最好的批量打印奖状方法

最好的批量打印奖状方法 话题:奖状 单击 男子 对于打印奖状,通常我们所采用的方法是将姓名和奖项等地方空着，等到奖状打印完毕后再用手填写。或者是分别在奖状上更改名字，并打印。这两种方法都费时、费力，其实利用word中的“邮件合并“功能通过以下四个步骤就可以轻松地批量打印奖状。建立奖状模块首先利用word制作一张并保存为:“奖状.doc”,将学校、班级、姓名、获奖类别和获奖等地方先空着，确保打印输出后的格式与奖状纸相符(如图所示)奖状同学:在我校第四届学生田径运动会比赛中，荣获组第名贵州二?一二年一月二日建立奖状数据库在Excel#格#中输入获奖人及获奖等相关信息并保存为“奖状数据.XLS”,格式如图2所示。班级姓名项目1项目2奖次34王*立定跳远三年级男子一34杨**立定跳远三年级男子二33梁**掷沙包三年级男子三44丁**掷沙包四年级男子一44聂*掷沙包四年级男子二42令狐**掷沙包四年级男子三66余**跳绳六年级男子二63王**跳绳六年级男子三66毕**乒乓球六年级男子一66王**乒乓球六年级男子二64田 **乒乓球六年级男子三52黄*50米短跑六年级男子一65邱**50米短跑六年级男子二61曾**50米短跑六年级男子三35任**400米跑三年级男子一31陈*400米跑三年级男子二35徐**400米跑三年级男子三44苏*400米跑四年级男子一65梁**800米跑六年级男子一63梁**800米跑六年级男子二65吴*800米跑六年级男子三关联数据库与奖状打开“奖状.doc”，依次选择“视图?工具栏?邮件合并”，在新出现的工具栏中选择“打开数据源”，并选择“奖状数据.XLS”，打开后选择相应的工作簿。默认为sheet1，并按“确定”。将鼠标定位到需要插入班级的地方，单击“插入域“，在弹出的对话框中选择“班级”，并按“插入”按钮。用同样的方法可以完成姓名、项目、奖项的插入。预览效果并打印选择“查看合并数据”，用前后箭头就可以个别浏览合并后的效果，选择“合并到新文档”可以生成一个包含所有奖状的word文档，这样就可以批量打印了。利用“邮件合并”功能可以非常方便地将Excel数据有变动或增加，只要在Excel表格中修改就可以了。利用该功能，也可以非常方便地制作和打印成绩单。Word2007的操作与上述有所不同，操作更为简捷直观。使用Word邮件合并打印学生奖状- -一、准备制作奖状的数据:数据源(1)确定获奖名单(2)利用Excel录入获奖名单注意:也可以在Word中制作表格，录入数据。但要注意表格上面不要有标题等其他文字二、制作奖状:主文档(1)在Word建立名 为“艺术节奖状”的新文档，设置纸张大小为16开横向(2)设置页边距为上下各为2厘米，左右各为3、5厘米(3)在文档中输入必要的文字。注意:在制作，打印奖状的过程中，我们可以看到，奖状中有统一书写的文字部分，也有要根据获奖名单中的数据填写的不同部分。要想利用一页文档，统一制作多份奖状(每个奖状中自动填写不同的数据)，这就要使用到“邮件合并”功能。其中将共同文字部分制作成“主文档”，表格数据文件称为“数据源”。三、调用“邮件合并”帮助器(1)单击“工具”菜单中的“邮件合并”选项。(2)在打开的“邮件合并帮助器”对话框中，单击“创建”按钮，在列表中单击“邮件标签”项。(3)在提示框中单击“活动窗口”(因为“艺术节奖状”主文档窗口是当前的活动窗口)按钮。四、打开数据源文件:(1)单击“获取数据”按钮，在列表单击“打开数据源”选项。(2)在“打开数据源”对话框中，将文件类型设置为“工作簿”，选定数据源文件后，单击“打开”。(3)提示是否“整张电子表格”，单击“确定”。(4)在提示框中单击“设置主文档”按钮。五、核实参数设置(1)在“标签选项”对话框中，直接单击“取消”按钮。(2)在“邮件合并帮助器”对话框种的1、2选项中，可以观察到主文档与数据源文件名，如果有误，可以重新单击”设置”按钮进行设置。(3)单击”关闭”按钮返回Word窗口。六、插入合并域(1)将光标定位于奖状中“班”字的前面。(2)单击“邮件合并”工具栏中的“插入合并域”按钮。(3)在列表中单击“班 级”。(4)光标定位于“同学”前面，单击“插入合并域”列表中的“姓名”……(5)合并域插入完毕后参见右下图示例。七、查看合并数据(1)单击“邮件合并”工具栏中的“查看合并数据”按钮。(2)奖状中的合并域中的内容变成了实际数据。(3)单击工具栏中的“下一纪录”按钮，可以看到数据源文件中第二条记录合并的内容。(4)单击“邮件合并”按钮，开始合并文档。八、文档合并(1)在“合并”对话框中默认合并到新建文档中。(2)单击“合并”按钮。(3)合并后生成“标签1”文件，数据源中有多少条记录(非空)，新文件中就生成多少页(奖状)。(4)单击“文件”菜单中的“打印”选项，将奖状打印出来。注:?使用邮件合并功能用到的数据源是有一定的格式的，对于非数据库的数据源，第一行是域名行，在这一行中显示的是插入到主文档的域显示出来的样子，也可以看作是表格的标题行;数据库的数据源Word会自动取其字段名为域名。邮件合并的数据源可以是MicrosoftWord表格、Excel工作表、Access数据库、Dbase数据库等等。?域在Word中很有用，使用它可以实现数据的自动更新和文档自动化，还可以制作一些特殊的效果，如前面我们插入的一个可以自动更新的日期就是域。?批量制作利息催收通知单:在银行信贷部门的日常工作中，经常要利用会计部门提供的贷款欠息情况表，向每个贷款欠息户发放贷款利息催收通知单催收利息。由于贷款欠息户数量较多，采用常规的逐户编辑打印利息催收通知单的 方法势必耗费大量的工作时间，经过一段时间的摸索，通过对EXCEL2000和WORD 2000灵活运用(邮件合并)，找到了一条快速、准确完成大批量制作贷款利息催收通知单工作的捷径。?某学校一直使用CSC校长办公系统，其运算功能十分强大，不到一分钟就可将一千多学生的成绩汇总、排名，尤其是排名功能，可以排出每个学生的总分及各科成绩在班上和全年级的名次。不足的是，它的打印功能不太强大，学生的成绩通知单只能打印成一行，因此很长，必须用8K纸，这样就只能用针式打印机打印。打完一个学生的成绩后就要强行换纸，也就是每页纸只能打一个学生的成绩。每次要花费近2000张纸，整个打印过程要花20多个小时，中途还不能断电或死机。?巧用邮件合并功能，从重复劳动中解脱。在实际工作中，经常会遇到这种情况:需要处理的文件主要内容基本相同，只是具体数据有变化。比如学生的录取通知书、成绩报告单、获奖证书等等。如果是一份一份编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，那也够麻烦的。当然也可以留出空儿来，打印完成后用手工填写，那就更显得水平太低了。有没有什么办法来减少重复工作，提高效率呢,是肯定的，你可以使用Word提供的邮件合并功能。别着急，邮件合并功能并不是一定要你发邮件，它的意思是先建立两个文档:一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源。然后使用邮件合并功能在主文档中插入变 化的信息。合成后的文件你可以保存为Word文档，可以打 印出来，当然也可以以邮件形式发出去。