用友财务软件教案

用友财务软件 第一章 会计电算化概论 【教学目的与要求】 了解我国会计电算化发展现状及企业管理信息系统的发展和展望. 第一节 我国会计电算化的发展历程 会计电算化含义:会计电算化是指在会计工作中应用电子计算机技术的简称.具体地说是用计算机代替手工记账,算账,报账,用账以及代替部分人脑辅助管理的过程. 会计电算化,这一计算机在会计中应用的代名词,是在1981年在长春市召开的"财务,会计,成本应用电子计算机问题讨论会"上由王景新教授提出的. 按照我国会计软件的开发与应用状况划分,我国的会计电算化基本上可以分为三个阶段: 一,会计核算子系统单项开发与应用阶段(1979年至1988年) 1979年,财政部拨款500万元,用于长春第一汽车制造厂的计算机辅助会计工作的试点工作.从此,中国会计电算化便掀开了崭新的一页. 在这10年之中,会计核算软件主要是单项开发为主,没有统一的会计电算化制度,各地各单位的开发基本上处于闭门造车的局面,而所开发的会计核算软件基本上是手工会计操作的翻版. 二,会计核算软件多项开发与应用阶段(1988年至1996年) 这一阶段我国会计电算化实现了从局部单项数据处理,逐步扩展到建成完整的会计信息系统;实现了从应用初期手工操作与计算机会计数据处理并行,发展到甩掉手工账本,完全依靠计算机有效运行,代替手工完成记账,算账和报账任务;从应用初期主要用来处理企事业单位的会计数据,满足基层单位经济管理上的需要,进一步发展到用软盘或线路传输报送会计报表,用计算机逐级汇总上报会计报表;从计算机在会计中的自行开发,自己使用,发展到由专业公司的开发通用化,商品化会计核算软件. 三,融入企业管理信息系统的网络会计系统发展阶段(1996年至今) 第二节 我国会计软件的开发与应用 一,会计核算软件的评审 关于会计核算软件的评审范围,财政部将会计核算软件按期开发的目的分成两类:一类是非商品化软件,即自己开发应用或在局部范围内推广使用但不以盈利为目的的软件;另一类是在市场公开销售的通用会计核算软件. 二,国外管理软件对我们的启示 国外会计软件虽然更新换代较快,但其更新的内容却侧重于子系统的财务会计业务功能的提高,讲究的是采用最适用的技术,而并不苛求其计算机和网络采用最新的技术. 三,计算机替代手工记账 第三节 会计电算化与企业管理信息系统 一,企业管理信息系统的基本功能 (一)从计算机信息系统看管理信息系统 计算机信息系统从信息处理的角度区分为事务型处理系统和分析型处理系统. (二)管理信息系统的功能结构(见P12 图1-1 管理信息系统功能结构图) 二,典型的企业管理信息系统 (一)物料需求(MRP)与制造资源计划(MRPII) 美国生产与库存控制协会在 1957年成立后,推出第一套MRP软件,形成管理软件的开端. MRP的发展经历了两个阶段: 时段式 MRP:决了何时订货以及订货数量问题 闭环式 MRP: 闭环式MRP将物料需求按 周甚至 按天进行分解,使得MRP成为一个实际的计划系统和工具,而不仅仅是一个订货系统,这是企业物流管理的重大发展. MRP II(制造资源计划) MRP II实现了物流与资金流的统一管理,把制造,财务,销售,采购工程技术等各个子系统集成为一个一体化的系统.其特点是: 制造和财务两个子系统的关系密切 所有数据来源于企业中央数据库,各子系统在统一数据环境下工作,保证了数据的一致性. 具有模拟功能,能根据不同的决策方针模拟出各种未来将会发生的结果. 最显著的效果是减少库存量和物料短缺现象. 仅局限于企业内部物流,资金流和信息流的管理. (二)企业资源计划(ERP) ERP在 MRP II的基础上扩展了管理范围,给出了新的结构,把客户需求和企业内部的制造活动,以及供应商的制造资源整合在一起,体现了完全按用户需求制造的思想, ERP的基本思想是将企业的运营流程看作是一个紧密连接的供应练,其中包括供应商,制造工厂,分销网络和客户等.并能对供应链的所有环节进行有效的管理,这些环节包括订单,财工,库存,计划,生产制造,质量控制,运输,分销,服务与维护,财务管理,人事管理,实验室管理,项目管理,配方管理等. ERP强调企业的事前控制能力,可以提供对质量,适应变化,客户满意度,效绩等关键问题的实时分析能力. 三,会计电算化与企业管理信息系统 第四节 对我国会计电算化的展望 一,电子票据的确认 二,记账凭证的自动生成 三,会计明细信息的传递 四,网络审计势在必行 【思考与练习】 1.在会计电算化起步伊始,对我国会计核算软件实行评审是否必要 2.应当如何完善我国计算机替代手工记账工作 3.会计信息与企业管理信息有何联系 4.如何理解记账凭证的自动生成 第二章 会计软件分析与设计 【教学目的与要求】 本章主要介绍会计软件结构化分析与设计的方法,重点介绍数据流程图的绘制和系统设计的步骤.要求掌握会计软件开发的基本步骤,了解结构化系统分析与设计的基本思想. 【重点难点】 重点:生命周期法的开发思想与流程 难点:生命周期法的流程与步骤 【考核要点】 1.生命周期法的概念及基本思想,方法与步骤等 2.数据流图,数据字典内容 3.总体设计(模块结构图的绘制) 4.详细设计(计算机化处理流程设计,数据库文件设计) 第一节 结构化系统分析与设计概述 软件的开发方法主要有:结构化开发方法(也称生命周期法),原型法和面向对象开发方法等.其中结构化开发方法是一种基本的软件开发方法,其结构化分析与设计思想也适用于其他开发方法. 一,结构化开发方法 (一)基本思想 采用系统工程的思想和工程化的方法,按照用户至上的原则,结构化,模块化,自顶而下地对系统进行分 析与设计.具体地说,就是将系统的开发过程划分为系统的生命周期,每个阶段都具有各自的任务和结果,前一个阶段的结果作为下一个阶段的基础和一句.因而,又称"系统生命周期法". (二)特点 1.建立面向用户的观点 2.加强调查研究和系统分析 3.逻辑设计和物理设计分别进行 4.采用结构化,模块化的方法 5.严格按照阶段进行 6.工作文件的化 二,原型法 1.原型法的概念 原型法的基本思想是: 在获得用户基本需求的基础上快速地构造系统工作模型-----初始模型,然后演示这个原型系统,在用户参与的情况下,按用户合理而又可行的要求,不断地修改这一原型系统.每次修改都使系统得到一个完整的新原型,直到用户满意为止. 2.工作流程 三,面向对象开发方法 (一)基本思想 当我们设计和实现一个客观的会计信息系统时 ,如果能够在满足需求的条件下,把系统设计成由一些不可变的部分组成的最小集合,这些不可变的部分就是所谓的对象.但这种方法不能涉及系统分析以前的开发环节,因此不能成为支持系统开发全过程的方法. (二)面向对象的工作流程 : 1.系统调查和需求分析.对系统将要面临的具体管理问题以及用户对系统开发的需要进行调查研究. 2.分析问题的性质和求解问题.在复杂的问题域中抽象地识别出对象以及其行为,结构,属性,方法等.这一阶段一般被称为面向对象分析. 3.整理问题.即对分析的结果作进一步的抽象,归类,整理,最终以范式的形式将他们确定下来.这一阶段被称为面向对象设计. 4.程序实现.即用面向对象的程序设计语言将上一步整理的范式直接映射为应用程序软件.这一阶段 被成为 面向对象的程序. 四,软件的生命周期 (一)定义 软件的生命周期是指软件从立项开始,经过开发,使用和不断修改,直到最后废弃的整个过程. (二)六个阶段 1.系统调查 2.系统分析 3.系统设计:包括概要设计和详细设计两部分 4.程序设计 5.系统测试:包括单元测试,组装测试和确认测试 6.运行维护 第二节 系统调查 一,系统调查的主要任务 系统调查是电算化会计信息系统诞生的基础,是系统设计者认识系统,同用户交流的过程. 二,系统调查的内容 1.系统界限和运行状态 2.组织结构和人员分工 3.业务流程 4.资源情况 5.约束条件 6.薄弱环节 三,可行性研究 可行性研究是在系统调查的基础上,根据新系统的目标,决定新系统开发的可能性和必要性.可行性研究一般从技术可行性,经济可行性和操作可行性三个方面进行. 第三节 系统分析 一,系统分析的任务 系统分析是软件开发的关键阶段,通过对现行系统的分析,得到新系统的逻辑模型. 逻辑模型主要规定系统的功能,解决系统"做什么",而不涉及具体的物理实现,即不是解决系统"如何做",因而这一阶段也称为"需求分析". 二,数据流程图 1.新系统的逻辑模型由一系列的图标工具组成,主要包括数据流程图(新系统的总体图),数据字典(用于描述数据流程图中的各种数据流和数据存储)和处理过程(描述数据的加工处理方法). 2.数据流程图通常采用的基本符号 (1)实体:表示数据的源点或终点,可以是组织机构,事物或人. (2)数据流:表示数据的流向,用箭头表示. (3)处理过程 (4)数据存贮 三,数据字典 数据字典是在新系统数据流程图的基础上,对所有数据项进一步定义和描述的工具. 1.数据字典中数据的最小组成单元,称为数据元素. 2.数据结构 3.数据流:数据流是数据结构在系统内传输的路径. 4.数据存储:是数据保存的地方,一般是数据流的来源或去向. 四,处理过程 处理过程的表达工具通常有判断树,判断表,结构式语言等. 五,需求分析报告 需求分析报告包括组织情况调查,系统目标,业务流程描述,数据描述. 第四节 系统设计 一,系统设计的任务 系统设计的任务是根据经批准的系统需求报告,考虑计算机软硬件的要求,将用户的需求转换成具体的实施方案,解决"怎么做"的问题,它将系统分析阶段建立的逻辑模型转化为物理模型. 1.总体设计:又称为"概要设计"或"初步设计",其主要内容包括新系统总体结构框架设计,代码设计,输入/输出设计和处理流程及模块功能的设计等. 2.详细设计:则是对每一个模块进行进一步的细化,描述每一个模块采用何种算法和实现步骤,编制每一模块的详细设计说明书 二,总体结构设计 总体结构设计是根据系统分析的要求和组织的实际情况,对新系统的总体结构形式和资源进行大致设计,是一种宏观,总体上的设计和规划. 三,代码设计 代码表示客观存在的实体或属性的符号,其主要作用是便于信息的分类,统计和检索. (一)代码设计的原则 1.唯一性 2.化 3.可扩充性和稳定性 4.便于识别和记忆 5.短小精悍 (二)代码设计的方法 1.顺序码:用连续的数字进行编码 2.区间码: 3.特征码:根据对象的某种特征或属性进行编码 4.助记码:以代码对象本身的常用符号来编码(拼音的首字母) 四,输入输出设计 输入输出是人机交互的主要方式. (一)输入设计 1.原则:保证输入数据的正确性,合法性,操作简单,直观. 2.输入方式:键盘输入,模数和数模输入,网络数据传送,磁盘/光盘读入,扫描仪,光笔,语音输入器等. 3.数据校对:人工校对,二次键入校对,数据平衡校对. (二)输出设计 1.输出方式:屏幕输出,打印输出,软磁盘输出等. 2.用户界面的设计 3.菜单的设计 4.人机对话设计 五,模块功能与处理过程设计 1.HIPO图:HIPO图是IBM公司于70年代中期在层次结构图的基础上推出的一种描述系统结构和模 块内部处理功能的工具. 2.层次模块结构图:主要关心的是模块的外部属性,即上下级模块,统计模块之间的数据传递和调用关系, 而不考虑模块的内部. 3.IPO图:用于描述模块内部处理过程. (1)结构化英语方法 (2)决策树方法 (3)判断表方法 (4)算法描述语言方法 六,系统设计报告 也称系统说明书,是系统分析的最终结果,它反映建立系统的功能需求,性能需求,运行环境等方面内容, 是开发人员和用户共同理解会计信息系统的桥梁,也是系统设计的基础.研制和开发人员编 写好报告 后,提交有关部门审批. 【思考与练习】 1.结构化开发方法的主要特点是什么 2.结构化开发方法分为几个阶段 各阶段的主要工作是什么 3.系统调查的主要内容是什么 如何进行系统可行性分析 ? 4.数据流程图,数据字典和处理过程的主要作用是什么 其间有什么联系 5.试画出工资核算系统的数据流程图,并写出其数据字典,简要描述其处理过程. 6.系统设计的主要内容和作用是什么 7.系统划分的原则是什么 试对工资核算系统进行划分. 8.代码设计的原则是什么 主要有哪几种编码方法 各适合于什么情况 9.输入校对方式有哪几种 它们的优缺点是什么 10.HIPO图是如何构成的 它的主要用途是什么 第三章 电算化账务处理子系统 【教学目的与要求】 本章在对电算化账务处理子系统进行简要分析之后,介绍当前这一系统功能模块的划分,数据处理的基 本流程,数据文件的设置以及会计科目代码的设计等. 要求了解凭证,账簿数据文件之间的勾稽关系,理解账务处理系统设计的要点. 第一节 账务处理子系统的总体设计 一,系统分析 1.功能与任务:输入并审核记账凭证,登记账簿,结账,输出账务信息,为报表编制提供数据,辅助功能(银行 对账,部门,项目,往来等核算) 2.凭证输入: (1)手工先行填制记账凭证,再据以输入机内 (2)直接根据已经审核的原始凭证,由操作人员在机上编制记账凭证 3.账簿登录,结账与记账 (1)账簿文件的设置:设置尽可能少的账簿文件 (2)结账的设置 (3)凭证,账簿输出 二,功能模块的划分 1.初始化模块:科目设置,期初余额录入,外币,凭证类别,结算方式等 2.凭证输入模块:凭证录入,审核,凭证汇总,凭证输出 3.登账,结账模块(期末处理模块) 4.银行对账模块 5.证账输出模块 6.系统服务模块:数据的备份,非常故障的处理,权限管理 三,电算化账务处理子系统数据流图 四,账务处理子系统与其他各子系统之间的数据联系 五,账务处理子系统数据文件的设置 凭证类数据文件 原始凭证库文件 记账凭证库文件 账簿文件 "银行对账单"文件 其他文件 六,科目代码设计 通常采用区间码的方式对会计科目编码.它是一种分段组合编码,每一代码由若干段数码组成.每一段有 固定的位数,代表一定的含义. 对科目可以进行再一次的编码,形成会计科目的助记码.助记码可以根据会计科目的发音,含义,英语缩 写等容易的记忆方法编制,其目的在于帮助软件的使用人员迅速找到所需的会计科目和代码,提高输入 速度. 举例:4-2-2-2 第二节 电算化会计的数据输入 一,记账凭证的输入 记账凭证的内容 凭证日期 凭证编号:手工编号和自动编号 摘要:常用摘要 科目编号 金额 凭证输入的检验控制 输入前审核:主要是通过人工方式对各原始输入凭证进行合理,合法,真实和正确性的检查. 输入时的逻辑校验 输入后的数据校对:人工校对,二次键入校对,数据平衡校对 二,凭证的审核与修改 凭证未审核记账:谁出的错误由谁更正. 已审核未记账:由审核人员消审后录入人员修改. 已记账:只能采用红字冲销法或补充登记法予以更正.一般常用方法是:输入一张红字冲销凭证以冲销错误凭证,然后再将正确凭证输入. 目前的会计软件都提供"反结账,反记账,取消审核"的功能. 第三节 账簿的登录 明细账,日记账和总账均由电脑记账. 登账的结果,就是将凭证临时库文件的所有记录均添加到凭证档案库文件中,添加后,凭证临时库文件的所有记录也就被永久删除了. 为防止记账中断现象发生的方法: 通过硬件解决:安装不间断电源(UPS),防止系统突然断电. 通过计算机程序解决:由计算机记账模块在记账前自动对有关文件做一次强制备份,把记账前的数据备份到硬盘的另一个地方,如果记账不成功,计算机自动恢复记账前的状态,再重新记账. 结账步骤 1.检查该月的所有凭证是否均已记账,结账日期是否正确, 其它相关子系统的数据是否传递完毕等.若结账条件不满足,则退出本模块. 2.备份结账前的数据. 3.结账 4.如果是年结,系统会产生下年度的空白账户文件,并结转年终余额. 5.当成功地结账后,系统做结账标志,此后不能再输入该月的凭证.若结账不成功,则恢复到结账前的状态, 重复上述过程,重新进行结账. 结账用于终结某月的账务处理,记账一月可以记数次账,但只能结账一次. 第四节 会计凭证和账簿的输出 一,输出的方式 打印输出:套打,全打 显示输出:所见即所得 磁盘或网络输出:接口设计 二,账簿输出格式 日记账:三栏式. 明细账:有三栏式和多栏式两种. 多栏明细账一般按其下级科目分设若干个金额栏. 总账:可用三栏式总账,也可用科目余额发生额对照表代总账. 三,查询功能 查询 主要查询总帐,明细帐,日记帐,辅助帐,凭证信息. 查询方式有:简单条件查询,组合条件查询,模糊条件查询等. 组合条件查询有: 1,对凭证文件:支持日期,科目代码和凭证号等的组合查询 2,对科目余额文件:可提供月份,科目代码等条件的组合查询 3,对日记帐文件:能提供月,日,科目代码等条件的组合查询 4,对明细帐文件:应提供月,日,科目代码等条件的组合查询 5,辅助帐或其他信息的查询: 数据维护与系统管理 数据备份 数据备份操作是为了保证数据文件的可靠和安全,将存放在计算机硬盘中的数据备份到硬盘的其它目录,软磁盘或磁带上的操作. 备份的软盘至少有一份存放在距离机房较远且安全可靠的地点,以防止火灾等发生造成对备份数据的破坏. 数据恢复 当系统数据发生丢失破坏时,可以将原来备份的数据重新恢复到失误前的数据状态. 其它若干辅助管理模块设计 一,银行对账模块设计 计算机账务系统中,不存在日记账,总账和明细账间的对账. 由于未达账项的存在,仍需进行银行对账. 应包括:初始化余额调节表, 输入或获取银行对账单, 机器自动对账或人机对账, 显示和打印对账结果(银行存款余额调节表), 删除已达账. 二,往来核算与管理 (一)建立往来单位通信录 包括往来单位编号,名称,所属地区,电话,地址,邮编,开户银行,账号,税号,信用状况,联系人等. (二)设置往来单位期初未达往来账 (三)往来查询 输出往来余额表,往来明细账等. (四)往来核销 自动或手工勾销"两清"往来账,并且清理往来账. 自动核销又包括逐笔核销和全额核销.一般先手工核销,后自动核销. (五)账龄分析 根据财会人员输入的往来科目,时间期限,计算机自动输出某一往来科目下所有客户的账龄分析表. 注意: 对于往来业务比较多,管理要求高的企业来说,账务处理子系统中的往来模块并不能满足需要,应通过应收,应付子系统核算和管理往来业务. 三,项目核算与管理 (一)项目定义 1,定义项目大类:将单位若干项目划分为若干类. 如: 项目类号 项目大类名称 KYXM 科研项目 GCXM 工程项目 2,定义具体项目. 指定义每一项目大类下有哪些具体项目. 如某一工程项目的具体项目包括:项目代码,项目名称,开始日期,完工日期,项目性质,项目负责人等. 3,录入项目期初数与计划数. (二)项目账表输出 1,项目总账.反映项目对应各个科目的各期发生额和余额. 2,某科目的项目明细账.某科目下项目的明细数据. 3,某项目的明细账.某具体项目对应各个科目的明细数据. 4,项目统计表.反映各个项目在各个对应科目下的期初余额,借贷方发生额及期末余额的汇总报表. 5,项目执行计划报告.是各项目的实际执行情况与计划数的对比报表. 项目统计表 项目名 合计 材料费 人工费 改建办公楼1号楼 50000 10000 40000 AA攻关项目 1870000 1300000 570000 … … … … 合计 6800000 5000000 1800000 四,部门核算与管理 (一)部门核算 1,输出部门核算账:部门总账和部门明细账 2,核对部门账. (二)部门管理 1,部门收支分析表:系统自动提供反映各个部门或部分部门指定期间内的收入情况或费用开支情况汇 总分析的报表. 2,部门计划执行报告:系统自动提供反映各部门的实际执行情况与计划数对比分析的报告. 部门收支分析表 科目编码 科目名称 合计 部门1 部门2 部门3 52101 差旅费 15000 5000 5000 5000 50101 销售收入 180000 60000 60000 60000 … … … … … … 五,自动转账 在日常会计业务中,存在一类凭证(多为转账凭证),每月反复有规律地重复出现,即凭证中摘要,借方和贷 方科目相同,金额的来源或计算方法基本不变,只有凭证中的金额每月不等. 另外,工资,固定资产等子系统每月也要向账务处理子系统传递转账凭证.这些凭证都可用自动转账模块 自动编制. (一)定义自动转账分录 如; 转账序号:XX 摘要: 分摊技改办制造费用 科目代码 部门 方向 公式 40103 一车间 借 取借方金额合计 40501 技改办 贷 取本月40501科目月末余额*0.3 40502 技改办 贷 取本月40502科目月末余额*0.3 40503 技改办 贷 取本月40503科目月末余额*0.3 (二)生成自动转账分录----机制凭证 第一次定义,以后每月发出指令后自动生成,并保存在临时凭证文件中. (三)获取外部数据 工资,固定资产等业务子系统实现自动转账的方式有两种: 一是各有关业务子系统直接编制出记账凭证供账务处理子系统调用; 二是有关子系统先根据会计上的要求对本系统的原始数据进行分类统计,最后统一汇集到自动转账模 块,然后利用生成自动转账模块得到机制凭证. 第四章 电算化会计报表子系统 第一节会计报表子系统模块划分与数据流程 一,系统分析 会计报表是根据日常的会计核算资料加工,整理而形成的一个完整的报告体系. 报表的基本数据大多来自于企业的会计凭证和账簿数据. 通用的会计软件,应提供会计报表的自定义功能,打印输出功能. 二,报表子系统的功能模块的划分 报表定义:包括新表登记,格式定义和公式定义三个内容. 报表生成:主要包括报表的自动编制生成及其正确性审核. 报表输出:由两大部分组成,一是报表的显示和打印输出,二是报表文件属性转换的格式转换输出. 第二节 报表子系统数据文件的设置 报表子系统的数据文件主要有以下几种类型:第一类是报表的数据来源公式文件,用于对报表项目的数 据来源定义其取数的公式;第二类是报表的格式文件,用于对每一张报表规定其打印输出的格式;第三类 是报表文件,用于存放编制生成的各种信息. 第三节 会计报表的生成 第四节 会计报表的打印输出 第五章 用友管理软件系统的安装与管理 【教学目的与要求】 系统学习系统管理,软件安装与卸载和总账工具等功能的基本知识和操作方法. 要求掌握系统管理中设置操作员,建立账套和操作员权限的设置方法.了解软件安装与卸载的方法和获得帮助的一般方法;熟悉总账工具的使用方法和账套输出,引入的方法. 【重点难点】 重点与难点是掌握账套建立,操作员及权限分工的设置,账套数据的引入输出及基础信息的设置 【考核要点】 1.账套建立,修改 2.操作员及权限分工的设置 3.账套数据的引入输出及基础信息的设置 【章节目录】 第一节 系统概述 第二节 系统的安装,启动,退出 第三节 系统管理 第四节 基础设置 第一节 系统概述 一, 会计软件的基本概念 1.会计软件的概念及分类 会计软件的概念:会计软件是指专门用于财务会计工作的计算机软件,财会人员借助会计软件可完成会计核算与管理工作. 会计软件的分类:会计软件分为不同的类型,根据适用范围可分为通用会计软件和定点开发会计软件. (1)定点开发会计软件,只能在个别单位或一定的时期使用; (2)通用会计软件是指在一定范围内适用的会计软件,可分为全通用会计软件和行业通用会计软件. (3)通用会计软件的特点是:用户在首次使用一个会计软件时,可以通过软件的初始化,输入本单位的所有会计核算规则,从而把一个通用会计软件转化成一个适合本单位情况的专用会计软件. 全通用会计软件是指适用于所有行业的会计软件,商品化会计软件属于全通用会计软件;行业通用会计软件是指在某个行业内部推行或主管部门推荐的会计软件. 2.商品化会计软件 概念:专门用于对外销售的会计软件称为商品化会计软件. 特点:商品化会计软件具有通用性强,用户界面好,适用于多种中文平台,版本大多有单机和网络两种,厂家进行软件维护,保密性强等特点. 发展阶段:我国商品化会计软件的发展主要划分为四个阶段:会计核算软件阶段,管理型会计软件阶段,一体化企业管理软件阶段,全面企业管理软件阶段. 二, 用友U8管理软件的特点 用友U8管理软件产品共有8组:财务系统,购销存系统,生产制造,异地商务分销系统,以客户为中心的CRM系统,人力资源管理系统,商业职能和企业级报表和企业门户.功能模块包括工资,固定资产,资金管理,总账,应收,应付,财务分析,成本管理,现金流量,UFO,采购计划,采购管理,销售,库存,存货核算,行业报表,合并报表,决策支持,WEB 共19个子系统.它与传统财务软件相比,具有以下特点: 1. SQL Server 7.0采用动态行级锁,使并发冲突的机率与表记录数成反比,提高了网络并发控制性能. 2. 利用存贮过程,不仅改造了Access的查询,还使客户端一定程度地减肥,提高了网络计算性能. 3.采用了标准模式,主要利用系统管理在外面包的一层用户权限机制,提高了网络安全性. 4.不受库大小约束,备份,恢复的性能提高,从而优化了备份,恢复机制. 5.用友远程查询可以做到查询任意业务数据,在任何时候任何地方查询,并且查询到的数据是最新的,从而确认了远程应用的可行性. 三, U8管理软件的总体结构 会计软件的总体结构是指一个完整的会计软件由哪几个子系统组成,每个子系统完成哪些功能,相互之 间的关系又是怎样的.不同类型的企业其会计软件总体结构不尽相同. 1.工业企业会计软件的总体结构. 用友U8管理软件,会计核算部分共有十个模块,各个模块之间相互联系,共享数据.其财务,分销,决策支持三个部分之间的关系如图5-1所示. 图5-1 会计软件总体结构图 2.作用: 财务,购销存及决策三大功能模块构成的会计软件总体结构,可以结合为整体应用,满足使用单位的管理需求.同时又相对独立,具有完善及细致的功能. 3.主要功能模块 包括总账系统,工资管理,固定资产管理,应收款管理,应付款管理,成本管理,资金管理,财务分析及UFO报表和现金流量表;购销存功能模块包括采购计划,采购管理,库存管理,存货核算,销售管理;决策支持系统包括:决策支持;行业集团管理包括:行业报表,合并报表;WEB功能系统目前包括:财务WEB,业务WEB. 四, 用友U8管理软件功能结构与数据处理流程 用友U8管理软件除包括基本的会计核算业务外,还实现了会计核算和财务管理的一体化,做到物流,资金流,信息流的三位一体.这种一体化的管理能够达到业务处理,财务结算,购销存业务的财务监督顺利实施,其功能结构如图5-2所示: 图5-2 用友财务管理软件主要功能结构图 注意使用顺序: 先启用采购和销售系统,然后是库存和存货系统,总账,工资,固定资产,资金系统可同时应用,最后启用应收,应付和成本系统.如果各系统没有同时启用,后启用系统的一些功能将会因其它系统的启用而受到限制. 第二节 系统的安装,启动,退出 一,系统的运行环境 会计软件的运行环境是指能够充分发挥会计软件的优良特性,并实现会计信息共享处理,保证会计软件能够正常稳定运行所需要的环境.系统运行环境包括系统运行的硬件环境和软件环境. (一)系统运行的硬件环境 硬件最低及推荐配置 主机:500MB-1GB 内存:256MB-512MB 硬盘:4GB-10GB (二)系统运行的软件环境 操作系统:Windows2000/XP 数据库:SQL Server2000标准版/个人版或用友ERP-U8管理软件安装盘自带的MSDE2000. 网络协议:TCP/IP 二,系统的安装,启动,退出 (一)系统安装 『安装前要准备的事项』 1.请对照用友ERP-U8环境说明文件所描述的配置准备环境. 2.安装时操作系统所在的磁盘分区剩余磁盘空间必须大于600M. 3.安装SQL数据库环境. 4.关闭杀毒软件. 5.安装完毕重新启动机器,安装用友ERP-U8系统. 6.重新启动机器,配置U8服务管理器. 『SQL安装简要步骤及说明』 用友ERP-U8软件运行需要SQL数据库支持.因此,在安装用友软件前应先准备好SQL数据库环境.如 果计算机上已经装有SQL Server2000,则可以直接安装用友软件系统,如果没有建议安装数据库SQL Server2000个人版,此版在多个操作系统上适用.并要记好SA密码.装完后,重启系统,并启动SQL Server 服务管理器. 对于没有SQL Server2000个人版的学员,可以直接在安装光盘中"tools"目录下的MSDE2000数据库简装版(该版本对未知的SA密码无法清除,SQL Server2000和MSDE2000均属于微软公司,商业用途购买请与微软公司或其代理商接洽). 下面以安装MSED2000为例说明数据库安装简要步骤. 1.运行安装盘下MSDE2000目录中的MSDEStp2000.exe 2.在安装程序界面中选择"安装MSDE数据库"选项 3.安装完毕重新启动机器,准备安装用友ERP-U8系统 注意:由于用友ERP-U8是一个企业资源计划系统,涉及企业整体财务与业务的管理工作,因此对系统安全性要求比较高,其相应的数据库环境和安装设置也比以往的教学版本复杂.教学过程中,建议不要修改SA密码和系统管理员Admin的密码,以免遗忘密码影响正常教学. 如果计算机中已安装SQL Server数据库系统,则安装用友ERP-U8系统后系统提示要求输入的SA密码为原SQL Server数据库系统SA密码相同.如果计算机中第一次安装数据库系统,则SA密码默认为空.当SA密码被他人修改或遗忘时,可以先安装SQL Server2000,在SQL Server2000中选择"企业管理器\SQL Server组\安全性\登录"下的SA双击,删除SQL Server身份验证中的密码. 『安装中的常见问题及解决办法』 环境 现象 说明及解决办法 Windows9x Winnt4.0 Windows2000 WindowsXP 文件拒绝访问 该问题往往是由于查毒软件的实时监控造成,请关掉查毒的实时监控功能,并重起动计算机. Winnt4.0 Windows2000 WindowsXP 建立IIS虚拟目录不成功 IIS建立不正确,检查IIS及其相关的组件是否正确. Windows9x Winnt4.0 Windows2000 WindowsXP +SQL Server 7.0 analysismethodcom.dll,indexcom.dll,pscmcom.dll,sendemail.dll,topiccom.dll等控件没有正确注册 管理驾驶舱操作系统只支持Windows NT和Windows 2000 Server(advandce Server) 数据库只支持 SQL Server 2000 标准版以上.没有使用管理驾驶舱可以不管这些文件. 有些文件没有覆盖 1. 检查是否有系统在运行,有的话退出后再安装 2. 检查操作系统的系统目录下的DLLCache子目录是否存在相同的旧文件,存在应删除掉再安装 3. IIS中U8Web相关程序没退出,重起计算机或重起IIS服务就可 (二)软件卸载 财务软件卸载就是将财务软件从计算机中删除. 卸载方法:既可以使用Windows系统中"添加/删除程序"功能删除财务软件,也可以使用财务软件所提供的"卸载软件"功能直接卸载软件. (三)系统启用,建立账套 1.第一次运行用友U8管理软件,启动用友U8管理软件的"系统服务"下的"系统管理"程序,选择系统菜单的"注册"项.系统管理员的口令为空.系统将自动创建系统数据库. 2.建立账套 建立账套,即采用财务软件为本企业建立一套账簿文件.首次使用总账系统时,应根据企业的具体情况进行账套参数设置. 主要包括:核算单位名称,所属行业,启用时间,编码规则等基础参数.账套参数决定了系统的数据输入,处理,输出的内容和形式. (1)设置账套信息 设置账套信息包括录入账套号,账套名称,账套路径及启用会计期. (2)输入单位信息 输入单位信息包括输入单位名称,单位简称,单位地址及法人代表等相关信息. (3)确定核算类型 确定核算类型包括本币代码,本币名称,本币类型,行业性质及账套主管. (4)确定分类信息 如果用户的存货,客户,供应商相对较多,可以对它们进行分类核算. (5)确定编码方案 确定编码方案是指设置编码的级次和各级的长度. (6)确定数据精度 数据精度是指定义数据的小数位数.由于各单位对数量,单价的核算精度要求不一致,为了适应不同的需求,系统提供了自定义数据精度的功能. 在系统管理部分需要设置的数据精度主要有:"存货数量小数位","存货单价小数位","开票单价小数位","件数小数位"和"换算率小数位". 3.修改账套 经过一段时间运行,如果发现账套的某些信息需要修改或补充,可以通过修改账套功能来完成.此功能还可以帮助用户查看某个账套的信息. (1)注册 若当前操作员不是要修改账套的主管,则应在"系统管理" 中更换操作员. (2)修改账套 以要修改账套的账套主管的身份注册后,单击"账套"菜单中的"修改"选项,进入"修改账套"对话框.修改完成后,如果确认已修改的内容,应单击"完成"按钮,否则单击"放弃"按钮,放弃已经进行的修改操作. 第三节 系统管理 主要功能:对财务及企业管理软件的各个产品进行统一的操作管理和数据维护. 主要内容:账套管理,年度账管理和操作员及其权限管理. 一,系统管理的内容 1.账套管理 账套指的是一组相互关联的数据.账套管理包括账套的建立,修改,引入和输出等. 2.年度账管理 对不同核算单位,不同时期的数据需要设置相应的系统路径.年度账管理包括年度账的建立,清空,引入,输出和结转上年数据. 3.操作员及其权限管理 操作权限的集中管理包括设定系统各模块的操作员以及为操作员分配一定的权限. 二,操作员及权限管理 (一)操作员的增机及修改 为了保证系统及数据的安全与保密,系统提供操作员设置功能.只有系统管理员才有权利设置操作员.因此,定义系统操作员时,必须以系统管理员的身份注册进入"系统管理",然后单击"权限"下的"操作员",进入操作员管理界面,在该界面中,可以完成增加操作员,修改操作员和删除操作员的操作. 1.增加操作员 增加操作员包括设置操作员的编号,姓名及口令. 2.修改操作员 已设置操作员在使用的过程中,可以由系统管理员随时修改其姓名及口令.但操作员的编号一旦被使用则不能被修改. 系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作,可以管理该系统中所有的账套. 账套主管负责所选账套的维护工作.主要包括对所选账套进行修改,对年度账的管理以及该账套操作员权限的设置. (二)设置操作员权限 财务分工在财务软件中主要体现在两个功能上:系统管理中的操作员权限设置和总账模块中的明细权限设置. 操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进行赋权.只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置. 明细权限设置功能是用于对总账模块中各操作员的凭证审核,科目制单及明细账查询打印权限进行设定. 1.增加操作员权限 由于操作员权限是指某一操作员拥有某一账套的某些功能的操作权限,因此,在设置操作员和建立该核算账套之后,可以在操作员权限设置功能中对非账套主管的操作员进行操作员权限的设置. 2.修改操作员权限 修改操作员权限包括设置或取消账套主管及删除操作员权限. (1)设定或取消账套主管 账套主管的设立首先在建立账套时指定,修改时由系统管理员进行账套主管的设定与放弃的操作,首先在"操作员权限"左边窗口中选择欲设定或放弃账套主管资格的操作员,然后在界面右上角选择账套,最后选中旁边的"账套主管"复选框. (2)删除操作员权限 系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除. 三,账套管理 账套是指一组相互关联的账务数据.一般来说,可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套,系统最多可以建立999套账.其中"998"和"999"账套是系统内置的演示账套,只能参照,而不能输入或修改. (一)账套输出 账套输出 ,即会计数据备份是将财务软件所产生的数据备份到硬盘,软盘或光盘中保存起来.其目的是长期保存,防备意外事故造成的硬盘数据丢失,非法篡改和破坏.还可以实现删除当前输出账套的功能. (二)账套引入 账套引入,即会计数据恢复,是指把软盘上或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下.系统还允许将系统外某账套数据引入本系统中,从而有利于集团公司的操作. 四,年度账管理 每个账套中一般存放不同年度的会计数据,为方便管理,不同年度的数据存放在不同的数据表中,称为年度账. 年度账套的管理是由账套主管来完成的.包括年度账的修改,建立,引入和输出,结转上年度数据,清空年度数据等. 第四节 基础设置 一,基础设置概述 (一)编码方案的设置:科目编码,存货分类编码,地区分类编码,客户分类编码,供应商分类编码,部门编码,成本对象编码,收发类别编码和结算方式编码. (二)数据精度的设置:存货数量小数位数,存货单价小数位数,开票单价小数位数,件数小数位数和换算率小数位数. 二,部门档案及个人目录的设置 第六章 用友管理软件的总账系统 【教学目的与要求】 系统学习总账系统初始化,日常业务处理和期末业务处理的工作原理和操作方法. 要求掌握总账系统初始化中设置会计科目,录入期初余额及设置各种分类,档案资料的方法;掌握总账系统日常业务处理的凭证处理和记账的方法.熟悉出纳管理的内容和处理方法.了解期末业务的内容和处理方法. 【考核要点】 1.总账的操作流程 2.系统初始化的具体内容及设置 3.辅助账的设置与管理 4.账簿选项 【重点与难点】 重点掌握总账系统的功能构成与操作流程,掌握总账系统初始化,日常业务处理辅助账核算与管理的操作方法和技巧,并在此基础上进一步理解总账系统的设计原理及各模块之间的联系,重点与难点是总账系统初始化,日常业务处理,辅助账核算与管理的操作方法. 【章节目录】 第一节 总账系统的操作流程 第二节 系统初始化 第三节 凭证处理 第四节 出纳管理 第五节 账簿管理 第六节 期末处理 【教学内容】 第一节 总账系统的操作流程 一,总账系统的建立基础及准备工作 总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系,输入和处理各种记账凭证,完成记账,结账以及对账工作,输出各种总分类账,日记账,明细账和有关辅助账. 二,总账系统的操作流程 (1)手工方式下的数据处理流程 (2)计算机方式下的数据处理流程 (3)两种方式业务处理的对比 第二节系统初始化 系统初始化:是指将通用会计软件转成专用会计软件,将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作,是使用财务软件的基础. 总账初始设置的内容:包括设置基础参数,会计科目,外币及汇率,凭证类别,结算方式,分类定义,编码档案,录入期初余额及设置操作员明细权限. 一,基础参数的设置及会计字典的建立 (一)设置账簿选项 系统启用后,如果默认账套参数与实际需要不符,用户应根据实际情况,在建立账套之前应通过设置"总账系统选项"正确选择适合本单位的各种参数,以达到会计核算和财务管理的目的. 在"总账系统"窗口中,单击"设置"菜单中的"选项",打开选项对话框,其中包含"凭证","账簿","会计日历","其他"四张选项卡. "凭证"选项卡 包括"制单控制","凭证控制","凭证编号方式","外币核算","预算控制","客户及供应商往来款项" 区域. "账簿"选项卡 包括"打印位数宽度","明细账(日记账,多栏账)打印方式","凭证,账簿套打","明细账查询权限控制到科目","正式账每页打印行数"区域. "会计日历"选项卡 系统自动将会计期间,开始日期和结束日期列表.此处只需用户选择"启用日期". "其他"选项卡 包括"数量,单价小数位及本位币精度","部门,个人,项目排序方式"区域. (二)定义外币及汇率 汇率管理是专为外币核算服务的.在此可以对本账套所使用的外币进行定义,以便在制单或进行其他有关操作时调用. (1)使用固定汇率的单位,在填制每月的凭证前,应预先录入该月的记账汇率.否则将会出现汇率为零的错误. (2)使用浮动汇率的单位,在填制当天的凭证前,应预先录入当天的记账汇率. (3)"外币*汇率=本位币"的折算方式是指直接汇率. (4)"外币/汇率=本位币"的折算方式是指间接汇率. (5)制单时使用固定汇率还是浮动汇率,需在总账系统选项"凭证"选项卡中设置. (三)建立会计科目 各单位必须根据国家会计制度的规定使用总账科目,可根据实际情况,在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上,自行设定明细科目. 1.增加会计科目 如果用户所使用的会计科目基本上与所选行业会计制度规定的一级会计科目一致,则可以在建立账套时选择预置标准会计科目.这样,在会计科目初始设置时只需对不同的会计科目进行修改,对缺少的会计科目进行增加处理即可. 如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计科目相差较多,则可以在系统初始设置时选择不预置行业会计科目,这样可以根据自身的需要自行设置全部会计科目. (1)增加明细科目时,系统默认其类型与上级科目保持一致. (2)已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目. (3)非末级会计科目不能再修改科目编码. 2.修改会计科目 如果要对已经设置完成的会计科目的名称,编码及辅助项目等内容进行修改,应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成. 已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码. (2)已有数据的会计科目,应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改. (3)被封存的科目在制单时不可以使用. (4)有末级科目才能设置汇总打印,且只能汇总到该科目本身或其上级科目. (5)只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存. 3.删除会计科目 如果某些会计科目目前暂时不需用或者不适合企业科目体系的特点,可以在未使用之前将其删除. 4.指定会计科目 指定会计科目是指定出纳的专管科目.系统中只有指定科目后,才能执行出纳签字,从而实现现金,银行存款管理的保密性,才能查看现金,银行存款日记账. 5.设置会计科目辅助项目 一个科目设置了辅助核算后,它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上.可以进行辅助核算的内容主要有:部门核算,个人往来,客户往来,供应商往来及项目核算等. (1)管理费用应设成部门核算. (2)生产成本设成项目核算. (3)应收账款设成客户往来核算. (4)应付账款设成供应商往来核算. (5)辅助账类必须设在末级科目上,但为了查询或出账方便,可以其上级和末级科目上同时设置辅助账类. (五)设置凭证类别 系统提供了常用的凭证分类方式,用户可以从中选择,也可以根据实际情况自行定义.如果选择了"收款凭证 付款凭证 转账凭证"的分类方式,应根据凭证分类的特点进行相应限制条件的设置,以便提高凭证处理的准确性. (1)限制科目数量不限,科目间用逗号分隔. (2)填制凭证时,如果不符合这些限制条件,系统拒绝保存. (3)可以通过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮调整明细账中凭证的排列顺序. (五)项目定义 项目核算是账务系统辅助核算管理的一项重要功能.一个单位项目核算的种类可能多种多样,比如,在建工程,对外投资,技术改造等等,为了满足企业的实际需要,在计算机账务系统中,借助于计算机处理数据的特点,设计了项目核算与管理功能,企业可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类,在总账业务处理的同时进行项目核算与管理.一个项目大类可以核算多个项目,为了便于管理,企业还可以对这些项目进行分级管理. (1)必须将需进行项目核算的科目设置为项目账类后,才能定义项目和目录. (2)如果使用存货核算系统,可以在此选择"使用存货目录定义项目",即使用存货系统中已定义好的存货目录作为项目目录. (3)项目大类的名称是该类项目的总称,而不是会计科目名称.如:在建工程按具体工程项目核算,其项目大类名称应为工程项目而不是在建工程. (4)一个项目大类可以指定多个会计科目,一个会计科目只能指定项目大类. (5)不能隔级录入分类编码. (6)若某项目分类下已定义项目,则不能删除,也不能定义下级分类,必须先删除项目,再删除该项目分类或定义下级分类. (7)不能删除非末级项目分类. (8)标识结算后的项目将不能再使用. (六)设置编码档案 设置编码档案主要包括部门档案,职员档案,客户档案,供应商档案,项目档案五部分. 1. 部门档案 部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称,以及要进行个人核算的往来个人所属的部门. 2. 职员档案 设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作. 3. 客户档案 企业如果需要进行往来管理,那么必须进行将企业中客户的详细信息录入客户档案中.建立客户档案直接关系到对客户数据的统计,汇总和查询等分类处理.在销售管理等业务中需要处理的客户的档案资料,应先行在本功能中设定,平时如有变动应及时在此进行调整. 客户档案卡片包括"基本","联系","信用","其他"四张选项卡. (1)客户档案必须在最末级客户分类下增加. (2)客户分类编码必须唯一. (3)客户分类编码必须与所设定的编码级次结构相符. (4)客户编码,名称和简称必须输入,其余可以忽略. "联系"选项卡内容可以为空. (5)销售管理系统或应收账款核算系统启用后,"信用"选项卡中的应收余额由系统自动维护. (6)输入各项内容后,必须单击"保存"按钮,否则表示放弃. 4.供应商档案 企业如果需要进行往来管理,那么必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案中.建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计,汇总和查询等分类处理.在采购管理等业务中需要处理的供应商户的档案资料,应先行在本功能中设定,平时如有变动应及时在此进行调整. (1)供应商档案必须在最末级供应商分类下增加. (2)若无供应商分类,则将供应商归入无供应商分类. (3) 关于设置供应商档案的详细内容请参照设置客户档案的操作步骤或参见软件中提供的帮助信息. (七)设置结算方式 该功能用来建立和管理在经营活动中所涉及到的货币结算方式.它与财务结算方式一致,如现金结算,支票结算等.结算方式最多可以分为2级. (1)必须按照结算方式编码级次的先后顺序录入. (2)结算方式的录入内容必须唯一. (3)票据管理的标志可以根据实际情况选择是否需要. (4)结算方式的编码规则已经在建立账套时设定,如果要修改,可以在系统控制台中的基础设置中进行. (八)设置明细权限 操作员权限已在"操作员权限设置"中进行了设置,"设置明细权限"功能主要用于对某一功能权限的进一步细化,如制单权限控制到科目,凭证审核控制到操作员,明细账查询权控制到科目等. 1.明细账科目权限设置 本功能是查询和打印明细账权限的一个补充.一般说来,凡是拥有查询明细账权限的操作员都可以查询所有科目的明细账,但是有些时候,希望对查询和打印权限作进一步细化,如只允许某操作员查询或打印某科目明细账,而不能查询或打印其他科目的明细.这种情况下,可以通过此功能进行设置. (1)选择一级科目,拥有对其下级科目的明细账的查询权. (2)将科目的查询权限设置到末级,则只能查询末级科目的明细账. (3)在月份综合明细账中,可查询所有科目,不受此权限的设置. (4)若希望每个操作员都可查询所有科目的明细账,可在"总账系统"窗口中,单击"设置"菜单中的"选项",打开"账簿"选项卡,取消"明细账查询权限控制到科目"的设置即可. 2.凭证审核权限设置 本功能是凭证审核权限的一个补充.一般说来,凡是拥有凭证审核权限的操作员都可以审核其他所有操作员填制的凭证,但是有些时候,希望审核权限作进一步细化,如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证,而不能审核其他部门操作员填制的凭证.这种情况下,可以通过此功能进行设置. 3.制单科目权限设置 本功能是制单权限的一个补充.一般说来,凡是拥有制单权限的操作员都可以使用所有科目填制凭证,但是有些时候,希望对制单权限作进一步细化,如只允许某操作员使用某些科目填制凭证.这种情况下,可以通过此功能进行设置. 二,期初余额的录入 为了保证会计数据连续完整,并与手工账簿数据衔接,账务系统第一次投入使用前还需要将各种基础数据录入系统.这些基础数据主要是各明细科目的年初余额和系统启用前各月的发生额.其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总. 在输入期初数据时,如果某一科目设置了辅助核算类别,还应输入辅助核算类别的有关初始余额. 1.录入基本科目余额 在开始使用总账系统时,应先将各账户启用月份的月初余额和年初到该月的借贷方累计发生额计算清楚,并输入到总账系统中. 如果是年初建账,可以直接录入年初余额;如果是在年中建账,则可录入启用当月(如4月)的期初余额及 年初未用的月份(即1月至3月)的借,贷方累计发生额,系统自动计算年初余额. (1)如果某科目为数量,外币核算,应录入期初数量,外币余额,而且必须先录入本币余额,再录入数量外币余额. (2)非末级会计科目余额不用录入,系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入,其数据栏为黄色. (3)出现红字余额用负号输入. (4)修改余额时,直接输入正确数据即可,然后单击"刷新"按钮进行刷新. (5)凭证记账后期初余额变为浏览只读状态,不能再修改. 2.录入个人往来科目余额 如果某科目涉及个人往来辅助核算,则需在系统打开的"个人往来期初"对话框中输入相关信息. 3.录入项目科目余额 如果某科目涉及项目辅助核算,则需在系统打开的"项目参照"对话框中输入相关的信息. 4.录入单位往来科目余额 如果某科目涉及客户供应商辅助核算,则需在系统打开的"客户往来期初"或"供应商往来期初"对话框中输入相关的信息. 5.调整余额方向 在录入会计科目余额时,系统提供了调整余额方向的功能,即在还未录入会计科目余额时如果发现会计科目的余额方向与系统设置的方向不一致时可以将期方向调整. 6.试算平衡 期初余额及累计发生额输入完成后,必须依据"资产=负债+所有者权益+收入-成本费用"的原则进行试算平衡.校验工作由计算机自动完成. 三,"支票登记簿"的启用和管理 第三节 凭证处理 在总账管理系统中,当初始化设置完成后,就可以开始进行日常账务处理了.本章以一般的会计业务流程为线索,结合具体业务介绍日常会计业务处理的各项基本操作. 日常业务处理的任务是通过输入和处理各种记账凭证,审核凭证,记账,查询和打印输出各种凭证,日记账,明细账和总分类账,进行月末对账和结账,最终生成和输出各种常用报表等. 一,填制凭证 记账凭证是登记账簿的依据,是总账系统的唯一数据源,填制凭证也是最基础和频繁的工作.在实行计算机处理账务后,电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证,因而在实际工作中,必须确保准确完整地输入记账凭证. 填制凭证过程中,出现错误凭证在所难免.为更正错误,系统提供了对错误凭证修改或删除的功能. 1. 增加凭证 记账凭证一般包括两部分:一是凭证头部分,包括凭证类别,凭证编号,凭证日期和附件张数等;二是凭证正文部分,包括摘要,科目,借贷方向和金额等.如果输入会计科目有辅助核算要求, 则应输入辅助核算内容;如果一个科目同时兼有多种辅助核算,则同时要求输入各种辅助核算的有关内容. A,输入凭证头部分 填制记账凭证时,应先完成凭证头部分的录入.此项操作对于录入各种类型的凭证,其操作步骤都是类似的. (1)由于系统默认凭证保存时,不按凭证号顺序排列而按日期顺序排列,如不按序时制单将出现"凭证假丢失"现象.如有特殊需要可将其改为不按序时制单,则在制单时凭证号必须按日期顺序排列. (2)在"附单据数"处可以按Enter键通过,也可以输入单据数量. (3)凭证一旦保存,其凭证类别,凭证编号均不能修改. B,输入凭证正文部分 凭证头部分完成后,接下来输入凭证正文部分,这是填制凭证的重要环节,企业应根据具体经济业务内容,采用不同的方式填制凭证,而且每张凭证要求借贷平衡. (1)正文中不同行的摘要可以相同也可以不同,但不能为空.每行摘要将随相应的会计科目在明细账,日记 账中出现.新增分录完成后,按回车键,系统将摘要自动复制到下一分录行. (2)会计科目通过科目编码或科目助记码输入. (3)科目编码必须是末级的科目编码. (4)金额不能为"零",红字以"-"号表示. C,输入辅助核算信息 当输入具有辅助核算的科目时,要求输入相应的辅助信息. (1)当输入一个不存在的个人姓名时,应先编辑该人性名及其他资料.在录信个人信息时,若不输入"部门名称"只输"个人名称"时,系统将根据所输入个人名称自动输入其所属的部门. (2)其他辅助核算科目可以参照录入. 2. 修改凭证 输入凭证时,尽管系统提供了多种控制错误的手段,但误操作是在所难免的,记账凭证的错误,必然影响系统的核算结果.为更正错误,可以通过系统提供的修改功能对错误凭证进行修改. (1)若已采用制单序时控制,则在修改制单日期时,不能在上一张凭证的制单日期之前. (2)若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制,则不能修改或作废他人填制的凭证. (3)如果涉及银行科目的分录已录入支票信息,并对该支票做过报销处理,修改操作将不影响"支票登记簿"中的内容. (4)外部系统传递来的凭证不能在总账系统中修改,只能在生成该凭证的系统中进行修改. 3. 冲销凭证 如果需要冲销某张已记账的凭证,可以采用"制单"中的"冲销凭证"命令制作红字冲销凭证. 4. 作废及删除凭证 日常操作过程,若遇到非法凭证需要作废时,可以使用"作废/恢复"功能,将这些凭证作废. (1)账簿查询时,找不到作废凭证的数据. (2)若当前凭证已作废,可单击"制单"菜单中的"作废/恢复"选项,取消作废标志,并将当前凭证恢复为有效凭证. (3)只能对未记账的凭证作凭证整理. (4)已记账凭证作凭证整理,应先取消记账,再作凭证整理. 5. 查询凭证 在制单过程中,我们可以通过"查询"功能对凭证进行查看,以便随时了解经济业务发生的情况,保证填制凭证的正确性. 二,审核凭证 审核凭证是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定,对制单人填制的记账凭证进行合法性检查.其目的是防止错误及舞弊. 屏幕审核时,可直接根据原始凭证,对屏幕上显示的记账凭证进行审核,对正确的记账凭证,发出签字指令,计算机在凭证上填入审核人名字. (1) 在确认一批凭证无错误时可以单击"审核"菜单中的"成批审核凭证"功能,以便加快审核签字速度,但请慎用. (2) 作废凭证不能被审核,也不能被标错. (3)审核人和制单人不能是同一个人,凭证一经审核,不能被修改,删除,只有取消审核签字后才可操作,已标错的凭证不能被审核,需先取消标错后才能审核. (4)执行审核后,系统将自动翻页,或单击"首张","上张","下张","末张"按钮翻页或按"查询"按钮重新输入条件查找其他待审核凭证. 三,记账 记账是以会计凭证为依据,将经济业务全面,系统,连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法. 在手工方式下,记账是由会计人员根据已审核的记账凭证及所附有的原始凭证逐笔或汇总后登记有关的总账和明细账. 在电算化方式下,记账是由有记账权限的操作员发出记账指令,由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查,科目汇总,登记账簿等. 1. 记账 记账凭证经审核及出纳签字后,即可以进行登记总账,明细账,日记账及往来账等操作.本系统记账采用向导方式,使记账过程更加明确,记账工作由计算机自动进行数据处理,不用人工干预. (1)未审核凭证不能记账,记账范围应小于等于已审核范围. (2)作废凭证不需审核可直接记账. (3)在设置过程中,如果发现某一步设置错误,可单击"上一步"返回后进行修改.如果不想再继续记账,可单击"取消",取消本次记账工作. (4)记账过程一旦断电或其它原因造成中断后,系统将自动调用"恢复记账前状态"恢复数据,然后再重新记账. (5)在记账过程中,不得中断退出. 2.取消记账 如果由于某种原因,事后发现本月已记账的凭证有错误且必须在本月进行修改,利用"恢复记账前状态"功能,将本月已记账的凭证恢复到未记账状态,进行修改,审核后再进行记账. 第四节 出纳管理 出纳管理是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具,它主要可以完成现金和银行存款日记账的输出,支票登记簿的管理,进行银行对账以及对长期未达账提供审计报告. 一,出纳签字 出纳签字是指由出纳人员通过"出纳签字"功能对制单员填制的带有现金和银行科目的凭证进行检查核对,主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确,如果凭证正确则在凭证上进行出纳签字,经审查如果认为该张凭证有错误或有异议,则不予进行出纳签字,应交给填制人员修改后再核对. (1)出纳需先重新注册才能对凭证进行签字. (2)已签字凭证仍有错误,则需单击"取消"按钮,取消签字,再由制单人修改. (3)出纳签字时,可以单击"签字"菜单下的"成批出纳签字"选项;取消签字时,则可以单击"签字"菜单下的"成批取消签字"完成相应的操作. (4)凭证一经签字,不能被修改,删除,只有被取消签字后才可以进行修改或删除,取消签字只能由出纳本人进行操作.