展会活动流程

展会活动流程时期序号工作内容工作细节时间结点协助部门活动前期1策划a主、创意、卖点、形式（确定大展、小展或专场）展前2-3个月维护组、相关开拓组b预计商家数量、类型、活动内容、展会流程制定维护组、相关开拓组c拟定展会时间、地点维护组、相关开拓组2场地a实际了解场地条件（交通、面积、硬件、是否为会员所熟悉、是否能够提供车辆接送）展前2个月场地方b场地费用预算（场地租赁费、搭建管理费、保险费、场地保证金、水电费等）场地方c场地合同（与场地方确认租借时间、使用物品和费用总额，出具场地租借合同，并签约支付场地租借费用）场地方d主管部门备案：治安消防工商备案材料填写交至场地方展前一个月场地方3搭建a确定搭建内容（场地布置图、线路图、广告、制作、广告位等）展前2个月维护组、相关开拓组b确定场地搭建费用预算维护组、相关开拓组c确定场地搭建合同（明确搭建方搭建要求与提供物品）维护组、相关开拓组d展会资料提供给搭建方（例如：设计图样稿）维护组、相关开拓组4招商a确定参展商参展费用（将活动信息告知论坛部、运营部、技术部等协助部门，设定参展商类别及参展商数量，确定光地、标展数量及参展费用（含管理费、电费等现场需要支出的费用））展前2个月维护组、相关开拓组b招商函印制，提供给采购维护组、相关开拓组c采购招商（跟进招商进度，适时调整）维护组、相关开拓组d制《收支营收表》确定收支营收情况e确定赞助商，签署赞助商合同1礼品赞助商确定2奖品赞助商确定3其他赞助确定（现场跟拍、场地布置）展前1个月维护组、相关开拓组5审批报备a预算统计（制作《活动预算与预计营收表》，预算中还应包括媒体推广费用、会员或新人的礼品奖品费用、会员活动的道具费用、制作邮寄费用等。展前2个月维护组、相关开拓组b合同上报审批（将“活动预算”、“场地租借合同”和“搭建合同”送金总、市场部、行政部等相关部门审批）部门经理、金总、市场部、行政部c经费申请（填写付款申请，频道经理签字交财务部雪绒及李轶峰；活动前一周需要填写费用预支单，预支部分费用用于现场特殊状况的支出，中小型活动约为3000~5000元，大型活动约为8000~10000元）展前2周部门经理、财务部雪绒及李轶峰6信息发布a报名页面（页面设计、活动信息、跟进报名人数）展前1个月维护组设计人员、技术部b论坛帖发布（活动详细信息、流程、奖品、商家名单、促销信息、停车情况）展前1个月论坛部7设计宣传a报名页面设计展前1个月维护组设计人员b邀请函设计（设计制作会员邀请函）展前3周维护组设计人员c场地宣传物品设计（查看场地确定宣传物品名录、设计宣传品）展前3周维护组设计人员8传达信息a公司内部信息传达（搭建相关信息、具体人员安排）展前1周维护2组、全体开拓组相关采购b商家信息传达（采购直接传达信息或召开展前准备会议）展前1周维护2组、喜宴组c会员短信息通知（邮寄邀请函、短信息通知）展前1周技术部9准备环节a物品准备：奖品、办公用品、文件（展会流程、人员安排表、订单统计表、商家名录、报名表、物品清单、通讯录等等）展前1周维护组b人员准备：自愿报名人员统计、制作《人员工作安排表》展前1周维护组c召开工作准备会：工作安排告知、细节要求、着装要求；休息日需提前告知技术部申请加班，填写正式的加班申请展前1-2天维护组搭建当天1准备物品运输整理物品运输至场地相关人员跟车（根据物品清单及奖品清单）当天清晨活动工作人员2现场协调a负责与场地方沟通、协调（确定搭建时间、确保场地提供物品到位、确保货运电梯空调等硬件设施正常使用、建立友好合作关系）搭建全天活动工作人员b负责与搭建方沟通、协调（监督搭建工程按时完成、协调布展中所出现的问题）活动工作人员c负责与商家沟通、协调（监督按合同规定要求正常布展，及时解决商家违规操作）活动工作人员d费用收取：采购向商家收取管理费用与额外电费活动工作人员3物品管理a物品保管：负责奖品与其它公司物品保管活动当天活动工作人员b物品摆放：整理现场所有物品并进行正确位置摆放活动工作人员活动当天1现场协调a总体控制：随时解决突发状况、监督现场秩序，协调现场活动工作人员b商家协调：负责商家各项事宜、违规行为并调解、跟进当天活动效果、估算商家人流量、订单量、成交比、商家利润等数据开拓组相关采购2签到a会员签到：负责指引会员签到，填写抽奖联并放入抽奖箱，为会员粘贴贴纸活动工作人员b资料发放：赞助商宣传单及相关资料装入拎袋统一发放活动工作人员3奖品发放奖品管理：负责奖品保管、数量统计活动工作人员奖品发放：根据订单发放相应奖品，做好信息登记及抽奖工作活动工作人员4会员引导a人流计数：工作人员入口处计数活动工作人员b场外引导：例如地铁口、场馆入口处安排工作人员举牌指引活动工作人员5现场咨询处设置咨询点、负责会员咨询、报名工作活动工作人员6秩序控制会场内各点安排工作人员负责蜜蜂控制工作，维持秩序活动工作人员7赞助商协调确保赞助商到场，完成赞助任务（婚庆布置、摄影摄像）活动工作人员8后勤保障负责安排工作人员午餐、饮水活动工作人员9现场播报a播音报道：负责欢迎词、通知、奖品提示、感染气氛活动工作人员b主持活动：讲座主持、抽奖主持活动工作人员10观察员负责现场工作观察、拍照，发现问题与亮点活动工作人员11活动结束清场a公司物品清点：负责将公司物品运回公司（根据物品清单整理，重点保管订单）活动工作人员b商家清场：跟进商家撤展开拓组相关采购12*订单跟踪采购紧盯相应商家，防止飞单产生，及时通知订单会员领取奖品（喜宴组特别注意）活动工作人员活动后期1订单信息统计整理统计全场所有定单展后一周内维护组整理会员信息（将签到信息、订单信息、报名信息交至客服部）客服部2资料收集音频、视频收集，意见汇总赞助商、相关负责采购3总结分析制作内部总结报告：用于内部归档及总结讨论维护组对外宣传报告：用于采购对外开拓与宣传维护组4后期宣传将活动资料、照片提供论坛部，进行活动贴后期宣传与讨论论坛部5安排领奖事宜做好会员领奖工作维护组6业绩汇总订单返利统计，根据当日工作情况公布奖惩分数，算入当月绩效评分维护组、支持部7资料归档将本次活动全部文字资料进行整理归档维护组419准备物品物品分类具体内容文件请帖打印版200张订单登记表预约单400张其它物品讲座ppt（放在u盘内）投影设备文具箱（双面胶、笔、纸、封箱带、印章、计算机）抽奖箱3个名片盆（盒）计数器3个拎带奖品电脑(当天带）序号类别商家1酒店类龙之梦丽晶大酒店2宏泉丽笙大酒店3紫金山大酒店4吉臣酒店5上海大厦6海上宴餐厅7明轩御膳8金色港湾浦东店9今海明珠浦东店10金尊大酒店11音乐之声大酒店天山店12博龙国际大酒店13陕西商务酒店14大众大厦15鲜墙坊16泛阳度假村19中房美林会所20金玉门21酒店类大宁潮府22泰蓝星酒店23西郊庄园17华美达和平大酒店24金茂罗素25虹桥城堡别墅26阳光名邸27由由大酒店28老山东大酒店1其他类JASS爵色摄影2巴黎恋人婚纱摄影3海豚湾恋人摄影4花嫁喜铺5镜界摄影6玩美空间摄影7兄弟映像摄影机构8唯一视觉摄影工作室9小鸟钻石10艺睿阁楼油画婚纱11品尚12至尊百纳