储值卡管理办法新版

储值卡管理新版 储值卡管理办法 第一条 为确保储值卡发放的准确、顺利～保证储值卡在定制、移交、充值、销售、使用过程中的安全有效～制定本办法。 第二条 储值卡的进销存业务通过“会员管理系统”进行管理。系统由营销中心、财务结算中心、各门店服务中心、收银部、财务部相关人员操作～各部门均须配备相应业务负责人～并明确责任。 第三条 职能分工 ,一,营销中心负责储值卡的需求统计、定制、验收、写磁、售后服务,换卡除外,～同时负责储值卡全面管理。 ,二,财务结算中心负责储值卡的注册、分发、换卡。 ,三,信息中心保证会员管理系统的正常运行～及时解决系统出现的问题。 ,四,各门店财务部负责储值卡的需求上报、领用～并且监督储值卡的使用,服务中心负责储值卡的销售、问题卡的处理,收银部负责储值卡销售时的收款。 第四条 储值卡管理业务流程 ,一,空白储值卡的定制 1.定制。营销中心根据市场需求～确定空白储值卡的面额及相应数量～并进行招标采购,卡面的内容、卡号的准确、卡的磁性,。 2.验收。营销中心负责按批次随机抽检10张供应商制送的空白储值卡。 3.保管。营销中心负责空白储值卡的保管～并建立《空 1 白储值卡库存登记》,附件2,。 ,二,充值交付 1.储值卡申请。各门店制定次月储值卡需求表～由财务部于当月5日前报财务结算中心。 2.卡号注册。每月8日前～财务结算中心根据储值卡需求和营销中心提供的卡号～注册相应的储值卡信息～制作《储值卡注册单》,附件3,一式两联～一联由财务结算中心记账～一联交营销中心留存。 3.刷卡写磁。营销中心根据财务结算中心提供的《储值卡注册单》进行刷卡写磁～于当月22日前完成,遇中秋、春节两大节日～提前1个月内分批完成,。在刷卡写磁前应核对每盒储值卡的初始卡号～并在刷卡写磁充值后进行复核～以核实卡号的准确性～复核率须不低于5%。 对无法刷卡写磁的废卡～由财务结算中心制作《储值卡注销单》,附件4,一式两联～财务结算中心与营销中心各存一联～分别进行注销、封存。 4.交付财务结算中心。营销中心与财务结算中心在《储值卡部门交接单》,附件6,上签字后～将已充值的储值卡交付财务结算中心。财务结算中心以《储值卡部门交接单》作为记账凭证～根据此表进行入账～形成储值卡的库存。 财务结算中心核实已写磁储值卡与《储值卡注册单》数量是否一致～于每月24日前入账。 ,三,门店领用及保管 门店每月25日起到财务结算中心领用本月储值卡。财务结算中心根据门店报送储值卡需求～制作《储值卡申领单》 2 ,附件7,一式两联～一联由财务结算中心留存记账～一联由门店留存记账。 清点后的储值卡～须在包装后加上封条～至分店后存入银库～由两人以上共同启封。服务中心到财务部领用储值卡时～须制作《储值卡申领单》～一式两联～一联由门店财务留存记账～一联由服务中心留存记账。每日下班后～服务中心须将剩余储值卡加封～存放于银库。 ,四,门店销售 1.门店服务中心人员制作《储值卡售卡单》,附件8,,一式两联～一联由服务中心记账～一联由收银部记账,～并根据顾客要求的支付方式选择“开通类型”。 2.顾客持《储值卡售卡单》到指定收款台～收银员根据其支付方式进行收款～再在前台销售管理系统的外挂程序中操作～门店服务中心收取顾客带回的已盖章的《储值卡售卡单》～并在会员管理系统中确认储值卡已付款～再发放储值卡。 3.门店财务部、收银部每日与服务中心核对单据、收款额。 4.因系统问题或顾客要求改变储值卡面额等原因需作退卡处理的～门店服务中心应首先确认储值卡无消费～方可填写《储值卡退卡申请表》,附件10,～经门店总经理签字后～制作《储值卡退卡单》,附件11,进行处理。未经审批～门店服务中心不得私自进行退卡处理。 ,1,储值卡已发放时～作退卡操作～应选择“真正退回”～并将储值卡统一交予集团营销中心处理后～方可再次 3 销售、使用。 ,2,储值卡尚未发放时～作退卡操作～应选择“冲红”～方可再次销售。 ,五,库存盘点 每月23日由营销中心负责空白储值卡进行盘点～财务结算中心、门店财务部、门店服务中心负责对保管的储值卡进行盘点～并详实填制《储值卡盘点表》,附件9,。 集团安排相关部门对储值卡库存状况进行随机抽检。 ,六,补磁、重写、换卡 门店服务中心负责问题卡的处理～填制《问题储值卡登记表》,附件5,以收取顾客的问题储值卡～并统一交予营销中心处理～收到顾客储值卡的日期至通知顾客领取的日期～不能超过5天～禁止门店由顾客直接到集团自行处理。 1.储值卡磁力减弱导致无法正常使用或卡号出现错误时～门店服务中心负责将问题卡统一交予营销中心处理～并填写《储值卡补磁登记表》,附件12,或《储值卡重写登记表》,附件13,。 2.储值卡因磁条损坏、卡面折断等原因导致无法使用时～门店服务中心负责将问题卡统一交于集团处理～先到财务结算中心更换无卡号的空白储值卡～并填写《储值卡更换登记表》,附件14,～再由营销中心进行重写。《储值卡更换登记表》一式两联～财务结算中心与营销中心各存一联。 更换掉的储值卡由营销中心封存。 3.重写前操作人员～须查看受理期间此储值卡是否仍有操作～如消费、补磁等～确认没有后方可操作～否则～须 4 落实原因后～再进行相关处理。 ,七,储值卡回收 储值卡金额消费为空后～收银员将其收回～在磁条上打孔并剪断作废。如顾客不同意交回储值卡～须在储值卡磁条处作打孔处理后～再交予顾客。 第五条 储值卡业务流程中的所有表格须按要求填写完整～并严格审批流程。 第六条 储值卡销售的支付方式不受限制～包括银联卡、支票等～并不得收取手续费～款到帐后方可开通。 第七条 收银员受理储值卡支付时～须先刷卡～再输入版面卡号～核对储值卡版面卡号与系统卡号一致后～方可收款。 第八条 顾客用储值卡支付时～须在发票上盖“储值卡消费部分不作报销凭证”章。 第九条 储值卡不记名、不挂失、不兑现、逾期作废。 第十条 违反以上条款者～视情节轻重～处以50元以上罚款。 第十一条 本办法自发布之日起执行～本办法由集团营销中心负责解释。 附件:1.《储值卡发行流程》 2.《空白储值卡库存登记表》 3.《储值卡注册单》 4.《储值卡注销单》 5.《问题储值卡登记表》 6.《储值卡部门交接单》 5 7.《储值卡申领单》 8(《储值卡售卡单》 9.《储值卡盘点表》 10.《储值卡退卡申请表》 11.《储值卡退卡单》 12.《储值卡补磁登记表》 13.《储值卡重写登记表》 14.《储值卡更换登记表》 营销中心 二〇〇九年六月九日 6 附件1: 储值卡发行及售后流程 7 附件2: 空白储值卡库存登记表 日期: 日期: 日期: 日期: 日期: 日期: 日期: 日期: 日期: 日期: 金额 数量 进/出 余 进/出 余 进/出 余 进/出 余 进/出 余 进/出 余 进/出 余 进/出 余 进/出 余 进/出 余 箱数 20 张数 箱数 30 张数 箱数 50 张数 箱数 100 张数 箱数 200 张数 箱数 300 张数 箱数 400 张数 箱数 500 张数 箱数 600 张数 箱数 800 张数 箱数 1000 张数 箱数 2000 张数 箱数 5000 张数 8 附件3:(系统单据) 储值卡注册单 时间: 单据号 面值(元) 起始卡号 终止卡号 数量(张) 录入日期 记账日期 财务结算中心: 营销中心: 附件4:(系统单据) 储值卡注销单 时间: 单据号 面值(元) 起始卡号 终止卡号 数量(张) 备注 记帐日期 财务结算中心: 营销中心: 9 附件5: 问题储值卡登记表 服务中心经服务中心接收日期 顾客卡号 现余额 顾客签名 联系电话 返还日期 现余额 顾客签名 备注 办人 经办人 附件6: 储值卡部门交接单 日期: 单张面额(元) 起始卡号 终止卡号 备注 制卡数量(张) 实际数量(张) 合计金额(万元) 合计 财务结算中心: 营销中心: 10 附件7:(系统单据) 储值卡申领单 单据号: 打印时间: 发卡单位: 发卡部门: 申领组织: 申领部门: 面值 起始卡面号 结束卡面号 数量 金额 申领数量: 申领金额: 发卡人: 申领人: 附件8:(系统单据) 储值卡售卡单 单据号: 打印时间: 记账时间: 售卡组织: 售卡部门: 卡面值 起始卡面号 结束卡面号 数量 金额合计 销售额: 支付方式: 制单人: 收款员: 顾客: 11 附件9: 储值卡盘点表 日期: 卡面值 起止卡号 库存数量 库存金额 实盘数量 实盘金额 盈亏数量 盈亏金额 合计: 盘点人: 监点人: 附件10: 储值卡退卡申请表 门店: 日期: 金额 退卡 卡面值 起始卡面号 结束卡面号 数量 合计 原因 经办人: 财务部长: 总经理: 12 附件11:(系统单据) 储值卡退卡单 单据号: 打印时间: 售卡组织: 售卡部门: 引荐人: 卡面号 发行面值 备注 接受人: 收款人: 顾客: 附件12: 储值卡补磁登记表 年 月 日期 门店 顾客卡号 金额 制卡人 领卡人 备注 13 附件13: 储值卡重写登记表 年 月 日期 门店 原卡号 现卡号 余额 制卡人 领卡人 附件14: 储值卡更换登记表 营销中心结算中心领卡换卡 日期 门店 卡面号 余额 经办人 经办人 人 原因 年 月 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31