政府采购业务控制培训课件

第三节政府(zhèngfǔ)采购业务控制一、建立健全政府(zhèngfǔ)采购业务内部控制制度二、合理设置政府(zhèngfǔ)采购业务内部控制机构及岗位三、政府(zhèngfǔ)采购业务的基本流程四、政府(zhèngfǔ)采购业务主要的风险五、政府(zhèngfǔ)采购业务具体环节及主要管控措施第一页，共37页。一、建立健全政府采购(cǎigòu)业务内部控制制度第三十二条单位应当建立健全政府采购预算与管理、政府采购活动管理、验收管理等政府采购内部。政府采购业务与建设项目、预算业务、管理、支出业务、资产管理等密切相关。使用财政性资金(zījīn)采购的集中采购目录以外和采购限额标准以下的货物、工程和服务，也应当比照政府采购业务控制程序执行。第二页，共37页。二、合理设置政府采购(cǎigòu)业务内部控制机构及岗位（一）政府采购业务管理机构1、政府采购业务决策机构2、政府采购业务实施机构（1）相关业务部门（2）归口(ɡuīkǒu)部门（3）财会部门3、政府采购业务监督机构（二）政府采购业务岗位单位的政府采购业务规模、内外环境等因素各不相同，各个单位政府采购管理组织体系的具体设置也有所不同。第三页，共37页。1、政府采购(cǎigòu)业务决策机构政府采购领导小组，由单位领导、政府采购归口部门、财会部门和相关业务部门的负责人组成。为非常设机构，通过定期工作会议开展工作，其主要职能：（1）审定政府采购内部管理制度；（2）研究决定重大政府采购事项，审定政府采购预算和计划(jìhuà)；（3）督促政府采购实施机构按照内部管理制度的规定和政府采购预算办理政府采购业务，协调解决政府采购业务执行中的重大问题；第四页，共37页。2、政府采购业务实施(shíshī)机构-相关业务部门相关业务部门是单位政府采购申请的提出部门，主要(zhǔyào)职能：（1）申报本部门的政府采购预算建议数；（2）编制政府采购计划，进行政府采购需求登记，提出政府采购申请；（3）对政府采购文件进行确认，对有异议的政府采购文件进行调整、修改；（4）对实行公开招标的政府采购项目的预中标结果进行确认，领取中标通知书，并依据中标通知书参加政府采购合同的签订；（5）对政府采购合同和相关文件进行备案；（6）提出政府采购资金支付申请。（7）政府采购验收。第五页，共37页。2、政府采购业务实施(shíshī)机构-归口部门业务比较多的单位，应成立专门政府采购部门或者指定归口管理部门，主要职能：（1）汇总审核各业务部门提交的政府采购预算建议(jiànyì)数、政府采购计划、政府采购申请；（2）确定政府采购组织形式和政府采购方式；（3）组织实施自行组织的采购业务；（4）组织依法订立和履行政府采购合同；（5）组织实施政府采购验收；（6）组织处理政府采购纠纷；（7）妥善保管位政府采购业务相关资料，政府采购合同文本和验收证明应当同时提交财会部门；（8）定期对政府采购业务信息进行分类统计和分析，并在内部通报；第六页，共37页。2、政府采购业务实施机构-财会(cáihuì)部门主要职能：（1）汇总编制单位政府采购预算、计划(jìhuà)，报同级财政部门批准后，下达各业务部门执行；（2）审核各业务部门申报政府采购的相关资料，确定资金来源；（3）复核政府采购支付申请手续，办理相关资金支付；（4）根据政府采购部门提交的政府采购合同和验收证明，对政府采购业务进行账务处理；（5）定期与政府采购部门沟通和政府采购业务的执行和结算情况。第七页，共37页。3、政府(zhèngfǔ)采购业务监督机构应当指定政府采购监督部门，通常(tōngcháng)为内部审计部门，主要职能：（1）监督检查业务部门、归口部门、财务部门执行政府采购法律法规及相关规定的情况；及建立和执行政府采购内部控制制度的有效性；（2）参与政府采购业务质疑投诉答复的处理。第八页，共37页。（二）政府采购(cǎigòu)业务岗位①政府采购预算及计划的编制和审定。②政府采购需求制定与内部审批。③招标文件准备(zhǔnbèi)与复核。④合同签订与复核。⑤采购与验收。⑥付款审批与付款执行。⑦采购执行与监督检查。第九页，共37页。政府(zhèngfǔ)采购业务流程(举例)业务部门资产(zīchǎn)管理部门财会(cáihuì)部门内部采购办外部采购中心预算指标下达采购需求登记审核审核提出付款申请组织实施采购合同管理组织验收支付价款第十页，共37页。三、政府采购业务的基本(jīběn)流程（一）政府采购预算编制与审核（二）政府采购计划编制与审核（三）实施政府采购活动（四）政府采购合同控制（五）组织验收（六）款项支付（进入支出控制流程）（七）质疑投诉(tóusù)答复（八）档案与安全保密管理第十一页，共37页。四、政府采购业务(yèwù)主要的风险(1)政府采购预算和计划编制不合理，出现资金浪费或资产闲置等问题。(2)审核不严格，需求参数不公允，导致采购的货物或服务质次价高等问题。(3)采购活动不规范，未按规定选择采购方式、发布采购信息，甚至以化整为零或其他方式规避公开招标，导致单位被提起诉讼(sùsònɡ)或受到处罚。（4）政府采购验收不严格，导致采购的货物或服务质次价高等问题。(5)政府采购业务档案管理不善，信息缺失，影响政府采购信息和财务信息的真实完整等。第十二页，共37页。五、政府采购业务具体环节及主要(zhǔyào)管控措施-1（一）政府采购预算编制与审核　　第三十四条单位应当加强对政府采购业务(yèwù)预算与计划的管理。建立预算编制、政府采购和资产管理等部门或岗位之间的沟通协调机制。根据本单位实际需求和相关标准编制政府采购预算，按照已批复的预算安排政府采购计划。需要注意的是：政府采购预算既要满足前述预算编制的单位各项业务(yèwù)的需要，同时也要和资产存量情况相适应，在各业务(yèwù)部门之间合理安排有限的资源，保证资源分配的效率性，既要避免出现重复购置、浪费资金，又要避免应购未购影响业务(yèwù)工作的情形。第十三页，共37页。五、政府采购业务具体环节及主要管控(ɡuǎnkònɡ)措施-2（二）政府采购计划编制与审核政府采购计划编制与审核具体环节及主要管控措施基本上与前述的预算执行(zhíxíng)环节的基本流程相同。1、业务部门或归口部门：提出部门采购计划2、业务部门或归口部门负责人：审核部门采购计划3、财会部门：汇总审核部门采购计划4、政府采购领导小组：审批部门采购计划5、财会部门：上报财政部门审批下达6、财会部门：下达部门采购计划第十四页，共37页。五、政府采购业务具体环节及主要(zhǔyào)管控措施-2（二）政府采购计划编制(biānzhì)与审核1、业务部门或归口部门：提出部门采购计划（1）依据财政部门批复的政府采购预算范围和本部门的政府采购需求进行编制(biānzhì)政府采购计划。（2）政府采购项目及数量、采购资金来源应当与财政部门批复的政府采购预算相对应。（3）同一时期（月度或季度）内对同一采购品目尽量不安排两次以上采购。（4）不得以化整为零或其他任何方式、理由规避公开招标采购。第十五页，共37页。五、政府采购业务具体(jùtǐ)环节及主要管控措施-2（二）政府采购计划编制与审核2、业务部门或归口部门负责人：审核部门采购计划（审核合理性）（1）采购事项是否已列入预算；（2）是否与业务部门的工作计划和资产存量相适应；（3）是否与资产配置标准相符；（4）专业性设备是否附相关技术部门的审核意见。3、财会(cáihuì)部门：汇总审核部门采购计划（审核合规性）（1）是否国家预算管理、政府采购等有关规定；（2）是否在预算指标的额度之内。第十六页，共37页。五、政府采购业务具体(jùtǐ)环节及主要管控措施-2（二）政府采购计划编制与审核4、政府采购领导小组：审批部门采购计划（1）明确规定审批权限（2）对审核内容进行再审核（3）履行签章手续，以示负责(fùzé)，集体决策应当有书面记录和相关人签章。5、财会部门：上报财政部门审批下达6、财会部门：下达部门采购计划（1）必须经审批后下达到业务部门。（2）业务部门依据审批的采购计划办理采购业务（3）采购计划一经下达，原则上不作调整；否则重新办理政府采购计划编制与审核s政府采购计划编制与审核手续。第十七页，共37页。五、政府采购业务具体环节及主要(zhǔyào)管控措施-3（三）实施政府采购活动第三十五条单位(dānwèi)应当加强对政府采购活动的管理。对政府采购活动实施归口管理，在政府采购活动中建立政府采购、资产管理、财会、内部审计、纪检监察等部门或岗位相互协调、相互制约的机制。　第十八页，共37页。五、政府采购业务具体(jùtǐ)环节及主要管控措施-3（三）实施政府采购活动1、归口部门会同业务部门：提出政府采购申请2、归口部门负责人和财务部门：审核政府采购申请3、有关领导、采购领导小组：审批政府采购申请4、经办(jīnɡbàn)人员：报批政府采购申请5、经办(jīnɡbàn)人员：具体实施政府采购 6、本单位经办(jīnɡbàn)人员或采购代理机构：发布政府采购信息第十九页，共37页。（四）政府采购合同控制7、政府采购合同控制具体应当执行合同控制业务流程。（五）组织验收8、验收小组：组织验收，编制验收证明（六）款项支付9、具体应当执行支出控制流程（七）质疑投诉答复10、归口(ɡuīkǒu)部门：质疑投诉答复，答复记录、答复通知（八）档案与安全保密管理11、归口(ɡuīkǒu)部门：档案管理，记录采购活动　12、归口(ɡuīkǒu)部门：保密管理，制订保密管理规定、签订保密第二十页，共37页。五、政府采购业务(yèwù)具体环节及主要管控措施-3（三）实施政府采购活动1、归口部门会同业务部门：提出政府采购申请（1）依据批复的政府采购预算指标和下达的政府采购计划提出政府采购申请（2）特别要明确资金来源（部门预算、专项资金、其他资金）、采购项目分类（货物类采购、服务类采购、工程类采购）、采购组织形式（集中采购机构组织采购、单位自行采购、委托代理机构组织采购等）、政府采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判(tánpàn)、询价、单一来源等）等。第二十一页，共37页。五、政府采购业务具体环节及主要管控(ɡuǎnkònɡ)措施-3（三）实施政府采购活动2、归口部门负责人和财务部门：审核政府采购申请（1）采购项目是否符合当期的政府采购计划，采购成本是否控制在政府采购预算指标额度之内；（2）经办人员是否按要求履行了初步市场价格调查，采购需求参数是否接近市场公允参数，定价(dìngjià)是否接近国家有关标准；（3）采购项目分类、采购组织形式、政府采购方式是否符合国家有关规定；第二十二页，共37页。五、政府采购业务具体环节及主要(zhǔyào)管控措施-3（三）实施政府采购活动3、有关领导、采购领导小组：审批政府采购申请和政府采购计划编制与审核领导小组审批基本相同：（1）明确规定审批权限（2）对业务部门、归口(ɡuīkǒu)部门、财会部门审核内容进行再审核（3）履行签章手续，以示负责。集体决策应当有书面记录和相关人签章。第二十三页，共37页。五、政府采购业务具体环节(huánjié)及主要管控措施-3（三）实施政府采购活动4、经办人员(rényuán)：报批政府采购申请政府采购监督管理部门批复后按规定的采购组织形式、政府采购方式实施后续政府采购活动。第二十四页，共37页。五、政府采购业务具体(jùtǐ)环节及主要管控措施-3（三）实施政府采购活动 5、经办人员：具体实施政府采购第十八条  采购人采购纳入集中采购目录的政府采购项目，必须委托集中采购机构代理采购；采购未纳入集中采购目录的政府采购项目，可以自行采购，也可以委托集中采购机构在委托的范围内代理采购。    纳入集中采购目录属于通用的政府采购项目的，应当委托集中采购机构代理采购；属于本部门、本系统有特殊要求的项目，应当实行部门集中采购；属于本单位有特殊要求的项目，经省级以上人民政府批准，可以自行采购。   第十九条  采购人可以委托经国务院有关部门或者省级人民政府有关部门认定(rèndìng)资格的采购代理机构，在委托的范围内办理政府采购事宜。   采购人有权自行选择采购代理机构，任何单位和个人不得以任何方式为采购人指定采购代理机构。   第二十条  采购人依法委托采购代理机构办理采购事宜的，应当由采购人与采购代理机构签订委托代理协议，依法确定委托代理的事项，约定双方的权利义务。第二十五页，共37页。五、政府采购业务具体环节及主要(zhǔyào)管控措施-3（三）实施政府采购活动5、经办人员：具体实施政府采购第二十六条  政府采购采用以下方式：   （1）公开招标；   （2）邀请招标；  （3）竞争性谈判； （4）单一来源采购； （5）询价； （6）国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。   公开招标应作为政府采购的主要采购方式。具体执行时参照《招标投标法》有关(yǒuguān)规定。第二十六页，共37页。委托采购代理机构代理采购的，单位应当派代表参加招标、竞争性谈判、单一来源(láiyuán)采购、询价等采购方式的采购过程。（1）招标基本流程公开招标和邀请招标还应应当符合《招标投标法》有关规定(具体见建设项目控制)第一、招标第二、投标第三、开标第四、评标第五、中标第二十七页，共37页。（2）竞争性谈判基本流程   第三十八条  采用竞争性谈判方式采购的，应当遵循下列程序：    （一）成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。    （二）制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。    （三）确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。    （四）谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。    （五）确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求(yāoqiú)所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。第二十八页，共37页。（3）单一来源采购基本流程   第三十九条  采取单一来源方式采购的，采购人与供应商应当遵循本法规定的原则，在保证采购项目(xiàngmù)质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。第二十九页，共37页。（4）询价基本流程   第四十条  采取询价方式采购的，应当遵循下列程序：    （一）成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数(dānshù)组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。    （二）确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。    （三）询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。    （四）确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。第三十页，共37页。五、政府采购(cǎigòu)业务具体环节及主要管控措施-3（三）实施政府采购活动 6、本单位经办人员或采购代理机构：发布政府采购信息《政府采购法》第十一条：政府采购的信息应当在政府采购监督管理部门指定的媒体上及时向社会公开发布，但涉及商业秘密(shānɡyèmìmì)的除外。应当发布公开招标的招标公告、邀请招标资格预审公告、中标公告等。第三十一页，共37页。五、政府采购业务具体环节及主要(zhǔyào)管控措施-4（四）政府采购合同控制（进入合同控制流程）采购人可以委托采购代理机构代表其与供应商签订(qiāndìng)政府采购合同。由采购代理机构以采购人名义签订(qiāndìng)合同的，应当提交采购人的授权委托书，作为合同附件。第四十四条  政府采购合同应当采用书面形式。7、政府采购合同控制具体应当执行合同控制业务流程。第三十二页，共37页。五、政府采购(cǎigòu)业务具体环节及主要管控措施-5（五）组织验收第三十六条单位应当加强对政府采购项目验收的管理。根据规定的验收制度和政府采购文件，由指定部门或专人对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，并出具验收证明。《政府采购法》第四十一条采购人或者其委托的采购代理机构(jīgòu)应当组织对供应商履约的验收。大型或者复杂的政府采购项目，应当邀请国家认可的质量检测机构(jīgòu)参加验收工作。验收方成员应当在验收书上签字，并承担相应的法律责任。8、验收小组：组织验收，编制验收证明第三十三页，共37页。五、政府采购(cǎigòu)业务具体环节及主要管控措施-6-7（六）款项(kuǎnxiàng)支付9、业务部门：款项(kuǎnxiàng)支付控制具体应当执行支出控制流程，提出付款申请。（七）质疑投诉答复10、归口部门：质疑投诉答复，答复记录、答复通知。　第三十七条单位应当加强对政府采购业务质疑投诉答复的管理。指定牵头部门负责、相关部门参加，按照国家有关规定做好政府采购业务质疑投诉答复工作。供应商对政府采购活动事项有疑问的或认为权益受到损害，可以向采购人口头或书面提出询问，采购人应当及时作出答复，但答复的内容不得涉及商业秘密。供应商对答复不满意或者未在规定的时间内作出答复的，可以向同级政府采购监督管理部门投诉。第三十四页，共37页。五、政府采购(cǎigòu)业务具体环节及主要管控措施-8（八）档案与安全(ānquán)保密管理　第三十八条单位应当加强对政府采购业务的记录控制。妥善保管政府采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等政府采购业务相关资料。定期对政府采购业务信息进行分类统计，并在内部进行通报。　第三十九条单位应当加强对涉密政府采购项目安全(ānquán)保密的管理。对于涉密政府采购项目，单位应当与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。第三十五页，共37页。五、政府采购业务具体环节(huánjié)及主要管控措施-8（八）档案与安全保密管理11、归口部门：档案管理，记录采购活动   1）采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。   2）需要(xūyào)向财会部门同时提交的或按照规定应当向外部有关部门备案的，应当及时提交和备案。3）建立政府采购业务档档案，防止资料遗失、泄露；采购人、采购代理机构不得伪造、变造、隐匿或者销毁。4）采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。 5）定期对政府采购业务信息进行分类统计，与资产管理部门和财会部门定期核对信息，并在单位内部进行通报政府采购预算的执行情况等信息。第三十六页，共37页。五、政府采购业务具体环节及主要(zhǔyào)管控措施-8（八）档案与安全保密管理12、归口部门：保密管理，制订保密管理规定(guīdìng)、签订保密协议1）明确涉密政府采购项目知晓的人员范围及职责2）加强安全保密教育，签订安全保密责任书。3）对于涉密政府采购项目，单位应当与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。第三十七页，共37页。