贸易公司业务管理制度

上海闽路润贸易#管理# ****贸易有限公司业务管理制度 第一部分 总则 为依法经营、运作，保障及促进****贸易有限公司（下称公司）贸易业务持续健康发展，特制定本制度。 第二部分 业务审批原则 1、​ 本制度规定的所有业务均须由公司有权审批人批准后实施。 二、​ 采购： （一）现货采购 1、公司库存总金额未超过5000万元人民币（不含经审批的代理采购业务）的现货采购业务，由公司按业务审批流程批准后实施； 2、公司库存总金额超过5000万元人民币（不含经审批的代理采购业务）时，现货采购业务需报公司董事会审批。 （二）期货采购 1、 公司所有期货采购业务，均必须按公司规定审批并签定合同后才能付款。 2、单笔期货采购业务超过2000吨时，应报董事会审批； 3、期货采购原则上应向钢厂采购，且期货采购均应进行授信额度资信评定。 三、销售： 1、公司的销售业务原则上由公司按业务审批流程批准后实施，但赊销业务应参照厦门市路桥工程物资公司（下称物资公司）《信用管理制度》进行严格审批并签定合同后方可进行；单笔销售业务超过5000吨的赊销业务，应报公司董事会审批； 2、原则上不得对贸易公司进行赊销，特殊情况确需赊销的应报公司董事会审批。 4、​ 进出口： 1、​ 进口货物赊销或出口购货预付款原则上不予批准； 2、​ 出口结算应尽可能采用L/C等保障大的收汇方式。如因特殊情况采用后T/T或D/A 等高风险的结算方式，除收汇后才承担付款责任的代理业务外，在对外签约前，必须取得足额出口信用险额度； 3、​ 出口购货如采用携款提货，要确保提货后交汇票； 4、​ 严禁经营“四自三不见”的进出口代理业务。在开展进出口代理业务时，应对工厂资信（包括经营年限、注册资金、生产规模、纳税情况等）进行严格评定。代理进出口业务应委托资信可靠的报关行或货代办理报关报检。不得将空白报关单据迳寄委托方自行办理报关、报检手续。不受理由委托方提供手册的代理进口业务； 5、​ 代理出口原则上应先收汇后付款，如需代垫税款的，应在收妥全套退税单据后支付； 6、​ 代理进口应争取收妥全款后方予开证或对外支付。如属我司有能力自营的商品，且 国外供货商信用可靠、质量有保障、价格适中、回报合理，可在收取足够保证金后对外签约、开证； 7、​ 代理进口的对外合同应在委托方签章确认、签订进口代理协议、并经我方认可后方 予对外签约。信用证项下不符单据的接受、承兑，也应要求委托方签章确认。 5、​ 资金管理： 1、​ 公司所有账户的现款余额在（公司净资产+200万元人民币）以上的部分，必须及时 汇回物资公司，但所有权归属公司。公司收取银行承兑汇票时要及时向银行查询其真伪。同时应及时进行登记并报备物资公司财务部。支付银行承兑汇票时应严格按公司财务管理制度和本制度的相关规定办理。 2、​ 公司存放在物资公司账上的款项，利息收入归属公司（包括与银行达成的协议存款利息收入）。 第三部分 内贸管理规定 第1章​ 业务人员#岗位职责#设置 1、​ 业务部经理： 1、​ 负责部门人员的工作安排 2、​ 负责销售定价 3、​ 负责拟定各项业务制度，报公司总办会审批后实施 4、​ 协调指导公司钢材及江苏、浙江业务的采购、销售事项，整体把握业务进程和进展 5、​ 审核公司钢材业务（合同、付款申请等） 6、​ 定期汇报业务情况 7、​ 定期组织业务人员学习公司有关业务知识，分析、制定相关销售策略 8、​ 每月月初与财务部制定用款和回款 2、​ 资源、储运组： （1）​ 期货资源 1、​ 每月在钢厂通知订货时，及时收集订货资源，制定下个月订货计划； 2、​ 根据合同审批程序订立合同后，应及时收回合同正本，核对合同内容，录入高达钢铁物流商务平台软件（下称高达）及成本核算软件，并打印付款申请单交由各部门负责人（业务经理或助理、财务部）和总经理签字，将合同正本交由综合管理部保管，复印件留存财务部和经办人； 3、合同及付款手续完毕后，应随时联系掌握钢厂信息、货物发货情况及货物集港情况，经业务部经理批准后，及时将货物规格数量按照上海、宁波、南京及各家代理客户的每月需求分配流向，并应及时联系各地装船情况； 4、货物装船后，及时办理相关保险（其中包括：转港货物保险手续），将运输合同和装 船清单等原件留存综合管理部，并各复印一份留存财务和经办人； 5、货物入库前，及时将以上信息反馈储运人员，并配合储运人员做好货物到港后的接 货事宜； 6、货物入库后，及时核对高达入库（储运组负责）情况； 7、每月及时跟踪合同发票的索取（其中包括：出厂价格、铁运费或汽运费、港杂费等）， 核对与合同是否一致，如有差别，及时登记并反馈公司总经理，并按财务部要求登记和高达录入； 8、​ 负责跟踪合同的款项结余情况（与财务部核对）； 9、​ 每周一、三、五以书面形式向上一级负责人提报各钢厂发货、集港、在途、入库等 情况； 10、​ 将各家代理业务转由期货人员操作。 （2）​ 现货资源采购 1、​ 每日了解上海市场行情，向部门经理汇报市场动态； 2、领取空白支票，（总存量不超过5张，每张限额100万元人民币以下）及时通知财务入账且每日向财务部核销，财务部应做好核销登记，签字确认； 3、采购200吨以上的货物需签订合同，并到仓库验货，办理转库手续时原则上应有实际厚度；如为不了解的公司应办完转库时支付本票； 4、采购时需填制现货采购执行表，并按要求在当日（最迟不迟于次日早上10：00）录 入高达软件(如采购合同号、供货单位、规格、材质、数量、单价等)，打印采购付款申请单，交部门经理、财务部经理、总经理审批； 5、领取提单后，交由储运人员办理转库事宜（本票当日内），入库单原件留存财务部； 6、若是临调的货物，则应要求对方在提单中注明“凭****贸易有限公司提单提 货”或“凭**车号提货”字样，将提单传真至公司，业务负责人及时录入高达，业务销售人员开具提单； 7、每月与财务部核对采购发票和余款情况，月底前将发票和余款收回；发票交由财务部录入高达，欠客户的余款打印付款申请单由部门经理、财务经理、总经理审批。 （3）​ 储运 1、​ 每日及时向资源跟踪人员了解集港情况，货物分配流向，装配情况； 2、每日应跟踪款项的到账情况并及时将盖有财务章的发货通知正本传真通知仓库给予发货； 3、开完加工单后，应负责传真至仓库并随时跟随踪加工情况； 4、运输单位在领取提单时，储运人员应按照运输协议中指定的人员（核对身份后）签字领取提单（提单存根联上应注明：送货地点、收货人、联系电话、运价），并经储运人员签字后，方可盖章发货； 5、在货物即将到达上海或外地分公司时，及时通知运输单位（指定运输单位）或外地 分公司负责人接货入指定仓库，与运输单位确认相关提交手续（如：介绍信等），并将签收手续交综合管理部归档，与仓库联系入库事宜，索取入库单录（含外地）入高达（包括海运费、保险费、吊费、短驳费等），并将正本交财务部留存；若货物到达上海后，需要过驳到外地分公司的，则应通知运输单位办理过驳并告知过驳船名（保险中转港工具应注明），以便外地分公司及时落实船到目的港情况； 6、每周了解上海仓库的进出库、加工等情况，向部门经理汇报； 7、负责与仓库签订仓储、加工协议，并及时跟踪了解库存；负责与运输单位签订运输 协议，办理或确认相关提单（包括运费、送货地址、收货人、联系电话等）、提货介绍信的交接手续； 8、每次将现货采购需要转库的货物于三日内办理完毕（本票当日内），及时索取转库单 录入高达（包括出库费、短驳费、转库费等），将原件留存财务部； 9、负责确认临调仓库和每月协议仓库的结算费用（加工费、转库费、短驳费、运费等）， 确认付款内容，由部门经理、财务部经理、总经理审批，并于当月内与财务部核对索取发票； 10、客户提货、加工出现质量问题时（钢厂质量以内除外），要求客户提报质量异 议后，前往提货仓库或上海指定地点验货（外地另行安排），确认属于质量问题的，应以书面形式提报供货单位或生产厂家，待生产厂家出具书面通知后按钢厂回复给予理赔。 11、​ 货物出库后一周内将仓库回单联取回并作高达销售出库，交财务部留底。 12、每月底前将各仓库库存表正本（上海1次/月、外地分公司2次/月）提报给财务部。 三、分公司： 1、每日了解当地市场行情，向公司部门经理汇报市场动态，定期报告订货资源。 2、开发采购与销售客户，保持与客户的沟通与交流，保证销售客户数量(特别是直供用 户)与销售数量的持续稳定的增长； 3、​ 负责及时将收到的款项汇到公司本部财务指定帐号，在公司财务部确认到帐后，方可 开具销售提单； 4、​ 及时将提单记账联原件和仓库回单联原件定期邮寄到公司财务部，跟踪增值税发票 开票情况； 5、​ 选择本地较有实力的仓储公司，经公司现场考察并报经公司审批后，与其签订合作仓储加工协议；熟悉该仓库储运、加工能力、收费标准,避免发生所采购、入库货物无法加工或收费过高给公司造成损失，保证所存放、加工的货物能按时提货；配合储运部门向仓库索取库存表正本及入库单正本； 6、​ 如需在当地市场采购货物的，应与供货方签订购销合同，以传真方式报审，由上海 公司电汇至供货方，及时将提货单取回并办理转库手续，货物入库后，将入库单传真至上海公司储运部做高达录入，最迟于次日将入库单正本寄送回上海储运组，当月内将采购发票和余款收回； 7、​ 售本地库存货物时，如需货到收款的销售业务（含水陆路运输），应选择固定的、有实力的运输单位承运，在报公司审批并与其签订运输协议后，方可发货，运输单位 在领取提单时，应严格按照运输协议中指定的人员签字领取提单（提单存根联上应注明：送货地点、收货人、联系电话、运价）； 8、​ 负责货款（购货余款、欠款）回笼,特别是欠款的及时回收； 9、​ 及时将客户签收单等相关重要业务单据提交财务部； 10、​ 月底前将新增的客户资料汇总至业务经理助理； 11、​ 分公司寄往公司本部的单据（含银行汇票、入库单等）应建立登记制度，并将 邮寄部门的签收单留存。 四、销售组 （一）、业务临调销售 1、​ 销售人员需要临调的货物，需填定好现货采购执行表(如采购合同号、供货单位、规格、材质、数量、单价等)； 2、​ 交现货采购人员（如采购人员不在，则另行安排）录入高达，打印采购付款申请单， 由部门经理、财务部经理、总经理审批； 3、​ 通知现货采购员索取提单（提单中应注明“凭****贸易有限公司提单提货” 或“凭**车号提货”等字样），将提单传真至公司，以便交现货采购人员（如采购人员不在，则另行安排）录入高达，业务经办人及时开具提单（开单同现货销售规定）； 4、​ 开票时，将采购提单附在销售提单后面，以便财务核对。 临调销售单笔不超过100吨且采购量不超过300吨的，采购执行表可后补，但必须 在业务发生当日或次日10：00前补齐手续，销售人员应对货物销售的确定性负责，采购 人员应对货物采购及货款负责。 （二）、业务现货销售 1、业务经办人员在货物销售发生时应按高达软件中当日报价（若价格需下浮的，则应 请示部门经理同意签字）及通告栏；收到款时（均须收到票据正本。外地分公司销售人员亦须在收到票据正本后方可传真至财务并确认，客户自行传真件或凭客户传真件传真的一律无效），由财务部经办人员录入高达收款登记后，方可开具提货单（客户名称、规格、数量、单价、费用、备注等须无误），经财务部经理审核打印和核对盖章由提货单位或提货人签收确认（如对方无法现场签字的，则应由对方传真签字确认）后给予发货，回单由储运部索取审核后作销售出库，业务经办人方可开具发票申请，且每日应将开具的提单财务联交至储运组； 2、业务经办人在锁定意向单时，应提供购货方单位名称，尽量不使用别名(如：123等)； 意向单只锁定货物不锁定价格。具体如下： （1）上午锁定意向单的，下班前须通知客户开具提单，逾期，则予以清除； （2）若特殊情况需保留到第二天的（如：预付定金、押支票、签合同等），则应提前请示 部门经理同意后，方可预留； （3）当日价格浮动较大且有多次上调的，则不锁定货物，按先款先货原则； （4）若收银行支票、银行贷记或电汇，则应在提货单备注栏中注明“待我司通知后发货 （口头通知无效）”字样； （5）若收银行支票、银行贷记或电汇，客户要求当日内提货的且业务经办人员对该提货单位的信誉较有保障的，则可以申请担保（最高重量不超过50吨），经业务经办人员书面担保提报业务部经理、（副）总经理签字同意后方可发货并及时跟踪款项到帐情况； （6）若客户需要委托加工的（开平或四切边），业务经办人员应及时通知将其加工单传真至仓库，落实该批货物的所在仓库、加工能力和加工费用等告知对方，以免造成公司不必要的损失；并将加工单交由储运组保管；如加工费用由我司支付的，则应在高达中录入仓库名称及费用，以便储运部及时核对； （7）若客户需凭**车号或凭**提单提货的，业务经办人员应在提单备注栏中注明，在客户确认签章回传后，予以发货；车号若有变化，应要求提货单位及时出具变更通知； （8）若客户要求需送货的，应交由储运组发货； 3、​ 新开发的终端客户,不需加工或加工成常用规格的(长度6米),在收取10%的保证金 后可加工送货收款。数量在100吨以内,由部门经理审批,但必须保证收到款后卸货,同时必须在交货前办妥合同签定、收条凭证等完整手续。若加工成非常用规格的,则必须在加工前收取不低于20%的保证金后才可以加工,余款在卸货前收取,程序同上; 4、​ 客户提货、加工出现质量问题时（钢厂质量标准以内除外），要求客户提报质量异议， 由储运部前往提货仓库或上海指定地点验货（外地另行安排），确认属质量问题，应以书面形式提报供货单位或生产厂家，待生产厂家出具书面通知后按钢厂回复给予理赔； 5、客户领取提单后，出现下列情况的，方可换货或退货，具体如下： （1）客户提卷或加工时，出现提单规格与实物不符的，经储运部与仓库核实确认后，方可 换货。 （2）客户提卷或加工时，出现质量问题的（具体依据上述第一条），方可换货或退货。 6、客户要求换货或退货的，及时通知仓库取消委托加工单，将提货单正本三、四联取回， 由储运部核实货物签字确认，并经部门经理签字同意后，方可办理换货或退货； 7、负责协助对应的江浙业务组办理有关手续； 8、每月底前将新增客户资料及原客户变更资料交业务经理助理； 9、业务经办人员在当月内销售完货物时，需要开具发票的，应将开票资料交给财务部； 具体如下： （1）开具增值税专用发票的时间为每月5日,15日,20日,25日(节假日顺延),请业务人员 提前一天将有关资料交财务部经办人员处,以便核对确认后开具； （2）公司统一采购的资源,如供应商未开出增值税专用发票的，经总（副）经理审核同意方可开给下家单位； （3）业务经办人员必须凭提货单存根联,高达软件销售发票开票申请等资料交财务部经 办人员,经核对确认无误后开具。 （三）赊销管理规定另行制定 （四）外地销售管理 1、货权管理：货物发往外地前，与外地较有实力的仓储公司签定合作协议（该公司应具 有加工、仓储及运输实力）；货物送达后，应凭我司的提货单进行收发货。每月底应进行库存清算。 2、货物销售：货物在销售过程中，应将货款先汇入上海总部后，运用高达软件并经核审 后方可开单。 3、每周应书面向总经理汇报业务进展情况。 五、分公司的销售管理按照“销售组”中的规定执行。 第2章​ 财务部人员职责 一、财务部经理及内贸财务人员： 1、负责审核销售业务；负责审核打印高达软件提单，并加盖财务章、提货章；如为欠款销售,负责对欠款单位进行财务指标评级,并对欠款业务进行汇总,要求业务人员对到期业务及时追讨； 2、在签盖公司销售提单时,应审核提单业务中所发生费用(如转库费、加工费、运费等)并以此为依据给予办理收、付款； 3、审核付款申请书,及时要求业务人员收回所付余款,并督促取回有关进项发票及仓库入、出库单正本； 4、保证业务部按公司规定和合同规定收、付款； 5、每日定时五次核实到款情况，在款到帐后及时在高达软件上审核并办理发货通知发货手续； 6、审核并开具增值税发票； 7、每月根据储运人员提供的仓库库存表正本核对实际库存； 8、核对进、出库单并在高达软件上审核，定期进行仓库盘存； 9、每日及时将购销凭证录入锦安财务软件中。 二、出纳： 1、收到支票、本票或汇票后应在当日及时入帐，特殊情况不能当日入帐的，必须当日填写收款人及金额，并于次日10：00点前入帐； 2、收取支票、本票或汇票后签收并及时打印收款单据后，及时输入高达软件； 3、​ 支付业务款项须经过业务部、财务部、总（副）经理等审批程序办理付款审批后， 方予办理； 4、​ 每日及时将收、付款费用凭证录入锦安财务软件； 5、​ 每日核对驻外各点传真的支票、本票、汇票是否已经全部在当日提交。 第四部分 外贸管理规定 第1章​  代理出口业务人员岗位职责 1、​ 业务员： 1、按公司合同审批程序制作合同并报审； 2、制作发票、装箱单、外合同等报关单据、填制出口业务单经部门经理背签后到物资公 司财务部盖章，同时E-MAIL一份到上海财务部； 3、到物资公司财务部领取、填制核销单； 4、及时通知核销员向外管局领取核销单； 5、将上述单据交由客户签收（其中对外合同正本留底，复印件交客户），客户指定他人 签收的，由被指定人先签收，每两天整理传真给客户签收，根据客户通知及厦门办事处经理安排验货，拍照留存。 6、按范本制作内购合同经业务部经理背签后到物资公司财务部盖章，交客户签收，同时 E-MAIL一份到上海财务部； 7、整理单据：跟踪并及时取回内购合同、增值税发票、缴款书、报关单、核销单，正本 交上海签收员，复印一份留底； 8、​ 作整理信用证和托收项下单据（含一般产地证书）交上海签收员，跟踪、通知财务 部及时收汇； 9、审核全套退税单据； 10、填制付款申请书，有垫付款项的，及时通知上海财务部。 二、厦门办事处经理： 1、监督文件的整理归档； 2、核签内购合同，特别是合同金额及付款方式； 3、复核全套退税单据，特别是单据之间的内容是否相符； 4、审核信用证及信用证项下的交单单据； 5、核签付款申请书，特别是内购合同、报关单、客户指令、收汇水单、有否垫付款项； 6、整体把握业务进程和进展，控制业务风险。根据客户通知，安排人员验货。 7、定期（一个月）汇报各笔业务的情况，定期查询相关客户，跟踪客户动态。 三、签收员： 负责签收厦门办事处或客户寄交的文件，根据文件种类交给相关人员，报关单、核销 单交核销员，并复印一份给财务部。增值税发票、缴款书、入库单、出库单、信用证和托收项下单据交财务部。 四、核销员： 1、及时到外管局领取核销单寄厦门办事处； 2、签收核销单据，单据齐全当日网上交单并于二个工作日内到外管局核销，核销后立即 将报关单、核销单、收汇水单交财务部。 3、​ 到增值税发票后填制入库单、出库单，做帐联交上海签收员； 第2章​  代理进出口财务人员的岗位职责 第三章 财务人员岗位职责 1、​ 物资公司财务部： 1、签收空白核销单，监督业务部领取时填品名、金额，签收时注明核销单号和品名金额； 2、盖章：盖章时须有业务部经理签批，业务部经理不在时，可盖章后复印待业务部经理 补签，盖章应做盖章登记。 二、出纳： 1、每日查询打印外汇到帐清单，立即通知厦门办事处，并于当日内输入电脑做帐； 2、领取结汇水单，核销联交核销员，入帐/扣费通知书留底； 3、填写、缴交涉外收入申报单； 4、​ 若客户要求，将汇款单传真给客户。 三、财务人员： 1、保管信用证正本，办理信用证和托收项下的交单、收款，交单须由银行签收； 2、货物报关后及时做出口销售帐目； 3、收到增值税发票、缴款书后二个工作日内到税务局核查真实性； 4、审核全套退税单据是否相符； 5、核签业务部门填制的付款申请书，退税款和佣金须在完成上述两个步骤后支付； 6、办理退税。 四、业务人员、财务人员应建立文件签收本，所有正本文件交接均应互相签收。 第五部分 附图 第一章 内贸业务流程附图 一、采购流程 →→ → → → → → → → 二、销售流程 1. 现款 → → → → → → → → → → → → 2. 定金销售 → → → → 3. 欠款销售 → → → → → → 第1章​ 出口业务流程附图 制定代理协议并报审 寄厦门办事处 第2章​  出口付款流程附图 一、货款 二、退税款、佣金 第六部分 附则 一、本制度相关人员均应严格遵照本制度的相关规定和流程执行，否则，每违反上述条款一次，视情节轻重扣除该员工当月岗位工资的5%—15%。 二、本制度自总办会讨论通过后实施。 三、本制度由总办会负责解释。