excel 教程

nullnullEXCEL基础教程null第一章 EXCEL基础知识一.新建和打开工作簿 　　在安装了Office之后,单击Windows桌面左下角的“开始”命令,在弹出的菜单中单击“新建 Office文档”项,打开下图所示对话框: 我们可以新建任何一个Office组件的文 档，还可以使用来建立一个新的工作薄. 选中“空工作簿”项，单击“确定”按钮，就启 动了Excel并建立了一个新的工作簿。 　 使用“开始”菜单中的“打开Office文档” 项也一样简单:单击“打开Office文档”命令, 弹出“打开Office文档”对话框如下图： null从这里我们也可以打开多种类型的Office文档，文件列区域列出了各种类型的文件。要打 开Excel工作簿，可以单击窗口下面的“文件类型”下拉列表框如图示： 从列表中选择“工作簿（*.xl*）”项， 在中间的文件列表区域中显示出来的 就只有Excel工作簿了，从中选择要打 开的工作簿，单击“打开”按钮就可以 到Excel环境中进行编辑了。 二.Excel界面的介绍 启动Excel后可看到它的主界面如下图。最上面的是标题栏，标题栏左边是Excel的图标， 后面显示的是现在启动的应用程序的名称，接着的连字符后面是当前打开的工作簿的名称； 标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化/恢复按钮和关闭按钮，一般的Windows应用 程序都有。标题栏下面是菜单栏，Office 2000的菜单栏比较特殊，单击菜单栏上的项目通常 出现的不是全部菜单，菜单最下面有个向下的箭头，单击它就可以打开全部菜单了。因为在 Office 2000中对菜单和工具栏使用了一种新的功能，可以记忆你对菜单项和工具栏按钮的使 用频率，并把不常用的选项或按钮隐藏起来，这样在打开菜单时看到的就是最常用的功能，也 就更方便查找了。菜单栏下面是工具栏，熟练使用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率。null我们也可以移动菜单栏和工具栏的 位置，用鼠标点住菜单栏前面的竖 条，如下图所示，拖动鼠标时菜单 栏的位置就随鼠标移动，我们可以 把它放在界面的任意位置。 有时我们不能看到全部的工具栏，此 时单击工具栏右边的箭头，会弹出一 个面板，从面板中可以选择所需要的 功能按钮。null三.保存工作薄 单击工具栏中的“保存”按钮或“文件”菜单中的“保存”命令可以实现保存操作. 　 在“文件”菜单中还有一个“另存为”选项。前面已经打开的工作簿，如果定好了名字，再使用 “保存”命令时就不会弹出“保存”对话框，而是直接保存到相应的文件中。但有时我们希望把当 前的工作做一个备份，或者不想改动当前的文件，要把所做的修改保存在另外的文件中，这时 就要用到“另存为”选项了. 打开“文件”菜单,单击“另存为”命令,弹出“另存为”对话框如图所示： 这个对话框同我们前面见到的一般的保存对 话框是相同的，同样如果想把文件保存到某个文 件夹中，单击“保存位置”下拉列表框,从中选择 相应目录，进入对应的文件夹,在“文件名”中键 入文件名,单击“保存”按钮,这个文件就保存到指 定的文件夹中了。 四.多个工作簿之间切换 编辑工作表还要知道的就是如何在几个同时打开 的工作簿之间切换。现在我们切换到刚才打开的 另外一个工作簿中去。打开“窗口”菜单，当前同 时打开的文件簿列表如左图所示： 菜单中列出了当前打开的所有工作簿的名称，而 且在当前在编辑的工作簿的前有一个对号，单击 下面另外的工作簿名称，当前编辑的就成了这个 工作簿。 如果要回到刚才的工作薄就再单击“窗 口”菜单,选择原来的工作薄名称,又切换回来了。 null五.关闭工作簿 单击标题栏上的“关闭”按钮的作用是退出Excel.如果同时打开了两个工作簿,单击“关闭” 按扭会同时将这两个工作簿都关闭。如果要关闭的只是当前编辑的一个，可以单击菜单栏上 的“关闭窗口”按钮，工作簿就被关闭了。 单击“最小化”按钮，界面中工作簿就变成了小条： 我们可以用鼠标任意的拖动，改变它 们的位置，这样在同时使用多个工作簿 时就可以方便地选择要编辑的工作簿， 切换起来也很容易。 六.界面的自定义 我们可以不使用Excel的菜单和工具栏 隐藏功能：在菜单栏中单击右键，在打开 的菜单中选择“自定义”命令,打开“自定义” 对话框如图所示： 单击“选项”选项卡，把“个性化菜单和工具栏”一栏 中的“菜单中最先显示最近使用过的命令”前面的复 选框去掉，然后单击“关闭”按钮就可以取消Excel对 菜单的自动隐藏功能。 其它选项设置都很简单明了，用户可以根据喜好自 己定义。null七.多文档切换 如果Excel窗口中同时打开了不只一个文件，在的多个文档之间切换还可以使用Windows 切换程序的快捷键Alt+Tab来实现：按下Alt+Tab键，桌面上会出现下图所示窗口： 它们代表不同的文件，我们可以按住Alt键不放， 多按几次Tab键，选中想要编辑的工作簿后放开 键盘，就能切换到想要的文件中了。 八.关闭文档和退出EXCEL 如果想关闭当前编辑的工作簿，则可以打开“文件”菜单，单击“关闭”命令，就可以将当前 编辑的工作簿关闭,另一个工作簿变为编辑状态。如果在改动之后没有存盘，Excel会弹出保存 的提示对话框如图2： 在这个对话框中，如果确认所进行的修改， 就选择“是”，否则就选择“否”；如果还想继续 编辑，单击“取消”按钮就可以了。 退出Excel 　如果想退出Excel，打开“文件”菜单，单击“退出”命令，就可以退出Excel了； 　按Alt+F4键，同样可以退出Excel。 　如果在选择了退出时Excel中的工作簿没有保存，Excel会给出未保存的提示框如上 面“关闭文档”时的提示。选择“是”或“否”都会退出excel，选“取消”则不保存，回到编 辑状态。如果同时打开了多个文件，Excel会把修改过的文件都问一遍是否保存。图2null第二章 建立工作表一.在单元格中输入数据 首先把表头输入进去：单击选中A1单元格，输入文字，然后从第三行开始输入表的行和 列的标题，然后再把不用计算的数据添进去。 　输入的时候要注意合理地利用自动填充功能，先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下 角的方块上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动，到一定的数目就可以了。 填充还有许多其它的用法：例如，输入一个7-11，回车，它就自动变成了一个日期，向下填 充，日期会按照顺序变化。 二.简单的计算 　在电子表格中经常需要计算数据，现在我们来看 一个表格,把每人每次的购买总额计算出来.选中“总 值”下第一个单元格，在编辑栏中单击，直接输入 “=C5*D5”，在这里，不用考虑大小写，单击“输入” 按钮，确认我们的输入，就在这个单元格中输了一 个。 输入公式可以从表里选，也可以直 接输入，只要保证正确就行了。这 两种方法各有各的用途：有时输入 有困难，就要从表里选择；而有时 选择就会显得很麻烦，那就直接输 入。还有一点要注意，这里是在编 辑公式，所以一定要在开始加一个 等号，这样就相当于在开始单击了 “编辑公式”按钮.现在，单击E5单元格，然后用鼠标拖动边框右下角的小 方块，向下填充就可以了。null三.相对引用和绝对引用 　 随着公式的位置变化，所引用单元格位置也是在变化的是相对引用；而随着公式位置的 变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。 　下面讲一下“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”之间的区别。 　在一个工作表中，在C4、C5中的数据分别是60、50。如果在D4单元格中输入“=C4”，那么 将D4向下拖动到D5时，D5中的内容就变成了50，里面的公式是“=C5”，将D4向右拖动到E4， E4中的内容是60，里面的公式变成了“=D4”。现在在D4单元格中输入“=$C4”，将D4向右拖动到E4，E4中的公式还是“=$C4”，而向下拖动 到D5时，D5中的公式就成了“=$C5”。如果在D4单元格中输入“=C$4”，那么将D4向右拖动到E4时，E4中的公式变为“=D$4”，而将D4 向下拖动到D5时，D5中的公式还是“=C$4”。null如果在D4单元格中输入“=$C$4”，那么不论你将D4向哪个方向拖动，自动填充的公式都是 “=$C$4”。 原来谁前面带上了“$”号，在进行拖动时谁就不变。如果都带上了“$”，在拖动时 两个位置都不能变。四.名称的使用 命名后的单元格可以通过名字选择该单元格，可以直接从名称框的下拉列表中进行选 择，并直接在公式中进行调用。 　命名方法是选中一个单元格,在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称。如下图： 在编辑栏中直接输入公式“=E5*折扣”，然后向下填充，这一列填充的效果与左面一列的结果 是完全相同的，使用名称对单元格调用是绝对调用。null五.调整行、列宽度 调整单元格的宽度，可以使表格看起来更紧凑一些。拖动两个单元格列标中间的竖线可以 改变单元格的大小，当鼠标变成如图所示的形状时，直接双击这个竖线，Excel会自动根据单 元格的内容给这一列设置适当的宽度。null第三章 编辑工作表一.选定操作区域 如果要选择一些连续的单元格，就是在要选择区域的开始的单元格按下左键，拖动鼠标拖 到最终的单元格就可以了。 　如果要选定不连续的多个单元格，就是按住Ctrl键，一一单击要选择的单元格就可以了。 　同样的方法可以选择连续的多行、多列；不连续的多行、多列；甚至行、列、单元格混和 选择等等。 二.复制、移动和删除 复制单元格的方法：选中要复制 内容的单元格，单击工具栏上的 “复制”按钮 ，然后选中要复制到 的目标的单元格，单击工具栏上的 “粘贴”按钮 就可以了。 现在的Office 2000为我们提供了 一个多次剪贴板，可以进行12次剪 贴操作：在工具栏上单击右键，从 打开的菜单中选择“剪贴板”，把剪 贴板工具栏显示在了界面中。现在我们把要复制的内容一一复制到剪贴板中来，进行 复制操作，每复制一个就可以看到剪贴板中的标识就多 了一个，这样就单击剪贴板工具栏上相应的条目把该条 目粘贴到相应的位置了。 如果单元格要移动的距离比较长，超过了一屏，这样拖动起来就很不 方便了，这时我们可以使用剪切的功能：选中要移动的部分，单击工 具栏上的“剪切”按钮 ，剪切的部分就被虚线包围了，选中要移动到 的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮，单元格的内容就移动过来了。null三.撤消和恢复 如果对操作情况不满意，可以单击工具栏上的“撤消”按钮 ，把操作撤消。 　如果你又不想撤消了，还可以马上恢复：单击工具栏上的“恢复”按钮 。 　不过要注意一点，恢复一定要紧跟在撤消操作的后面，否则“恢复”就失效了；再就是你可 以使用多次撤消。单击工具栏上的“撤消”按钮的下拉箭头，这里列出了可以撤消的全部操作。 不过需要注意，撤消和恢复操作是有次数限制的。 四.插入和删除 对工作表的结构进行调整，可以插入行，列，单元格。 　右键单击左边的行标选中一行，然后从打开的菜单中选择“插入”命令单击，就可以在选中 的行前面插入一个行了。然后就可以输入数据了。 　插入列 和插入行差不多，选中一列，从右键菜单中选择插入，就可以在当前列的前面插 入一列。 　还可以插入一个单元格，右键单击一个单元格，从打开的菜单中选择“插入”命令，打开 “插入”对话框，选择“活动单元格下移”，单击“确定”按钮，就可以在当前位置插入一个单 元格，而原来的数据都向下移动了一行。 有插入当然有删除了，这个很简单，删除行，可以选中这一行， 然后从右键菜单中选择“删除”命令；列则可以选中列，从右键菜单 中选择“删除”，单元格也是一样，只是会弹出“删除”对话框，选择 “下方单元格上移”，单击“确定”按钮，单元格删除了，下面的 也可以移动上来了。null五.查找和替换 有这样一个表,要把其中的 “可乐”替换成“可口可乐”,这时就用得到查找和替换功能了.打开 “编辑”菜单,单击“替换”命令,打开“替换”对话框,在上面的“查找内容”文本框中输入“可乐”,在下 面的“替换值”输入框中输入“可口可乐”,然后单击“查找下一个”按钮,Excel就会自动找到第一个, 如果需要替换,就单击“替换”按钮.如果直接单击“全部替换”按钮,就可以把这里全部的符合条件 的字符替换掉了. 查找 打开“编辑”菜单，单击“查找”项， 打开“查找”对话框，在文本框中输入 “雪碧”，在下面的下拉列表框中选择 “值”一项，单击“查找下一个”按钮， 就可以一个一个地找到使用这些字 符的位置了。null六.对工作表的操作 　 我们来看一个表格，这是员工的考查表，现在我们的这里又新来了两名员工，需要为他们 添加两张表格 　 我们使用移动和复制功能来添加另外两个人的表格：在标签栏中的任意标签上单击右键, 在打开的菜单中单击“移动或复制工作表”项（左图）,出现“移动和复制工作表”对话框 （右图）,将“建立副本”复选框选中，选择“下列选定工作表之前”列表中的“移到最后”项， 单击“确定”按钮，我们就在最后面建立了当前选中的工作表的一个副本；修改一下人员名 字和部门等信息，这个表格就可以使用了；同样的方法建立另外一个表，这样我们的两个 表就添加完了。双击表底下的标签，就可以在标签上输入文字了， 我们输入这个人的名字，然后按回车，现在我们 就把这个表的标签改动了；同样把其它的人的也 改动过来,这样就直观多了。如果不勾选该对话框,仅代表将工作表移到指定的位置,不具有复制的功能null第四章 设置工作表的格式一.单元格的格式设置 在“单元格格式”对话框中可以设置单元格所有格式。打开对话框还可以使用“格式”菜单中 的“单元格”命令，也可以使用右键菜单中的“设置单元格格式”命令。 在“对齐”选项卡里可以将多个单元格合 并,并可设置合并的单元格中文字的对齐 方式.也可以取消合并.但如果合并前的单 元格中输入的有内容,则将只显示第一个 单元格的内容(在合并的时候,会有对话框 提示).即使是取消合并,也只能保留第一个 单元格中的内容. 我们也可以把表示货币的数字改成小 数点后面有两位小数，选中要设置的单 元格，打开“格式”菜单，选择“单元格” 命令，打开“单元格格式”对话框，单击 “数字”选项卡，选择“分类”列表中的“自 定义”,从右边的“类型”列表中选择“0.00”, 单击“确定”按钮,数字的样式就设置好了. 我们还可以把这些数字直接设置为货 币形式：单击工具栏上的“货币样式”按 钮 ,在所有选中的数字前面就都出现了 一个“￥”符号。null二.数据表的美化 我们如果不给工作表设置边框,打印出来的表是没有边框的,这里先来把边框设置好:选中要 设置的单元格,单击工具栏上的“边框”按钮的下拉箭头,从弹出面板中选择“所有框线”按钮单 击(图1)，边框就设置好了。 　接着给标题行设置一个好看一点的底色和文字颜色:选中第一行的单元格,单击“填充颜色”按 钮的下拉箭头，选择“宝石蓝”（图2）,将单元格的底色设置为宝石蓝的颜色；单击“字体颜色” 按钮的下拉箭头，选择“紫色” (图3)，这样单元格的底色和文字颜色就设置好了。图1图2图3 还可以给工作表设置一个背景：打开“格式”菜单，单击“工作表”项，选择“背景”命令单击， 弹出“工作表背景”对话框，从对话框中选择图片文件，单击“插入”按钮，背景就设置好了。 取消背景的操作：打开“格式”菜单中的“工作表”子菜单，选择其中的“删除背景”命令就可以了。 　　 不过这个背景是不能被打印出来的，只有在编辑时才能看见。null三.样式的使用和设置 我们可以把经常使用的单元格格式保存为一个样式，以方便调用：先将单元格的格式设 置好，然后打开“格式”菜单，单击“样式”命令,打开“样式”对话框，对话框中前面有复选框 的这些是样式所包含的格式内容；我们在对话框的“样式名”输入框中输入“我的样式”，单 击“添加”按钮，选定单元格的格式就作为样式保存了起来，单击“取消”按钮关闭对话框， 选择工作表中的另外一个单元格，打开“样式”对话框，打开“样式名”下拉列表框，从中选 择我们新建的样式“我的样式”，单击“确定” 按钮，样式就应用了过来。 样式建立以后是可以修改的：打开“样式” 对话框，选择要修改样式,单击“更改”按钮， 可以打开“单元格格式”对话框,在这里对样 式中的格式进行设置就可以了。 四.格式的复制和删除 选中要复制格式的单元格，单击工具栏 上的“格式刷”按钮 ,然后在要复制到的单 元格上单击,鼠标变成 时,就可以把格式 复制过来了。 选中要删除格式的单元格，打开“编辑” 菜单，单击“清除”项,选择子菜单中的“格式”命令单击，选中的单元格就变成了默认的样子了。null五.隐藏行和列 有时一个表太长或太宽，我们可以把这个表中的一些行或列隐藏起来以方便查看：例如 拿列来看，选定要隐藏的列的任意单元格，打开“格式”菜单中的“列”子菜单，单击“隐藏”命 令，就可以把这一列隐藏起来；行的隐藏也是一样的；如果要取消隐藏，只要单击子菜单中 的“取消隐藏”命令就可以了。 六.拼音的设置 选中要设置拼音的单元格，打开“格式”菜 单，单击“拼音信息”项，从子菜单中选择“编 辑”命令，就可以直接在单元格的上方输入文 字的拼音了，拼音输入完后，适当调整一下 文字之间的距离，把拼音和文字对应起来就 可以了。 取消拼音的设置 打开“格式”菜单中的“拼音信息”子菜单，选 择“显示或隐藏”命令单击，可以显示或隐藏 单元格的拼音信息。null第五章 公式与的应用一.创建公式 我们在Excel中计算一下公式y=（3x+1）/2在x从1变化到20时y的值：先在第一列中输入好 1到20这些数，然后在B1单元格中输入“=（3*A1+1）/2”，将其填充到下面的单元格中，就可 以得到直观的结果了；可以很容易看出，这里“*”表示的是乘，“/”表示的就是除,括号的作用 和平时是相同的。 二.编辑公式 公式和一般的数据一样可以进行编辑, 编辑方式同编辑普通的数据一样，可以 进行拷贝和粘贴。先选中一个含有公式 的单元格，然后单击工具条上的复制按 钮，再选中要复制到的单元格，单击工 具条上的粘贴按钮，这个公式复制到下 面的单元格中了，可以发现其作用和上 节填充出来的效果是相同的。 其它的操作如移动、删除等也同一般 的数据是相同的，只是要注意在有单元 格引用的地方，无论使用什么方式在单 元格中填入公式，都存在一个相对和绝 对引用的问题。 在同一个EXCEL档中的不同工作表中,也可以实现数据的引用.当鼠标在此变成黑色的小“十”字型时,按住鼠标 左键,往下拉动.直到最后一行松开.(填充的方式) 详情请参见相对引用和绝对引用的部分内容.null三.函数的使用 我们来看一个表格,现在我们需要把这个货物表的总值部分的全部款项汇总一下,看看到底有 多少：选中这些单元格和下面的“总计”单元格,然后单击工具栏上的“自动求和”按钮,在“总计” 栏中就出现了上面单元格的数字的和。 如图1. 这个自动求和功能可以自动在行或列 中求和，对行中数据的求和同对列中数 据的求和方法基本一致；但是象下面这 个表(图2),要加和的单元格并不是在同一 个行或者列上，这时自动求和功能就没有 办法了。 这时我们就要用到Excel提供的函数功 能来实现了：单击要填入分数和的单元 格，单击工具栏上的“输入公式”按钮， 现在左边的名称框变成了一个函数的选 择列表框，单击这个列标框的下拉箭头， 从中选择“SUM”项.如图3.　图3图2图1null 在编辑栏中就出现了函数SUM，单击“SUM”栏的Number1输入框的拾取按钮，从工作表中 选择要将数值相加的单元格，单击输入框中的“返回”按钮回到刚才的对话框，单击“确定”按 钮就可以了。(如下图)如果要求和单元格不连续的话，你也可以用Ctrl键来配合鼠标进行选取。Excel也有求平均数的函数：选中要放置平均数的单元格，单击“输入公式”按钮，单击左边的 函数选择下拉列表框的下拉箭头，选择平均数函数“AVERAGE”项，然后选择取值的单元格， 单击“确定”按钮就可以了。null第六章 图表的使用一.建立图表 我们来做一个表示第三季度的几种商品所占比例的饼图，打开“插入”菜单，单击“图表”命 令，打开“图表向导”对话框，第一步是选择图表的类型，我们从左边的“类型”列表中选择“饼 图”，从右边的“子图表类型”列表中选择默认的第一个，单击“下一步”按钮.如图1. 出现步骤2的对话框，这个对话框中要为饼图选择一个数据区域：单击“数据区域”输入框中 的拾取按钮 ,对话框缩成了一个横条，选中“三季度”下面的这些数值，然后单击“图表向导” 对话框中的返回按钮，回到原来的“图表向导”对话框，从预览框中可以看到我们设置的饼图就 已经有了一个大概的样子了，单击“下一步”按钮.如图2.图1图2null现在要设置图表的各项标题，因为饼图没有X、Y轴，所以只能设置它的标题，设置它的标题 为“三季度”，单击“下一步”按钮。如图1. 这一步是选择生成的图表放置的位置，选择“作为其中的对象插入”，单击“完成”按钮；饼图 就完成了。如图2.这样一张图表就做好了。如图3图1图2图3选中图表,单击右键选择 “图表选项”可以对图表 进行设置.null二.自定义图表类型 如果总是设置同样一种类型的图表的话，完全可以自定义一个图表类型，到时候直接套用 就行了：在这个图表的空白区域单击右键，从菜单中选择“图表类型”命令，打开“图表类型” 对话框，单击“自定义类型”选项卡，在“选自”栏中选择“自定义”项，单击“添加”按钮，打开 “添加自定义类型”对话框，在“名称” 输入框中填上我们定义的图表类型 名“季度饼图”，单击“确定”按钮返回 “图表类型”对话框，这样我们就建立 了一个自定义的图表类型。 单击“取消”按钮，回到编辑状态；我 们再来插入一个图表：打开“插入”菜 单，单击“图表”命令，在“图表类型” 对话框中，选择类型为我们刚才定义 的“季度饼图”，直接单击“完成”按钮, 我们就可以插入一个和上面一模一样 的饼图了.null三.图表的修改 我们经常可以看到那种有一部分同其它的部分分离的饼图,这种图的做法是：单击这个圆 饼,在饼的周围出现了一些句柄,再单击其中的某一色块,句柄到了该色块的周围,这时向外拖动 此色块,就可以把这个色块拖动出来了；同样的方法可以把其他各个部分分离出来。 把它们合起来的方法是：先单击图表的空白区域，取消对圆 饼的选取，再单击任意一个圆饼的色块，选中整个圆饼，按下 左键向里拖动鼠标，就可以把这个圆饼合并到一起了。 有一种三维的饼图也经常会用到，我们还是用这个图来改变 一下：打开它的“图表类型”对话框，在“子图表类型”列表中选 择“三维饼图”，单击“确定”按钮就行了。如果觉得生成的图表 不好看，可以适当修改：打开“图表”菜单，单击“设置三维视图 格式”命令，打开“设置三维视图格式”对话框。在这里，可以修改三维图形的仰角，旋转 角度以及高度，直到你满意。null四.柱形图的生成 我们还用上一节的例子，先选中一个数据单元格，然后单击工具栏上的“图表向导”按钮，打开 “图表向导”对话框，选择要建立的图表类型为“柱形图”的“簇状柱形图”，单击“下一步”按钮，现在 选取数据区，这里Excel所默认选择的数据区是正确的；从预览框中可以看出现在的图表适合查看 同一产品在几个季度中所占份额的对比, 而我们希望看到的是一个季度中几种产 品的数据对比，于是我们将序列产生在 选择为“行”；单击“下一步”按钮；输入 图表的标题为“各产品在不同季度所占 份额统计”，分类X轴为“季度”，分类Y 轴为“比率”，单击“下一步”按钮，这次 我们选择“作为新工作表插入”项，后面 的输入框中的内容改为“柱形图对比”,单 击“完成”按钮，在工作簿中就多出了一 个“柱形图对比”工作表，在这个工作表中保存着 我们刚才生成的图表。 这个图同饼图不同的就是有两个坐标轴,分别是 X轴和Y轴；我们经常看到的Y轴坐标经常是在两个 大的标记之间会有一些小的间距标记，这里我们 也可以设置：双击Y轴,打开“坐标轴格式”对话框, 单击“刻度”选项卡，去掉“次要刻度单位”前面的复 选框，在后面的输入框中输入0.005，把次要刻度 的间距设置为0.005；然后单击“图案”选项卡,在“次 要刻度线类型”栏中选择次要刻度线的类型为“内部”, 单击“确定”按钮。null五.趋势线的使用 　趋势线可以简单地理解成一个品牌在几个季度中市场占有率的变化曲线，使用它我们可以很直观 地看出一个牌子的产品的市场占有率的变化，还可以通过这个趋势线来预测下一步的市场变化情况： 打开“图表”菜单，单击“添加趋势线”命令，打开“添加趋势线”对话框，从现在的类型选项卡中选择类 型为二项式，现在下面的这个选择数据系列列表框中选择的是M1，我们不去改变它，单击确定按钮。 还可以用这个趋势线预测下一步的市场走势:双击这 个趋势线,打开“趋势线格式”对话框,单击“选项”选项卡, 在“趋势预测”一栏中将“前推”输入框中的数字改为“1”, 单击“确定”按钮。如下图.现在，就看到了下一个季度的趋势变化了。null六.调整图表文字 现在我们再来把这个X轴和Y轴的说明文字移动一下位置，在这个Y轴的说明文字上按下 鼠标左键，在它的周围出现了一些句柄，表示我们现在选中了它，然后拖动鼠标，把它放 到Y轴的上面，同样把X轴的说明文字放到右边，接着我们来把Y轴上的说明文字的方向改 为水平的：在标题说明文字上单击右键，在弹出的菜单中选择“坐标轴标题格式”命令，打 开“坐标轴标题格式”对话框,单击“对齐”选项卡,将文字的对齐方式选择为“水平”,单击“确定” 按钮；再把Y轴的说明文字改成“所占比例”：把鼠标放在Y轴的标题文字上面，鼠标变成一 个“I”字形，单击，在这里就出现了光标，现在就可以输入文字了，把这里的文字改成“所占 比例”，然后用鼠标单击视图中的任意位置，标题文字的设置就完成了。 七.柱形图表的格式设置 现在我们来把上一节所用到的图表的背景设置一下，使我们的图表更漂亮：在中间的方 形区域中单击右键,单击“图形区格式”项, 打开“图形区格式”对话框，选择颜色为 “绿色”，单击“确定”按钮。在图形区的 外面单击右键，单击弹出菜单中的“图表 区格式”命令，单击“填充效果”按钮，选 择“单色”，将下面的滑块向右滑动到大 约三分之二处，单击“颜色”下拉列表框， 从中选择“浅黄”，单击“确定”按钮，选 中“阴影”前的复选框，单击“确定”按钮， 图表的底纹就设置好了；同样把图例的底纹像前面一样设置好，这样，这个图表就漂亮多了。 我们还可以把这里的坐标线换个颜色，选中Y轴，打开它的“坐标轴格式”对话框，单击“图 案”选项卡，在“坐标轴”一栏中选择“自定义”，选择颜色为“桔红”，选择一种较粗的线，并把 主要刻度线类型设置为“交叉”，然后单击“确定”按钮，现在这条线就设置成了这个样子；同 样可以把网格线也设置好，方法是：选中网格线，打开格式菜单，单击网格线格式命令打开 对话框，依次进行设置就可以了。null八.添加系列 如果我们得到了第四季度的统计数据，需要把它加入到这个表中，我们希望在加入到表格 中后在图表中也看到第四季度的数据。 　方法如下：首先把数据添加进去，然后转换到前面建立的“柱形图对比”工作表中。打开 “图表”菜单，单击“数据源”命令，打开“源数据”对话框，单击“数据区域”选项卡，把“系列 产生在”选择为“列”，然后再单击“系列”选项卡，单击“系列”列表框下面的“添加”按钮，添 加一个系列，现在“系列”列表中选中的就是新添加的系列,单击“名称”输入框中的拾取按钮, 对话框变成了一个长方形的条 ， 单击标签栏中的“产品信息”标签, 从这个工作表中选择“四季度”这个单元格, 单击“源数据--名称”对话框中的返回按钮, 回到“源数据”对话框，单击“值”输入框中 的拾取按钮，选择“产品信息”工作表中的 “四季度”单元格下面的数据单元格，返回 “源数据”对话框，单击“数据区域”选项卡, 再把“系列产生在”选择为“行”，从预览框 中可以看到这正是我们想要的结果，单击 “确定”按钮就可以完成这个序列的加入了。null九.几种常见的图表 如果要体现的是一个整体中每一部分所占的比例时，我们通常使用“饼图”，如我们做的各 种饮料市场份额的饼图。此外比较常用的就是折线图和散点图了，折线图通常也是用来表示 一段时间内某种数值的变化，常见的如股票的价格的折线图等。 　散点图主要用在科学计算中。例如：我们有正弦和余弦曲线的数据，我们可以使用这些数 据来绘制出正弦和余弦曲 线：打开“图表向导”对话 框，在“类型”列表框中选 择“XY散点图”，子图表类 型选择“无数据点平滑线散 点图”，然后单击“下一步” 按钮，同样选择数据系列 和数据，我们看这里的选 择还是正确的，单击“下一 步”按钮；现在填入合适的 文字,单击“完成”按钮,就生 成了一个函数曲线图；改 变一下它的背景和颜色,一 个漂亮的正余弦函数曲线就出现了。null第七章 工作表的管理一.视图的切换 我们经常会遇到这种情况：工作表的内容在视图中看起来不是很完整,这时我们可以试一 下全屏显示：打开“视图”菜单，单击“全屏显示”命令，界面变成了这个样子，中间的数据显 示区域比原来大了许多。 可是有时这里还是不能全部显示出表 格，还可以这样：单击“关闭全屏显示” 按钮，回到正常的视图中，单击工具栏 上的“显示比例”下拉列表框的下拉箭头 ,选择75%，把视图中的表变小, 如果还是不全,我们可以直接在输入框中 输入“50”,然后回车,就可以了. 在编辑的时候,如果想知道这个表有几 页,可以打开“视图”菜单,单击“分页预览” 命令，会出现一个对话框，告诉我们现 在的视图状态下可以直接拖动分页符的位置，单击“确定”按钮。 在Excel中分页符的概念比较奇特,现在视图中这 些蓝色的虚线就是分页符,把鼠标放到上面,鼠标就 变成了这样的移动标记“ ”;可以发现整个表格被蓝 色的线条分成了两个部分,这就表示现在的表打印 出来的话会有两页,单击“打印预览”按钮,从状态栏 上可以看出现在的表共有两页;现在我们把中间的 这条竖线向右拖动,与边框蓝线重合,现在看上去表 只有一部分了,单击“打印预览”按钮,可以看到现在 的表就只有一页了.分页符null二.拆分窗口 打开“窗口”菜单，单击“拆分”命令，在工作表当前选中单元格的上面和左边就出现了两条 拆分线，整个窗口分成了四部分，而垂直和水平滚动条也都变成了两个。 拖动上面的垂直滚动条，可以 同时改变上面两个窗口中的显 示数据；单击左边的水平滚动 条，则可以同时改变左边两个 窗口显示的数据，这样我们就 可以通过这四个窗口分别观看 不同位置的数据了。 我们还可以用鼠标拖动这些 分隔线：把鼠标放到这里的这 些分隔线上，可以看到鼠标变 成了这样的形状 ，按下左键，拖动鼠标，就可以改变分隔线的位置了。 取消这些分隔线时，只要打开“窗口”菜单，原来的“拆分”命令变成了“撤消窗口拆分”命令， 单击它，就可以撤消窗口的拆分了。null三.新建和重排窗口 上一节讲到的是一个表格时的情况，有时我们需要把一个工作簿中不同的工作表的内容来 对照着看，这时拆分就帮不上忙了，不过我们可以使用这样的方法：打开“窗口”菜单，单击 “新建窗口”命令，为当前工作簿新建一个窗口，注意现在的标题栏上的文件名后面就多了一 个“:2”，表示现在是打开的一个工作簿的第二个窗口。 打开“窗口”菜单，单击“重排窗口”命令，弹出“重排窗口”对话框, 选择一个窗口排列的方式,这里我们选择“垂直并排”,选中“当前活动 工作簿的窗口”前的复选框，单击“确定”按钮。 我们给这个工作簿建立的两个窗口就在这里并排显示了，在两个 窗口中选择不同的工作表显示，就可以进行对比查看了。同样，如果是两个不同的工作 簿中的内容进行比较，也可以 使用这个重排窗口命令，只是 在打开的“重排窗口”对话框中 不要选中“当前活动工作簿的窗 口”命令就可以了。null四.冻结窗口 在查看表格时还会经常遇到这种情况：在拖动滚动条查看工作表后面的内容时看不到行标 题和列标题,给我们的查阅带来很大的不便；现在我们使用拆分可以很容易地解决这个问题： 单击选中这个表的D7单元格，然后打开窗口菜单，单击“拆分”项，把窗口拆分开，现在右下 角这个区域就只是数据了，我们通过拖动这个区域的滚动条，就可以参考上面和左边的数据 来看这一部分的内容了。 不过这样还是有缺点，当我们把滚动条拖到边的 时候会出现表头，看起来感觉不是很好，因此我们 打开窗口菜单，单击冻结窗格项,现在窗口中的拆分 线就消失了，取而代之的是两条较粗的黑线，滚动 条也恢复了一个的状态，现在单击这个垂直滚动条 改变的只是下面的部分，改变水平滚动条的位置， 可以看到改变的只是右边的部分，就和拆分后的效果一样，不同的 只是不会出现左边和上面的内容了。 　我们来看这样一个表格，横向上窗口的宽度已经 足够了，这里只需要冻结上面的标题部分，我们就 可以这样来做：单击这个行标，选中标题下面的一 行，然后打开窗口菜单，单击“冻结窗格”项，现在 改变滚动条的位置,这时可以变化的只是选中的行 和该行以下的部分.就是说选中一行再冻结就是冻 结选中行上面的部分。 如果现在要冻结上面的部分和左边的部分，单击两部分交叉的这个单元格，打开窗口菜单， 单击冻结窗格项，就冻结了选中的单元格上面和左边的窗格。这点和拆分很类似。 打开窗口菜单，单击“撤消窗口冻结”项，就可以把这个窗口的冻结撤消了。null五.数据的排序 在查阅数据的时候，我们经常会希望表中的数据可以按一定的顺序排列，以方便查看。 　 例如现在有一张股市的表格，我们希望找到涨跌幅度最大的几种股票，以找到近日走红和 看跌的单股，现在所有的记录从上到下是按照股票的序号排列的，我们让它照股票的涨跌幅 度来排列：单击“涨跌%”单元格,单击工具栏中的“降序”按钮 ,表中的数据就按照涨跌的幅 度从大到小排列了,这样我们找起股票名称来就方便多了. 如果是想从小到大排列，单击“升序”按钮 ,现在排在 前面的就成了跌幅大的股票了。 如果想让涨跌相同的股票按照成交量的大小来排列,打 开“数据”菜单,单击“排序”命令,打开“排序”对话框；可以 看到Excel自动选定了一个排序区域，我们看它的选取还 是正确的;在“排序”对话框中我们可以设置三个排序的条 件，我们这里只要用两个就可以了，现在工作表排序的 主要关键字是“涨跌%”，按递增排列，将其改为“递减”，设置一下次要关键字：单击“次要关 键字”一栏中下拉列表框的下拉箭头，从列表中选择“成交量”，后面也选择为递减；注意下面 的标题行的设置，这里选择的是“有标题行”，对于不想对标题行也一起排序时一定要选这个选 项；然后单击“确定”按钮。（如下左图）有时我们的表需要按照行来排序,这在Excel 中也可以实现:打开“排序”对话框,单击“选项” 按钮,打开“排序选项”对话框,这里可以设置排 序的次序、方向、方法、是否区分大小写等, 我们选择方向为“按行排序”,单击“确定”按钮, 我们看“主要关键字”下拉列表框中的内容就 发生了变化;不过由于在这里不能正确识别标 题列,所以单击“确定”按钮后的排序会出现一 些问题,这种情况下最好先选中要排序的单元 格,然后再进行排序.（如右图）null六.数据的筛选 如果条件比较多，可以使用“高级筛选”来进行。使用高级筛选功能可以一次把我们想要看 到的数据都找出来。 比如这个表中我们想要把开盘高于10元,收盘高于10元,成交量大于10000的股票显示出来。 我们可以这么来做：先设置一 个条件区域，第一行输入排序的 字段名称,在第二行中输入条件， 建立一个条件区域;然后选中数据 区域中的一个单元格,打开“数据” 菜单的“筛选”子菜单,单击“高级 筛选”命令,Excel自动选择好了筛 选的区域,我们单击这个“条件区 域”框中的“拾取”按钮，选中我们 刚才设置的条件区域，单击拾取 框中的按钮返回高级筛选对话框， 单击“确定”按钮，现在表中就是 我们希望看到的结果了。 七.分类汇总与分级显示 在这张销货表中我们希望能够把每个 人在每个月的花费都统计出来。null 现在我们用分类汇总来做：首先单击“购买人”单元格，单击工具栏中的“升序”按钮，把表按 照“购买人”进行排序，然后打开“数据”菜单，单击“分类汇总”对话框，在这里的分类字段的下 拉列表框中选择分类字段为“购买人”，选择汇总方式为“求和”，汇总项就选择一个“折后价”， 单击“确定”按钮,现在就符合我们的要求了. 在分类汇总中我们的数据是分级显示的， 现在工作表的左上角出现了这样的一个区 域 ,我们单击这个1，在表中就只有 这个总计项出现了。单击这个2,出现的就只有这些汇总的部分, 这样我们可以清楚地看到每个人的汇总.单击3，可以显示所有的内容。null八.数据透视表的使用 我们来看下面这个表，在这个表中存储了国内部分地区从1995年到1997年的国内生产总值。 现在我们想把这里的每个地区三年的国内 生产总值的和求出来，用分类汇总和排序功 能可以做到这一点，但是比较麻烦，这里我 们使用数据透视表来做：打开“数据”菜单， 单击“数据透视表和图表报告”命令，打开 “数据透视表和数据透视图向导”对话框， 第一步是选择数据来源，我们选择 “Microsoft Excel数据清单或数据库”，选择 要创建的报表类型为“数据透视表”，单击 “下一步”按钮，这一步中我们要选择透视表的数据来源的区域，Excel已经自动选取了范围， 这里它的选取是正确的，我们不做什么改动，单击“下一步”按钮；这一步要我们选择透视表 放置的位置，选择“新建工作表”项，单击“完成”按钮，现在就出现了我们建立的数据透视表。在工作表的透视表的各个部分都有提 示，同时界面中出现了一个“数据透视 表”工具栏，里面列出了所有我们可以 使用的字段,我们的目的是查看各地区 三年生产总值的和，因此我们在“数据 透视表”工具栏的“地区”按钮上按下左 键，鼠标变成这样的形状，然后将其 拖动到行字段中，等鼠标变成了这样 的形状时松开左键，就可以将透视表 的行字段设置为“购买人”了；同样将 “年份”拖动到列字段中,将“国内生产 总值”拖动到数据字段中；透视表就 有数据了。null 双击“计数项：国内生产总值”,打开“数据透视表字段”对话框,在“汇总方式”列表框中选择 “求和”,单击“确定”按钮,现在显示出来的就是 正确的数据了. 现在的透视表中显示的是三年的和，我们也 可以让它只显示两年的和：单击“年份”单元格 的下拉箭头，从弹出的列表框中去掉我们不想 求和的年份前的复选框，单击“确定”按钮，透 视表中出现的就只有两年的数据汇总了；对于 地区也可以做同样的设置。 我们还可以根据数据透视表直接生成图表：单击“数据透视表”工具栏上的“图表向导”按钮, Excel会自动根据当前的数据透视表生成 一个图表并切换到图表中,不难看出这个 图表跟我们前面看到的图表基本上一致, 所不同的只是这里多了几个下拉箭头,单 击“年份”的下拉箭头,这实际上是透视表 中的“页”字段,选择“全部”,单击“确定”按 钮，可以看到图表中的数据也发生了变 化，其它有很多在透视表中使用的方法 也可以在这个图表中使用，这里我们就 不再多说了，把图表的格式设置一下， 一个漂亮的报告图就完成了。null九.引入外部数据 Excel为我们提供了获取外部数据的简单方法。 　 以一个例子来看：这里有这样的一个文本文件，我们把其中的数据引入到Excel中来。 打开Excel，打开“数据”菜单，打开“获取外部数 据”菜单，单击“导入文本文件”命令，打开“导入文 本向导”对话框，这里的原始数据类型就选择“分隔 符号”一项，在这个对话框的下面有一个预览框,从 这里可以看出来现在的头两行没有什么用处，因此 我们将这里的“导入开始行”输入框中的数值改成3, 单击“下一步”。null现在我们要选择文本文件的数据字段分隔符,根据文件的特点,我们选择为“空格”,并取消“Tab键” 的复选,注意这里把这个 “连续分隔符号视为单个 处理”的复选框选中,单击 “下一步”按钮. 现在要选择导入数据的 默认格式，现在的默认格 式是“常规”，我们这里不 做什么改动，单击“完成” 按钮，把文本文件中的数 据全部引入进来，把它们 稍微调整一下，就可以使 用这个数据了。 null第八章 图形的使用一.绘制图形 我们来看看图形对象在Excel中的使用.在讲视图的作用时曾经看过这样一个表格(如图1),这 是用Excel做出来的，结合图形对象的使用，这是很容易做的。 建立一个新的工作表；首先用50% 的灰色把表中的所有单元格填充起来：单击 “全选”按钮，选中整个工作表，然后单击工 具栏上的“填充颜色”按钮的下拉箭头，从弹 出的颜色面板中选择“50%灰色”；选择要编 辑的区域,单击“填充颜色”按钮的下拉箭头,选 择面板中的“无填充颜色”按钮，这样就把工 作区域大体上划了出来。 下面再来绘制出刚才的表.先画一个公司的标 志:单击“常用”工具栏上的“绘图”按钮,在界面中 显示出“绘图”工具栏;单击“绘图”工具栏上的“自 选图形”按钮,单击弹出菜单中的“基本形状”项, 在弹出的面板中选择“新月形”按钮(如图2),现 在鼠标变成了一个十字形,在我们设置的绘图 区域的左上角按下左键,向右下拖动鼠标，就可以看到一 个图形的边框,到合适的大小,松开左键,就绘制好了一个 新月的形状;现在这个新月形的弧度不够大,我们来调整 一下它:将鼠标放到图形中间的黄色正方形上,鼠标变成 一个白色的箭头,按下左键拖动鼠标,就可以改变这个新 月的形状了,把新月的弧度变大一些,松开左键;接着把它 变成蓝色的:单击“绘图”工具栏上的“填充颜色”按钮的下 拉箭头,从弹出的颜色选择面板中单击“蓝色”按钮,新月形 中间的颜色就成了蓝色（如图3）.图1图2图3null二.插入文本框 接着我们来完成表头中间的标题文字，为了便于排版，可以用文本框来做：单击绘图工具栏上的 “文本框”按钮，用鼠标在工作表中拖动出一个方框，这就是文本框了，在文本框中输入文字：“新月 实业发展有限公司”，按一下回车键，到下一行中,依次输入下面的内容；接着设置一下文字的格式： 选中文本框中的第一行字,设置它们的字体为“黑体”,再加粗一下,文本框中的文字就设置好了(如图1)； 拖动文本框四周的句柄，将文本框的大小调整到合适的大小，然后将鼠标放到文本框的边上，等鼠 标变成一个十字形的移动光标的样子按下左键拖动文本框把它移动到合适的位置；这样表头看起来 已经很好了，只是文本框的周围还有一个黑色的边框，为了美观起见，我们来把它去掉：在文本框 的边缘上双击，或者单击鼠标右键（如图2），打开“设置文本框格式”对话框，单击“颜色与线条”选 项卡,单击“线条颜色”下拉列表框,从弹出的面板中选择“无线条颜色”,然后单击“确定”按钮(如图3),可 以看到现在工作表中的文本框就没有边框了；单击文本框右边的单元格，输入“发货单号:”,这个表 的表头就设置好了。图1图2图3null接着我们先把下面的这些部分按照一般的表格那样设置好;增加一个“发货表”的文本框;再给“客户服务” 部分添加一个弧形的边框线：单击“自选图形”按钮，还是从弹出菜单中选择“基本图形”项，从它的面 板中单击“圆角矩形”按钮，在表中拖动鼠标绘制出一个合适大小的矩形。 这样下面的文字就看不见了，这怎么办啊？ 很简单：在图形上单击右键，从弹出的菜单中选择“设 置自选图形格式”命令，打开自选图形的格式设置对话框，单击填充一栏中的下拉列表框，从面板中 选择“无填充颜色”项，然后单击“确定”按钮，现在这个图形下面的文字就都显示出来了。 然后我们把这个设置好的图形复制到工作表的其它地方：单击“常用”工具栏上的“复制”按钮，再单击 “发货日期”上面的单元格，单击“粘贴”按钮,把图形复制过来,把图形的大小和位置设置一下就可以了。 同样的方法把其它地方的边框也添加上，如果你觉得这种边不是很好看的话，还可以调整这些边框 的形式：选中要改变形式的这个图形，单击“绘图”工具栏中的“绘图”按钮，打开“改变自选图形”子菜 单，单击“自选图形”命令，从面板中选择“将形状改为双括号”按钮，表中的这个图形就变成了双括号 了;我们还可以改变括号线的粗细,单击“绘图”工具栏上的“线 型”按钮,选择1.5磅,括号线就变粗了;现在我们把右边这个框 线变成虚线：选中这个虚线,单击“绘图”工具栏上的“虚线线 型”按钮，选择“短划线”，就把这个框线变成了虚线。 现在我们在这个客户信息一栏上添加一个客户信息的文本 框,同样添加一个付款方式的文本框在下面,再来把表头和中 间的分隔线加上:选中这些单元格,打开“格式”菜单,单击“单元 格”项,打开“单元格格式设置”对话框,单击“边框”选项卡,把这 些单元格的下框线设置为细的黑色实线,上框线设置为蓝色的 粗实线:单击“下框线”按钮,先给单元格设置好下框线,然后单 击“颜色”下拉列表框,从面板中选择“蓝色”,从上面的线条列表 中选择一种较粗的实线,然后单击上框线按钮,单击“确定”按钮,现在选中的单元格就有了上下两条边框 线,再调整一下这一行的高度,就可以出现这样的效果了, 在工作表中还有网格线，我们来把网格线去掉看看效果：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打 开“选项”对话框，单击“视图”选项卡，在窗口选项一栏中将网格线前面的复选框清除，单击“确定” 按钮,在工作表中就看不到网格线了。把下面再设置一下,这个漂亮的表格就完成了.null三.图片的插入和调整 打开“插入”菜单，打开“图片”子菜单，单击“来自文件”项，从文件列表中选择我们要插入的文 件，单击“插入”按钮，在工作表中就出现选中的文件了如下图。（这里插入的图片文件就是这 个表头的变相）这样插入就行了，可是好像现在还有点大。 我们来调整一下：当然可以直接拖动 图片的尺寸句柄来调整图片的大小，可是这样同时会改变图片中文字的大小，这可不是我们希望 看到的，我们就试一下“裁剪”功能。 　在我们插入图片的时候Excel已经自动弹出了这个“图片”工具栏，单击这个工具栏中的“裁剪”按 钮，鼠标变成了这样的一个形状，把鼠标移动到图片的句柄上，按下左键，鼠标变成了这样的形 状，拖动鼠标，可以看到一个虚线框，拖动它到文字的外围松开左键，在虚线框以外的部分就被 裁剪掉了；这样我们把这个图片裁剪到合适的大小，放到表头的位置就可以了. 我们还可以给表头加一个边框：单击图片工具栏上的“线型”按钮，选择“1.5磅”的线单击，就可以给这个图片加上一个黑色的边框了。 Excel还提供了很多剪贴画供 我们使用：打开“插入”菜单， 单击“图片”项，单击“剪贴画” 命令，打开“插入剪贴画”对话 框，选择一个类别单击，从打 开的剪辑列表中选择一种剪辑 单击，从打开的面板中单击 “插入”按钮就可以把选择的剪 辑插入到工作表中了。 null四.图片的处理 我们还可以给插入的图片或剪贴画设置亮度和色彩饱和度呢。最简单的就是选中图形，然 后单击“图片”工具栏上的“图像控制”按钮（如图1）