎样做才能真正为公司带来不同的结果，我应该选择做什么事情,”只有委派出尽可能多的工作，才可能使你有更多的时间用在能够真正带来影响的那项工作上。 “E”级任务是指你可以完全取消的某些事情。这些事情做不做都没有任何后果。这些事情过去也许很重要，但是今天你可以不再去做，因为这些事情对你的工作与你的未来没有实际的影响。 把紧急任务和重要任务分开 开始工作之前，设定优先级的另一个途径是把紧急任务和重要任务分开。紧 急任务是指非常急迫的、有时间限制的任务，例如接一个电话和处理一件紧急事情。 既紧急有重要的事情就是“迫在眉睫”的任务，是你必须马上采取行动去做的事情，你的工作成功与否也许就取决于这项任务。不能完成一项紧急而重要的任务，其后果可能是严重的。这类任务总是与外部要求以及其他事情相关联。这类任务紧急而重要，多数人的时间都花费在这里。 重要但不紧急的任务通常是你可以暂时延缓的任务。从长远看，这些也是能够产生重大后果的任务，也许是积极的，也许是消极的。 例如，起草一篇关键性的报告、坚持一个学习过程、在孩子的成长期花时间与他们在一起，甚至包括健美锻炼，这些都是重要但不紧急的任务。你可以把这些活动延缓到以后，而你也经常是这样做的。从长远来说，这些活动能够产生重要的积极后果和重要的消极后果。 这些任务和活动能够给你提供一个极大的杠杆作用，并促使你取得的成就增加很多倍。你在重要但不紧急的任务上花费的时间越多，从长远角度来说你就越有效率。 紧急但不重要的任务包括打电话想找你谈话的同事以及收邮件。这些任务显得很紧迫，但从后果上看，它们一点也不重要。多数人花费了大量的时间去做紧急但不重要的事情。 在显得忙碌的同时，他们常常自欺欺人，认为自己在做有价值的事情。既不重要也不紧急的事情很大程度上是在浪费你的时间，特别是当它们减少了你更富有成效的活动的时候。很多人花费他们一半的时间来做这些既不重要也不紧急的事情。他们错误的认为他们正在做一些有价值的事情，因为在做这些事情的时候他们是在工作。 高效工作的关键是首先是把精力集中在完成所有紧急且重要的工作上，其次把精力集中于重要但不紧急的活动上。同时，你必须推迟、延期、委托和终止其他所有的事情。你必须约束自己，停止进行紧急但不重要的事情，以及那些既不紧急也不重要的事情。在这种情况下，你应该问自己以下几个问题: 1、 要不断地问自己:“什么活动最能体现我的价值,我所做的事情当中哪 件对我的工作贡献最大,” 2、 问一问自己:“我为什么会在公司的薪资花名册上,我被雇来究竟是为 了达到什么目的,” 3、 请再问自己一个问题:“此时我的时间使用再什么地方最有价值,”这 是关于时间喝个人管理的关键问题。每一天的每一个小时，你都应该 自问自答这个问题。无论你的回答是什么，即使不是在所有的时候， 你都应该时不时地做这项工作。 一旦你彻底思考了自己的工作，确定了你最有价值的任务，你就必须促使自己马上开始行动，并且持之以恒，直到完成任务为止。 当你一心一意地将注意力集中在某项任务上的时候，与做做停停相比，你能够更快地完成任务。