计调采购工作流程课件(PPT 39页)

计调采购#工作流程#任务一建立采购协作网络任务二进行采购任务三采购业务的管理知识目标1．熟悉旅行社的协作关系网络2．掌握采购的基本写法3．掌握旅游相关产品的采购工作流程4．掌握采购的技巧5．了解采购业务管理的内容技能目标1．能够收集协作关系信息，建立采购协作网络2．能够拟定采购合同3．能够按照工作流程对旅游相关产品进行采购4．能进行采购业务的管理，有效地采购。计调采购工作流程图：表5-1计调采购工作流程表流程工作内容重点标准选择采购对象1.根据本旅行社的经营计划及外联部的业务计划，组织采购人员调查、收集餐饮部门、宾馆、交通部门、游览单位、娱乐部门、购物商店、地接社的相关信息资料。2.经过初步筛选后，对基本符合旅行社要求的协作单位实地考察。3．经过实地考察后，综合考虑各方面的因素，与符合旅行社要求的协作单位联系，初步协商合作事宜。采购对象的调查与选择调查资料要求全面、准确、有效。签订《合作协议书》1.采购人员根据协商的结果，利用本社的标准采购合同文本，拟订《合作协议书》。2.经签署的《合作协议书》编号存档后，送外联部、接待部、财务部等相关部门备案。《合作协议书》的拟订保证旅行社的合法利益整理相关资料把签约单位的相关资料及规定整理成列表，并发给相关部门，相关部门的工作人员应熟悉列表中的内容，以便开展工作。整理签约单位的相关资料及规定相关资料及规定的内容要求全面、详细落实订购工作计调根据外联人员的业务开展情况，制订接待计划，并落实具体的订购工作。订购工作的开展准确、清楚、完整地填写《**预订单》、《**变更/取消单》，特别注明团中的特殊要求。报账结算计调部及接待部工作人员根据《合作协议书》中的相关规定，及时将发生的费用及明细账报给财务部，财务部根据本社的财务管理规定及《合作协议书》中的规定，审核、确认相关账目无误后办理结算和付款。与协作单位进行结算符合旅行社的财务管理规定★任务引入华信旅行社安排你负责食、住、行、游、购、娱等相关产品的采购，你认为旅行社应与哪些部门建立协作关系，以及如何建立协作关系？任务一建立采购协作网络★任务认知案例1：无奈放弃旅游团队案例2：黄金周出游没有住处成问旅行社采购工作非常重要，在采购时应遵循：供给保证原则、质量保证、成本领则等原则。为保证所需旅游服务的供给，旅行社必须建立广泛的采购协作网络。建立采购协作网络是指旅行社通过与其他旅游企业以及与旅游业相关的各个行业、部门洽谈合作内容与合作方式，签订经济合同或协议书，明确双方权利、义务及违约责任，建立起广泛而且相对稳定的旅游服务供应系统。协作网络的建立是旅游服务采购的基础工作。★相关分析一、选择采购对象（一）应建立采购协作关系的对象1．与交通运输部门建立协作关系2．与住宿部门建立协作关系3．与餐饮部门建立协作关系4．与景区景点建立协作关系5．与购物商店建立协作关系6．与娱乐部门建立协作关系7．与保险公司建立协作关系8．与相关旅行社建立协作关系（二）收集采购对象的信息资料。根据本旅行社的经营计划及外联部的业务计划，组织采购人员调查、收集餐饮部门、宾馆、交通部门、游览单位、娱乐部门、购物商店、地接社的相关信息资料。（三）实地考察。经过初步筛选后，对基本符合旅行社要求的协作单位进行实地考察。（四）协商合作事宜。经过实地考察后，综合考虑各方面的因素，与符合旅行社要求的协作单位联系，初步协商合作事宜。（五）选定合作对象。采购人员通过对采购对象的评估，选定服务合作单位。二、签订采购合同旅游采购合同的基本内容包括下述五个方面。（一）合同标的（二）数量和质量（三）价格和付款办法（四）合同期限（五）违约责任三、整理相关资料（一）把签约单位的相关资料及规定整理成列表。并发给相关部门，相关部门的工作人员应熟悉列表中的内容，以便开展工作。（二）印制相关单据。为了便于落实订购工作，旅行社还应与业务部、财务部等相关部门协商、、印制专用单据。如《XX订购单》、《XX变更通知单》、《XX取消通知单》、《XX费用结算单》等。★任务解决旅游产品的组合特点决定了旅行社业务合作的广泛性，也决定了旅行社与旅游相关行业建立网络关系的必要性。旅行社应与交通部门、住宿部门、餐饮部门、景区景点、娱乐部门、保险公司以及相关旅行社建立协作关系，并与其签订旅游服务采购合同。服务采购合同一般包括合同标的、数量和质量、价格和付款办法、合同期限、违约责任五大部分的内容。旅行社与协作部门之间签订经济合同非常必要，它可以预防各种纠纷的发生。★实践练习案例：情境介绍：李小姐利用周末参加了一家旅行社组织的“周末郊区观光二日游”活动，并与旅行社签订了旅游合同，双方约定住宿标准为三星级酒店。星期六的游览活动结束后，导游员将旅游团安排在一家酒店入住。李小姐进入房间后发现，客房设施陈旧，水龙头里流出的水都是浑浊的，房间似乎很久都没人住了，散发着霉味。李小姐当即找到旅行社导游，认为入住的酒店不是三星级，要求更换。导游员坚持所安排的酒店是三星级，并拉着李小姐来到酒店大堂，让李小姐查看悬挂在大堂墙上的由国家旅游局颁发的三星级酒店的标牌。但是，李小姐仍然对酒店的星级表示怀疑，并向旅行社投诉。情境思考：该案例对旅行社计调人员采购相关服务产品有何启发？★实践练习实训项目项目名称进行当地餐饮、住宿、景区（点）、购物、交通、娱乐部门的信息收集实训目的通过信息收集，了解各单位情况，掌握采购资源。实训要求1．餐饮信息收集安排学生收集本地特色餐馆，整理其位置、口味特点、特色菜肴、接待能力、联系电话等信息，并列出一览表。2．住宿信息收集安排学生收集2－3家不同星级酒店的相关信息（位置、接待能力、房价、联系电话等），并列出一览表。3．旅游车队信息搜集安排学生走访旅游汽车公司，收集不同汽车公司的情况（车量、车型、车况、联系人、联系电话等），列出一览表。4．景区（点）信息收集安排学生收集各景区（点）的接待信息，包括所处位置、开放时间、票价、游览所需时间、游览线路、周边交通等，列出概况一览表。5．安排学生进行购物点和娱乐单位信息的收集。6．工作分小组进行7．注重信息收集的全面、准确实训地点不限实训成果信息列表★相关链接扩展阅读获知供应商的渠道★任务引入华信旅行社安排你负责团队食、住、行、游、购、娱等相关产品订购的落实工作，你应如何采购？任务二进行采购★任务认知案例：派车失误评析：计调工作人员在工作时应全面细致，比如，在向用车单位下订单时，不仅要就用车时间、接车地点、座位数进行落实，还要对车容、车貌、车况进行了解。在航空票务方面不仅要对票务中心报计划，还要对机型、航空公司、航班时间等进行跟踪。一、计调部门对交通服务的采购（一）航空交通服务采购航空交通服务采购分为两种形式，即定期航班机票的采购和旅游包机的预订。（二）铁路交通服务采购铁路交通服务的采购业务包括火车票的预订与购买、退票、车票签证和变更线路。（三）公路交通服务采购（四）水运交通服务★相关分析二、计调部门对住宿服务的采购（一）认真研究组团社发来的传真或客人的要求，弄清楚旅游者要求的住宿标准。（二）根据旅游者的住宿要求，在已签订协议的合作宾馆中选择符合要求的宾馆。（三）电话联系该宾馆营销部，传真发送订房通知单。在订房通知单上准确填写订房要求，尤其是对团号、入住时间、人住标准、入住人数、房价(是否含早餐)、有无特殊要求等项目必须正确、清楚、完整地填写。（四）注意查收宾馆的回传。宾馆收到旅行社的订房传真后，一般会较快地做出决定，并在旅行社发去的传真上签注相应意见，再回传给旅行社。（五）登记存档。收到宾馆的确认传真后，计调人员应立即登记，并按照发团日期顺序排列存档。若同一天有几个团队确认传真，可按收到回传的时间先后排列存档。三、计调部门对餐饮服务的采购（一）认真研究组团社发来的传真或客人的要求，弄清楚旅游者要求的餐饮标准（二）根据旅游者的餐饮要求，在已签订协议的合作餐厅中选择符合要求的餐厅。（三）电话联系该餐厅营销部，传真发送订餐通知单。（四）注意查收餐厅的回传。（五）登记存档。四、计调部门对参观游览项目的采购一般情况下，旅行社不需要对参观游览的部门提前订购。但若团队人数过多，应提前通知一下参观游览部门，让其提前做好接待准备。五、计调部门对文娱项目的采购（一）根据接待计划发送订票单实施订票，并把订票情况如实转告接待部或陪同。（二）若有变更，及时办理变更手续。六、计调部门对旅游保险业务的采购（一）将每一个投保的旅游团的旅游计划(含名单)按时传真到保险公司作为投保依据。（二）注意接收和保存保险公司的《承保确认书》（三）按投保的准确人数向保险公司交纳保险费（四）当旅游途中发生意外事故或遇到自然灾害，须及时向在第一线的导游了解情况，必要时去现场考察并以最快速度通知保险公司。（五）索赔时，须向保险公司提供有关方面的证明。七、（组团）计调部门对合作旅行社的采购（一）根据旅游行程安排，在已签订协议的合作旅行社中选择符合要求的地接社。（二）预报旅游计划。（三）计划变更。（四）发出正式旅游计划。★任务解决旅行社计调采购业务是整个旅行社业务运作的中心环节。计调工作人员应按照一定的工作程序对交通服务、住宿服务、餐饮服务、游览服务、文娱服务、购物服务、保险业务、合作旅行社等旅游服务进行采购，以保证旅行社业务的顺利开展。采购程序一般包括发送计划、变更、确认，进行费用的结算。★实践练习实训项目项目名称订车单、订房单、订餐单、变更单等相关文本的撰写实训目的让学生熟悉订车单、订房单、订餐单、变更单等相关文本的撰写实训要求1．不提供给学生表格范本，让学生自行编写订车单、订房单、订餐单、变更单等相关文本2．要求学生考虑全面，不要漏项。3．可采用情景模拟法实训地点不限实训成果订车单、订房单、订餐单、变更单★相关链接扩展阅读订房业务中常见的问题及应对措施（见课本）★任务引入作为华信旅行社的计调工作人员或计调经理，你在为旅行社采购产品的过程中，如何进行采购业务的管理，以降低旅行社的采购价格，保证采购的供应和质量？任务三采购业务的管理★任务认知案例：天津观光旅行社在西柏坡村包租客房的策略一、建立多层次、多渠道的采购协作网络为了保证供应，旅行社计调部门应该和有关的旅游服务供应企业，特别是宾馆、交通运输业等，建立起广泛的、相对稳定的、多层次多渠道的协作关系，尤其是在出现旅游服务供不应求时，协作网络越广泛，渠道越多，旅行社取得这些紧缺服务的能力就越强。在出现供过于求的情况时，采购工作的重点转向取得优惠价格方面，而为了得到最便宜的价格，也同样需要有一个广泛的多层次多渠道的协作网络。★相关分析二、正确处理保证供应和降低成本的关系保证供应与降低成本，是旅行社采购工作中同等重要的两大任务。正确处理保证供应和降低成本的关系的含义，就是“既要保证供应，又要降低成本”，听上去有点自相矛盾，因为保证供应与降低成本，本身就是一对矛盾。因此，在实际工作中，旅行社针对不同情况在这两者之间有不同的侧重，或者说，在不同时期用不同的策略来协调这对矛盾。也就是说，在供应紧张时，侧重供应，调动所有关系，全力以赴地保证供应；在供应充足时，侧重降低成本，尽可能多地扩大利润空间。三、正确处理集中采购与分散采购的关系按照商业惯例，批发价格低于零售价格，批发量越大，价格也就越低。因此，旅行社作为中间商，应把旅游者的需求集中起来向旅游服务供应企业采购，也就是说，应该集中自己的购买力以增强自己在采购方面的还价能力。这种采购叫批量采购，也叫集中采购，通常有两种方式：一是把本旅行社各部门和全体销售人员接到的订单集中起来，统一以一个渠道对外采购；二是把集中起来的订单尽可能集中地投向一家或尽可能少的供应商进行采购，以最大的购买量获得最优惠的价格。四、正确处理预订和退订、预订和增订的关系旅游属于预约性交易，旅行社一般在年底根据其计划采购量，与旅游相关行业洽谈其第二年的业务合作。计划采购量一般是由旅行社参照前几年的实际客流量，并根据对来年的市场预测确定的。计划数额与实际需求之间总会有差距，这就要求旅行社有良好的预测、约定和应急能力，能处理好预订和退订、预订和增订的关系。五、正确处理计划变更的采购旅游计划的变更及突发事件的发生，都会影响到旅游活动的进程，并影响到原先的采购，这就需要对采购工作进行调整。一般来讲，计划变更后的采购工作，应遵循以下三条原则：变更最小原则、宾客至上原则、同级变通原则。六、加强采购合同的管理旅游采购合同可以预防各种纠纷的发生，起着、约束双方权利和义务的作用。但是由于目前旅游业竞争激烈，加之我国旅游立法不够健全，旅行社计调部门在与旅游服务供应商交易时，大多使用传真订购，且传真文本格式五花八门，这也是目前买卖双方经济纠纷不断的一个重要原因。随着我国旅游业的发展，旅行社与其他旅游企业都应签订规范的合同，加强采购合同的管理。★任务解决计调采购人员在采购过程中，为降低旅行社的采购价格，保证采购的供应和质量，应建立多层次、多渠道的采购协作网络，正确处理保证供应和降低成本的关系，正确处理集中采购与分散采购的关系，正确处理预订和退订、预订和增订的关系，正确处理计划变更的采购，加强采购合同的管理。★实践练习实训项目项目名称计划变更的采购实训目的通过设定不同的情境，让学生能够正确处理变更后的采购。实训要求1．设定不同的情境2．学生根据情境写出变更后的采购3．注重方案的合理性和可操作性实训地点不限实训成果计划变更后的采购方案★相关链接扩展阅读旅行社为啥忙着集体采购？谢谢！