合同管理之预警机制的建立(1)

管理之预警机制的建立合同风险管理之预警机制的建立企业合同法律风险是指在市场交易过程中，由于外部法律环境、社会环境发生变化，或由于企业自身在内的合同主体未按照法律规定或合同约定有效行使权利、履行义务，而对企业造成负面的法律后果的可能性。企业合同管理风险除了具备风险所共有的客观性、偶然性、可变性等特征外，还具有以下特征：1.企业合同风险产生的缘由是市场交易和企业运营的各种因素所致，带有明显的复杂多变性。2.企业合同风险存在于市场交易当事人设立、变更、终止民事权利义务关系的全过程。3.企业合同风险发生导致的后果是企业承担合同法律责任。4.合同法律风险是可以避免、可以预防、可以控制的。针对上述的企业合同管理的风险特征，不难看出，合同管理中的风险可以通过合同当事人、法务或风控管理者的共同努力，自合同有效成立到合同履行结束的全过程进行风险控制。本文主要针对合同建立后，法务或合同管理者从合同管理的角度，通过建立预警机制，对合同的风险进行有效防范控制。合同法律风险的防控可以从多方面深入的思考，笔者结合进入公司以来工作的实践，浅谈一下对避免、预防、控制合同法律风险方面的一点理解和思考。需要指出的是，本文所指的预警机制，主要是通过分析合同呈报表、担保业务汇总表、法律咨询救济表建立的必要性和重要性来展开分析。结合合同管理中的实践情况，预警机制的建立有以下几个方面的作用：第一、证据预警。此种机制主要是对特殊业务采取的，特殊业务主要是指相对方提供的担保业务。建立担保业务汇总表，同时统一保存每项担保业务相对应的合同原件、他项权证及董事会、股东会决议等纸质文本。由于担保业务自身的风险比较大，这样对每个担保业务进行管理，确保所有与合同有关的原件都能完整、准确存档。这样即使一旦出现问，所有的合同原件便是最有力的证据，法务能够准确定位发生案情的合同，在熟悉掌握该项业务的情况下，迅速、有效的展开补救工作。第二、时效预警。众所周知，时效对一项诉讼可能起到决定性的作用。很多业务的合作时间比较长，账期的循环等可能也没有完全按照合同的约定行使，后期延迟付款的情况时常发生。而对于担保业务如果一旦过了诉讼时效，尤其是保证期限，则担保人就会免除担保责任的风险，这样的后果对公司是极其不利的。所以担保业务汇总表对每项业务的签订时间，保证期限，担保种类、担保限额都有着详细的记录。通过定期查看担保汇总表中每个业务的签订日、到期日，对于将要到期的合同及时跟业务部门联系，取得该业务的最新进展情况。对于没有达成付款或没有催收记录的业务，法务人员可以及时提出通过签订补充协议、债权确认书等方式予以跟踪，保证每项业务都在法律保护的范围内进行。第三、趋势预警。通过合同审核表，可以宏观的分析每个时间段内所有审核过的合同类型，便于对相似的业务类型进行归纳整理，对特殊业务类型谨慎审查，进一步提高合同风险防范的水平。同时通过的时间段记录也可以直观的得出同类业务的发展变化及不同阶段所要注意的风险点，甚至可以观察出同一产品的业务类型变化和产品的贸易趋势。第四、动态、全方位预警。由于三个表格都是动态变化的，根据业务的进展随时更新，所以能够保证每项业务都准确把握，合理定位。对于即将到期的合同重新审查，同时与业务沟通，对于需要继续签订合同的业务重新审核相关条款。对于合同到期且所有款项都已结清的业务，则将其记录从动态表格中删除。同时，每月将动态表格发送给总经理室及风控部门，对每个月所有的业务情况进行汇报整理。这样通过上下级的全方位监控和追踪，能够宏观的把握业务的开展及后续补救工作，促进业务正常、有序的进行。第五、偿债预警。法律咨询救济表通过详细地记录部门、业务发生的经过以及采取的补救措施可以侧面的反映出每一类型的业务在实际操作中遇到的问题，比如合同履行中的交货环节、付款环节或者是由于客户的资信等原因。相比每月汇总的子公司案件情况汇总表，法律咨询救济表更加侧重于对整个案件的发生过程进行监控。结合子公司案件情况汇总表，从案件最原始的合同订立、合同履行到合同纠纷的最后解决结果都从动态表格中得到有效的展现。法律咨询救济表的建立在为接下来的风险防控和管理提供借鉴和帮助方面发挥作用。综上，合同法律风险发生的原因多种多样，对合同进行创新性的管理显得尤为必要。通过以上几个方面预警机制的建立，在合同签订后，法务能够及时、准确的了解和掌握合同履行的情况，做好合同法律风险管理的全程监控工作。感谢您的阅读，祝您生活愉快。