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西软 酒店管理系统 smart商务版用户手册 (1) 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 目 录 第一章 系统基础 ............................................................................... 9 第一节 基本概念 .......................................................................... 10 第二节 基本标识 .......................................................................... 10 2.1 宾客状态 ............................................................................................................ 10 2.2 客房状态 .............................................................................................................11 第三节 基础操作.............................................................................11 3.1 登录 ....................................................................................................................11 3.2 退出 ................................................................................................................... 12 3.3 更换工号 ............................................................................................................ 12 3.4 密码修改 ............................................................................................................ 13 3.5 宾客查询 ............................................................................................................ 13 房态表查询......................................................................................................... 15 3.6 3.7 系统快捷键的使用 .............................................................................................. 17 第四节 公共信息............................................................................ 17 第五节 版本信息 .......................................................................... 18 第六节 切换练习库 ...................................................................... 18 第二章 前台 ..................................................................................... 19 第一节 散客登记............................................................................ 19 1.1 散客登记基本步骤 .............................................................................................. 19 1.2 散客快登 ............................................................................................................ 24 1.3 散客主单 ............................................................................................................ 24 1.4 常见散客登记实例 .............................................................................................. 25 1.4.1 VIP登记 ..................................................................................................... 25 1.4.2 公司、旅行社或订房中心登记 ..................................................................... 26 1.4.3 一个客人订同类型多间房 ............................................................................ 26 1.4.4 一个客人订不同房类多间房 ........................................................................ 27 1.4.5 同住、共享处理 .......................................................................................... 27 1.4.6 自用房 ........................................................................................................ 30 1.4.7 免费房 ........................................................................................................ 31 1/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 1.4.8 钟点房 ........................................................................................................ 31 1.5 修改登记信息 ..................................................................................................... 31 1.5.1 更改姓名 .................................................................................................... 31 1.5.2 补充信息 .................................................................................................... 32 1.5.3 换房 ........................................................................................................... 32 1.5.4 续住 ........................................................................................................... 33 ........................................................................................................... 33 1.5.5 留言 1.6 房类资源 ............................................................................................................ 35 1.7 宾客列表 ............................................................................................................ 37 1.7.1 宾客列表主窗口 .......................................................................................... 37 1.7.2 信息灯 ........................................................................................................ 38 1.7.3 查询 ........................................................................................................... 39 1.8 档案 ................................................................................................................... 40 1.8.1 客户档案主窗口 .......................................................................................... 40 1.8.2 新建宾客档案 ............................................................................................. 41 第二节 散客预订 ............................................................................. 45 2.1 散客预订基本步骤 .............................................................................................. 45 2.2 散客预订主单 ..................................................................................................... 46 2.3 常见预订实例 ..................................................................................................... 46 2.4 预订修改 ............................................................................................................ 47 2.4.1 修改信息 .................................................................................................... 47 2.4.2 补充信息 .................................................................................................... 47 2.4.3 取消预订 .................................................................................................... 47 2.4.4 预订恢复 .................................................................................................... 48 2.5 更换宾客档案 ..................................................................................................... 48 第三节 团队预订............................................................................ 48 3.1 团队预订基本步骤 .............................................................................................. 48 3.2 团队预订主单 ..................................................................................................... 50 3.3 客房预留处理 ..................................................................................................... 50 3.3.1 客房预留 .................................................................................................... 50 3.3.2 调整预留数 ................................................................................................. 50 3.3.3 释放纯预留 ................................................................................................. 51 3.4 成员批量处理 ..................................................................................................... 51 3.5 定义团体付费 ..................................................................................................... 53 3.6 散团转化 ............................................................................................................ 54 3.6.1 成员出团 .................................................................................................... 54 3.6.2 散客入团 .................................................................................................... 54 第四节 前台收银 ............................................................................. 55 4.1 账务处理主单 ..................................................................................................... 55 2/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 4.2 账务处理 ............................................................................................................ 57 4.2.1 入账 ........................................................................................................... 57 4.2.2 冲账 ........................................................................................................... 58 4.2.3 调整 ........................................................................................................... 58 4.2.4 信用卡处理 ................................................................................................. 59 4.2.5 定义账户 .................................................................................................... 60 ........................................................................................................... 62 4.2.6 分账 4.2.7 选账 ........................................................................................................... 62 4.2.8 转账 ........................................................................................................... 63 4.2.9 部分结账 .................................................................................................... 66 4.2.10 临时挂账................................................................................................... 67 4.2.11 宾客结账................................................................................................... 67 4.2.12 联房结账................................................................................................... 69 4.2.13 团队结账................................................................................................... 71 4.2.14 结账错误补救............................................................................................ 72 4.2.15 宾客结账错误补救..................................................................................... 72 4.2.16 账单处理................................................................................................... 73 4.3 查房................................................................................................................. 74 4.3.1 单间房查房 ............................................................................................... 74 4.3.2 联房查房................................................................................................... 74 ................................................................................................... 75 4.3.3团队查房 4.3.4 杂费及客吧入账 ........................................................................................ 75 4.4 账务查询 ............................................................................................................ 76 4.5 交班报表 ............................................................................................................ 77 4.5.1 交班报表窗口 ............................................................................................. 77 4.5.2 核对方法 .................................................................................................... 77 4.5.3 重要报表 .................................................................................................... 77 第五节 房态管理............................................................................ 79 5.1 房态管理窗口 ..................................................................................................... 79 5.2 房态处理操作 ..................................................................................................... 82 5.3 失物拾物 ............................................................................................................ 84 5.3.1 拾物登记 .................................................................................................... 85 5.3.2 遗失报告 .................................................................................................... 86 5.3.3 领取 ........................................................................................................... 87 5.4 报房与查房......................................................................................................... 88 5.4.1 报房 ............................................................................................................. 88 5.4.2 退房.......................................................................................................... 89 5.4.3 备注输入 ...................................................................................................... 90 5.4.3 客吧直接入账............................................................................................ 90 第三章 审计 ..................................................................................... 92 3/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 第一节 消费账 ............................................................................... 92 1.1 消费帐查询......................................................................................................... 92 1.2 消费帐主单......................................................................................................... 93 1.2.1 消费帐主窗口 ............................................................................................. 93 1.2.2 新建消费帐 ................................................................................................. 93 1.2.3 账务处理 .................................................................................................... 94 第二节 AR账................................................................................. 94 2.1 应收帐户查询 ..................................................................................................... 94 2.2 新建应收帐......................................................................................................... 95 2.3 应收帐户主单 ..................................................................................................... 95 2.4 账务处理 ............................................................................................................ 96 第三节 夜间稽核............................................................................ 96 3.1 夜审系统操作步骤 .............................................................................................. 96 3.2 房租审核及入帐.................................................................................................. 99 3.3 费用审核 ...........................................................................................................100 第四节 报表处理...........................................................................100 4.1 报表打印 ............................................................................................................100 4.2 交班报表 ...........................................................................................................103 4.3 稽核报表 ...........................................................................................................103 4.4 报表专家 ...........................................................................................................104 第五节 查询 ..................................................................................104 5.1 帐务查询 ...........................................................................................................104 5.2 历史宾客列表 ....................................................................................................105 5.3 话费查询 ...........................................................................................................106 第四章 销售 ....................................................................................108 第一节 档案管理 .........................................................................108 1.1 档案主窗口........................................................................................................108 1.2 新建协议单位档案 .............................................................................................108 1.3 协议单位档案与预订的关联 ............................................................................... 111 1.4 档案合并 ........................................................................................................... 112 第二节 房价........................................................................... 112 4/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 2.1 房价码............................................................................................................... 112 2.1.1 房价码窗口 ................................................................................................ 112 2.1.2 新建房价码 ................................................................................................ 113 2.2 建立特殊日期房价 ............................................................................................. 114 2.2.1 特殊日期窗口 ............................................................................................ 114 2.2.2 新建特殊日期 ............................................................................................ 114 ........................................................................... 115 2.2.3 建立房价码特殊日期价格 第三节 佣金管理........................................................................... 116 3.1 佣金明细列表 .................................................................................................... 116 3.2 佣金查询 ........................................................................................................... 117 3.3 佣金明细信息增加/修改 .................................................................................... 117 3.4 佣金码设置........................................................................................................ 118 第四节 销售员管理 .......................................................................121 第五章 贵宾卡系统 .........................................................................124 第一节 贵宾卡管理 .........................................................................1241.1贵宾卡查询 .........................................................................................................124 1.1.1贵宾卡列表查询 .............................................................................................124 1.1.2 CtrL+K读卡查询............................................................................................126 1.2贵宾卡主单 .........................................................................................................128 1.2.1贵宾卡主单窗口 .............................................................................................128 1.2.2新建贵宾卡 ....................................................................................................129 1.3积分处理 .............................................................................................................130 1.3.1积分处理窗口.................................................................................................130 1.3.2积分人工录入.................................................................................................132 1.4修改贵宾卡信息 ..................................................................................................132 1.4.1主单信息的补充和修改...................................................................................132 1.4.2贵宾卡的状态更改..........................................................................................133 1.4.3贵宾卡的升降级 .............................................................................................133 1.4.4贵宾卡密码的修改..........................................................................................134 第二节 贵宾卡在其他模块的应用 ................................................134 2.1贵宾卡如何做预订 ...............................................................................................135 2.1.1 预订单预订 ...................................................................................................135 2.1.2 Ctrl+K 界面直接预订.....................................................................................136 2.2贵宾卡客人如何做登记入住 .................................................................................137 2.2.1贵宾卡持卡客人直接上门入住 ........................................................................137 2.2.2贵宾卡客人预订转登记...................................................................................137 5/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T2.2.3入住客人和持卡客人不一致............................................................................138 2.3贵宾卡积分使用 ..................................................................................................138 2.4贵宾卡储值使用 ..................................................................................................140 第六章 维护系统使用说明 .............................................................143 第一节 基础信息...........................................................................143 第二节 人员权限设置 ...................................................................143 2.1 部门人员及权限设置..........................................................................................143 2.1.1 部门及班组的设置 .....................................................................................144 2.1.2 人员设置 ...................................................................................................146 2.1.3 基本权限设置 ............................................................................................147 2.2 报表权限设置 .....................................................................................................148 第三节 系统代码及参数 ...............................................................149 3.1 基本设置 ...........................................................................................................150 ..........................................................................................................150 3.1.1 优惠 ..........................................................................................................153 3.1.2 证件 3.1.3 区域 ..........................................................................................................153 3.1.4 站点设置 ...................................................................................................156 3.1.4.1 全体系统站点基本界定.......................................................................................................... 156 3.1.5 语种 ..........................................................................................................156 3.1.6 其他 ..........................................................................................................158 3.1.6.1 事由.......................................................................................................................................... 158 3.1.6.2 饭店员工部门编码.................................................................................................................. 159 3.1.6.3 中文姓氏.................................................................................................................................. 159 3.1.6.4 摘要输入帮助.......................................................................................................................... 159 3.2 预订接待 ...........................................................................................................161 3.2.1 客房 ..........................................................................................................161 3.2.1.1 楼号.......................................................................................................................................... 161 3.2.1.2 大房类...................................................................................................................................... 161 3.2.1.3 房类........................................................................................................................................ 162 3.2.1.4 客房区域.................................................................................................................................. 163 3.2.1.5 楼层.......................................................................................................................................... 163 3.2.1.6 房号.......................................................................................................................................... 164 3.2.1.7 临时态...................................................................................................................................... 165 3.2.2 来源与市场 ................................................................................................166 3.2.2.1 市场码组别.............................................................................................................................. 166 3.2.2.2 市场码...................................................................................................................................... 166 3.2.2.3 来源码类别.............................................................................................................................. 167 3.2.2.4 来源码...................................................................................................................................... 167 6/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 3.2.2.5 预订类型.................................................................................................................................. 167 3.2.3 房态图 ................................................................................................167 3.2.4 前台其他 ...................................................................................................169 3.2.4.1 换房原因.................................................................................................................................... 169 3.2.4.2 特殊要求、房类升级理由...................................................................................................... 169 3.2.4.3 取消预订.................................................................................................................................. 170 3.2.4.4 保密级别.................................................................................................................................. 170 3.3 公关销售 ...........................................................................................................171 3.3.1 客户档案 ...................................................................................................171 3.3.1.1 客户档案系统类别、附加类别.............................................................................................. 171 3.3.1.2 客户档案中的相关项目.......................................................................................................... 171 3.3.2 销售员设置 ................................................................................................173 3.3.3 房价体系 ...................................................................................................173 3.4 帐务审核 ...........................................................................................................173 3.4.1 信用卡发卡行设置 .....................................................................................174 3.4.2 钟点房收费定义 .........................................................................................174 3.5 客房中心 ...........................................................................................................175 3.5.1 失物招领 ...................................................................................................175 3.5.2 维修原因 ...................................................................................................176 3.5.3 查房站点定义 ............................................................................................176 电话管理 ...........................................................................................................177 3.6 3.6.1 计费参数设置 ............................................................................................177 3.6.2 用户分类和分机落户 ..................................................................................180 3.6.3 时段制相关数据定义 ..................................................................................182 3.7 贵宾卡...............................................................................................................183 3.7.1 贵宾卡类别 ................................................................................................183 3.7.2 贵宾卡系统类别 .........................................................................................184 3.7.3 贵宾卡来源 ................................................................................................185 3.7.4 贵宾卡标志 ................................................................................................186 3.7.5 积分换算定义 ............................................................................................186 3.7.6 指定日期积分系数表 ..................................................................................187 3.7.7 贵宾卡站点定义 .........................................................................................188 3.7 租赁 ..................................................................................................................188 3.7.1 类别 ..........................................................................................................188 3.7.2 物品 ..........................................................................................................189 第四节 其他 ..................................................................................190 4.1 远程维护 ...........................................................................................................190 4.2 电话计费 ...........................................................................................................190 4.3 等级控制 ...........................................................................................................190 4.4 运行状态 ...........................................................................................................191 4.5 数据重建 ...........................................................................................................191 7/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 8/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 第一章 系统基础 FOXHIS酒店管理系统 SMART商务版 定位于精品商务酒店、度假村及酒店式公寓，也适用于四星级及以下的单体酒店，能迅速、快捷的处理酒店的基本管理业务。其主要功能模块划分为前台、审计、销售、维护、贵宾五个功能菜单。 其中，前台大部分业务都可以在前台功能菜单里完成。前台的功能菜单中的子功能菜单有:散客预订、团队预订、散客登记、房类资源、预定列表、在住宾客、账务列表、客史档案、房态管理、房态图2、拾物遗失、查房报房、公共信息。 而一些高级的操作帐务处理、报表、历史信息查询等都在审计功能菜单里完成;其子功能菜单有历史宾客、帐务查询、消费帐、AR帐、交班报表、报表专家、稽核报表、话费查询、夜间稽核、餐饮查询。 销售管理相关的管理都在销售功能菜单里完成;子功能菜单包括客史管理、房价方案、佣金管理、销售员管理、档案合并及整理。 维护功能菜单里主要子功能菜单有:代码设置、权限设置、远程维护、运行状态、更换工号、修改密码、话费手工入账、版本信息、数据重建、票据设置、编辑。 贵宾卡管理相关的操作都在贵宾功能菜单里完成;子功能菜单包括新建贵宾卡、积分处理、积分转移。 每个功能菜单都有相对应的子功能菜单按钮，它们每一项都和操作功能密切相连，因此熟悉这些功能菜单是掌握SMART系统操作的基础。 图 9/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T第一节 基本概念 Foxhis酒店管理系统中有很多与酒店业务紧密相连的概念，只有熟悉了这些概念，读者才能很好的阅读我们的说明、理解和掌握Foxhis的应用。 ? 班 别:为便于统计，根据上班情况，系统将班次分为五个，分别用固定的一位数字表示，1----早班;2----中班;3----晚班;4----夜班;5----宵夜。操作员在进入系统时，必须根据实际情况输入班号信息。 ? 工 号:是操作员的编号，最长可以是十一位，编号形式没有特别规定，可以是数字、字母也可以是字母与数字的结合，如156、A15、ZXJK等都可以定义为工号。工号是唯一的，与实际工号有区别，必须在《前台维护系统》中定义之后才能在本系统中使用。 ? 密 码:密码长度为1至7位，输入时要注意字母的大小写的区别。进入酒店管理系统的初始密码是由电脑管理员(或工程师)在维护中定义的，操作员用初始密码进入系统后，可以对密码进行修改。 ? 宾客分类:系统将宾客分为散客&成员、团队。 ? 主 单:本系统中把散客、团体成员、团体的登记单称为主单，因此主单又分为散客主单、团体成员主单、团体主单等。 ? 帐 号:帐号是客人帐单的计算机代号，它由计算机自动产生。系统中涉及的帐号有散客&成员帐号、团队帐号、AR帐号、消费帐号等。帐号命名规则如下: 帐号名 第1位 2,6位 7,10位 举例 散客&成员帐号 F 年(第2位)、月(第3,4流水号 F602230001 团队帐号 G 位)、日(5,6位) G602230002 AR帐号 共7位，1-2位固定为“AR”，后五位为流水号。 AR00001 消费帐帐号 共7位，第1位固定为“C”，后六位为流水号。 C000006 帐号命名规则表 ? 房 类:是房间类型代码，最多可以是三位，这三位既可以是字母、数字，也可以是两者的结合。房类一般由工程师或电脑管理员在维护中定义的。如可以定义“BJA”表示间南;定义“SR2”表示双人间。 ? 房 价:房间的实际卖价。 第二节 基本标识 2.1 宾客状态 主单状态反映一个客人的信息在酒店中所处的状态，本系统对客人的不同状态用专门的字母表示，具体见下表。 状态 状态含义 备注 预订状态 R 当前在住 I 基本状态 本日结帐 O 昨日结帐 D 10/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 应到未到而被删除的预订 N 临时挂帐(退房未结帐) 其他状态 S 已被取消(删除)的预订 X 表 宾客状态流转图: X S ? ? R ?? I ?? O ?? D ? N 2.2 客房状态 对于每种房间类型Foxhis系统允许最多使用三个大写字母来表示。常用以下符号来表 示不同的房间类型。 房 态 含 义 VC 干净房 VD 脏 房 OC 住净房 OD 住脏房 OO 维修房(Out of order) OS 锁 房(Out of service) 表 房态流转图 OO/OS OO/OS ? ?? VC ?? OC ?? OD ?? OC ?? VD ?? VC 第三节 基础操作 3.1 登录 一般系统管理员会把酒店管理软件的快捷方式放在桌面上,读者只需根据需要在桌面上 选择功能模块的快捷图标，双击即可打开登录窗口，如下图所示。 11/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 正确输入【班号】、【工号】、【口令】三项信息，即可进入系统。 图 3.2 退出 执行系统主界面右上方的退出按钮，系统提示“是否确信退出系统”，如下图所示，单击〖是(Y)〗，成功退出系统。 图 3.3 更换工号 此功能主要用于交接班、离开岗位等情况。为防止他人使用你的工号操作本系统而造成 12/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T不必要的麻烦，系统建议操作员在交接班或者离开岗位时，使用更换工号功能。 执行维护?更换工号，打开如下图所示登录窗口，操作同登录，不再赘述。 图 3.4 密码修改 为防止泄密，操作员应该经常修改自己的口令(因为口令泄密可能造成一定的经济后果)。该功能只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功(以防他人误改)。 操作步骤: (1)、执行维护?密码修改，打开密码修改窗口。 图 (2)、根据系统提示，输入旧密码、新密码，确认即可。 3.5 宾客查询 系统中常用到查询功能，包括宾客列表、帐号查询。各业务部门使用程度也各有不同，下面的说明中将详细介绍，操作者可以根据各自的需要使用以下的说明。 宾客列表 在SMART系统中，按照业务需求将宾客列表分成:预订宾客列表和历史宾客列表。 所有宾客列表的结构基本一致，下面以预订宾客列表为例，加以说明。 执行前台?宾客列表，打开预订宾客列表。窗口上方是可以互相切换的宾客分类标签页，窗口底行是宾客状态多选栏，该列表系统默认是预订状态。 13/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 查询方法 ? 快速查询 操作步骤: (1)ALT+A将光标移至输入条件处(或鼠标单击右上角快速查询输入框); (2)输入已知信息，可以是客人姓名、房号、预订号、账号等，回车，显示查询结果。 图 ? 组合查询 用于多个条件组合，查询客人信息，如要查询一个星期内某公司客人的住店情况。 宾客列表下，单击右下角组合查询按钮或按SHIFT+CTRL+Z，打开组合查询窗口， 根据需要输入多个条件，单击〖确定〗，即可显示查询结果。 图 注意:由于前台业务随时在进行，因此如果打开列表时间过长，查询前请点击刷新按 14/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T钮或按F5来刷新列表中的数据。 信息含量 每条记录信息含量比较大，需重点指出的项目如下: 房价:显示房价的颜色默认是黑色，红色显示的房价表示房价保密。 信息灯如下表解释: 名 称 颜 色 操 作 VIP贵宾 主单下，VIP项; 红色(贵宾) 保密 粉红(要求免查询) 主单下，保密项; 留言 主单下，底行，留言; 蓝色(有留言) 联房 主单下，底行，联房; 黄色(有联房) 签单 主单下，底行，允许记帐; 绿色――所有费用都允许记帐; 墨绿色――部分费用允许记帐; 无――所有费用都不允许记帐; 信息灯列表 功能按钮 窗口右边的功能按钮，一般都是快捷功能，如入帐等，这些功能能否使用视操作员的权限而定。具体如何操作请参见各节说明。 3.6 房态表查询 在SMART系统中的房态管理图不仅可以直接的管理房态，同时还可以全面地反映整个客房的使用和宾客信息，对房态操作员来说，比较直观易懂容易操作。 执行前台?房态管理，打开房态管理的窗口。 图 为便于说明，我们将房态管理图分成三个区域进行说明:左中、底行、右边，具体说明如下。 15/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 左中: ?(不同的颜色表示不同的房间状态，房态表的颜色、方块的大小、可以在维护系统中定义和修改; ?(当鼠标停留在—在住的房间时，系统会自动显示该房间客人的简单信息。而双击某一房间，可以打开该房间的详细信息，并可进行修改，如换房，续住及输入客人信息都可以在此完成。 ?(指向一个房间并单击鼠标右键，系统会有一弹出菜单。对于OK房，可以完成预订、登记等操作，而对于住客房，可以完成为客人留言、设置联房、直接换房、续住、预订等操作。 底行: ?(每一种房态的实际房数及占总房数的百分比，而在住房所占的百分比即为当时的实时出租率; ?(通过下拉列表中的楼号、房类的选择，可以单独显示某一幢楼，或某一种房类的房态情况。 右边: 窗口右边是一组功能按钮，介绍如下: ?(登记预订功能按钮有:〖预订〗、〖登记〗、〖快等〗、〖留言〗、〖联房〗、〖统计〗、、〖打印〗、〖财务〗、〖刷新〗。 ?(房态管理功能有:〖置干净房〗、〖置维修房〗、〖取消维修〗、〖置临时房〗、〖取消临时〗、〖打印〗。 ?(为帮助初学操作员方便的看懂房态管理图特设置了〖帮助〗按钮，对于房态管理图上的字符标识有详细解释。 图 注意:房态管理的具体使用将在本书的第一章第五节做详细介绍。 16/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 3.7 系统快捷键的使用 在SMART系统中，操作员可以使用相关快捷键来加快对系统的操作。 系统主界面下窗口快捷键有: 快捷键 显示窗口 CTRL，E 入帐 CTRL，R 房价查询条件输入 CTRL，T 公共信息 CTRL，R Control Panel CTRL，D 客房可用与占用 CTRL，H 客房实时统计指标 CTRL，Z 计算器 常用的功能快捷键有: 快捷键 功能描述 CTRL，N 新建预订主单或者档案 CTRL，O 打开其他预订主单或者档案 CTRL，S 保存当前预订主单或者档案 CTRL，B 进入帐务处理 CTRL，K 贵宾卡的使用 ALT，T 预订主单上联房设置 ALT，A 在列表中进行快速查询 CTRL，SHIFT，Z 在列表中进行组合查询 ALT，F5 预订主单上信用授权设置 CTRL，E 预订主单和帐务主单进行入帐 SHIFT，T 帐务主单上进行转帐 SHIFT，C 帐务主单上进行结帐 查看操作日志 F2 预订主单入住 F4 刷新当前数据 F5 预订主单、帐务主单以及列表相关信息打印 F9 注意:常用的功能快捷键必须打开相对应的窗口，对应的快捷键才有效。 第四节 公共信息 用于查阅航班、火车、饭店等社会公共信息。 执行前台?公共信息，打开『公共信息』。双击某一项，即可打开相关信息列表查阅。 17/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 第五节 版本信息 用于查阅系统的版本信息。 执行维护?版本信息，即可查阅。 图 第六节 切换练习库 为便于新员工在岗空闲期间能进行模拟联系，系统特地设计了方便的数据库切换方式，即由正式库切换成练习库，练习库联系期间，不会影响正式库的数据，同时遇到需要对客服务时，也可快捷的从练习库切换到正式库。 操作方法如下:登录界面，【班别】:输入实际的班次;【用户名】:输入员工自己的工号，并在自己的工号前加“*”; 【密码】:输入自己工号的密码，如下图所示: 图 18/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 第二章 前台 第一节 散客登记 本系统所指的散客是一般零星客人、长住户(写字间)、散客团体成员等客人的总称。 1.1 散客登记基本步骤 操作步骤(方法一): (1)执行前台?散客登记，打开登记主单。 图 (2)档案的相关信息填写 【本名】处输入客人姓名，回车，系统自动与档案匹配，如下图所示，则表示该客人有档案，即是回头客，核对正确后，单击〖确定〗。若有【公司】、【旅行社】、【订房中心】信息，用同样的方式选择。 19/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 若该宾客没有档案，只需点击客户档案查找中的〖新建〗，为该客人新建一个档案，档案界面如下图显示，输入完客人的其本信息后，单击〖确定〗。(或退出该界面，预订完成后系统自动生成客人档案。) 图 (3)回到登记主单界面， 由下图可以看到，宾客基本信息(包括【本名】、【英文名】、【国家】、【V.I.P】、【语种】、【称谓】、【性别】)等信息都已由宾客档案相关信息导入。 20/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (4)登记信息的填写，客人的离开时间，房间的类型以及价格:【天数】【离开】【房类】【房号】【定价】。给宾客选择房价码，确定。如不选择，系统默认为门市价格。 单击选择相 关的房价码 图 选择房号的时候系统会给予提示: 21/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 选择房号对 应的单选框 图 注意:系统房价优惠有两种录入方式:实价优惠和百分比优惠。特别值得注意的是，百分比优惠时，【定价】后的第二个空格中输入的是优惠情况，如房价8折，则输入0.2。 (5)核对客人的来源、市场。【市场】、【来源】默认为所选房价码的市场、来源，若有变动，操作员可修改。移动光标至【市场】、【来源】处，结合系统帮助进行选择即可。 (6)确定客人预订其他要求:特殊要求、房间是否保密等。 7)基本信息输入完整后，单击工具栏上的存盘按钮，系统提示是否马上入住 ( (8)点击是，保存所录信息。保存后，系统自动生成宾客账号、预订号，客人登记成功。 图 22/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 注意:登记单上粗体项目为必填项目:【本名】、【到达】、【离开】、【房价码】、【房类】、【来源】、【市场】、【预订类型】，如不填写，登记单不能存盘，并会有相关提示。 操作步骤(方法二): (1) 前台〖房态管理〗，打开房态管理窗口。 图 (2) 单击选择将要登记的房号，再点击登记，打开登记主单，填写相关信息，除登 记主单上有房类和房号确定了之外，其他操作步骤同方法一。 图 23/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T1.2 散客快登 在繁忙的业务中，前台工作人员可以用更加快速的登记方法来给客人登记。 操作步骤: (1)执行前台?房态管理，打开房态管理图，选中要快登的房间号码，点击房态图右边的快登按钮，打开快登窗口，系统自动记录下刚刚选择的房间号码以及相对应的房类。 图 (2)根据实际情况修改房价、天数、宾客姓名等，操作同方法一。确定后，系统提示登记成功。 1.3 散客主单 散客主单包括主要信息和附加信息，而主要信息中又分上、下两部分，其中上半部分的信息如“姓名”等为客人的档案信息，下半部分则为客人具体的入住信息，在主要信息中又有一些是必填信息。下表列出了这些信息中需要注意、解释的部分。 必填信息: 项 目 说 明 本名 客人的姓名，可以输入中文，也可以输入英文等。 到达、离开 客人的抵店和离店时间。如果是预订客人，系统默认到达时间为当天的18 点;如果是登记或者快登客人，系统默认到达时间为当前客人到达的系统时 间。系统默认客人住店一天，离开时间默认为第二天的中午12点。 房价码 客人住店能享受的房价优惠代码。选择公司、旅行社或订房中心后，一般系 统将自动显示与该公司(旅行社、订房中心)匹配的房价码(必须是档案中 已有的)，操作员选择房类后，房价将自动显示。 房类 房间类型，一个主单只能选择一种房类。 来源 来源码主要用于表示宾客来源。客人主单上，选择某房价码，则自动跳出该 24/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 房价码对应的市场码和来源码。 市场 市场码主要用于表示宾客的市场类型。客人主单上，选择某房价码，则自动 跳出该房价码对应的市场码和来源码。 预订类型 客人预订的类型，系统默认是保留到下午6点，也可以分为担保预订、确认 性预订、临时预订等。 其他主要信息: 项 目 说 明 语种 语种与账单打印直接关联，选定后系统中该客人各单据的打印默认为该语种。 选择贵宾等级，不选默认为普通客人，选择等级后，宾客列表将有红色信息V.I.P 灯提示。 包价 房价所包含的内容，如服务费、早餐等。 证件类型 如果客人用身份证登记，输入证件号码后，客人的性别、生日、街道信息会 自动输入。 保密 选择此项后，查询客人信息时有粉色指示灯标识其为保密客人。 备注 灵活使用的注意事项。 钟点房 客人登记单上选中“钟点房”后，退房时系统“钟点房”提示应收费用。同 时，夜审时增加一步骤为“本日钟点列表”提示未退的钟点房。 房价保密 选择此项后，宾客列表中该客人房价显示为红色。 共享 该项打勾，则表明该房间客人可以与其他客人共享此房间。 表 附加信息: 项 目 说 明 销售员 销售员信息。若是销售散客(无协议单位)，请选择此项信息。该项信息的选 择要慎重，直接关系到销售员业绩统计，因此要严格按照实际情况选择。 加床 正确录入加床数，加床金额，可在系统的加床报表中体现。 结账提示信息。该信息在结账前，系统将自动提示。系统中结账前能自动提C/O Msg 示的信息有:未传达留言、未归还租赁、C/O Msg、Routing等。 1.4 常见散客登记实例 酒店业务中，客人登记情况复杂多样。除了知道最简便的登记方法，操作员还需要掌握其他不同的情况的登记方法，以便更好地为客人服务。 以下主要根据操作方法一进行散客登记实例讲述，重点在于与普通登记的不同之处，如VIP登记、一人订多间房、一人订多种房等。 1.4.1 VIP登记 操作步骤: 在普通登记单操作的基础上，VIP处选择客人相应的级别，存盘。 25/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T1.4.2 公司、旅行社或订房中心登记 操作步骤: 点击“散客登记”，输入客人姓名、抵离等基础信息后，在【公司】(或【旅行社】、【订房中心】)处输入客人所属的协议单位，系统自动匹配该单位档案，选择后，“房价码”处自动显示该协议单位可以享受的房价码及对应房型的房价。同时，系统自动统计该协议单位的业绩。 1.4.3 一个客人订同类型多间房 操作步骤: (1)系统主窗口，执行前台?散客登记打开客人主单，输入客人基本信息后存盘; (2)选择房类后，在【房数】处输入客人所需数量，点击存盘(CTRL+S)，系统提示 如下: 图 (3)选择“否”，点击工具栏上的〖分房〗按钮，弹出如下窗口: 图 (4)根据客人所需房数，在右栏选择房号(打勾即可)，点击〖分房〗按钮，或直接点击〖自动〗，系统根据现有房源自上而下分房。同时，自动生成多个客人的预订主单，如下图所示: 图 注意:一人订多间房时，默认为联房关系(FLAG处显示联房)，预订号相同。 (5)双击打开其他客人主单，根据实际情况修改客人信息(具体方法请参照本说明书1.5章节)，存盘即可。 26/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T1.4.4 一个客人订不同房类多间房 系统中复制功能就是用来解决这类问题。复制功能使用前提是:第一个登记主单已经存在。 操作步骤: (1)打开登记主单，输入客人信息后存盘。 (2)登记主单下，单击工具栏上〖复制〗按钮，弹出如下『主单复制』窗口。 图 (3)系统默认复制后主单的【抵离日期】、【房类】、【房数】、【房价】、【市场】、【来源】、【包价】等信息与原主单相同。操作员根据客人的实际情况进行修改。 (4)〖存盘〗后，当前预订单下方，显示多条预订记录，复制成功。，如下图。 图 (5)双击该信息打开主单，修改客人姓名等信息，再利用分房功能给客人分房即可。 1.4.5 同住、共享处理 同住用于解决一个房间住多个客人的情况(通常这些客人之间相互认识)。这种情况可以分成两类:两个都有预订的客人同住、新增同住客人，分别对应合并现有预订、新预订两个功能。 同住流程如下: 27/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 已有预订 同住Share 无预订 合并Combine 输入姓名 无档案 新建New 查找预订 建档案Add 有档案 匹配档案 选择档案 选择目标预订 分配房费 ? 同住――新增(有档案) 操作步骤: (1)打开登记主单，输入客人基本信息后存盘。 (2)点击主单工具栏按钮〖同住〗，弹出如下『同住/共享-新增』窗口。【姓名】处，输入新增客人姓名，单击〖新预订〗，系统将根据所输姓名与宾客档案匹配。 图 (3)假设该客人有档案，则『客户档案查找』窗口显示查询结果。 28/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (4)点击〖确定〗，弹出如下窗口。 图 (5)根据实际情况分配房费，点击〖确认〗。主单中客人【房间】处显示以#开头，如下，表明客人共享一个房间。 注意:『同住/共享』窗口需解释功能如下: 项目 说明 该客人的包价，如该房间的早餐为2，则每位客人的早餐应为1。 Package 主账 对应房费承担对象。 一人承担(Z) 点击此项，则费用由当前选中的客人承担。 平均分(S) 选择此功能，则同住的客人平均承担房费。 增加(C) 继续增加同住客人。 点击〖Goto〗，则打开当前选中客人的主单。 Goto 表 ? 同住――新增(无档案) 操作步骤: (1)---(2)同上。 (3)假设该客人无档案，则『客户档案查找』窗口无查询结果。单击〖新建〗，可打开Profile窗口，录入客人基本信息，单击〖存盘〗，新建档案成功，弹出房费分配窗口。 29/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T (4)---(5)同上。 ? 同住――合并 操作步骤: (1)同上。 (2)单击〖同住〗，弹出『同住/共享』窗口，单击〖增加〗，【姓名】处，输入新增客人姓名，单击〖合并现有预订〗，系统将根据所输姓名查询预订宾客。『账号查询』窗口，显示查询结果，如下图所示。 图 (3)单击选择目标记录，单击〖确定〗，弹出房费分配窗口。 (4)---(5)同上。 注意:合并时，两个预订中最多只能有一个是房号确定的。 同住之后，修改房价有两种方式:直接在各自预订单上修改;单击〖同住〗,直接在“同住/共享”界面修改。 1.4.6 自用房 自用房操作与一般登记相同，只需增加一步:宾客主单下，【市场】代码选择自用房即可。 图 30/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T1.4.7 免费房 自用房操作与一般登记相同，只需增加一步:宾客主单下，【市场】代码选择免费房即可。 1.4.8 钟点房 钟点房操作与一般登记相同，只需增加一步:宾客主单下，【市场】代码选择钟点房即可。 注意: (1)在客人登记入住后，系统会自动计算入住时间。在结账时，系统会按照收费标准 和入住时间，计算应该收的钟点房费。如下图所示: 图 (2)如上图窗口，所示钟点房收费标准为:在2小时内，按【起步价】60元收费，超 出起步时间2小时的，则超出部分按照每小时25元收取。 (3)关于钟点房的收费设置，需要在“维护系统”中设置，设置方法见维护系统说明。 1.5 修改登记信息 客人入住后，经常会出现各种各样的需求，如:更改姓名、补充信息、换房、续住、留言等。 1.5.1 更改姓名 前台业务中，客人订多间房或为其他客人订房时，入住后往往需要修改客人姓名。此处主要介绍两种方法，操作员可以根据自己的需要选择。 操作步骤(方法一): (1)在宾客列表中找到目标主单，双击打开。 (2)【姓名】处输入客人姓名，回车弹出如下提示窗口: 图 31/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T (3)点击“是”，系统自动匹配档案，根据实际情况选择调用已经存在的档案或新建客人档案，原客人档案仍然存在。点击“否”，原客人档案姓名被修改。存盘即可。 注意:修改姓名不当会造成档案的重复，因此操作时要根据实际情况仔细选择。 操作步骤(方法二): (1)在宾客列表中找到目标主单，双击打开。 (2)执行档案?宾客档案打开客人档案，【姓名】处输入客人姓名，回车，弹出提示窗口如下: 图 (3)根据需要选择是或否，存盘即可。 注意:一人订多间房，分房后修改客人姓名时不能采用此方法，否则所有用该名字订房的客人档案都将被替换。 1.5.2 补充信息 信息的修改操作非常简单，只需在主单中找到需要修改的项目，直接修改，〖退出〗前〖存盘〗即可。 1.5.3 换房 操作步骤: (1)宾客列表中找到目标客人，双击打开。 (2)【房号】处打开分房窗口，选择合适的房间，点击〖确定〗，存盘时弹出如下窗口: 图 (3)选择正确的理由即可，系统可以生成相应的换房报表。 32/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T1.5.4 续住 操作步骤: (1)宾客列表中找到目标客人，双击打开。 (2)【天数】或【离开】处修改客人的离店信息，存盘。 注意:如果当前客人房间在其续住时间内有其他预订时，会出现以下『排房冲突警告』窗口。 图 这时酒店就需要来判断该房间租给那位客人是最合理的，再在系统中修改相关信息，修改方法如下: 方法一:直接修改预订客人的房号，让现在住房的客人继续住下去; 方法二:让预订的客人住该房，现在住房的客人在该房间到期时更换其他房间。 1.5.5 留言 前台业务中，住店客人或店外访客会在总台做留言，因此需要前台操作员录入系统中，以便及时传达信息。 操作步骤: (1)宾客列表中找到目标客人，双击打开。 (2)点击主单底行〖8.留言〗，打开如下留言窗口。 33/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (3)点击〖增加〗，右栏保存了一些常用留言，输入留言或直接从右栏中的帮助信息中双击选择，〖保存〗即可。 图 (4)主单中〖留言〗显示为蓝色。留言有效期默认为一天，列表中显示为蓝色信息灯。如下图所显示。 34/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 主单上留言 显示蓝色 图 列表中留言灯亮起 图 1.6 房类资源 为了能清楚明了地显示出一段时间内酒店客房资源的占用情况，系统内设置“客房可用 与占用”表以便查询。 执行前台?房类资源，打开『客房可用与占用』列表，如下图所示: 图 为了便于说明，根据显示条件和附加信息就该列表进行阐述。 35/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 显示条件: 项目 说明 项目 显示内容。默认显示可用房，用户可以点击打开下拉列表，选择“占用 房”、“维修房”和“当日抵达”等条件，点击〖查询〗即显示所需结果。 日期 默认显示半个月的房类情况。用户可以自行选择一个月或更长的时间查 询。 房类 默认显示所有房类，可以选择任意一种或几种。 临时性预订，指没有担保的预订，如保留到18点的;如果客人预订时押Tentative 卡或有担保的则称为确认性预订。默认Tentative前不打勾，即统计数据 中不包含临时性预订。 查询 选择条件后点击〖查询〗显示结果。 表 附加信息: 项目 说明 当前预计抵达房数 Arrivals 当前预计退房的房间数 Departures 当前预计抵店人数 Adults 当前预计抵店小孩人数 Children 处于维修状态不可卖的房数 Oo 当前酒店已超预留的房数 Overrsv 酒店允许超预留的总房数 Overbook 当前日期所属的房价日历的类型，房价日历的类型由酒店自行划分 Datetype 当前处于Waitlist状态的预订房数 Waitlist Rms 当前处于Waitlist状态的预订人数 Waitlist Pers 当前可用房总数，该数等于总房数—维修房数—确定预订数 Total Avl 当前最大的可用房总数，该数等于总房数—维修房数—确认性预订数 Max Avl 当前最小的可用房总数，该数等于总房数—维修房数—确认性预订数Min Avl —临时性预订数 当前客人询问了，但没有预订房间的数量 Turnaways 当前占用房总数，该数等于住客房数+确认性预订房数 Total Occ 当前最大的占用房总数，该数等于住客房数+确认性预订房数+临时性Max Occ 预订房数 当前最小的占用房总数，该数等于住客房数+确认性预订房数 Min Occ 酒店的活动事务，用于记录酒店各类可能影响出租率的事务 Events 表 注意: 整个『客房可用与占用』窗口的数据是实时刷新的; 查看【占用房】和【当日抵达】数据时，可以双击这两项对应的房数，打开查看相关明 细并可以打印。如下图所示: 36/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 1.7 宾客列表 为了方便查询客人、团队信息，宾客列表以直观的形式显示有效客人的基本信息。操作员可以根据客人姓名、房号、公司、抵离日期等信息快速查找到预订、在住、本日退房客人等。 执行前台?宾客列表打开宾客列表，如下图所示: 图 1.7.1 宾客列表主窗口 『预订宾客列表』上方是可以互相切换的标签页，如下图所示，所有预订客人又被细分为“散客&成员”、“团体&会议”、“VIP”等(酒店可以根据需要进行自定义设置)。 列表中部显示客人的基本信息，如下图: 图 对于其中某些项目及信息灯解释如下: 宾客列表 37/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T项目 说明 房号 如房号处显示的为#+数字，则表明有相同数字的房间为同住/共享房。 表示客人需要的房数。 # 次数 表示客人到酒店入住的次数。 该客人为VIP。 该客人要求保密。 该客人有尚未传达的留言。 联房(一人订多房时默认自动联房)。 所有费用允许记账。 部分费用允许记账。 表 列表底行为状态栏多选框，默认为预订状态。用户在查找客人的时候，首先要选择正确的状态，或直接选择“所有”。 图 列表右栏为查找框及一系列功能按钮，具体功能请参照前台部分内容。 1.7.2 信息灯 信息灯的设置请参见下表: 名 称 颜 色 操 作 VIP 红色(是贵宾) 主单下，VIP项; 保密 粉红(要求免查询) 主单下，保密项; 留言 蓝色(有留言) 主单下，底行，留言; 单击留言灯可查阅、处理留言信息; 联房 黄色(有联房) 主单下，底行，联房; 单击联房灯可查阅、处理联房; 记账 绿色――所有费用都允许记账; 主单下，底行，允许记账; 墨绿色――部分费用允许记账; 单击记账灯可查阅记账权限; 无――所有费用都不允许记账; 信息灯列表 由上表可以看到，VIP、保密的设置比较简单，下面着重说明如何设置联房、记账。留言设置请参照本章1.5.5留言。 联房 ? 操作步骤: (1)单击〖联房〗，打开『联房设置』窗口，单击〖增加〗，打开『账号查询』窗口; (2)输入查询条件，单击〖检索〗，显示查询结果，核实正确时，单击〖确定〗，弹出提示框:“是否同时更新Package Routing设置,”。Package Routing是指联房的各房间包价共享。 (3)按实际情况选择是否更新，联房成功。 38/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 ? 记账 允许记账，即客人登记成功后，可签单付费，如餐厅消费可以签单转前台而不用付现，此时宾客列表中该客人的记账灯显示亮绿色。 设置所有费用都允许记账: 单击〖允许记账〗，打开『允许记账费用』窗口，单击“所有费用”前“?”，使框内出现“?”符号，如下图-1所示。单击〖确定(O)〗，设置所有费用可以签单成功，记账灯显示。 设置部分费用允许记账: 单击〖允许记账〗，打开『允许记账费用』窗口，单击目标费用前“?”，使框内出现“?” O)〗即可。如设置客房、商务中心――传真、商务中心――复印允许记符号，单击〖确定( 账，单击选择这些费用，如下图-2所示即可，记账灯显示。 图 1.7.3 查询 ? 快速查询 操作步骤: (1)ALT+A将光标移至输入条件处(或鼠标单击右上角快速查询输入框); (2)输入已知信息，可以是客人姓名、房号、预订号、账号等，回车，显示查询结果。 39/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 ? 组合查询 用于多个条件组合，查询客人信息，如要查询一个星期内某公司客人的住店情况。 宾客列表下，单击右下角组合查询按钮或按SHIFT+CTRL+Z，打开组合查询窗口，根据需要输入多个条件，单击〖确定〗，即可显示查询结果。 图 注意:由于前台业务随时在进行，因此如果打开列表时间过长，查询前请点击刷新按钮或按F5来刷新列表中的数据。 1.8 档案 档案是酒店关于客人、公司、旅行社、订房中心、团队的信息汇总，包括基本信息、住店历史、当前预订、房价折扣等。 1.8.1 客户档案主窗口 主窗口下，点击“客史档案”打开『客户档案列表』窗口，如下图所示。档案分成五大类:宾客、团体&会议、公司、旅行社、订房中心。 40/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 『组合条件查询』窗口输入查询条件，单击〖确认〗或ALT+O，显示查询结果，双击某记录，可打开。点击“清除”可清空所有的输入条件以便重新再输。 针对一些较为复杂的查询，可以使用组合条件查询(CTRL+SHIFT+Z)。查询常用条件有:名称、单位名、协议号、销售员等。 1.8.2 新建宾客档案 ? 操作步骤 (1)『客户档案列表』窗口，退出『组合条件查询』窗口; (2)单击〖新建〗，打开档案类型选择窗口，单击“宾客”，打开档案主单。 图 (3)输入客人【本名】，按Tab键，系统自动显示【姓】、【名】、【姓名2】。 (4)使用Tab键、回车或者鼠标移动光标至下一项目，输入信息或者从帮助菜单(下拉单或帮助窗口)中选择相关信息。 41/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T (5)如输入客人身份证号码，系统将自动进行校验，通过校验后，客人的性别、生日、籍贯和街道信息将自动产生。 (6)基本信息录入完整后，单击〖存盘〗(CTRL+S)，自动生成档案号。 图 注意: 姓名必须正确输入(外国人的名字请注意大小写)，才能保证客户档案的正确匹配，相关单据(如账单、登记单)的正确显示。 新建档案时，先输【本名】，回车，【姓】、【名】、【姓名2】将自动显示为中文名对应的拼音。 ? 档案信息 (1)主要信息――客人主要信息，如上图所示; (2)附加信息――客人附加信息，如下图所示; 图 附件信息中可以设置客人为黑名单或付现客人。 (3)喜好&特要――客人的特殊要求、喜好;其中特殊要求、偏好房号、排房要求直接 42/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T与预订挂钩; 图 (4)优惠策略――房价优惠优惠，主要针对协议单位，一般由销售部建立、维护，预订、接待员查询使用; 图 (5)统计分析――客人历史消费统计; 43/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (6)图像资料与相关人――联系人、签单人、负责人签名、照片等资料; 图 注意: 档案作为酒店业务的重要资源，是整个系统的基础，与预订有着紧密关联。新建预订或登记时，输入客人姓名后系统都会自动与档案匹配。如果该客人有档案，可以直接选择档案，系统直接从档案中导入已知信息到主单中;如果无档案，则需要新建档案。 ?其他 日常业务中偶尔会出现档案重复等情况，因此操作员需要学会如何合并档案。 操作步骤: (1)点击〖客史档案〗，找到目标档案，双击打开。 (2)点击档案窗口按钮〖合并〗，系统自动搜索出与原档案名称相同的档案，用户也可在【姓名】处输入搜索。 44/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (3)找到目标档案后〖确定〗，系统提示“是否确信合并档案”，点击是。 图 (4)『喜好与特要』窗口【说明】处显示档案合并信息。用户也可以在点击主单工具栏〖日志〗(F2)查看操作日志。 第二节 散客预订 2.1 散客预订基本步骤 (1) 主窗口下，点击菜单按钮〖散客预订〗打开如下预订主单，加黑的为必填项: 图 45/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T (2)输入客人【本名】，系统自动匹配档案。如客人有档案，选中后确定即可;如客人无档案，点击〖新建〗或退出『客户档案查找』窗口。 (3)输入【抵离】、【房类】等基本信息，确认【房价码】、【来源】、【市场】和【预订类型】(可以设置默认值)。 注意:【来源】和【市场】的选择将影响报表数据的统计，【预订类型】与『房类资源』中Tentative的数据有关，因此请仔细确认此三项代码。 (4)如客人属于某协议单位，在【公司】(或旅行社、订房中心)处输入名称，系统自动匹配档案，选择后〖确定〗即可。【房价码】和对应房类的价格会自动生成，同时将自动统计该协议单位的业绩。 (5)确认客人房价和其他需求，如【特殊要求】等，存盘。系统自动生成宾客账号、预订号，预订成功。 注意:系统房价优惠有两种录入方式:实价优惠和百分比优惠。特别值得注意的是，百分比优惠时，【定价】后的第二个空格中输入的是优惠情况，如房价8折，则输入0.2。 图 2.2 散客预订主单 散客预订主单与登记主单相同，此处不再赘述，具体请参照本章1.3散客主单。 2.3 常见预订实例 常见的预订，除了一次订一间房的，还有一次订同种房类多间，一次订不同房类多间的情况等。由于预订的操作方法与登记一样，此处不再赘述，详细方法请找照本章1.5常见散客登记实例。 46/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T2.4 预订修改 客人预订后，经常会出现一些业务要求，如修改信息、补充信息、取消预订、取消后要求恢复等。 2.4.1 修改信息 信息的修改操作非常简单，只需在预订单中找到需要修改的项目，直接修改，〖退出〗前〖存盘〗即可。 2.4.2 补充信息 补充信息的操作非常简单，预订主单上有的项目，可以直接在预订单上录入，〖退出〗前〖存盘〗即可。 2.4.3 取消预订 操作步骤: (1)宾客列表中，找到目标预订客人，双击打开主单。 (2)主单中，执行状态?取消，弹出宾客状态更改窗口。 图 47/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (4)宾客状态更改窗口，选择【原因】，有其他说明的，录入说明，之后单击〖确认〗按钮，取消成功。 注意: (1)取消后，宾客状态由R?X; (2)一般取消理由由酒店根据以往经验提供，在『维护』中设置。取消时，原因是必填项，一般要求操作员根据业务实际录入，保证后期数据分析的准确性。 2.4.4 预订恢复 取消之后，可以恢复。 预订宾客列表中，选中底行的状态“取消”，找到目标预订单，打开主单后，执行状态?恢复，弹出确认窗口，单击〖确认〗即可。恢复成功后，宾客状态由X?R。 2.5 更换宾客档案 酒店业务中有多种情况下(如，实际住客和预订单上客人不是同一个人时)需要更换客人档案。 更换档案的方法已在散客登记章节介绍，具体方法请参照本章1.5.1修改姓名。 第三节 团队预订 3.1 团队预订基本步骤 团队预订的基本步骤可以分成两部分:一、基本信息的录入;二、预留房操作。 操作步骤: (1)――(4)团队基本信息录入 (1)点击主窗口〖团队预留〗打开团队预订主单。 (2)【名称】输入团队名称，确定【国籍】、【语种】，预订时选择正确的语种，打预订确认单时，系统会默认所选语种。 (3)确定【旅行社】(或【公司】/【订房中心】)，此处以旅行社为例。 光标移动至【旅行社】处，输入旅行社名称，回车，系统自动匹配旅行社档案，客户档 48/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T案查找窗口显示符合查询条件的旅行社列表，选中。单击〖确定〗，【旅行社】处显示该旅行社档案号，【房价码】处显示该旅行社专用协议代码，移开光标，显示旅行社全名。 图 (4)录入【抵离日期】，方法同散客; 录入【成人】、【小孩】等其他信息。基本信息 9位流水号)、预订号。 录完后，单击〖存盘〗按钮，系统自动生成团队账号(G， 图 预留房操作: (5)单击〖预留〗按钮，打开客房预留窗口，选择【房类】、输入【房数】、【人/间】。单击〖确定〗，弹出确认窗口，单击〖是(Y)〗，某房类预留成功。若需预留其他房类，只需重复上步骤即可。 49/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 3.2 团队预订主单 一个完整的团体主单包含以下内容:主要信息、附加信息、团体付费及记账情况、预留房信息、团体成员信息等。 团体预订主单中主要信息、附加信息的大部分内容和散客预订单一致，下表列出了团体预订主单中需要指出的几个参考项目，操作员只要了解含义即可。 项目 说明 共同点 成人 团体成员的成人数(不包括陪同、导游)。 根据排房情况，这些 值都会自动调整，仅小孩 团体成员的小孩数量。 供参考。 房数 团队的房间总数(如果只在房数处输入一数量，而不做预 留操作，并不会真正占用房类资源)。 房价 指团体中各种房类中的最高价格，系统设计了专门的【房此处的房价将自动根 价】定义功能。 据房价定义情况进行 调整。仅供参考。 表 3.3 客房预留处理 客房预留即建立团队占房，是团队业务处理中特有的功能。团队预留房处理包括预留、调整预留数、释放纯预留。 3.3.1 客房预留 客房预留操作步骤即团队预订基本步骤之五，此处不再赘述。要注意的一点是:团队中预留房的抵离日期范围不能超出团队主单抵离日期范围。 3.3.2 调整预留数 预留数有增减变化时，需要调整预留数。 50/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 操作步骤: (1)团体预订单下，双击预留记录，打开『修改预留』窗口; 图 (2)选择【房类】，表示换房类;修改【房数】，调整需要数;也可修改预留时间(【开始】、【结束】)、【房价】。单击〖删除〗，删除该预留记录; (3)〖存盘〗，退出即可。 3.3.3 释放纯预留 首先要求操作员明确纯预留的含义。可以从两方面来理解纯预留: (1)从操作上看，有预留，无分房的，即为纯预留; (2)从信息上看，团队主单有效记录中有指定【房类】，同时没有产生成员账号的预留，可以理解为纯预留。 操作步骤: 团队主单下，按F8或执行客房?释放所有纯预留，弹出确认信息提示框，单击是，即可。 图 3.4 成员批量处理 成员主单界面与散客界面基本一致，基本业务操作也基本相同。但团队成员又有其特殊性，同一团队的各成员间有很多共性，为了更快捷地操作，系统为成员处理设计了批量信息输入功能。 批量处理功能可以批量处理成员入住、预订取消，批量开关电话、VOD等接口，修改抵离日期等。 下面指出批量开关电话等操作的基本步骤: (1)团体主单下，单击〖分房〗，打开『综合排房』窗口，按客人要求选择房号后，单击〖分房〗，系统自动生成成员记录。 51/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 注意:综合排房窗口下，分房有两种方式:手工、自动。手工分房就是选择所需房号，单击〖分房〗按钮;自动分房不需要选择房号，只需直接单击〖自动〗按钮，系统将自动自上而下分房。 (2)退出『综合排房』窗口，主单下方显示多条记录。 图 (3)单击〖批量处理〗按钮，打开住店信息批量处理窗口。 图 (4)系统默认全选所有成员记录，操作员可以根据工作需要，选择目标记录。 注意:选择记录的方式:?、利用窗口上全选、反选按钮;?、连选:单击选择第一 52/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T条目标记录，按住SHIFT键，单击最后一条目标记录;?间隔多选:单击选择第一条目标记录，按住CTRL键，单击其他目标记录。 (5)选择项目值，单击〖执行〗按钮，即可看到批量处理效果。 (6)修改团体成员信息时，直接点击右栏“项目”下的“宾客档案”打开修改成员信息界面。单击选中成员，改完以后存盘即可。如下图: 图 3.5 定义团体付费 团体账务分为团体主单账务和成员账务两部分。这两者之间通过团体付费的设置实现成员费用到团体主单的自动转账，因此团体付费也可以理解为团体成员(定义账户)的批量设置。团体付费定义是否正确，直接关系到团队的结账速度。 通常团体付费的定义是由酒店预订员或接待员在预订或登记时完成。 操作步骤: ((1)、团体主单下，单击“4.团体付费”，弹出『选择费用类型』窗口。 图 53/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T (2)费用类型按树型结构显示，单击多选框，选择费用。 (3)单击〖确定〗，团体付费定义完成。 注意: (1)团体付费定义前后，请比较成员房间定义账户的变化。 (2)团体付费只对定义之后的录入的费用起作用，对于定义之前已有的费用，如需要转账，必须手工处理。 (3)如某一团队内客人团体付费形式多样，请在『批量处理』中进行操作。 3.6 散团转化 3.6.1 成员出团 成员出团主要用于处理团队成员迟于团体主单离开的滞留问题。它必须在团队主单结账前执行，一旦转化成功，就切断了成员与团队之间的联系，使得成员转变成一般的散客。 成员主单下，执行其他?散团转化，系统提示“确信要进行出团操作吗?”，单击〖是(Y)〗，出团成功。 图 3.6.2 散客入团 操作步骤: (1)宾客主单下，执行其他?散团转化，系统提示“确信要做入团处理吗?”。 54/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (2)单击〖是(Y)〗，弹出『请选择有效团队会议』窗口。 图 (3)单击选择团队，系统提示“确信要加入――XXX团”。 图 (4)单击〖是(Y)〗，入团成功。 注意: (1)宾客入团、成员出团操作都应注意房价的问题，如有变化需手工修改。 (2)另在转化过程中，账号都是不改变，只改变了团队号。 (3)团队成员批量出团或转团操作也在团队主单中的『批量处理』进行操作。 第四节 前台收银 4.1 账务处理主单 宾客列表中，单击目标客人，窗口下方自动显示当前客人的帐务信息，操作员可直接在 55/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T列表上做帐务处理。 图 操作员也可以通过查询功能，找到目标客人，点击右排工具栏中的〖账务处理〗按钮打开账务处理主单。(或双击打开客人预订单后，点击工具栏上的〖账务处理〗按钮)。 图 账务主单可分成五个部分加以说明:左上、左下、右上、右下、底行。 左上: 显示宾客账户。其中联房、同住或是团队成员，一起显示。 左下: 默认显示各类费用汇总，也可以选择按客人显示账务明细(可用于识别转账信息)。 右上: 显示客人基本信息，各项含义及其注意点如下。 56/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 项 目 说 明 团队名 显示团队名称(若该客人是团队成员，即有【团队】信息) 公司/旅行社 公司、旅行社信息 包价 包价信息 应收 客人当前的余额，押的信用卡及信用金额 备注 前台备注及结账提示 特殊要求 前台特殊要求，点击该项目可以选择特殊要求 表 右下: 默认显示有效账务明细，红色表示客人所交金额。将底行的滚动条往后拖可以看到操作员工号、时间等详细信息。 底行: 重要信息区，灰色显示表示未定义，亮色显示需引起重视(表示有定义信息)。 4.2 账务处理 4.2.1 入账 操作步骤: (1)账务主单下，单击工具栏上〖入账〗按钮，弹出『入账』窗口; 图 (2)【代码】处按F1选择相应的项目，【金额】处输入数额; (3)输入【单号】等信息，单击〖入账〗。 如果输入定金，系统默认打印定金单，操作员可根据实际情况选择，有些酒店的定金单由收银员手工填写。 注意: 如果一次入多笔相同项目的账务，也可以在宾客列表中进行操作。找到目标信息，点击〖入账〗，【代码】选中后在【锁定营业项目】前打勾， 57/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T选择不同的客人房间，其他操作同一般入账。 4.2.2 冲账 用于冲减当天本人、本班发生的账务。 操作步骤: (1)账务主单下，单击选中目标账目，可以是一条也可以是多条。 图 (2)执行明细账务?冲账，弹出确认窗口，单击〖是(Y)〗，冲账成功。 4.2.3 调整 调整功能一般用于修改隔天账务，输入增加或减少的费用。 操作步骤: (1)账务主单下，单击〖调整〗，打开『调整』窗口; (2)【代码】处输入原费用代码，并输入折扣的【原因】; 图 (3)【金额】处输入金额，单击〖确定〗，退出即可。调整项目账务信息中【TAG】处有标记AD。 58/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T4.2.4 信用卡处理 信用卡操作包括正确操作押卡、取消无效押卡。 ? 押卡 操作步骤: (1)账务主单下，执行其他?信用，打开『信用授权明细』窗口。(或直接点击账务主单出口【应收】最后一项) (2)选择【项目】(即信用卡类型)，录入【授权额】、【卡号】、【授权号】、【水单号】等; (3)单击〖确定〗，信用授权明细窗口显示有效压卡记录; 图 (4)登记主单【付款方式】、【信用限额】，显示相应信息;同时账务主单【应收】处显示卡信息及金额。 ? 取消押卡 操作步骤: (1)账务主单下，按SHIFT+F3，打开『信用授权明细』窗口，系统默认显示有效的押卡记录; (2)双击目标押卡记录，弹出确认窗口“是否确信将当前记录作废”，单击〖是(Y)〗，取消成功; 图 注意:单击信用授权明细窗口左下角多选框，即可显示所有信用卡记录，包括已经取消的记录。 59/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 4.2.5 定义账户 定义帐户归纳起来有三种用法:帐务分类、定义转帐到某宾客帐户、定义转帐到应收。 ? 帐务分类 操作步骤: (1)、预订主单下，单击〖定义帐户〗，打开定义分帐户窗口; (2)、单击〖增加〗，输入【帐户名称】; (3)、【营业代码】处按F1，打开『选择费用类型』，选择帐务需要分开的费用代码; 图 (4)、输入【备注】、【付款方式】等信息〖存盘〗、〖退出〗即可。 图 效果:系统自动将帐务分成两类，严格按照所选费用代码规类。 ? 定义转帐到某宾客帐户 操作步骤: (1)、单击【转帐帐户】前的多选框，使其显示打勾，【房号】处输入房号或姓名。 60/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (2)、回车，弹出『帐号查询』窗口，核对客人信息。 图 (3)、单击〖确定〗，自动显示帐号、姓名。 图 (4)、单击〖增加〗，输入【帐户名称】; (5)、【营业代码】处按F1，打开『选择费用类型』，选择帐务需要分开的费用代码; (6)、输入【备注】、【付款方式】等信息〖存盘〗，『定义分帐户』窗口如下图所示。 效果:自动把子帐户中的费用转帐到目标帐户。 ? 定义转帐到应收 操作步骤: 1)、单击【转帐帐户】前的多选框，使其显示打勾，【房号】处输入AR帐号或AR帐( 名称，回车，弹出『帐号查询』窗口，核对应收帐信息，单击〖确定〗，自动显示【帐号】、【姓名】。 61/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (2)、其他步骤同上。 效果:按照分帐户涉及的费用代码，将帐务分成两类，并提示转帐目标。 4.2.6 分账 分账用于把一笔账，分成两笔，一般结合选账、转账、部结等功能一起使用，完成某项业务。 操作步骤: (1)账务主单下，单击选中目标账目(不用打勾)。 (2)单击〖分账〗，打开『分账』窗口。 图 (3)【请输入拆分后金额】处，输入金额。 (4)单击〖确定〗，目标账目自动拆分成两笔。 注意:拆分过的账目TAG处有标记S和SP。 4.2.7 选账 常用的选账方式直接选择、按费用代码选账和按宾客选账。直接选择比较简单，结合CTRL或SHIFT选中账目即可，此处主要介绍按费用代码选账和按宾客选账。 ? 按费用代码选账 账务主单下，单击左下角费用汇总(可多选)，可选中该账户下所有同代码的账目，如下图，单击左下角“房费”，右边明细账中所有的房费都被选中。 62/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 ? 按宾客选账 账务主单下，单击左下角“按客人”，单击选择某位客人，即可选中该客人的所有账务。 图 4.2.8 转账 用于把客人账务从一个账户转到另外一个账户,主要有联房转账、转其他房间和转公司账三种情况，下面将作一一介绍。 操作步骤(联房客人转账): 63/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T (1)打开联房客人账务主单，找到目标账户，单击打开。 (2)选中需要转到其他房间的账目(打勾)，点中账目前所打的勾拖动到目标客人账务主单，系统提示“是否确信将选中账目转到(房间)客人”，点击“是”，转账成功。 图 (3)被转账账目TAG及【转账】处有标记。 注意:联房转账时，不能选中左上角的『同行客人账务』，必须打开须转账客人的账户，如上图所示，否则无法成功操作账务拖动。 ?操作步骤(转客房账): (1)账务主单下，选择目标账目; (2)单击〖转账〗，弹出『转账』窗口; 图 64/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T (3)若是所有选择费用都转到对方账户，直接进入(4);若只是转所选账目中的部分，可在【费用合计】中输入要转的金额。 (4)、【房号】处输入目标房号(或账号)，回车，系统自动与当前宾客匹配，弹出查询结果。 图 (5)核对并选择目标账户，单击〖确定〗，【账户】Acc#处显示目标账户名。 (6)单击〖确定〗，所选账务自动转至目标房间。 ?操作步骤(转公司AR挂账/消费账): (1)账务主单下，选择目标账目; (2)单击“转账”，弹出“转账”窗口; 图 (3)确认【费用合计】，【房号】处输入公司/消费账的名称或按F1查找。 图 65/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T (4)选中确认，点击〖确定〗即可。 4.2.9 部分结账 酒店业务中，客人有时会就部分账目进行结账，如结房费或餐费等。系统中，当账务列表中有选中的账目时，〖结账〗为部结功能。 操作步骤: (1)账务主单下，选中需要部结的费用。 (2)单击〖结账〗，弹出『部分结账』窗口。 图 (3)如果按选中的费用结账，直接点击〖确定〗，弹出『结账』窗口;如果按客人指定金额结账，必须在【结账费用】处输入需结的费用，系统自动将某笔账拆分。选择付款方式，打印客人账单即可。 图 66/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T4.2.10 临时挂账 退房不结账的情况在酒店业务中也是时常发生的，系统中使用临时挂账功能处理。 操作步骤: (1)账务主单下，执行账务处理?挂账; 图 (2)弹出加收房费窗口。 图 (3)根据实际情况选择房费加收(系统可以自定义默认加收房费的时间，如中午12点)，系统提示“是否确信要将Fxxxxxxxxx临时挂账”。 图 (4)单击〖是(Y)〗，宾客状态由I转化为S。临时挂账中涉及的账务处理方法基本同普通客人。 注意:临时挂账后，客房状态由OC?VD。 4.2.11 宾客结账 结账操作简要流程: (1)打印账单; (2)单击〖结账〗; (3)选择结账方式; (4)结账收款。 下面按客人结账时的不同付款方式，进行说明: ? 人民币现金结账 操作步骤: (1)账务主单下，单击〖结账〗，一般会弹出『结账』窗口，如下图所示。 67/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (2)一般客人结账会有如下几种情况: a. 离日为本日，结账时间早于酒店规定的加收半天房费之前，直接弹出『结账』窗口,如上图所示。 b. 离日为本日，结账时间迟于酒店规定的加收半天房费的时间，则弹出半天房费加收窗口，选择是否加收，再结账。 图 c. 离日为本日以后，则弹出『选择结账方式』窗口. 图 d. 如客人房间为钟点房(客人主单右下角选择“钟点房”)，默认DAY USE栏选择【钟点房】，同时右下角金额输入框被激活。 (3)按实际情况选择后，即切换到『结账』窗口。【代码(D)】处输入现金付款方式，检查【金额】是否正确，核对完毕后，点击〖确定〗弹出『单据打印』窗口。 68/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 ? 信用卡结账 操作步骤: 其他步骤同现金结账，重要区别在『结账』窗口处理上。 若客人已押卡，结账时『结账』窗口默认用卡结账;若临时用卡结账，请在【代码】处输入付款方式代码，【金额】处，系统自动显示结账款金额，输入【卡号】及【单号】，单击〖入账〗，弹出账单„„(处理同现金结账，不再赘述)。 4.2.12 联房结账 联房结账有两种情况:所有联房客人一起结账、部分联房客人一起结账。 ? 所有联房客人一起结账 操作步骤: (1)找到联房某一成员，打开其账务主单，窗口左上角显示与该客人联房的所有人员。深蓝色选中的为当前选中的宾客。 69/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (2)选择“同行客人账务”，如上图，点击〖结账〗，按照普通客人结账流程即可完成联房客人批量结账。 ? 部分联房客人一起结账 操作步骤: (1)找到联房某一成员，打开其账务主单; (2)执行文件?部分账户，打开『部分账户』窗口，单击多选需要结账的客房; 图 (3)单击〖选定〗，账务主单显示“部分账户账务”，单击〖结账〗即可。 70/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 4.2.13 团队结账 相对散客结账，团体结账要复杂一些，因为团体账务由二个部分组成，团体公费部分和团体成员自费部分，也即我们系统内的团体主单账务和团体成员账务。只有当团体成员主单和团体主单的状态都是“O”时，团体结账才算完成。 团队结账要求先成员，后主单。 系统将团队主账、成员账务显示在同一账务窗口下。一般团队账务主单包含:团队主账(账号为Gxxxxxxxxx)，成员账，整个团体账务(包含团队主账和所有成员账)。 图 ? 成员账务 每个成员账务下，都有系统自动生成的团队付费子账户。 成员账务处理基本同散客一致。 ? 团队结账基本流程: 查询团队 非零账务 查看团队 团队主单 成员账务 成员结账 主单账务 结账 操作步骤: (1)宾客列表下，查找到目标团队，双击打开团队账务主单; (2)查看非零账务成员，为成员结账，成员结账方式与散客相同; (3)单击选择“整个团体账务”，结账，即可将结账成功。 ? 团队成员账务一起结账 71/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 团队、成员账务一起结算，只需选择“整个团体账务”，结账即可。 4.2.14 结账错误补救 操作步骤: (1)账务主单下，执行账务处理?撤销结账，打开『历次结账明细』窗口。 图 2)单击选择结账记录，弹出确认窗口。 ( 图 (3)单击〖是(Y)〗，部结撤消成功。 (4)撤消后，账务返回到账务主单，要求操作员正确处理收款记录。 注意:撤销部分结帐和撤销结帐都只能撤销当天的帐务。 4.2.15 宾客结账错误补救 操作步骤: (1)账务宾客列表下，选择本日结账状态，查找到目标客人; (2)双击打开账务主单，执行账务处理?重新入住，弹出确认窗口，单击〖是(Y)〗，重新入住，即可进行账务补救。 图 (3)若是有账目遗漏，补录账务，再结账即可;若是结账错误，则需撤销结账，再做处理，使用撤销结账功能即可。 72/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 注意: (1)重新入住时，如果原房间仍是脏房，则系统提示如下，点击“是”，客人状态变“S”。打开客人主单给客人换房或等房间清洁后再重新入住即可。 图 (2)团队重新入住类似散客，此处不再赘述。 4.2.16 账单处理 关于账单的操作都是在账务主单下，具体情况有以下几种: 项 目 操作步骤 备 注 打印选择账目 选择目标，单击〖账单〗，弹出窗口，单只有账务主单下选择账目后， 击“所有选中账”，打开账单，打印即可; 单击账单，打开的选择窗口中 才会有“所有选中账”项。 未结账账单打印 单击〖账单〗，弹出窗口，单击“所有未 结账”，打开账单，打印即可。 补打部分结账账单 单击〖账单〗，弹出窗口，单击相应的“结系统中部分结帐的结帐号为 账单号”，打开账单，打印即可。 字母B，流水号。 结账时打印账单 结账完后，系统自动弹出打印账单窗口。 表 账单打印默认打印明细账目，操作员也可根据客人要求选择其他模式:按费用分类、按日期分类、按房间费用分类、按成员分类等，同时可以在账单左下角选择账单语种。所有这些账单模板都由工程师在系统切换之前按酒店格式设置。 图 73/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T4.3 查房 查房功能是客人在退房时，前台人员通过系统按钮直接进行报房处理，由指定的铃声提醒客房中心有房间要求退房。这样可以及时、迅速的通知客房中心进行查房。 查房操作根据业务又可细分为:单间房查房、联房查房、团队查房三类，具体操作详见本节下文。 4.3.1 单间房查房 打开单间房的账务处理窗口，执行其他?查房，或者直接按ALT+F7(快捷键),打开『查房确认』窗口，单击〖确定〗，客房中心可以收到查房通知。 图 4.3.2 联房查房 打开联房的账务处理窗口，指向第一行“同行客人账务”，执行其他?查房，或者直接按ALT+F7,打开『查房确认』窗口，打勾选择要报退房的房间，在房号前取消打勾则代表该房间不需要查房，单击〖确定〗，客房中心可以同时收到多间房的查房通知。 74/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 4.3.3 团队查房 打开团队账务处理窗口，指向第一行“整个团体账务”，执行其他?查房，或者直接 按ALT+F7,打开『查房确认』窗口，打勾选择要报退房的房间，在房号前取消打勾则代 表该房间不需要查房，单击〖确定〗，客房中心可以同时收到多间房的查房通知。 4.3.4 杂费及客吧入账 客房中心输入查房结果后前台会自动弹出『查房与报房窗口』，如图: 图 前台人员根据客房中心的备注内容，通过〖入账〗按钮，进行账务处理。 75/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T4.4 账务查询 账务查询功能提供的是账务信息的综合处理，它可以查询如费用、冲账、调整账、优惠账等，也可以根据各种不同的条件来查询，输入的条件越多，查询的结果越精确。由于其中的选项较多，所以它可以完成非常复杂的查询。 对于一般的前台收银操作员，只需掌握常用的技巧就可以了，对于夜审人员、系统维护员则应该深入的了解并掌握它。 执行审计?账务查询，打开『账务查询』窗口，输入查询条件，单击〖确定〗，即显示查询结果。查询条件分“常用条件”和“高级条件”。 图 常用条件: 左边显示定义的常用查询项目，右边是一些可输入的条件，有: 【用 户】 工号，用于输入查询对象的工号，如要查询操作员FOX的费用，则在此输入FOX。系统默认为空白，表示选择所有操作员。 【班 别】 班别，用于限制查询班次，可以是早班、中班等，系统默认为“所有”。 【账 号】 若只需查询某个账号的账务，在此输入账号即可。 【房 号】 用于查询某个房间的账务。 【数据源】 数据源，系统提供多种数据源，分上日、本日、所有，每个又分前台、后台和所有三种。后台账务是指涉及到AR账的各种账务。操作者可以根据需要选择适合的数据源，系统默认为上日账务(所有)。 高级条件: 高级条件查询是在常用条件的基础上作进一步的筛选，可以选择费用码、付款码、转账方式等，一般前台操作人员只需了解即可。 76/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T4.5 交班报表 4.5.1 交班报表窗口 收银员在交接班时必须对当天所发生的款项和费用进行核对，以便转交下一班或上交财务。系统交接班功能，方便了收银员在交接班时进行核对，提高了收银员的工作效率。 执行审计?交班报表，打开『前台收银 交班报表』窗口。窗口分为左右两个部分，左边显示报表名称，右边显示“报表条件”。 图 交班报表分“收付实现”、“权责发生”两种类型。通俗的讲，“收付实现”即以实际收 是把当期已经发生的费用或收入，不论到或付出款项的日期确认收入或支出。“权责发生” 款项是否收到，都作为当期的收入处理。 4.5.2 核对方法 收银员在交接班时通常需要打印收款报表、入账报表进行核对，若核对后发现有误，可以根据需要进一步查询收款明细、入账明细等报表。 “收款报表”主要反映了收银员当班时的收款情况。核对后若发现有误，可利用“收款明细”报表，逐个查询核对。还可以根据需要利用其他相关报表。 系统提供两张入账报表，它们不仅反映了当班收银员输入的费用情况，还把收款做了进一步的分析，即区分定金、结账款、转账等。一旦发现收款不平，可以打开相关报表的明细信息核对。 注意:账务较多时，还可以通过账务查询功能进行查询。 4.5.3 重要报表 收银员在交接班时通常需要打印收款报表、入账报表进行核对，若核对后发现有误，可以根据需要进一步查询收款明细、入账明细等报表。 ? 收款报表 “收款报表”主要反映了收银员当班时的收款情况。 执行交班报表?收款报表，打开『收款报表』窗口，如下图所示，单击〖确定〗，打开报表，核对各项金额正确后即可上交。 77/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 核对后若发现有误，可利用“收款明细”报表(如下图所示)逐个查询核对。还可以根据需要利用其他相关报表，详见以下说明。 图 ? 入账报表 系统提供两张入账报表，它们不仅反映了当班收银员输入的费用情况，还把收款做了进一步的分析，即区分定金、结账款、转账等。『交班报表』窗口下，单击“入账报表”，单击〖确定〗，报表如下图所示。 一旦发现收款不平，可以打开相关报表的明细信息核对。 78/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 注意:账务较多时，还可以通过账务查询功能进行查询，详细请参见对应说明。 ? “入账明细”、“输账报表”、“输账明细”等报表的含义显而易见，可以用如上方式分别打开浏览。 第五节 房态管理 本系统中，房态管理主要在房态表上操作，如设置干净房、脏房、临时态、维修房或锁定房等。 5.1 房态管理窗口 执行前台?房台管理打开房态管理表，如下图所示: 79/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 为便于介绍，将房态管理窗口分为中部、底部和右栏进行说明。 中部: 『房态管理』中部按房号自然顺序，用字母或符号显示客人简要信息及当前的房态，如脏房、干净房、维修房等。具体字母、符合及颜色的含义请参照右栏〖G.帮助〗。 图 底部: 底部蓝色部分显示各类房态的合计数，具体含义请见下表解释: 字母 含义 空的干净房(Vacant Clean) VC 空的脏房(Vacant Dirty) VD 在住干净房(Occupied Clean) OC 在住脏房(Occupied Dirty) OD 维修房(Out of Order) OO 将到房(Expected Arrival) EA 80/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 将离房(ExpecteddDeparture) ED 临时态房(Temporary) TMP 表 最底行主要提供选择项，用户可以根据自己的需求缩小选择范围，如〖特征〗、〖楼层〗、 〖房类〗、〖入住天数〗和〖房态〗进行选择。 右栏: 功能按钮。选中房间后，可以使用右栏的按钮进行相应的操作，如选择房间进行快登、 修改房态等。房态处理操作将在下一节中详细介绍，此处重点介绍〖6.统计〗。点击〖6.统 计〗打开『客房实时统计指标』，如下: 图 点击刷新则可显示当前最新的信息，各项目含义请参照下列表格: 客房总计列表 名称 定义 总房数 酒店全部房数。 维修房 因各种原因维修而不能卖的房间。如:无电房。 锁定房 因各种原因锁定不卖的房间。如:为了保养而锁定某一楼层房间不卖。 可卖房 可卖房=总房数-维修房-锁定房 免费房 酒店提供的免费房。(市场码选择免费房) 自用房 酒店自用的房间。(市场码选择自用房) 紧急打扫房，客人已到，但房间仍为脏房，需要客房中心紧急打扫的房间。 Q-Room 表 业务总计列表 名称 定义 预计离店 当日预计离店房/人数。 实际离店 当日实际离店房/人数。 预计到达 当日预计到店房/人数。 当日预计到店已分房的房/人数。 Pre-assigned Rooms 实际到达 当日实际到店房/人数。 提前退房 比预计离店日期提早走的房/人数。 日用房/人数，即当天到当天走的房间。 Day Rooms 81/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 到店当日预订的房/人数。 Same Day Reservations 上门散客房/人数。 Walk-ins 当前占用 当前占用的房/人数。最后一项即当前出租率。 表 客房中心列表 名称 定义 检查房 在住/空闲的检查过的干净房。 干净房 在住/空闲的干净房。 脏房 在住/空闲的脏房。 维修房 在住/空闲的维修房，如:房间无电维修。 锁定房 在住/空闲的的锁定房，如:锁定楼层。 表 预计本夜列表 名称 定义 本夜可用 预计本夜可用的房数。 本夜占用 预计本夜占用的房/人数。最后一项为本夜出租率。 平均房价 预计本夜的平均房价。 预留但客人未到房数，此种房类不可卖。 Allotments 散客 预计本夜散客房/人数。 团体/会议 预计本夜占用的团体/会议的房/人数。 收入 预计本夜可以获得的收入。 表 注意:蓝色项目表示该数据可以双击打开查看明细信息。如:维修房、锁定房等。 〖范围〗和〖打印〗详请参照“客房与占用列表”说明书。 5.2 房态处理操作 房态处理可以单个进行，也可以批量设置。可以设置的房态有:干净房、维修房、临时 房态等。 设置脏房、干净房的方法类似，下面以设置干净房为例，加以说明。 ? 单个处理(设置干净房) 操作步骤: (1)房态管理窗口下，单击选中目标客房; (2)单击〖A.置干净房〗，弹出『修改房态』窗口，核对房号正确后，单击〖确定〗即 可。 82/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 ? 批量处理(设置干净房) 操作步骤: (1)房态管理表窗口下，多选目标客房;或在『修改房态』窗口手工输入房号，房号之间要用半角的逗号“,”或者短划线“-”隔开。 (2)单击〖A.置干净房〗，弹出『修改房态』窗口，核对房号正确后，单击〖确定〗即可。 设置维修房、临时态的方法也基本相同，下面以设置维修房为例，加以说明。 ? 设置维修房 操作步骤: (1)房态管理表窗口下，单击选中目标客房; (2)单击〖B.设置维修房〗，弹出『客房维护设置』窗口，选择【开始】、【结束】时间，选择维修【原因】，若有其他需要注意的信息可在【备注】中输入。信息输入完毕后，单击〖确定〗，设置完成。 图 注意:系统默认维修时间从当前日期开始到第二天结束。如果没有修好应该予以延迟，否则第二天夜审后系统将自动解除该房的维修状态。 ? 解除维修房 83/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 操作步骤: (1)『房态管理』窗口，选中目标客房，单击右栏〖C.取消维修〗弹出确认窗口。 图 (2)单击〖确定〗，目标客房由维修房(OO)转化为脏房(VD)。 ? 设置临时态房 临时态房主要是针对酒店业务中临时出现的各种原因而暂时不能出租的房间，如:领导休息房、参观房、矛盾房等。具体原因可根据酒店需要在“维护系统”中设置。 临时态的设置跟解除同维修房的操作，故此处不再赘述。 5.3 失物拾物 失物拾物处理可以分为两类:拾物登记和遗失报告登记。 执行前台?拾物遗失，打开如下列表窗口，系统分类显示拾物登记单和遗失报告单。 图 窗口默认显示当前所有登记的拾到的物品。双击选中记录，打开拾物登记单，操作者可查看或修改相关信息。 84/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 〖新建〗――用于打开一空白拾物登记单，进行登记; 〖修改〗――用于修改该登记单; 〖叫号〗――选择打开其他拾物登记单; 〖删除〗――用于删除当前登记单; 〖领取〗――用于物品还给失主时，填写领取人相关信息。 5.3.1 拾物登记 拾物登记用于对服务员或客人拣到的物品进行登记管理，以便将来归还给失主。 操作步骤: (1)、单击〖新建〗按钮，打开拾物登记单，如下图所示。 85/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 图 (2)、根据物品实际情况，选择【等级】，输入【单据号】、【失物】，选择【类别】，输入【估 、【表述】、【拣到人】、【地点】、【报告人】、【时间】等已知信息。单击〖存盘〗，登记成价】 功。 5.3.2 遗失报告 用于登记管理客人的遗失物品。执行客房中心?拾物遗失列表，单击“遗失报告单”标签页，打开失物拾物列表，显示当前所有登记的遗失记录。 双击某记录，打开“遗失报告单”。失物管理与拾物管理显示界面、操作方法基本一致，不再细述。 图 86/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T5.3.3 领取 操作步骤: (1)、双击打开目标拾物登记单; 图 (2)、单击〖领取〗，弹出『失物领取确认』窗口; 图 (3)、录入领取信息，输入【领取人】，选择【证件】，输入【证件号码】等相关信息。 注意:若有遗失关联单，【报失关联】处，按F1，打开窗口，选择关联记录，若没有遗失关联单，则不需要录入该信息。 87/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (4)、单击〖确认(O)〗，系统提示“领取完成～”。 图 5.4 报房与查房 报房、查房功能是在客人入住、退房时，前台人员可以通过系统直接进行报房处理，可以迅速通知客房中心客人入住、退房情况。 该功能的正确使用涉及到三个部门:预订接待、前台收银、客房中心，只有这三个部门协调配合，一起使用，才能真正起作用。 如使用该功能进行报房，不能将查房报房窗口关闭，否则接收不到前台查房、报房命令，在不用时可以将该窗口最小化。 5.4.1 报房 当客人入住后系统将自动进行报房通知，客房中心人员听到指定的报房铃声后打开『查房与报房』窗口，指向入住的房号，该窗口主要分为“查房流水记录”和“入住流水记录”两个部分，系统默认“实时刷新”、“声音提示”。 入住流水记录显示的是酒店当前的入住情况，当前台有客人入住时，系统将自动发出嘟嘟的声音，提示客房中心，某某房间有人入住。客房中心回应后，提示声停止。 88/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 查房流水记录显示的是客房中心的查房情况。 右边显示为当前房间的信息以及住店客人信息。 在右下角会出现〖开房〗、〖开闭〗按钮，单击〖开房〗代表已接到客人入住信息、再单击〖开闭〗代表已处理好开房相关操作。 图 5.4.2 退房 当客人退房时，前台人员通过〖退房〗按钮通知客房中心，客房中心人员听到退房铃声，打开 『查 房与报房』窗口，指向退房的房号，在右下角会出现〖查房〗、〖查闭〗按钮，单击〖查房〗代表已接到客人退房信息、并通知客房人员进行查房，查完房间后单击〖查闭〗输入查房结果。 89/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 5.4.3 备注输入 查完房后，客房中心人员可以直接以备注的形式输入查房结果，由前台收银进行入账处理，单击〖查闭〗按钮，打开『输入窗口』如图: 图 【请输入相应信息】:选择查房结果类型; 【请输入备注】:输入查房结果，如:客吧的消费明细或其他查房内容。 输入完毕后单击〖确定〗。 5.4.3 客吧直接入账 查完房后，如有客吧产生，客房中心人员可以直接进行入帐处理。指向要输入客吧的房间，单击右下方的〖帐务〗，打开『客房中心快速入账』窗口，如图: 90/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 【营业项目】:选择入帐种类，一般默认为“迷你吧” 【单据号码】:输入客吧单据号 【优惠】:选择打折原因 【账号/房号】:输入转帐房号，一般默认为入账前选择的房号 【代码】:可以直接输入明细项目指定代码，或者按“F2”，选择客吧明细项目，可同时多选。 【数量】:输入消费数量 【服务费】:输入服务费比例，百分之十输入“0.10” 【附加费】:一般不需要输入 将相关内容输入完毕后，单击〖入账〗，入账成功后单击〖查闭〗按钮，输入简单备 注，单击〖确认〗。 91/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 第三章 审计 第一节 消费账 消费帐即宾馆工作帐，可用于输入没有使用电脑的收银点的现金收入。收银点每天营业结束后，可把现金收入在总台输入该账号，再用部分结账结掉该费用，本日的该收银点的营业收入就可反映在总报表上了。这样的收银点如:美容室、洗衣房、楼面电话等。 消费帐也可以用于记录酒店内部的各种费用开支，如内部长话费(在电话计费模块定义自动转账)、会议室、宴请客人费等。每一个部门均可有一个固定帐号。 1.1 消费帐查询 执行审计?消费帐，打开如下窗口。该窗口默认显示所有消费帐列表，包括有效的、结帐的、挂帐的等。 系统用一个字母表示消费帐的状态，同宾客帐务: 状 态 含 义 有效 I 本日结帐 O 临时挂帐 S 昨日结帐 D 表 图 窗口右边是常用功能快捷按钮，大多是跟账务相关的: 〖新 建〗单击，新建一消费帐主单; 92/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 〖联 房〗单击，打开『联房设置』窗口，增删联房; 〖主 单〗单击，打开消费帐主单，可修改主单信息; 〖入 帐〗单击，打开『入账』窗口，可快速入账; 〖档 案〗单击，打开『档案』窗口，可查阅相关信息; 〖固定支出〗单击，打开『固定支出』窗口，可增删固定支出; 〖帐务处理〗单击，打开账务主单，可进行账务处理; 〖允许记账〗单击，打开『定义允许记账费用』窗口，可选择设置允许记账费用; 〖定义账户〗单击，打开『定义账户』窗口，可增删子账户; 〖打印账单〗单击，打开『单据打印』窗口，可打印各类已经设置好的单据。 右上角，快速查询，输入查询条件，回车，显示查询结果。 1.2 消费帐主单 1.2.1 消费帐主窗口 『消费帐管理』窗口，点击右栏按钮〖主单〗，打开如下窗口。 图 1.2.2 新建消费帐 操作步骤: (1)『消费帐管理』窗口，单击〖新建〗，打开新建消费帐主单，整个窗口类似于后面讲到的AR帐主单; (2)输入【本名】，选择【来源】、【市场】，输入【担保人】、【担保单位】等信息; (3)单击〖存盘〗，或按CTRL+S，系统自动生成消费帐号。 93/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T1.2.3 账务处理 需要处理消费帐帐务时，消费帐主单下，单击〖帐务处理〗，打开帐务主单。消费帐处理同前台帐务处理，请参见《前台收银》说明。 图 第二节 AR账 2.1 应收帐户查询 执行审计?AR帐，打开AR帐列表窗口，系统默认显示所有AR帐户。AR帐常见状态有:有效、结帐，分别用字母I和O表示。 图 94/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 窗口右边是常用功能快捷按钮，大多是跟帐务相关的，具体的使用相关说明中将一一列举，此处先简单介绍一下。 右上角，快速查询，快捷键是:ALT+A，输入查询条件，回车，显示查询结果。可以输入的常用条件:帐户名、帐户名中的一部分、帐号等。 〖新 建〗单击，新建一应收帐主单; 〖联 房〗单击，打开『联房设置』窗口，增删联房; 〖打 开〗单击，打开所选AR帐帐务主单; 〖主 单〗单击，打开应收帐主单，可修改主单信息; 〖入 帐〗单击，打开『入帐』窗口，可快速入帐; 〖固定支出〗单击，打开『固定支出』窗口，可增删固定支出; 〖帐务处理〗单击，打开帐务主单，可进行帐务处理; 〖允许记帐〗单击，打开『定义允许记帐费用』窗口，可选择设置允许记帐费用; 〖定义帐户〗单击，打开『定义帐户』窗口，可增删子帐户; 〖打印帐单〗单击，打开『单据打印』窗口，可打印各类已经设置好的单据; 2.2 新建应收帐 操作步骤: (1)『AR-应收帐户管理』窗口，单击右〖新建〗按钮，打开新建AR帐主单; (2)输入【本名】，选择【市场】、【类别】、【等级】，输入其他相关信息; 3)单击〖存盘〗，或按CTRL+S，系统自动生成AR帐号。 ( 注意:【等级】若是有限额，可设置限额，执行帐务?信用，可录入限额。 2.3 应收帐户主单 AR-应收帐户管理』窗口，选中目标AR帐户信息，单击右〖主单〗按钮，打开AR『 帐主单，如下图所示。 图 95/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 【类别】 应收帐户类别，是酒店对应收帐的一种分类; 【等级】 一般分两等:有消费限额和无消费限额。若选择有消费限额，前台转帐至该应收帐时，系统将根据【信用限额】中的金额，判断是否能继续转帐，若判断结果: 目标转帐费用，已有帐务 > 信用限额 则系统将提示:“『ARxxxxx』超过消费限额，请与财务联系”。 图 2.4 账务处理 应收帐主单下，单击〖帐务处理〗，打开帐务主单。帐务处理同前台帐务处理，《前台收银》说明。 AR-应收帐户管理』窗口下，双击目标记录即可打开帐务主单，进行帐务处理。 若是『 第三节 夜间稽核 酒店在一天的营业过程中，进行着各种各样的营业活动，同时也在电脑中记录了各项交易。在酒店的一天营业结束后，对所有发生的交易进行审核、调整、汇总以及统计产生各级部门人员所需的报表，并为下一天的营业做好准备，这就是夜间稽核要做的事情。具体的工作如核对房态，核对房价，审核各营业点的帐务等。 3.1 夜审系统操作步骤 简单讲，在电脑上完成夜间稽核主要可以分三步:房租预审及入帐、夜间稽核和报表打印。 (1)房租预审及入帐; (2)稽核。夜间稽核是一个自动的过程，完成本日营业数据的汇总、统计、日终各类系统数据的更新和转储，并生成各种报表; (3)打印报表; (4)新到客人房租预审及入帐。 操作步骤: (1)执行审计?夜间稽核，打开『夜间稽核』窗口，如下图所示。该窗口列举稽核之前的系统已经设置好的审核步骤，酒店也可根据财务需要请工程师增设相关步骤。 96/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (2)单击〖开始〗，首先弹出『市场码、来源信息缺失客人列表』，补充完后，单击〖下一步〗，即可按照定义好的步骤审核“已退房未平帐客人列表”; 图 (3)按照(2)的方法，依次完成各审核项目，到“房租预审及入帐”处，窗口如下图所示。 图 97/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 审核房租后，执行〖房租入帐〗，弹出房租入帐报表，『房租预审及入帐』窗口如下图所示，系统自动加收稽核房费完成。 图 注意:上窗口底行左侧有:稽核房费、自动补入、下午加收三个选项，默认为“稽核房费”。 (4)到“统计报表及数据更新”处，单击〖开始〗，弹出如下窗口; 图 单击〖是(Y)〗，系统自动开始统计报表、更新数据，并显示系统进程，如下图所示; 图 (5)稽核完后，系统弹出稽核完毕窗口，单击〖确定〗即可。 (6)新到客人房租预审及入帐 新到客人指的是夜间稽核之后，早上6:00点(时间可根据酒店的情况具体定义，一般为早上6:00)之前到酒店入住的客人，这些客人的房费可由系统自动收取。一般新到客人房租入帐，由上早班的审核人员(有些酒店由前台收银员代做)操作。 『房租预审及入帐』窗口下，单击选择左下角“自动补入”，同时单击取消“稽核房费”，使其只显示需要补入房租的宾客记录，如下图所示，再〖房租入帐〗即可。 98/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 3.2 房租审核及入帐 由于房租在酒店的收入中占很大的比重，因此它的审核就显得比较重要，但是房租审核过程却是简单的。 房租审核基本流程:核对房态(对应步骤1,2)?房租预审(对应步骤3,5)?房租入帐(对应步骤6,7)。 核对房态 (1)先打印或查阅本日应离店客人报表，确信无记录，否则通知前台接待员或收银员做好续住或结帐手续。 2)准备两份本日到店客人报表(一份按房号排序，一份按姓名排序)、一份电脑房态( 表、一份手工房态表(由管家部提供)、本日到店登记单(附上换房及改房价单)，分别放好。逐一比较手工房态表和电脑房态表中房间的状态，若有错误及时处理。 房租预审 (3)确信做好房态核对后，做入住客人本日房租预审。 入住客人本日房租预审功能用于对酒店的每位住客的房费进行预审。房租预审要在房租入帐前做好。电脑预审完后，打出一份本日在住客人房租预审报表。 (4)再准备好换房单、加床单及优惠通知单、优惠人员及代码对照表(注意，接待员优惠不用优惠单)、散客团队、长包房、内外宾等有关服务费及城建费的收取标准。 (5)重点核对优惠人员及实际优惠比例或金额，检查城建费与服务费的收取是否与住客类别相符。如发现有误，应及时通知前台接待更正。 房租入帐 (6)该功能给酒店的每位住客自动过房费，每天必须做一次且只允许做一次。 (7)对于夜间稽核之后，早上6:00之前到的客人，一般酒店需要加收半天房费，系统建议在早上6:00(具体时间可由酒店定)前，将该段时间内到的客人补做新到客人房租入帐。 99/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T3.3 费用审核 帐务审核除了审核房租收入外，还要审核各营业点的帐，如餐厅、娱乐、商务中心、商场、大堂吧、客房小吧、洗衣房等的营业帐。由于所有这些审核与房租审核类似，所以不再详述。 注意: (1)非总台营业点帐要借贷平衡 平衡公式为:本日收入=现金收入+支票+信用卡+„„+宾客帐+AR帐，其中省略号表示还有其他的种类，如餐券、款待等。 (2)非总台营业点明细帐应正确，即与实际相符。如把饮料输成食品、啤酒输成可乐都会影响成本报表以及其他汇总报表;又如把长城卡输成牡丹卡等，将导致返回银行的代理费计算错误，给总收银和核数员造成麻烦。 (3)非总台营业点转总台帐及转AR帐贷方数应与总台及AR帐营业点应收帐借方数相等。 (4)总台及AR帐内部转帐也应借贷相等。 (5)检查所有退帐操作的合法性。 第四节 报表处理 4.1 报表打印 X5系统报表中很多与打印有关的窗口中都会显示如图的一排功能按钮，当操作者把光标指向某个按钮时，系统会自动显示该按钮的含义，下面依次介绍这些按钮的使用。 图表 功能名称 释义 打印预览 单击“打印预览”，显示报表的预览方式。此时，屏幕边框会出现相 应的标尺，且边框出现蓝线，便于操作者判断报表打印在纸上的样式。 刷新 由于报表专家中报表的数据实时显示，单击“刷新”，系统将自动更 新报表中的数据。 条件查询 单击“条件查询”，输入条件，则显示符合条件的报表数据。 显示切换 单击“显示切换”，显示报表打印在纸上的样式，再次单击此按钮， 恢复显示。一般打印时可选择白底黑字，而在查看时可选择另一种显 示方式。 过滤条件 单击“过滤条件”，打开“条件输入”，供操作者输入过滤条件。 排序 单击“排序”，打开排序列名输入窗口，根据提示输入列名，单击“确 定(O)”，显示内容将按此顺序排列。 100/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 存盘 可以将报表存成其他格式的文件，以方便其他应用程序的调用。 输出到将报表输出到EXCEL可以进行相应的格式等修改。 EXCEL 输出到报单击该图表，可重新设置该报表的属性，如报表类别、报表编号、中 表专家 文名称和英文名称等。 横向打印 对于一些数据列较多的报表，可选择横向打印。 数据0不显报表中数据为0的不显示 示 打印机设设置打印机的配置，如纸张的大小等。 置 行选打印 单击“行选打印“，打开选择条件窗口，按提示输入行选条件，即可 打印选中行的内容。 高级打印 单击此图表，可设置打印机、页边距和其他的一些功能， 打印 在连接打印机的情况下，用来打印报表。 末页 翻到报表末页。 下页 翻到报表下页。 上页 翻到报表上页。 首页 翻到报表首页。 显示比例 显示报表大小比例，对于一些内容较多的报表可以选择相应的比例以 在同一页面显示。 放大 放大报表比例。 缩小 缩小报表比例。 原样 回到报表原样。 退出 退出打开的报表。 表 实 例:如何使用过滤条件 假设当日“夜间稽核工作底表”如图所示，酒店需要统计主营项目营业额超过2万小于 6万的，并且打印该报表。 操作步骤: (1)执行查询?稽核报表，在报表列表中找到双击“夜间稽核工作底表(日报)”，双 击打开，假设内容如下图所示。由图可以看到，该表中主营项目金额有15710600、18362.00、 30519.00、10970.50等。 101/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (2)单击〖过滤条件〗按钮，打开『条件输入-通用查询模板』，如下图所示。该窗口列出了需要过滤的条件，其中【条件项】、【比较符】、【逻辑符】都可以通过下拉单选择。单击【条件项】空白处打开下拉单，单击“主营”;单击【比较符】，单击“>”，在【值】处输入10000;单击【逻辑符】，单击“且”。 (3)输入第二个条件主营项金额小于40000，过滤条件输入完毕，如下图所示。 单击空白处打 开下拉列表 图 (4)单击〖确定(O)〗，“夜间稽核工作底表(日报)”按条件过滤后显示如下图所示。 102/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 上实例是关于如何使用〖过滤条件〗的简单情况，操作者可以根据实际需要利用〖过滤条件〗按钮过滤原报表中不需要的部分，或者只显示报表中需要的部分。 4.2 交班报表 收银员在交接班时必须对当天所发生的款项和费用进行核对，以便转交下一班或上交财务。系统交接班功能，方便了收银员在交接班时进行核对，提高了收银员的工作效率。具体操作方法请参照“前台”说明书“4.4交班报表”。 4.3 稽核报表 执行审计?稽核报表，打开『稽核报表』窗口。 103/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 由于操作员权限不同，所以以不同的工号进入系统时所看到的报表数量是不同的。稽核报表分为上日稽核报表、历史稽核报表两类。 双击报表名称，可以打开该报表。当操作者一次需要看多个报表时，可以将一组报表后的【零星】 值改为1，单击〖确认〗，系统将依次显示报表。看完报表后，单击〖重置〗，将【零星】值还原为0。 若需要打印多张报表，且不需预览，只要单击窗口右上方“打印模式”前的多选框，这样系统将自动依次打印选中的报表。 4.4 报表专家 执行审计?报表专家，打开『报表专家』窗口。该窗口按报表的分类显示报表。由于操作员权限不同，所以以不同的工号进入系统时所看到的报表数量是不同的。双击报表名称，可以打开该报表。 图 第五节 查询 5.1 帐务查询 帐务查询功能提供的是帐务信息的综合处理，它可以查询如费用、冲帐、调整帐、优惠帐等，也可以根据各种不同的条件来查询，输入的条件越多，查询的结果越精确。由于其中的选项较多，所以它可以完成非常复杂的查询。 对于一般的前台收银操作员，只需掌握常用的技巧就可以了，对于夜审人员、系统维护员则应该深入的了解并掌握它。 执行审计?帐务查询，打开『帐务查询』窗口，输入查询条件，单击〖确定〗，即显示查询结果。查询条件分“常用条件”和“高级条件”。 104/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 常用条件: 左边显示定义的常用查询项目，右边是一些可输入的条件，有: 【用 户】 工号，用于输入查询对象的工号，如要查询操作员FOX的费用，则在此输入FOX。系统默认为空白，表示选择所有操作员。 【班 别】 班别，用于限制查询班次，可以是早班、中班等，系统默认为“所有”。 【帐 号】 若只需查询某个帐号的帐务，在此输入帐号即可。 【房 号】 用于查询某个房间的帐务。 【数据源】 数据源，系统提供多种数据源，分上日、本日、所有，每个又分前台、后台和所有三种。后台帐务是指涉及到AR帐的各种帐务。操作者可以根据需要选择适合的数据源，系统默认为上日帐务(所有)。 高级条件: 高级条件查询是在常用条件的基础上作进一步的筛选，可以选择费用码、付款码、转帐方式等，一般前台操作人员只需了解即可。 5.2 历史宾客列表 历史宾客列表主要用于查询历史状态帐户，包括已退房、预订取消或NO-SHOW的散客、团队、会议、AR帐和消费帐等。 执行审计?历史宾客列表打开历史宾客列表，如下图: 105/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 列表的使用方法同前台的“宾客列表”，此处不再一一讲述。 5.3 话费查询 话费查询主要方便查询各分机、部门某一段时间内的话费情况。 执行审计?话费查询，打开如下『电话流水帐综合查询』窗口: 图 窗口左边为条件输入窗口，操作员根据情况输入【分机】、【被叫】、【金额】、【起始】、【长度】、【种类】或【备注】后，点击右栏的〖话单〗或〖帐单〗即可查询相应的话单，或打印出相应的帐单，如下: 106/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 107/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 第四章 销售 第一节 档案管理 销售部主要负责管理协议客户的档案，如公司、旅行社、订房中心等，包括建立档案、修改信息等，以及后续的业绩管理等。 1.1 档案主窗口 主窗口下，执行销售?客史管理，打开『客户档案列表』窗口，如下图所示。档案分成五大类:宾客、团体&会议、公司、旅行社、订房中心。 图 『组合条件查询』窗口输入查询条件，单击〖确认〗，显示查询结果，双击某记录，可打开。 查询常用条件有:名称、单位名、销售员等。 1.2 新建协议单位档案 操作步骤: (1)『客户档案列表』窗口，退出『组合条件查询』窗口。 (2)单击〖新建〗，打开档案类型选择窗口，单击“公司\旅行社\订房中心”其中的一项，此处以“公司“为例，打开档案主单。 108/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (3)输入公司【本名】后自动产生【名称2】，如该公司还有其他名称，则在【其他名称】中继续输入。 (4)使用Tab键、回车或者鼠标移动光标至下一项目，输入信息或者从帮助菜单(下拉单或帮助窗口)中选择相关信息。 (5)基本信息录入完整后，单击〖存盘〗，自动生成档案号。 图 ? 档案信息 (1)主要信息――公司主要信息。 (2)附加信息――公司附加信息，如有效期、联系人等。 109/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (3)优惠策略――房价消费优惠，一般由销售部建立、维护，预订、接待员查询使用。 图 (4)统计分析――公司历史消费统计。 110/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (5)图象资料与相关――联系人、签单人、负责人签名、照片等资料; 图 1.3 协议单位档案与预订的关联 比较新建预订时，有无协议单位档案的区别。 ? 若宾客是某一协议单位的，宾客预订单中要求输入该客人对应的公司、旅行社、订房中心，系统将根据协议公司档案，自动显示与之匹配的房价码，操作员选择房类后，系统将自动显示对应房类的协议价。 操作步骤: (1)宾客预订下，【公司】、【旅行社】、【订房中心】处，按F1，打开『客户档案查找』，输入公司名等可查询的条件，单击〖查询〗，显示查询结果，此处以【公司】为例。如下图所示。 图 111/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T (2)单击选择公司，单击〖确定〗，预订主单【公司】处，显示该公司档案号，【房价码】处显示该公司对应房价码。 1.4 档案合并 酒店通常需要定期对客人的档案整理，遇到一个客人有多个档案的情况，需要进行合并操作。单击销售，单击档案合并及整理，打开『档案合并及整理』，选中需要合并的两个档案，单击窗口右边的〖2.档案合并〗，打开如下窗口。 图 上窗口，显示了当前选中的两个档案之间的差异项，操作员需要根据客人世纪情况核对项目信息，，确认每一个项目的新值(单选参照档案即可)，单击合并即可。档案合并设置窗口可以根据各个酒店的实际需要来决定哪些数据需要合并的时候比较差异。 第二节 房价方案 2.1 房价码 房价码也可以称为房价优惠包，一般由销售部建立和维护，前台使用。房价方案在系统中处于基础地位，任何一个预订都必须输入相应的房价码，以便进行统一管理和审计。 2.1.1 房价码窗口 主窗口下，执行销售?房价方案，打开『房价码设置』窗口。 112/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 『房价码设置』窗口默认显示所有有效房价码，包括房价码的有效期、明细码、市场码、来源码和包价等。用户可以在此窗口中进行房价码〖增加〗、〖修改〗、〖删除〗等操作，并进行房价的〖特殊日期设置〗。 2.1.2 新建房价码 新建房价码的工作一般由销售部或前台相关人员进行操作，需要输入的主要内容主要如下: 项目 含义 房价码 房价代码，一般用大写字母表示，最长10位数。代码一旦设保存后不能修 改，因此设置前请仔细。 描述 针对房价代码的描述，便于其他操作员对代码的含义一目了然。 房类价格 某一房价码下各房类的明细价格。 市场码 房价码对应的市场码。客人主单上，选择某房价码，则自动跳出该房价码 对应的市场码和来源码。 来源码 房价码对应的来源码。客人主单上，选择某房价码，则自动跳出该房价码 对应的市场码和来源码。 包价 即房价所包含的内容，如早餐、服务费等。根据酒店要求设置。 开始 房价码有效开始日期。 结束 房价码有效结束日期。一旦过了结束日的夜审，系统自动停用该房价码。 排序 在『房价码设置』中各房价码的排序。 表 操作步骤: (1)『房价码设置』窗口，单击〖增加〗，出现房价码增加窗口。 图 113/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T (2)输入【房价码】、【描述】、【价格】、【市场码】、【来源码】、【包价】、【开始】、【结束】和【排序】等输入后，点击〖存盘〗即可。 如需修改房价码信息，选中后单击〖修改〗，内容改完以后〖存盘〗即可。 2.2 建立特殊日期房价 除了一般的门市价和协议价，一些酒店在不同日期，如国庆、五一等可能会设置特殊日期价格以便采取不同的销售策略。 2.2.1 特殊日期窗口 『房价码设置』窗口，点击〖特殊日期设置(A)〗打开如下窗口: 图 【代码】和【描述】用法同房价码设置，【描述2】一般为英文描述。同时，酒店可以根据需要设置不同类型的特殊日期，如淡季或旺季可以在【有效期起】和【有效期止】中设置;也可以设置具体某几天，如因年度会议而繁忙的日期，可在【天】中设置;或按工作日和周末设置不同的价格，在【星期】中设置。 2.2.2 新建特殊日期 此处以新建国庆节特殊日期为例进行说明。 代码 描述 有效期 排序 描述2 国庆节 2006年10月1日-7日 ND National’s Day 20 操作步骤: (1)『特殊房价设置』窗口，点击〖增加〗如下，出现如下窗口: 114/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (2)输入【代码】、【描述】、【描述2】，【有效期起】处选择日期10月1日，【有效期止】处选择10月7日，〖保存〗即可。 图 2.2.3 建立房价码特殊日期价格 特殊日期建立后，相关的房价码必须建立特殊日期价格才可以进行使用。 此处以建立门市价国庆节价格为例。 操作步骤: (1)『房价码设置』窗口，双击门市价的信息，打开『特殊日期价格设定』窗口: 图 (2)选中“国庆节”特殊日期，单击〖修改〗，在对应的房类下输入特殊日期的价格后，〖保存〗即可。 115/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 到了国庆节期间，享受门市价的客人房价自动为特殊日期价格，操作员只需确认即可。 第三节 佣金管理 佣金主要是指酒店与公司、旅行社、订房中心等的返佣操作，系统中可以根据不同的需求设置佣金码，并与相应的协议单位档案挂钩。系统中可以根据每天的返佣情况出相应的报表。 3.1 佣金明细列表 主窗口下，执行销售?佣金管理，打开『佣金明细』列表窗口，如下图所示: 图 列表上方显示查询佣金的条件，如起始日期、单位和房号等。 116/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 中部显示符合条件的佣金明细，包括客人房号、姓名、日期、单位、房价、佣金、返佣方式、类型、间天及操作的具体信息等。 右栏主要为一系列的功能按钮，详请参照如下解释: 功能 含义 检索 在列表上方输入条件后，按〖检索〗则列表中部显示所有符合条件明细。 增加 因遗漏或操作失误等，直接增加返佣客人明细。 修改 在列表中选中某条返佣信息，点击〖修改〗即可改正错误信息。 报表 点击〖报表〗，可将当前列表中所显示以报表的形式打印。 佣金码 增加、修改或删除佣金代码。 表 3.2 佣金查询 『佣金明细列表』窗口，输入【起始日期】和【截止日期】(默认为系统日期)、公司/旅行社/订房中心或客人的房号，按〖检索〗即可。 注意:用户可以根据需要按一个或多个条件进行检索。 3.3 佣金明细信息增加/修改 如果前台在给客人登记的时候忘记选择相应的协议单位或选择错误，则有可能导致佣金计算遗漏。在『佣金明细列表』窗口可以直接增加或修改佣金明细。 ?增加佣金明细 操作步骤: (1)『佣金明细列表』窗口，单击右栏按钮〖增加〗，弹出『佣金增加明细』窗口: 图 (2)输入客人【房号】、【宾客】、【市场码】、【房价】、【单位】、【调整金额】等，〖存盘〗即可。退出后，『佣金明细列表』窗口新增一条返佣明细记录。 ?修改佣金明细 『佣金明细列表』窗口，双击返佣记录或选中后点击右栏〖修改〗，打开『修改佣金明细』窗口。根据需要修改后〖存盘〗即可。 117/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T3.4 佣金码设置 『佣金明细』窗口，点击〖佣金码〗，打开『佣金码设置』窗口。窗口上半部分显示所有佣金码，窗口下半部分显示选中的每个佣金码的明细设置。如下所示: 图 底行按钮具体功能如下: 功能 含义 增加 增加新的佣金码。 修改 修改选中的佣金码。 删除 删除所选的佣金码。 保存 对佣金码所做的修改或者删除进行保存。 退出 退出佣金码设置窗口。 表 在『佣金设置』窗口，点击〖增加〗，进行新的佣金码设置。在窗口上方输入佣金码的名称、中英文描述和排序等。如果是阶梯型佣金，则在“模式”中选择佣金统计的时段。输 入完毕后，点击〖存盘〗。 118/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 增加了CTRIP佣金码 CTRIP佣金码的明细 图 在『佣金设置』窗口下方则是设置该佣金码的明细。如要设置明细，在窗口上方选择要设置的佣金码，然后点击〖修改〗。 在实际应用中，不同的佣金码可能对应各种佣金明细方式。如按比例、定额或低价等方式。有些酒店也可能按照不同时段(如月、季、年)统计佣金，按照阶梯方式返佣。 下面我们用实例说明如何建立各种类型的佣金明细。 比例返佣:假如CTRIP佣金码采用定额的方式计算佣金，所有房型的每间每天一律按照成交价的10%返佣，则设置如下: 图 定额返佣:假如CTRIP佣金码采用定额的方式计算佣金，所有房型一律返佣30元/间天，则设置如下: 119/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 底价返佣:假如CTRIP佣金码采用底价的方式计算佣金，则返佣金额为成交价与底价的差额。例如房型SST底价为100元，房型SKS底价为130元，房型EST底价为150元，则设置如下: 图 阶梯返佣:假如CTRIP佣金码采用阶梯方式，按照月统计每种房型的“间天数”。如果间天数在1-19之间，返佣10元/间天，间天数在20-39之间，返佣20元/间天，间天数大于39，则返佣30元/间天。返佣明细设置如下: 120/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 阶梯1和阶梯2的金额是 改阶梯区间返佣和“返佣 金额”的差额 图 佣金明细设置完毕后，点击〖保存〗，则佣金码设置完毕。 注意: 1)佣金码设置完毕后，需要跟协议档案关联，系统才能统计佣金。 ( (2)系统在夜审过程中，会列出当日佣金明细，并从房费收入中扣除。 第四节 销售员管理 X5系统可将全体销售员分成几类，每个类别下又可设置具体的销售员。管理销售员时一般先设置类别，再设置或修改销售员。 执行销售?销售员管理，打开如下图所示的『销售员维护』窗口。 121/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 上图界面风格与操作方法与WINDOWS中的资源管理器相仿。 窗口中部工具栏各按钮的功能依次是: ——上一级 ——打开 ——增加 ——修改 ——存盘 ——删除 ——退出 操作者可以利用这些按钮完成销售员的管理。销售员设置好后，协议档案中【销售员】项可选择对应销售人员，便于对销售员业绩的统计。(对某一销售人员的所有协议在酒店的消费额进行统计即为该员工的销售业绩。) 下面以实例说明。 实 例:增加前厅部销售员扬帆。 分 析:假设未设置前厅部这个大类，因此，必须首先设置前厅部这类，再增加销售员名单。 操作步骤: (1)『销售员维护』窗口下，如上图所示。单击(增加)，光标定位在编辑区，如下图所示。 122/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (2)【代码】处输入B，这个由操作者决定，也可以是C、01等;【描述】中输入前厅部，如下图所示。单击(存盘)即可。 图 (3)双击『销售员维护』窗口左边显示的“前厅部”，打开编辑区。 (4)单击(增加)，光标定位在编辑区【销售员号】处，如下图所示。 图 (5)【销售员号】处输入YF(也可以是其他代码如三位数字等)，【名称】处输入扬帆，【电脑工号】处输入YF。【电脑工号】和【销售员号】可以相同，也可以不同，系统建议使用相同代码。单击(存盘)，或回车继续增加销售员。 123/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T第五章 贵宾卡系统 第一节 贵宾卡管理 贵宾卡服务(也称会员卡服务)是目前很多酒店采用的一种服务管理模式。它可以提高酒店潜在消费群体的购买意愿以及住店宾客的回头率，建立宾客对酒店的品牌忠诚度。 贵宾卡服务系统一般由贵宾卡、贵宾卡的读写设备、贵宾卡管理软件构成。不同的酒店可以根据自身的特点选择不同的贵宾卡服务系统。贵宾卡按照不同的标准可以有不同的分类:按照制作工艺来分，有普通纸卡、PVC卡、金属卡、磁卡、IC卡和射频卡等(相应的读写设备有磁卡读写器、IC卡读写器、射频卡读写器等);按照功能来分，有积分卡、折扣卡、储值卡等;按照使用对象来分，有个人卡、单位卡、不记名卡等;按照推广范围来分，有集团卡、本地卡等;按照等级来分，有铂金卡，金卡，银卡等。在实际应用中，这些分类标准也常常组合使用。 在Smart系统的贵宾卡模块中，不同的卡类型在操作上也有一定的区别。卡类型的定义可根据酒店需求由工程人员进行设定。 1.1贵宾卡查询 1.1.1贵宾卡列表查询 登陆Smart系统，单击系统右下角按钮，进入贵宾卡操作界面。此时左侧显示贵宾卡管理的相关功能按钮。 单击〖贵宾卡列表〗 ，打开贵宾卡一览表，如下图所示。 窗口上方是可以互相切换的贵宾卡分类标签页(一般这些标签页可以根据实际需要进行定义)，窗口底行是贵宾卡状态多选栏。该列表系统默认是所有有效状态的积分卡。 124/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 系统用一位字母表示贵宾卡的状态，如下表: 状 态 含 义 初始 R 有效 I 挂失 L 休眠 S 停用 O 销卡 X 表 查询方法 (一)、快速查询 ALT+A，将光标定位于右上角条件输入位置(或鼠标单击右上角条件输入选框)，在 选框内输入已知信息，回车即可显示查询结果。(可以输入的常用条件有贵宾卡卡号、持卡宾客姓名、姓名中的一部分等。) (二)、组合查询 单击右下角组合查询按钮，打开组合查询界面，根据需要输入各个已知条件，单击〖确认〗，即可显示查询结果。 (三)、右侧功能按钮查询 窗口右边是常用功能快捷按钮，其中的〖3.卡号〗〖4.原卡号〗〖5.名称〗〖6.单位名〗〖7.AR帐户〗都可单击输入相关信息进行查询。 125/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T1.1.2 CtrL+K读卡查询 查询贵宾卡信息，也可使用键盘上的Ctrl+K按键进行读卡查询。 操作步骤: (1)、同时按键盘上的Ctrl和K键，打开贵宾卡『读卡』窗口。如下图所示。 图 (2)、将贵宾卡放入读写器中，单击窗口右上的〖读卡〗按钮进行读卡操作，窗口中将显示该贵宾卡的宾客信息、积分信息及消费余额信息。如下图所示。 图 也可以直接在选框中手动输入贵宾卡的卡号，单击〖检索〗按钮，显示相应的贵宾卡信息。 注意:Ctrl+K读卡窗口的手动输入一般适用于普通的PVC卡、金属卡等不需要物理刷卡操作的贵宾卡，若是物理刷卡式贵宾卡则需要先选择【直选】，才能手动输入卡号进行查询。 (2)、点击〖明细〗按钮，系统显示该贵宾卡的明细信息。如下图。 126/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 注意:储值型贵宾卡的主单上将增加〖账务处理〗和〖入账〗的功能按钮。 图 (3)、如果在读卡窗口把【仅查询】勾选上，〖读卡〗、〖预订〗和〖确认〗会呈灰色显示，表示目前仅执行查询操作。如下图所示: 图 127/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T1.2贵宾卡主单 1.2.1贵宾卡主单窗口 通过查询找到贵宾卡宾客信息，双击打开(或读卡查看明细)。在贵宾卡主单上，上半部分显示贵宾卡的基本信息，下半部分显示贵宾卡的宾客档案信息(单位贵宾卡也显示单位档案信息)和消费积分信息。如图所示: 图 下表列出了基本信息中需要注意、解释的部分。 项 目 说 明 卡号1 贵宾卡卡号，可以是数字，也可以是字母和数字的组合，长度可以定义。 卡号2 贵宾卡内部编号等，区别于卡号1。如无必要，可以不填。 类别 酒店对贵宾卡的分类，如集团卡、本地卡、铂金卡、金卡等。一般根据贵宾 卡的等级进行设定。 来源 表示这个贵宾卡的来源或发行途径 宾客 贵宾卡的持卡人信息，通过『客户档案查找』窗口导入客人档案。 单位 贵宾卡的持卡单位信息，或者持卡人所在单位的信息，通过『客户档案查找』 窗口导入单位档案。 AR帐户 有储值功能的贵宾卡需要在此关联相应的AR账号。 房价码/POS客人住店能享受的房价优惠代码和POS优惠代码。若贵宾卡类别中已经设定模式 每个贵宾卡等级应享受的优惠模式，【房价码/POS模式】将从类别设定信息 中读取。若等级中未设定，也可手动单击此选框选择设定。无固定优惠模式 的可以不设定。 销售员 销售员信息，用于统计销售员业绩。 备注 灵活使用的注意事项。 128/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 表 贵宾卡主单下半部分的积分信息标签页显示客人的积分消费情况，可以在右侧点击〖积分入账〗和〖备注修改〗进行积分人工录入和增加积分消费的备注(摘要)。 图 1.2.2新建贵宾卡 操作步骤: (1)、单击〖贵宾卡列表〗，打开贵宾卡一览表。单击右侧〖新建〗功能按钮，打开『项目帮助』窗口，选择需要建立的贵宾卡类型，打开相应的贵宾卡主单。 图 也可以在贵宾卡模块直接单击左边的〖新建贵宾卡〗，打开新建窗口，此时系统默认为积分卡新建。 (2)、输入【卡号1】，使用Tab键、回车键或者鼠标移动光标至下一项目，输入信息或者从帮助菜单(下拉菜单或帮助窗口)中选择相关信息。 129/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (3)、基本信息录入完整后，单击〖存盘〗，或按Ctrl+S，即可生成初始状态的贵宾卡主单。 4)、单击主单上的〖发行〗，此时贵宾卡为有效使用状态。 ( 注意: (1)、新建个人卡，【宾客】项为必填项，新建单位卡，【单位】项为必填项。此外必须填写的还有【卡号1】、【类别】和【来源】选项。 (2)、储值型贵宾卡的主单，需要在【AR帐户】选项中关联相应的AR账号(没有AR账号的需要在审核模块先建立AR账号，再来关联)，否则各个站点将不能对储值卡中的金额进行账务处理，贵宾卡的主单上也不会显示〖账务处理〗和〖入帐〗按钮。 1.3积分处理 1.3.1积分处理窗口 登陆贵宾卡模块，单击左侧〖积分处理〗，打开积分人工处理窗口。如下图: 130/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 图 下表列出了该窗口各选项的含义: 卡号 手动输入贵宾卡卡号，按回车，右边窗口显示贵宾卡基本信息 消费日期 宾客消费产生的日期 房费 宾客消费的房费总额 餐费 宾客消费的餐费总额 其他 宾客消费的杂费总额 计算模式 选择积分计算模式，卡类别用定义过积分模式的将自动带入 积分 系统按照积分计算模式，根据消费金额换算成相应的积分金额 单号 手工输入积分单据号 账号 宾客在前台系统消费的账号 说明 积分相关信息 备注 灵活使用的注意事项。 131/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 消费金额 宾客消费的总金额 成本价 宾客消费总金额的酒店成本价 兑换比率 积分付款的兑换比率 消耗积分 系统按照兑换比率，根据消费金额换算需要消耗的积分 表 1.3.2积分人工录入 操作步骤: (1)、打开『会员积分人工录入』窗口，选择【积分累计】或【积分消耗】。 (2)、输入相应信息，单击〖存盘〗，完成本次手工积分录入。 图 (3)、单击〖新建〗，系统默认原贵宾卡不变，可继续进行积分录入操作。单击〖退出〗，可退出此录入窗口。 (4)、需要换一张贵宾卡进行积分录入时，直接在【卡号】选项输入新卡号，回车，右边显示新贵宾卡信息，即可操作。 1.4修改贵宾卡信息 贵宾卡建立后，经常会出现这样的一些业务要求:修改信息、补充信息、停用贵宾卡、贵宾卡的挂失和重新发卡、将休眠的贵宾卡激活等。 1.4.1主单信息的补充和修改 补充和修改信息的操作非常简单: (1)、贵宾卡主单需要补充的项目，可以直接在主单上录入，退出前〖存盘〗即可; (2)、需要在主单中修改的项目，可以直接在该选项修改，退出前〖存盘〗即可。 132/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T1.4.2贵宾卡的状态更改 打开贵宾卡主单，单击〖状态〗，可以看到下拉餐单中有各种状态操作的功能按钮。点击相应的按钮即可进行状态更改。当前状态不能使用的按钮呈灰色显示。 图 各按钮的含义: 〖发行〗:单击，将贵宾卡的状态由“初始”变为“在用”(磁卡、IC卡和射频卡等同时需要在读卡器中进行写操作)。贵宾卡只有发行后才能有效流通使用。 〖休眠〗:在集团卡中应用比较多，指贵宾卡在一段时间内不使用，中央在过夜审的时候自动把它变成休眠状态。(时间段可设定)。 〖激活〗:单击，激活休眠状态的贵宾卡，使之恢复有效状态。 〖挂失〗:贵宾卡遗失后，可以单击此按钮进行挂失处理。 〖挂失重发〗:挂失后的卡找到后可以恢复，找不到就需要补办新卡。补办时，单击此按钮，就可以将目前系统中的卡信息写在新的贵宾卡上。 〖停用〗:单击，设置贵宾卡暂停使用。 〖恢复〗:单击，将停用的卡恢复有效状态。 〖注销〗:单击，将贵宾卡注销使用。 1.4.3贵宾卡的升降级 贵宾卡的升降级可以通过更改【类别】选项来实现，退出前〖存盘〗即可。如下图所示: 133/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 1.4.4贵宾卡密码的修改 具有物理刷卡功能的贵宾卡，可以由工程人员在维护模块中设定初始密码，持卡宾客可以根据自己的需要修改密码。该功能只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功(以防他人误改)。 操作步骤: (1)、同时按键盘上的Ctrl和K键，打开贵宾卡『读卡』窗口。 (2)、将贵宾卡放入读写器中，单击窗口右上的〖读卡〗按钮进行读卡操作，窗口中将显示该贵宾卡信息。 (3)、单击〖改密码〗，打开密码修改窗口。如下图所示: 图 (4)、根据系统提示，输入原密码、新密码，单击〖确认〗即可。 第二节 贵宾卡在其他模块的应用 操作员在贵宾卡模块发行贵宾卡后，该贵宾卡就可以在酒店流通使用。客人可以持卡入住酒店或在酒店进行各种消费。如客人使用贵宾卡预订客房或登记入住，持卡客人享受相应 134/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T的房价、餐饮或其他优惠，持卡客人消费累积积分，积分累积到一定程度可以换取相应的礼品或消费，客人在贵宾卡中提前储值，用卡内储值结算消费等。 2.1贵宾卡如何做预订 2.1.1 预订单预订 操作步骤: (1)、新建『预订单』，在【会员卡】处输入贵宾卡卡号或持卡人姓名，回车，打开『读卡』窗口，系统将根据所输入的资料与贵宾卡信息匹配。(物理刷卡型贵宾卡需要勾选【直选】选项，再查询) (2)、假设该贵宾卡信息存在，则读卡窗口显示该贵宾卡的信息。如下图所示: 图 (3)、单击〖确认〗，可直接调用该贵宾卡的资料/宾客档案，如下图所示: 135/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (4)、将预订单的其他选项填写完毕，〖存盘〗退出即可。 注意:若贵宾卡中提前设定了房价折扣优惠，则主单关联贵宾卡后，【房价码】一栏自动跳为客人的优惠房价码。除房价和餐饮优惠外，客人的其他优惠，在【备注】或【结账提示】中说明。 2.1.2 Ctrl+K 界面直接预订 操作步骤: (1)、同时按键盘上的Ctrl和K键，打开贵宾卡『读卡』窗口。 (2)、在【请输入卡号】选框中输入贵宾卡的卡号，单击〖检索〗按钮，显示相应的贵宾卡信息(物理刷卡型贵宾卡需要勾选【直选】选项，再查询)。如下图所示: 136/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (3)、单击〖预订〗，进入『预订单』界面，将其他选项填写完毕，〖存盘〗退出即可。 2.2贵宾卡客人如何做登记入住 2.2.1贵宾卡持卡客人直接上门入住 操作步骤: (1)、Walk-in贵宾卡持卡宾客到达酒店时，打开Walk-in主单。 (2)、当前界面按Ctrl+K，进入『读卡』窗口。请客人出示贵宾卡，进行读卡操作。客人未带贵宾卡的，可报卡号或姓名进行手动查询。 (3)、读卡后显示客人的贵宾卡信息，单击〖确认〗，进入宾客主单界面，继续填写其他选项，完成Walk-in后续操作。 2.2.2贵宾卡客人预订转登记 操作步骤: (1)、打开宾客『预订单』，从【会员卡】选项信息可得知预订宾客是贵宾卡持卡客人，如图所示: 137/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (2)、请客人出示身份证，和主单上贵宾卡持卡人进行核对。信息一致即可正常登记入住。当入住客人和持卡客人不一致时，操作参考2.2.3. 2.2.3入住客人和持卡客人不一致 该现象的产生取决于酒店是否允许非本人仍可使用贵宾卡，若酒店不允许，则在【会员卡】选项中去掉之前输入的贵宾卡信息，修改房价等;若酒店允许，可以如下处理。 操作步骤: (1)、按照实际住店人(非贵宾卡持卡宾客)的姓名登记。 (2)、Ctrl+K按键，在『读卡』窗口输入贵宾卡信息，单击〖确认〗，系统提示“需要替换为当前会员卡档案吗”，选择〖否〗，这样住店客人和贵宾卡持卡宾客就不是同一个人了。 图 2.3贵宾卡积分使用 持贵宾卡入住的宾客，结账后，系统会根据消费情况，按照积分计算模式自动完成积分 138/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T的累积(夜审时完成)。 当客人的积分累积到一定程度时，也可以按照积分兑换比率，换取相应的消费。 操作步骤: (1)、宾客结账时，进入『结账』窗口，在【代码】选项中选择“积分消费”的付款代码。如下图: 图 (2)、同时按键盘上的Ctrl和K键，打开贵宾卡『读卡』窗口。 (3)、单击〖读卡〗进行读卡操作，或手动输入卡号进行查询，系统显示贵宾卡信息后单击〖确认〗，此时【卡号】栏显示贵宾卡卡号。 图 139/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T (4)、单击〖入账〗，结帐成功。 (5)、系统根据消费金额，按照积分兑换比率，自动扣减相应的积分(夜审时完成)。 2.4贵宾卡储值使用 贵宾卡储值消费因本地卡和集团卡的不同而有所区别。本地卡需要通过转账完成，集团卡因为AR账号存储在集团中央服务器上，需要选择“远程储值消费”的结账方式进行远程数据的读取。 若客人持本地贵宾卡 操作步骤: (1)、宾客结账时，选择需要贵宾卡结账的账务，单击〖转账〗，进入『转账』窗口。 (2)、在『转账』界面，Ctrl+K键，打开『读卡』窗口，进行读卡操作，如下图所示: 图 (3)系统显示相应贵宾卡信息后，单击〖确定〗，回到『转账』窗口。此时转账目标即为该贵宾卡的储值账号。 图 140/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T (4)、单击〖确定〗，完成转账操作。贵宾储值卡结账完成。 若客人持集团贵宾卡(数据通过中央服务器) 操作步骤: (1)、宾客结账时，打开『结账』窗口，在【代码】选项中选择“远程储值消费”的付款代码。如下图所示: 图 (2)、此时光标在【卡号】处闪烁。单击【卡号】，弹出『读卡』窗口，进行贵宾卡的读卡操作，系统远程连接集团中央服务器读取客人的储值卡信息。 (3)、『读卡』窗口显示卡信息后，单击〖确定〗，返回『结账』窗口。此时【卡号】处显示客人的贵宾卡卡号和储值卡消费情况。如下图所示: 图 (4)、单击〖入账〗，完成贵宾储值卡结账操作。 141/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 142/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 第六章 维护系统使用说明 第一节 基础信息 系统维护主要是为前台系统设置服务，有关前台系统的一些代码设置、报表设置及操作人员的权限设置等均在此系统中进行操作。由于对维护操作直接影响前台能否正常运行，因此一般只有系统管理员有权限可以进行操作或者其他员工在系统管理员的指导下进行操作。 系统中，维护相关功能重要集中在菜单中。 第二节 人员权限设置 人员权限设置主要包括部门、班组的设置，各岗位人员的输入以及各岗位人员在电脑系统中操作权限的设置。每个人员的操作权限又分为基本操作权限和报表查看权限。 2.1 部门人员及权限设置 酒店中，所有涉及使用电脑系统的部门、各班组均需要在维护系统中进行设置。当部门及班组设置好后，才可输入各班组人员的姓名及权限。 系统主窗口下，执行维护?权限设置，打开『人员权限维护』窗口，如下图所示。 图 点击〖维护〗，打开『员工部门管理及功能权限分配』窗口，如下图所示。在该窗口左侧，显示的是酒店所有部门的列表，窗口中上部显示的是用户名列表，窗口中下部显示的是系统中已设置好的可供选择的权限列表，窗口右侧则是进行相应操作的各功能按钮。 143/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 用户名列表 部门列表 权限列表 图 2.1.1 部门及班组的设置 单击部门列表中的空白处，再单击工具栏中的〖增加〗按钮，将打开『部门编辑』窗口，如下图所示。 图 在系统中，部门的设置分两种方法。第一种是只设一级部门，该部门没有下属班组，该部门的所有员工都直接录在该部门里。这种方法比较适合规模较小、一个员工可能身兼多职的酒店使用。第二种设置方法是设置两级部门，第一级为部门名称，第二级为该部门的班组名称。每个班组的员工录在班组下面。 对于分工比较细的酒店来说，酒店员工对酒店系统的操作权限一般要细分到班组，因此酒店常用的设置方法是设置两级部门。班组的设置也比较灵活，酒店可以根据自己的实际情况进行设置。比如有些酒店前台操作员身兼接待、收银两个工作，那么设置时可将这些人定义为一组前台组即可;若前台接待和收银员是分开的，那么设置组时可以设成两组，如分别命名为前台接待、前台收银，这样有利于进行权限的管理。在此以实例介绍第二种设置方法，第一种设置方法可以参照第二种设置方法中一级部门的设置方法。 该窗口各项目的输入方法: , 【部门号】:该项指部门在系统中的代码，该代码可以为字母或者数字。其中一级 部门的部门代码为一位数，二级部门的代码为三位数，二级部门代码的第一位数必 须为一级部门代码，后两位可以是流水号。 144/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T , 【部门名】:输入部门或班组的中文名。 , 【英文名】:输入部门或班组的英文名。 , 【事务处理】:单击该复选框，则在前台系统中，该部门将加入事务管理，可以接 收或发送事务。 注意:部门号的设置不可以重复，否则系统将提醒该代码已存在，并且无法存盘。 、“前台”、“大堂副实例:建立一级部门“前厅部”，并为该部门建立“前厅经理” 理”、“商务中心”四个班组。 操作分析:当需要设置二级部门时，需要先设置一级部门，然后在一级部门的基础上设置二级部门。 操作步骤: (1) 单击部门列表中的空白处，再单击工具栏中的〖增加〗按钮，将打开『部门编 辑』窗口。 (2) 假如将前厅部的代码设为“A”，在【部门号】处输入“A”;在【部门名】处， 输入“前厅部”;【英文名】处输入“Front Office Department”;单击【事务 处理】复选框，表示前厅部参与事务处理。输入内容如下: (3) 单击〖确认〗按钮，部门“前厅部”设置成功。 (4) 重复第一步，开始输入班组名称。在【部门号】处输入“A01”，班组的代码; 在【部门名】处，输入“前厅经理”;【英文名】处输入“Front Office Manager”; 单击【事务处理】复选框。 (5) 重复前面的步骤，依次输入“前台”、“大堂副理”、“商务中心”等班组。 在部门列表中，设置结果如下所示。在每个部门前面若是“”，单击可以打开查看其各个班组，单击“”可以收起各个班组。 如果需要对设置好的部门或班组进行修改，可以在部门列表中先选中该部门或班组(蓝色底色即表示当前选中，部门列表下方也将显示当前选中的部门代码及名称)，单击窗口右侧的〖修改〗按钮，将打开该部门的『部门编辑』窗口，修改相应信息，单击〖确认〗，即可修改成功。 如果需要删除一个部门或班组，可以在部门列表中先选中该部门或班组，单击窗口右侧的〖删除〗按钮，即可删除该部门。 注意:当部门内还有员工时，无法删除该部门，必须先删除员工，再删除部门，否则系统将出现如下提醒: 145/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 2.1.2 人员设置 在部门及班组设置好后，就可以开始输入每个班组的人员。在『部门人员及权限』窗口， 先单击窗口中上部用户名列表的空白处，再单击窗口右侧的〖增加〗按钮，打开『员工编辑』 窗口，如下图所示: 图 , 【工号】:即进入系统的用户名，是操作员的编号，并非员工工号牌上的工号。工 号最长可以是10位字符，编号形式没有特别规定，可以是数字、字母、汉字，也 可以是字母与数字的结合，如156、A15、ZXJ、员工的姓名等都可以定义为用户名。 在系统中每个工号是唯一的，不可设置重复，并且设置好后不可进行修改。 , 【是否操作电脑】:单击，打开下拉列表，选择该员工是否操作电脑。 , 【姓名】:输入该员工的实际姓名。员工登录系统时，系统将同时显示该员工的工 号和姓名，方便查看操作者。该项必须填写。 , 【密码】:可以是数字或者是字母，最长可以是八位数，输入时要注意字母大小写 的区别。系统维护员应提醒操作者拿到用户名和密码后尽快修改密码。 , 【锁定】:系统默认该项是“否”的状态。如果需要锁定一个员工的操作权限，可 以单击，打开下拉列表，选择“是”。当员工工号锁定后，该员工将无法登录 系统。 , 【站点限制】:如果指定员工只可操作某台电脑，可以在此输入站点，即该电脑的 IP地址(可以是整个IP或IP的末四位数)，该员工将无法操作其他电脑。比如输 入“0.32”，那么该员工将只能操作IP末四位为0.32的电脑。如果要指定使用某 几台电脑，可以使用逗号、顿号等间隔符输入多个IP地址。 , 【部门】:在此输入该员工所在的部门号，如果是属于某个班组，要输入班组的部 门号。该项可以直接输入，也可以单击，打开下拉列表进行选择。系统根据此 项来分配员工的操作权限，此项必须填写。 , 【最后登录】:系统自动显示该工号最后一次登录的时间。 依次输入以上项目后，单击〖确认〗，在用户名列表中将增加一条记录，下图所示的是 146/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T一个用户名列表。 如果需要删除或修改某用户名，可以先选中该用户名(用户名前有图标，表示当前选中记录)，然后单击窗口右侧的〖删除〗或〖修改〗按钮进行相应操作。 2.1.3 基本权限设置 在『部门人员及权限』窗口中下部显示的是权限列表，系统中所有的权限都已设在该列表中。系统维护员在设置权限之前，需先熟悉权限列表中的所有权限，并给每个操作员分配合理的权限。权限分成二级代码，一级代码为大模块的名称，比如下图中，“A-前厅”为一级代码;二级代码为该模块中的各详细功能，如下图中除“A-前厅”外，其他均为二级代码。 在每一级代码前，均有一个复选框，如果单击一级代码前的复选框，将选中一级代码中所包含的所有权限。如果单击二级代码前的复选框，则表示选中该权限。比如员工具备前厅操作中的所有功能时，则单击一级代码“A-前厅”前的复选框即可，不需要将二级代码中的所有权限都选择一遍;如果员工只具备散客操作中的散客预订及散客登记功能，不具备修改等其他功能时，则只单击“A000-预订”和“A100-散客登记”前的复选框即可。 在系统中，人员权限是按组进行设置的，因此在设置权限时，需要先选中需进行设置的部门或班组。然后再进行权限选择。选择完权限后需单击窗口右侧的〖存盘〗按钮，保存权限设置。权限的修改方法同权限的初始设置。 在权限设置中，可能有两个部门的权限是一样的，或者有两个部门的权限比较接近，系统中提供复制功能，可以先复制权限，然后再做相应调整。 首先选择需进行权限设置的部门，然后单击窗口右侧的〖复制〗按钮，将打开部门帮助窗口，操作者从中单击选择需要被复制权限的部门，选择之后，权限即复制成功。 147/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 如果在复制权限之前，该部门已设置过权限，那么在单击〖复制〗按钮之后，系统将出现如下提醒。如果单击“是”，则旧的权限将被新的权限覆盖。 图 在权限设置好后，如果需要查看某个员工的所有权限，可以在部门列表中选中其所在班组或者在用户名列表中选择该员工，然后单击窗口右侧的〖权限〗按钮，权限列表中将显示该员工的所有权限。如下图所示为前台员工的操作权限。 图 2.2 报表权限设置 SMART酒店管理系统提供非常丰富的报表，还可根据酒店的具体情况为酒店定制报表，如果用户有能力，也可以自定义报表。 报表权限是指对现有的报表查看权限进行管理，通过权限设置，各班组员工只可查看与岗位相关的报表。执行权限设置?人员报表权限维护，打开『员工部门报表权限分配』窗口，如下图所示。该窗口除了报表权限及功能按钮与『部门人员及权限』窗口不一样外，部门列表及用户名的显示方法都同『部门人员及权限』窗口，但是在本窗口不可进行部门的增加或删除。 148/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 报表权限的设置方法同基本权限的设置，请参考《2.1.3基本权限设置》。在此只介绍报表权限的内容。 报表权限分为稽核报表和报表专家两大类。稽核报表是指系统在夜审之后产生的有关帐务方面的报表，该报表一般只有财务部的审核组等相关人员才有权限查看。大部分的员工可以查看的是报表专家中的相关报表。与其他权限不同的是报表专家中的权限分成三级代码，如果权限代码前面是“”，可以单击其，打开其下属权限。报表专家的二级权限是按班组或部门进行设置的，三级权限则是按该班组或部门的具体业务进行分类。 第三节 系统代码及参数 系统中，有关代码及参数的设置均在系统代码及参数菜单中进行设置。执行维护?代码设置，打开『系统代码及参数』窗口，如下图所示。窗口左侧显示的是所有需进行代码设置的项目，这些项目分三个级别，单击项目前的可以打开其下级项目。在代码设定列表中，选择一个项目，窗口中部将显示该项目的代码设置情况，如下图所示，窗口中部显示的是蓝色选中项“优惠类别”的代码设置内容。 149/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 3.1 基本设置 基本设置包括优惠、证件、区域、站点设置、语种及其他设置等。这些设置的界面和操作方法类似，关键是要结合酒店的具体情况进行编辑。下面我们以说明基本代码设置与前台各系统的联系为说明重点进行说明。 3.1.1 优惠 在酒店业务中，客人入住客房时，可能会享受房价打折。在结帐时，由于种种原因可能会给客人的房费、餐费、娱乐费等消费打折。在这种情况下，一般需要有相关主管、经理、总监或者总经理的同意才可给予优惠。在电脑中，每一处有优惠的地方都可能要求输入同意打折的人员，以备后期统计优惠情况。优惠设置主要就是输入有权限打折的职位及打折权限。 在系统中，优惠设置包括优惠类别和优惠明细设置。优惠类别主要指可进行打折人员的级别类别或岗位类别，比如可以分成总经理优惠、总监优惠、经理优惠等。酒店可以根据自己的需要进行设置，后期系统可以按类别统计各类优惠情况。优惠明细是用来确定各级人员对客房、娱乐、餐饮等方面的优惠权限。在设置时必须先设置优惠类别，再设置优惠明细。 下面首先介绍优惠类别的设置。执行代码设置?基本设置?优惠?优惠类别，打开优惠类别列表，如下图所示。 图 在优惠类别列表中显示的是已经设置好的优惠类别，所有的类别均按设置好的序号顺序排列。其中【系统代码】是一个系统参数，表示该代码是否为系统代码。该项系统将自动显 150/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T示默认值“F”，用户无需修改。如果需要进行类别的设置，则单击窗口右侧的〖编辑〗按钮，打开『优惠类别』窗口，如下图所示。 图 , 〖增加〗:单击此按钮，在代码下的最后一行将增加一行空白行，输入各项内容后， 单击〖存盘〗按钮，即可增加成功一个优惠类别。其中各项内容的输入方法如下: ----【代码】:指优惠类别的代码，可以使用字母或数字，建议采用描述的拼音或英文 缩写，最多可输入十位字符。 ----【描述】、【描述1】:分别输入优惠类别的中文和英文描述。 ----【停用】、【集团码】:请使用系统默认参数，用户不必修改。 ----【序号】:输入序号，各个类别将根据序号的大小顺序进行排列。如果用户对排列 顺序没有要求，该项可以使用系统默认值。 , 〖删除〗:单击选中一条类别，单击此按钮可以删除该类别。(图标指向的记录 为当前选中记录) , 〖修改〗:单击选中一条类别，单击此按钮光标将在该类别中闪烁，修改相关项目 后单击〖存盘〗按钮，即可修改成功。 当优惠类别设置好后，就可进行优惠明细的设置。执行代码设置?基本设置?优惠?优惠明细，打开优惠明细列表，如下图所示。 图 优惠明细列表窗口类似于优惠列表，如果需要增加或删除优惠明细，则单击窗口右侧的〖编辑〗按钮，打开『通用的单代码表维护』窗口，如下图所示。 151/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 在该窗口中，各功能按钮与『优惠类别』窗口一样，在此不再赘述，需要说明的是各个项目的输入方法。 , 【代码】:可以是字母或是数字，最多可输入三位字符。 , 【描述】、【描述2】:分别输入中文和英文描述，描述具体优惠人员的岗位，比如 前厅经理、客房经理、餐饮经理等。 , 【类别】:单击下拉按钮，打开下拉列表，选择该优惠明细所属的类别。该下拉 』窗口中输入的内容。系统根据此项对各个优惠明列表中的内容即在『优惠类别 细进行分类汇总。 , 【客房%】、【餐饮%】、【娱乐%】、【其他%】、【款待%】:分别用于输入相关人员的折扣 权限。比如房务总监具有客房打五折，则在客房项输入0.5。未输入内容前，系统 默认该项是“0%”，表示该项目不允许打折。其中“客房”表示对房价的折扣权限， “餐饮”表示对餐饮消费的折扣权限，“娱乐”表示对娱乐项目的折扣权限，“其他” 表示对客房中心、商务中心费用的折扣权限，“款待”表示使用款待方式结帐的权 限。 , 【终止】:请使用系统默认参数，用户不必修改。 , 【排序】:输入序号，各个优惠明细将根据序号的大小顺序进行排列。 实例:建立“前厅经理”的优惠明细，前厅经理有客房打五折，餐饮打七折的权限，其余项目不允许打折。 操作步骤: (1) 按照前面的说明，打开『优惠名单维护 』窗口。 (2) 单击〖增加〗按钮，代码下增加一行，输入代码“JL6”，在【描述】、【描述2】 分别输入“前厅部经理”和“Front Office Manager”。 (3) 在【类别】处单击下拉按钮，打开下拉列表，选择“经理”。 (4) 在【客房%】处输入0.5，在【餐饮%】处输入0.3。 (5) 在【排序】处输入序号。 (6) 单击〖存盘〗按钮，保存输入内容。 按照以上操作，一个优惠明细就设置好了。优惠明细设置好后，在前台各模块中即可选择优惠理由。比如在前台系统中，预订或登记散客时，若该客人的房价有打折，前台预订员就可打开『优惠理由帮助 』窗口选择优惠理由。在前台收银入调整帐时，在【理由】处可以打开『调整理由帮助』窗口选择调整理由。 152/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T注意:在优惠明细设置中，所有消费项目的打折权限是在一起设置的。在实际应用中，在不同的消费项目中打开的『优惠理由帮助』窗口只显示可以对该项目进行打折的权限。 3.1.2 证件 证件设置包括编辑一般证件、签证代码、签证变更加签种类、台湾居民来往大陆通行证签证种类、台湾居民来往大陆通行证加注种类、证件签证签注审批签发机关设置等，如下图所示。 图 在诸多证件类型设置中，通常要设置的是一般证件与签证代码，而这两个项目中常见的类型系统中已自带，酒店可以根据实际需要进行其他项的设置。执行代码设置?基本设置?证件?一般证件，打开一般证件列表，如下图所示。在证件菜单下，所有项目的窗口及操作 方法均与『优惠明细』窗口类似，在此不再赘述。 图 各种代码设置后，在前台系统的登记单或宾客档案中将可以被选用。操作员在相关填写证件处只需按F1便可进行选择，而不用自己手工输入。 3.1.3 区域 区域设置包括国际区域、国籍、省级、行政区划、入境口岸的设置，如下图所示。以上几项的参考数据均来自国家公安部门，系统中已带有常用数据，酒店可根据实际情况进行维护。 153/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 各项区域设置的方法均与『优惠明细』窗口类似，请参考《3.1.1优惠》中的说明，在此仅对个别项目进行说明。 其中，国际区域是设置国籍的先行条件，酒店可以根据自己的需要来划分国际区域。比如按现有的五大洲来划分，或者分的更细，比如南美、北美、东南亚等。 执行代码设置?基本设置?区域?国籍，打开『国籍代码』窗口，如下图所示。其中大部分的项目在优惠明细中已介绍过，下面补充说明前面没有的项目。 图 , 【帮助码】:帮助码是系统根据中文的国籍描述自动生成的，取的中文描述的拼音 缩写，用户无须自己输入。在前台系统中，使用帮助码来查找代码，可以提高查询 速度。 , 【国际区域】:在该项按F1，可以打开代码帮助窗口，进行代码选择。代码内容即 在国际区域菜单中输入的内容。 , 【缩写】:输入国家的英文缩写。 , 【语种】:该国所使用的语种。在该项单击下拉按钮，打开下拉列表进行语种选 择。目前系统支持中、英、日、德、韩、法六种语言，在国籍项设置过相应语种后， 154/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 在前台系统中，选择相应的国籍，系统将显示该客人的语种，并可根据该国的语种 打印预订单、帐单等单据。 下图为前台系统中的宾客主单，其中【国家】的代码帮助内容即在国籍菜单中输入的代码。当输入英国时，【语种】项会自动显示为英语。 图 设置好国籍后，需要进行行政区划的设置，其中省级是设置行政区划的先行条件，必须先设置省级再设置行政区划。在设置省级代码时，需要注意将代码设置的有规律，因为每个省内都有很多地名，在系统中将根据省级代码进行各行政区的分类。在前台系统中，宾客档案的【籍贯】项和宾客主单附加信息中的【来地】、【去地】项的帮助内容即在行政区划中输入的内容。 执行代码设置?基本设置?区域?行政区划，打开『行政区划』窗口，如下图所示。在下图中，我们可以看到北京地区的代码都是以“11”开头，天津地区的代码都是以“12”开头。在该窗口需要注意的是【国家】、【省】均是通过单击下拉按钮，打开下拉列表进行选择的。 图 155/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T3.1.4 站点设置 站点设置包括全体系统站点基本界定、客房站点控制、查房站点定义、餐饮娱乐站点设置、BOS站点设置。下面对这几个站点设置进行分别说明。 3.1.4.1 全体系统站点基本界定 执行代码设置?基本设置?站点设置?全体系统站点基本界定，打开站点设置列表，如下图所示。 图 全体系统站点设置就是将酒店内的所有需要使用前台系统的电脑进行登记，方便电脑房人员进行站点管理。在【PCID】处，输入某一使用地点的电脑IP地址的最后四位数，【地点描述】、【地点描述1】分别输入地点的中英文名称。 3.1.4.2 3.1.5 语种 在前台系统的宾客主单和客户档案中，都有【语种】项，操作员在输入该项内容时，是通过单击下拉按钮，打开下拉列表进行选择的。而且目前系统里提供了中文和英文两种语言界面，在登录系统时选择了相应的语言，进入的即相应语言的界面。其中下拉列表中的内容和程序界面语种均在维护系统中的语种处进行设置。 执行代码设置?基本设置?语种?语种代码，打开语种显示列表，单击〖编辑〗按钮，打开『语种』窗口，如下图所示。该窗口所设置的内容即在前台系统的【语种】项，打开下拉列表进行选择的内容。酒店可以根据实际需要将语种录入电脑。 156/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 执行代码设置?基本设置?语种?程序界面语种维护，打开程序界面语种显示列表，单击〖编辑〗按钮，打开『语种维护』窗口，如下图所示。我们可以看到每个语种都对应到SYHIS中的一个文件，这些文件即翻译文件。一般情况下，工程师会在初装系统时将该项设置好，用户无需进行设置。由于目前系统只支持中文或英文两个语种，如果酒店有外语人才，也可以自己翻译其他语种。 图 在上图中，选中一个语种，单击〖对象〗按钮，即可打开『翻译对象』窗口，按照该语种对系统中的各个字符进行翻译。比如选中了“2英语”，单击〖对象〗按钮后，打开的是如下窗口。 157/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 根据【内容】项中显示的内容逐一翻译填写到对应的【英语English】中，最后单击〖更新〗按钮，所翻译的内容即保存成功。 此外，工程师在维护程序时，可能会修改程序，并将程序上传到酒店的服务器上。如果每台电脑都逐一进行程序更新将非常费时费力，因此系统提供了自动更新的功能。 执行代码设置?基本设置?自动更新参数维护，在打开的界面中单击〖编辑〗按钮，打开『自动更新参数维护』窗口，如下图所示。工程师会在初装系统时将该窗口中的内容设置好，用户无需进行设置。系统默认选中【有效】复选项，表示程序要自动更新。如果用户想取消自动更新，可以单击【有效】复选项来取消，当自动更新取消时，Ftp路径和客户机路径整条记录将灰色显示。 图 3.1.6 其他 在系统中还有一些基本设置，均在“其他”中进行设置，包括事由、饭店员工部门编码、预订理由、民族、宗教、职业、中文姓氏及摘要帮助等，其中一般需要设置的是事由、饭店员工部门编码、中文姓氏和摘要帮助。 3.1.6.1 事由 在前台系统中，宾客主单的附加信息标签页中，有一个【事由】项，用于输入宾客住店的事由，该项的代码帮助内容即在此处进行设置。 158/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 3.1.6.2 饭店员工部门编码 该设置的功能及方法同人员权限?部门及人员权限中的部门设置一样，具体设置方法详见《2.1.1部门及班组设置》。也就是说部门的增加与删除可以在这两个地方进行设置，如果其中一个地方有修改，另一个地方将同步进行变更。 3.1.6.3 中文姓氏 该设置主要是用于输入现有姓氏中的复姓。系统中已自带常见的复姓，酒店可以根据需要进行内容的补充。在前台系统的宾客主单中，输入客人的姓名时，系统能够自动拆分客人的姓和名。一般情况下系统是根据姓名的第一个字为姓，第二个以后的字为名进行拆分的，如果一个客人的姓为复姓，系统就以在中文姓氏中输入的复姓内容进行姓氏拆分。 比如在中文姓氏中，输入过复姓“上官”，当在宾客主单中输入姓名“上官云”时，系统会自动拆分姓为“SHANG GUAN”，名为“YUN”。 3.1.6.4 摘要输入帮助 执行代码设置?基本设置?其他?摘要输入帮助，在打开的界面中单击〖编辑〗按钮，打开『摘要模板维护』窗口，如下图所示。 图 从上图的描述内容中，我们可以看到在系统中可以进行物品租赁摘要、会议室预订摘要、会议室维修摘要、事务模板、宾客留言帮助、宾客方位帮助、客户喜好、前台备注、客房维护等摘要的设置。选中一个描述内容，单击〖增加〗或〖删除〗按钮，即对该描述项的摘要内容进行编辑。 酒店可以根据工作经验，将各个项目中的常用摘要内容输入电脑，操作员在输入该项内容时直接从帮助中选用即可，可以节约操作时间。比如在前台备注中输入常用备注后，前台操作员在宾客主单的中的【备注】项按F1，即可打开『摘要帮助』窗口进行选择。 159/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 会议室预订』窗口中的【摘要】项使用。 会议室预订摘要对应到前台系统中『 图 宾客留言与宾客方位对应到前台系统中输入留言和方位的项目中使用。 图 前台喜好和餐饮喜好对应到宾客档案中的喜好与特要标签页使用。 图 客房维护对应到房态管理中，『客房维修设置』窗口中的【备注】项使用。 160/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 3.2 预订接待 3.2.1 客房 在初次使用本系统时，需要将酒店中所有客房的房号及房类特征在此进行设置。房号设置涉及了楼号、大房类、房类、客房区域、楼层、客房特征、房号等内容，设置时需要按这些内容的先后顺序进行设置。 3.2.1.1 楼号 有的酒店的客房可能会分布在多栋楼里，相应的每一栋楼在系统都有一个编号也就是楼号。楼号的代码可以是单个的数字或字母。执行代码设置?预订接待?客房?楼号，在打开的界面中单击〖编辑〗按钮，打开『楼宇』窗口，如下图所示。 图 单击〖增加〗，即可输入【代码】、【描述】、【描述1】，录入完毕，单击〖存盘〗即可。在设置时，可以将楼号分为A楼、B楼或者1号楼、2号楼，也可以是主楼或附楼等。若想对已存在的楼号进行修改，只需单击〖修改〗即可。 注意:如果酒店只有一栋楼，也需要进行楼号的设置，可以只设置一个代码，即A主楼，所有的客房都输入该楼号。 3.2.1.2 大房类 大房类并不是酒店在系统中实际使用的房类，该房类的设置主要用于酒店客房的统计。比如，酒店的标准房可能分为高级山景标准房、高级山景单人房、高级海景标准房和高级海景大床房等房类，豪华房分豪华双人房和豪华单人房。如果酒店需要单独统计标准房、豪华房的客房销售情况，就需要建立“标准房”和“豪华房”的大房类，在房类设置时，每一种房类需要选择其所属的大房类。如果酒店直接根据房类进行客房统计，不需要按大房类进行 161/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T统计，该项可以只设置一个代码，所有房类都归属该大房类，如下图所示。 图 3.2.1.3 房类 酒店所有的房类、客房图象及每个房类的可超预订数和门市价在此进行设置。执行代码?预订接待?客房?楼号，在打开的界面中单击〖编辑〗按钮，打开『房类设置』窗口，如下图所示。 图 在上图中，窗口左侧显示的是已经设置好的房类列表，窗口中部显示的是房类列表中蓝色选中项的房类信息，窗口右上侧是该房类的图像资料，窗口右下侧是进行房类设置的各功能按钮。 房类信息中各个项目的说明: , 【代码】:输入酒店对每个房类的代码缩写。代码可以是数字或是字母，最多可输 入3位数。一般是采用房类英文描述的缩写。 , 【描述】:输入房类的中文描述。 , 【外文描述1】--【外文描述4】:输入房类的外文描述。系统支持输入四种外语的 描述，常用的是英文描述，若无其他语种的描述，该项可以缺省。 , 【数量】:该房类的所有房间数量。系统根据输入的房号数自动得出该数据，用户 可以根据此数据判断房号输入的数量准确与否。 , 【可超订数】:酒店根据经营经验，一般允许某些房间超预订一定数量，每种房类 可超预订的数量即在此输入。可以在该项直接输入数字或者单击中的向上箭头或 向下箭头，进行可超订数的选择。 , 【房价】:输入该房类的门市价。该房价在房价码中将被引用。 ，打开下拉列表进行大房类的选择。 , 【大房类】:单击下拉按钮 , 【次序】:即该房类在房类列表中的排列顺序。输入数字后，系统将根据数字的大 小顺序将房类进行排列。 实例:输入一个房类“高级标准间”，代码为“STR”，英文描述为“Standard Twin Room”,房价为800元，可超预订5间。 操作步骤: (1) 在『房类设置』窗口单击〖增加〗按钮，光标自动定位到房类信息处的【代码】 项，在该项输入“STR”。 (2) 在【描述】项输入“高级标准间”，在【外文描述1】项输入“Standard Twin Room”。 162/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T (3) 在【可超订数】项输入“5”。 (4) 在【房价】项输入“800”。 (5) 在【大房类】项单击下拉按钮，打开下拉列表选择一个大房类。 (6) 在【次序】项输入一个比前一项次序大的数字，表示新设置的房类排在前一个 房类后面。 (7) 如果酒店有客房的图片，可以将图片存放到该电脑中。在设置时，单击〖选择 图像〗按钮，找到图片存放文件，选择该图片。一个图文并茂的房类信息将方 便前台员工对房类知识的掌握。 (8) 单击〖保存〗按钮，一个新的房类即设置成功，如下图所示。 图 如果需要修改房类信息，可以选中该房类，直接进行修改，最后单击〖保存〗按钮保存修改。在房类列表中，选中一个房类，单击〖删除图像〗按钮，即删除该房类的图像;单击〖删除〗按钮，即删除该房类。 注意:代码不可以进行修改。 3.2.1.4 客房区域 为了方便对客房的管理，酒店可能会将客房划分为多个区域，比如同一楼层的客房可能分成东区和西区，或者是多个楼层分为普通楼层区和行政楼层区。其设置比较简单，在此不进行说明。 3.2.1.5 楼层 执行代码设置?预订接待?客房?楼层，在打开的界面中单击〖编辑〗按钮，打开『楼层设置』窗口，如下图所示。 图 酒店中所有的楼层均需在此进行设置，其中【楼层】项输入的即实际的楼层数，该项类似于代码，输入后不可进行修改。【平面图】项涉及平面房态图的设置，该工作主要由工程师完成，用户无须设置。【Sequence】即排序，系统将根据输入序号的大小顺序排列楼层。 163/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T3.2.1.6 房号 在楼号、房类、客房区域、楼层、客房特征等设置好后，就可以开始输入酒店所有房间的房号了。执行代码设置?预订接待?客房?房号，在打开的界面中单击〖编辑〗按钮，打开『客房管理』窗口，如下图所示。 图 在该窗口上侧，是各种房间特征项。在每个项目中输入内容，单击〖查询〗按钮，即按输入的条件进行房号查询。窗口下侧显示的是已经设置好的房间列表，窗口右侧是进行房号设置的各个按钮，单击〖增加〗按钮，可以打开『编辑房间特征』窗口，进行房号的设置。 图 下面以实例进行房号设置的说明。 实例:主楼2层有0222房间，属于豪华海景套房，已知有两卫、两卧、两床(一大床、一小床)，且两卧是连通的，可住三人，房类价是1800。房间朝南、可看到海景、该房间禁止吸烟。要求在电脑中设置该房间信息。 操作步骤: (1) 在『客房管理』窗口，单击〖增加〗按钮，打开『编辑房间特征』窗口。 (2) 在【房号】项输入该房间在系统中的房号“0222”。 (3) 有的酒店除了房号外，可能还会有酒店内部使用的房号，该房号在系统中不使 用。比如“0222”房在酒店内部可能只叫“222”。为了将内部房号与系统房号 对应起来，可以将内部房号输入【内部房号】项。如果没有内部房号，则该项 164/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 输入的内容与【房号】项一致。 (4) 在【楼号】项单击下拉按钮，打开下拉列表选择“主楼”。 (5) 在【房类】项单击下拉按钮，打开下拉列表选择“豪华海景套房”，选择了房 类后，【房价】项将自动显示该房类的房价。 (6) 【楼层】、【客房区域】项均单击下拉按钮，打开下拉列表进行选择。 (7) 由于该房间可住三人，有两张床，因此在【人数定额】项输入“3”，【床数】项 ”。 输入“2 (8) 【次序】项输入的序号决定该房号在房间列表中的排列顺序，如果没有排列要 求，该项可以空置。 (9) 在【客房特征】项单击下拉按钮，打开代码帮助窗口，选择房间的特征“房 间朝南、可看到海景、该房间禁止吸烟”。 (10) 在【客房清洁工作量】项，输入打扫不同状态房间的分值。该设置对前台系统 中客房中心模块的客房清洁工作量统计功能起作用。 (11) 单击〖保存〗按钮，保存输入的内容。 在酒店运营过程中，选中一个房间，在『编辑房间特征』窗口中单击〖日志〗按钮，可以打开『操作日志』窗口查看该客房近三天的空房转住客房、住客房转脏房、脏房转干净房等房态变更记录。 3.2.1.7 临时态 在房态管理中，具有临时态设置的功能。在临时态设置时，设置临时态的原因在此进行设置。 执行代码设置?预订接待?客房?临时态，在打开的界面中单击〖编辑〗按钮，打开『客房临时态维护』窗口，如下图所示。 图 在该窗口中，各个项目的输入方法如下: , 【代码】:可以是数字或是字母，只可以输入一位字符。 , 【类别】:单击下拉按钮，打开下拉列表进行类别的选择。系统提供了两个类别， 165/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 选择了“Housekeeping”，表示该描述是客房部设置临时态的原因;选择了 “General”,表示该描述是总台设置临时态的原因。 , 【描述】、【描述2】:分别输入设置临时态原因的中英文描述。 , 【锁-预订】:选中该复选项，表示当以该原因设置临时态时，该客房不允许被做预 订。 , 【锁-登记】:选中该复选项，表示当以该原因设置临时态时，该客房不允许被做登 记。当前台员工将该客房做登记时，系统将出现如下提醒。 图 3.2.2 来源与市场 酒店一般会对客人的来源和市场进行统计分析，根据客源情况调整和制订销售策略。进行这个工作的前提就是要根据酒店的市场划分情况设置市场码和来源码等代码。 3.2.2.1 市场码组别 市场码组别即市场码的类别，是设置市场码的前提。酒店可以根据自己的市场划分情况进行组别设置。 3.2.2.2 市场码 执行代码设置?预订接待?来源与市场?市场码，在打开的界面中单击〖编辑〗按钮，打开『市场码维护』窗口，如下图所示。 图 该窗口各个项目的的输入方法如下: , 【代码】:可以是数字或是字母，最多可以输入三位字符。 , 【描述】、【描述2】:输入市场码的中英文描述。 , 【组别】:单击下拉按钮，打开下拉列表进行市场码组别的选择。 , 【Jierep】:单击下拉按钮，打开代码帮助窗口进行选择。该项设置关系到该客 房收入在营业底表中的分类，比如是归散客收入还是团队收入等。 , 【标记】:单击下拉按钮，打开下拉列表进行标记的选择。比如选择了“HSE”， 系统默认该市场码的客人是自用房客人;选择了“COM”，系统默认该市场码的客人 166/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 是免费房客人。 3.2.2.3 来源码类别 来源码类别即对来源码进行分类，是设置来源码的前提。酒店可以根据自己的市场划分情况进行类别设置。 3.2.2.4 来源码 来源码主要用于表示一个客人来源。不同酒店对来源有不同的理解，有的理解为来源地，即来自国内还是国外等某一地区。也有理解为客人的类别，即该客人是WALK-IN客人，还是有预订客人。酒店可以根据自己的实际情况设置来源码。执行代码设置?预订接待?来源与市场?来源码，在打开的界面中单击〖编辑〗按钮，打开『宾客来源代码维护』窗口对来源码进行设置。 3.2.2.5 预订类型 对于有预订的客人，酒店对其预订的类型也会有不同的定义，比如预订可能分为担保预订、确认性预订、临时预订等。执行代码设置?预订接待?来源与市场?预订类型，在打开的界面中单击〖编辑〗按钮，打开『预订类型维护』窗口，如下图所示。 图 在该窗口中，需特殊说明的是如果选择【Definite】复选项，表示该预订类型属于“确认型”预订，在前台系统中的Control Panel报表里，【确认预订】项的数据根据此处设置来获得。【Mandatory Arr.Time】项功能暂时还未启用，用户可以不用设置。 图 3.2.3 房态图设计 在前台系统中，提供了一张实时房态管理表，房态管理对应到“房态表设计”中进行修改。在四个房态表中，用户可以自行对“房态表设计”进行设置，以修改房态表的显示方式。 167/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T执行代码设置?预订接待?房态图设计?房态表设计，在打开的界面中单击〖编辑〗按 钮，打开『房态表-1设计窗口』，如下图所示，该窗口可以对前台系统中的实时房态-1进行 编辑。系统里提供了多套房态表供用户选择，系统默认打开的是前台系统中正在使 用的方案。 图 该窗口各个按钮的作用如下: , 【缩放】:单击该按钮，系统将提醒输入缩放值，输入相应比例，则房态表将按相 应比例显示。比如输入50，则房态表1将缩小为原先的一半大;输入150，则放大 一半。 , 【行间距】:单击该按钮，系统将提醒输入行与行之间的间距值，通过输入相应的 数值，可以调节行与行之间的间距。 , 【列个数】:单击该按钮，系统将提醒输入列的数目，即每行显示几个房号。 , 【列间距】:单击该按钮，系统将提醒输入列与列之间的间距值，通过输入相应的 数值，可以调节列与列之间的间距。 , 【宽度】:单击该按钮，系统将提醒输入画面小方块的宽度，即显示每个房号的格 子宽度。 , 【高度】:单击该按钮，系统将提醒输入画面小方块的高度，即显示每个房号的格 子高度。 , 【分层】:选中复选项，所有的房号将按楼层来分别显示，否则就按房号顺序连续 显示。 除了可以调节每个小方块的间距、宽度和高度外，还可以调节每个小方块的颜色。 操作步骤: (1) 单击【当前】，从打开的提示框中选择需要进行修改的方案。 (2) 单击【颜色】，打开『客房中心房态表颜色设置』窗口，如下图所示。 168/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 (3) 分别单击选中【基色】、【空房】、【维修房】、【脏房】、【住房】，然后拖动红、绿、 蓝处的调节按钮，可以调节每种状态的颜色。在颜色调节完后，单击〖确认〗 按钮。 (4) 单击〖保存〗按钮，系统将提醒输入方案名称，用户可以将自己设计的颜色方 案保存下来。 (5) 如果用户希望使用自己设计的方案，则单击〖系统〗按钮，从打开的提示框中 选择相关的方案，单击〖存盘〗按钮，前台系统中的房态表1即按用户选定的 方案来显示。 3.2.4 前台其他 3.2.4.1 换房原因 当前台接待员为客人换房后，存盘时，系统会提醒输入一个换房原因，通过输入原因，系统将统计各种原因的换房情况。执行代码设置?预订接待?前台其他?换房原因，在打开的界面中单击〖编辑〗按钮，打开『换房理由』窗口即可对换房原因进行设置。 图 3.2.4.2 特殊要求、房类升级理由 在前台系统的宾客主单里，当客人向酒店提出特殊要求时，需要在【特殊要求】处按F1，打开代码帮助窗口进行特殊要求代码的选择。前台员工可以查看特殊要求信息，并可以打印特殊要求统计报表。 特殊要求的代码设置比较简单，在此不进行说明。对于集团性发展的酒店来说，需要考 169/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T虑将特殊要求的代码设计的比较有共性，使其在各成员酒店都可以使用。 3.2.4.3 取消预订 在前台系统的预订操作中，经常会遇到客人取消预订的情况。一般酒店会要求预订员在取消预订单时输入一个取消理由，以方便系统做取消预订情况的统计。【取消预订】项就是用于输入各种可能取消预订的理由。 执行代码设置?预订接待?前台其他?取消预订，在打开的界面中单击〖编辑〗按钮，打开『取消预订』窗口即可对预订取消原因进行设置。 图 3.2.4.4 保密级别 住店客人可能会要求前台员工将其房间对外保密，要求不接转来电，或者不接受查询。具体需要保密到什么样的程度，酒店可以在【保密级别】项中进行设置。在前台系统中宾客主单界面，前台员工在【保密】处可以进行保密级别的选择。需要保密的房间，系统将以粉红色的字体来提醒接待员。 图 执行代码设置?预订接待?前台其他?保密级别，在打开的界面中单击〖编辑〗按钮，打开『保密级别』窗口即可对保密级别进行设置。 170/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T3.3 公关销售 3.3.1 客户档案 3.3.1.1 客户档案系统类别、附加类别 执行代码设置?公关销售?客户档案，其中客户档案系统类别和客户档案附加类别均为系统代码，用户不可随意增加或删除，否则将导致报表数据等不正确。客户档案系统类别对应于前台系统的客户档案，新建档案时的弹出的『项目帮助』窗口，如下图所示。 图 客户档案附加类别对应于宾客档案中的“附加信息”标签页中的【客户类型】项。如下图所示。 图 3.3.1.2 客户档案中的相关项目 在前台系统中，打开一个宾客的客户档案，如下图所示。在维护系统中，执行代码设置?公关销售?客户档案，通过“VIP类别”和“称谓称呼”项即可设置客人的VIP级别及称谓，其中客人的称谓将可以用于打印信封、房卡等时称呼客人。 171/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 在宾客档案中，单击“附加信息”标签页，打开如下图所示。酒店可以根据客人的信用等情况，设置信用等级，将客人分为信用高或信用低的客人，也可以分为潜在的或非潜在的客户。 客人也可能因为多种原因会成为酒店黑名单上的客人，酒店可以根据实际情况，设置黑名单的类别。下图中红色方框选中的项目均在维护系统中，执行代码设置?公关销售?客户档案，选择相关的项目进行设置。 为了方便酒店多方面的销售统计，系统中设置了四种客户类别，酒店可以根据实际需要，设置客户类别代码，比如可以根据客户所属的地理区域、行业、企业性质、销售员负责的区块等来进行设置。在维护系统中，执行代码设置?公关销售?协议类别，设置了相关项目后，即可在下图方框选中部分进行选择操作。 图 为了更好的记录客史资料，方便酒店提供个性化的服务，酒店可以将客人比较常见的兴趣爱好设置为代码，方便员工的选择操作。在维护系统中，执行代码设置?公关销售?客户档案?喜好，录入喜好代码，即可在前台系统的宾客档案中，单击“喜好与特要”标签页，在【兴趣爱好】项打开代码帮助进行选择，如下图所示 172/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 3.3.2 销售员设置 销售员的设置主要用于建立协议单位与销售员的关联，以便系统进行销售员的业绩统计。该设置可以在维护系统中设置，也可以在前台系统中的公关销售模块进行设置。 销售员的设置步骤: (1) 执行代码设置?公关销售?销售员类别，设置销售员的类别。在系统中可以 将销售员分组进行管理，比如分成公司组、旅行社组、订房中心组。 (2) 执行代码设置?公关销售?销售员，输入销售员的名单。在输入销售员名单 时，需要选择该销售员所在的组别。同时做好销售员代码与销售员电脑工号 的对应关系，才能使销售员不能查询他人协议单位的权限发挥作用。 3.3.3 房价体系 房价体系的设置是酒店比较重要的一项的工作，一般由销售部设专人在前台系统中的公关销售模块进行设置。在维护系统中房价体系设置请参考《前台系统说明》中，公关销售模块的相关说明。 3.4 帐务审核 帐务审核系统参数设置包括:营业部门、费用类别、帐单编码、费用码、付款类别、付款码、包价类别、包价码、应收帐类别、信用卡发卡行及信用卡发卡行对照表等。以上参数一般都涉及到报表数据，因此设置一般由工程师进行，尤其是费用类别、费用码、付款码的设置，不可随意增加或删除。用户可以自行设置的是信用卡发卡行对照表以及钟点房的收费定义。 173/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T3.4.1 信用卡发卡行设置 在系统中，用户可以建立相关的应收帐户，使某信用卡的刷卡费用自动转帐到相应的应收帐户中，方便酒店统计需与银行结算的信用卡收入。 实例:建立美国运通卡与相关帐户的关联。 操作: (1) 在前台系统的应收帐管理中，新建帐号为AR00001的帐户，帐户名称为“美 国运通卡”，帐户类别为“国外卡”。 (2) 在维护系统中，执行代码设置?帐务审核?信用卡发卡行对照表，单击〖编辑〗 按钮，打开『信用卡的发卡行定义』窗口，单击〖增加〗按钮，在【信用卡代 码】处选择“运通卡”，在【应收帐号】处选择“AR00001”。如下图所示。 通过设置之后，所有运通卡结帐的金额将自动转帐至帐户名称为“美国运通卡”的应 收帐户中。 图 3.4.2 钟点房收费定义 执行维护?代码设置?帐务审核?钟点房收费定义，，单击〖编辑〗按钮，打开『钟点房收费标准』窗口。可以通过右边的〖增加〗、〖删除〗、〖修改〗按钮进行设置。 系统可以对每个房型进行钟点房收费标准设置。 例如按照当前的设置，ST房类的钟点房收费标准为:在【起步时间】2小时内，应收【起步费用】50元;如果超出【起步时间】2小时，则超出部分按照每小时30元收取。 174/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 3.5 客房中心 3.5.1 失物招领 执行代码设置?客房中心?失物招领，进行失物招领的失物类别代码和失物登记。 图 失物类别代码对应前台〖拾物遗失〗中，『拾物登记单』和『遗失报告单』中的【类别】。 175/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 失物等级代码对应前台〖拾物遗失〗中，『拾物登记单』和『遗失报告单』中的【等级】。 3.5.2 维修原因 执行代码设置?客房中心?维修原因，进行客房维修原因的设置。该项目对应到前台系统客房中心模块的房态管理中，『客房维修设置』窗口的项目【原因】。 图 3.5.3 查房站点定义 一般酒店的前台员工是通过电话向客房部报入住和报退房的，为节约操作时间，并减少大堂的噪音污染，SMART系统里，可以通过系统来做这些工作。在前台登记入住一间客房或换房时，系统会自动向客房部的电脑发送入住通知;当客人退房时，前台收银员单击了〖查房〗按钮，客房部的电脑将接收到查房通知。而进行这个工作的前提是先进行查房站点的定 176/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T义，未定义过查房站点的电脑可以发送查房和报房信息，但是无法接收这些信息。 执行代码设置?客房中心?查房站点定义，打开站点设置列表，单击〖编辑〗按钮，打开『查房/报房站点控制』窗口，如下图所示。在下图中，站点“0001”、“0069”就是两台可以接收查房与报房通知的电脑编号，所有需要接收查房与报房通知的站点必须在此进行设置。 图 3.6 电话管理 电话管理主要是指电话计费参数、用户分类和时段定义等的设置，其主要内容一般都会由工程师进行设置，或者是电脑房人员在工程师的指导下进行设置。 3.6.1 计费参数设置 基本费率的设置一般分三步: (1)直拨区号分类与分组; (2)直拨区号类别与定义; (3)直拨区号组别与定义。 首先需要完成第二步与第三步的设置，才能进行第一步的设置。 , 直拨区号类别和定义 执行代码设置?电话管理?直拨区号类别与定义，打开『直拨区号类别维护』窗口，如下图所示。 177/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 直拨区号类别主要是根据电话的计费步长、时间段及服务费等情况，将电话进行分类。其中各个项目的功能: 【时段码】:计费时按该码的定义进行计费，详见《3.7.3 时段制相关数据定义》。 【起步】、【步长】:均按秒设置，用于设置起步计算时间及计费时间。 【附加费】:如一电话每分钟收费为0.80，附加费设为0.40，则该类电话每分钟收费为1.20。 【服务费率】:收取服务费的比例。最终收取的服务费的多少与用户直拨电话服务费率有关，如:同为国内长途，内部电话与客户电话的服务费率就可以不一样。 【最小服务费】:若设置了最小服务费，且该电话的服务费小于该值，则服务费按最小服务费收取。 【拨号费】:对某些电话加收拨号的费用。 以上数据一般也是系统中早已设置好的，工程人员和电脑维护人员可结合酒店实际进行修改。 , 直拨区号组别和定义 执行代码设置?电话管理?直拨区号组别与定义，打开『直拨区号组别维护』窗口，如下图所示。 178/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 设置组别价的目的是为定义基本费率提供方便，需要将酒店所有的计费费率都设置入组别中。如果不同类型的电话计费价格是一样的，则只需建一个组即可。如果有价别的调整也只需更改某一组别的现行价，这样属于该组别的所有价别都随之改变。 , 直拨区号分类和分组 执行代码设置?电话管理?直拨区号分类与分组，打开『直拨分类分组维护』窗口，如下图所示。 图 直拨区号分类和分组的定义用于设置某一具体区号的计费金额及计费方式，其中的【类别】、【组别】中的内容即前两个步骤所定义的项目，在这两个项目上可以按F1，打开相关代码帮助进行选择。选择了相关类别和组别后，某一区号的起步、步长、计次及单价将会自动显示出来。 一般国际长话以及国内长话的区号设置是全国统一的，不需要做太多修改，酒店主要需要对当地市话费率进行定义。 179/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T3.6.2 用户分类和分机落户 同一区号的电话，由于拨打的分机不同，根据酒店的实际情况，收费方法就可能不同，比如客房电话可能要加收服务费，内部电话不收服务费;同为客房电话，长包房需收市话费，其他房间不收市话费;套房内有通常有多部分机电话，它需对于同一个房号等等，每种情况都可以在用户分类和分机用户功能中设置。 , 分机用户按分类特点分 为了计费的需要，通常把分机分成几类，这样就可以根据分机的类别进行收费。执行代码设置?电话管理?用户分类及分机落户?分机用户按分类特点分，打开『用户类别维护』窗口，如下图所示。比如客房的电话与办公电话、商务中心的电话、传真电话费是不一样的收费，可以将用户分成如下四类，维护员也可根据酒店的要求自己设定。 图 , 分机用户直拨电话免费标志的设定 在分机用户分类后，可以设定某些类分机用户在拨打各个级别的电话时是否免费。执行代码设置?电话管理?用户分类及分机落户?用户直拨电话免费标志，打开『用户直拨电话免费设置维护』窗口，如下图所示。如果某类别的电话是免费的，则在该对应项处输入“T”，系统会自动显示成“T.是”;如果某类电话不是免费的，则在该对应项处输入“F”，系统会自动显示成“F.否”。根据下图的设置，客房的市话是免费的。 180/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 , 分机用户服务费率的设定 定义了分机用户免费标志后，可以设定某些类分机用户在拨打各个级别的电话时是否收取服务费以及收取多少服务费。执行代码设置?电话管理?用户分类及分机落户?用户直拨电话服务费率，打开『用户直拨电话服务费率维护』窗口，即可进行服务费率的设置。 , 分机-用户类别的设定 由于不同类别的分机计费方法是不一致的，所以必须定义对酒店内的每个分机进行用户分类的定义，在定义过程中，还可以设定客房电话与客房之间的对应关系。执行代码设置?电话管理?用户分类及分机落户?分机-用户类别的设定，打开『分机-用户对照维护』窗口，如下图所示。 181/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 上图例中: 【房间号】:只有客房电话才有实际意义，如定义2101分机的房间号为2101，则2101分机的电话费将自动入到2101房间帐。 【类 别】:是指分机用户按分类特点分所设的分类。 点】:用于输入该分机线路的所在位置，方便管理。 【地 3.6.3 时段制相关数据定义 目前，因为国内长话与国际长话都分三个时段计费，并且国内、国际长话的计费方法是不同的，所以系统中首先把不同分段计费方式的电话分开(通过时段名称维护)，然后再定义各时段的收费方式(通过各时段话价调整因子实现)。 , 时段名称维护 执行代码设置?电话管理?时段制相关数据定义?时段名称维护，打开『时段维护』窗口，如下图所示。 图 , 定义各时段话价 执行代码设置?电话管理?时段制相关数据定义?各时段话价调整因子，打开『时段维护』窗口，如下图所示。 182/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 【时段】:决定了后面的条件是针对哪类电话的，如时段为01，则表示定义的是国际长话的时段计费。 【序号】:人为的排列顺序，但不允许重复; 【描述】:定义条件的中文说明; 【日期条件】:“w”表示星期，后缀的“1234567”分别代表了星期一到星期日;“d”表示日期，后缀的数字表示月日，比如“d:01/01”表示指1月1日。(注意字母与冒号必须为小写的) 【从】、【到】:指某一天中的时间段; 【比例】:指话价的优惠比例等，如比例是0.6，则表示在前面所设的时间段内话费打6折。 3.7 贵宾卡 执行维护?代码设置，打开『系统代码设定』窗口。以下设置都在该窗口进行。 3.7.1 贵宾卡类别 执行贵宾卡?贵宾卡类别，双击右侧明细项，打开『贵宾卡类别编辑』窗口，在此编辑贵宾卡类别信息。一般指酒店各贵宾卡的等级。如下图所示: 183/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 下表列出了各选项的含义: 代码 字母或数字作为卡代码 描述1 贵宾卡的中文描述 描述2 贵宾卡的英文描述 积分计算 选择该类型的贵宾卡按照什么积分计算模式来累积积分 由工程师在PB中设置 Guest Card 发行方式 SINGLE表示发行时需要伴随读卡器的写操作(磁卡、IC卡和 射频卡等)。STATUS表示发行时直接在系统中更改状态，不需 要其他操作(PVC卡、金属卡等)。 物理刷卡 勾选此选项后，该卡在进行业务操作时必须进行刷卡操作 集团卡 勾选此选项意味着该卡需要远程连接和读取中央服务器上的数 据 停用 勾选后，贵宾卡主单【类别】选项中不可以选择该类别 排序 按照填写的数字进行排序 房价码 该类别的贵宾卡享受什么房价优惠 POS模式 该类别的贵宾卡享受什么POS优惠 初始密码 在此设定此类贵宾卡的刷卡初始密码，后期持卡宾客可以在『读 卡』窗口修改密码 3.7.2 贵宾卡系统类别 执行贵宾卡?贵宾卡系统类别，双击右侧明细项，打开『贵宾卡系统类别』窗口，在此 窗口定义系统类别。 184/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 这个类别的定义决定着在『贵宾卡一览表』窗口新建贵宾卡时的选项帮助。如下图: 图 3.7.3 贵宾卡来源 执行贵宾卡?贵宾卡来源，双击右侧明细项，打开『贵宾卡来源』窗口，在此设定贵宾卡的来源。操作员新建贵宾卡时可据此选择来源。如下图所示: 185/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 3.7.4 贵宾卡标志 执行贵宾卡?贵宾卡标志，双击右侧明细项，打开『贵宾卡标志』窗口，在此设置贵宾卡标志。操作员可在贵宾卡的主单上据此对贵宾卡进行标记。 图 3.7.5 积分换算定义 执行贵宾卡?积分换算定义，双击右侧明细项，打开『贵宾卡积分计算方案』窗口。单击〖增加〗，将相关信息填写完毕，单击〖存盘〗。 186/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 保存完毕后，选中此行记录，单击〖明细〗，打开『消费积分换算表』窗口，在此窗口设定参与积分累积的营业项目对应的积分兑换率。 图 3.7.6 指定日期积分系数表 执行贵宾卡?指定日期积分系数表，双击右侧明细项，打开『指定日期积分系数表』窗口。单击〖增加〗，填写【代码】、【描述】、【英文描述】，在【起始日期】和【截止日期】选框中选择起止日期，在【积分系数】中填写在该时间段内的积分累积系数。 187/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 3.7.7 贵宾卡站点定义 执行贵宾卡?贵宾卡站点定义，单击右侧〖编辑〗，打开『贵宾卡站点设定』窗口。单击〖增加〗，填写相关信息后单击〖存盘〗，继续进行下一个站点的定义。定义后，这些IP地址的电脑可以贵宾卡读卡操作。(贵宾卡包价定义(暂停不用))。 图 3.7 租赁 客人向前台或客房中心租赁物品时，操作员可以将信息输入到客人主单，如果客人在退房时尚未归还，系统可以自动提醒该客人物品未归还。 维护中主要设置租赁类别及物品。 3.7.1 类别 执行代码设置?租赁物品?类别，打开类别设置窗口。双击任意代码内容或点击右栏工具〖编辑〗打开『资源类别维护』窗口，如下: 188/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 该窗口的功能都比较容易理解，此处重点讲述【类别】，不同的租赁类别，设置物品时需要填不同的项目。如“数时可控”类的可以设置数量等。 类别 解释 数时可控 同一类物品设置总数，前台租出后总数会自动减少，便于前台控制租赁物 品的总数。 独占使用 即每样物品只有一份，客人租赁后该物品便没有了，如保险箱。 消耗品 客人使用的消耗品。 3.7.2 物品 执行代码设置?租赁物品?物品，打开物品设置窗口。双击任意代码内容或点击右栏工具〖编辑〗打开『资源类别维护』窗口，如下: 189/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 选中左上角的租赁物品类别，便可以看到该类别对应的所有物品，同时可以进行相应的增加、删除或修改。由于类别设置的不同，因此在操作时会有不同的项目，【编码】、【描述】、【特性】等都比较简单。在设置汽车等物品时有【记忆时间(分钟)】，指物品租赁价格的默认时间，如100元/60分钟。如果物品类别属于“数时可控”型的，则需要设置【数量】。 第四节 其他 4.1 远程维护 上系统后，工程师会给酒店电脑房或系统管理人员电脑上安装西软在线远程维护系统。一旦系统出现意外情况或酒店需要增加、修改代码、报表等，可以直接在系统中执行维护?远程维护，登陆西软在线远程维护系统以便工程师进行远程维护。 4.2 电话计费 SMART系统与程控交换机做接口后，执行维护?电话计费，可以进行实时电话计费，该功能需24小时不间断运行，不得关闭。 图 4.3 等级控制 SMART系统与程控交换机做接口后，执行维护?等级控制，便可以运行等级控制的接口程序，使SMART系统中可以直接设置客人的电话等级，如国际、国内、市话等。 190/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 4.4 运行状态 执行维护?运行状态，可以查看当前运行系统的站点以及登陆系统的用户。在做夜审之前查看在运行的站点后，可以通知这些站点暂停入帐以免报表出错。 图 4.5 数据重建 如果因为做夜审时某些营业点仍在入帐，或是某些每天该处理的帐未处理完，做完夜审后可能会导致报表借贷方不平。如果是因为类似原因导致稽核底表不平，夜审人员需要补做“数据重建”以便保证酒店营业数据的正确性。 执行维护?数据重建，弹出如下窗口: 191/192 西软酒店计算机管理软件 SMART商务版用户手册 WESTSOFT S&T 图 点击“是”，系统自动开始重建报表，过程执行完毕后重新打印当天的稽核报表。 图 192/192