档案管理制度

制度 1、公司档案：公司章程、规划、年度、经营情况、统计资料、财务审计、会议记录、决议、决定、委任书、聘书、协议、、项目、可行性研究报告、、房地产产权证、工程图纸文件和涉及土地、施工的各类文件、批复、工程竣工档案资料以及员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。 2、档案由专人负责管理，并明确具体责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 3、人事档案 (1),员工个人档案。在职员工个人档案由公司负责保管；离职员工档案保存期限为一年；列为储备人才的人员资料，保存期限为半年。 (2),其它人事资料。公司规章制度资料永久保存；有关章程制订的文件保存五年；有关员工任用、岗位变动的文件保存一年；工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。 四、其它档案的保存期限 （一）永久保存 1、有关仪式、庆典、纪念的重要文件； 2、建筑物的新建、改建及增建的文件和工程竣工档案资料及图纸、资料； 3、土地取得及处分的重要文件（土地证、土地评估资料）； 4、建筑物取得及处分的重要文件（房产证、房产评估资料）； 5、公司章程。 6、建设设计与重大的计改的图纸资料。 （二）保存10年 1、有关年度及每月的决算文件； 2、有关账目的决算记录及整理的重要文件（总决算表、现金收支表）； 3、有关账目传票的记录； 4、有关收入、支出的原始凭证； 5、有关财产的评估及折旧的文件； 6、有关税收方面的文件； 7、重要的统计资料。 （三）保存五年 1、会议记录、纪要、决议； 2、有关政府法令的文件； 3、有关诉讼的文件； 4、有关政府机关重要的许可申请及报告文件； 5、有关政府机关的指示及各种命令传达书； 6、有关重要的合同、契约、协定及备忘录文件； 7、有关劳动协约及工会协定的文件； 8、有关经营协议及团体联系的文件； 9、有关贷款的重要文件； 10、有关投资及融资的重要文件。 （四）保存三年 1、经营会议、部门会议、办公会议记录； 2、发文薄、收文薄； 3、有关规定的制定，及施行的文件； 4、有关政府机关的许可、申请许可及报告的文件； 5、有关安全管理的文件； 6、有关转账整理的文件。 （五）保存二年 1、有关登记简易的文件； 2、有关和政府机关交涉联络的文件； 3、有关简易的契约协定及备忘录文件； 4、有关建筑物及保存物品、火灾保险的文件； 5、有关银行存款及转账存款的文件。 五、档案借阅 1、公司领导借阅非密级档案，可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。 2、公司其他人员借阅档案，经主管领导批准，并办理借阅手续。 3、借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制，密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案资料由各部门领导批准方可摘录和复制。 六、档案的销毁 1、任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。 2、按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准，一般内部档案须经主管领导批准后方可销毁。 3、经批准销毁的档案，由档案管理员填写销毁清单，专人监督销毁。 火凤策划 人事行政部 2012年2月17日