传真系统使用手册4.44

BrookFax 传真系统 用户使用手册 科技助人 诚信为本 (企业版本4. 44) 地址::深圳市福田区深南大道嘉麟豪庭B座2003室          邮编: 518026  目录 一、前言-----------------------------------------------------2页 二：系统主界面--------------------------------------------------------4页 三：brookfax收发传真方式---------------------------------------------4页 3.1 WEB收发传真--------------------------------------------------4页 3.2 EMALL方式传真------------------------------------------------5页 3.3 客户端方式收发传真-------------------------------------------5页 四：接收传真---------------------------------------------------------6页 4.1 IE或客户端软件接收传真--------------------------------------6页 4.2 通过邮件接收传真--------------------------------------------6页 五：地址簿功能------------------------------------------------------7页 5.1 添加单个联系人----------------------------------------------7页 5.2 添加群组联系人----------------------------------------------8页 5.3 从地址簿选择联系人------------------------------------------8页 5.4 发送传真选项------------------------------------------------8页 六：电子图章功能----------------------------------------------------9页 6.1 创建图章----------------------------------------------------9页 6.2 使用图章----------------------------------------------------10页 七：审查流程功能----------------------------------------------------10页 7.1 建立传真审核流程--------------------------------------------10页 7.2 应用传真审核流程--------------------------------------------11页 7.3 检验是否应用成功--------------------------------------------11页 八：管理系统--------------------------------------------------------12页 8.1新建用户与部门----------------------------------------------13页 8.2 邮件服务设置------------------------------------------------14页 8.3 拔号规则与发送路由------------------------------------------15页 8.4 费率与报设置----------------------------------------------17页 8.5 线路设置----------------------------------------------------18页 九：传真资料管理-----------------------------------------------------19页 8.1 查看、下载和打印传真-----------------------------------------19页 8.2 自定义文件夹-------------------------------------------------20页 十：查找用户传真-------------------------------------------------------------------------------20页 一、前言 BrookFax无纸传真系统，是利用现有的计算机代替传统的传真机进行收发传真的系统；实现无纸化传真，极大地提高了工作效率，节省大量的纸张、墨盒和人力成本。BrookFax智能无纸传真系统，由硬件和软件两部分组成。硬件是一块美国Cantata公司研发的世界著名的Brooktrout智能传真卡；软件由博壳科技根据中国企业实际需求自主开发的BrookFax专业传真收发和管理软件。这个服务系统能支持多条线路，支持多个用户的网络上同时使用；可以对传真资源进行集中管理，实现高效稳定的传真自动收发。拥用Brookfax智能无纸传真系统您将赢得什么？ 1.1 专业传真收发能力 超强的传真处理能力，能处理大量并发的传真任务，支持多个传真端口同时收发传真。多个传真通道智能分配，避免了传真占线的情况，保证信息传递更加畅通 1.2 工作稳定、安全、保密 为了可靠的高效性能，BrookFax智能无纸传真系统支持全世界最著名的Brooktrout智能语音传真卡，Brooktrout传真卡在每个电路上都装有Brooktrout的独有的独立微处理器。卡上每个通路都是独立的。不占用CPU资源而能使达到最大的数据传输吞吐量。 系统具有高效的安全保密性；重要传真文件可备份；所有用户只能看到自己的传真；系统保留所有用户传真收发的记录，方便跟踪传真方向。 1.3 节省人工、节省时间、提高效率、有效管理传真资料 您不需要专门人员来收发传真，只需您动一下鼠标即可。您不需要在传真发送时等待它的结束。您可以将同一份资料同时发给多个客户。您不必担心您发的传真资料会丢失。电脑会为您妥善保管。 1.4 提供传真发送状态实时记录 您不必担心您的传真对方是否收到，电脑会给您提示。您可查看给哪些客户发了哪些传真资料，以了解发送情况，利于布暑公司计划。 1.5 无纸收发 电脑里的文件无需打印可直接发送，节省耗材。接收的传真直接保存为电子档，传真24小时自动接收，您不再害怕垃圾广告浪费您的纸张。 1.6 群发传真 当一份传真要发给多个客户时，我们可以将预先保存在地址簿中的客户名单加到待发送列表中，BrookFax传真服务系统就会自动将该传真文件发给所有的客户。传真群发减少了重复操作的环节，节省了时间，提高效率。 1.7 语音提示、智能路由分配 BrookFax智能无纸传真系统根据线路设定或语音提示输入分机号码等路由功能，把接收到的传真自动分发到用户传真信箱。发传真时如果对方是人工接听。系统可以播放事先录制好的语音提示内容，提示对方接收传真。传真可转发给BrookFax系统的每个用户，也可发给用户指定的E-mail邮件信箱 1.8 操作方便、传真失败自动重发 传真系统操作界面吸收了Windows Explorer和Outlook Express的优点和使用习惯，使用户不学自会，操作自如，收发传真就像收发email一样简单方便。传真因各种原因发达失败，系统可根据用户设置参数进行自动重发；如在对方线路忙时，传真难免会发送失败，您可以设置多次重发。 1.9 地址簿 地址簿管理联系人信息，您还可以将联系人分成组，当您要给一组联系人发送同样内容的传真时选择相应组作为收件人即可。 2.0 转发传真到Email邮箱 您可以设置传真转以到email邮箱，这样您收到伟 回自动转发到你的email地址邮箱里了。你只要收邮件，就可以收到传真了。 2.1 打印设置 收到的传真文档需要打印时，可事先设置好网络打印机很方便的将文档打印出来；也可以设置将收到的传真直接打印出来。 2.2 专线设置 可指定设置多路传真卡上某一条线路为某个部门专用。或某条线路用于收或只发；灵活的线路设置，给用户多种选择，方便用户实现个性化的设置 2.3 BrookFax智能无纸传真系统之间通信 BrookFax智能无纸传真系统之间可以很方便的实现资源共享，用户的同步等；从而实现异地收发传真如同本地收发传真，多台服务器相当于一台服务器，管理非常方便 使用BrookFax传真系统能节约的费用 假设公司每天向外发送传真200份。接收200份，每份传真以1页纸设计算；传统传真以市场上销量最大的喷墨传真机为例子。超过200份，以此类推。。。。。。 比较项目 传统传真机 BrookFax传真系统 耗材成本 耗材（纸张+油墨） 0.2元/页 0 页数 400页 400 每天耗材总计费用 80元 0 每月耗材总计费用 2080元 0 人工成本 发送传真 打印、从打印到传真机、排队、拔号、等待发送、归档 电脑操作 发送一份所需时间 5分钟 20秒 平均人工成本 8元/时 8元/时 平均每份传真成本 0．66元/份 0.044元/份 每天人工 133元 9元 每月人工 3458元 234元 维修成本 维修费用 50元 0元 总成本比较 每月耗材成本 2080元 0 每月人工成本 3458元 234元 每月维修成本 50元 0 每月总成本 5588元 234元 节约成本/每月 5354元         从以上可得知：使用BrookFax传真机系统与机械的传真机每月可节约成本在5000元左右，而且满足无纸化办工，响应国家提倡绿色节能、低碳环保政策。 2、系统主界面 打开浏览器(推荐使用 Microsoft Internet Explorer 6.0 或以上), 在地址栏中输入 Brookfax 传真服务器的IP地址或计算机名( 比如: )，输入帐号密码（默认账号：admin 密码：888）后主界面如下图： 3、发送传真 3.1 WEB方式发送传真 打开IE输入brookfax服务器的ip (如：) 输入管理员admin 密码:888 1)    点击系统主界面上 发送传真 按钮，发送传真对话框即会打开； 2)    在这个对话框里，输入对方的传真号码，浏览选择需要发送的文件； 3)    填写发送传真选项如下图： 3.2 EMAIL方式发送传真 您如需要通过邮件来发送传真，需要设置POP3，在主界面—管理系统—POP3.或者打开BrookfaxServiceManager.exe 登入到brookfax服务器。管理员告诉您一个可用的POP3服务器的邮件地址，该地址由管理员录入，如下图 Pop3服务器的设置：在右边的空白处右键新增  邮件服务器：设置公司的pop3服务器 账户：设置一个邮件转传真的邮箱地址，所有传真都是经过这个邮箱地址转发。 最后填写邮箱帐户的密码。 例如：您拥有一个可收发送邮件邮箱账号，以这个邮箱账号登陆到邮箱，如要发送给对方的传真号码为0755-********分机为888,管理员设置的POP3服务器帐号为上图  zhoutian@brookfax.com，收件人填写： zhoutian@brookfax.com。主题为要发送的传真号码: 0755********~888区号与总机直接连接，~号连接分机号。传真内容以附件的方式发送。 3.3虚拟打印机方式发送传真 此功能需要在客户机和服务器上分别安装 客户端安装程序(BrookPrn.exe) ，.确认客户机和服务器都安装了程序后，系统会自动安装一个以brookfax命名的虚拟打印机。将它设置为默认打印机，选择要发送的文件打印即可，如下图： 选择Brookfax打印机后，点确定，会弹出如下对话框： 确认帐号密码和IP（这里的ip指的是brookfax服务器）都正确，点确定，后面操作参看IE或客户端软件发送传真。 （这种方式只要能够打印的文件都通过虚拟打印机的方式把传真发送出去） 4、接收传真 4.1、IE或客户端软件接收传真； 打开系统主界面或客户端软件，选择收件箱即可查看到收到的传真。 4.2、通过邮件接收传真； 1) 打开BrookfaxServiceManager.exe选择一个SMTP 服务器(管理员添加进系统      的)。 2) 在 邮件地址 文本框中添加您用来接受传真文件的邮件地址(可添加多个，多个之间用”;”号隔开即可)。 3) 点击 确定 即可保存。 设置smtp服务器：它的作用就是一个转发的作用，当收到传真时如果这里设置好了smtp服务器并在用户那里也设置了邮件及转发邮件的功能那么只要是发给指定用户都可以转收到邮箱里面去。右键新增 邮件服务器：设置公司的邮件服务器的smtp服务器如：mail.brookfax.com。 账户：fax@brookfax.com,这个邮件地址最是用公司的一个公共邮件地址(收到的传真是靠这个邮箱地址转发到用户设定的邮箱地址中)并且可以用outlook收到邮件。最后设置好这个邮件地址的密码。 接收传真时如果对方发送传真时拨了您的分机号码，传真将会收到 收件箱 中，指定了邮件地址的，同时也会发送一份传真到你的邮箱里；如果对方没有拨您的分机号码，或分机输入错误，传真将会被收到 默认账户 中 (每条线路可以设置一个默认账户)；您可以通过添加 传真注释 来区分不同的传真；收到的传真可以转发给内部用户、邮件地址或传真号码。 5、地址簿功能 Brookfax 地址簿功能可以让您添加单个或群组联系人，以方便在发送传真时直接选择。单个或群组联系人既可以是私有的，也可以是公共的。私有的的联系人只能被你个人使用，而公共的联系人可以被传真系统里的所有用户使用。 5.1、添加单个联系人   1) 打开系统主界面，点击工具栏中的 地址簿 按钮； 2) 点击 新建联系人 ； 3) 在 联系人ID 栏中输入名称，在 传真号码 栏中输入传真号码 (其他信息是可选项)； 4) 点击 确定 。 5.2、添加群组联系人   1) 打开系统主界面，点击工具栏中的 地址簿 按钮； 2) 点击 新建组 ； 3) 输入组名； 4) 双击左边已存在的联系人以便将此联系人添加到新组。 5.3、从地址簿中选择联系人   1) 在发送传真对话框里，点击 地址簿 按钮，所有的联系人信息将会被列出； 2) 双击需要添加的联系人或组，所有的收件人将会出现在收件人列表中； 3) 点击 确定 按钮，回到发送传真对话框。如果您选择了一个联系人，这个联系人的信息将会被列在收件人信息栏中；如果您选择了多个联系人，这时联系人的总数将会被列在 传真号码 栏中。 5.4、发送传真选项   1) 如果您需要预览或在传真上签字盖章，请选择 预览或签字盖章后发送； 2) 选择 添加传真页眉 可以在每页传真最上方添加收件人和发件人信息； 3) 若传真需要领导盖章或签字，请选择 需要审批； 4) 延时发送 可以让您选择任何时间发送传真。 6、电子图章功能 电子图章功能可以让您无需将文档打印出来盖章，完全通过电脑实现签字盖章。图章分为私人图章和公共图章，创建和使用公共图章需要管理员设定权限。 6.1、创建图章   1) 将图章扫描到电脑中保存为 bmp 格式 (只支持单色位图)； 2) 打开系统主界面，点击工具栏中的 图章管理 按钮； 3) 点击 新建 按钮； 4) 输入名称，浏览到图章文件，确定。 6.2、使用图章   1) 在 发送传真 对话框中选择 预览或签字盖章后发送； 2) 点击 发送； 3) 等待传真状态改变为 等待预览 时，查看传真； 4) 在Brookfax 传真查看器中可以添加已做好的图章； 5) 一页中可以允许添加多个图章。 6) 7、 设置传真的审核流程 完成后，点击 发送 按钮。 传真审核流程可以根据公司的组织结构来审查传真件，从而有效控制传真件是否允许发送。传真的审批流程有公共流程和自定义流程，根据各部门的审核需求，由管理员来设置强制的流程，也可以由客户端自定义流程，自选管理员定义的公共流程。 7．1建立传真审核流程 打开系统主界面，点击 传真审批 ，在弹出的对话框中，点击 新建 按钮，新建审核流程。在编辑流程对话框中，填入流程ID,然后添加该流程需要经过的层数，在每层下面选择需要哪些用户验证，如果勾选了需要全部通过复选框，则所有验证用户都通过才能走下一流程，选择完成后即完成传真审核设置。 7.2 应用传真审核流程 点击 发送传真 ，在 选项 栏中勾选 需要审批 ，在弹出的对话框中选择该传真需要经过的审核流程。点击 确定 ，发送后在用户发件箱里会看到该传真的 状态 为 等待审批。让传真件审批有两种方式：1、在发送时把需要自定义审批前打上勾然后就会出来之前建好审批流程，选择一个就好了。 第二种方式是：在用户设置上直接应用某个审批流程，在发送的时候每个传真都会自动进行审批，打开系统设置—用户管理—右键右边的用户点修改—在需要审批前面打上勾---会自动弹出之前定义好的审批流程然后选择一个流程点确定 7.3、检验审核是否应用成功： 以审核人的身份登录到系统，将会弹出如下对话框，证明你的审核设置成功，点击确定，即可链接到需要您审核的文件。 8、 管理系统 管理系统是管理员（admin）对传真系统一些管理的参数设置，如新建登陆用户名、拔号规则等,针对整个传真系统生效，是传真系统比较重要的参数设置，因此必须具备理员的权限才可以设置 8.1 新建用户与部门 1）设置登陆系统的用户和密码 2)新建一个组，将用户加入组 4) 部门：根据公司的体系可建立相关部门 8.2邮件服务设置 设置邮件服务后，可将收到的传真转发到用户指定的邮箱，也可以用邮箱发送传真 1）SMTP设置：设置一个smtp服务器地址、设置一个邮箱账号，用于将传真转发到用户指定的邮箱中 2）POP3设置 Pop3设置:用于用户使用邮箱发送传真 Pop3服务器:填写服务器的地址 账号:用户发送传真时指定的邮箱地址,传真的主题为传真号码,内容以附件方式发送 8.3 拔号规则与路由 1）拔号规则 根据拔号的要求,可以在传真号码前添加数字. 2）路由设置 可以设定每条线路的走向 8.4费率与报表设置 1）费率：可以设置发送传真时所使用的费用 2）报表设置：根据时间以excl表的形式统计发送传真的各类信息 8.5线路设置 设置每条线路的各类参数, 默认用户:当对方发送传真不拔分机号,会默认发到此用户 分机:虚拟的分机号,用于指定某一个用户,可以实现将传真信息发送到指定的用户 语音文件:发送和接收时所听到的语音提示 9、传真资料的管理 9.1查看、下载和打印传真； 查看传真   1) 双击传真以打开Brookfax 传真查看器； 2) 如果此时传真的状态是等待预览，在打开的传真查看器中可以添加签字或图章。 下载传真   在右键菜单中点击 另存为… ，在随后弹出的对话框中选择 保存。 打印传真   若需要打印传真，则必须先在右键菜单中点击 另存为… ，在随后弹出的对话框中选择 打开 ，传真文件被打开后，则可以选择 打印 。在Brookfax 传真查看器中是无法打印传真的。 9.2、自定义文件夹； Brookfax 可以允许用户自定义传真目录，以方便将传真分类。 在想要添加目录的根目录上点击右键，在弹出的菜单中选择 新目录 (在同一根目录下无法创建相同名称的文件夹)。 发件箱、公共收件箱、其他用户的传真无法转移到用户自定义的目录中来。 当目录中有子目录或传真时，无法将该目录删除。 拥有管理员权限的用户可以查看到其他用户自定义的目录和其中的内容，但无法修改。 当用户将自定义目录中的传真删除后并将其还原，则传真将会被自动转移到相应的默认目录。     10、查找用户传真 Brookfax具有强大的搜索功能，你可以设定多个条件来筛选你想得到的信息。 提示：通过查找功能，不仅可以查看到每个用户所发的传真，如果你在管理系统里面进行了费率设置 ，还可以查看每个用户发传真的费用。 技术支持 如果你在安装过程中遇到任何问题， 请联系：博壳科技(深圳)有限公司 电话：0755-8363 5478，8363 7458    (09:00 – 18:00 星期一 至 星期五) E-mail: support@brookfax.com