办公室5S管理

办公室5S管理 浅议办公室5S管理 【摘 要】 本文从整理、整顿、清扫、清洁、素养五个方面分析了办公室5s管理的重要性、具体以及执行措施。指出通过在办公室执行5s管理活动，可以使办公室内部管理化、科学化;改善工作人员的精神面貌，塑造员工的团队精神，改善和提高企业形象;减少浪费、降低成本、提高效益，对企业的发展有着重要的意义。 【关键词】 办公室;5s管理;措施 办公室在企业中是沟通上下的桥梁、协调左右的纽带、传递信息的中枢，在全局工作中起着举足轻重的作用，有效的办公室行政管理，能促进企业的各项工作运行顺利。 推行5s管理是众多企业进行办公室管理的重要手段，也是众多企业保持一流办公室工作环境的一大法宝。5s指的是整理(seiri)、整顿 (seiton)、清扫(seiso)、清洁(seiketsu)、素养 (shitsuke)，因为5个单词前面发音都是“s”，所以称为“5s”。 5s起源于日本，日本式企业将5s运动作为管理工作的基础，推行各种质量管理的手法，第二次世界大战后，产品品质得以迅速地提升，奠定了经济大国的地位。在丰田公司的倡导推行下，5s对于塑造企业的形象、降低成本、准时交货、安全生产、高度的化、创造令人心旷神怡的工作场所、现场改善等方面发挥了巨大作用，逐渐被各国的管理界所认识。日本企业能够取得现在的发展，主要得益于大多数企业都能把5s作为企业文化，并彻底实施的结果。 办公室人员在平时的管理工作中同样要学会运用这门管理技术，为管理工作提供更科学的指导。本文试就结合5s管理的具体内容进行说明。 一、整理 所谓整理，就是对办公室现场的所有物品、设备等依照“要”与“不要”的标准进行区分，保留需要的物品，坚决清除掉不需要的物品。在整理的时候，只要是不需要的物品就应当彻底清除出现场，而不应该为此觉得可惜。 办公室常见“要”与“不要”类别，如1所示。 区分清楚“要”与“不要”的物品之后，即要着手对“不要”物品进行处理。一般来说，对于使用频率低、使用次数少的物品，可以进行入库处理;对于仍有使用价值，但平时办公活动中无需用到的物品，进行变卖处理;对于无使用价值的物品，可以进行丢弃处理。 二、整顿 整顿是指对现场的所有物品进行定量、定位摆放，并加以明确标识，使人与物达到最佳结合状态的管理活动。 在办公室，工作人员和物品信息有三种状态，最佳的状态是物品都摆放在合适的位置，当需要使用的时候可以直接找到。一般的状态是物品摆放凌乱，工作人员一时无法找到直接所需要的东西;最差的状态是工作中产生的垃圾、废旧的书报等堆在办公室，既影响工作效率，又影响整洁。 开展整顿管理，就是对办公室现场环境仔细分析，保持最佳状态，保证工作现场中的人与物处于良好的结合状态。整顿后，应做到办公室的文件、记录的存放按不同内容分开存放并详细注明，档案按标签存放在档案柜。办公区的椅子应摆放整齐，不用时放回桌洞内。文件柜内的物品分类摆放好，文件夹标有目录，查找方便，各项文具摆放整齐。 当完成整顿后，所有要使用的物品的摆放、维持均有明确的秩序，让人一目了然，可提高办公室的工作效率。 三、清扫 清扫是将办公室打扫干净，清除物品及设备的脏污，保持办公现场干净、整洁和良好的工作环境。 办公室清扫应做到地面无灰尘、碎屑、纸屑等杂物，桌面文具、文件摆放整齐有序，墙角、电脑等下面为重点清扫区，需保持干净。 需要注意的是，清扫活动并不是一朝一夕的事情，而需要每天都坚持做。为了督促每天的清扫活动正常开展，办公室主任应当制订一张5s清扫确认表，每天的清扫工作完成之后由责任人在表上签字确认，以保证各区域都清扫到位。 四、清洁 清洁活动是在前3s活动的基础上，将整理、整顿、清扫3s进行到底，并进一步标准化、制度化和持续化的过程，并通过必要的宣传手段提高员工的认识。清洁的内容主要包括以下几点:首先确认和落实前三项活动;其次运用目视化管理，制定检查方法;再次通 过奖惩方法的辅助，加强执行力;最后领导带头维持，将改善效果持续化。 5s活动一旦开始，不可在中途变得含糊不清。如果不能贯彻到底，又会形成混乱无序的状态，如办公桌经过前面的整理、整顿、清扫，干净、整洁，但没过几天又成了老样子，文件堆积如山，办公用具找不到。这样的话，就与没有进行过一样了。因此，前面三项的成果需要通过不断的清洁来维持。 五、素养 素养是办公室建设的核心内容，它与5s活动的其他四项相辅相成，通过提高办公室工作人员的素养可以推动5s活动的其他内容以及固化5s活动成果，同时通过5s活动又可以反过来提高办公室工作人员的素养。 办公室的工作人员在工作时应保持良好的工作状态。不可随意谈天说笑、串岗、呆坐、看杂志、打瞌睡、吃零食。着装得体大方，做到爱护公物，用完归位，离开办公室前关闭所有电源。待人接物诚恳有礼貌，乐于助人，追求并创造良好办公环境，整洁的自律精神，并按做事。团结并尊重每一位同事，工作中保持经常沟通，有不同意见时，要通过恰当方式解决，任何情况下都不可恶话相向或采取它种过激行为。如有客人来访，要做到彬彬有礼，最好在会议室或公共会客厅会客。 海尔集团5s班前会上，管理人员对员工说:“按照5s的要求，我们每天要对现场进行清理。做得比较出色的，今天我们把她请出来， 希望大家能够按照她的方式，严格处理自己的工作现场。” 一位女工走出队列，站到了“5s大脚印”上，说:“今天站到这个地方我非常激动。我注意，我在保持安全、卫生、质量方面尽了最大的努力。对我的表扬是工厂对我的工作认可。我非常高兴。在今后的日子里我会继续努力，为海尔贡献我的力量。” 这就是海尔“5s大脚印”法。海尔集团每天都召集一次这种班前会，将工作表现优异的员工请到5s大脚印上向同事们介绍经验。这种做法极大的提高了员工的工作热情和工作素养。 在明确了办公室5s管理的内容后，办公室主任和工作人员应制定相应的针对办公室5s管理的内容、目的、实施办法，并对办公室的人员开展培训和宣传，提高工作人员对5s的重视，激发员工的参与性和主动性。办公室主任可通过定期检查办公室5s的开展和改善状况，对缺点项目提出修正意见并及时监督和跟进。办公室主任还可以根据办公室5s管理评比及奖惩办法，定期开展5s管理的评比活动，最终评比结果可以在企业内部进行展示。 5s管理是一项系统的管理工具，通过在办公室执行5s管理活动，可以使办公室内部管理规范化、科学化;改善工作人员的精神面貌，塑造员工的团队精神，改善和提高企业形象;减少浪费、降低成本、提高效益，对企业的发展有着重要的意义。 【参考文献】 [1] 黄钰茗.行政管理的55个关键细节[m].北京:中国电力出版社，2012. [2] 张忠新.中国式5s管理[m].南京:东南大学出版社，2010.