公司集团电话管理细则

公司集团电话管理细则 ACO有限公司【集团电话管理细则】 ACO有限公司 集团电话管理细则 一、为保证公司业务正常开展，提高各部门职员的工作效率，以便更有效地、 充分地利用集团电话的优势，及做好电话使用的控制协调工作，特颁布此集团电 话管理细则。 二、本细则适用于公司各部门、店级电话使用管理。 三、本细则由行政部拟定、实施和管理。 四、实施细则： （一）本公司电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不得 因私使用办公电话。 （二）电话的管理由公司总务部具体负责，使用规则及由各部门、店经 理负责督导与控制。 （三）公司行政办公室大开间内员工每桌一部电话机，独立办公室和旗舰店 部门各设置一部电话机，及各分店、部门电话，只限于拨打本市电话。 （四）使用电话时，通话人员需力求言简意赅，尽量缩短通话时间，执行“三 分钟原则”，即一般市话每次不超过3分钟。 （五）原则上不打长途电话，若确有必要，需经行政部门负责人或相关职能 部门批准后方可使用，并自觉在行政前台进行登记。员工不得在公司内挂私人长 途电话。 （六）行政办公室传真机的使用须经行政部门负责人或相关职能部门同意， 任何个人不得因私使用传真机及附加电话。 （七）店级执行“无长话原则”。若需使用必须由店长申请，待公司批准后 方可通话。每月费用控制在100元以内，超过自付。 （八）国际长途电话，公司各部门、店级员工一律禁止拨打。如确需使用， 必须经由总经理或行政总监批准后方可在指定电话上拨打。 （九）绝对禁止员工拨打168、268等有偿信息服务电话。 （十）外单位人员，未经许可，不得使用本公司办公电话。 （十一）电话使用后，应随手放好话筒。使用免提键时应随时复位免提键， 第 1 页 共 2 页 ACO有限公司【集团电话管理细则】 以免单机长时间处在通话状态，造成烧坏总机程控用户板或出现长时间计收话 费。 （十二）公司电话按职务代理人的隶属关系设置遇忙转移、无人接听转移功 能。如均无人接听，转总机接听。 （十三）总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，既转移。 （十四）对无人接听的电话，离其最近的员工有义务负责转接之，按4+0键 即可。 （十五）公司内、外线电话接入时，员工必须在电话铃响起三声内接听。接 听外线电话标准用语为：“您好，金夫人。”；当对方告之转分机时，说：“请稍等， 帮您转接。”；如分机占线，说：“电话占线，请稍后再打！”。接听内线电话的用 语为“您好，XX部，XX能为你服务吗？”。电话接听要求：规范、简洁、礼貌。 （十六）公司统一外线电话只设一个号码，即63833999。外线进入均为此号码，公司原其他外线电话号码不再对外使用。 （十七）公司各店、部门电话的安装、迁移均须报总务部，由总务部派出电 话维修人员负责具体办理。 （十八）爱护通讯设施，确保通讯线路安全。任何部门、分店及员工不得私 自拆改通讯设施。 （十九）公司电工部门维修人员负责全公司电话线路的维护工作，每周一上 午定时巡查及时排除故障，保证通话线路畅通无误。 （二十）各店、部门电话单机及线路出现故障，应及时告知总务部，由总务 部安排维修人员在规定时限内修复，员工或部门不得自行修理。 （二十一）粉刷、修缮、调整房屋时，电话及线路由总务后勤采取相应措施， 员工不得擅作主张。 （二十二）公司每月对电话费进行打单核对，有问题的部门，由部门主管查 清原因，费用自付，严重者公司将对其进行罚款处理。 第 2 页 共 2 页