往来账款管理办法

往来账款管理办法 第一章 总 则 第一条 为促进资金的良性循环、加速资金周转、提高资金利用率、防止坏账的发生、减少收账费用和损失～保证债权债权信息的真实性、准确性、完整性～维护公司权益～按照国家财经法规规定～结合本公司的实际情况～特制定本办法。 第二章 范 围 第二条 本办法中的往来账款按其基本性质分为两大类～第一类为应收款类～包括应收票据、应收账款、预付账款、其他应收款～第二类为应付款类～包括应付票据、应付账款、预收账款、其他应付款。 第三章 应收账款管理 第三条 应收账款指公司因销售商品、提供劳务而形成的债权。 第四条 应收账款的管理目标是保证应收账款的真实性～完整性～准确性～保证按期回收应收账款～减少坏账的发生。 第五条 应收账款管理的负责部门为财务部、销售部门和相关部门。销售部门负责催收应收账款～财务部门负责记录应收账款、督促销售部门进行催收～相关部门负责监督全部的赊销过程。 第六条赊销的审批 ,一,销售人员在建立客户销售关系时～应对每个新客户进行信用调查～详实填写客户信用情况基本信息～交由相关部门评审。 ,二,相关部门按客户的信用评级决定是否赊销及客户的信用额度。所有的赊销均需相关部门批准后方可进行。 ,三,相关部门负责收集客户信用情况基本信息表～建立客户信息档案～信息档案应包括客户基本信息、信用级别、赊销额度及使用情况、还应包括该客户的合同台账～用以掌握该客户的合同签订、执行情况。信息档案应执行动态管理～及时更新。 第七条 债权的记录和管理 ,一,财务部应按照客户及合同设立应收款项台账～详细反映每个客户每笔应收款项的发生、增减变动、余额及其账龄等财务信息～每月报销售部门及相关部门。 ,二,销售部门应加强合同管理～设臵合同台账～对债务人执行合同情况进行跟踪分析～防止坏账风险的发生。对债务人执行合同过程中的异常情况及时上报相关部门和管理层。 第八条催收 ,一,为保证应收账款按期回收～防止坏账的发生～销售部门应制定相关制度～明确每笔应收账款的责任人～并设定监督机制～责任人负责应收账款的催收。 ,二,财务部应当督促销售部门加紧催收。财务部至少每半年组织销售部门共同进行应收账款清查工作～形成清查～清查中发现的即将逾期或已逾期的债权情况通报给相关部门。 ,三,对即将逾期或已逾期的债权～销售部门应及时运用符合法律要求的手段进行催收～并保留必要的催收记录～以合理确保公司债权符合法律规定的诉讼时效。 ,四,为保证应收账款催收有序进行～销售部门应每月整理逾期 应收账款的催收结果报财务部和相关部门～如有债务人要求退货或因产品质量问题要求销售折让、扣押质保金等问题时～应及时上报管理层～经管理层组织查明原因后审议决策。如经管理层审批给予债务人销售退回、折让和扣留质保金等～销售部门应与债务人签订有效并取得其他相关凭据后交财务部～财务部按会计规定减少应收账款～销售部门进行后续催要。 第九条 对账 为保证应收账款的真实性、完整性、准确性～财务部至少每半年组织销售部门与主要客户进行应收账款余额的对账～形成对账报告并上报。对账结果如有不符～应查明原因～及时处理。 第十条 坏账损失 ,一,公司采用备抵法按期估计坏账损失～形成坏账准备。财务部每半年编制应收账龄分析表～组织销售部门对应收账款的可回收性进行分析～对于可能成为坏账的应收账款计提坏账准备～计提坏账准备需要经财务部负责人和公司管理层审批。 ,二,对有确凿证据确实无法收回的款项～应查明原因～明确责任～经公司管理层审批后～确认为坏账损失～进行会计上的注销。已注销的坏账应进行备查登记～做到账销案存。已注销的坏账又收回时应当及时入账～防止形成账外账。 第四章 应收票据管理 第十一条 企业销售实现时没有收到现款～收到客户的商业汇票～包括银行承兑汇票和商业承兑汇票两种。应收票据是指企业持有的未 到期或未兑现的商业汇票～根据我国现行法律的规定～商业汇票的付款期限不得超过6个月～符合条件的商业汇票的持票人～可以持未到期的商业汇票和贴现凭证向银行申请贴现。 第十二条 应收票据管理的责任部门为财务部和销售部门。 第十三条 应收票据的取得、贴现和背书转让必须经公司管理层批准 第十四条 财务部指定专人保管应收票据～设臵“应收票据备查簿”～逐笔登记每一应收票据的种类、号码和出票日期、票面金额、票面利率、交易合同号和付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称、到期日、背书转让日、贴现日期、贴现率和贴现净额、未计提利息～以及收款日期和收回金额、退票情况等资料～应收票据到期结清票款或退票后～应当在备查簿内逐笔注销。 第十五条 对于即将到期的应收票据～财务部负责督促销售部门提示付款人付款。对于逾期未付款的应收票据～财务部负责上报公司管理层～经管理层审批后～在会计上予以冲销～转记应收账款。 第五章 预付账款 第十六条预付账款是企业按采购合同的规定～预先支付给供货单位的货款。 第十七条预付账款管理的目标为保证债权记录的真实性、完整性、准确性～保证与之相对应的货物劳务及时结付～维护公司权益。 第十八条预付账款管理的负责部门为财务部、各相关货物劳务采购部门,以下简称采购部门,。 第十九条采购部门负责催收货物及发票～应制定相关制度～明确责任人～并设臵内部监督机制～以保证货物及发票及时结付。财务部门负责记录预付账款、督促采购部门催收。 第二十条其他管理如预付账款的记录、催收,货物,、对账、坏账损失等应参照应收账款管理。 第六章 其他应收款 第二十一条其他应收款是企业应收款项的另一重要组成部分。是指企业在商品交易以外发生的各种应收、暂付款项。 第二十二条其他应收款的核算范围有如下几类: ,一,应向职工收取的职工借款, ,二,应向职工收取的代缴款项, ,三,应收回的押金、保证金, ,四,其他各种应收、暂付款项。 第二十三条其他应收款管理目标为保证债权记录的真实性、完整性、准确性～保证及时收回资金～减少坏账的发生。 第二十四条借款的管理 借款是指公司各部门因工作需要～需垫支或对外预支的款项～具体管理办法参考《河北中移通信技术工程有限公司员工借款管理办法》。 第二十五条押金、保证金的管理 应收回的的押金和保证金指公司为履行合同或参与竞标支付给对方～待合同履行完毕或竞标结束时予以收回的款项。管理责任部门 为销售部门和财务部。销售部门负责催收～财务部门负责督促销售部门进行催收。销售部门应制定相关制度～明确责任人～设臵相关台账～跟踪记录合同等执行情况～及时回收资金。其他管理如催收、对账、坏账损失参照应收账款。 第二十六条代缴职工款项的管理 应向职工收取的代缴款项指公司已为职工代缴的各项保险等～需向职工收取或扣取的款项。责任部门为人力资源部和财务部～人力资源部负责催收款项～财务部负责督促人力资源部进行催收。人力资源部应制定相关制度～明确责任人～设臵相关台账～及时回收资金。其他管理如催收、坏账损失参照应收账款。。 第二十七条其他各种应付、暂收款项比照以上事项管理。 第七章 坏账损失 第二十八条企业在清查核实的基础上～对确实不能收回的各种应收款项应当作为坏账损失～并及时进行处理。 企业坏账损失视不同情况按照以下方法确认: ,一,债务人被依法宣告破产、撤销的～应当取得破产宣告、注销工商登记或吊销执照的证明或者政府部门责令关闭的文件等有关资料～在扣除以债务人清算财产清偿的部分后～对仍不能收回的应收款项～作为坏账损失, ,二,债务人死亡或者依法被宣告失踪、死亡～其财产或者遗产不足清偿且没有继承人的应收款项～应当在取得相关法律文件后～作为坏账损失, ,三,涉诉的应收款项～已生效的人民法院判决书、裁定书判定、裁定其败诉的～或者虽然胜诉但因无法执行被裁定终止执行的～作为坏账损失, ,四,逾期3年的应收款项～具有企业依法催收磋商记录～并且能够确认3年内没有任何业务往来的～在扣除应付该债务人的各种款项和有关责任人员的赔偿后的余额～作为坏账损失, ,五,逾期3年的应收款项～债务人在境外及我国香港、澳门、台湾地区的～经依法催收仍未收回～且在3年内没有任何业务往来的～在取得境外中介机构出具的终止收款意见书～或者取得我国驻外使,领,馆商务机构出具的债务人逃亡、破产证明后～作为坏账损失。 企业集团内部单位互相拖欠的款项～债权人核销债权应当与债务人核销债务同等金额、同一时间进行～并签订书面协议～互相提供内部处理债权或者债务的财务资料。 第二十九条坏账损失内部处理程序 企业清查出来的坏账损失～应当按照以下程序处理: (一)企业内部有关责任部门经过取证～提出报告～阐明坏账损失的原因和事实, (二)企业内部审计部门经过追查责任～提出结案意见, (三)涉及诉讼的损失～企业应当委托律师出具法律意见书, (四)企业财务管理部门经过审核后～对确认的坏账损失提出财务处理意见～按照企业内控提交管理层审定。 企业处理的坏账损失属于逾期3年应收款项的～应当实行账销案存～继续保留追索权～也可以划转企业国有资本持有单位管理～或者划转内部设立的专门机构追索。 企业处理的全部坏账损失～应当在财务会计报告中予以披露～注册会计师在审计企业财务会计报告时应当予以重点关注。 第八章 应付账款 第三十条应付账款是企业在正常经营过程中～因购买材料、商品和接受劳务供应等经营活动而应付给供应单位的款项。 第三十一条应付账款的管理目标是保证应付账款记录的真实性、完整性、准确性～保证应付账款的支付严格遵守合同约定～保证公司权益～保证资金安全～不得超合同进度、超合同金额支付。 第三十二条应付账款管理的负责部门为财务部、各相关货物劳务采购部门,以下简称采购部门,。 第三十三条登记和支付 ,一,采购部门负责按合同约定向供应商付款。采购部门应加强合同管理～设臵供应商合同台账～梳理并记录每个合同付款条件、付款时点～对合同执行、开票挂账和付款情况进行跟踪记录～一律不得提交未达到付款条件和时点的、超合同金额的付款申请。 ,二,财务部负责审核采购部门的付款申请。财务部应加强合同管理～设臵供应商合同台账～梳理并记录每个合同付款条件、付款时点～对合同执行、开票挂账和付款情况进行跟踪记录～严格审核付款 条件、付款时点和付款金额是否符合合同约定～对不符合合同约定的付款申请一律不得批准。 ,三,财务部应每月核对供应商合同台账与财务明细账是否一致～采购部门与财务部应每月核对供应商合同台账是否一致～如有不一致～应查找原因～及时处理～保证应付账款记录的准确性。 第三十四条对账 为保证应付账款的真实性、完整性、准确性～财务部至少每半年组织采购部门与供应商进行应付账款余额的对账～形成对账报告并上报。对账结果如有不符～应查明原因～及时处理。 第三十五条清理 财务部应每半年编制应付账款账龄分析表～组织采购部门分析三年以上应付账款未予支付的原因。对由于我方原因未予支付的款项～应取得对方的催要函或对账单～以证明对方还未核销此笔债权。对由于对方原因无法支付的款项～应取得对方放弃债权的确凿证据～财务据此将此笔应付账款转为营业外收入～如无法取得确凿证据～应由采购部门说明原因～财务部上报管理层～经管理层审批后～转为营业外收入～财务部做账销案存。 第三十六条暂估应付款 暂估应付款是实际已收到采购的货物和劳务～但发票未到～财务部按会计权责发生制原则暂估入账的负债。采购部门负责催要发票～财务部负责督促采购部门及时催要发票。采购部门应按供应商及合同设臵暂估应付款台账～记录暂估应付款的发生和冲回～并按规定及时 向供应商索取发票。财务部应每月向采购部门通报各供应商欠票情况～并于每季度末组织采购部门对暂估应付款余额进行核实～对其中长期挂账的暂估应付款要求采购人员说明原因、并及时提供采购发票。其他管理与应付账款相同。 第九章 预收账款 第三十七条预收账款是在企业销售交易成立以前～预先收取的部分货款。 第三十八条预收账款的管理目标是保证预收账款记录的真实性～完整性～准确性～保证及时交付与预收账款相对应的货物或劳务～避免法律风险和其他风险～维护公司利益。 第三十九条预收账款管理的负责部门为财务部、销售部门。 第四十条销售部门负责收取预收账款、及时交付货物劳务。财务部负责记录预收账款～督促销售部门及时结算并结转收入。 第四十一条财务部每半年编制账龄分析表～组织销售部门对长期挂账的预收账款进行清理～分析原因～上报管理层～经审批后及时解决。 第四十二条其他管理如记录、对账参考应收账款。 第十章 其他应付款 第四十三条其他应付款是指企业在商品交易业务以外发生的应付和暂收款项。 第四十四条其他应付款的核算范围包括如下几类: ,一,应退的押金、保证金, ,二,应付的代扣代缴职工款项, ,三,其他各种应付、暂收款项, 第四十五条其他应付款管理目标为管理目标为保证债务记录的真实性、完整性、准确性～保证及时支付或清理～避免法律和其他风险～维护公司利益。 第四十六条押金和保证金 应退的押金和保证金是公司为保证合同或协议的执行向对方收取的～待合同或协议执行完成后予以退还的款项。责任部门为相关业务部门和财务部。业务部门负责跟踪合同执行、退还或清理债务～财务部门负责记录、审核支付、督促业务部门进行支付或清理。具体管理参照应付账款的管理。 第四十七条代扣代缴职工款项 应付的代扣代缴职工款项是公司已代扣的职工各项保险等～应支付给社保部门等的款项。责任部门为财务部和人力资源部。人力资源部负责保证代扣代缴遵守相关规定～财务部门负责记录、审核支付、督促人力资源部进行支付或清理。具体管理参照应付账款。 第四十八条其他各种应付、暂收款项比照以上事项管理。 第十一章 监督问责 第四十九条各部门应加强内部管理～对照此文件规定～制定部门内部管理流程或管理办法～严格执行～维护公司利益～自觉接受审计部门对往来账登记、催收、支付、对账、坏账损失、清理等管理的审计和监督。 第五十条各部门应制定责任制度～明确责任人。相关部门应明确赊销审批责任人～责任人对审批是否按规定流程负责。销售部门等债权责任部门应明确每笔应收款项的责任人,其中个人借款责任人为个人,～责任人负责应收款项的催收及其他管理。采购部门等债务责任部门应明确每笔应付款项的责任人～责任人负责应付款项的支付及其他管理。财务部应明确分管账目的会计为责任人～负责每笔往来账目的记录及其他管理。 第五十一条各部门应制定监督机制～部门负责人应负责监督各个责任人是否按规定履行职责。 第五十二条公司内部的审计纪检部门负责监督检查以下各方面: ,一,各部门是否制定并执行往来账管理流程或办法。 ,二,各部门是否制定并执行责任制度和监督机制。 ,三,各部门对往来账管理是否有充分的登记～如客户信用情况基本信息表、应收账款台账、合同台账、供应商合同台账、催收函、对账单、应收票据备查簿等。 ,四,各部门对往来账管理是否有跟踪记录和分析～如对账报告、催收记录、催收结果报告、账龄分析表、应收款项清查报告、应付款项清查报告等。 ,五,需要有审批的是否均按流程获得审批。如赊销～给予折让、放弃质保金、计提坏账损失、核销坏账、核销无法支付的应付款项、应收票据的取得、贴现、背书转让、冲销等 第五十三条违反本办法规定～有下列行为之一的～依法依规追究 相关部门和责任人的责任: ,一,不按流程审批的赊销～给公司造成损失的。 ,二,未按规定及时催收应收款项～给公司造成损失的。 ,三,未经审批或授权取得、贴现、背书转让应收票据～给公司造成损失的。 ,四,暂估应付款长期未取得发票～给公司造成损失的。 有前款所列行为之一的～责令改正～并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人～按规定给予行政处分和一定经济处分。涉嫌违法的～移送司法机关处理。