公司治理论-公司受订、出货、退换货流程

公司治理论-公司受订、出货、退换货流程 公司受订、出货、退换货流程 方 方便 便群 群营 营业 业本 本部 部课程目标 于本课程结束时,学员应能:新进人员了解公司受订、出货、退 换货流程规范操作,保证出货准确、及时, 确保公司货品安全 课程全貌 1、受订流程 公司受订、 4、退货流程 2、出货流程 出货、退 换货流程 3、换货流程课程大纲 一、受订作业流程图及相关单 二、出货作业流程图 三、换货作业流程图及相关表单 四、退货作业流程图课程进行安排 课程内容 时间分配 道具 /游戏 受 订 作 业 流 程 4 0 分 钟 《 排 货 计 划 表 》 出 货 作 业 流 程 1 0 分 钟 换 货 作 业 流 程 2 5 分 钟 《 退 换 货 申 请 单 》 退 货 作 业 流 程 2 5 分 钟 讨 论 / 考 试 2 0 分 钟 A 4 纸一、受订作业流程 受订作业流程图 承办单位 流程图 相关文件及表单 受订排货 业 代 《排货表》 组长/所长 审核 库存审查 《排货计划表》 调 度 NO 满足订货否 调度、业 YES 补货或等单/ 《排货计划表》 代、客户 修改排货计划 《排货计划表》 余额/信限/帐龄审查 帐 务 NO 货款满足否 YES 核准 营业所长 OK NO 特批 《异常出货申请表》 依核决权限 出货 补款、修改或 业代、客户 取消排货计划受订作业办法 受订排货: 受订排货 A、调度(物流)每日向业代提供 《库存日》,以使业代掌握库存 承接订单 B、如客户有传真订单,需检视价格、 审核 规格、条码日期等是否正确 审核: 库存审查 针对特别品项(低库存产品、促 销装等),营业所组长/所长审核排货 量及可发货量 NO 满足订货否 库存审查: A、电脑自动审核 YES 补货或等单/ B、若库存不足,调度应及时进行调 修改排货计划 拨补货作业,或者请业代与客户协商 是否修改订货或延迟出货受订作业办法(续) 余额/信限/账龄审查: 余额/信限/账龄审查 电脑可自动审核 A、先款后货客户在货款余额范围内 NO 发货 货款满足否 B、直营有帐期客户必须在信用额度 YES 内,且未超过规定的帐龄时间 核准 C、若直营客户超信限/超账龄出货, 须由权责主管在权责范围内签核 NO 特批 出货: OK 若客户直接由公司出货,则帐务 出货 将核准之《排货计划表》传真至公司 生管部。若由顶通库出货,则调度将 补款、修改或 订单输入电脑,列印《出货单》 取消排货计划顶新国际集团 XX顶益国际食品有限公司 直营所排货计划 (超市价) 折标箱 排货日 送达方代码 需求日期 客户简称 售达方代码 普通箱数 数 品项 物料号 口味 正常排货 TP3 TP4 CP 标箱系数 价格 附表一:排货计划表 1.91 1724971200T 红牛 1724771200T 香菇 桶 1716071200T 西卤 面 1724571200T 葱排 1.68 32.40 1755251200T 烧烤 亚洲 1755351200T 豚骨 精选 1.53 1755451200T 鲍鱼 32.40 容 桶 1759941200T 葱香 1759741200T 香辣 器 面 1759541200T 上汤 霸 1759341200T 鲜虾 面 桶 1758541200T 红烧 1.93 37.20 1720021200T 红牛 杯 1720621200T 鲜虾 面 1.07 1720821200T 香菇 20.52 1740272400T 红烧 单 珍 1740472400T 椒香 大 1741072400T 鲜虾 包 袋 1.43 1741472400T 葱排 38.40 1749906000T 红烧 1749306000T 五 珍 香菇 1747706000T 西卤 袋 1748906000T 葱排 3.00 81.00 包 劲爽 1760093000T 红牛 入 拉面 1760193000T 香辣 1760593000T 海贝 1.43 32.4 出货金额 备注 营业部主管 所长 营会 业代 调度顶新国际集团 XX顶益国际食品有限公司 直营所排货计划(超市 价) 排货日 需求日期 客户简称 售达方代码 送达方代码 普通箱数 折标箱数 大华连锁 7.24 1045033002 7.25 1045033 64 99.24 新华店 附表一:排货计划表 品项 TP3 TP4 CP 物料号 口味 正常排货 标箱系数 价格 1724971200T 红牛 1.91 10 1 1724771200T 香菇 5 促销案号: 桶 (范例) 1716071200T 西卤 3 面 1724571200T 葱排 1.68 32.40 2 1755251200T 烧烤 亚洲 1755351200T 豚骨 1 精选 1755451200T 鲍鱼 1.53 32.40 容 桶 1759941200T 葱香 1759741200T 香辣 1 器 面 1759541200T 上汤 1 霸 1759341200T 鲜虾 面 桶 1758541200T 红烧 1.93 37.20 2 1720021200T 红牛 3 杯 1720621200T 鲜虾 2 5% 面 1720821200T 香菇 1.07 20.52 1 1740272400T 红烧 单 珍 1 1740472400T 椒香 大 1741072400T 鲜虾 1 包 袋 1.43 1741472400T 葱排 38.40 1749906000T 红烧 1749306000T 五 珍 香菇 1747706000T 西卤 袋 3.00 1748906000T 葱排 81.00 包 劲爽 1760093000T 红牛 10 汤勺 入 拉面 1760193000T 香辣 10 360把 1760593000T 海贝 10 1.43 32.4 出货金额 备注 营业部主管 1994.96 汤勺请顶通随货直接发至商场 所长 营会 需要特别说 业代 调度 明的事项附表二:异常出货申请表 营业部所异常出货申请表 超账龄金额 客户 销售订 冻结 信限 超限金 分析原因及改 三个 售达方 送达方 账龄 名称 单号 原因 额度 额 善方法 30天 60天 90天 月以 上总经理: 部主管: 所长: 物 申请人 : 流:附表二:异常出货申请表(范例) 营业部所异常出货申请表 超账龄金额 客户 冻结 信限 超限 分析原因及改善 三个 售达方 送达方 销售订单号 账龄 名称 原因 额度 金额 方法 30天 60天 90天 月以 上 店庆费帐扣款 3000 1035778 1035778 月结30天 3000元发票未取 嘉华 1003580885 逾期 元 得,月底前冲销 总经理: 部主管: 所长: 物流: 申请人 :二、出货作业流程 出货作业流程 图 流程图 相关文件及表单 承办单位 《受订明细表》 输排货计划,列订单明细 调 度 列印《出货单》 调 度 《出货单》 营业所所长 核准 盖出货章 调 度 交顶通安排出货 调 度 向调度领取《出货单》并签收顶 通 顶 通 仓库发货,装车顶通或客户 签认实际出货 车队承运 客 户 客户收货签单 顶通、客户 自 提 回单结算运费 帐务 入 帐出货作业办法 仓库发货,装车 顶通送货: A、指定时间配送/紧急配送/法定假日配 送 签认实际出货 B、对于收货时间有特殊要求的客户,业 车队承运 代/调度应提前告知顶通以利排车 客 户 C、对应出未出部分,调度应及时了解原 自 提 客户收货签单 因并协调出货,同时反馈业代,以便其与 客户协调到货时间 D、调度应跟催顶通及时返回客户签收联, 回单结算运费 若发现收货异常或退货情况,应及时进行 入 帐 帐务及库存处理三、换货作业流程 换货作业流程图 承办单位 流程图 相关文件及表单 提出换货需求 客户 《退换货申请单》 业代 填写《退换货申请单》 帐务 审核品项、单价、数量 组长 所长 审核 营业部主管 核准 电脑列印退换货单调度 安排换货,运回货物 顶通车队 顶通仓管 整理分类 顶通帐务 换货库存帐处理 换货库存帐处理调度换货作业办法 提出换货要求(破损面处理): 提出换货需求 客户要求换货时,业务应至客户处了 解退换货原因,查验货品并及时整理打包。 填写《退换货申请单》 填写《退换货申请单》: A、填写时注明换货品种、数量、原因 B、为配合R3录入,数量应换算成箱 审核品项、单价、数量 C、以二阶价为计算依据 D、直营退回零碗零袋,依总金额相等的原 则整箱换货 审核 核准换货作业办法(续) 电脑列印退换货单: 电脑列印退换货单 营业所物流人员根据核准的《退换 货申请单》列印《退换货单》并通知顶 通将退换货品拉回顶通库整理区。 安排换货,运回货物 安排换货,运回货物: A.确认所退数量与原因是否《退换货申请单》 上核准数量及原因一致;若有异常,第一时 间书面通知各相应营业所物流人员及相关业 代 B.将《退换货申请单》标识于整理打包好的 退换货品上。 整理分类 整理分类: 退货中良品部分及时转良;不良品部分 换货库存帐处理 以打包箱为单位标注内容物品种、数量。附表三:直营客户换货申请单 直营客户退换货申请单 客户名称 退换货时间 退换品种 数量 原出货单号 退货原因 仓库实收数量 换货品种 换货数量 备注: 1.业代签字 3.仓管签收 2.经理签字 4.营管签字附表三:直营客户换货申请单(范例) 直营客户退换货申请单 客户名称 天祥超市 退换货时间 2006年3月7日 退换品种 数量 原出货单号 退货原因 仓库实收数量 换货品种 换货数量 折合1.42箱 3箱 康桶 16碗 43.31 包装挤压变形 康桶 4碗 折合0.33箱 珍袋 10.23 酱包漏油 5组 折合0.83箱 面霸五包入 38.678 封口不严 合计 92.218 备注:换货期间:2006年2月1日-2月28日。该客户2月份出货额50000 元,换货比例0.2% 1.业代签字 3.仓管签收 2.经理签字 4.营管签字四、退货作业流程 退货作业流程图 承办单位 流程图 相关文件及表单 提出退货需求 客 户 《退换货申请单》 业 代 填写《退换货申请单》 组长 所长 审核 营业部主管 核准 退回原发票或取得销售退 货或索取折让证明单 客 户 运回货物顶通车队整理分类 顶通仓管 退货库存帐处理 顶通帐务 帐务处理 调 度 帐 务 重新开立发票退货作业办法 当场退货: 提出退货需求 A、当场退货的原因:排错货、敲错单/客户收 货系统有误/产品日期不好/运输过程造成破损 填写《退换货申请单》 B、当场退货由营业所物流人员直接作帐务处理, 不需退发票 审核 核准: 核准 依《支出作业核决权限规定》,部主管核决权 限为2千(含)以下;部门副总核决权限为3千 退回原发票或取得销售退 (含)以下。 货或索取折让证明单 事后退货: 运回货物 A、退回原发票,全额开负票冲红,依实 整理分类 际出货金额重新开立发票 B、取得销售退货或索取折让证明单,依 退货库存帐处理 退货金额开立负票 帐务处理 重新开立发票附表四:直营客户退货申请单(范例) 直营客户退换货申请单 客户名称 新源超市 退换货时间 2006年6月19日 退换品种 数量 原出货单号 退货原因 仓库实收数量 换货品种 换货数量 亚选五包蟹黄鲍鱼 1箱 1003786954 日期不好 2箱 好滋味五包入酱香 1003786954 业代排错货 备注: 1.业代签字 3.仓管签收 2.经理签字 4.营管签字问 ?课堂测试 1、顶通不同送货坎级,标箱配送费不同,(A坎级:531 标箱,0.21735元/标箱;B坎级:191-530标箱, 0.36225元/标箱;C坎级:61-190标箱,0.54855元/ 标箱,D坎级:4-60标箱,0.828元/标箱)。计算528 标箱的运费,计算此运费依A坎级,可以送多少标 箱?计算532标箱的运费,与528标箱相差多少? 2、写出填写《直营客户换货申请单》应注意的要点课堂测试答案 1、528箱191.27元,折合A坎级可出货880箱,532箱 115.32元,与528箱运费相差75.63元 2、 A、填写时注明换货品种、数量、原因 B、为配合R3录入,数量应换算 成箱 C、以二阶价为计算依据 D、直营退回零碗零袋,依总金额相等的原则整箱 换 货