VMS语音信箱

VMS语音信箱 目 录 目 录 ................................................................................................................................................. 1 第一章 系统概述 ............................................................................................................................ 2 1.1系统简介 .................................................................................................................................. 2 1.2功能简介 .................................................................................................................................. 2 1.2.1 ................................................................................................................... 2 自动总机服务 1.2.2 ................................................................................................................... 3 语音信箱服务 1.2.3 .................................................................................................................. 3 电话秘书功能 第二章 系统管理员指南 ................................................................................................................... 4 2.1概论 ......................................................................................................................................... 4 2.2设定系统配置参数................................................................................................................... 4 2.2.1第一组参数设定................................................................................................................ 5 2.2.2第二组参数设置.............................................................................................................. 12 2.3信箱管理 ................................................................................................................................ 18 2.4信箱等级 ................................................................................................................................ 22 2.5录制系统语音 ........................................................................................................................ 23 2.6训练与咨询工作 .................................................................................................................... 24 2.7 系统管理与维护 .................................................................................................................... 24 第三章 信箱使用指南..................................................................................................................... 25 3.1自动总机服务 ........................................................................................................................ 25 3.2 语音信箱服务........................................................................................................................ 27 3.2.1听取留言 ................................................................................................................. 28 3.2.2录个人问候语流程 .......................................................................................................... 29 3.2.3设置分机使用模式流程 .................................................................................................. 30 3.2.4修改信箱密码 ................................................................................................................. 31 3.2.5设置留言号.............................................................................................................. 33 3.2.6录转接问候语 ................................................................................................................. 34 第四章 系统管理员设置速查 ......................................................................................................... 35 4.1公司参数设置 ........................................................................................................................ 35 4.2信箱管理 ................................................................................................................................ 36 4(3信箱等级 ............................................................................................................................. 36 4(4信箱主人服务 ..................................................................................................................... 36 附录1 VMS系统的电气特性 ...................................................................................................... 37 1 第一章 系统概述 1.1系统简介 如何彻底解决电话--这个现代商业最有利的通信工具给您带来的困扰呢,欢迎您进入VMS 系列数字语音系统世界～该产品是本公司开发的一套功能强大的语音系统，VA(Voice Answer)该系统与您的交换机相配合，为您提供高效而完善的语音服务，让公司与客户之间以及公司内各部门之间的信息交流更加方便、快捷，同时可提高工作效率，增进服务质量，提高本企业的形象。 VMS系列自动总机及语音信箱系统为您提供以下两种服务:自动总机服务和语音信箱服务 1.2功能简介 VMS 系列是一套完整的语音处理系统，它可与集团电话系统紧密连接，相当于多位总机服务人员，能够同时应答多个来电并将其转接到要拨的分机上。VMS 系列也提供语音信箱服务，当被呼叫分机空号、忙线或无人接听时，系统可转入语音信箱，播放相应的提示语及信箱主人问候语，并可方便的让来话者完成留言操作，信箱主人可以方便的听取这些留言。 1.2.1自动总机服务 自动总机服务扮演了如同人工总机的角色，当来话方拨通电话时，首先会听到一些问候语以及一些简单的操作提示，如“您好这里是XXX公司，请直拨分机号，查号请按“9”键，或按0由总机为您服务”，当来话方键入分机号码后，系统会自动拨打来话方键入的分机号码，并可监测拨号状态，根据返回的状态(空号、忙线或无人接听)，做出相应反应。或者提示留言，或者提示键入其他分机，并将其转接到指定的分机去。如果来话方并不知道受话方的分机号码，系统会提供部门分机让来话方参考以便快速转拨到受话方的部门分机。如果拨入者不拨任何分机，系统自动转由人工总机服务。自动总机还可根据上下班时间周末和休假来播放不同的问候语。自动总机服务不但不需要人工服务，并且可以提供全天候24小时的电话服务，具体特性如下: 通过VMS系统，您不需要人工总机即可完成自动转接服务，系统会自动侦测对方接电话、 回铃音、忙音、空号音等，并回应来话方。若来话方忘了要拨的分机号码，系统有分机 2 目录以供参考 转接忙线或无人接听电话时，来话方可自行将电话转给人工总机或其它分机(若受话方 有语音信箱，则可留言到该语音信箱)。 系统可分别设置上班、下班、周末和假期四种问候语，系统可根据时间，自动在各问候语之间切换。 1.2.2语音信箱服务 语音信箱服务是一种口头讯息的服务，每一个信箱使用者都拥有一个附有信箱号码的个人语音信箱，每一个来话者都可以通过电话语音的引导给任何一个语音信箱留言，信箱使用者通过外线或内线分机拨入系统，输入密码后可以听取该信箱中的留言。系统本身提供每一步操作的语音提示来引导信箱使用者完成系统的各项功能，具体如下: 听取留言:信箱主人可在任何时候听取自己的留言，在听完 一条留言后，您可以重新 听这条留言，也可以听下一条留言， 也可以删除这条留言。 信箱留言:系统提供让来话方留言的个人信箱，来话方可根据语音提示完成留言操作， 信箱主人可以随时听取留言，每个信箱对所能接受的留言数目(由信箱等级决定)都有 限制，当信箱留言数已满时，系统会语音提示信箱已满。 录信箱问候语:每个信箱主人都可为自己的信箱，录一条问候语，以便提示留言的来话 者。 设置信箱分机使用模式:每个信箱主人都可将自己的个人信箱分机设置为自动总机+语 音信箱、只有语音信箱或只有自动总机，如果将信箱分机设为“自动总机+语音信箱”则 系统会在转接信箱分机忙线或无人接听时，让来话者进入语音信箱，如果将信箱分机设 为“只有语音信箱”，则来话者拨打该分机号码后会直接进入语音信箱，提示来话者留言， 如果将信箱分机设为“只有自动总机”，当此分机无法接通时，系统不会让来话者进入到 语音信箱。 修改信箱密码:系统允许信箱主人随时修改信箱密码。 特殊按键:按“9”，退出系统，按“*”键可返回上一层服务 1.2.3 电话秘书功能 经理的分机可以设置一个秘书分机，当外线拨入经理分机时，语音信箱自动将呼叫转入秘书分机，由秘书分机代接来电。但秘书分机必须是已经设置了语音信箱的分机。 3 第二章 系统管理员指南 2.1概论 系统管理员通常会协助系统安装与设定工作，同样也负责系统的正常运作。通过您有效的管理才能使系统得以运作顺畅，VMS的所有管理工作是通过一部普通电话机或通过用户界面来完成。如果您选择用电话来进行管理工作，通过语音提示，您可以很轻松的完成管理工作。系统管理员的工作可以分为四类: ? 设定系统配置参数 ? 信箱管理 ? 训练与咨询工作 ? 系统管理与维护 2.2设定系统配置参数 做为一位系统管理员，您应该与VMS的安装人员一起工作，然后在贵公司开始使用VMS系统之前，您必须设定贵公司的系统配置参数，这些参数包括: ? 设置分机位数 ? 设置按键最大等待时间 ? 设置最大错码次数 ? 设置总机号码 ? 设置语言 4 2.2.1第一组参数设定 1.设置系统配置参数如图2-1 电话拨入 按 # 键 输入密码、缺省值9999 结束按# 键 2 3 4 1 信信系系 1 统箱箱统 参管等语 数 设理级音 置 12 9 * 第第退上 1 一 二层组组服参参务 数 数出 12 5 6 9 * 3 4 分按最无摘录退返 1 键大人机音出回 机 最错接前最上 长码听震大层位 等次响铃静服数 待数铃次音务 时次数时 间数间 图2-1 : 1、 拨入后听到公司问候语，键入‘#’键进入系统管理员操作 2、 输入4位密码，按‘#’键确认，正确后即可以进入系统 3、按‘1’选择系统参数后，即可进入到系统参数设置 2.设置分机位数操作流程如图2-2 5 电话拨入 播放公司问候语 按 ‘#’键 缺省值9999 输 入 密 码 按‘1’设置公司参数 按‘1’设第一组参数，按‘2’设第 二组参数 按‘1’分机位数、按‘2’按键最长等待时间、 按‘3’最大错码次数、按‘4’无人接听响铃次 数、按‘5’摘机前响铃次数、按‘6’录音最大 静音时间、按‘9’退出、按‘*’返回上层服务 修 改 退 出 返 回 当前值为x请输入一位 分机位数 输 入 结 束 设 置 成 功 图2-2 说明: 1、 拨入系统听到公司问候语后，按‘#’键，输入密码正确后按‘1’进入参数设置。 2、 按‘1’进入第一组参数设置，语音提示选择第一组参数项。 3、 按‘1’进入设置分机位数，语音提示当前分机位数为x，请输入一位分机位数。 4、 输入1-9之间的数字后，语音提示输入成功返回上层服务，按‘9’退出，按‘*’ 返回上层服务。 注:分机号码是用来决定贵公司的分机位数的，该参数决定许多参数的位数，如信箱号 码位数等，请在设置其它参数前首先设置该参数。 6 3.设置按键最长等待时间如图2-3 电话拨入 播放公司问候语 按 ‘#’键 缺省值9999 输 入 密 码 按‘1’设置公司参数 按‘1’设第一组参数，按‘2’设第二组参数 按‘1’分机位数、按‘2’按键最长等待时间、按‘3’ 最大错码次数、按‘4’无人接听响铃次数、按‘5’摘 机前响铃次数、按‘6’录音最大静音时间、按‘9’退 出、按‘*’返回上层服务 修 改 退 出 返 回 当前值为x请 输入一位新值 输 入 结 束 设 置 成 功 图2-3 说明: 1、 拨入系统听到公司问候语后，按‘#’键，输入密码正确后按‘1’进入参数设置。 2、 按‘1’进入第一组参数设置，语音提示选择第一组参数项。 3、 按‘2’进入设置按键最长等待时间，语音提示当前时间为x，请输入一位新值。 4、 输入1-9之间的数字后，语音提示输入成功返回上层服务，按‘9’退出，按‘*’返 回上层服务。 注:按键最长等待时间是指当系统请求您按键时，系统所能等待的最大时间，如果超过这 个时间，系统将按操作错误处理，并再次提示您输入按键。 7 4.设置最大错码次数流程如图2-4 电话拨入 播放公司问候语 按 ‘#’键 缺省值9999 输 入 密 码 按‘1’设置公司参数 按‘1’设第一组参数，按‘2’设第二组参数 按‘1’分机位数、按‘2’按键最长等待时间 按 ‘3’最大错码次数、按‘4’无人接听响铃次数、 按‘5’摘机前响铃次数、按‘6’录音最大静音 时间、按‘9’退出、按‘*’返回上层服务 修 改 退 出 返 回 当前值为x请 输入一位新值 输 入 结 束 设 置 成 功 图2-4 说明: 1、按‘1’进入第一组参数设置，语音提示选择第一组参数项。 2、按‘2’进入设置最大错码次数，语音提示当前时间为x，请输入一位新值。 3、输入1-9之间的数字后，语音提示输入成功返回上层服务，按‘9’退出，按‘*’返 回上层服务。 注:按键最大错码次数指系统所允许您连续输入错误的最大次数，如果连续输入错误大于 该值，系统将提示“超过按键最大错码次数请查明后再拨～”。 8 5.设置无人接听响铃次数如图2-5 电话拨入 播放公司问候语 按 ‘#’键 缺省值“9999” 输 入 密 码 按‘1’设置公司参数 按‘1’设第一组参数，按‘2’设第二组参数 按‘1’分机位数、按‘2’按键最长等待时间 按‘3’ 最大错码次数、按‘4’无人接听响铃次数、按‘5’ 摘机前响铃次数、按‘6’录音最大静音时间、按‘9’ 退出、按‘*’返回上层服务 修 改 退 出 返 回 当前值为x请 输入一位新值 输 入 结 束 设 置 成 功 图2-5 说明: 1、 拨入系统听到公司问候语后，按‘#’键，输入密码正确后按‘1’进入参数设置。 2、按‘1’进入第一组参数设置，语音提示选择第一组参数项。 3、按‘4’进入设置无人接听响铃次数，语音提示当前数值为x，请输入一位数值。 4、输入1-9之间的数字后，语音提示输入成功返回上层服务，按‘9’退出，按‘*’返 回上层服务。 注:设置分机无人接听响铃次数是用来决定贵公司的分机无人接听时，响铃次数，超过无 人接听响铃次数，系统进入信箱。 9 6.设置摘机前的振铃次数如图2-6 电话拨入 播放公司问候语 按 ‘#’键 缺省值9999 输 入 密 码 按‘1’设置公司参数 按‘1’设第一组参数，按‘2’设第二组参数 按‘1’分机位数、按‘2’按键最长等待时间 按‘3’ 最大错码次数、按‘4’无人接听响铃次数、按‘5’ 摘机前响铃次数、按‘6’录音最大静音时间、按‘9’ 退出、按‘*’返回上层服务 修 改 退 出 返 回 当前值为x请 输入一位新值 输 入 结 束 设 置 成 功 图2-6 说明: 1、拨入系统听到公司问候语后，按‘#’键，输入密码正确后按‘1’进入参数设置。 2、按‘1’进入第一组参数设置，语音提示选择第一组参数项。 3、按‘5’进入设置摘机前的振铃次数，语音提示当前数值为x，请输入一位数值 4、输入1或2后，语音提示输入成功返回上层服务，按‘9’退出，按‘*’返回上层服 务。 注:摘机前的振铃次数是用户摘机前的振铃次数一般应设为1或2。 10 7.设置录音最大静音时间如图2-7 电话拨入 播放公司问候语 按 ‘#’键 缺省值9999 输 入 密 码 按‘1’设置公司参数 按‘1’设第一组参数，按‘2’设第二组参数 按‘1’分机位数、按‘2’按键最长等待时间 按‘3’ 最大错码次数、按‘4’无人接听响铃次数、按‘5’ 摘机前响铃次数、按‘6’录音最大静音时间、按‘9’ 退出、按‘*’返回上层服务 修 改 退 出 返 回 当前值为x请 输入一位新值 输 入 结 束 设 置 成 功 图2-7 说明: 1、拨入系统听到公司问候语后，按‘#’键，输入密码正确后按‘1’进入参数设置。 2、按‘1’进入第一组参数设置，语音提示选择第一组参数项。 3、按‘6’进入设置录音最大静音时间，语音提示当前数值为x，请输入一位数值 4、输入1-9后，语音提示输入成功返回上层服务，按‘9’退出，按‘*’返回上层服务。 注:设置录音最大静音时间，是用户在录音时无语音输入时的最大时间限度，如无语音输 入系统将挂机。 11 2.2.2第二组参数设置 在使用VMS系统前，做为一位系统管理员，您在设置完第一组参数后，就应该进入 第二组参数设置。这些设置包括: 1、 总机号码 2、 系统密码 3、 上下班时间 4、 周六是否上班 5、 休假起止时间 第 二 组 参 数 1 2 3 4 5 6 7 9 * 总系上周周休修退返 机统下六日假改出回 号密班是是起当上 码码时否否始前层 间上上结语服 班班束言务 时 间 12 1. 设置总机号码如图2-8 电话拨入 播放公司问候语 按 ‘#’键 缺省值9999 输 入 密 码 按‘1’设置公司参数 按‘1’设第一组参数，按‘2’设第二组参数 按‘1’总机号码、按‘2’系统密码、按‘3’上下 班时间、按‘4’周六是否上班、按‘5’周日是否 上班、按‘6’休假起止时间，按‘7’修改当前语 言，按‘9’退出、按‘*’返回上层服务 修 改 退 出 返 回 请输入总 机号码 输 入 结 束 设 置 成 功 图2-8 说明: 1、 拨入系统听到公司问候语后，按‘#’键，输入密码正确后按‘1’进入参数设置。 2、 按‘2’进入第二组参数设置，系统语音提示按‘1’进入总机号码设置。 3、 语音提示“请输入总机号码” 输入总机号码，输入成功后返回上层服务。 注:总机号码即是人工总机或值班人员的电话号码。 13 2. 设置系统密码如图2-9 电话拨入 播放公司问候语 按 ‘#’键 缺省值9999 输 入 密 码 按‘1’设置公司参数 按‘1’设第一组参数，按‘2’设第二组参数 按‘1’总机号码、按‘2’系统密码、按‘3’上下班时间、 按‘4’周六是否上班、按‘5’周日是否上班、按‘6’休假 起止时间，按‘7’修改当前语言，按‘9’退出、按‘*’返 回上层服务 修 改 退 出 返 回 请输入总机号 码 输 入 结 束 设 置 成 功 图2-9 说明: 1、 拨入系统听到公司问候语后，按‘#’键，输入密码正确后按1’进入参数设置。 2、按‘2’进入第二组参数设置，系统语音提示按‘2’进入系统密码设置。 3、语音提示“请输入四位系统密码” 输入四位系统密码，输入成功后返回上层服务。 注:系统密码是系统管理员进入系统的密码，应由管理员设定，避免非系统管理员进入系 统更改参数，来破坏系统。导致系统混乱。 14 3.设置系统上下班时间如图2-10 电话拨入 播放公司问候语 按 ‘#’键 缺省值9999 输 入 密 码 按‘1’设置公司参数 按‘1’设第一组参数，按‘2’设第二组参数 按‘1’总机号码、按‘2’系统密码、按‘3’上下班时间、按‘4’ 周六是否上班、按‘5’周日是否上班、按‘6’休假起止时间，按‘7’ 修改当前语言，按‘9’退出、按‘*’返回上层服务 修 改 退 出 返 回 请输入四位工作起始时 间、两位时、两位分 输 入 结 束 请输入四位工作结束时 间、两位时、两位分 设 置 成 功 输 入 结 束 修 改 成 功 图2-10 说明: 1、 拨入系统听到公司问候语后，按‘#’键，输入密码正确后按1’进入参数设置。 2、 按‘2’进入第二组参数设置，系统语音提示按‘3’进入上下班时间设置。 3、语音提示“请输入四位工作起始时间” 输入四位工作起始时间，语音提示“请输入四位 工作结束时间”输入成功后返回上层服务。 15 4(设置周六是否上班如图2-11 电话拨入 播放公司问候语 按 ‘#’键 缺省值9999 输 入 密 码 按‘1’设置公司参数 按‘1’设第一组参数，按‘2’设第二组参数 按‘1’总机号码、按‘2’系统密码、按‘3’上下班时间、按‘4’ 周六是否上班、按‘5’周日是否上班、按‘6’休假起止时间，按‘7’ 修改当前语言，按‘9’退出、按‘*’返回上层服务 修 改 退 出 返 回 按‘1’设置周六上班 按‘2’设置周六不上班 输 入 结 束 修 改 成 功 图2-11 说明: 1、拨入系统听到公司问候语后，按‘#’键，输入密码正确后按1’进入参数设置。 2、按‘2’进入第二组参数设置，系统语音提示按‘4’进入周六是否上班。 3、语音提示“按‘1’设为周六上班、按‘2’ 设为周六不上班”输入成功后返回上层服 务。 注:如果设为周六不上班则系统会认为您的周末休息两天，并且在周六播放周末问后语。 16 4(设置休假起止日期如图2-11 电话拨入 播放公司问候语 按 ‘#’键 缺省值9999 输 入 密 码 按‘1’设置公司参数 按‘1’设第一组参数，按‘2’设第二组参数 按‘1’总机号码、按‘2’系统密码、按‘3’上下班时间、按‘4’ 周六是否上班、按‘5’周日是否上班、按‘6’休假起止时间，按 ‘7’修改当前语言，按‘9’退出、按‘*’返回上层服务 修 改 退 出 返 回 请输入四位休假起始日 期两位月两位日 输 入 结 束 请输入四位休假结束日 期两位月两位日 设 置 成 功 输 入 结 束 修 改 成 功 图2-11 说明: 1、 拨入系统听到公司问候语后，按‘#’键，输入密码正确后按1’进入参数设置。 2、 按‘2’进入第二组参数设置，系统语音提示按‘5’进入休假起止日期设置。 3、 语音提示“请输入四位休假起始日期，两位月两位日输入成功后语音提示“请输入四 位休假起始日期，两位月两位日”输入成功后，返回上层服务。 17 2.3信箱管理 信箱管理如图2-12，信箱管理包括如下内容: 1(填加信箱; 2(删除信箱; 3(修改信箱。 信 箱 管 理 9 * 1 2 3 添删修退返 回 加除改 上 信信信 层 箱箱箱出服 务 图2-12 18 1(添加信箱如图2-13 电 话 拨 入 播放公司问候语 按‘#’号 键 缺省值9999 输 入 密 码 按‘2’信箱管理 按‘1’添加、按‘2’删除、 按‘3’修改、按‘9’退出 按‘*’返回上层服务 添 加 退 出 返回上层服务 请连续输入信箱号码、 等级、模式、信箱语言， 结束按‘#’号键 输入信箱号码、等级、模 式、信箱语言。 输 入 结 束 图2-13 说明: 1、 拨入系统听到公司问候语后，按‘#’键，输入密码正确后按‘2’键，进入公司信箱 管理。 2、 进入公司信箱管理后，系统语音提示“请连续输入信箱号码、等级、模式、信箱语言， 结束按‘#’号键”如果您的分机号码已经有信箱，系统提示“添加失败” 注:信箱等级可分为九级，每一级的信箱可以设定相应的留言条数、留言时间。 19 2(修改信箱如图2-14 电 话 拨 入 播放公司问候语 按‘#’号 键 缺省值9999 输 入 密 码 按‘2’信箱管理 按‘1’添加、按‘2’删除、 按‘3’修改、按‘9’退出 按‘*’返回上层服务 修 改 退 出 返回上层服务 请连续输入信箱号码、等 级、模式、信箱语言，结 束按‘#’号键 输入信箱号码、等级、模 式、信箱语言。 修 改 结 束 如图2-14 说明: 1、拨入系统听到公司问候语后，按‘#’键，输入密码正确后按‘2’键，进入公司信箱 管理。 2、按‘2’进入修改信箱流程，系统语音提示“请连续输入信箱号码、等级、模式、信箱 语言，结束按‘#’号键结束。然后返回上层服务。 注:修改等级时如果该等级的信箱个数已达最大值，系统语音提示 “该等级的信箱已满”。 20 3(删除信箱如图2-15 电 话 拨 入 播放公司问候语 按‘#’号 键 缺省值9999 输 入 密 码 按‘2’信箱管理 按‘1’添加、按‘2’ 修改 按 ‘3’ 删除、按‘9’退出、按 ‘*’返回上层服务 按‘*’返回上层服务 修 改 退 出 返回上层服务 请连续输入信箱号 码、 输入信箱号码 删 除 结 束 图2-15 说明: 1、拨入系统听到公司问候语后，按‘#’键，输入密码正确后按‘2’键，进入公司信箱。 2、按‘3’进入删除信箱管理，系统语音提示“输入信箱号码” 系统语音提示“删除完 毕”。 21 2.4信箱等级 1(信箱等级设置如图2-16 电 话 拨 入 播放公司问候语 按‘#’号 键 输 入 密 码 缺省值9999 按‘3’信箱等级设置 修 改 退 出 返回上层服务 请连续输入一位信箱等 级、两位留言条数、两 位留言时间 输入一位信箱等级、 两位留言条数、两位 留言时间 设 置 结 束 图2-16 说明: 1、 拨入系统听到公司问候语，按‘#’键输入密码正确后按‘3’，进入公司信箱等级设定。 2、 进入等级设定后，语音提示“输入一位信箱等级、两位留言条数、两位留言时间”输入 信箱等级、留言条数、留言时间，输入结束返回上层服务。 注:系统信箱等级一共分为九种，你可以根据您公司的需要不同等级信箱设置不同的留言 时间与不同的留言条数。 22 2.5录制系统语音 电 话 拨 入 播放公司问候语 按‘#’号 键 缺省值‘9999’ 输 入 密 码 按‘#’键 结 束 按‘4’录系统语音 常用文件代码: 请输入四位语音文件代码 上班问候语:1000 下班问候语:1001 输入文件代码 周末问候语:1002 休假问候语:1003 按‘1’重录、按‘2’重听、按‘3’分机目录: 1004 确认始用该录音、按‘4’听原始语音、 按‘9’退出、按‘*’返回上层服务 重 录 重 听 使 用 原始语音 退 出 返回上层服务 ‘ 播播语音提示:语音提放放“请听到提示示:“该刚原 音后开始录问候语录始 语语音，录音结束已被使音 音 请按任一键 用。 图2-17 说明: 1、拨入系统听到公司问候语后，按‘#’键，输入密码正确后按‘4’键，进入录系统语音 2、语音提示:“请输入四位语音文件代码”输入完后，语音提示“按‘1’重录、按‘2’重 听、按‘3’确认始用该录音、按‘4’听原始语音、按‘9’退出、按‘*’返回上层服务” 3、录音都是使用语音文件代码的形式来完成的，这样是为了使录音更方便。 23 2.6训练与咨询工作 做为一位系统管理者，您必须迅速成为贵公司中对系统运作最为了解的人，因而，您很自然地成为指导使用者如何使用系统的最佳人选。这些指导工作应该包括以下几项: 1、举办不同型态的训练课程。 2、按照第三章信箱使用指南给每一位信箱使用者讲解系统。 3、提供使用者正确的系统训练并以顾问身份对使用者给予支持。 2.7 系统管理与维护 为了确保系统的运作顺利，尽管VMS 具有相当的可靠性，并且不需要经常维护，但是系统管理者仍必须执行系统管理与维护工作。您需要为使用者新增信箱，更改信箱，删除信箱，还要为变更的电话而重录分机目录，并且还要为公司录各种问候语，以下是几个典型的问候语模式: , 上班问候语:您好这里是XX公司，请直拨分机号，查号请按“9”，或按“0”由总机为 您服务。 , 下班问候语:您好这里是XX公司，本公司已下班，请直拨分机，查号请按“9”，或按“0” 由值班人员为您服务。 , 周末问候语:您好这里是XX公司，本公司周末休息，请直拨分机，查号请按“9”，或按 “0”由值班人员为您服务。 , 节假问候语:您好这里是XX公司，本公司现在休假，请直拨分机号，查号请按“9”，或 按“0”由值班人员为您服务。 24 第三章 信箱使用指南 这一章，是针对信箱使用者所写的，为每一个信箱使用者详细的讲解使用语音信箱的流程，以及来话者是如何进入到你的语音信箱中留言的。本章具体内容如下: , 自动总机功能详解 , 信箱主人服务 3.1自动总机服务 自动总机服务可替代传统的话务小姐，它会引导来话者如何自行转接到他们所要的分机。来话方亦可经由系统的简明语音提示，留言到个人语音信箱中。在这一节里我们将详细讲解VMS系统的自动总机服务功能,自动总机流程如图3-1。 震铃 根据不同时间播 放不同公司问候语 #+密码+#9XXX分机*0 听分机目录人工总机语音信箱系统管理转接分机 No语音提示:“您拨的分机是否存在,分机号码不存在” Yes YES接通,通话 No 挂机该信箱分机是否设YES留言为只有语音信箱, No 该信箱分机是否设YES返回为只有自动总机, No 留言 3-1 自动总机服务流程图 25 1(来电者外线拨入贵公司交换机后，交换机自动启动VMS系统 2(系统根据系统管理员设置的上下班时间、及休假时间，自动选择公司问候语播放 3(此时来话者可直拨分机号码，或按“9”键听分机目录，或按“0”转接人工总机 4(此时可按“#”键选择语言，系统可根据系统管理员的设置做出以下反应: 如果系统语言设为中文或英文按“#”键无反应; 如系统语言设为先中文后英文，按“#”键，系统会从中文转入英文; 如系统语言设为先英文后中文，按“#”键，系统会从英文转入中文。 5、系统会接下去判断该信箱分机是否设置了“只有语音信箱”功能(“只有语音信箱”功能 将在3.2.3节详细介绍)，如果设置了“只有语音信箱”功能，系统直接播放信箱主人的 问候语，提示来话者留言。 6、 如果该分机信箱设置了“只有自动总机”功能，(“只有自动总机”功能将在3.2.3节详 细介绍)，则系统转接该信箱分 机，如果转接成功则通话，如果转接不成功，系统不会 提示 来话者留言而提示来话者转其他分机 7、 如果该分机信箱设置了“自动总机+语音信箱”功能，(“自动总机+语音信箱”功能将 在3.2.3节详细介绍)，则系统转接该信箱分机，如果转成功则通话，如果转接不成功， 系统直接播放信箱主人问候语提示来话者留言或转其它分机，以下是留言流程如图3-2 播放信箱主人问候语 系统语音提示:“按1留 言，按 2 转其它分机” 1 留 言 挂 机 图3-2 留言流程图 说明: 1( 当来话者进入留言流程，首先播放信箱主人问候语，然后系统语音提示:“按“1” 留言，按“2”转其它分机”。 2( 按“1”键，系统语音提示:“请在听到提示音后开始留言，留言结束请任按一键”， 当听到“嘀”的一声后来话者可以录下他想说的话。 3( 留言结束后系统会根据是否设置留言灯来决定是否点亮该分机电话的留言灯。 (在普通话机上，系统将通过特殊的拨号音来代替留言灯功能) 26 3.2 语音信箱服务 语音信箱服务主要提供语音讯息的存取，每位信箱主人都有一个信箱密码，当来话方利 用按键式电话留言到个人信箱时，只有在信箱主人输入密码后才可以听到。VMS语音信箱服 务包括: , 听取留言 , 录个人问候语 , 设置信箱分机使用模式 , 修改个人信箱密码 , 设置留言通知号 , 录转接问候语 VMS 语音信箱服务流程如图3-3 震铃 播放公司问候语 按“*”键 输入信箱号码 输入信箱密码 初始值为0000 语音提示:“按1，听取留言，按2，录个人问候语， 按3设置信箱分机使用模式，按4修改密码，按5设 置留言通知号码，按6录转接问候语，按9退出” 录设置录转听修设置退个信箱接问 出 取改留言人分机候语 留密通知问使用 候模式 言 码 号 码 语 图3-3 语音信箱服务流程 27 3.2.1听取留言流程 震铃 播放公司问候语 按“*”键 输入信箱号码 输入信箱密码 初始值为0000 语音提示:“按1，听取留言，按2，录个人问候语， 按3设置信箱分机使用模式，按4修改密码，按5设 置留言通知号码，按6录转接问候语，按9退出” 录修设置听 录转设置退个改信箱取接问 人出 留言候语 密分机留问 通知候码 使用言 号码 语 模式 “您有XX条留言” “第一条留言，XX月XX日，XX点XX分XX秒”+留言内容 2 1 3 4 9 * 听下重删 留言退返 一条放 除 传送 出 回 留言 图3-4 听取留言流程 说明: 1( 拨入系统听到公司问候语后，按“*”键，系统语音提示输入信箱号码，输入正确后， 系统语音提示输入信箱密码输入正确后，按“1”键进入听取留言流程。 2( 如果信箱内有留言，系统语音播放“你有XX条留言，第一条留言，XX月XX日，XX 时XX分”+ 留言内容”，放完一条留言后，系统语音提示“按1，听其它留言，按2， 重放留言，按3，删除留言”。 28 3( 如果你有多条留言，按“1”键可连续听下去，也可以按“2”键返复听某一条留言。 注:如果你有点留言灯功能，当有新留言时，VMS系统会发送信息给你的话机，如果你使 用的是与贵公司的交换机配套的专用话机，则话机上的“Message”灯会被点亮，你可 以按一下“Message”键，此时话机会自动拨打系统，进入你的信箱。如果你用的是普 通话机，当你提机时会听到“嘟、嘟、嘟、嘟”四声，你可以拨留言呼叫码直接进入 你的信箱，另外您应该及时删除那些无用的留言，如果你不删除留言，信箱录满后， 系统语音提示来话者“信箱已满”。 4(如果你信箱内的某一条留言是留给其他同事的，你可以将留言传送给他的信箱。 3.2.2录个人问候语流程 震铃 播放公司问候语 按“*”键 输入信箱号码 输入信箱密码 初始值为0000 语音提示:“按1，听取留言，按2，录个人问候语，按3设置 信箱分机使用模式，按4修改密码，按5设置留言通知号码， 按6录转接问候语，按9退出” 录设置录转听退修设置 个信箱接问取出 改留言 人分机候语 留密通知问使用 候模式 言 码 号码 语 1 2 3 9 * 删 录听退返 除 问问出 回问 候候上候 语 语 语 层 图3-5 录个人问候语流程 29 说明: 1( 拨入系统听到公司问候语后，按“*”键，系统语音提示输入信箱号码，输入正确后， 系统语音提示输入信箱密码输入正确后，按“2”键进入录个人问候语流程。 2( 系统语音提示“按1，录问候语，按2，听问候语，按3，删除问候语，按9退出，按* 键，返回上层服务” 3( 此时你可以按“1”录一条问候语，录制完成，可按“2”听听是否满意。 注:你可以录一条最长30秒的问候语，录音过程中任按一键可结束录音。 3.2.3设置分机使用模式流程 震铃 播放公司问候语 按“*”键 输入信箱号码 输入信箱密码 初始值为0000 语音提示:“按1，听取留言，按2，录个人问候语，按3设置信箱 分机使用模式，按4修改密码，按5设置留言通知号码，按6录转 接问候语，按9退出” 录设置录转修设置退听 个信箱接问出 改留言取 人分机候语 密通知留问使用 候模式 号码 码 言 语 2 3 9 1 * 只只语音退返 有 有信箱出 回自语加自 上动音动总 总信机 层 机 箱 图3-6 设置分机使用模式 30 说明: 1(拨入系统听到公司问候语后，按“*”键，系统语音提示输入信箱号码，输入正确后，系统语音提示输入信箱密码输入正确后，按“3”键，进入设置分机使用模式流程。 3. 系统语音提示“按1，设置语音信箱加自总机，按2，设置为只有语音信箱，按3，设置为 只有自动总机，按9退出，按*键，返回上层”，你可以选择一种分机使用模式，各模式 功能说明如下: 1.语音信箱+自动当来话者～拨打此分机时～系统会为来话者转接此分机～当此分机无人 总机 接听或忙线时～系统会自动提示来话者留言到该分机对应的信箱。 2.只有语音信箱 当来话者～拨打此分机时～系统会直接进入到该分机对应的语音信箱中～ 提示来话者留言。 3.只有自动总机 当来话者～拨打此分机时～系统会为来话者转接此分机～当此分机无人 接听或忙线时～系统不提示来话者留言。 3.2.4修改信箱密码 震铃 播放公司问候语 按“*”键 输入信箱号码 初始值为0000 输入信箱密码 语音提示:“按1，听取留言，按2，录个人问候语，按3设置信箱分机使 用模式，按4修改密码，按5设置留言通知号码，按6录转接问候语，按 9退出” 按9退出” 录设置录转听修设置退个信箱接问 取改留言出 人分机候语 留密通知问使用 候模式 言 码 号码 语 系统语音提示:“请输入新密码” 接收4位输入 系统语音提示:“请再输入一次” 系统更改密码 系统语音提示:“修改密码成功” 图3-7修改信箱密码流程 31 说明: 1( 拨入系统听到公司问候语后，按“*”键，系统语音提示输入信箱号码，输入正确后， 系统语音提示输入信箱密码输入正确后，按“4”键进入修改密码流程。 2(系统语音提示:“请输入新密码”，VMS系统的密码固定为4位数字，键入4位数字 3(系统语音提示:“请再输入一次”，键入4位数字后，系统比较两次输入是否相同，如果相 同，系统语音提示:“修改密码成功”。如果两次的输入不同，系统语音提示，修改密码 失败，然后系统返回上层服务。 注:一定要记住您的个人信箱密码。 。3.2.5 设置留言通知号码 震铃 播放公司问候语 按“*”键 输入信箱号码 初始值为0000 输入信箱密码 语音提示:“按1，听取留言，按2，录个人问候语，按3设置信箱分机使 用模式，按4修改密码，按5设置留言通知号码，按6录转接问候语，按9 退出” 按9退出” 录转录设置听修设置退个信箱接问 取改留言出 人分机候语 留密通知问使用 候模式 言 码 号码 语 系统语音提示:“请输入留言通知 号码，输入结束请按#号键” 接收输入的电话号码 系统语音提示:“设置成功” 图3-7修改信箱密码流程 32 说明: 1( 拨入系统听到公司问候语后，按“*”键，系统语音提示输入信箱号码，输入正确后， 系统语音提示输入信箱密码输入正确后，按“5”键进入设置留言通知电话号码流程。 2(系统语音提示:“请输入留言通知的电话号码，按#号键结束”，系统会自动根据您所设置 的电话号码位数来判断您设置的是外线还是分机，如果是外线，系统将自动在电话号码 前加上出局号码。当有留言时系统会拨打此电话通知 3.2.6录转接问候语流程 震铃 播放公司问候语 按“*”键 输入信箱号码 输入信箱密码 初始值为0000 语音提示:“按1，听取留言，按2，录个人问候语，按3设置 信箱分机使用模式，按4修改密码，按5设置留言通知号码， 按6录转接问候语，按9退出” 录设置录转听退修设置 个信箱接问取出 改留言 人分机候语 留密通知问使用 候模式 言 码 号码 语 1 2 3 9 * 删 录听退返除 出 问问回问 候候上候 语 语 语 层 图3-8 录转接问候语流程 33 说明: 4( 拨入系统听到公司问候语后，按“*”键，系统语音提示输入信箱号码，输入正确后， 系统语音提示输入信箱密码输入正确后，按“6”键进入录转接问候语流程。 5( 系统语音提示“按1，录问候语，按2，听问候语，按3，删除问候语，按9退出，按* 键，返回上层服务” 6( 此时你可以按“1”录一条问候语，录制完成，可按“2”听听是否满意。 注:你可以录一条最长30秒的问候语，录音过程中任按一键可结束录音。 34 第四章 系统管理员设置速查 4.1公司参数设置 1( 设置分机位数 拨入系统按“#” 输入密码 按“#”键 按“1”键 按“1”键 按 “1”设置分机位数 2(设置按键最大等待时间 拨入系统按“#” 输入密码 按“#”键 按“1”键 按“1”键 按“2”设置最大等待时间 3(设置最大错码次数 拨入系统按“#” 输入密码 按“#”键 按“1”键 按“1”键 按 “3”设置最大错码次数 4(设置无人接听响铃次数 拨入系统按“#” 输入密码 按“#”键 按“1”键 按“1”键 按“4” 设置无人接听响铃次数 5(摘机前震铃次数 拨入系统按“#” 输入密码 按“#”键 按“1”键 按“1”键 按“5” 设置摘机前震铃次数 6(录音最大静音时间 拨入系统按“#” 输入密码 按“#”键 按“1”键 按“1”键 按“6” 设置录音最大静音时间 7(设置总机号码 拨入系统按“#” 输入密码 按“#”键 按“1”键 按“2”键 按“1” 设置总机号码 8(设置系统密码 拨入系统按“#” 输入密码 按“#”键 按“1”键 按“2”键 按“2” 设置系统密码 9(设置上下班时间 拨入系统按“#” 输入密码 按“#”键 按“1”键 按“2”键 按“3” 设置上下班时间 10(设置周六是否上班 拨入系统按“#” 输入密码 按“#”键 按“1”键 按“2”键 按“4” 设置周六是否上班 11(设置周日是否上班 拨入系统按“#” 输入密码 按“#”键 按“1”键 按“2”键 按“5” 设置周六是否上班 12(设置休假时间 拨入系统按“#” 输入密码 按“#”键 按“1”键 按“2”键 按“6” 设置休假时间 35 4.2信箱管理 1(建立信箱 拨入系统按“#” 输入密码 按“#”键 按“2”键 按“1”键建立信 箱 2(删除信箱 拨入系统按“#” 输入密码 按“#”键 按“2”键 按“2”键删除信 箱 3(修改信箱 拨入系统按“#” 输入密码 按“#”键 按“2”键 按“3”键修改信箱 4(3信箱等级 拨入系统按“#” 输入密码 按“#”键 按“3”键 4(4信箱主人服务 1(听取留言 拨入系统按“*” 输入信箱号码 输入密码 按“1”键 听取留言 2(录个人问候语 拨入系统按“*” 输入信箱号码 输入密码 按“2”键 录个人问候语 3(设置信箱分机使用模式 拨入系统按“*” 输入信箱号码 输入密码 按“3”键 设置信箱分机使 用模式 4( 修改密码 拨入系统按“*” 输入信箱号码 输入密码 按“4”键 修改信箱密码 5( 设置留言通知电话 拨入系统按“*” 输入信箱号码 输入密码 按“5”键 设置留言通知电话 6( 录转接问候语 拨入系统按“*” 输入信箱号码 输入密码 按“6”键 录转接问候语 36 附录1VMS系统的电气特性 On-board CPU intel 80586 On-board Buffer 32M byte DRAM Shared Buffer 32Kbyte SRAM Voice Digitizaion u-Law/A-Law PCM with compression Voice Data Rate 16K-64Kbits/sec Voice DSP TI Bus Structure >=8Mhz,8bits Interrupt Level One for all ports I/O Address Fixed Max.Channel/System 4 Phone interfac Analog Start Method Loop start Connector 4XRJ11 impedance 600/900 Frequency Response 300-3.4KHZ @16Kbps Ring Detection 40-130Vms,15-68Hz Loop Current 20-120ma Local Phone Leads Equipped Outbound Dialing DTMF & Pulse Inbound Reception DTMF & Pulse Crosstalk <50dB CPM Detection Yes Internal Bridging Adjacent Channels Power Requirement +-50dB Operating Temperature 0 C to +50 C Certifications CE,FCC&BZT 37 38