太平保险协同办公OA系统提升企业信息化管理

【IT168资讯】一、 用户背景 太平保险有限公司创立于1929年，1951年与15家保险公司合并重组为公私合营的太平保险公司，1956年，作为中国人民保险公司的全资海 外子公司专营境外业务。2001年12月20日，经中国保险监督管理委员会批准，太平保险在中国境内全面恢复经营财产保险业务，成为由中国保险（控股）有 限公司、中保国际控股有限公司及中国工商银行（亚洲）有限公司持股的全国性专业财产保险公司，总部设在深圳。公司现设深圳、广州、上海、北京等十九家分公 司，基本形成全国性的机构布局。 二、 信息化动因及目标 太平保险的管理者一直十分重视信息化建设工作，随着公司业务的迅猛发展，组织机构不断壮大，对公司内部各级机构内及组织间的信息沟通提出了更高 的管理要求，为适应公司一级法人、授权经营的管理模式，促进信息和知识的上传下达，使公司管理流程规范化、战略决策科学化、数据信息标准化，公司决定选择 一套适合其发展战略的协同办公OA系统。通过该系统的实施达到： （1）各级组织内部公文流转的电子化； （2）组织间公文流转的自动连接； （3）提供各级组织的信息发布渠道； （4）促进组织知识的收集、共享和利用； （5）促进企业文化建设 （6）支持员工移动办公 三、 关键需求 根据太平保险信息化的整体目标，其关键需求主要体现在： 1、 配合公司 “一级法人，授权经营”的管理模式，协同办公OA系统功能设计上既要保证整个系统的统一性，又要考虑各级组织的管理差异，在保证信息可以在组织内各层级纵向、横向快捷流转的前提下，实现多级授权的管理维护模式。 2、 总、分公司有各自的主界面，并可以相互进入，系统应根据用户的偏好，提供个性化设置功能。同时对个人信息要提供自助管理功能。 3、 协同办公OA系统完善的工作流引擎，可实现多种流向及操作控制，高度可配置，可以方便快捷的和办公自动化系统内的应用相关联。应用中所用到的各种表单格式可以快速定义和配置，提升办公效率。 4、 通过协同办公将业务流程的处理也纳入其中，如：保单审核、理赔审批等，实现了高效、快速、准确的业务处理能力。 5、 借助协同办公OA系统建立完善的信息发布及知识沉淀机制，可以实现知识信息不同的知识组织和共享方式。 6、 通过协同办公OA系统的公文管理代替纸质公文的流转方式，实现各组织内公文流转的电子化，规范公司内公文管理的相关流程和制度，提高公文流转的效率和效果。 7、 通过协同办公OA系统实现公司内部不同组织间公文交换的电子化，并达到公文流转的一体化即组织间公文往来要和内部公文流转流程相关联，提升组织间公文交换的实效性、安全性和可跟踪性。 8、 对于公司文书档案，实现公文档案一体化管理，其管理的文书档案来自于公文管理和手工补录的文件，实现电子化标准的归档文件整理。 9、 整个协同OA办公系统要实现和邮件系统、即时通讯系统、FAX系统的用户及应用集成，可以通过手机短信实现用户待办事宜的提醒及简单批复。 10、 实现集团资产统一管理，并对采购实行流程化管理和预算管理。 四、 解决 管理软件不单单是软件与技术的问题，很重要的从企业的组织机构与管理方法上去完善。泛微在太平保险协同办公OA平台解决方案中仔细考虑到如何改善企业的管理方法，建立一定的应用基础，保证太平保险公司的信息化顺利实施和达到预期的目标。 基于泛微协同管理平台( e-cology)的协同办公（OA）系统解决方案，通过七个关联模块搭建了虚拟化的企业组织，以人力资源为核心，工作流程为血脉带动整个系统数据传输、 功能应用的协同运作，针对太平保险信息化发展战略和目前规划的目标，搭建出融合企业制度与文化的高效信息化办公系统，解决企业实际办公过程中出现的各种问 题，提升公司整体办公效率。 泛微协同办公（OA）平台解决方案： 在信息化的辅助下企业组织模式应该是一种适应业务发展需要以业务过程为中心、适应市场发展变化、满足迅速决策需要（以敏捷为特点）和内部与外部自由交流的一种网络化 的组织，这种组织结构可以使各个部门之间根据业务过程的需要进行自由交流。这种组织结构不仅具有市场适应能力，而且还有自我发展和自我完善能力。而要实现 组织结构由职能部门性向网络化转换，必须实现企业组织的“EAI”，进行组织的横向和纵向集成，打破企业及其职能部门之间的三维障碍——横向障碍、纵向障 碍、外部障碍。 1、横向的企业集成 横向的企业集成是指支持业务过程的不同功能领域的部门和应用系统之间的集成，消除职能之间、部门之间、产品线之间或地理位置之间的界限。这种横向集成可以看作是“烟囱式”的企业部门之间的横向连接，横向集成就是要消除部门之间的障碍，各个部门之间自由通信，实现对业务过程的支持。 2、纵向的企业集成 纵向的企业职能部门集成是指在不同的控制和管理层的系统之间的集成，打破企业上下级之间的交流障碍。由于以前很多组织领导层次划分成一种金字塔 形，上下级之间具有明显的等级关系，纵向集成的目的就是为了实现上下级系统之间的关系和谐和交流畅通，以便共同分享企业信息，对业务过程中的一些问题迅速 作出决策。横向集成和纵向集成使企业内部组织变成一个开放的“魔方”式结构，企业的各个面向面向过程的职能部门通过业务过程贯穿起来。 3、与外部的集成 太平保险公司由于客户比较多的是一些商户，考虑将外部资源（合作伙伴、供应商、商户等）通过门户的方式将外部的资源也纳入到系统中。 通过企业组织的横向集成、纵向集成和外部集成，企业在组织形态变成了结构扁平化、网络化，决策方面实现分散化、实时化，部门之间和上下级关系紧 密化和协调化，与供应商、合作伙伴和商户的关系开放化。这样的组织将是一个有生命的能够自我适应外部市场竞争环境的生态型的组织，同时也是泛微协同管理平 台（e-cology）的价值所在。 太平保险公司协同管理平台总体框架图如下： 在基于e-cology的太平保险办公信息系统中，具体的一个业务应用实现都是通过若干基础模块的组合应用来实现，如：新闻公告，相应的文档通 过“知识文档模块(e-document)”来保存，审批通过“工作流模块(e-workflow)”来实现，相关的作者的信息可以通过“人力资源模块 (e-hrm)”来管理。 具体实现方案： 一、系统权限分级管理 太平保险属于大型企业管理集团，“一级法人，授权经营”决定了太平保险对“集中管理、分散经营”管理模式的认同，所以也正使得公司的协同办公 （OA）系统建设必须满足上述需求：采用分布－集中的架构是很好的方式，集团每一个下属单位都是很大的公司而且独立性也比较强，采用此种方式就需要让下属 公司像管理好自己的业务一样能够自己管理好自己的系统，同时又可以减少对公司之间带宽的压力。对于多个系统之间的数据管理，主要集中在上级单位下发文件， 系统能够自动识别和判断数据发送的目的系统，以及响应的数据查询处理权限。 在采用“集中管理、分散经营”管理模式的同时，意味着必须给下属公司足够的权限来管理自己的系统。因此分级管理在企业中也占有非常重要的地位， 通过分级管理，可以方便和允许下属公司机构管理员来管理自己的系统数据；分级管理从大的方面来看应该包括：系统组织结构、人员、角色、权限等系统层面的权 限分级；流程维护的权限分级；知识文档维护的权限分级；项目管理的权限分级；资产管理的权限分级。但是整个分级管理应该是一个很复杂的功能，权限的分发和 回收必须要做到精准和安全。 二、访问统一及个性化 以信息门户的形式，提供给太平保险公司一个集成了企业内、外部的信息、资源和应用的“窗口”，使员工、客户和合作伙伴能够从单一的WEB渠道访问其所需的个性化信息，以及个性化的应用，从而实现企业信息的高度集成和业务的快速响应。 它满足不同用户群的需求，用户群可以分级别、分权限，从任何地方、任何时间进入系统。并根据自己相关的应用和信息，将门户信息个性化定义，迅速获取和自身相关的信息并执行权限允许范围内的操作。 三、工作流程管理 泛微协同管理平台（e-cology）提供一个独立的工作流程引擎，实现工作流程与其他模块之间的协助和交流。作为一个单独的工具，可以与其他模块可以进行互动，为其它模块的信息载入和载出并保持不同功能块之间信息的协同。 通过工作流的方式将企业的整个管理工作全部带动起来，形成一个整体。 通过工作流的应用实现企业的无纸化办公，实现对外部分支机构的信息共享以及协同的工作。 流程的自定义实现： 1）、 工作流的类型 太平保险公司的工作流类型主要是三个方面的内容，泛微也按照三个方面的内容建设太平保险公司的内部审批流程： ? 单纯的企业行政管理上的流程。 主要表现在综合人事类的如收发文管理、档案方面的流程、人事方面的调动、招聘、培训方面的流程。此类流程注重这个过程本身，而不是流程结束之后 的数据结果而且与业务系统没有必然的联系。因此，泛微针对此类流程非常灵活的流程设置，具有平行会签、二次加签、传阅、流程的重定义等。完善这个流程的过 程管理。 ? 作为企业的核心的流程。 此类流程是有企业业务过程的各个环节有关，因此，流程的关联性就很强了。例如，当太平保险公司市场管理一旦签定，那他就会触发其他相关的采 购、设计、与质量等。因此，泛微加强了流程的关联性与数据的连续性。无形中也需要加强各个部门之间的协同工作，通过工作的流程让相关的部门与人围绕项目或 业务展开。 在流程定义的时候就可以建立流程与那些功能或信息有关，与那些流程有关联。例如当你找到一个项目的时候，与这个项目有关的合同的审批流程、与这 个项目的设计研发过程中的审批流程、与这个项目有的采购的流程都可以被迅速的找出。而且所有这些与项目有关的数据都是最后归结到这个项目上去。 ? 作为辅助或支撑核心流程的流程 这类流程兼顾有以上两类流程的特色。 2）、 流程表单的字段定义： 太平保险公司可以根据自己的需要来增加或编辑流程中各种表单所需的字段； 3）、 流程表单的定义 表单的定义将分开三个部分构件 ? 表单的样式 在工作流设置功能中可以定义根据太平保险公司自身的流程表单样式。而且不需要任何的代码编写。 ? 表单内容的自定义 提供了庞大的字段库（字段库可以根据太平保险公司来定义），完全可以满足太平保险公司的定义要求。 ? 对表单本身的安全控制。 由于太平保险公司的特殊企业性质，因此，泛微将安全控制到了字段一级，所有的表单权限可以定义到表单一级，在不同的审批接点上表单展现的内容都是不一样的。 4）、 流程的定义 运用工作流定义工具完成图形化的流程编辑，包括流程的监控。 5）、 流程的统计 工作流程模块可以为所有流程灵活定制各类数据报表。 6）、 流程的监控 流程监控模式比较完善，不但可以查看整个文件流转的信息，也可以查看目前流程的处理信息，如流程处理人员时候看过、是否处理、或则是否既没有看过也没有处理过。 7）、 图形化的流程设置 在工作流中用户可以通过图形化的流程设置。 四、知识管理 根据企业的业务不同，建立分类的企业知识库，形成企业的知识地图，将人员、流程和业务知识紧密集成在一起。知识库在文档分类、文档属性定义等方面有比较强的功能。 建立太平保险公司知识库： ? 按业务分类的共享知识库（主要是管理信息和相关的参考信息） ? 合同管理（和工作流结合） ? 规章制度，包括员工手册、制度、公文、公司的历史、福利政策 ? 公告新闻，包括内部公告、及内部新闻、外部新闻 ? 公司大事记、公司介绍 ? 知识地图 ? 贺卡库 ? 培训课件共享，建立完善的企业员工自助培训功能 ? 员工天地、在线培训 ? 资料共享 ? 电子刊物：管理由内部和外部信息组成的企业内部电子刊物的管理和查询； ? 外部公共信息：提供邮政编码、国家/地区电话区号、列车时刻表、航班信息、公共交通等方面信息的查询，支持从指定网址下载相关指定信息并移植到Portal中的功能； 五、行政办公管理 结合e-cology的知识管理、人力资源管理、资产管理、工作流程管理、客户管理、财务管理、报表中心来实现太平保险公司的行政办公需求。所 有在办公自动化中的收、发文、合同管理、预结算管理、采购管理、档案管理、日程管理、工作、工作总结、短消息管理、邮件管理、各类报表等都可通过e- cology的相应模块协同完成。 ? 收、发文、合同管理、内部文件管理、档案管理在运用了知识管理、客户管理以及工作流程管理； ? 预结算管理、采购管理可通过财务管理模块实现，对部门及个人可进行部门预结算、结合工作流程实现费用报销、借款及采购管理。 ? 日程安排、、总结与泛微的人力资源、项目管理、工作流以及与产品数据管理中的项目管理，进行互动，实现数据的多源化； ? 短消息与邮件都是结合在工作流程中，也可以单独使用； ? 在行政办公管理中还包括会议管理、培训管理。其中会议管理以及培训管理又与人力资源以及知识管理来互动完成； ? 资产管理也归结到行政办公管理功能中，实现对办公设备以及太平保险公司固定资产以及会议、车辆的管理、图书资料、证照管理、办公用品管理等； 六、公文管理 作为现代办公的其本功能，为用户提供了较为完整的一套办公室常用的公文处理流转系统。行政办公按文档类别可分为收文管理、发文管理、档案管理、签报管理、用印管理和任务督办。因此太平保险公司的收发文、档案管理、公告等都归结到行政办公中。 用户可在系统的工作流中进行公文的起草、流转、编辑、签发、登记、归档、等操作，从而实现太平保险公司办文的自动化。 收文管理、发文管理和档案管理的协同运作，使企业实现文档的一体化管理。 ? 收文管理 收文管理的功能主要是以电子文档的形式处理和记载上级公文、平级来文等公文，然后通过e-cology系统来代替以前的办理模式。从而提高了办 文的运转速度、公文办理信息的完整性，用户可根据公文的登记日期、缓急程度、当前流转状态、当前处理人员快速有效地找到相关文档做相应操作。 在系统设置中被赋予“收文登记员”的角色或人员可以将来文扫描或直接手工输入。收文登记的内容包括收文主题、收文来源、收文分类、收文编号（系统根据分类自动生成）、缓急程度、密级性、登记员、起草时间、文件内容和附件，以及收文流转的流程名称等信息。 在收文登记时，有些登记项系统会自动生成，有些登记项已经提供了标准信息供您选择，有些登记项系统会提供一些智能化的提示，这样就提供用户使用方便，遵循本系统处处从用户角度出发的原则。 流程管理员可根据需要，将流转中的文档重置到流程的任何一个节点，再进行流转，从而提高了流程的应变能力。 若收文流转过程中超过了设定的办文时限，系统会自动将催办信息发送到当前处理人员的待办事宜，提醒用户及时办理公文。 具有发布权限的用户，可把有些已办理完成的收文发布到“信息发布”模块中，并设定有权限查看该文件的用户，使文件发挥它应有的作用。 在整个收文流转过程中，收文每经过一个节点，系统会自动记录每个节点的处理人员，处理时间，处理信息等，让用户更清晰地了解当前收文的日志信息。 有“收文归档员”权限的用户可把已流转结束的收文归档到“档案管理”数据库，归档员可以单个归档，也可以批量归档，一次性处理多个文档。 ? 发文管理 发文管理主要是处理内部制定的或外来文件转发的公文，起草的电子文件一般需逐级通过各级领导的审批和修改，最后提交相关主管领导签发并登记归档。 真正实现了无纸化办工，将传统手工的、繁琐的公文处理转为轻松的计算机联网办公，安全、可靠、省时、省力，使办公人员彻底从传统办公模式中解脱出来。 在系统设置中被赋予“发文起草员”的角色或人员有起草发文的权限。起草的内容大致有发文主题、发文分类、发文编号（系统根据分类自动生成）、起草人、起草时间、发文正文和附件，以及发文流转的流程名称等信息。 起草员确认文件起草完成后，进入审批，系统会根据审批的流程把发文自动流转到相应的处理人员处。 发文审批过程中的人员可以从待办事宜获悉待审批信息，并直接打开文档。根据系统管理员赋予的权限，进行修改正文，添加意见，继续流转，结束流 转，传阅文档、电子签名等操作。编辑文件时，系统可记录并区别多个不同的人对文件的修改印记。系统提供电子签名以提高审批文件的安全性。 系统将权限设置细化，所有发文的登记也可以定义在流程中的任意一个节点，真正实现了流程的自定义。 发文登记员可对已流转完毕的发文进行意见汇总，汇总后的意见独立成文，查看方便。 ? 档案管理 太平保险公司可以根据案卷类别的不同，在知识管理库建立需要的案卷库。并可供普通用户进行网上借阅，实现多人同时借阅的模式。还不仅提供用户以案卷为单位进行借阅，也可以只借阅案卷中的一个或多个文件。 所有收、发文管理模块中的文档经归档员归档后都会自动转移到档案管理的已归档文件中，并根据来源进行自动分类。 档案管理员也可在以归档文件窗口中，进行独立归档（如，将以前的文件录入系统）。 档案管理员可对各案卷中的文件进行调整（如，将案卷中的文件移出），还可决定每个案卷在封卷后的借阅情况（如，是否可对外借阅；借阅到案卷一级还是案卷中的文档一级；借阅对象是系统中的所有人员还是部分人员等）。 档案管理员还有权设定案卷可借阅的范围，即可以指定案卷可借阅的人员/角色/部门。 案卷管理员可将案卷中的一个或多个文件发布到信息发布数据库中。案卷管理员的发布权限，可在系统设置中设置发布员及其权限时设定。 系统提供借阅管理的窗口，在此档案管理员可查看普通用户提交的借阅申请，并执行审批（如，同意、拒绝等相关操作），同时也可添加个人意见（如，关于借阅时间的长短可协商后再决定）。 提供一般用户借阅案卷或文件的列表（列表分案卷一级和文档一级），用户在未提出借阅申请前，只能看到案卷或文档的标题，只有在提出借阅申请并得到管理员同意后，才有权限查看到案卷或文件的具体内容。 用户在借阅期限内，查看完相关的案卷或文件后，可自行归还。若用户未及时归还，系统会自动发出提示邮件，催促用户归还，并可设定催还的间隔期限，如每2天发送一封邮件。系统管理员也可主动收回借阅权限。 若用户到时仍想借阅，可填写续借申请单。申请续借该案卷或文件，需经管理员审批通过后才有继续借阅的权限。 ? 合同管理 对草拟的合同的专门管理，利用工作流定义功能，定义“草拟”等环节，系统自动传至有关员工的“待办事宜”中审批处理、编号、打印正本（标准文本 则直接填制）、对方盖章、公司盖章、分发、办结后自动电子归档（归入档案管理中），并做到对合同执行的监控（如付款、对合同对方的评价、到期前的续约提 醒、续约情况等等），有提示功能。 七、预、结算及报销 e-cology系统预、结算及包销功能是以“财务管理模块(e-Financials)”为主线，协同“工作流模块(e- Workflow)”、“知识文档模块(e-Docuument)”、“人力资源模块(e-HRM)”提供下属和财务、审批人可查询借款及支付情况查询， 实现财务预算的电子化审批。包括： ? 对财务数据进行集中管理 ? 获得对企业绩效宏观和微观上的认识 ? 预算和实际支出的比较 ? 提供各类固定及自定义之财务报告 ? 集成其它的财务系统向管理层展现公司情况 ? 协同性:找到某个财务数据,就能找到与这个财务数据相关的所有信息(客户/其它财务数据/项目/资产/计划/流程/文档/人员) 具体表现为：通过工作流管理实现所有的财务相关流程都可以可以通过工作流的方式进行流转，包括：预算审批、借款、商户结算等；通过知识管理功能，管理人员相关的合同，客户相关资料；通过人力资源管理结合财务管理实现人员占用资产统计和相关费用统计。 八、邮件、短消息、即时通信以及传真系统的运用 ? 邮件 协同管理平台(e-cology)运用所有遵循POP3/SMT协议的邮件服务器，与主流的Exchange、Lotus notes等结合在一起。直接可以在系统上收发邮件，不需要再次进行客户的端的安装，直接可以在系统上收发邮件。 ? 短消息、即时通信工具 短消息功能将邮件系统和e-cology系统的功能和应用扩展到员工以及客户的手机上， 满足了广大用户对移动办公的需求。例如：员工可以通过系统与同事或者客户进行手机短消息通信；也可以通过手机发送、接收和回复短信到接收者的邮件系统；通 过邮件和手机短信的互通实现移动状态下的工作流程通知和待办事宜提醒。目前并已实现与腾迅RTX集成，实现即时通信、在线信息提醒、传输文件、以及视频会议等功能。      ? 与传真系统集成，可以直接在协同办公OA系统上收、发传真。 九、资产管理 以e-cology的“资产管理(e-Logistics)”为主线，协同“工作流管理”“知识文档管理”“人力资源管理”来实现资源利用的管 理，所有的借用、维修、各种申请都可以通过工作流的方式进行流转；通过知识管理功能，管理资源相关的原始资料，如：发票、采购合同、维修卡等；结合人力资 源实现人员占用资产统计。