电子表格Excel2000

电子表格Excel2000 1、掌握 Excel2000 的启动与退出操作。 2、熟练掌握工作表的建立和编辑方法。 3、掌握工作薄的管理和编辑方法。 4、熟练掌握图表处理方法。 5、掌握数据管理的操作。 1、领会工作薄、工作表、单元格的基本概念。 2、熟练应用工作表的编辑方法（数据输入及修改、自定义序列及填充、公式和函数、数据的编辑、工作表格式化等）。 3、掌握工作薄的管理和编辑。 4、综合应用创建和编辑图表。 5、掌握数据管理与分析的过程。 1) Excel(文件扩展名为“.xls”) 2) Excel的特点P.144. 3) Excel的启动与退出 4) Excel的工作窗口 工作簿窗口上方的水平条称为，活动单元格的单元格引用 （地址）总是出现在编辑栏的名称框中，在编辑栏中总是显示当前活动单元格的内容或公式，用户可以对 当前活动单元格的内容或公式进行编辑； 是Excel的主窗体，其每个单元格由列号和行号来确定； 位于工作簿文档窗口的左下底部，当标签栏显示不下所有标签时(Excel中每个工作簿可以包含 1～255个工作表)，可单击标签栏左侧滚动箭头使标签滚动，快速找到工作表； 可用来同时查看同一工作表的不同部分。 5) 创建、打开和保存文件 1) 单元格选择：在任意时刻（包括在选中区域时），Excel97中的活动单元格只有一个 P.148.表5-1（?、?、?、?、Home、Ctrl+Home、PageUp、PageDown、Enter、Shift+Enter、Tab、Shift+Tab） 使用鼠标或键盘（Tab键和光标键）选择单元格； 选择连续单元格区域：用鼠标直接拖动或使用shift和光标组合键进行选择； 选择不连续单元格区域：用鼠标和Ctrl选择； 编辑菜单?定位，输入要选择的单元格地址或地址范围； *对选定单元格区域使用自动汇总功能：在状态栏上使用鼠标进行定义。 2) 输入、编辑数据： 2.1 输入数值 用英文半角输入数字0~9 运算符：+、-、*、/、%、^ ；=、>、<、> =、< =、< > 2.2文字连接符：& 2.3 输入日期时间 2000/10/1 2000-10-1 输入分数，如：8/9，方法是：输入0空格8/9 2.4 数字组成的文本 邮政编码：'528000 2.5 在单元格中换行 格式—单元格—对齐—自动换行。 2.6 输入序列 1.输入等差序列 选起始单元格—输入初值—选定区域—编辑—填充—序列—等差序列、步长。 例：2000-10-1为星期天，列出后面9个星期天日期。 在A1中输入初值：2000-10-1—区域：A1:A10—编辑—填充—序列—序列：列、类型：日期、步长：7。 2.输入等比序列 例：2，4，8，16，32，64，128，„„1024。（思考） 3.输入数字与文本的组合序列 例：1990年、1991年、„„。（提示：在类型中选择“自动填充”） 4.按下鼠标右键进行序列输入 * 快捷菜单填充数据序列 选起始单元格—输入初值—单击起始单元格填充柄—按下鼠标右键—拖动黑“+”字光标到结束单元格 —释放鼠标—填充—序列 „„。 2.7 自定义序列 1.从工作表导入 选定序列—工具—选项—自定义序列—导入。 2.直接在自定义序列中建立序列 工具—选项—自定义序列—输入序列—添加。 例：Windows98，Word97，Excel97，PowerPoint97； 计算机，主机，显示器，打印机，键盘，鼠标，音箱。 2.8 自动填充 1.复制填充 拖动填充柄进行复制填充。 2.填充增1、减1序列 按[Ctrl]键，拖动填充柄填充序列，向右、下增1、向左、上减1。 *2.9 有效数据 1.设置有效条件 数据—有效性—设置—许可：数字、选择条件。 例如：日期介于2000-1到2003-1。 *2.10 输入到同组单元格 选中一组单元格—输入数据—按[Ctrl]+[Enter]键。 *2.11 输入到同组工作表 建立工作组：包含 Sheet1、Sheet2、Sheet3； 当前窗口为Sheet1，按住[Ctrl]选中Sheet2、Sheet3； 在Sheet1工作表输入数据，如 "Excel 97"， 其它两个工作表同样出现 "Excel 97"。 2.12复制/粘贴 复制单元格或单元格区域的内容的方法： 1.鼠标箭头指向单元区域边缘+“Ctrl”； 2.菜单：编辑—复制、粘贴； 3.工具按钮：复制、粘贴； 4.快捷键：“Ctrl”+C，“Ctrl”+V。 5.快捷菜单：复制、粘贴； 2.13 选择性粘贴 选择性复制单元格中的公式、格式或数值。 复制选定区—指定粘贴区—编辑—选择性粘贴—公式、格式或数值。 1) 工作表的删除、插入和重命名：操作前都要对工作表进行选定操作 “插入”菜单?工作表； “编辑”菜单?删除工作表（不能恢复的操作）； 重命名：鼠标双击工作表标签?输入工作表名?回车 2) 复制和移动工作表： “编辑”菜单?移动和复制工作表，选择目标工作簿?选择操作是复制还是移动； （Ctrl＋）鼠标键拖动源工作表至目标工作表，将（复制）移动工作表至目标工作表前。 3) 工作表的拆分：水平、垂直、水平和垂直拆分 选中行、列或单元格?窗口菜单?拆分； 双击拆分线或利用窗口菜单?撤销拆分窗口可以撤销拆分。 4) 工作表的冻结：水平、垂直、水平和垂直冻结 窗口菜单?冻结拆分窗口 5) 工作表的格式化：（P155） 5.1 数字格式 1.改变数字的小数位数、千分位格式。 工具栏—增加/减少小数位、千位分隔样式。 5.2 字符格式 字符格式：字体、字号、字形、下划线、颜色。 5.3 时间和日期格式 格式—单元格—数字—日期—类型。 5.4 自动套用格式 选定表格区域—格式—自动套用格式。 *5.5 条件格式 选定表格区域—格式—条件格式— 条件1：单元格数值为—小于60分—红色字； 条件2：单元格数值为—大于或等于60分—绿色字。 5.6 合并单元格 格式—单元格—对齐—合并单元格。 5.7 数据的对齐与旋转 1.数据的对齐与旋转 格式—单元格—对齐—水平对齐/方向。 2.跨列居中 *5.8 控制单元格内容的缩进 工具栏—增加/减小缩进量。 5.9 控制行高和列宽 1.自动调整：双击行标、列标分隔线。 2.鼠标拖动：鼠标指针移到行标、列标间变成双向箭头时拖动。 3.菜单调整：格式—列—列宽—输入列宽值。 5.10 添加边框 1.取消网格线：工具—选项—视图—网格线。 2.添加边框：格式—单元格—边框；或工具栏—边框按钮。 5.11 添加底纹和图案 格式—单元格—图案。 （P158） 1) 输入公式：选择要输入公式的单元格?输入“＝” ?输入公式?回车或单击编辑栏中的“输入”按钮，在单元格中显示计算结果。（使用相对地址和绝对地址） 1.1公式的组成 以（=）开始的引导符、数字、单元格引用和运算符。 1.2 Excel 97 公式中的运算符 1.数学运算符：+、-、*、/、%、^ ； 2.比较运算符：=、>、<、> =、< =、< > ，结果为TRUE或FALSE； 例如：8>5 结果为(TRUE), 3>5 结果为(FALSE). 3.文本运算符：&，如 ="Win" & "dows" 的结果为 "Windows"。 4.引用运算符： :冒号：区域运算符，如 A2:A9，=SUM(B3:C5)。 ,逗号：联合运算符，如 =SUM(B3,B15,D5:D15)。 *：交叉运算符，两单元区域公有部分， 空格如 =SUM(A1:C3 B2:D4)=SUM(B2:C3)=SUM(B2,C2,B3,C3)。 A1 B2 C2 B3 C3 D4 5.运算符的优先级 引用运算符：: 空格 ， 算术运算符：- % ^ */ + - 连接运算符：& 比较运算符：= < > <= >= <> 1.3 绝对引用(P159) 绝对引用：公式所引用的单元格固定不变。 如，A3=$A$1+$A$2 1.4 相对引用(P159) 相对引用：公式所引用的单元格跟随当前行列变化。 如，A3=A1+A2 把公式A3 复制到 B3 后，列增1 成为B3=B1+B2 A列 B列 C列 D列 A1 B1 C1 D1 1行 A2 B2 C2 D2 2行 A3 B3 C3 D3 3行 1.5 混合引用及各种引用间的切换（P159） 1.混合引用：A3=A$1+A$2 2.各种引用间的切换 按功能键 第1次 第2次 第3次 第4次 F4 $A$1 A$1 $A1 A1 行 绝对引用 绝对引用 相对引用 相对引用 列 绝对引用 相对引用 绝对引用 相对引用 *1.6 日期和时间的运算 1.日期运算 ="1995-10-20"-"1995-8-9" 2.时间运算 ="11:09:09"-"5:09:00" 2) 函数： 函数包含三个部分：函数名、圆括号、参数； 2.1 函数的输入 1. 使用函数向导（P162） 插入—函数[fx] ； 或工具栏—函数按钮[fx]—常用函数—AVERAGE—键入求平均值的数据区域或用鼠标拖动选定区域。 2.键盘输入函数（P162） =SUM(A1:A10) 3.使用公式选项板 单击[编辑公式]按钮—单击[公式选项板]下拉钮—选择函数，如，AVERAGE()—选定单元区域。 2.2 自动求和（P162） 选存和数的单元格—常用工具栏—[自动求和]按钮“Σ”。 2.3 常用函数（P160） 常用函数：SUM、COUNT、AVERAGE、INT、MAX、IF。 数学与三角函数：SUM、INT、ROUND、MOD、SQRT。 统计函数：COUNT、AVERAGE、MAX、STDEV。 文本函数：MID。 逻辑函数：IF、NOT、AND、OR。 日期与时间函数：DATE、TIME、NOW、YEAR。 财务函数：PMT 还贷款额函数。 1. 和函数 SUM（P127） SUM 是数学与三角函数。 2. 计数函数 COUNT（P128） COUNT 是统计函数，统计工作表中有效数据个数。 例如：COUNT(A3:G6) 3. 算术平均值函数 AVERAGE（P129） AVERAGE 是统计函数。 4. 取整函数 INT（P131） INT 是数学与三角函数。 例如：INT(0.99)=0 5. 舍入函数 ROUND（P131） ROUND 是数学与三角函数，按指定位数舍入。 例如：ROUND(2.15,1)=2.2 6. 最大值函数 MAX（P132） MAX 是统计函数。 例如：MAX(3,5)=5 *3) 公式和函数的深入使用 3.1 工作表之间引用数据 1.工作表间的函数和公式运算 举例：把 Sheet1 的 A1 与 Sheet2 的 B2 数据和存放在 Sheet3 的 C3 中。 操作：选定 Sheet3 的 C3 单元格—工具栏函数按钮[fx]—常用函数—SUM—Number1，如 Sheet1!A1； Number2，如 Sheet2!B2。 2.工作簿间的函数和公式运算 举例：把 Book1.xls 中 Sheet1 的 A1与 Book2.xls 中 Sheet2 的 B2 数据和存放在 Book3.xls 中 Sheet3 的 C3 中。 操作：打开工作簿，如 Book1.xls, Book2.xls, Book3.xls，窗口—平铺；选定Book3.xls 中 Sheet3 的 C3 单元格—工具栏函数按钮[fx]—常用函数—SUM— Number1，如 [Book1.xls]Sheet1!$A$1； Number2，如 [Book2.xls]Sheet2!$B$2。 4) 错误值的含义 1.错误值 "#####!" 单元格显示不下。 2.错误值 "#VALUE!" 输入数字或逻辑值时，错为文本。 3.错误值 "#DIV/0!" 除数引用了“空”或“0”的单元格。 4.错误值 "#NAME?" 删除了在公式中使用的名称，或使用了不存在的名称。 如，在公式中含有全角引号[“”]、逗号[，]。 5.错误值 "#N/A" 在函数或公式中没有可用数值。 6.错误值 "#REF!" 单元格引用无效。 7.错误值 "#NUM!" 函数的数字参数错用了其它参数。 8.错误值 "#NULL!" 使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。 9.公式错误疑难解答 避免出错应注意的事项： 圆括号要成对，引用单元格区域要正确使用区域运算符， 函数要输入必选参数，函数嵌套不能超过7级， 引用的工作簿或工作表名称中包含非字符，名称要加单引号。 外部引用要包含工作簿的路径和名称。 公式输入数字不要加格式符号，如 $1,000，只输入1000。 1）数据排序：（P164）数据菜单?排序?定义主、次、第三关键字和排序方式?确定。 在浏览Excel表格中的数据时，为了查找的方便，我们经常要对数据进行排序。下面，我们以“员工工资 表”为例，来看看具体的操作过程： 姓名 职称 工龄 基本工资 奖金 水电气 实发工资 职工号 20 101 880 280 110.5 李芳 副教授 30 102 1200 310 125 王刚 教授 10 103 750 210 88 周舟 讲师 15 920104 260 101 吴双 副教授 7 105 788 160 97 张峰 讲师 1、快捷排序：如果我们希望对员工资料按“工龄”由长到短进行排列，可以这样操作：选中“工龄”列任 意一个单元格，然后按一下“常用”工具栏上的“降序排序”按钮即可。 注意：?如果按“常用”工具栏上的“升序排序”按钮，则将“工龄”由短到长进行排序。 ?如果排序的对象是中文字符，则按“汉语拼音”顺序排序。 ?如果排序的对象是西文字符，则按“西文字母”顺序排序。 2、多条件排序：如果我们需要按“基本工资、职称、工龄”对数据进行排序，可以这样操作：选中数据表 格中任意一个单元格，执行“数据?排序”命令，打开“排序”对话框，将“主要关键词、次要关键词、第三 关键词”分别设置为“基本工资、职称、工龄”，再设置一下排序方式（“升序”或“降序”），然后按下“确 定”按钮就行了。 注意：在“排序”对话框中，应根据数据表的具体情况，确定选中“有标题行”或“无标题行”选项（默 认为“有标题行”。） 2）数据筛选：数据菜单?筛选?自动筛选（筛选只是暂时隐藏不满足条件的记录，而不是删除）。 Excel中提供了两种数据的筛选操作，即“自动筛选”和“高级筛选”。如何区分这两种筛选模式，以便熟 练掌握和应用，让我们来看看吧： 2.1 自动筛选（P165） “自动筛选”一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数 据。图1为某单位的职工工资表，打开“数据”菜单中“筛选”子菜单中的“自动筛选” 命令，以“基本工资”字段为例，单击其右侧向下的列表按钮，可根据要求筛选出基本工资为某一指定数额或筛选出基本工资最高（低） 的前10个（该数值可调整）记录。还可以根据条件筛选出基本工资在某一范围内符合条件的记录，“与”、“或” 来约束区分条件。如图2，根据给定条件筛选出基本工资大于等于300且小于350的记录。另外，使用“自动筛选”还可同时对多个字段进行筛选操作，此时各字段间限制的条件只能是“与”的关系。如筛选出“基本工 资”和“职务工资”都超过380的记录。 *2.2 高级筛选 “高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选操作，其筛选的结果可显示在原数据表格中，不符合条件的记录 被隐藏起来；也可以在新的位置显示筛选结果，不符合的条件的记录同时保留在数据表中而不会被隐藏起来， 这样就更加便于进行数据的比对了。 例如我们要筛选出“基本工资”或“职务工资”超过380且“实发”工资超过700的符合条件的记录，用 “自动筛选”就无能为力了，而“高级筛选”可方便地实现这一操作。将“基本工资”、“职务工资”和“实发” 三字段的字段名称复制到数据表格的右侧（表格中其他空白位置也可以），在图中所示位置输入条件，条件放在 同一行表示“与”的关系，条件不在同一行表示“或”的关系。 3）分类汇总：（P166）选定要汇总的列?数据菜单?分类汇总 图1所示是我们日常工作中经常接触到Excel二维数据表格，我们经常需要通过需要根据表中某列数据字段（如“工程类型”）对数据进行分类汇总。 下面我们针对两种不同的分类汇总需求，介绍不同的解决。 这两种需求分别是：既想分类汇总又想分类打印、不想分类打印只是想随时查看各类数据的明细和统计情况（此处假定将统计结果保存在另外一个工作 表中）。 Excel 1、选中工程类型列的任意一个单元格，按一下“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮，对 数据进行一下排序。 注意：使用“分类汇总”功能时，一定要按分类对象进行排序！ 2、执行“数据?分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框（如图2）。 3、将“分类字段”设置为“工程类型”；“汇总方式”设置为“求和”；“选定汇总项”为“面积”和“造价”； 再选中“每组数据分页”选项。最后，确定返回。 4、分类汇总完成（图3是“综合办公”类的打印预览结果）。 Excel 1、任意选中数据表格中的某个单元格，执行“数据?筛选?自动筛选”命令，进入“自动筛选”状态。 2、分别选中F203、G203单元格（此处假定表格中共有200条数据），输入公式：=SUBTOTAL(9,F3:F202)和=SUBTOTAL(9,G3:G202)。 小提示：此函数有一个特殊的功能，就是后面进行自动筛选后，被隐藏行的数据不会被统计到其中，达到 分类统计的目的。 3、以后需要随时查看某类（如“经济住宅”）数据的明细和统计情况时，点击“工程类型”右侧的下拉按 钮，在随后弹出的快捷菜单中（如图4）即可。 4）图表：（P170）常见图表类型及其作用：饼图、条形图、柱形图、折线图、面积图、股价图、圆环图； 插入菜单?图表（插入和编辑图表） Excel图表可以将数据图形化，更直观的显示数据，使数据的比较或趋势变得一目了然，从而更容易表达我 们的观点。 本课我们将通过“图表向导”创建最基本的图表。为了方便想一起进行下面操作的读者朋友，文章末尾提 供了原文件供大家下载参考，朋友们可以先下载它到本地电脑，然后打开它和下面的步骤一同操作。 小张是一名销售主管，他负责管理三个部门，快到年终了，为了用Excel统计分析销售情况，他把三个部门2004年第四季度的销售业绩输入到了Excel工作表中(图 1)。 为了让三个部门的业绩情况更直观的表显示，他将通过Excel“图表向导”，将数据转化为图表。 利用“图表向导”制作图表，首要的一步是选择生成图表的数据区域，接下来根据“图表向导” 的提示一步一步操作即可快速生成基本的图表。 1. 打开“创建基本的图表(原始文件)”工作薄文件，进入“”工作表，选中需要生成图表的数据区域 “A1:D4”。 2. 单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮(图 2)。或者选择菜单“插入?图表”命令。打开“图表向导”对话框。 3. 默认“图表类型”为“柱形图”和子图表类型(图 3)，单击下方的“按下不放可查看示例”按钮，可以看到将得到的图表外观的预览。 4. 直接单击“完成”按钮，将在当前工作表中得到生成的图表(图 4)。 生成图表后，发现部门二十月份的业绩应为120，是不是需要将B3单元格改为120后，再重新生成图表呢？ 没有这个必要，直接将B3单元格的数据由85改为120后回车确认，可以看到部门二十月份数据的柱形图自动 更新。