接电话技巧

接电话技巧 接电话的技巧 1、随时 在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备，而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。 2、自报家门 一拿起电话就应清晰说出自己的全名，有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。 3、转入正题 当你接听电话时，不要“哼哼哈哈”地拖延时间，而应立即做出反应。一个好的开场白可能是:“您需要我做什么,”当你觉出对方有意拖延时间，你应立即说:“真不巧～我正要参加一个会议，不得不在5分钟后赶到会场。”这样说会防止你们谈论不必要的琐事，加速商务谈话的进展。 4、避免将电话转给他人 自己接的电话尽量自己处理，只有在万不得已的情况下才能转给他人。这时，你应该向对方解释一下原因，并请求对方原谅。例如，你可以说:“布朗先生会处理好这件事的，请他和您通话好吗,”在你作出这种决定之前，应当确定地方愿意你将电话转给他人。例如，你可以说:“对于这件事，我们很快会派人跟您联系的。” 5、避免电话中止时间过长 如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料，应当动作迅速。你还可以有礼貌地向对方说:“您是稍候片刻，还是过一会儿我再给您打过去,” 让对方等候时，你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键，就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间，你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如，你可以说:“约翰先生，我已经快替您找完了，请您再稍候片刻。”当你查找完毕，重新拿起电话时，可以说:“对不起，让您久等了”，以引起对方的注意。 对于接电话的人来讲，当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻，这是可以令对方接受的。如果有人在你正在通话时打进电话，你可以选择合适的词语让你通话的人稍候。然后拿起另一部电话说:“你能否稍等,我正在接听一个电话。”如果打来电话的人只是有一些小事，便可以当即回绝，然后迅即转向第一个电话，而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。 B.... 1、及时接电话 未及时接电话应说明原因并道歉。许多公司规定，电话铃响过三遍以前就要去接，如果因为工作关系超过三声以后才接电话要向对方道歉:“对不起，让您久等了。” 2、边听边做反应 要养成一听电话铃声，就备好纸笔的习惯，重要事情要随时记录。接电话时，听对方说话，可做出某种反应，随声应答附和“是”、“是这样”、“真的吗,”、“好极了”、“对”、“好的”、“啊”、“噢”、“嗯”等，让对方知道你在听他说话，假如一味默默地听，对方会以为你没有听或线路中断:“喂～喂～你听到了吗,”从而打断交谈，还会引起某些误解。 3、掌握应诺声音 接电话时，要掌握好应诺的语气、声量。态度要热情，语气要柔和。如果应诺的语气粗暴，或声音过于弱小时，打电话者会以为接电话者不高兴接这电话。如果接电话者因感冒影响声音，要向打电话者说明:“我感冒了，不能大声说话，请原谅。”这样说话后，打电话者不仅不会认为接电话者失礼，甚至还会体谅接电话者。 4、老板无空接电话 如果老板正在开会，有紧急电话打来，必须老板亲自接，接电话者可以到会场内，轻轻对老板说:“请您外出接个电话，是***打来的。”如果老板脱不开身，请求处理办法，然 后回答打电话者:“很抱歉，***老板正在开会，大约11时结束，到时您再来电话好吗,”如打电话者未提出要接电话者转达内容，接电话者不要主动去问。 5、两种电话处理 接到粗鲁的电话:“喂～你是谁,”“快给我找你们经理来听电话～”这时接电话者不要发火，要心平气和地说话，显示出接电话者的教养和风度;碰到“侃大山”的电话，接电话者不要毫不客气地挂断电话，可以说:“对不起，我正在开会，改日再聊好吗,”打电话者会知趣地说“再见”。 6、接错打来的电话 接错打来的电话，要客气地对待，说声“没关系”。有时，还可回问对方:“请问您拨打的电话号码是多少，我们这里是86677256。”不要责备对方。确认对方身分 如果对方是常客，应简单寒暄几句:“是××先生啊，承蒙您经常照顾……”当对方没有报上姓名时，就应问;“对不起，请问您是哪位,”当听不清对方的声音时，应说;“抱歉，电话好像离您有点儿远。”不要说是对方的原因，而应归咎于电话，这样客人乐于调整。 不懂的地方，应礼貌地提出来 没听懂的地方，不能含糊不清。应问:“××先生，很抱歉，能否再说一遍吗,” 复述并确认 为了避免误解对方的意思而造成不必要的麻烦，一定要看着笔记确认一下:“我再重复一遍××，要求是××，是这样吗, 对方挂掉电话后，再放下听话筒 应使用符合内容的寒暄话，如“抱歉”等。