会展策划案例

会展策划案例 2015年广东文房用品博览会策划书 目录 前言 第一部分 博览会的基本框架 (一) 博览会名称 (二) 博览会的时间与地点 (三)博览会的主题 (四) 博览会的目的与意义 (五) 博览会的日程安排 (六) 博览会的展品范围 (七) 博览会的办展机构 第二部分 会场布置 (一) 环境布置 (二) 配套服务设施 (三) 安全设施 第三部分 特邀嘉宾 第四部分 接待服务工作 (一)住宿安排 (二)餐饮安排 (三)交通安排 第 1 页 共 1 页 (四)现场服务 (五)其他服务 第五部分 开幕式 第六部分 相关特色活动 (一) 文玩品慈善义卖 (二) 专家推广讲座 (三) 品牌推送会 第七部分 招商 (一) 招商区域 (二) 招商方式 (三) 招商原则 第八部分 宣传工作方案 (一) 宣传方式 (二) 宣传资料 (三0 宣传阶段 第九部分 资金运作预算 (一) 经费支出预算 (二) 展位及报价 (三) 专业观众收费 第十部分 注意事项 第 2 页 共 2 页 前言 随着全球化的进行，世界各国文化交流的不断深入，海外的科技产品和文化逐渐地融入到国民的生活当中。硬笔和键盘的流行取代了中国传统毛笔的主流地位，毛笔书法转而变为少数人所掌握的艺术。而素描和油画的流入也是割据了国画在画坛的独霸地位。但书法和国画作为传承2000多年的国粹，大可断言，永远都不会消失。随着今年国家在教育行业表现出的对传统文化的重视，尤其是书法课的普及，更多家长也开始重视培养孩子们的书画功底。 那么，作为书法国画必要工具的文房用品也将是需要学习研究书画的人索要关注的重点。为了提升广大书法国画学者对文房用品的认知，促进书法国画文化的发展，继而弘扬中国传统文化，特举办本次文房用品博览会。此次展会以广州锦汉展览中心为舞台，营造一个良好的文房用品交流平台，引导广大书画学者的文房用品需求，同时促 第 3 页 共 3 页 进文房用品制造业的发展。 第一部分 博览会的基本框架 (一) 博览会名称 2015年广东文房用品博览会 (二) 博览会的时间与地点 1时间:2015年8月14日至16日 2地点:广州锦汉展览中心 (三)博览会的主题 主题:传承书画 品质文房 (四) 博览会的目的与意义 1引导广大书法国画学者的文房用品需求，推广优质的文房用品，为广大学者提供一个对文房用品良好认知平台。 2为资深书画家及文玩收藏家建立一个广阔的交流空间，博览会上将展出具有时代性的文房用品、优秀传统工艺的文房用品以及具有历史价值的文房古玩，以供各位资深学者鉴赏和交流。 3推广文房用品相关知识，提高书法国画文化的发展，弘扬传统文化。 4提升优质文房用品的品牌形象，促进文房用品制造业的发展以及传统工艺的传承。 (五) 博览会的日程安排 博览会活动日程表 第 4 页 共 4 页 时间 活动主题 地点 向8早上9:00-9:20 新闻发布会 东方宾馆 专月早上9:30-10:00 开幕式 2号馆 业14下午14:30-16:30 专家推广讲座 2号馆 观日 晚上19:00-21:30 专家研讨会 1号馆 众15早上9:00-9:40 品牌推送会 2号馆 开日 下午2:30-4:30 技术交流会 1号馆 放 晚上19:00-21:30 慈善拍卖会 1号馆 游 早上9:00-11:00 节目表演 2号馆 客16 开日 下午2;30-5:00 无 2号馆 放 撤17早上9:00-10:30 展品撤离 2号馆 展 日 (六) 博览会的展品范围 1笔:毛笔、钢笔等 2墨:石墨、松烟墨 3纸:以宣纸为主，以及皮纸、棉纸等 4砚:端砚、洮河砚、澄泥砚、歙砚等 5其他文房用品:笔架、笔挂、印泥、印盒、砚盒等 (七)博览会的办展机构 第 5 页 共 5 页 1主办单位:广州市人民政府 2协办单位:广东省书法家协会 3承办单位:广州市xx展览公司 第二部分 会场布置方案 时间:2015年8月13日 地点:广州锦汉展览中心1号馆，展览面积17600平方米 2号馆，展览面积18000平方米 (一) 环境布置 1展馆大门前:欢迎横幅一面;拱形气模一座;彩旗200面 2相关走廊:设置引导牌 (二) 配套服务设施 地点:广州锦汉展览中心1号馆、2号馆 技术保障:灯光、音响、摄像头、耳麦等 1展馆入口设置咨询台，并准备宣传资料 2二号馆中设一间嘉宾休息室，一号馆中设一间专业观众休息室，各自准备好茶水、水果。 3预备装修人员、维修人员 (三) 安全设施 1出入口设施:分别设置工作人员专用出入通道和观众出入通道 2安全设施:具备紧急通道、安全出口、消防设施、医疗室和保安部等 第三部分 特邀嘉宾 第 6 页 共 6 页 本次博览会将邀请部分官员、书画名家、文玩鉴赏家、广东高校代表与会。 特邀嘉宾名单表 受邀单位 邀请人数 广州市政府 3人 广东省书法家协会 5人 广州市书法家协会 5人 中国文玩行业协会 5人 中山大学 2人 华南师范大学 2人 参展企业代表 5人 第四部分 接待服务工作 (一)住宿安排 1特邀嘉宾:特邀嘉宾统一安排好住在在东方宾馆 2其他参展商:提供预订附近酒店的服务，费用由参展商与展位费一同交付 (二)餐饮安排 1特邀嘉宾:为嘉宾在东方宾馆安排好三餐 2其他参展商和专业观众:提供中餐(快餐) (三)交通安排 1为各位政府官员、书法家、文玩鉴赏家预订好前往广州的 第 7 页 共 7 页 飞机票，火车票 2在飞机场、火车站安排人员接送与会的官员、书法家和文玩鉴赏家 3安排好广州内地高校代表和嘉宾的汽车接送 4整理好停车场，配备人员进行协调指挥 (四)现场服务 报到登记、咨询引导、翻译、收发传真、展品接运等 (五)其他服务 1茶休:设置休息室，配备人员准备茶水、水果 2文秘:设一间文秘室，配备有电话、电脑、打印机复印机以及具有英文翻译能力的文秘 3医保:设有医疗室，有必要的医疗用品、急救装置以及医护人员 4安保:有专职的安保人员，做好与公安机关部门的联系，落实好展会的安保工作 第五部分 开幕式 地点:广州锦汉展览中心2号馆 时间:2015年8月14日早上9:30-10:00 主持人:xxx 议程: 1主持人致欢迎词并介绍欢迎嘉宾(约10分钟) 2领导代表发言(约5分钟) 第 8 页 共 8 页 3书法家代表发言(约5分钟) 4参展企业代表发言(约5分钟) 第六部分 相关特色活动 (一) 文玩品慈善义卖 主题:关爱贫困儿童 促进山区教育 时间:2015年8月15日晚上19:00-21:30 地点:广州锦汉展览中心1号馆 1拍卖品来源:由书法家、鉴赏家、参展企业以及社会人士提供的收藏品，和参展商生产的代表性产品 2参加人员:与会嘉宾以及在此场的专业观众 3拍卖收入:由拍卖品提供者自主选择百分之五十或者全部捐献给广东省教育基金会 (二) 专家推广讲座 时间:2015年8月14日下午2:30-4:30 地点:广州锦汉展览中心2号馆 1开讲专家:展会聘请特邀嘉宾中的一位资深代表鉴赏家开讲 2讲座主题:文房用品的简略历史发展历程;文房用品的简单鉴赏;解答部分观众的相关问题 3意义:传播文房用品文化信息，提升观众对文房用品的认知，促进文房文化发展 (三)品牌推送会 时间:2015年8月15日9:00-9:40 第 9 页 共 9 页 地点:广州锦汉展览中心2号馆 1主题:推出优质文房用品，树立优秀产品品牌形象，引导广大书画学者的需求 2宣传产品选取:参展企业可以为其代表性产品申请在品牌推送会上做宣传推送，政府将成立专家小组对其产品进行鉴定、评估，筛选出优秀产品，总计选取约10家企业的产品 第七部分 招商计划 (一) 招商区域 1国内招商 2主要对在全国各地的知名文房用品制造企业聚集区域招商 (二) 招商方式 1专员拜访:对代表性的企业进行上门拜访，商谈展会事项 2邮件邀请:给大部分的知名文房用品制造商发送郑重的邀请邮件 3广告招商:通过广告宣传，表明招商意向及相关信息，吸引企业自主前来咨询 (三) 招商原则 1意愿参展商须按照展会安排，及时准备好展品，并运送到位 2参展商须在展前十五天付清展位费及其他费用，汇入书上说明的账户 3展费一次付清，概不退还 第八部分 宣传工作方案 第 10 页 共 10 页 (一) 宣传方式 1报纸与杂志宣传:在《中国书画报》、《中国书法》、《书与画》、《文玩天下》等报纸杂志上刊登展会信息 2网络宣传:在中国书画网、文玩联盟、广东省书法家协会官网上发布展会信息 3海报和传单宣传:在广州繁华商业区、地铁、住宅区、各大高校张贴海报，并发放传单 4召开新闻发布会:展会开始当天早上召开新闻发布会 (二) 宣传资料准备 1宣传单 2宣传海报 3广告宣传片 4招商书 5邀请函 6展会专刊 7展会简介 8展会纪念手册 9展会纪念品 (三) 宣传阶段 1第一阶段:展前2个月，在报纸和杂志上刊载展会信息并发布招商信息，初步发出展会信息，引起部分学者的关注 2 第二阶段:展前一个月，在各网站上发布展会信息，广而告之， 第 11 页 共 11 页 让大多书画学者及文玩家注意到本次展会，招揽专业观众 3第三阶段:展前10天，张贴海报及派发传单，吸引非专业观众， 扩大展会影响力 第九部分 资金运作预算 (一) 经费支出预算 支出预算表 费用项目 金额(元人民币) 展展馆场租 3500000 馆 场展览中心装修费用 1750000 地 服会议室、休息室布置及物资50000 务费用 设配备设施费用 80000 施 招人员出差费用 100000 商 展品运费 150000 宣宣传资料费 120000 传广告费 450000 费 宣传人员费用 40000 人工作人员工资 200000 力工人食宿保险 80000 第 12 页 共 12 页 费 展会筹备 50000 嘉交通费食宿费 170000 宾 邀纪念礼品费 60000 请 总计 6800000 (二) 展位及报价 地点;2号馆总计18000平方米，设250个展位，36平方米每个，可租用展地4000平方米。 1标准展位:A类展位，18000元人民币每个 B类展位，16000元人民币每个 2非标准展位:36平方米起，350元人民币每平方米 (三) 专业观众收费 时间:2015年8月14日-15日 1每天出售9000张门票，500张做宣传 2门票售价:89元人民币每张 第十部分 注意事项 1展会举办期间，安排协调工作小组对现场观众进行指挥避免因人流量过大二发生过度拥挤和混乱现象 2慈善拍卖会上所得资金将由人员监督交接给广东省教育基金会，并于时候向拍卖品提供者发送通报 第 13 页 共 13 页