办公室实务 教学课件 ppt 作者 张丽荣 主编 会场布置

     会务工作会议文件布置会场会场文件 一、会议文件的分类 1、指导性文件，政策性、部署性文件。 2、审议性文件，工作报告、议案、决定、任免名单、主席团名单等。 3、成果性文件，如决定、、等。 4、记录性文件，会议记录等。 5、交流性文件，如事迹报告、经验介绍、会议简报等。 6、参考说明性文件，如统计材料、调查报告 7、传达宣传性文件，如会议纪要、会议消息、会议宣传的广告等。 8、程序规范性文件，如会议议程、日程、保密规定等。 9、会议管理性文件，入会一、会议通知、签到簿、报道#登记#、文件清退表、作息时间等。 二、会议文件的印制和分发 1、编号 2、确定印刷份数。 3、登记 4、分发 按人头分发；重要会议带上注明“某会议文件”，又需要清退的，必要时打一份清退清单放入袋内；与会者身份不同，文件袋上要有区别；准备好堆放文件的场地和签收时使用的桌椅、笔墨、登记簿等。会场布置 要根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式，体现的意义、气氛和效果均不相同。 博鳌亚洲论坛是一个非政府、非营利的国际组织，目前已成为亚洲以及其他大洲有关国家政府、工商界和学术界领袖就亚洲以及全球重要事务进行对话的高层次平台。博鳌亚洲论坛致力于通过区域经济的进一步整合，推进亚洲国家实现发展目标。1600余名各国政要、工商界领袖、专家学者和媒体人士出席了今年年会，论坛总接待规模达到2700人， 经济危机与亚洲：挑战与展望一、会场布置方式礼堂形 上下相对式： 1.主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。 2.适合召开大中型的报告会、代表大会、总结表彰会等。分为礼堂形、教室形、弦月形。教室形会场弦月形会场 第十届全国人民代表大会第三次全围式1.不设专门的主席台。2.体现平等和尊重精神。3.用于小型会议及座谈性、协商性的会议。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形、八角形。长方形半围式： 1.介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议。 2.分为T字形、五边形、桥形、马蹄形。桥形分散式：将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。适于召开规模较大的联欢会、茶话会、团拜会等。分为方桌形、V字形。主桌主桌 ——门———二、主席台座位格局 1.一般大中型会议都应设主席台。 2.布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式； 3.主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性； 4.重要大会的主席台边还应有休息室。请说出会场布置与您看到过的有何不同?杨利伟在香港作讲座三、会议座位安排主席台座次的安排：主席台座次安排，既是一项技术性工作，也是一项严肃的政治性工作，秘人员一定要极其认真负责地对待。 首先，请领导确定在主席台就坐人员的准确名单； 其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列，如下图： ⑤③①②④（单数）⑥④②①③⑤（双数）三、会议座位安排 会场人员座次安排： 横排法，即按照会议人员名单，以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列； 竖排法，即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列； 左右排列法，即将横排法中从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。主席台北京天津上海重庆北京北京天津天津上海上海重庆重庆横排法主席台北京北京北京北京天津天津天津天津上海上海上海上海竖排法左右排法主席台天津天津天津北京北京北京上海上海上海重庆重庆重庆会场气氛布置 会场气氛直接影响到与会者的情绪，这关系到会议的效果。营造良好的会场气氛，是秘书人员创造力和想像力的重要表现。 1、会标 将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前上方，即为会标。会标能体现会议的庄严性，激发与会者的积极参与感。 制作和悬挂原则： 格调与主题一致； 具有视觉冲击力； 体现会议主要信息。 2、会徽 即能体现或象征会议精神的图案标志，一般悬挂于会场前上方中央位置。会徽可以是组织已定徽标，如党徽、国徽、团徽、警徽等，也可以向社会公开征集，如北京2008 奥运会会徽 “中国印”。 3、标语 制作和悬挂要求： 1、切合主题。 2、亲切感人。 3、富于号召力。 4、简洁工整。 5、悬挂得法。 数量得当； 位置适当（会场两侧和会场外面）；悬挂方式新颖别致（横幅、直幅、广告牌、气球吊挂）。 4、旗帜 重要的会议宜在会场内外插一些旗帜以烘托气氛。 国旗。 会旗。合法组织的会旗。 红旗。党代会、人代会。 彩旗。一种由单纯颜色的旗帜组成；一种由会议的吉祥物、会徽、口号等会议标记的彩旗。 5、模型标志 矗立在会场内或 会场周围、象征 会议精神、表达 深刻寓意，具有 较强的视觉冲击 力的造型。 6、花饰 能衬托主题，烘托气氛，减轻疲劳。 注意事项： 第一、花卉品种与颜色要符合会议的整体格调。庆功会以红、黄色为主；座谈会议以观赏性花卉为主；庄重严肃的会议以青色叶类花卉为主。 第二、花饰的形式。花篮、花环、盆花。第三、花饰的位置，主席台台口、讲台、会议桌、会场入口处。 7、灯光 要注意灯光的亮度，一般主席台上的灯光要比台下代表席灯光要亮；色调，要注意不同色调会给与会者不同的感官刺激，如红、粉、黄、橙亮丽明快，给人感觉热烈辉煌，适合庆典类会议， 蓝、绿、紫庄重典雅，给人感觉严肃端正，适合一般工作会议.会场指示标志1、座位号要标识排号和座位号。2、团组或身份标识多采用台式标志，放在座区首座的桌上。可按首长席、正式代表、列席代表、来宾席、旁听席、记者席来写。 3、席卡，即每个与会者桌上放置的写有姓名的标签，也称名签、座签。席卡两面书写，大型会议主席台放席卡，下面放团组标识。 4、桌签，用序号表明桌次的标识。 5、指示牌，在会场门口或厂内悬挂或放置，表明各座区的方向和方位。 6、座次图，表明全场或主 席台的座位分布及具体座 次的图表。（二）会议的值班与保卫工作 会议要有严密的值班和保卫工作，中大型会议，秘书要有24小时值守，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。 奥运会安保16亿美元（1）值班工作 坚守岗位；会中协助搜集有关信息和资料；控制与会无关人员随便出入会场；督导专职服务人员的具体服务工作；备有公司及各部门领导、后勤服务主管人员的电话通讯录；协调会中各种矛盾等。 波茨坦会议（2）保卫工作 重要人员的人身安全；重要文件； 会场和驻地； 会议设备； 与会者私人贵重物品等。