印章管理标准

Q/GDW46XX 2XX-XX-XXX—2XXX Q/GDW46XX 2XX-XX-XXX—2XXX Y 目 次 II前 言 11 范围 12 规范性引用文件 13 术语和定义 14 职责与权限 15 管理活动的内容与 15.1 本依据的流程 15.2 印章的分类 15.3 印章的刻制 25.4 印章的保管 25.5 印章的使用 25.6 印章的换领、作废与销毁 25.7 检查与考核 36 重要风险识别与控制 47 检查与考核 48 报告和记录 5附录 A （规范性附录） 流程图 6附录 B （规范性附录） 表格样式 前 言 本标准是为规范XXXXXX印章管理而制定的。 制定本标准的目的是进一步加强公司各类印章的管理，确保印章的正确、规范使用。 本标准由XXXXXX标准化委员会提出 本标准由公司办公室负责起草 本标准主要起草人：XXX 本标准审核人：XXX 本标准批准人：XXX 本标准由办公室归口并负责解释 印章管理标准 1 范围 本标准规定了国网新源XXXXXX印章管理的职责和权限、管理内容和方法、风险识别与评价、检查与考核、报告和记录等要求。 本标准适用于国网新源XXXXXX印章管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件，凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 无 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准 无 4 职责与权限 4.1 总经理、党委书记 负责党委、行政印章的刻制、销毁、作废、使用申请的审批工作。 4.2 分管领导 负责授权范围内印章的使用审批工作 4.3 办公室 4.3.1 负责联系印章刻制单位，对刻制新印章、用印、销毁、作废进行审核。 4.3.2 设立印章使用登记台帐。 4.3.3 负责印章使用的审核工作。 4.3.4 制定所保管印章的使用程序。 4.4 相关部门 4.4.1 申请刻制印章、换领印章。 4.4.2 保管本部门印章，主任对用印进行审核 5 管理活动的内容与方法 5.1 本标准依据的流程 印章管理流程（见附录图A.1）。 5.2 印章的分类 印章根据其重要程度分为四类，第一类为刻有单位名称的行政印章、党委（党总支、党支部）印章；第二类为刻有单位名称的专用章、财务专用章和单位法人章；第三类为刻有单位名称的纪委、工会、团委印章，职能部门印章，以及非常设机构印章；第四类为单位领导个人手签章。 5.3 印章的刻制 5.3.1 公司印章的刻制由办公室统一办理。 5.3.2 公司印章的刻制，必须符合国务院颁布的有关公章刻制的规定，并经所属地、市公安局备案。 5.3.3 第一、二类印章刻制后，须报新源公司办公室备案。 5.3.4 未经公司总经理批准，任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章。 5.3.5 部门刻章时，向办公室提出刻制申请，公司领导同意刻制后，由办公室统一联系刻章单位刻制，刻制完成后各部门到办公室办理印章领用手续。 5.3.6 办公室下发新印章启用通知。 5.4 印章的保管 5.4.1 办公室是公司公章、党委章、纪委章、工会章、团委章的管理部门。 5.4.2 财务部是财务各类印章的管理部门。 5.4.3 人事综合部是合同专用章、人事专用章、社保专用章、劳资专用章的管理部门。 5.4.4 各部门印章由部门主任负责保管。 5.4.5 法人代表个人名章由办公室指定专人负责管理，总经理工作用个人名章两枚，分别由总经理和计划财务部专人负责管理。 5.5 印章的使用 5.5.1 印章由各保管人员设立使用《公司印章管理登记表》，严格执行审批和登记制度。 5.5.2 公司公章一般不得携带外出使用，如遇特殊情况，需携带公章外出，必须经分管领导同意并报请总经理批准，由公章保管人携章随同。 5.5.3 公章使用（公司红头文件除外），必须经分管领导批准后公章管理人员方可盖章，公章管理人员应严格履行登记手续，因使用公章不当造成损失的，应追究其相应责任。 5.5.4 公章管理人员如工作变动，应及时上缴公章，由重新确定的公章管理人员办理接收公章手续，不得私自转交他人。 5.5.5 以公司名义签订的合同、等，由各专业人员审核，公司分管领导审核、总经理批准后方可盖章。 5.5.6 私人取物、取款、挂失、办理各种证明等，需用单位介绍信时，由办公室严格审批，在报请公司分管领导批准后办理，并执行登记制度。 5.5.7 公章管理员严禁在当事人或委托人所持空白文件上加盖公章。 5.5.8 对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经办公室主任审批并报请总经理批准后，方可盖章。 5.5.9 使用公章必须严格执行审批和登记制度，填写《用印申请单》，公章管理员填写《公章用印登记表》，对未履行审批手续或手续不全的，公章管理员有权拒绝其使用申请。特殊情况下紧急使用公章，必须报请总经理批准，事后必须补办用印审批手续。 5.5.10 印章应及时维护，确保印章清晰、端正。 5.5.11 印章如有不慎丢失，保管人员应及时向主管领导报告，公司公章丢失应立即向总经理报告，并备案。 5.6 印章的换领、作废与销毁 5.6.1 旧印章需要换领时，由印章保管部门向办公室提出换领申请。 5.6.2 办公室主任、公司分管领导对换领申请进行审批。 5.6.3 办公室收回旧印章、发放新印章并做好登记。 5.6.4 各部门停止使用、申请作废的印章应立即交至办公室。 5.6.5 办公室印章管理人员将换领作废印章进行登记，作作废标记后存入档案室。 5.6.6 新源公司发放的印章作废时，办公室负责交回新源公司。 5.7 检查与考核 5.7.1 办公室对各部门执行印章管理标准情况进行指导、监督、检查。 5.7.2 对违反规定的部门进行通报批评、考核 5.7.3 办公室将印章管理资料归档。 6 重要风险识别与控制 表1给出了基于本标准所依据的流程识别的风险及控制。 表1 印章管理流程风险识别及控制 流程目 标/要求 关键步骤编号与描述 关键步骤 责任部门、岗位 风险 事件 风险 成因 风险发生 的可能性 风险影 响后果 风险重要程度 控制 措施 规范印章管理 10 用印审批 各部门 执行制度不严、审查不严 人为因素和管理因素 中 高 高 严格审查，在用印事项上严格把关，严格考核，杜绝为公司带来不必要的损失。 7 检查与考核 对本标准进行检查与考核，考核内容如下表2所示： 表2 考核内容 序号 考核项目 考 核 标 准 执行人 监督人 1 因审批不当用印或私自用印为公司造成损失 根据事件严重程度对责任人依据经济责任制进行考核 人事综合部 办公室 2 印章刻制、使用、作废符合审批程序。 刻制、使用、作废是否符合相应的审批程序。 办公室 人事综合部 8 报告和记录 表3给出了执行本标准形成的报告和记录。 表3 报告和记录 序号 编 号 名 称 填写人 保存地点 保存期 1 Q/GDW46XX 2XX-XX-XXX.JL01-XXXX 公司印章管理登记表 印章管理员 办公室 长期 2 Q/GDW46XX 2XX-XX-XXX.JL02-XXXX 用印申请单 各部门 保管人 长期 3 Q/GDW46XX 2XX-XX-XXX.JL03-XXXX 公章用印登记表 印章管理员 办公室 长期 附录 A （规范性附录） 流程图 图 A.1 印章管理流程 附录 B （规范性附录） 表格样式 表B.1 公司印章管理登记表 编号：Q/GDW46XX XXX-XX-XXX.JL01-XXXX 公司印章管理登记表 序号 印章类型 保管部门 保管人 是/否在用 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 表B.2 公司用印审批单 编号：Q/GDW46XX XXX-XX-XXX.JL02-XXXX XXXX公司用印审批单（存根） ………………装 订 线……………… 用印事由： 用印类别： 用印数量： 枚 承办人： 部门负责人签字： 部门盖章 年 月 日 公司领导意见： 年 月 日 备注：用印文本留存1份归档备查。 表B.3 公章用印登记表 XXXX公司公章用印登记表 编号：Q/GDW46XX XXX-XX-XXX.JL03-XXXX 序号 日期 申请人 部门 内 容 份数 审批领导 经办人 备注 填表说明：1、本表由用印申请单位经办人持“用印审批单”到办公室填写后方可用印；2、填写必须认真、清楚、详细；3、本表“内容”栏的填写须依申请用印材料内容明细填写，不能笼统归纳。 ━━━━━━━━━━━━ 国网新源XXXXXX 发 布 XXXX-XX-XX 实施 XXXX-XX-XX 发布 印章管理标准 Q/GDW46XX 2XX-XX-XXX—2XXX 国网新源XXXXXX企业标准 Q/GDW46XX � � 6 7 _1334406604.vsd � <进程名称>� <职能>� � 开 始 基础资料 资料归档 结 束 阶 段 � � W Pmax� A Isin� V Ud� � � � 印章管理流程 编号：Q/GDW46XX XXX-XX-XXX.LC01-XXXX� 依据文件 公司领导 办公室 基础资料 相关部门 关键指标 过程描述 1 刻章申请单。 2 刻章介绍信。 3 关于启用印章的通知。 4 用印申请单。 5 用印登记表。 1 新印章启用，应在印章刻制一周内，上报公司总经部备案。。 2印章更换，应在印章重新刻制完毕、将旧印封存档案室 办公室是印章管理的归口部门，流程开始。 1-2� 2 刻章申请单 3 审核 4 批准 Y N 5 刻制印章 N 6 印章验收 8 启用印章通知 7 下发启用印章通知 9 保管 11 用印登记 刻 章 申 请 刻 章 下 发 12 资料归档 保 管 使 用 1 填写刻章申请单 Y 10 用印审批