实物档案整理规则

实物档案整理规则 实物档案整理规则 关于印发《广西壮族自治区实物档案整理规则(试行)》的通知 各市档案局，区直各有关单位: 现将《广西壮族自治区实物档案整理规则(试行)》印发你们，请在工作中认真贯彻执行。 广西壮族自治区档案局 2007年6月8日 广西壮族自治区实物档案整理规则(试行) 1 范围 本规则规定了归档实物档案的整理原则和方法。 本规则适用于广西各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的实物档案整理。 2 定义 本规则采用下列定义 2.1 归档实物 立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。 2.2 归档实物整理 将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。 2.3 件 归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。 3 收集 3.1 收集范围 3.1.1 本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。 3.1.2 本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。 3.1.3 本单位在国本单位已宣布停止使用的印信(包括旧印章、印模、徽标)。 3.1.5 其它有重要保存利用价值的实物。 3.2 收集 3.2.1 归档实物应在形成或获得实物一个月收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。 3.2.3 归档的实物应保持整洁、无破损。 3.2.4 归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。 3.2.5 本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。 3.2.6 归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。 3.3 收集时间 对具有归档保存价值的实物，单位或个人应及时整理，交档案室归档，一般不应跨年度。 4 整理 4.1 整理原则 实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。 4.2 整理要求 4.2.1 归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。 4.2.2 每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。 4.3 整理方法 4.3.1 鉴定 4.3.1.1 根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。 4.3.1.2 对存有真伪疑义的实物应采取必要进行鉴定。 4.3.1.3 归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。 4.3.2 分类 归档实物应在其全宗—实物类别按年度分类 将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“2006”。 4.3.2.2 按类别分类 将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类。 荣誉类包括:证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等; 纪念品(礼品)类包括:纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等; 印信类包括:本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。 4.3.3 排列 根据分类，每件归档实物在最低一级类目编号 根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。并在实物上粘贴项目完整的归档章(见图1)。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。 图1:归档章 长×宽=55×16mm 4.3.4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。如无全宗号，则用“000”代替。 4.3.4.2 实物档案代号:用第一个汉语字母标识，即”SW”。 4.3.4.3 年度:见4.3.2.1 4.3.4.4 类别:见4.3.2.2 4.3.4.5 件号:归档实物的排列顺序号。 在分类方案的最低一级类目著录 每件实物都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录(见图2)。实物档案归档目录包括件号、题名(文字说明)、材质、型制、年度、类别、参见号、 备注。 图2:归档目录 4.3.5.1 件号:见4.3.4.5 4.3.5.2 题名(文字说明):综合运用时间、级别、材质:实物的制成材料。 4.3.5.4 型制:实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm。 4.3.5.5 年度:见4.3.2.1 4.3.5.6 类别:见4.3.2.2 4.3.5.7 参见号:见4.3.4.6 4.3.5.8 备注:注释实物档案除题名外需说明的情况。 4.3.5.9 实物档案目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽=279mm×210mm)。 4.3.5.10 目录封面 实物档案目录应编制目录封面。封面可以视需要设置全宗名称、年度、类别、起止件号等项目(见图 3)。其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。 图3:目录封面 (见下图) 注:长×宽=297mm×210mm 4.3.6 上架 实物档案应按分类方案排列顺序上架。 5 保管 5.1 实物档案应专柜保管。 对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。 5.2 存放实物档案的库房和框架应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。 5.3 易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护工作。 5.4 有条件的单位应建立实物档案库房，作为专门保管实物档案的场所。