组织中群体效率管理

组织中群体效率管理 豢黄俊锋 厦门大学 群体可定义为：两个或两个以上相 互作用和相互依赖的个体，为了实现某 个特定目标而结合在一起。有的工作群 体是相对持久的，诸如职能部门，而像项 目小组这样的群体则是临时的。在工作 组织中也存在着许多非正式的群体。组 织就是由各种正式的、非正式的、固定 的、临时的群体构成的。在各种管理概念 不断翻新的今天，作为一个有实际企业 工作经验的人，我认为组织管理者不能 跟在各种专家学者的后面追逐时髦的词 汇，而是应该脚踏实地地解决诸如“如何 管理好一群人的工作，提高工作效率”这 样本质的管理问题。毕竟，无论给予管理 多么华丽的外，它的本质仍然是追求 人与人之间的合作效率。 提高群体效率的第一步是监督群体 中个人的行为，保证个体的效率充分发 挥。有这样一个众人捐酒酒变水的寓言 故事：大酋长要求每一家捐出～壶自己 酿的酒，在大庆典结束的时候大家共享。 于是由几个人抬大桶经过各家，每户都 往桶里倒下了自己家酿的酒。到共享的 时候，酋长从大桶中给每人都注满了一 大杯酒，但大伙喝的时候却发现杯子里 的都是清水。导致大家喝的都是清水的 根源，是缺乏严格明确的检验或约束，是 管理上的漏洞。在收捐酒时，人人都以为 自己的一点点小问题不会影响到大局， 最后结果却发现，出现问题的地方就在 这里。可见督促群体内的每个员工完成 好自己的任务，是管理群体的基本任务。 堵塞管理漏洞的基本原则是建立全面的 内部控制，并对控制实施情况进行 审核。对于大多数企业而言，业务过程包 括：收人周期、采购周期、工资周期、制 造周期、融资周期、计算机系统控制等， 企业应该对每个业务周期规定相应的控 制和应预防的风险。例如对收入周 期的订单处理，必须要求订单处理员记 录订单的依据只能是客户的订货订单或 其他证明客户正式订货的证据。这样规 定的目的是为了防范订单处理员可能根 据无效订单骗取销售佣金。需要特别重 视的是计算机系统的内部控制。在越来越 多的企业依靠MRP、ERP实行企业管理 的今天，员工个体的行为直接影响着企业 决策的信息基础。例如手工输入系统的资 料如果没有经过充分的检查、确认、审核， 就可能存在未经认可的业务交易活动进入 系统，从而影响经营或财务方面的决策。 所以企业的应用系统必须提供审计线索， 以确保所有的业务活动都能得到合理解释 且能找到相应的责任人。 我们还瘟该看到的是，即使群体中 每个个体都做好自己的事情却并不能保 证群体整体效率的提高。组织中经常存 在的管理问题是各自为政，群体中的个 人或者更小的群体往往只注意自身的利 益和职责，而忽略大群体的效率。从泰勒 以来的科学管理研究已经告诉我们，提 高群体的效率可以通过制度化管理来实 现。科学的制度化管理虽然是一个老生 常谈的理论，但在中国企业的实行情况 却不尽人意，原因是中国是有着数千年 专制传统的国度，专制和官本位意识已 溶入人们的思想和行为。在大部分中国 本土的企业中，制度化管理还只是停留 在纸上谈兵的阶段，并没有成为管理的 核心力量。在制度化管理缺位的情况下， 企业由于内耗就能导致效率不断的降低， 更不用说处理发展伴随的新问题时的效 率了。所以对于中国企业来说，通过制度 来管理人与人之间的关系，促成l+l>2 的协同作用从两提高群体的效率就显得 尤为重要和迫切。 上面谈到的制度化管理侧重的是他 律的作用，管理者还应该认识到个体的 自律往往能使激发更大能量、产生更大 的动力。但是自律不是无条件产生的。个 人目标与群体目标的协调是自律在群体 中发挥作用的前提。组织的管理者，作为 群体目标的代言人，必须充分认识到个 人目标及实现对群体成员的重要性。事 实上，，即将进入2l世纪的组织，应比以 往任何时候都要更加重视尊重个人的需 求和发展。正如美国汉诺瓦保险公司总 裁欧白恩所吾“我们寻求建立的组织类 殳墨矍0～竺避曼墼堑童鏊骏曼型iq 型中，人的自我发展与财务的成功是同 等重要的。”美国民意测验专家杨克洛维 其也认为．“现代的工作观已由工具性的 转为较注重精神层面。在工具性的观点 下，工作是产生收入的工具，传统的组织 也是支持大家朝工具性的观点发展。”但 现代组织的管理者，需要更多地关注组 织成员的需求，并对其成长要素、个性特 点、价值取向、性格优势等因素洞察和了 解，充分认识和理解个体差异性，并在尊 重的基础上，因势利导，采取一定的激励 手段激发工作热情和对组织的认同，为 实现群体目标而努力工作。 群体管理还应该重视非正式群体对 工作群体的影响作用。在每个公司，都存 在各种各样的非正式群体。马斯洛的需求 理论提出人有社交的需要，我们也确实看 到组织中工作群体的成员或多或少也是某 些非正式群体中的一员。过去，我们总是 谴责这样的群体给组织带来的不良影响， 例如小道消息满天飞等，但是作为管理者 应该看到非正式群体在组织里有着超乎寻 常的影响力。聪明的管理者在上任伊始就 应该了解组织中有哪些非正式群体，并了 解他们的群体特征、思维习惯、领头人等 信息。如果管理者不知道谁是属于哪些非 正式群体，不知道他们持什么样的立场， 那么你就很难发挥管理作用。管理好非正 式群体，关键是要让他们发挥健康的、而 不是消极的作用。首先要降低非正式群体 信息传播量。管理者要建立正式的沟通渠 道，让组织中的信息大部分通过正式渠道 传播。其次，利用非正式群体补充正式群 体。因为人在非正式群体中能得到正式群 体所不能给予的安全感、社会交往的满足 感等。当非正式群体显示出它的吸引力 时，组织成员能从人际交往中找到快乐， 也会更愿意留在组织的正式群体中，并努 力工作。现代的组织结构所倡导的矩阵形 结构、团队结构·、虚拟化组织结构等，使 得组织中的工作群体逐渐向非固定化、临 时化方向发展。同时随着人们受教育水平 的提高，群体成员的素质不断提升一越来 越多的成员有了个性化的发展需求。所有 这些变化都给群体管理带来了新的问题。 但无论有什么变化，管理者总是应该从协 调群体内人与人之间的关系出发，考虑提 高群体合作的效率问题。因为这才是管理 的本质。 瓣蜥獯淄㈣ 万方数据 组织中群体效率管理 作者： 黄俊锋 作者单位： 厦门大学 刊名： 商场现代化 英文刊名： MARKET MODERNIZATION 年，卷(期)： 2005，(2) 引用次数： 1次 引证文献(1条) 1.曾永根 高校饮食的效率管理[期刊论文]-世界华商经济年鉴·高校教育研究 2008(03) 本文链接：http://d.g.wanfangdata.com.cn/Periodical_scxdh200502039.aspx 下载时间：2010年4月2日