t3普及版操作手册20131015

t3普及版操作手册20131015 T3操作手册 T3普及版操作手册 建立日期:2013-10-15 修改日期: 文控编号: 客户项目经理: 日 期: 用友项目经理: 日 期: 1 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 文档控制 更改记录 更改人 版本号 日期 审阅 审阅人 职务 日期 分发 份数 姓名 部门及职务 1 2 3 4 5 6 2 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 目 录 _Toc369613113 一、系统管理 .................................................................... 4 1.1.系统登录..................................................................4 1.2.建立帐套..................................................................5 1.3.手工\自动备份............................................................10 1.3.1.手工备份 ......................................................... 10 1.3.2.自动备份 ......................................................... 12 1.4.操作员设置...............................................................13 1.5.权限设置.................................................................15 二、T3操作 .................................................................... 17 2.1.系统登录.................................................................17 2.2.基础档案.................................................................19 2.2.1机构设置 ......................................................... 19 2.2.2.部门设置 ......................................................... 19 2.2.3.职员档案 ......................................................... 19 2.2.4.客户分类及客户档案 ............................................... 20 2.2.5.供应商分类及供应商档案 ........................................... 22 2.2.6.存货分类 ......................................................... 22 2.2.7.存货档案 ......................................................... 23 2.2.8.会计科目 ......................................................... 24 2.2.9凭证类别 ......................................................... 29 2.2.10.项目目录(现金流量项目) ........................................ 31 2.2.11.外币种类 ........................................................ 33 2.2.12.结算方式 ........................................................ 34 2.3(总账系统................................................................35 2.3.1.总账流程 ......................................................... 35 2.3.2.填制凭证 ......................................................... 36 2.3.3.审核凭证 ......................................................... 40 2.3.4.记账 ............................................................. 42 2.3.5.月末转账 ......................................................... 44 2.3.6.期间损益结转 ..................................................... 44 2.3.7.汇兑损益结转 ..................................................... 46 2.3.8.反记账(恢复记账前状态) ......................................... 46 2.3.9.月末结账 ......................................................... 47 2.3.10.反结账 .......................................................... 50 三、UFO报 ................................................................... 51 3.1.资产负债表...............................................................51 3.2.利润表...................................................................57 3.3.现金流量表...............................................................57 3 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 一、系统管理 1.1.系统登录 安装T3产品之后，在电脑桌面会有“系统管理”和“T3”两个 图标，这里双击“系统管理”，出现登录界面，点击系统--注册 输入用户名admin，管理员的密码为空: 4 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 确定即可登录系统管理。 1.2.建立帐套 点击帐套—建立 5 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 在弹出的建立帐套界面中填写帐套信息，如下图: 已存帐套:系统将现有的账套以下拉框的形式在此栏目中表示出来，用户只能参照，而不能输入或修改; 帐套号:系统根据目前的帐套号的顺序，自动分配一个帐套号，用户也可自行修改; 帐套名称:自己定义帐套的名称，可以是公司名称; 帐套路径:用于存放此帐套的路径，建议最好别设置在C盘，一般来说，只要软件不 6 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 是安装在C盘，这里默认的路径就不是C盘，默认即可; 启用会计期:用来输入新建账套将被启用的时间，具体到“月”，默认是电脑系统日期的当前月份。 点击下一步，输入单位信息，如下图: 单位名称为必输，其他的信息可填可不填。点击下一步，设置核算类型，如下图: 本币代码以及本币名称直接默认为人民币即可; 企业类型:可根据企业实际情况或者工商注册的企业类型为主，如果帐套的存货出入 7 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 库(涉及到材料出库单、成品入库单)情况下，必须选择“工业”类型; 行业性质:可根据企业实际情况选择，帐套提供国家要求的财务的最新会计准则; 帐套主管:可默认为demo，帐套建立成功之后可自行修改帐套主管。帐套主管是指拥有操作帐套的最高权限; 按行业性质预置科目、科目预览:按照选择的行业性质，如果勾选“按行业性质预置科目”的情况下，系统会自动预置相对应行业性质的科目，并且在此可以点击“科目预览”查看系统自动预置的科目，若需要在建立帐套之后自行导入科目档案或者手工增加科目档案，则不勾选; 点击下一步，设置帐套的基础信息，如下图: 存货是否分类:如果您单位的存货较多，且类别繁多，您可以在存货是否分类选项前打勾，表明您要对存货进行分类管理;如果您单位的存货较少且类别单一，您也可以选择不进行存货分类。 注意:如果选择了存货要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案。如果您选择存货不分类，那么在进行基础信息设置时，您可以直接设置存货档案。 客户是否分类:如果您单位的客户较多，且您希望进行分类管理，您可以在客户是否分类选项前打勾，表明您要对客户进行分类管理;如果您单位的客户较少，您也可以选择不进行客户分类。 注意:如果您选择了客户要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置客户分类，然后才能设置客户档案。如果您选择客户不分类，那么在进行基础信息设置时，您可以直接设置客户档案。 供应商是否分类意思同客户是否分类。 有无外币核算:如果您单位有外币业务，可以在此选项前打勾;否则可以不进行设置。 点击〖完成〗按钮，完成此次操作。帐套建立完成之后，弹出编码设置的窗口，如下图: 8 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 科目编码级次:系统最大限制为九级十五位，且任何一级的最大长度都不得超过九位编码。一般单位用42222即可。用户在此设定的科目编码级次和长度将决定用户单位的科目编号如何编制。例如某单位将科目编码设为4222，则科目编号时一级科目编码是四位长，二至四级科目编码均为两位长。如,10020201，1002为银行存款，中间两位的02为银行存款科目下面的一个子科目“工商银行”，最后两位的01为工商银行科目下面的子科目; 客户、部门、地区、存货、收发类别、结算方式、供应商分类编码:编码方案理解同科目编码; 注意:在建立账套时设置存货(客户、供应商)不需分类，则在此不能进行存货分类(客户分类、供应商分类)的编码方案设置。灰色区域的不允许修改，黄色区域的允许修改。 点击确认按钮，进入数据精度设置界面，如下图: 确认即可。 确认之后弹出是否启用系统，点击是，设置启用购买的系统，如下图: 9 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 选择总账系统，按照系统正式启用的日期设置会计期间，并且日期为自然月份的1号。 注意:若启用日期为10月1号，则期初余额是9月的期末余额;若当前月份是10月， 但是启用日期为8月1号，则期初余额是7月的期末余额，并且在确认期初余额之后 补录8月、9月、10月份发生的凭证数据。 至此，帐套建立与设置完毕。 1.3.手工\自动备份 1.3.1.手工备份 登陆系统管理，点击“帐套”——“备份”，如下图: 10 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 然后选择需要进行备份的帐套: 若此帐套不再使用，则勾选“删除当前帐套”，那么当帐套备份完毕的同时会删除此帐套，请慎用。 点击确认，等待备份进度: 当帐套备份完毕的同时选择硬盘路径: 注意，备份的路径不要设置在系统C盘，避免电脑出问题重装时丢失了帐套。 11 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 1.3.2.自动备份 设置自动备份，点击“系统”——“设置备份计划”，如下图: 在弹出的备份计划列表中，点击增加: 在弹出的备份计划设置界面中，设置对应的信息，如下图: 12 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 1、 输入备份编号 2、 填写备份计划的名称 3、 选择备份类型(默认即可) 4、 选择发生频率，默认是每天，可以选择是每周或者每月，建议每天自动备份 5、 设置开始时间，一般为中午12点开始执行 6、 设置有效触发的期间，一般为两小时，在12点开始，14点之前完成所选择 的帐套的自动备份 7、 保留天数:一般保留7天的备份即可，由于每次的备份都会包含上次的备份， 所以只保留7天的即可，系统会自动删除7天之前的备份。 8、 选择存放的路径、选择需要每天备份的帐套、点击增加即可 1.4.操作员设置 点击权限——操作员，可以修改操作员或者增加、删除操作员，如下图: 13 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 A、增加操作员: 输入操作员的编码(操作员登陆系统的账号)，输入姓名(做账时显示的名字)，口令可有可无，按实际情况设置，点击增加即可。 B、修改操作员: 选中某操作员，点击修改按钮: 14 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 除了编号不可以修改之外，其他的信息都可以修改。 注:如果操作员已经在某一个帐套里操作过单据，则不可以直接删除，只能在修改的窗口中点击注销当前操作员。 1.5.权限设置 在权限设置中，可以针对帐套设置操作员对此帐套所能操作的权限，包括设置操作员为帐套主管、增加操作员对帐套的操作权限、删除操作员对帐套的操作权限，如下图: 15 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 a、增加权限 点击增加按钮，可以设置003操作员对于002帐套的权限: 在左侧产品分类选择中双击选择需要分配的权限，变成蓝色则是已经选中;也可双击取消选择。 在右侧明细权限选择中双击选择需要分配的权限，变成蓝色则是已经选中;也可双击取消选择。 b、设置帐套主管 16 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 选择操作员、选择帐套，勾选帐套主管，则会提示是否设置操作员为帐套主管，点击 是即可完成。这样此操作员就拥有帐套主管的权限了。 二、T3操作 2.1.系统登录 双击桌面的T3图标，在弹出登录界面中输入用户名、密码、选择要登录的帐 套，选择会计年度和操作日期，确定即可登录系统，如下图: 17 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 确定之后，可以看到如下图的系统界面: 18 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 2.2.基础档案 2.2.1机构设置 2.2.2.部门设置 点击基础档案——机构设置——部门档案，如下图: 输入之后点击保存。 2.2.3.职员档案 点击基础档案——机构设置——职员档案，如下图: 19 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 2.2.4.客户分类及客户档案 20 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 输入类别编码和类别名称之后，点击保存，可继续增加。 客户档案: 21 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 确认输入的客户档案之后，点击保存即可。 2.2.5.供应商分类及供应商档案 操作同客户分类及客户档案的操作。 2.2.6.存货分类 22 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 输入类别编码和名称之后，点击保存 2.2.7.存货档案 23 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 信息输入并核对确认无误后，点击保存按钮即可。 2.2.8.会计科目 24 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 在会计科目中可操作:增加科目、修改科目、删除科目(建议不要删除系统自带的科目)、指定科目 ? 增加科目 输入科目编码和名称，点击确定。 25 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 ? 修改科目 点击修改按钮 ? 指定科目 26 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 指定现金总账科目 点击向右按钮，可把待选科目放到已选科目中即可如下图: 指定银行总账科目 27 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 指定现金流量科目 把需要出现金流量表的科目移到已选科目中，确认即可。注意，若以后新增银行 28 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 存款的子级科目(如银行存款-建设银行)，则需要在此将新增的银行移动到已选 科目中作为现金流量科目。 注:若其他货币资金需要出现金/银行日记账或者现金流量表的情况下，也需要把 对应的其他货币资金科目移到对应总账科目的已选科目中。 2.2.9凭证类别 29 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 凭证类别可根据企业实际情况进行增加，如:收付转。如下图: 30 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 2.2.10.项目目录(现金流量项目) 选择项目目录、点击增加按钮，如下图: 31 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 选择现金流量项目为小企业(2013)，点击完成即可。 点击维护按钮可对现有的项目进行增加、修改和删除。 32 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 2.2.11.外币种类 如果企业涉及到外币账户核算的情况下，需要设置外币档案 输入币符以及币名，点击确认 33 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 选择折算方式，输入记账汇率，确认。注意:记账汇率必须对应这算方式的计算 公式。 2.2.12.结算方式 34 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 点击增加按钮，输入结算方式的类别编码和类别名称，如上图，最后点击保存即 可。 至此，基础档案基本设置完毕。 2.3(总账系统 2.3.1.总账流程 流程说明: ? 填制凭证 ? 审核凭证:注意审核凭证不可以是同一个人; ? 记账:将已经审核的凭证进行记账，登记到账簿中出具报表;(不审核也可以直 接记账，需要在总账选项中设置“未审核的凭证允许记账”) ? 月末结账:月末结账包括汇兑损益结转和期间损益结转等; ? 转账凭证的审核:如果汇兑损益结转和期间损益结转产生凭证的话，需要在【审 核凭证】功能中审核结转生成的凭证，再次记账即可; ? 月末结账:对一个期间的凭证进行结账封存。 35 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 2.3.2.填制凭证 点击【填制凭证】功能，点击增加，如下图: 凭证填制完毕，点击保存即可。 36 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 注:1、当在指定科目中指定了库存现金和银行存款(包括子级科目)作为现金流量科目的情况下，涉及到库存现金和银行存款(包括子级科目)凭证都要选择对应的现金流量项目才能保存;操作步骤如下图: 录完库存现金分录之后按下回车键，系统自动弹出选择现金流量项目的选择窗口，如下图: 点击增加，选择项目之后点击保存即可。(同样的，银行存款/工商银行科目的现金流量项目也在录完之后按下回车键即可弹出项目选择窗口)。 如果忘记录现金流量项目的话，可以在填制凭证的界面中，选中对应的凭证分录，点击快捷菜单栏的【流量】按钮进行修改/增加/删除流量项目，如下图: 37 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 2、若凭证所选的科目设置了辅助核算属性，则在填制凭证的时候，需要选择对应的项目，如:应收账款设置了客户往来的辅助核算项目 那么在填制凭证的时候，需要选择具体的客户出来作为凭证的辅助明细: 38 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 选择科目之后，按回车键，系统自动弹出选择客户的窗口，需要指定客户，分录填制完毕之后，可以看到此分录对应的客户如下图: 同样，若科目设置了供应商往来、部门往来或者个人往来，则在填制凭证的时候一样需要选择对应的辅助核算项目作为凭证的辅助明细，否则不可以保存凭证。 39 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 2.3.3.审核凭证 系统不支持制单人与审核人为同一人，因此，需要更换用户登录系统进行凭证审核。 点击【审核凭证】功能，如下图: 设置过滤条件(可以根据凭证的月份作为过滤条件)，点击确认，弹出凭证列表，如下图: 系统给出凭证总数、已审核的张数和未审核的张数，双击需要审核的凭证，弹出凭证审核界面，如下图: 40 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 其中: 审核凭证:对当前凭证进行审核(只能审核当前打开的凭证); 取消审核:取消已经审核的当前凭证; 成批审核凭证:对当前列表的凭证进行批量审核(根据前面的过滤条件显示的凭证列表); 成批取消审核:取消当前列表所有已审核的凭证; 审核之后，可以看到所有凭证的审核情况，如下图: 确定，关闭凭证窗口之后，可以看到列表中显示凭证列表的审核状态: 41 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 至此，过滤出来的凭证审核完毕，退出即可。 2.3.4.记账 点击【记账】功能，弹出记账操作界面，如下图: 选择需要记账的凭证范围，点击下一步，查看记账，如下图: 42 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 点击下一步，进行记账，如下图: 点击记账按钮，系统弹出试算平衡结果表，如下图: 43 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 点击确认之后，等待系统自动记账完毕即可。 2.3.5.月末转账 2.3.6.期间损益结转 进行期间损益结转之前，需要设置期间损益的科目。路径:总账——期末——转 账定义——期间损益，如下图: 44 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 选择“本年利润科目”，点击确定即可，如下图: 确定之后，点击【月末转账】功能，如下图: 45 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 选择结转的月份，然后点击期间损益结转单选项，点击全选，确定即可生成期间 损益的凭证。 注意:期间损益结转生成凭证之后，需要对此凭证进行审核记账。 2.3.7.汇兑损益结转 操作方式同期间损益结转。 2.3.8.反记账(恢复记账前状态) 路径:总账——凭证——恢复记账前状态，如下图: 弹出恢复记账前状态的设置界面，如下图: 46 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 其中: ? 最近一次记账前状态:若当前期间的期间损益结转(或汇兑损益结转)未记账， 则可取消最近一次的凭证记账，恢复至上一次凭证记账前的状态;若当前期间的 期间损益结转(或汇兑损益结转)已记账，则可取消期间损益结转(或汇兑损益 结转)的记账状态，从而修改期间损益结转(或汇兑损益结转)的凭证; ? 2013年10月初的状态:不管期间损益结转(或汇兑损益结转)是否记账，只要 选择此选项，确定之后，系统自动恢复至月初未记账的状态(但是系统不会删除 已经保存的凭证)，此时可以对凭证进行反审核修改。 2.3.9.月末结账 点击【月末结账】功能，如下图: 选中需要结账的月份，点击下一步: 47 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 点击对账，等待对账完毕，如下图: 点击下一步，弹出试算平衡的报告，如下图: 48 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 若试算不平衡，此处报告中会给出不平衡的原因，再根据不平衡的原因进行检查;若试算平衡，则直接点击下一步，如下图: 系统提示可以结账，直接点击“结账”按钮即可完成月末结账;结账之后，再次点击【月末结账】功能可以看到当前期间已经变成11月了，如下图: 49 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 2.3.10.反结账 在【月末结账】窗口中，最下面有反结账的提示，选中最近一次已经结账的会计期间， 按键盘的Ctrl+Shift+F6组合键，可以进行反结账，如下图: 弹出输入当前用户的登陆密码: 确认则可完成反结账，如下图:10月份的“是否结账”状态已经取消了。 50 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 三、UFO报表 3.1.资产负债表 路径:点击左侧菜单栏的【财务报表】功能按钮，如下图: 51 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 点击左上角的“新建”图标按钮 点击格式——报表模板 52 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 选择行业、报表，点击确认，如下图: 确定之后，系统自动创建资产负债表的模板: 这种情况下，我们一般需要调整一下单位名称、年、月、日的位置，则在数据——关键字——偏移中去设置，如下图: 53 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 设置正确之后，可以看到正确的位置: 用户可根据实际需要进行调整。 格式调整正确之后，把报表的“格式”状态换成“数据”状态(其中:“格式”状态可进行报表格式的调整比如位置偏移以及单元格公式的设置;“数据”状态可录入关键字得到报表数据)，操作方法，单击报表模板左下角的“格式”按钮，则自动转换成“数据”状态: 54 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 (在“数据”状态下，点击“数据”按钮，则自动转换成“格式”状态) 在“数据”状态下，对报表进行追加页数(若当前只有一页的情况下，则追加11页，一年之中每一个月份的数据用报表的一页作为存储)，路径:点击编辑——追加——表页 输入11，确认 则报表模板可以看到整个报表中有12页了。 55 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 这时候点击到当前会计期间的页数(比如第10页)，然后点击数据——关键字——录入功能，如下图: 录入单位名称、年、月点击确认 点击确认之后，在弹出的是否重算第窗口中点击“是”，重算完成之后可以看到报表的数据了。当月末已经记账的前提下，数据才能准确的显示，若未记账的前提下进行报表运算，则数据不一定准确。 最后，将报表保存至本地路径即可。点击左上角的保存按钮: 56 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部 T3操作手册 选择本地的文件夹，下次使用的时候直接打开报表即可。 3.2.利润表 操作方法同资产负债表 3.3.现金流量表 操作方法同资产负债表 ―――――以下为空白――――― 57 上海坤迪软件信息有限公司 ERP实施部