HSE记录的作用

HSE记录的作用 一、HSE记录的作用 记录是HSE管理体系文件的一部分，是记载过程状态和过程结果的文件。在管理过程中 所有的重要环节上都要有书面记录。记录可提供关于HSE管理体系长期发展趋势的有用信息。HSE管理体系要求，企业建立一个记录系统，为管理体系有效运行提供证据。在健康、安全与环境管理体系中建立记录系统可起到如下作用: 1、HSE记录为企业实施有效管理提供信息; 2、HSE记录为使健康、安全与环境管理体系的改进提供依据; 3、HSE记录为验证纠正和预防措施的有效性提供依据; 4、HSE记录是健康、安全与环境管理体系有效运行的客观证据。 二、HSE记录的要求 1、企业应当制定程序，对记录的标识、收集、编目、查询、归档、维护、贮存、保管、收回和处理等作出规定。 2、为了有效地实施健康、安全与环境管理体系，还必须加强信息管理，重点对各类记录进行必要的控制。 3、应规定记录的登记制度，制定程序保证记录的可得性和保密性。 4、记录应在适宜的环境中保存，以减少变质或损坏并防止丢失，保管方式应便于查询，应制定相关方查阅和索取所需记录的有关规定。 5、应明确记录所采取的方式(如文字填写、缩微胶卷、磁盘、光盘或其它媒介)。 6、按规定式填写或输入记录，做到记录内容准确，填写输入及时，字迹清楚整齐。 7、应根据需要规定记录的保存期限，一般应遵循的原则是:有永久保存价值的记录应整理成档案，长期保管，合同要求时，应征得相关方的同意或由相关方确定。 8、应规定对过期或作废记录的处理方法。 三、HSE记录的编制 HSE记录的应与编制程序文件和(或)管理作业文件同步进行，以使HSE记录与程序文件和作业文件协调一致、接口清楚。 1、编制记录总体要求的文件 根据标准、手册和程序文件的要求，应对体系中所需记录进行统一规划，同时对表卡的标记、编目、表式、表名内容、审批程序以及记录要求作出统一的规定。 2、表卡设计 在编制程序文件与作业文件的同时，分别制定与各程序相适应的记录表卡。必要时可附在程序文件和管理作业文件的后面。 3、校审和批准 汇总所有记录表格，企业有关部门进行校审。校审应从体系的整体性出发，重点对各表卡间的内在联系和协调性、表格的统一性和内容的完整性进行审查。校审并作相应修改后报主管领导批准。 4、汇编成册 将所有表式统一编号，汇编成册发布执行，必要时，对某些较复杂的表式要规定填写。 四、HSE记录编制内容 1、记录名称:简短反映记录对象。 2、记录编码:编码是每种记录的识别标记，每种记录只有一个编码。 3、记录顺序号:顺序号是某种记录中每张记录的识别标记，若记录为成册票据，印有流水序号，可视为记录序号。 4、记录内容:按记录对象要求，确定编写内容。 5、记录人员:记录填写人、会签人、审批人等。 6、记录时间:按活动时间填写，一般应写清年、月、日。 7、记录单位名称。 8、保存期限和保存部门。 五、HSE记录的格式 HSE记录的格式多种多样。根据需要，记录栏目内容、格式由编写部门自定。(见附录) 六、记录编码规则与版面要求 记录编码是记录文件的识别标记，一个记录只有一个编码。 推荐记录编码规则为: 记录(专用票据除外)版面推荐才用A4纸,如图表较大可折叠装订。 七、记录编写举例 在此列出几份记录文件，以供参考。 附录:记录格式 (企业名称) (记录名称) 编码:* */HSE*.*.*-* * 顺序号:* * * 或: * */HSE*.*-* * 此部分设计出记录栏目: 记录内容 记录单位 记录人 审批人 …… 注:栏目内容、格式由编写部门自定 保存部门: 保存期: 记录参考样本 * * *企业HSE记录管理明细表 编码:01/HSE1.10-01 序号 记录编码 记录名称 保存部门(单位) 保存期 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 * * *企业企业承诺评审记录 编码: 顺序号: 专业主管部门报审意见: 签字: 年 月 日 经营管理科企业结论: 签字: 年 月 日 职代会审议意见: 签字: 年 月 日 经理审批意见: 签字: 年 月 日 保存部门: 保存期: * * *企业风险评价报告评审记录表 编码: 顺序号: 项目名称 参加评审人员: 评审时间 评审负责人 存在问题: 纠正措施: 评价结论: 评价负责人: 被评价单位负责人: 评审负责人: 保存部门: 保存期: