借支与备用金管理办法

Q/GGC 2012-07-01发布湖南金冠诚机电有限公司 企业管理标准 Q/GGC-CW-01 财务费用报销 2012-07-01实施湖南金冠诚机电有限公司发布 1 / 4 一、目的 保障公司借支给员工个人,用于支付与公司经济业务活动有关的各项款项安全,维护公司资产完整,提高资金利用水平,有效控制资金占用。 二、适用范围: 本办法明确并规定了公司临时资金与备用金的借用、报销原则,本办法适用于公司所有部门。 三、借支原则 1、备用金借支原则 只有公司员工因公务需要,用于定额备用金、差旅费、招待费及其他一些零星支出,可以个人名义向公司借支现金款项(包括现金支票)。 2、业务款借支原则 在用于固定资产购置、材料及物资采购、日常维修、房屋租赁、等支出,公司经办人员因公务需要,可以个人名义向公司借支通过银行转帐、电汇等方式支付的款项。 3、个人私用借支原则 个人赋职期间,公司未能按时发放个人薪资,而导致个人生活费周转困难等情形时,个人可以申请向公司临时借支,经权责主管批示后,在财务办理临时借支手续,公司财务须按规定及时从个人薪资中扣回。 四、借支手续 1、个人借支时须凭有相关权责领导签字同意的会议通知或派差单,到财务部门办理借支手续。 2、个人需借用备用金,须凭有相关权责领导核定的定期或非定期备用金额度,到财务部门办理借支手续。 3、借款人应认真填写借款单上的相关项目,并由相关权责领导签字,借支金额10000元(含10000元)以上的,须经公司常务总经理审批后才能办理。 4、个人凭已核批借款单到出纳处领取借支款,借款单用于财务做账。 5、公司财务部门办理备用金借支业务的时间原则为周一至周五;办理借支及备用金核销业务的时间同上。 五、借支规定 1、借支人应根据实际需要申请备用金,不得以任何名义挪用或长期占用公司资金。 2、对于未按要求填写的备用金申请单,财务部门有权不予受理,由此产生的责任由借支人负责;对于伪造篡改的备用金申请单,财务部门应立即扣留并及时向公司领导人,请求查明原因,追究当事人的责任。 3、借支及备用金借款必须写明款项的用途,报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致,一笔备用金未使用完,应及时到财务部报帐冲销,不能挪作它用。借支原则上要求由借支人本人亲自办理,由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的,须由借支人本人在借款申请单上亲自签名,否则视同代办人的备用金,由此产生的责任由代办人负责。 4、业务款借支时,借支人须提供相关的、协议、通知、核批等有效文件,并准确填列收款单位全称、开户银行、帐号,否则财务部门有权不予办理,由此产生的责任由借支人负责。 六、借支核销 1、个人私用借支由公司财务部门直接从个人薪资中扣除。 2、个人借支或备用金借款均应在一个月内结清,如有特殊情况一个月内无法结清的,必须提前到财务部说明,并办理相应的顺延手续。借支人办理报销手续时,财务部应从借支人的相应备用金账户中进行冲销,备用金账户冲平后的差额可支取现金。对于已冲销备用金的金额,现金出纳应开具相应金额的收款收据,借支人应妥善保存,以备查询。 3、鉴于采购部门的业务需要,可以核定并给予定额备用金,定额备用金可以定期报账核销,再行借支使用,但所有定额备用金不得跨年度使用或冲销。 4、公司员工调离、辞退或辞职时,必须到财务部门办理借支、备用金借款清理手续。凡未办理借支、备用金借款清理手续的员工,公司将不予办理有关手续。 5、个人所发生的借款,不应一借多用或多借多用,各种借款均应实行前账不清,后账不借的原则。 七、借支与备用金借款之备查 1、财务部门应于每月月底检查个人借支及备用金借款余额情况。借款人应在借款到期之前主动到财务部办理个人备用金结清或顺延手续,若逾期不办理,将以当事人的工资冲抵个人备用金,当月工资不足以抵扣的,则在以后数月中继续抵扣,直到结清备用金全款为止。 2、借支人超过预计还款时间尚未结清备用金账户,但有合理理由说明原因的,应由借支人提出书面申请,说明不能按时归还的原因,报有关领导审批。 3、现金借款必须按规定用途使用,不得挪做他用。公款丢失,由本人承担。 八、本规定自2012年7月1日起执行,本办法解释权属财务部。