行政人事部门岗位说明书

行政人事部门岗位说明书 行政部副总 岗位说明书 岗位标识 岗位名称 行政副经理 隶属部门 行政人力资源部 信息 1、的制定与调整 根据公司年度统筹计划，组织制定行政年度统筹分解计划，包括年度计划、季度计划、月计划、周计划等， 定期检查计划的执行情况。根据项目开发进度的实际情况，提出行政分解计划调整建议，经批准后组织执行。 2、制度、流程建设与执行 组织制定行政各项规章制度，并组织执行、监督，确保行政工作顺利进行。 3、 团队建设与人员管理 1)、负责下属人员的绩效考核、培训工作，通过沟通与激励，挖掘员工潜力，达到开发人才的目的; 2)、领导营造良好的企业文化氛围，塑造和强化公司价值观，推进公司企业文化建设，不断提高组织和 团队的战斗力; 3)、提出所辖部门人员的任免建议。 4、档案和印章管理 职 督促部门内人员完成各类资料的归类、整理、汇总以及存档等工作。 责 5、公司文件呈报管理 与 负责组织优化公司文件呈报及审核和流程，保障各类文件呈报的顺利开展。 工 6、证照年检 作 负责组织营业执照、资质、税务登记证、组织机构代码等证书的办理、变更、年检及注销; 任 7、车辆管理 务 负责组织开展公司车辆管理工作，保障公司车队正常运行，满足各部门工作用车需求。 8、接待工作 负责组织开展公司重要接待工作，保障各项接待工作的顺利开展。 9、信息化网络化工作 负责组织开展公司办公信息化工作，保障办公信息系统的正常运行，对公司电脑及相关办公设备进行维护 维修; 10、外联工作 负责公司外来文件的处理及各类社会团体、协会的联系工作，获取相关信息资料，并做出常规的商务接待; 11、内务形象、办公用品的管理 督促部门人员搞好卫生工作、整个团队的形象着装、仪容仪表、督促管理好各种办公用品和接待用品; 12、人力资源方面的规划和监督工作(待完善)。 工 直接上级:总经理 作 直接下级:人事主管、行政主管、公共关系主管、董事长秘书、总经理秘书、车队队长等 关 内部关系:集团公司行政人力资源部、集团工会、公司各部门 系 外部关系:工商局、公安局、技术监督局、当地政府、有关组织、协会及外联单位 熟悉行政管理等方面的知识;熟悉现代企业管理基本知识;具备对行政管理体系建立与运工作技能 行以及规范化的实际操作经验;了解房地产开发基本业务流程、运作模式。 工作经验 2年以上行政管理工作经验。 具有良好的沟通协调能力和社交能力;具有较强的规划力、判断力、决策力与执行力;具基本素质 有良好的敬业精神和职业道德操守。 第 1 页 共 11 页 行政主管 岗位说明书 岗位 标识 岗位名称 行政主管 隶属部门 行政人力资源部 信息 1、 负责体系文件管理，协助副经理结合集团制度体系对规章制度文件进行编写、修订; 2、 负责制度申报，下发及培训，负责对本部门档案资料进行保管; 职 3、 负责公司(含市内展厅)办公用品、办公设备预算汇总并进行审核、上报; 责 4、 负责协助部门副经理对部门行政事务日常工作进行管理，落实并监督执行; 与 5、负责完成营业执照、资质、税务登记证、组织机构代码等证书的办理、变更、年检等; 工 6、负责公司外来文件的处理，负责交纳社会团费、获取相关资料信息; 作 7、负责部门会议纪要的和存档，整理上交部门周、月度、季度、年度; 任 8、收集、整理和分析相关信息，严格管控各部门话费，并进行分摊和公示; 务 9、负责对前台文员、总务专员各项工作进行督导; 10、负责上级交办的其他工作。 工 直接上级:行政副总 作 直接下级:秘书、行政文员、前台接待、库管人员、后勤人员、驾驶员 关 内部关系:集团公司行政人力资源部、公司各部门 系 外部关系:工商局、公安局、技术监督局、当地政府、有关组织、协会及外联单位 具备良好的文书起草和处理能力、学习能力、应变能力，统计分析能力， 工作技能 独立判断能力，有良好的文字和口头沟通能力，熟练使用办公自动化软 硬件的应用。 工作经验 1年以上行政管理工作经验 基本素质 接受上级具体指导，具有一定的主观能动性和独立完成工作任务的能力。 第 2 页 共 11 页 公共关系主管 岗位说明书 岗位 标识 岗位名称 公共关系主管 隶属部门 行政人力资源部 信息 1、 负责与政府职能部门、社会企事业单位之间的联系，营造积极的社会环境，获取更多 的有利资源，为集团发展提供更多商业合作机会，为公司创造良好的外部环境; 职 2、负责接待来访客人，搭建公司接待平台，与相关酒店、宾馆建立良好的合作关系，负责 责公司接待、订宿、订餐等的安排; 与 3、负责建立并维系公共关系，树立公司形象; 工 4、协助完成大型公务、重要客人接待活动的服务工作，负责办公楼及公寓楼会议管理、作 组织、通知、服务工作; 任 5、负责接待所需物品、资料的准备及事后的收集工作; 务 6、负责建立各项接待及服务工作记录，规范工作流程; 7、完成上级交办的其他工作。 工 直接上级:行政副总 作 直接下级: 关 内部关系:集团公司行政部、公司各部门 系 外部关系:当地政府、有关组织、协会及外联单位 性格外向，语言能力优秀，有较强的人际沟通技巧和亲和力、开拓创新 工作技能 能力，稳重大方、反应敏捷 工作经验 1年以上相公共关系相关工作经验 具备优秀的外联公关能力及处理复杂社会关系的能力，有较强的沟通协 基本素质 调能力、语言表达能力。 第 3 页 共 11 页 库管专员 岗位说明书 岗位 标识 岗位名称 总务专员 隶属部门 行政人力资源部 信息 1、 负责公司办公设备和固定资产的管理工作，做到账物相符，建立台帐并按财务中心要 求定期出具盘点表; 职 2、负责合理调配办公设备; 责 3、负责对公司办公设备的报废进行报审，并按批示进行处理; 与 4、负责协助行政主管对办公用品预算汇总表进行实物核实，避免重复申购，提高预算准工 确度; 作 5、负责公司办公用品的验收入库、登记、妥善保管、发放工作，并整理仓库、物品存放任 整齐; 务 6、整理公司个人调岗、离职人员个人物品台帐，办理新入职人员领料手续，办理离职人 员退料手续; 7、负责上级交办的其他工作。 工 直接上级:行政主管 作 直接下级: 无 关 内部关系:集团公司行政部、公司各部门 系 外部关系: 1、熟悉物资管理工作流程; 工作技能 2、踏实认真，不折不扣完成日常工作; 3、能够熟练使用计算机及办公自动化软件。 工作经验 1年以上物资管理工作经验。 具有良好的沟通协调能力;具有较强的规划力、协调管理与执行力;具基本素质 有良好的敬业精神和职业道德操守。 第 4 页 共 11 页 董事长秘书 岗位说明书 岗位 标识 岗位名称 董事长秘书 隶属部门 行政人力资源部 信息 1、 负责董事长日程安排及提醒; 职 2、 负责督导领导办公室卫生清洁、物品管理工作; 责 3、 负责文件、信件、报刊分发工作; 与 4、 负责董事长会议安排传达准备工作; 工 5、 负责领导需签批文件的归纳、报签和及时下发工作，负责做好各签署文件的登记; 作 6、 负责员工合理化建议和提案的接收、整理、转交、存档保管工作; 任 7、 负责来访对外客人的接待工作; 务 8、 负责领导临时交办的其他任务及紧急、重要事务。 工 直接上级:行政副总 作 直接下级: 关 内部关系:集团公司行政部、公司各部门 系 外部关系: 知识、教育水 专、本科及以上学历，档案管理、行政管理、文秘相关专业 平 任 具有较强的文字素养及房地产行业知识，具备相当的文学底蕴，掌握社 工作技能 职 交礼节礼仪知识 要 工作经验 1年以上相关工作经验 求 基本素质 接受上级具体指导，具有亲和力和责任心，坚持保密原则。 第 5 页 共 11 页 总经理秘书 岗位说明书 岗位 标识 岗位名称 总裁秘书兼文管专员 隶属部门 行政人力资源部 信息 1、 负责总裁日程安排提示;负责总裁会议安排传达准备工作; 职 2、 负责总裁需签批文件的归纳、报签和及时下发工作，负责做好各签署文件的登记; 责 3、 负责做好部门内部报批文件的初审工作; 与 4、 负责公司规范报文流程的督导工作，负责报文是否符合规定的审核工作; 工 5、 负责部门传真收发登记、复印管理; 作 6、 负责公司报批文件的及时收发工作及登记工作; 任 7、 负责公司报批文件的跟进工作及急件协调工作; 务 8、 负责上级交办的其他工作。 工 直接上级:行政副总 作 直接下级: 关 内部关系:集团公司行政部、公司各部门 系 外部关系: 知识、教育水 大专及以上学历，档案管理、行政管理、文秘相关专业。 平 任 工作技能 沟通能力、判断能力，熟悉集团公司和二级公司的流程。 职 要 工作经验 2年以上相关工作经验 求 基本素质 接受上级具体指导，具有一定的主观能动性和独立完成工作任务的能力。 第 6 页 共 11 页 前台文员 岗位说明书 岗位 标识 岗位名称 前台文员 隶属部门 行政人力资源部 信息 1、接待来访客人，记录并通知相应部门; 2、负责外来信件包裹的收发和登记，负责对外来文、函的处理及公司邮件的邮寄工作， 负责各类邮件的结账工作; 3、负责办公楼、公寓楼报刊的收发工作; 4、负责给政府机关等单位星窗报刊的邮寄工作; 5、负责公司人员名片的审核、订制及发放; 职 6、负责公司会议参会人员的通知; 责 与 7、 协助进行公司大型活动及大型接待的服务工作及公司出差人员等机票的预订; 工 8、 负责行政人力资源部文件的上呈、下发工作，并做好登记; 作 任 9、 按财务制度及相关制度负责本部门合同签订、盖章及费用报销票据审批流程的 务 及时传递; 10.对公司的所有固定电话进行统一管理，办理相应的业务变更或新设、注销等手续，办 理公司群网的新设和注销手续; 11.负责公司每月员工话费和油料补贴的制表及核发工作; 12.负责公司通讯录的更新及发放; 13.负责上级交办的其他工作。 工 直接上级:行政主管 作 直接下级: 关 内部关系:公司各部门 系 外部关系: 外部来宾 知识、教育水文秘等相关专业大专以上学历 平 1、具有较强的沟通、应变、协调能力; 任 工作技能 2、熟悉计算机的应用及操作; 职 3、具有良好的文字和口头沟通能力。 要 求 工作经验 1年以上相关岗位工作经验 女，形象气质佳，身高165CM以上，具有良好的商务礼仪知识，具有良基本素质 好的敬业精神和职业道德操守。 第 7 页 共 11 页 秘书 岗位说明书 岗位标识 岗位名称 秘书组秘书 隶属部门 行政人力资源部 信息 1、负责配合协调秘书组长做好秘书组职责范围内各高管的秘书服务工作; 2、负责完成相关高管的文件管理; 职 责 3、负责所辖业务的各类文件管理(包括:工程图纸、档案、及电子文档等); 与 工 4、负责参与会议的会议纪要整理; 作 任 5、负责完成相关高管的外来客人接待及相关对外联络工作; 务 6、负责完成安排的翻译工作; 7、负责秘书组长及相关高管临时指定的工作任务。 直接上级:行政主管 工 作 直接下级:无 关 内部关系:公司高管、各部门 系 外部关系:与公司合作的相关外部单位 知识、教育水中文、英文、秘书类相关专业 平 任 工作技能 熟练的英文口语及书面表达能力，优秀的中文表达能力。 职 要 工作经验 1年以上秘书相关岗位从业工作经验 求 形象气质佳，具有高度的责任心，有良好的职业道德和操守，有良好的团队基本素质 合作精神和能力 ，有较强的沟通协调能力。 车队长 岗位说明书 第 8 页 共 11 页 岗位 标识 岗位名称 车队队长 隶属部门 行政人力资源部 信息 1、 合理调度车辆，做到车辆调度时间、地点、任务明确，并负责填写每日车辆派表单， 督促驾驶员出车准时、准点，车辆按指定时间、地点停放和到达; 2、 掌握车队车辆使用、保养、修理、清洁情况，安排验收驾驶员例保，并作好具体记录; 职 3、 负责车队安全工作，贯彻公安交通部门安全行车规定，填报有关安全报表、事故报表; 责 4、 根据公司用车需求做好车辆的安全驾驶和驾驶员的考勤工作; 与 5、 负责提出车辆维护的具体地点，并落实具体的车辆维护工作; 工 6、 按照日常派车计划按时完成接送任务，完善并严格履行派车手续; 作 7、 遵守交通规则，确保行驶安全，接送用车人员安全抵达指定地点; 任 8、 定期检查车辆运行情况，在一定预算下做好车辆定期整修维护的工作; 务 9、 定期清洁车辆，确保就座环境清洁; 10、负责车队费用控制工作，合理调控加班和人员补休，严格执行公司车辆，对 违章现象及时发现并按规定进行处罚; 11、完成上级交给的其他工作任务。 工 直接上级:行政副总 作 直接下级: 驾驶员 关 内部关系:集团公司行政人力资源部、公司各部门 系 外部关系: 交管部门、外协单位 知识、教育水中专以上学历 平 1、 熟悉国家交通安全法规; 工作技能 2、 具有良好的沟通和协调能力; 任 3、 有严谨、细致的分析能力，处理突发事件的能力。 职 要 求 工作经验 2年以上相关工作经验。 具有良好的沟通协调能力和社交能力;具有较强的规划力、判断力、决基本素质 策力与执行力;具有良好的敬业精神和职业道德操守。 驾 驶 员 岗位说明书 第 9 页 共 11 页 岗位 标识 岗位名称 驾驶员 隶属部门 行政人力资源部 信息 职 责 1、按照日常派车计划按时完成接送任务; 与 2、遵守交通规则，确保行驶安全，接送用车人员安全抵达指定地点; 工 3、定期检查车辆运行情况，在一定预算下做好车辆定期整修维护的工作; 作 4、定期清洁车辆，确保就座环境清洁; 任 5、服从车队长管理及调度，协助办理简单的行政事务，如携带资料、送货等工作。 务 工 直接上级:车队队长 作 直接下级: 关 内部关系:公司各部门人员 系 外部关系: 知识、教育水高中或相应学历 平 工作技能 持c照，三年以上驾驶经验，熟悉国家交通安全法规。 任 职 要 求 工作经验 五年以上驾驶经验，无肇事记录。 基本素质 良好的身体素质和吃苦耐劳精神，良好的执行力。 行政专员岗位说明书 第 10 页 共 11 页 岗位 标识 岗位名称 隶属部门 行政专员 行政人力资源部 信息 1、负责部门内上呈文、通知、联系函的拟定、上报与发放。 2、负责部门内各种文件、资料的签收、归类、整理及存档工作。 3、负责部门内部人员的考勤记录与上报。 4、负责部门内部需盖章资料、报销单据、合同等文件进行流程跟进与上报。 5、负责部门内部周报、月报、年报的汇总、整理与上报。 6、负责部门内部员工办公用品、复印纸、办公耗材等物品的领取与发放。 职 7、协助行政主管完成部门预算工作。 责 与 8、负责公司员工通讯补助的统计、制表、请款与发放。 工 9、负责公司报纸、杂志、包裹、集团星窗的签收与发放。 作 任 10、负责公司对外单位的文件、宣传册、客户资料等物品的邮寄。 务 11、负责公司通讯录的更新与上传。 12、负责对公司加入和退出集团网人员进行每月的统计与调整～并报至移动公司。 13、负责对公司所收外来文件进行整理、并作为收文处理件上报。 14、组织相关人员做好公司后勤相关工作～为员工创造良好的办公条件好环境。 15、协助相关人员组织完成公司晚会、旅游等集体活动的安排, 16、负责部门经理交办的其他临时性工作。 知识及教育水企业管理、行政管理或相关专业本科以上学历 平要求 1、熟悉企业行政事务管理工作流程, 任 技能要求 2、灵活敏捷～具有较强的应变能力和良好的沟通能力, 职 3、能够熟练使用计算机及办公自动化软件。 要 求 工作经验要求 3年上行政管理工作经验,三年以上同等岗位工作经验。 具有良好的沟通协调能力和社交能力,具有较强的规划力、判断力、 基本素质要求 决策力与执行力,具有良好的敬业精神和职业道德操守。 1、行政工作按照计划完成, 考 2、完成对公司各部门的后勤支持工作任务, 核 标 3、组织落实人员、办公环境管理～监督落实实施情况, 准 4、能够及时完成经理交办的各种临时任务。 第 11 页 共 11 页